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Antecedentes 3
Panorama de los Archivos Municipales de México 5
Situación original del Archivo Municipal de Monterrey 7
Proyecto de Modernización del Archivo municipal de Monterrey
Justificación 8
Normatividad archivística 8
Tecnologías de la Información 9
Desarrollo del proyecto
Reubicación del Archivo Municipal de Monterrey 12
Catalogación, captura y digitalización. 12
Resultados 14
Conclusiones 17
Bibliografía 19
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Antecedentes
Los Archivos son el alma cultural de los pueblos, fuente para defender sus derechos,
fundamentos de su juricidad, centro neurálgico de la toma de decisiones de una buena
administración y sede, por excelencia, de investigaciones históricas
De tal suerte, los archivos han sido tomados en cuenta en estos procesos de
modernidad tecnológica, incluyendo en sus procesos el apoyo que los sistemas
informáticos proporcionan para un correcto manejo de la información documental
generada por las instituciones en el desarrollo de sus funciones
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La tecnología puede ser un elemento importante para que la información se
encuentre disponible y pueda ser utilizada con fines institucionales o de investigación,
pero es importante resaltar que sin los procesos archivísticos de organización,
descripción, expedientación, clasificación y ordenación entre otros, se reduce la
efectividad de la misma.
Como regla básica de los archivos, debemos observar que no puede existir
automatización sin sistematización de los procedimientos que en materia archivística se
llevan acabo en nuestras instituciones, ya que la omisión de esta regla, puede llevar a
cometer errores que en lugar de optimizar el trabajo archivístico, lo obstaculicen.
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Panorama Archivístico de México
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conviene llamar la atención sobre el hecho de que cerca de un 40% de
instituciones declararon no disponer de una sala de consulta o espacio
específicamente adecuado para ello o, en cualquier caso, dotada de los recursos
necesarios.
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Situación original del Archivo Municipal de Monterrey
Infraestructura
Instalaciones
Régimen: Instalaciones propias
Antigüedad: 25 años
Condiciones de seguridad: No
Control de temperatura y humedad: No
Depósito de documentos
Superficie: 385 metros lineales
Recursos tecnológicos
Número de computadoras:1
Reproducción en microfilm: No
Fotocopiadora: No
Reproducción digital: No
Recursos humanos
Personal: 6
Distribución ocupación archivística: 33%
% de personal con instrucción archivística: 0%
Régimen legal:
Reglamento interno: No
Pertenencia a asociaciones: No
Presupuesto anual propio: No
Datos Archivísticos
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Proyecto de Modernización
Justificación.
Como resultado de las condiciones arriba descritas, el Archivo Municipal de
Monterrey se encontraba en total abandono por los investigadores, historiadores y la
comunidad en general, ya que desconocía los fondos documentales con los que contaba.
Como se mencionó anteriormente, solamente el 7% de su acervo contaba con algún
catálogo. De esta manera, la frecuencia de consulta oscilaba alrededor de las 360 visitas
anuales. Se planteó entonces, diseñar un Proyecto de Modernización del Archivo
Municipal de Monterrey que contemplara:
1. Reubicarlo a un edificio que cumpliera con los estándares para los edificios
que albergan Archivos.
2. Clasificar el acervo histórico acorde a normativas internacionales.
3. Digitalizar los documentos originales para su consulta virtual, ya que muchos
de estos, sobre todo del siglo XVII y XVIII, se encuentran en malas
condiciones y peligran al ser manipulados directamente.
4. Crear un catálogo electrónico que facilitara la búsqueda de documentos.
5. Establecer un reglamento interno para evitar la discrecionalidad de servicio y
establecer procedimientos operativos y administrativos.
6. La realización de los puntos anteriores, en el transcurso de un año.
Normatividad Archivística.
Como mencionamos anteriormente, nuestro Archivo no contaba con el personal
suficiente ni capacitado para realizar efectivamente labores Archivísticas. Por lo anterior
realizamos convenios de colaboración con el Archivo General del Estado de Nuevo León
y el Archivo General de la Nación para que capacitara a nuestro personal en estándares
de descripción.
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Decidimos catalogar nuestros fondos documentales aplicando la norma ISAD (G)
(Norma Internacional para la Descripción de Archivos, por sus siglas en inglés), para
homologar criterios de clasificación, y contar con una descripción lógica de nuestro
Archivo que proporcionara a los investigadores de diferentes países un panorama claro
del contenido de nuestro acervo. La Norma define 26 elementos que se agrupan en áreas
de identificación, contexto, contenido y estructura, acceso, documentación asociada y
notas, de los cuales solamente 5 son indispensables y que formaron parte de nuestra
estructura de 12 elementos.
• Código de referencia
• Título
• Fecha de creación
• Fondo
• Sección de fondo
• Serie
• Lengua
• Lugar
• Volumen
• Notas
• Localización de documentos
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Una vez que decidimos digitalizar nuestro Archivo, nos dimos a la tarea de buscar un
equipo ideal para realizar esta labor, ya que la mayoría de nuestros documentos se
encontraban encuadernados y algunos con tamaños no convencionales.
Concluímos que el equipo ideal sería un escáner tipo panorámico, el cual no daña
los documentos al evitar descargas intensas de calor y de luz y evitar la manipulación
extrema de los mismos.
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En este renglón, en el mercado existen ya diferentes sistemas que se pueden
adquirir para la administración de documentos electrónicos, sin embargo se decidió
desarrollar un sistema especialmente diseñado para nuestro acervo por las siguientes
razones:
• Agilizar la captura al adaptar la pantalla del programa para tal fin, a las
características de la clasificación existente.
• Definir una aplicación que permita registrar en forma electrónica la clasificación de
los documentos con base en la norma ISAD(G).
• Construir un índice electrónico contenido en base de datos al que se pueda tener
acceso desde diversas plataformas, como redes locales o Internet.
• Reducir costos por concepto de licencias de uso de software.
• Se eligió el Delphi por la confiabilidad de su compilador y la amplia plataforma de
soporte para el producto.
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Desarrollo del Proyecto.
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Se digitalizó cada página clasificada y capturada y finalmente se integró la base de datos
con las imágenes digitalizadas para almacenarse en un servidor central que respalda todo
el Archivo Histórico de Monterrey.
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Resultados
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Al finalizar las 52 semanas programadas, logramos describir, capturar y digitalizar
604,346 páginas de nuestra historia que datan desde 1598 hasta 1860 a través de 69,680
fichas electrónicas, lo que representa un 40% del acervo.
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Una muestra de lo que impacta las tecnologías de la información y la aplicación de
normatividad archivística para mejorar el acceso a los archivos, lo es nuestro proyecto, ya
que se ha incrementado de manera exponencial las consultas mensuales a nuestro
acervo.
Promedio de consultas mensuales al Archivo Histórico de Monterrey.
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Conclusiones
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información con los gobiernos que lo generan. En este panorama ideal, los Archivos se
encargarían de regular la manera de generar la documentación, su clasificación,
catalogación, localización, vigencia y acceso. En este panorama se podría planear
necesidades de infraestructura, al conocer la cantidad de información que se generará en
los próximos años además de generar archivos de área, de concentración e históricos
bastante dinámicos.
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Bibliografía
Why Digitize?
Abby Smith
Council on Library and information resources
Washington D.C.
1999
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