Caso de estudio

Mejoramiento del proceso de compra a través

de estudio de caso en la empresa Comfandi
Jefferson Delgado Carvajal, Luz angélica Riascos Mosquera

09 Mayo de 2018.

Especialización en Gerencia en Logística Integral, Universidad Santiago de Cali, Cali, Colombia.

RESUMEN
En las empresas colombianas es muy común que el área de compras presente la falta de
planificación para los procesos de gestión de adquisición de materiales e insumos, para la
ejecución de la producción o comercialización según la actividad económica, es por esto
que se hace necesario buscar herramientas eficaces que permitan reducir los impactos por
la no adecuada gestión de compras en las organizaciones.

En este caso de estudio se ofrece una propuesta que facilite el desarrollo de las
actividades de compras de la compañía comfandi, En primera instancia se aplica el
método multicriterio AHP para la selección de proveedores, también se estudia la matriz
kraljic para identificar la criticidad de los diferente productos, con base a esta matriz se
define las estrategias para los productos no críticos, los estratégicos, como también para
los productos con cuello de botellas, después se evalúa la generación de indicadores, para
luego generar programas de mejoramiento que permita que la empresa cumpla con la
promesa de servicio al cliente final.

Palabras claves: Gestión, promesa de valor, compras, proveedores, indicadores,

demanda, abastecimiento, negociación.
 1. Introducción
Para lograr que una compañía sea realmente
competitiva y que pueda sostenerse en el
mercado, es de gran importancia la adecuada
y correcta administración en ejecución de los
procesos del departamento de compras ya
que es un área fundamental donde se busca
Es por esto que "la administración efectiva
de los materiales y las compras pueden
contribuir significativamente al éxito de
organizaciones más modernas. ROMÁN, Rosa
Edna. Manual de compras para la micro y
pequeña empresa. Trabajo de grado Maestra en
Ingeniería Industrial en Sistemas de

el equilibrio entre el costo y beneficio de la Manufactura. México D.F.: Universidad

organización, logrando así maximizar las Iberoamericana. Facultad de Ingeniería, 2009.

ganancias obtenidas y conservar “la 91 p.

capacidad de servicio-empresa de seguir Ninguna empresa es autosuficiente, todas las

generando beneficios en el futuro. Lo cual es organizaciones demandan de materia prima
función de aspectos tales como el fondo de para su labor, por esta razón el área de
comercio o su imagen de marca. VIÑALS compras es la unidad comercial centralizada
RIOJA, Jaume. Marketing de servicios destinados que tiene la misión de abastecer de todos los
a las empresas. España Ediciones Díaz de santos, materiales e insumos a la compañía en el
2007. p.156. ISBN: 9788479784232. momento adecuado, con la cantidad
solicitada, la calidad requerida y al precio
Toda compañía en la cual existan conveniente, lo cual se representa mediante
actividades industriales, necesita de una gestión en el proceso de compras. Por
materiales y suministros para su ende “la administración efectiva de los
funcionamiento, por consiguiente, el materiales y las compras ayuda
departamento de compras es la unidad significativamente al éxito de organizaciones
comercial centralizada que tiene la misión de más actuales.
adquirir todos los productos y servicios para Por consiguiente, para conseguir que una
la empresa en el momento debido, con la compañía sea verdaderamente competitiva y
cantidad solicitada, la calidad requerida y al que pueda mantenerse en el mercado, es de
precio adecuado, lo cual se representa gran importancia la correcta administración
mediante una gestión en el proceso de y la efectiva ejecución de los procesos
compras.
que gestione el área de compras, ya que es
un área fundamental donde se busca el
equilibrio entre el costo y beneficio de la
empresa, logrando así maximizar
utilidades.
La gestión de compras tiene un gran impacto
en la calidad de los productos y servicios que
ofrecen las empresas. Dentro de
objetivos estratégicos de las empresas está
establecer objetivos en cada una de sus
áreas, el cumplimiento de estos permite un
aumento en utilidades y una ventaja
competitiva.
González Benito, J. (2006). Efectos
competitivos de la integración estratégica de la
gestión de compras. Universia Business Review,
(12).
El área de compras es muy importante ya
que ésta es la que ejecuta las requisiciones
de insumos necesarios en cantidad y calidad
requerida, a un precio apropiado. Pero
podemos observar que en este departamento
también se hacen otras actividades como:
realizar un control y seguimiento a las
entregas, planeación de las compras con base
en los pronósticos de inventario, los pedidos
generados por los clientes internos y
externos y la demanda real. Arango Marin, J.
A., Giraldo Garcia, J. A., & Castrillón Gómez, O.
D. (2013). Gestión de compras e inventarios a
partir de pronósticos Holt-Winters y
diferenciación de nivel de servicio por
clasificación ABC. Scientia et technica, 18(4).
las
En la empresa comfandi se evidencia que no
se tiene en cuenta la proyección de las
ventas, además de que no hay un área que se
encargue de realizar la planeación de la
demanda, para cada uno de los servicios y
los
productos a ofrecer esto afecta el flujo de la
información y una incorrecta planeación a
largo, mediano y corto plazo de las compras
(tiempos de entrega, actividades e insumos
críticos).
Lo anterior genera en la empresa, demoras
en las órdenes de compra, aumento del Lead
Time, aumento de los costos de los
inventarios, el mal servicio al cliente,
escases de los inventarios. Es importante
decir que la cadena de abastecimiento en
comfandi no trabaja de manera conjunta y no
está integrada totalmente, un ejemplo es el
departamento de compras que es visto de
manera más operativo, esto genera rupturas
en el flujo de información de la cadena de
abastecimiento y produce el efecto látigo y
aumenta los costos.
Las fallas ya determinadas en el área de
compras están originando un nivel de
satisfacción muy bajo en los clientes, por lo
cual prefieren buscar otras alternativas para
suplir sus necesidades como adquirir
productos de la competencia.
Teniendo en cuenta lo anterior y conociendo
el proceso de compra de nuestra empresa, la
finalidad que se busca por medio de este
estudio de caso es mejorar la gestión
estratégica de la compra, desde el punto de
la integración de la cadena de
abastecimiento, compras, logística, mediante
un departamento que genere pronósticos de
demanda, que logre una eficiencia operativa
en todos los demás procesos, además del
crecimiento en el mercado maximizando las
utilidades.
Para poder alcanzar el objetivo propuesto de
mejorar la planeación estratégica de las
compras en la empresa comfandi, se aplicará
el modelo de selección de proveedores AHP,
la matriz de kraljic, que nos permite tener
una mejor información, para poder tomar
decisiones, se recomienda un modelo
operativo que vincule más efectivamente los
procesos logísticos con los de compras,
debido a que en la estructura actual,
funcionan como áreas independientes, de tal
manera que se puedan bajar los costos en la
compra y en los inventarios, que impacta
directamente el servicio al cliente.
Las empresas modernas intentan cambiar los
procesos de manera de que estén a la
vanguardia y esto les permita estar al nivel
de las grandes empresas, para ello buscan
integrar su cadena de abastecimiento y evitar
que desarrollen sus actividades como islas
aparte.
Las compras toman un papel fundamental en
la cadena ya que administran el
aprovisionamiento, esto impacta en gran
parte el presupuesto financiero de una
organización, Por esto es importante
conectar los diferentes actores de la cadena,
establecer procesos de pronósticos y
políticas de gestión de inventarios que
permitan conocer la demanda real para no
generar unas compras desmedidas o la no
compra de insumos o productos que afecten
nuestro servicio final al cliente, además de
incurrir en costos innecesarios que pueden
ser utilizados en otra fase de la cadena.
En la actualidad, la globalización económica
ha generado altas exigencias en mercado, las
cuales tienen como fin cumplir con los
requerimientos, necesidades y expectativas
de los clientes para mantener la satisfacción
de estos en el momento de adquirir un
producto o servicio, es por esto que las
directivas de las organizaciones han
focalizado su interés en la gestión de los
diferentes departamentos de trabajo para
lograr establecer mejoras en los procesos e
implementar modelos que garanticen el
cumplimiento de los objetivos trazados y la
calidad del producto o servicio.
 2. Planteamiento del problema.
Las empresas buscan optimizar la cadena de
abastecimiento y para esto el departamento
de compras cumple una función muy
importante que es la de administrar los
recursos, los flujos de información y el
presupuesto de las organizaciones, este
proceso debe estar alineado con los objetivos
estratégicos de la organización.
Con esta información podemos decir que el
problema de COMFANDI, es que no cuenta
con el departamento de compras alineado al
departamento de logística y su cadena de
abastecimiento sufre rupturas que generan
falta de información y producen un efecto
látigo muy fuerte, generando faltantes de
inventarios, además de no contar con un
departamento de planeación de la demanda,
lo cual hace que sus costos en la cadena sean
altos, pero su mayor impacto es en el
departamento de compras.
3. Formulación del problema.
¿Cómo se puede lograr el mejoramiento de
los procesos del área de compras de la
empresa comfandi, en busca del incremento
de la eficiencia, obteniendo un mayor
beneficio económico y satisfacción de los
clientes?
La solución de esta pregunta genera otras
preguntas:
¿Al tener control en los procesos de
pronósticos podemos determinar la
trazabilidad de un requerimiento en la
cadena de abastecimiento y dar respuesta
oportuna a la solicitud?
¿Establecer indicadores, podemos tener bajo
control los procesos, logrando disminuir los
costos y el riesgo de pérdida de clientes?
4. Objetivo general.
Mejorar el proceso de compras a través de la
integración de procesos de la cadena de
abastecimiento, realizando énfasis y planes
de mejoramiento en temas que impactan la
gestión estratégica de la compra tales como
un departamento de planeación de la
demanda, una gestión de inventarios optima,
para disminuir costos de la empresa
comfandi., ubicada en la ciudad de Cali, con
el fin de incrementar la eficiencia en las
compras y la satisfacción
del cliente.
La idea fundamental del departamento de
compras es contribuir con los objetivos
estratégicos de la empresa, de manera que
pueda tener una eficiente relación con todos
los grupos de interés.
4.1 Objetivos específicos
Determinar la trazabilidad de las actividades
con la implementación de diagramas de
proceso, caracterización de procesos y
metodologías de gestión por procesos a fin
de controlar, desempeñar y mejorar los
procesos de la organización.
Elaborar e implementar indicadores de
gestión que permitan medir las actividades
que generen valor en el proceso, con el
propósito de evaluar el desempeño de los
procesos y los resultados de las acciones de
mejora.
Diseñar un plan de capacitación para
planificación de procesos al personal, que les
permita afianzar y desarrollar conocimientos
con relación a la planeación de actividades y
procesos.
Figura 1: Funciones del departamento de
compra.
4.1 . La importancia de estos
objetivos.
1. Determinar e implementar
metodologías de gestión, que
permitan tener un mayor control en la
selección de proveedores,
pronósticos de inventarios y primer paso es delinear todos los macro
encontrar mejoras que impactan el
proceso de la compra.
2. Elaborar e implementar indicadores
de gestión,
3. Generar eficiencia en el manejo del
recurso asignado en el presupuesto.
5. Características, estructura general
y lineamientos estratégicos de la
organización.
Toda empresa desde su creación tiene una
meta, pero debe plasmar primero un cómo,
un cuándo, un dónde y unas estrategias, que
ayuden a cumplir estos objetivos.
Figura 2: lineamientos estratégicos.
6. Estructura general.
Las organizaciones actuales deben tener
claridad de cómo llegar a sus objetivos, el
procesos y procesos que tienen como
principal función llevar a la organización al
cumplimiento de las metas, para esto se
realiza una estructura general de cómo la
empresa está conformada.
Figura 3: Estructura general.
 terminar en un fin determinado, que vaya en
vía de los objetivos de la empresa.

Figura 4: Proceso de abastecimiento.

En la actualidad la empresa comfandi no

De acuerdo a lo anterior, comfandi define
sus macro procesos, que para este caso los
define de la siguiente manera:
 Direccionadores.
 De negocio.
 Habilitadores.
Con esto logra que la empresa tenga claridad
de como lograra sus objetivos y trazara la
estrategia para cada de unos de estos
procesos y los que dependan de los mismos.
tiene bien definido el proceso de la cadena
de abastecimiento, ya que el area de compras
pertenece a un nivel mas operativo, separado
totalmente del area logistica, situacion que
perjudica en la toma de decisiones, teniendo
en cuenta que la cadena de suministro debe
estar integrada y funcionar de manera
conjunta para tener mejores resultados.
Figura 5: Proceso de selección de
proveedores.

7. Descripción De La Situación
Actual Del Área De Compras En
La Organización.
Todo proceso tiene unas entradas que
alimentan a este de alguna manera, bien sea
información o materia prima, para luego
pasar a un proceso de actividades donde esta
información recibida se procesa, para luego
En cuanto al tema de la selección de
proveedores, la empresa está buscando
identificar sus productos con más criticidad,
de tal manera que le permita identificar los
proveedores que le aseguren un
abastecimiento más seguro, de tal manera
que logre cumplir la promesa de valor a sus
clientes, también es importante resaltar que
la organización al conocer las diferentes
características de sus productos y la
importancia de estos en la cadena de
abastecimiento, puede llegar a implementar
estrategias de negociación, que pueda tener
una relación inherente con aspectos como:
la calidad, los tiempos de entrega, los
volúmenes de pedido, mejores precios de
adquisición, nuevas formas de pago. Para así
tener una mejor racionalización de los
costos, para contribuir en mejoras que
afecten toda la cadena de suministros.
 8. LA GESTIÓN DE COMPRAS 9. DEFINICIÓN DE LAS
CON EL USO DE LA TRIZ
ESTRATEGIAS.
KRALJIC.
El resultado de la matriz kraljic nos mostró
lo siguiente:
Figura 6. Matriz kraljic de medicamentos
e insumos en el área de cirugía. 1. 9 productos con calificación de No
críticos.

2. 9 productos con calificación de

Estratégicos.

3. 2 productos con calificación de

Cuello de botella.

Figura 7. Estrategia para cada tipo de

medicamentos e insumos en el área de
cirugía.

Para la definición de la estrategia de compra

en la empresa comfandi nos basamos en la
identificación de riesgo y costo de cada
producto.

De esta manera se muestra las diferentes

En esta la matriz kraljic, que para este caso estrategias de compra, pero al final haremos
que nos ocupa son algunos de los una estrategia macro que reúna todas las
medicamentos utilizados en el área de demás, se muestra también una figura con
cuadrantes de cada estrategia global para
cirugía de la clínica amiga que pertenece a la
cada tipo producto.
empresa comfandi.
9.1. ESTRATEGIA PARA PRODUCTOS
NO CRITICOS.
De esta manera podemos decir que la
estrategia de compra de los medicamentos e
insumos identificados en este cuadrante de la
matriz será así:
 Buscar la eficiencia mediante la
reducción del número de
proveedores, los bajos niveles de
inventario, con el fin de reducir los
altos costos logísticos y nuestros
administrativos.
9.2. ESTRATEGIA PARA PRODUCTOS
ESTRATEGICOS.
De esta manera podemos decir que la
estrategia de compra de los medicamentos e
insumos identificados en este cuadrante de la
matriz será así:
 Generar alianzas estratégicas con los
proveedores a largo plazo con
garantias en las condiciones de
entrega, precios, cantidad y una alta
calidad, con el fin que nuestro
proveedor se convierta en socio y
parte de la estrategia para el
crecimiento y la generación de
ganancias para ambas partes.
9.3. ESTRATEGIA PARA PRODUCTOS
CUELLO DE BOTELLA.
De esta manera podemos decir que la
estrategia de compra de los medicamentos e
insumos identificados en este cuadrante de la
matriz será así:
 Asegurar los proveedores idóneos
mediante contratos, que cumplan con
requerimientos de
suministro, fechas de entrega,
volúmenes de pedido, que permita
maximizar los niveles de inventario
de seguridad y evitar el
desabastecimiento con el fin de
cumplir la promesa de servicio de la
organización.
CONCLUSIONES
Por medio de la implementación del estudio
de caso para mejorar la gestión estratégica
de la compra en la compañía COMFANDI,
se logrará una efectiva operatividad en todos
los demás procesos, además del incremento en
el mercado extendiendo las utilidades.
 A partir del desarrollo, de la matriz
kraljic se puede identificar cuáles son
los productos apalancados, no
críticos, estratégicos como también
los cuellos de botellas, lo cual
permite crear estrategia para cada
grupo y así lograr planeas ,
programas y proyectos de
mejoramiento que permitan lograr los
objetivos de la organización.
 Por medio de los indicadores se Gestión de compras e inventarios a
lograría controlar el nivel de partir de pronósticos Holt-Winters y
desempeño de la participación de diferenciación de nivel de servicio por
proveedores, la participación de los clasificación ABC. Scientia et
inventarios, la trazabilidad en las technica, 18(4).
órdenes de compra, controla el
 Jairo Jarrin, Paola Andrea Ramírez G,
inventario de seguridad, analiza
Fabián Castellón Vallejo, Análisis y
cumplimiento de los contratos y
alianzas estratégicas con los caracterización de la logística inversa en
proveedores. el sector del papela en Colombia.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Universidad de la sabana chía Colombia

 VIÑALS RIOJA, Jaume. Marketing de

servicios destinados a las empresas.
España Ediciones Díaz de santos, 2007.
p.156. ISBN: 9788479784232.
 ROMÁN, Rosa Edna. Manual de compras
para la micro y pequeña empresa.
Trabajo de grado Maestra en Ingeniería
Industrial en Sistemas de Manufactura.
México D.F.: Universidad
Iberoamericana. Facultad de Ingeniería,
2009. 91 p.
 González Benito, J. (2006). Efectos
competitivos de la integración
estratégica de la gestión de
compras. Universia Business Review,
(12).

 Arango Marin, J. A., Giraldo Garcia, J.

A., & Castrillón Gómez, O. D. (2013).