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Ideas clave
Presentación
El proceso de planificación empresarial
El presupuesto
Algunos sistemas presupuestarios
Metodología presupuestaria
El presupuesto maestro
Síntesis presupuestaria
Proceso de preparación del presupuesto
Control presupuestario
Análisis de las desviaciones presupuestarias
Presupuesto fijo versus presupuesto flexible
Casos prácticos
Control presupuestario (PRIMA): planteamiento del
caso práctico
Control presupuestario (PRIMA): solución
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TEMA
Contabilidad para la Dirección
Ideas clave
3.1. Presentación
Control presupuestario
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Contabilidad para la Dirección
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Contabilidad para la Dirección
Desde el punto de vista temporal, es decir, del horizonte futuro a que se refieren los
planes, puede hablarse de dos tipos de planificación:
La planificación a largo plazo, con un horizonte que hoy se sitúa, según la empresa,
entre tres y cinco años.
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Contabilidad para la Dirección
El Presupuesto, que traduce los objetivos del plan en objetivos operativos para el
primer año. De esta forma, el presupuesto constituye el verdadero plan operativo de
la empresa, que traduce y concreta la estrategia y las metas a largo plazo en objetivos
anuales y mensuales y, por lo mismo, la herramienta que permite el seguimiento
cotidiano y continuo de la gestión y la detección de posibles desviaciones de forma
casi inmediata. De ahí su importancia y su papel vital como herramienta de gestión.
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Contabilidad para la Dirección
Figura 1
3.3. El presupuesto
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ARTICULACIÓ
ARTICULACIÓN PRESUPUESTARIA
PREVISIONES OBJETIVOS GENERALES Objetivos
1 2
COMERCIALES comerciales
4 PRESUPUESTO DE
3 PROGRAMA DE VENTAS VENTAS
COORDINACIÓN BÁSICA
NIVEL DE STOCKS
8 PRESUPUESTO 5 PRESUPUESTO
7 PRESUPUESTO DE 6 PROGRAMA PRODUCCIÓN COSTES GASTOS
INVERSIONES
PRODUCCIÓN COMERCIALES
NIVEL DE STOCKS
9 PROGRAMA DE COMPRAS
13PRESUPUESTO GASTOS
12 PRESUPUESTO FINANCIEROS
GASTOS
10PRESUPUESTO DE 11 PRESUPUESTO
ESTRUCTURA
COMPRAS GASTOS COMPRAS
NIVEL DE STOCKS
CUENTA RESULTADOS
PRESUPUESTADA
BALANCE CASH-FLOW
PRESUPUESTADO PRESUPUESTADO SÍNTESIS PRESUPUESTARIA
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Esta clase de presupuesto es útil para el examen de la coordinación entre los distintos
programas del negocio. Ayuda a responder a preguntas como: ¿es satisfactorio el
margen de beneficio de cada tipo de producto? ¿Podemos gastar tanto dinero en
investigación? ¿Hay suficientes fondos disponibles? Etc.
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Esta técnica parte del supuesto que una determinada actividad puede ser eliminada,
aun cuando esté desarrollándose desde mucho tiempo, si no se justifica su
beneficio; es decir, parte del principio de que toda actividad debe estar sometida al
análisis coste—beneficio.
Presupuesto público
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Bottom-Up:
Top-Down:
Presupuesto incremental:
Presupuesto completo:
El presupuesto completo, que analiza desde cero todas las actividades de la empresa y,
por lo tanto, todos los conceptos de gasto y de ingresos.
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Se trata de determinar los objetivos y medios concretos para lograr las metas
generales de la empresa. Para ello, se suele comenzar por la variable limitativa de la
misma (generalmente las ventas). Su esquema puede ser el siguiente:
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Presupuesto de ventas
Se prepara tomando como base los resultados del ejercicio anterior y los objetivos
de ventas establecidos en el plan estratégico. Obviamente, requiere conocer y analizar
de forma completa y minuciosa el mercado, incluso posibles factores no directamente
controlables por el área comercial.
Las previsiones deberán ajustarse a la situación del sector (tamaño del mercado,
tendencia de las ventas, productos complementarios o sustitutivos, etc.) y a la situa-
ción interna de la empresa (fuerza de venta, formación de la misma, política de
precios, recursos de publicidad y promoción dedicados, etc.).
Es conveniente, tanto para afinar lo más posible las previsiones como para facilitar su
control posterior, realizar este presupuesto como resultado del producto de cantidades
a vender por el precio unitario.
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Presupuesto de producción
Se prepara a partir del presupuesto de ventas y teniendo en cuenta los objetivos y/o
expectativas sobre variación de existencias, de forma que asegure la disponibilidad
de productos terminados para su venta en el mercado.
Para ello es necesario definir unos objetivos de existencias finales, a fin de evitar el
riesgo de roturas de stocks. El cálculo de existencias finales se realiza mediante la
siguiente ecuación:
Existencias finales =
Existencias iniciales + Coste de Producción del año – Coste de Ventas
El coste de los productos fabricados se obtiene a partir del coste de la producción del
período, cuyos principales componentes son:
Presupuesto de materiales
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Presupuesto de compras
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objetivos fijados y en la que el responsable del área debe justificar todas las solicitudes
de fondos, demostrando que los gastos en los que se va a incurrir son necesarios.
El presupuesto de inversiones
Una vez definidas las inversiones necesarias para el cumplimiento de los objetivos, debe
realizar los planes financieros que garanticen el cumplimiento de los mismos.
Para la elaboración del presupuesto de inversiones, hay que tener en cuenta las siguientes
variables:
Importe presupuestado.
Pago al contado
Gasto financiero aplazado
Importe aplazado
Años aplazados
Amortización financiera anual
Meses amortización técnica
Amortización técnica anual
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PRESUPUESTO DE INVERSIONES
1. ACTIVO FIJO
1.1. Maquinaria
1.2. Elementos transporte
1.3. Otros
PRESUPUESTO DE INVERSIONES
1. ACTIVO FIJO
1.1. Maquinaria
1.2. Elementos
transporte
1.3. Otros
Una vez elaborados cada uno de los presupuestos operativos, y teniendo en cuenta
el presupuesto de inversiones y los presupuestos financieros, se realizará la síntesis
presupuestaria que comprende las previsiones de cuenta de resultados, balance y de
tesorería.
La cuenta de resultados previsional se realiza proyectando cada una de las partidas que
la integran bien en base a estimaciones directas procedentes del presupuesto de
caja o balance previsional, bien en base a ratios históricos relacionados usualmente
con la cifra de ventas.
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Balance Previsional
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quiere un grado de exactitud inferior muchas partidas del balance previsional pueden
estimarse a través de ratios históricos.
Sin embargo, la tesorería es una función tan vital para la vida de la empresa que el
período de un año resulta frecuentemente demasiado largo para seguir con la suficiente
precisión la marcha de la liquidez de la empresa y sus variaciones estacionales, por lo
que una división en períodos mensuales suele ser lo más habitual. Cuando los
flujos de fondo (cobros y pagos) son muy variables, los presupuestos deben cubrir
períodos de tiempo más breves (días, semanas, quincenas, etc…), con el fin de detectar
los momentos pico de las necesidades. Igualmente, cuando dichos flujos se suponen
relativamente estables, puede ser suficiente la preparación del presupuesto trimestral e
incluso por período más largo.
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por otra, todos los de pago, desglosados ambos por períodos de tiempo hasta abarcar el
horizonte temporal deseado.
El saldo inicial es un dato histórico, por ejemplo, el saldo de la cuenta de caja que
figura en el balance en la fecha de comienzo del presupuesto de caja. El saldo final de
tesorería en cada período se obtiene sumando al saldo inicial la diferencia entre los
cobros y pagos del período. Obviamente, el saldo final de un período es el inicial del
período consecutivo.
Una vez obtenido el presupuesto de ventas, el paso siguiente consiste en estimar los
ingresos en caja, cobros o entradas de dinero en efectivo que se producirán.
Cuando las ventas se realizan al contado su producto se recibe en el momento; pero
cuando son a crédito existe una cierta demora entre la venta y el cobro. Demora
que depende de las políticas de crédito y cobro de la empresa, además del tipo de
cliente y de las condiciones convenidas.
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Además a través del cobro de las ventas, la empresa también puede tener otras entradas
en caja provenientes de ventas de activos, dividendos de su cartera de valores,
intereses de préstamos concedidos a filiales, anticipos de clientes, etc… Todos ellos
deberán figurar en el presupuesto de caja, así como otras posibles entradas derivadas
de ampliaciones de capital, emisión de obligaciones, subvenciones recibidas, etc. La
mayoría de estas entradas en caja están previamente planificadas, figuran en el plan
financiero a largo plazo y por tanto son fácilmente predictibles desde el punto de
vista del presupuesto de caja.
Finalmente, además de los pagos por gastos corrientes deben incluirse también las
salidas de caja provenientes de inversiones, dividendos, impuestos sobre
sociedades y cualesquiera otras. Las inversiones en elementos de activo suelen
planificarse con antelación, figurando en el plan de inversiones como parte del plan
financiero a largo; los dividendos suelen ser fijos (un porcentaje sobre el capital o una
fracción de los beneficios obtenidos) y pagaderos en fechas determinadas; los
impuestos representan un porcentaje fijo del beneficio neto contable, etc.
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Contabilidad para la Dirección
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Contabilidad para la Dirección
Figura 3
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Figura 4
El control, por otro lado, comprende las acciones llevadas a cabo por las directivas con
el fin de alcanzar los objetivos establecidos en la planificación.
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Contabilidad para la Dirección
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Cálculo de las desviaciones por diferencia entre previsiones y realizaciones de cada partida
presupuestaria. Hoy en día, en que tanto la contabilidad como el sistema presupuestario
están soportados en aplicaciones informáticas, esta tarea es llevada a cabo de forma
automática.
Toma de decisiones:
Unidades
Qs
Ps Pr Precio
Figura 5
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Donde:
P s: Precio estándar
P r: Precio real
Qs: Cantidad estándar
Qr: Cantidad real.
La desviación total (DT) es igual a la suma de las desviaciones por precio (DP) y por
volumen (DV)
DT = DP + DV
DP = (P r - P s) x Qr
DV = (Qr - Qs) x P s
Desviación en ventas
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Desviación en producción
DCV = coste variable unitario real x unidades producidas reales – presupuesto flexible
Consumo de materiales.
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Esta desviación indica que se ha fabricado más del volumen presupuestado, por lo
que se produce un efecto dilución de los costes fijos, pues Estos se reparten entre
más unidades. Su fórmula es:
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Contabilidad para la Dirección
Vemos en este ejemplo cómo la empresa ha conseguido 5.000 clientes menos y por
tanto la cifra de ventas es inferior a la presupuestada.
Del análisis inicial parece desprenderse que la empresa ha ahorrado y ha gastado por
debajo de lo esperado, ya que no se está teniendo en cuenta la menor cifra de ventas
que exige que el presupuesto se adapte, que los costes variables se flexibilicen al nivel
de ventas realmente conseguidas. Según el cuadro anterior la empresa ha gastado
77.460 unidades monetarias menos de las previstas, pero ha vendido también menos, a
5.000 clientes menos.
Como vemos, ajustando los costes variables a la cifra menor de ventas obtenida, los
costes totales no son menores de lo presupuestado sino superiores, luego la empresa
está en peores condiciones de lo que parecía desprenderse del análisis de las
desviaciones sobre el presupuesto fijo. La empresa ha gastado 39.540 unidades
monetarias más de lo que correspondía a ese nivel de ventas.
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Contabilidad para la Dirección
En el presupuesto fijo parecía que la empresa había ahorrado dinero gastando menos,
pero observamos al flexibilizar que el menor nivel de ventas debía haber llevado a
un menor nivel de costes variables, hasta el punto de que la empresa está gastando por
encima de lo presupuestado.
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Casos prácticos
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Experiencias
Entrevistas
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Lecturas
Control presupuestario
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Más recursos
Vídeos
Introducción al presupuesto
Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
http://www.youtube.com/watch?v=Empejfwn7Go&feature=related
Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
http://www.youtube.com/watch?v=0fookG5p1BI
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Bibliografía
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Test
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10. ¿Cuál de las siguientes fórmulas sirve para calcular la desviación en precios?
A. (Qr Qs) x P s
B. (Qs Qr) x P s
C. (P r P s) x Qs
D. (P r P s) x Qr
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