CURSO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 2 EVIDENCIA 3
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

ANA MARIA ZULUAGA DELGADILLO

PRESENTADO A:

PROFESOR MAURICIO AFANADOR GUTIERREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

FORMACION COMPLEMENTARIA

SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA

JULIO DE 2018
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
CLASE DE DIFERENCIA
USO
DOCUMENTO
DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO

Es producido, recibido y conservado como Consiste en el registro de información, generada,

resultado del proceso natural de la actividad o recibida, almacenada y comunicada por medios
gestión de una persona o entidad pública o electrónicos, que permanece en estos medios durante
privada, en cumplimiento de sus funciones o su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
fines jurídicos y/o administrativos y en razón de sus actividades y debe ser tratada los
conservados como prueba, información y principios y procesos archivísticos.
continuidad de gestión.
Posee las características de autenticidad, integridad,
Es toda expresión testimonial, en cualquier fiabilidad y disponibilidad.
lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita,
CLASE DE textual o gráfica, manuscrita o impresa, en
DOCUMENTO lenguaje natural o codificado, en cualquier
soporte documental así como en cualquier
otra expresión gráfica, sonora, en imagen o
electrónica), generalmente en ejemplar único,
(aunque puede ser multicopiado o difundido
en imprenta), de carácter auténtico, objetivo e
imparcial, esencialmente administrativo y/o
jurídico, generado en cualquier fecha, de
forma automática y espontánea, conservado
íntegro en forma original, indivisible, seriado o
unido a otros de su especie por un vínculo
originario y necesario, interdependiente o
interrelacionado
 

 El registro esta acogido en un medio, cuya  Recoge información en un medio cuyos símbolos solo
información se hace accesible a través de pueden ser leídos por un ordenador.
símbolos implícitos en él.
 Su contenido puede ser separado de su soporte
 El contenido es inseparable de su medio o original, para ser transferido a otros.
soporte.

 Su autenticidad depende del hardware y software en

el cual fue creado, y esta solo se podrá mantener si se
 Su valor probatorio se mide por las conserva en su estructura original.
características de autenticidad, entre ellas la
DIFERENCIAS
firma.  La estructura física de un documento electrónico
carece de importancia y no es válida para determinar
la autenticidad de la información que contiene, ya que
se modifica al pasar de un soporte a otro.
 La estructura física permite identificar cada
documento y representar los elementos de su  Permite un ahorro en el espacio al necesitar
estructura interna (campos, márgenes, mayoritariamente un PC, para almacenar los
párrafos...). Se trata de la estructura que le dio documentos.
el creador al documento.

 La preservación de estos nuevos documentos

 Guardar una gran cantidad de papeles
durante mucho tiempo, se pueden juntar
muchos archivadores y requerir una gran
cantidad de espacio.
también difiere, ya que el tiempo que se estima que se
puede conservar el soporte electrónico varía entre
cinco y treinta años, según qué soporte sea. A esto se
suma la rapidez con que se vuelven obsoletos los
sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer
de unos soportes a otros para poder seguir
 accediendo a la información. Por tanto, el modo de
preservar estos documentos conlleva la copia
constante de unos sistemas a otros.
Este generalmente es utilizado para llevar a cabo una
administración y todos aquellos documentos
importantes escritos en papel pueden ser
remplazados por este método dando una satisfacción
pues podrán ser modificados, remplazados e incluso
facilitara al operador administrar y archivar cualquier
 Puede ser usado para la planeación, la tipo de documento.
asignación de recursos, la toma de Al realizar dichas actividades se puede demorar
decisiones, el control administrativo y en menos tiempo, ya que es mucho más sencillo.
general, todo lo que tiene que ver con la
agilidad, economía y eficiencia de la gestión Los principales escenarios de uso de los documentos
administrativa. electrónicos en el Gobierno de Colombia pueden ser
los siguientes:
USOS  Es garantía de los derechos de los grupos
humanos relacionados con la institución,  Documentos electrónicos presentados por
memoria de esta relación y de la práctica ciudadanos a las entidades.
social que regula.
 Documentos electrónicos generados y utilizados
 Los documentos son la materia prima de los por las entidades.
archivos, dan lugar a la existencia de ellos y
exigen el concurso de personal especializado  Documentos electrónicos enviados por las
para su manejo. entidades, considerados como finales, a los
ciudadanos.

 Documentos electrónicos almacenados en un

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo - SGDEA.
 Documentos electrónicos generados a partir de un
soporte físico para su almacenamiento y/o envío a
los ciudadanos.

 Documentos electrónicos puestos a disposición

de la ciudadanía a través del portal institucional
de las entidades.