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La catalogación de materiales un proceso de suma importancia para las empresas que utilizan
variedades de artículos, materiales primas, equipos, maquinarias, herramientas, piezas y
partes, etc. y se considera esencial para alcanzar sustanciales economías, mediante la
eliminación de las variedades innecesarias lo que permite la reducción de los inventarios y
esas cosas; o mejor empleo y uso del espacio de las bodegas
Esta actividad o tarea a efectuarse dentro del área logística, requiere el apoyo de la Gerencia
General y la Alto Dirección de la empresa, la cual debe expresar lo necesidad de disponer de
un elemento organizado que desarrolle y tenga la responsabilidad de catalogar los materiales.
El personal de logística encargado del mantenimiento del catálogo, debe tener como norma
especial, permitir el aumento de la variedad de los inventarios y exigir se utilizan los
materiales normalizados existentes en los almacenes de la empresa, debiendo eliminar
aquellos que no se sujeten a las normas establecidas y los sim uso u obsoletos.
DEFINICIONES
1. Catalogación. Proceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad
refiriendo las normas o estándares determinados de antemano.
2. Normalización. Consiste en seleccionar calidades, tamaños, dimensiones, pesos, volúmenes,
marcas, procedimientos, etc.
3. Norma. El objetivo es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones y
necesidades en las especificaciones de los materiales necesarios para finalmente la empresa.
4. Identificación. Consiste en definir la denominación y precisar las características particulares
de cada artículo, la relación con las generales de manera está seguro de su naturaleza
específica y de sus diferencias con otros artículos del mismo grupo.
5. Clasificación. Sistemático ordenamiento de todas las potencias similares identificadas.
Agrupándolas según sus características comunes, su uso y naturaleza, y separándolas por
clases de acuerdo a sus diferencias fundamentales. La agrupación que se haga puede
fraccionarse en clases, subclases y secciones según la variedad que pueda presentarse en cada
gran agrupación que se ha efectuado.
6. Codificación. Llamada también simbolización, comprende la asignación de números, letras u
otros símbolos, acordes con el plan sistemático distinguir cada artículo por las características
de la pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo mental, tiempo y gastos e
impidiendo errores y expresiones.
7. Simplificación. Es el resultado de la catalogación y consiste en la eliminación de las
variedades del inventario en función a los tiempos, tamaños, estilos, formas, marcas, etc. Que
esté acorde con las normas elegidas que son innecesarias y poco utilizadas.
8. Símbolos. Son características o designaciones abreviadas, de ideas o conceptos, necesarios
para facilitar la expresión y hacerla más breve y precisa. Los símbolos también llamados
códigos, pueden ser alfabética los, numéricos, mnemonicos, de signos y señales y mixtos.
8.1. Alfabéticos: constituidos por letras o combinación de letras que representan expresiones.
8.2. Numéricos: Números o combinaciones de números que se utilizan para representar los
materiales o las expresiones pueden ser:
a) arbitrarios: cuando se tienen en cuenta el valor relativo de las islas contiguas en el orden de
sucesión.
b) Definidos: cuando los números que forma el símbolo tienen un significado valor relativo.
8.3. Mnemónicos: son aquellos que por su asociación de ideas ayudan o estimulan la memoria.
8.4. Si no se señales: los que utilizan la simbolización gráfica y audible.
8.5. Vistos: lo se combinan dos o más símbolos de los anteriores.
2.3. Nombra el Comité de normas: el primer paso o primera etapa del proceso, consisten en la
normalización o definición de las normas que regirán la catalogación; para ello es necesario
que se nombre el Comité emitirá o definir a las normas y que dedicará la política a seguir en
la ejecución del trabajo.
Dicho comité debe constituirse con representantes de las dependencias usuarias, como
producción, ingeniería, administración, ventas, finanzas y control de calidad, además del área
logística. Sin embargo, es conveniente que al iniciar el programa se efectúe una reunión con
el personal de la empresa, donde de alta dirección explicará la finalidad del Comité y las tareas
que llevarán a cabo así como el apoyo que es necesario darle para que efectúe el trabajo en el
tiempo más corto posible. Esta reunión inicial deben existir los jefes de las dependencias
usuarias y se hará notar que la etapa de normalización es un proyecto de toda la empresa y no
sólo del área logística y por ello es que se requiere la colaboración de todos.
Debe asignarse o destinarse quien ejercerá la presidencia del Comité entre los diferentes
ejecutivos que intervienen en él, dándose que el que presida y todos los miembros del Comité
comprenden completa y exhaustivamente su tarea y la naturaleza del trabajo a realizar, de
manera que se dediquen a él en forma total y efectiva y que no pretendan defender por
conveniencias, las prácticas existentes y las preferencias. La actividad adoptar no debe
centrarse en la críticas sino más bien el pensamiento de que el trabajo realizarse tiene como
objetivo el ahorro de costos y la uniformidad en el empleo de los materiales.
Para conseguir el objetivo cuenta con el apoyo total de las gerencias y la intervención del
equipo en toda la catalogación, el cual procurará compenetrarse a conciencia de las
necesidades y problemas de todas las dependencias, en relación con los materiales que
requieren para su trabajo.
2.4. Definir las metas: la reunión del Comité normas, definirá las metas que deben alcanzar al
término su labor, y éste se referirá a:
a) Duración de la etapa inicial (normalización) y de cada etapa posterior, de acuerdo a la
magnitud de la tarea.
b) Examen de todas las áreas de operación para que la normalización se inicia por lo más obvio
y de mayor rendimiento económico.
c) Inicia la emisión de normas sobre qué es materiales que, de acuerdo a las problemas suscitados
anteriormente, se consideren como posibles de cambio o certificación, a fin de unificar los y
eliminar las variedades.
d) Listar los materiales de todas las áreas en orden de importancia, según el ahorro que puede
obtenerse.
e) Revisar y analizar resultados, conforme se obtengan, para constatar el avance y el éxito que
se vaya obteniendo. Este análisis podrá definir si es conveniente o no, seguir con el programa.
f) Preparar un programa de capacitación y entrenamiento, que permita dar a conocer a todo el
personal usuario, las normas establecidas y aprobadas y que todos deberán cumplir;
insistiendo en que el cumplimiento de todas las normas ayudará lograr el éxito del programa
catalogación.
g) Emitir un final de acuerdo tiempo establecido y, también, informes mensuales hasta que los
objetivos y metas se haya alcanzado totalmente.
3. Responsabilidad.
Definir las metas, es esencial que la responsabilidad de dirigir la ejecución de la catalogación,
asesine a una sola persona, la cual asumirá su tarea a tiempo completo y la conducirá, de
manera tal que la labor sea consistentemente hecha, provechosa y sin que dañe o retarde el
programa establecido. En los casos en que no sea posible disponer de su tiempo total, podrá
asignarle la ejecución a tiempo parcial, pero exigiéndole que le dedique tiempo y esfuerzo
suficientes para que logren los objetivos.
La persona que se elija para dirigir el trabajo y asumir la responsabilidad de la ejecución,
deberá conocer la empresa y sus procesos al personal de todas las dependencias, estar
familiarizado con los problemas y los negocios de la compañía, así como los productos y
servicios de la empresa, sus materiales y las necesidades de los usuarios, especialmente
producción; también conocerá los proveedores principales, sus artículos, organización, tipo
producción y ayuda que puedan prestar a la catalogación, es condición importante que sepa
dirigir y manejar personal, así como promocionar el trabajo y el equipo que lo lleva a cabo,
para lo cual podrá iniciarlo de lo más fácil o más difícil, manera de ir obteniendo resultados
que pueda mostrar y así ganar créditos en el concepto del personal de la empresa, y obtener
mayor apoyo y cooperación, o por lo menos confianza en lo que se está haciendo.
La fe que debe tener es trabajo y el esfuerzo que ponga lo llevará a realizarlo por encima de
todo y de todos a fin de lograr que la empresa llegue a contar con su catálogo de materiales.
4. Participación.
Durante la ejecución de la catalogación, es posible que sea necesario y conveniente solicitar
la ayuda de la colaboración de elementos del área técnica, especialmente en la etapa de
identificación de los materiales, dada su familiarización con los artículos que utilizan y con
las necesidades que tienen. Este personal, sin embargo sólo podrá dedicar parte de su tiempo
esta labor, ya que su propio trabajo en el área a la que pertenece no puede ser descuidada y a
pesar de la necesidad de contar con ellos para la catalogación, su intervención será parcial,
para establecer las normas que aplicarán y para identificar los miles de materiales empleen al
ejecutar sus tareas. Otra forma de participación de este personal especializado, es designar a
alguno de ellos como parte del equipo a cargo de la catalogación, o formando grupos a los que
de acuerdo con su especialidad, se les se les asigna la identificación de determinadas clases
de materiales, a las que limitarán su participación, pero estableciendo que esta labor es clave
para su propio trabajo, por las ventajas que reportará ellos esos compañeros trabajadores.
Es importante poner en práctica las recomendaciones que los especialistas hagan, siempre y
cuando sean ventajosas para la empresa y para la catalogación que se efectúa pues veré su
educación, sus ideas y recomendaciones, es el mejor incentivo para continuar la labor no sólo
para ellos sino también para todo el personal de la empresa.
Al iniciar la participación del personal especialista, es conveniente que conozcan los objetivos
y metas que se pretenden alcanzar, el tiempo para llevar a cabo la tarea, el procedimiento que
se ha establecido los resultados que, mediante su intervención, se obtendrán para la empresa.
Entre estos últimos, deberá comunicarse la obligación el establecimiento una norma trae para
todo el personal y, especialmente, el efecto que el cumplimiento a las normas tiene sobre las
adquisiciones, al ser utilizada por el personal de compras en la aprobación y trámite de las
requisiciones que los usuarios les envían para satisfacer sus necesidades, lo que incide en el
menor tiempo para disponer de los materiales.
El empleo del catálogo, tanto por el personal usuario, como por el de logística y las ventajas
que reporta para localizar con facilidad y sin problemas, los artículos en uso en la empresa, es
otro de los aspectos importantes que deberán considerarse en la preparación y participación
del personal en la elaboración del catálogo.
Entre los aspectos interesantes de la participación del personal de la empresa en la
catalogación de materiales, que es conveniente hacer notar, se puede citar los siguientes:
4.1. La distribución del catálogo, una vez concluido el impreso se efectúa de acuerdo a las clases
de materiales que cada elemento empleen su trabajo, para facilitarles el uso del catálogo al
hacer sus requisiciones. Además se les entregará las instrucciones para solicitar materiales y
el procedimiento que ellos y logística siguieran. De esta manera se percatarán de la
simplificación efectuada no sólo en la variedad de los artículos sino también en los
procedimientos, permite un de las aquilatar el beneficio que esto reporta.
4.2. El empleo de formatos de circulación para la aprobación de nuevas variedades de artículos o
de cambios en las normas establecidas, facilitará las aprobaciones sin que se tenga que reunir
el comité de normas, y si el personal que participa pierde tiempo que debe dedicarse labor
diaria.
4.3. Una vez implementada la catalogación y ya en uso los catálogos el equipo que la realizó,
actuará como “seguidor” del cumplimiento a las normas establecidas. Esto permitirá constatar
dicho cumplimiento y, además, estar al tanto de los problemas que se presentan en su
utilización y de la importancia de efectuar cambios si fuese necesario.
4.4. Toda información, sugerencias, problema, y resultado, deberán tenerse en cuenta para analizar
si obtener conclusiones que permitan mejorar la catalogación efectuada, especialmente en
relación a descripciones, intercambiabilidad de piezas, nuevas necesidades, etc.
4.5. la catalogación es una labor permanente en la empresa, que no debe abandonarse al tener el
catálogo impreso y en uso, sino que debe mantenerse en el tiempo para mejorarlo, ya que
normalmente con el avance de la tecnología y la aparición de nuevos equipos y materiales, se
producirán nuevas necesidades signadas variedades que incorporar, así como la alineación de
que es que entran en desuso
Es por ello importante tener procedimiento adecuado para llevar a cabo las introducciones y
eliminaciones que sean necesarias y las cuales logística actuar como “Tito” para establecer la
importancia de la introducción de la nueva variedad y la imposibilidad de utilizar lo que se
tenga existencias entre los artículos normalizados; así como el procedimiento eliminación, en
los casos de artículos en uso.
4.6. Hay que tener en cuenta que el mayor impacto producido sobre la empresa con la catalogación,
se encuentra en etapa inicial, debido a la reducción de variedades, los que en algunos casos
pueden alcanzar hasta el 50% de los inventarios. Posteriormente y mediante el estudio y
análisis de las informaciones que se obtienen sobre materiales se mejorará la catalogación
hecha, sea por el reemplazo eliminación de variedades existentes, sea por el cambio de normas
ante la aparición de nuevos materiales o de los equipos.
6. Evaluación.
Una vez puesta en operación la catalogación, mediante el uso del catálogo, se deberá evaluar
y comparar el tiempo y dinero gastado en esta labor, con los ahorros obtenidos, para emitir
resultados que permiten que la alta dirección mantenga el apoyo del interés a la labor
realizada. La evaluación puede ser difícil pero es necesaria, y hay que difundirla informando
sobre la labor realizada y los alcances obtenidos en la catalogación de los materiales,
especialmente en indicadores como órdenes de compra emitidas, antes y después de la
catalogación; ahorro de espacio; disminución del tiempo de demora, mejoramiento de
servicios a los usuarios; etc. esta labor efectuada en la actualidad mediante los equipos de
procesamiento de datos y, significará aún más conforme avanza la tecnología en equipos, que
ya mediante una promoción adecuada puede hacer gran parte del trabajo, analítico.
7. Resultados de un programa de catalogación.
Efectuada la catalogación y puesta en uso del catálogo de materiales, los resultados que se
obtengan puede observarse en las diferentes dependencias de la empresa y sus actividades, las
que se producen en “ahorros de costos” que se mencionan a continuación:
7.1. Ingeniería.
- Desarrollo de listas de materiales conocidos y probados.
- Reducción del tiempo en el Liceo de las partes utilizables en la empresa, así como el sueldo
correspondiente.
- Reducción de especificaciones escritas, sobre los materiales existentes.
- Simplificación de la selección de artículos materiales comunes y del estado correspondiente.
7.2. Producción.
- La mejor variedad de equipos y maquinarias, permitirá la reducción de los inventarios de
repuestos, piezas partes para su mantenimiento, así como mejorará la manipulación de
materiales dentro de la producción.
- Mediante la continuidad de sus operaciones podrá fabricar un alto volumen de productos en
menos tiempo.
- El incremento a las presiones será uniforme.
- Significará el entrenamiento del personal permitirá desarrollar el conocimiento práctico.
- Reduce tiempos de inspección y control de calidad.
- Disminuir inventarios de herramientas y el mantenimiento de los materiales.
7.3. Logística.
En el área logística los ahorros de costos se puede observar en:
7.3.1. Abastecimiento.
- Permite adquirir grandes cantidades de pocos artículos.
- Puede comprar cantidades más económicas.
- Reduce los tiempos de adquisición.
- Elimina malos entendidos, aclaraciones sobre pedidos de materiales y disputas.
- Reduce el tiempo de negociación.
- Baja los costos de operaciones de las dependencias.
- Mejorar las relaciones externas e internas.
Existen también aquellos artículos o dispositivos de fijación que aseguran las piezas partes
del equipo y que generalizando se denominan “aseguradores” los se consideran a los pernos,
tuercas, tornillos, arandelas, pasadores, remaches, arandelas depresión, clavos, etc. y que se
encuentren en los almacenes en grandes cantidades, variedad, tamaños, diámetros, largos y
acabados.
Las variedades de estos materiales son los que proliferen en los almacenes de las empresas y
en ellos es posible conseguir ahorros bastante apreciables con la normalización.
Esta labor, en la actualidad, se efectúa con citas adhesivas blancas o listadas, de colores
llamativos y resistentes al uso.
Estas cintas al ser normalizadas como materiales de uso común para señalizar pasillos,
estantes y espacios libres han dado lugar a facilitar el trabajo, al ser muy durable la
señalización y reducir los costos de mano de obra y de mantenimiento.
1.1.7. Conclusiones.
Las áreas de los materiales que se han mencionado pueden ser de interés para muchas
empresas, ero cada compañía deberá determinar los láseres importantes por normalizar en
relación con el porcentaje de dinero que está gastando o invirtiendo las ediciones de los
materiales que utiliza. Hay que tener presente que cada empresa existe 1 a más importante y
que, normalmente no son las mismas, ya que depende de la finalidad, su naturaleza y el empleo
queda a los materiales el que haga destacar a 1 a sobre las otras.
En cada caso específico, el Comité normas de la empresa asignará elementos que iniciarán y
ejecutará la normalización debiendo preparar una serie de lugares aplicables en empresa, que
al desarrollarlas permitirá establecer las normas. Un ejemplo de interrogantes son las
siguientes:
- ¿Se está usando el mejor material, es más moderno y cuya adquisición permite una fácil
renovación?
- ¿Se emplea el número mínimo de tipos y tamaños, y se mantienen los inventarios de acuerdo
con las necesidades reales?
- ¿El material empleado tiene norma reconocida por la industria y el ITINTEC? sino es así, ¿Por
qué se usa?
- ¿La disponibilidad, entrega y precio de los materiales que emplea la empresa es buena
consistentemente a través del tiempo?
- ¿Los materiales que se usan, requieren medidas y de las de seguridad o controles especiales
para evitar riesgos en la planta la fabricación de nuestros productos?
- ¿La calidad es uniforme aceptable y facilita el empleo de mano de obra sin problemas a los
materiales?
- ¿Es posible manipular y procesar los materiales sin problemas dificultades? ¿Cuáles son estos,
en caso de presentarse, y que incidencia tienen en producción?
Las respuestas a preguntas como las expuestas líneas arriba, deben ser conscientes y aplicables
a la compra materiales en empresa, para lograr eficiencia. En caso de no serlo, la
normalización permitirá obtener la, lo que se reflejará en un buen mantenimiento y en la
reducción de variedades en el inventario.
También con la finalidad de normalizar las existencias, es conveniente clasificarlas en función
de su importancia para la empresa, para asignar ese control correspondiente y analizar la
posibilidad de disminuir la variedad mediante la normalización.
La clasificación la siguiente:
a) Materiales activos: agrupa los materiales que por su valor y/o consumo constituyen la mayor
parte del dinero invertido inventarios, y que por ello requieren “decisiones más frecuente” y,
lógicamente un control más continúo.
b) Materiales de movimiento moderado: artículos cuyo valor y/o consumo es equilibrado,
requieren el control normal.
c) Materiales misceláneos: agrupa a los artículos que requieren un mínimo de control y que gran
parte, al ser adquiridos, podrán cargarse directamente gastos.
d) Materiales de protección: agrupa aquellos artículos que potencialmente pueden interrumpir
las operaciones, por lo que es mejor tenerlos en almacén a no tenerlos. El control específico
para que siempre estén buenas condiciones.
e) Materiales y movimiento: agrupa los artículos que requieren se tome una decisión en cuanto
a: ¿qué hacer con ellos? Venderlos, rematarlos, donarlos o dejarlos en almacén.
Para clasificar los materiales es conveniente analizar los en función de:
- A cuánto asciende el valor del consumo anual:
- Entre qué montos del valor del consumo anual:
- El consumo anual es inferior a:
- El valor del consumo anual fue cero.
- Requiere de manipulación especial.
- Si falta por interrumpir las operaciones… por cuanto tiempo…
- Requiere almacenaje especial:
- Es de fácil adquisición:
- Su tamaños un problema:
- Es obsoleto:
- Está exceso:
- Se puede declarar en desuso disponible:
- Hay que mantenerlo inventario de cualquier forma:
- Se encuentran artículos similares… puede ser reemplazado…
Se debe asignar una letra entre A y D a cada respuesta sisó afirmativas, cuando se entregan
varias respuestas B se considera el artículo en la categoría más alta.
2. IDENTIFICACIÓN.
Hubiese definido, la identificación constituye la segunda etapa en el proceso catalogar
materiales y en ella se precisan las características primarias particulares de cada artículo, en
relación con las generales, de manera de asegurar su naturaleza específica y sus intereses en
otros materiales del mismo grupo; al mismo tiempo se terminara la denominación que le
corresponde aquella con la que se le conoce en empresa. Si el artículo fuese conocido por
varias denominaciones, se elegirá aquella con la cual se designará en la identidad, haciendo
notar o escribiendo las otras denominaciones con que pueda buscarse el material, para evitar
futuros errores.
Muchas veces la causa de la existencia de variedades innecesarias en los almacenes, se
encuentra la mala distribución de la denominación del material, en el uso de otros nobles o
marcas, ya que existen artículos en los que se designa por 56 nombres diferentes. Esta es la
razón por la cual debe escogerse el nombre que se empleará en la entidad.
Otra causa del aumento variedades innecesarias, la constituye el no contar con una norma que
define los rangos de “referencia” o “no preferencias” en relación con tipos tamaño de los
materiales lo cual aumenta no sólo las variedades, sino la acumulación de las falencias,
redundancias y existencias de poco o ningún movimiento, que ocupan espacio en almacén y,
sobre todo aumentan el capital inmovilizado de la empresa.
En estos casos la solución se encuentra en una acertada y nada ambigua identificación de cada
uno de los materiales empleados en la organización, de manera de separar los posteriormente
por grupos similares clases, las que pueden ser subdivididas a su vez en clases y secciones.
En ese etapas conveniente y necesario que los especialistas de cada área o dependencia de la
empresa, colaboren con los elementos de logística que tienen a su cargo la labor de
identificación especialmente los de producción ingeniería, en función de las operaciones de
fabricación, puede dar y acelerar la labor de identificar los materiales empleados por ellos
tanto en lo relacionado con los artículos que emplean en la manufactura como en aquellos que
se requieren para el mantenimiento de los equipos, maquinarias y herramientas que usan el
trabajo. El personal de identificadores ordenará los artículos según la identificación efectuada,
anotará la excepción y las características de cada artículo, agrupando los por su similitud y
por las normas definidas con anterioridad.
El planeamiento de la identificación debe realizarse cuidadosamente, así como control de la
labor realizada. Si la empresa tiene sus materiales ordenados y separados por familia, el
trabajo de identificar es bastante sencillo; pero los casos en que existe gran variedad de
artículos, sin control, ordenamiento ni coordinación, la labor de identificación se complica,
haciéndose difícil y delatada en el tiempo. En estos casos la intervención de especialistas de
la empresa, de proveedores y, a veces, defensores contratados por su especialización, es muy
importante para el conocimiento de los materiales y de sus características particulares, lo cual
facilita la labor y proporciona información exacta y verás de todas las existencias del almacén.
Es posible que en algunos casos, la identificación requiera de la observación y experiencia el
personal que utilizará materiales, para definir la información que debe ser registrada en las
tarjetas o formularios descripción, incluyendo las especificaciones normalizadas que se hayan
seleccionado y adoptaron empresa. Dicho registro se evitan pérdidas de tiempo y de datos y
asegurar la continuación de la tarea de catalogación iniciada.
El personal que aporta su conocimiento y experiencia para el ordenamiento e identificación
de cada grupo de materiales, deberá ser relevado de otras responsabilidades mientras dure su
asignación esta labor.
La identificación de los materiales que, posteriormente, serán clasificados y codificados, debe
empezar poniendo a preguntas que facilitan la tarea, por ejemplo:
- ¿cuál es la naturaleza específica de este material?
- ¿qué diferencias existen entre éste y otros materiales similares del grupo?
- ¿Cómo descubrir correctamente este artículo en relación con los otros de la misma familia?
- ¿Cuantos materiales está identificada?
- ¿Cuáles son los materiales de más fácil identificación?
- ¿Cuantas repeticiones se han encontrado en artículos conocidos por diferentes nombres, para
cuyas características son idénticas?
- ¿Cuáles son las características principales de este material?
- ¿Se puede eliminar este artículo, de acuerdo con las normas establecidas?
- ¿Se ajusta a las normas? ¿Es similar?
- ¿En qué otra forma puede encontrarse este artículo? ¿Con qué descripción?
Éstas y otras preguntas facilitarán la plena identificación de cada material y permitirán
preparar las tarjetas solicitados de descripción, cuya suma total al terminar la labor, permitirá
continuar con las otras etapas y proporcionará datos originales para futuras referencias,
facilitando la normalización, uniformidad y significación de los inventarios. Los términos que
se utilicen en las descripciones deben estar acordes con las normas emitidas y su utilización
por el personal de la empresa debe ser constante.
Una vez que los artículos se han identificado, se agruparán según la clase de información
significativa que proporcionen evitando las superposiciones, duplicidades, y excesos en la
variedad de los materiales. La revisión de estos grupos y su comparación con las normas,
permite efectuar algunos cambios a criterio de la Comisión de normas y de la dirección de la
catalogación, de manera de obtener la descripción exacta que se pondrá en uso en la empresa,
la cual debe emplear términos conocidos y uniformes, para lograr en el futuro un
mantenimiento del catálogo resultante, y una utilización amplia y flexible.
3. CLASIFICACIÓN.
La clasificación, de acuerdo con la definición dada al iniciar este capítulo, consiste en el
sistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus
características comunes, su uso y su naturaleza y su de separación por clases,, según sus
diferencias fundamentales. La clasificación innecesaria para ordenar los materiales mostrando
el significado de la información que se desea proporcionar, teniendo en cuenta la cantidad de
detalle que considere conveniente incluir y el costo que justifique la información. Al efectuar
la clasificación se debe analizar las descripciones y características consideradas en la
identificación, de manera de lograr un buen balance entre la cantidad de detalles que se ha
incluido en la denominación y la descripción del artículo y el costo que la incorporación de
dichos detalles en el catálogo demandaría; así se establecería si este valor encontrado justifica
la información que se quiere proporcionar ocios mejor modificarlo detalle reduciendolos.
Como se indicado anteriormente la tarea de clasificar los materiales efectúa sobre las tarjetas
o listados de descripción, producto de la identificación las cuales se juntan según la naturaleza
de los materiales como primera tarea, prescindiendo del origen, uso final, o cualquier otra
agrupación, en razón de que el mismo artículo puede aparecer en más de una de las
clasificaciones posteriores. De esta manera se provee la posibilidad de duplicaciones y se está
en condiciones de detectarlas. Una vez reunidas las tarjetas de descripción naturales del
material, se analizan las características significativas y se elige una para iniciar el
ordenamiento de cada agrupación informar las plazas que incluirá toda la variedad de artículos
existentes, separados por sus diferencias fundamentales. La separación por estas diferencias
que se han mencionado, permite la subdivisión de cada clase y niveles de clasificación más
bajos como subclases, secciones, grupos, etcétera. Los materiales que no tenga significación
para la empresa serán separados en un agrupamiento especial para ver qué se hace con ellos.
De esta manera la labor que se realiza se orienta hacia la significación de existencias y
eliminación de variedades innecesarias, lo que facilita la revisión de costos de procedimiento.
La clasificación de los materiales, efectuada minuciosamente, presenta las siguientes ventajas:
- El ordenamiento función de las características fundamentales facilita la detección de los
duplicados o similares.
- Se evita la inclusión de materiales duplicados.
- Permite que cada clase exista un lugar para cada artículo, en función de sus características
fundamentales.
- Se controla la posterior inclusión de nuevos materiales y siempre se tiene presente el
reemplazo que existe el almacén.
- Facilita la agrupación de artículos misceláneos que no son lo suficientemente importantes para
justificar clases separadas.
- Da lugar a trabajos preliminares que facilitan la clasificación final. El tiempo empleado estos
trabajos preliminares, se justifica por los mejores resultados que se consigue y la posibilidad
de dar así fluidez en el acopio de datos y en las operaciones.
- Permite utilizar al personal de acuerdo con su experiencia y conocimientos de manera de hacer
más segura la clasificación así como la identificación y las descripciones.
- Da lugar a una colaboración más estrecha entre personal de logística de los usuarios.
Como ejemplo de la clasificación de materiales que una empresa puede realizarse muestra
continuación algunas clases que generalmente, se encuentran en todas las empresas
industriales. Así tenemos:
- Material de ferretería en general.
- Rodamientos, repuestos y accesorios.
- Pinturas, barnices y otros revestimientos de protección, equipos para pintar, repuestos y
accesorios.
- Productos básicos de metal.
- Material para instalaciones eléctricas.
- Vehículos automóviles. Respuesta accesorios.
Entre muchos otros las que se pueden posteriormente subdividirse en función a la variedad de
materiales que cada clase tenga.
Como ejemplo de subdivisión de las clases veremos los siguientes:
Subclases o secciones:
- Aseguradores: la voz, lechugas, pernos, prisioneros, tornillos, etcétera.
- Cerrajería: cerrojos, deportes, chapas, bisagras, etcétera.
- Arandelas, anillos, huachas y artículos similares.
- Poleas, soportes, teclas y artículos similares.
Clase:
- Herramientas de mano y portátiles mecanizadas.
- Repuestos y accesorios.
Subclases o secciones:
- Herramientas para buscar y ajustar. Repuestos y accesorios.
- Herramientas de corte, calafeteo y pulido. Repuestos y accesorios.
- Herramientas de extracción, escareo y comprensión. Repuestos y accesorios.
- Herramientas de medición, calibración y nivelación. Respuesta y accesorios.
Clase. Productos básicos de metal
Subclases o secciones:
- Alambres, flejes, zunchos, cables, cadenas.
- Barras, varillas.
- Platinas.
- Perfiles especiales: vigas, canales, tees.
- Planchas.
Como se puede apreciar con los ejemplos dados, la división de las clases efectúa en función a
la variedad de tipos de material que se ten en la empresa y la agrupación que se desea hacer.
4. CODIFICACIÓN.
La etapa final de la catalogación consiste asignar números, letras u otros símbolos, de manera
de describir cada artículo por las características que le pertenecen. Asignar un símbolo código
a cada material permite diferenciarlo de los demás y evitará la duplicidad o el aumento de
variedades. En el proceso de catalogar los materiales, la codificación sigue a la clasificación
y consiste una labor ardua para la cual se debe estar preparado, es decir haber definido el
número de elementos que tendrá el código y como estarán representadas en las clases,
subclases, ordenamiento e ítems; de igual manera haber establecido tablas de equivalencia
para ordenamiento alfabético numérico y haber preparado todas las instrucciones que
ayudarán a la codificación y posibilitarán la reducción del tiempo en la asignación de códigos.
Es muy común que se confunda la catalogación con la codificación, pues esta etapa final es
la que culmina el proceso iniciado con la normalización y, se puede decir que mientras no se
hayan asignado los códigos a cada artículo no está completo el trabajo. De allí que muchas
empresas consideran que asignar códigos a los materiales y tener listados de los artículos
codificados el disponer de un catálogo. Nada más erróneo, pues dicha asignación sólo
constituye el paso final de proceso, pero no todo el proceso y con ello se habrá conseguido
designar los materiales por un símbolo arbitrario que normalmente, no simplifican las
existencias, ni eliminará variedades, ni bonifica la designación de materiales similares o
idénticos, es una las principales finalidades de la catalogación para reducir costos.
En la codificación se presenta problemas, principalmente en la selección y disposición de los
símbolos que formarán el código del material, los cuales hay que prever teniendo como
objetivo que la codificación debe facilitar el procesamiento y uso de la información contenida
en el código, y debe considerar para el futuro las expansiones que puedan presentarse y la
intercalación de nuevas variedades dentro de las clases establecidas.
La labor de codificar materiales demanda tiempo y personal para preparar el realizar la
codificación, sin embargo los ahorros potenciales que pueden lograrse mediante el empleo de
mejores procedimientos y la mayor fluidez el proceso de adquirir y solicitar materiales, así
como en la remisión de datos y la realización de las operaciones logísticas justifican el tiempo
que se dedica codificar y el empleo del personal que tenga que hacerlo.
4.1. Organización para iniciar la codificación.
Desarrollar códigos, sea para iniciar la codificación de los materiales en empresa, sea que ésta
ya tenga códigos y haya que renovarlos, exige una revisión completa y exhaustiva de los
materiales que hay que incluir en la codificación, lo mismo que las necesidades que tiene la
empresa en relación a los símbolos por emplear, y la posibilidad definir el número de
elementos que tendrá el código.
Antes de tomar la decisión sobre el tipo de símbolo emplear, el tamaño del código, las
características que se incluirán, etcétera es aconsejable iniciar el trabajo revisando los
objetivos básicos de la catalogación y dar respuesta a preguntas que, uno mismo debe hacerse
o recurrí a otras personas.
Como ejemplo de las preguntas que pueden plantearse se citan las siguientes:
a) ¿Qué información se requiere para evaluar resultados y tomar decisiones inteligentes?
b) ¿Qué información debe ser proporcionada en lo relacionado con materiales?
c) ¿Cuantos detalles es necesario considerar? ¿En qué forma puede presentarse dicha
información?
d) ¿Cuál es la utilidad de los datos a proporcionar?
e) ¿Con qué frecuencia se requiere la información?
f) ¿Es la información adecuada para futuros requerimientos, teniendo en cuenta otros materiales
que pueden ser incorporados y la mejora o cambios en el equipo de procesamiento de datos?
g) ¿Cómo pueden desarrollarse los códigos y que número de elementos se considera
indispensables? ¿Qué dice el jefe de procesamiento de datos al respecto?
Al obtenerse las respuestas a las preguntas expuestas en esta parte, se podrá formular el plan
y método que se adoptará, con la seguridad de lograr el objetivo que se le haya asignado,
simplificar las actividades y los procedimientos, eliminando aquellos que es inadecuado
obsoleto.
4.2. Tipos de código emplear.
Se ha indicado que los principales problemas que se presenten en la codificación, se refieren
a la selección del símbolo a a utilizar y a la disposición que se les dé dentro del código que se
intenta formar. Para evitar esos problemas es conveniente conocer los diferentes tipos de
código que se pueden emplear y la utilización que de ello se puede hacer, una vez que se ha
efectuado el análisis del método que se haya seleccionado en función de las necesidades de
información y del equipo de procesamiento de datos que se tienen la empresa o que se piensa
emplear en el futuro.
La decisión a tomar se concreta a determinar el tipo de código símbolo que se usará y el
número de elementos que constituirán el código total de cada material, en relación con la
clasificación que se ha realizado. Por ello es conveniente conocer los diferentes tipos de
símbolos que pueden elegirse.
a) símbolos numéricos y alfabéticos. El código puede utilizar números, letras o la combinación
de ambos, sin embargo existe una Preferencia por los números, origina en la mayor facilidad
con que los equipos de procesamiento de datos trabajan en este tipo de símbolos. Un análisis
de estas formas de simbolización permitirá encontrar las ventajas de cada una, lo cual orientará
al responsable de la codificación para tomar las decisiones del código a emplear:
- Símbolos alfabéticos. Se puede abarcar más clasificaciones con una sola posición, ya que si
se utilizan todas las letras se dispondrá de 26 símbolos alfabético os; en cambio sí se usa
números en una sola posición sólo tendrá disponibles del cero a nueve ósea 10 símbolos.
El símbolo alfabético al emplear las primeras letras o sílabas del nombre de artículos sugiere
dicho nombre, pero hay que tener presente la existencia de muchos nombres que comiencen
por las mismas letras o sílabas, lo cual hace necesario el uso de símbolos adicionales alfabético
su numéricos para astilleros ítems uno del otro.
En símbolos cortos, el símbolo alfabético se utiliza con facilidad, pues son suficientes pocas
letras, pero en símbolos largos el uso de letras es bastante engorroso y complica los
procedimientos y la utilización de los códigos. En la práctica se presenten más equivocaciones
al emplear letras.
- Símbolos numéricos. Elimina las equivocaciones si cumple con identificar con facilidad los
artículos representados por el código.
Permite indicar la posición relativa de los símbolos y establecer el número de artículos
existentes entre dos símbolos. Así se tiene que no es muy clara la diferencia entre F y P,
mientras 06 y 16 se pueden determinar con facilidad el número de artículos que los separa.
Permitir mayor facilidad para el empleo de equipos mecanizados de procesamiento de datos
y por ello son generalmente preferidos al catalogar.
Son fáciles de recordar en símbolos cortos y largos, pero en estos últimos es mejor fraccionar
en grupos de 3.
b) Símbolos de nemónicos. Los símbolos cuando sea posible debe ser significativos en lo que
ello representa, ayudando así a la memoria de recordar las características principales de los
artículos por los símbolos que se utilizan.
En el caso de utilizar símbolos alfabéticos, ellos pueden sugerir los nombres de los artículos
que representa. En el caso de los símbolos numéricos pueden emplear para identificar
características tales como tamaño, peso, capacidad, etcétera otras características expresadas
numéricamente y que muchos casos permiten diferenciar artículos de igual descripción. Como
ejemplo citaremos el siguiente:
Código Descripción
18 Materiales eléctricos
1806 Lámparas incandescentes
180600201 Lámparas incandescentes
de 20 watts
18060025 Lámparas incandescentes
de 25 watts
18060040 Lámparas incandescentes
de 40 watts
18060100 Lámparas incandescentes
de 100 watts
18060250 Lámparas incandescentes
de 250 watts
- Códigos de grupo. El ordenamiento los códigos en grupos o campos, para designar las
clasificaciones efectuadas y a las cuales pertenece el artículo codificado es conocido como
código de grupos.
31-clase
08-su clase o sección
2467-ítem
- Código decimal. Este tipo de código se utiliza el punto decimal con designaciones e izquierda
derecha de él, es más comúnmente utilizado en bibliotecas, oficinas postales, etcétera para la
codificación de libros y correspondencia, donde la clasificación se basa en el sujeto.
- Como se codifican gran cantidad artículos, es importante incluir en el plan de codificación la
asignación de códigos únicos para cada artículo, lo cual es posible controlando el número de
código que se asignó al artículo, mediante la información que se tiene acerca de él.
- Entrenamiento el personal con la finalidad de seleccionar aquellos cuya aptitud para manejar
números permite escogerlos para el mantenimiento al catálogo.
- Utilización máxima de pre perforaciones para eliminar errores en la codificación y
transcripción.
- Establecimiento de códigos numéricos tan corto simples como sea posible.
- Entrenamiento del personal, ajeno materiales en el uso de los códigos.
En base lo indicado es conveniente establecer una clase para dichos materiales que se denominará
“material solicitado para entrega directa al solicitante, sin detención ni stock en el almacén”
puede secciones corresponderán a las dependencias forma la empresa.
m. Preocupación principal para la dependencia de logística es que dispone de una biblioteca de
catálogos de productos de equipos, maquinarias y materiales en uso, con la finalidad de que
el personal que realice la identificación tenga elementos de consulta para llevarla a cabo.
n. Los artículos que pueden ser intercambiables en las diferentes maquinarias, equipos,
vehículos, etcétera empresa, tales como rodamientos, fajas, retenes, etcétera se deben separar
en clases especiales teniendo presente que alguien sitial o se considere en la distribución los
equipos, maquinarias, vehículos, etcétera donde son utilizados y con qué códigos del
productor se reconocen.
Además en las clases correspondientes a la maquinaria, equipo, vehículos, etcétera deberán
considerarse en el código correspondiente a su clase especial. En esta forma podrá ser buscado
por el usuario como artículo especial o como parte de la maquinaria, equipo, vehículo,
etcétera.
o. Para evitar posibles ubicaciones de artículos, es conveniente que las designaciones se hagan
en un solo idioma y que en cada subclase no se mezclen los idiomas. Se puede utilizar dos al
mismo tiempo para todos los artículos conforman la subclase, pero no alterar los al escribirlos.
p. Se recomienda que la codificación de artículos nuevos efectúe sobre la “requisición por
materiales” enviada a compras Alicia la adquisición. En esta forma se evitará utilizar
clasificaciones provisionales, porque en la llegada de los artículos nuevos, y eso dispone de
su respectivo código. Sin embargo siempre, es conveniente disponer de una clase para
“clasificación provisional”, en razón de que nunca faltan compras urgentes que aluden el
trámite o procedimiento de compras. Para esta clase debe recomendarse y al finalizar cada
mes se revise, al final de trasladar a su clasificación definitiva los artículos que en ella se
encuentran.
q. Junto con la Clasificación tentativa de materiales y entre los anexos de las instrucciones para
catalogar, deben considerarse la codificación de las unidades de espacio.