Toda actividad que existe en una empresa u organización cual fuese su rama ya sea privada o

pública genera un documento como material probatorio, útil e imprescindible para la toma de
decisiones basadas en antecedentes, de ahí radica su importancia. Los archivos se remonta
desde el nacimiento de la escritura comunicando al hombre con las instituciones por tal razón
el manejo de la información tiene su punto de partida desde la historia de la humanidad. Las
culturas que hicieron su mayor aporte fueron, los egipcios, los romanos, griegos, arcadios,
sumerios y babilonios, cada uno reflejaba o dejaban escritos o documentos tallados ya sea en
madera, mármol u otro.

Desde aquí estas culturas dieron inicio a evolucionar el archivo, el área financiero dio los
primeros inicios de documentación registrándose en los siglos XII y XIII, ya para XIV, se
encuentran archivos bien estructurados, los siglos XV y XVI se identifica España a la cabeza como
pioneros de los archivos, para los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada
acerca de los archivos, a su importancia. Realmente en el siglo XIX, inicia con la Revolución
Francesa, al tomarse consciencia de la función de los archivos y la importancia de concentrarlos
a nivel nacional, de allí nace la necesidad del Archivista como estudio. En la actualidad países
más desarrollados sus investigaciones se apoyan en los archivos existentes y de acuerdo al área
objeto de estudio.

Cuando hablamos de archivo se refiere a conjunto de documentos, indistinto de fecha, forma y

soporte material, acumulados por una persona natural o un ente público o privado, en el
transcurso de sus actividades. Es de suma importancia porque representan documentos
indispensables para toma de decisiones, por su información contenida y que sirven de
testimonio para tramites que requieran una organización.

Los archivos se pueden clasificar según al tiempo establecido en cada etapa, gestión, central o
histórico:

Según su organización: Centralizado, descentralizado, descentralizado con control centralizado

y descentralizado con control descentralizado
Según su uso: Activo, Semiactivo e Inactivo
Según su ciclo vital: de Gestión, Central e Histórico

Un archivo debe poseer ventajas a la organización de manera correcta implementando

elementos de competitividad y contar con herramientas sustentable de la información
generada. Entre las cualidades del archivo encontramos: que deben ser Económico, ahorro en
costos derivados del tiempo y el personal empleado; Simples, identificar el contenido
sencillamente; Funcionales, archivar y consultar documentos de forma eficiente; Exactos,
preciso al momento de archivar y así evitar equivocaciones. En cuanto al archivista, hoy día
representa un valor importante para toda organización, debido a que su papel va más allá de un
archivo, debe estar calificado y capacitado a enfrentar nuevas tecnologías que va en crecimiento
a nivel global, poseer una preparación continua, las características esenciales que deben
acompañar un archivista están:

Orden: método de organizar elementos que le permiten tener un control y ubicación de los
mismos; Responsabilidad, dedicación y actualización; Prontitud, disponibilidad inmediata de los
archivos; Cordialidad, tener buena disposición al momento de dar una información de la
búsqueda o documento; Sigilo Profesional, personal que debe ser reservado debido al tipo de
confidencialidad que maneja; Concentración, realizar actividades minuciosamente para evitar
errores y así tenga correcta funcionalidad.
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial, como se especifica en AGN, Art. 7 Ley
General de Archivos de Colombia.

Archivo General de la Nación: ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de
acuerdo a la pertenencia publica: Archivo general del Departamento, municipio o del distrito.

Según Art. 8 de la LGA de Colombia desde el punto de vista territorial se clasifican en: archivos
de entidades del orden nacional: departamental, distrital, metropolitano, municipal, local,
nuevas entidades que se creen por Ley y territorios indígenas que se crearan cuando la Ley los
desarrolle. Según Art. 9 de la LGA de Colombia desde punto de vista de la Organización del
Estado, se clasifican en: archivo de la rama ejecutiva, legislativa, judicial organismos de orden
de control y organismos autónomos.

Para un buen desarrollo de archivos estos poseen elementos importantes como: archivadores,
muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información, encontramos entre
estos varios tipos como: verticales (junto a los escritorios para facilitar búsqueda documentos
correspondiente archivo de gestión), horizontales (se usan carpetas tipo colgante clasifican
documentos horizontalmente y se mantiene cerrado), folderama (conservación de documentos
con carpetas con guía lateral), giratorios (constituidos por hileras circulares), mecánicos (
mueble dinámico donde se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación
interna de la empresa), electrónicos (herramienta ofimática donde se recopila información
ordenada utilizando dispositivos ópticos), rodante (estantería metálica agrupada con ruedas,
almacenamiento hermético y mayor conservación de documentos), tipo estante (estructura
metaliza de forma horizontal conserva la información de los documentos) y planoteca
(estructura de madera utilizada para guardar planos)

Adicionalmente es un instrumento importante el uso de sellos fechadores (indicadores de

fechas), gancho seco o relieve (máquina para grabados), reloj radicador (usado para la unidad d
correspondencia agilizando la radicación), gancho legador plástico (fija documentos que están
contenidos en un legado), legados (dos tapas de cartulinas con gancho legador que asegura
documentos), cajas de archivos (cajas prácticas para organizar en estanterías, documentos
reposan en ellas conservándolos), papelería (hojas tipo carta, oficio o papel bond de 75gr).

Instrumentos de medición en los archivos, permiten a los empleados garantizar la calidad y

conservación de los documentos, como Termómetro: identifica la temperatura del ambiente y
condiciones climáticas; Higroscopio o Higrómetro: miden temperatura como humedad, al
mismo tiempo.

En resumen, hoy en día la administración de los archivos permite que los documentos sean
vistos de manera fácil y oportuna, puesto que permite mantener los documentos organizados
en lugares destinados para tal fin y por tanto requiere un personal calificado que maneje a nivel
técnico y legal todo lo relacionado con los archivos, para prestar un buen servicio a usuarios
internos y externos que necesitan acceder a la información, posibilitando conocer el contenido
de los documentos y así detectar testimonios documentales que sirvan de soporte en cuanto a
las gestiones administrativas, políticas, legislativas o de otro índole que construyen las
sociedades actuales, por tal razón la importancia de los archivos radica en todo lo antes expuesto
y debe ser manejada adecuadamente.