ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Luis Alfredo Abadía Arboleda

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Curso virtual

ENSAYO
IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS
INTRODUCCION

En el transcurso de nuestras vidas vamos recolectando, leyendo y analizando datos,

información que mediante procesos y metodologías alcanzamos tanto a clasificar como
darle gestión y manejo, de forma que desde los inicios de la historia de la humanidad, se ha
visto necesario la organización de la información. Esta manera de control y agrupación de
información ha ido evolucionando.

Los archivos son importantes desde que el hombre se vio en la necesidad de dejar plasmado
su conocimiento, por eso se dice que es probable que los archivos surgieran desde la
escritura. Es en este punto donde toma fuerza e importancia la conservación de los
documentos escritos en lugares determinados y específicos de una manera organizada y
ordenada.
La importancia de los archivos para la administración dentro de una empresa podemos
decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación e información útil,
dicha información puede estar contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro
soporte sean medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, discos duros de
computadora, fotografías, videos, planos, mapas, etc. Lo cual se va a ordenar de un modo
lógico y eficaz con el fin de que permita posteriormente la fácil localización de cualquier
documento de la forma más rápida.

Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas
para sus propios fines, se puede decir que todo gobierno, entidad pública, privada o
empresa debe acudir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para
determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos como memoria cobra importancia
a medida que pasa el tiempo, con archivos bien organizados no tendremos que invertir
tiempo y recursos en la búsqueda de información, elevando los costos de operación y
tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta administración
de la información.
CONCLUSION

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de
manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de suministrar y acceder a la información
dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos.
Por ende se puede decir que:
 El archivo ha sido fundamental en la evolución de la humanidad.
 El archivo constituye un foco de consulta de información disponible en todo
momento.
 El archivo debe ser funcional y técnico, de fácil manejo y consulta
 El archivo recopila, conserva y suministra la información registrada en el.
BIBLIOGRAFIA

http://www.entornocorporativo.com.mx/newsletters/julio/archivo.pdf

http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/