HOJA DE CONTROL CRUZADO PARA DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS

Dependencia Productora:
Centro Costo:
Subserie Documental:
Unidad Documental:
Fecha Transferencia:

Información Electrónica
Documentos de Folios
Fecha (*)Signatura
Archivo físico N°
Archivos
(*)Ruta de almacenamiento

Nombre, responsable de la transferencia: ___________________________________

Firma, responsable de transferencia: _______________________________________

(*)Nombre, responsable de la revisión en

Administración Documental: ___________________________________

(*)Fecha, revisión en Archivo Central: ___________________________________

Nota: Los campos identificados con (*) son diligenciados en el Departamento de

Administración Documental.

Ayuda para diligenciar el Control Cruzado Documentos Físicos y Electrónicos.

Tenga en cuenta las siguientes referencias para diligenciar el formato:

 Dependencia Productora: Se registra el nombre de la dependencia donde se expiden los

documentos.

 Centro de Costo: Se registra el centro de costos de la dependencia.

 Subserie: Se registra el nombre de la subserie documental, tomando como base el Cuadro de

Clasificación Documental.

 Unidad Documental: Se registra el nombre de la unidad documental (carpeta).

 Fecha Transferencia: Se registra la fecha en que corresponde realizar la Transferencia

Documental Primaria.

 Documento de Archivo: Se registra el contenido de la documentación a transferir,

independiente de su soporte (físico-electrónico), que tiene relación directa con la unidad
documental, contemplado en la Tabla de Retención Documental.

 Fecha: Se registra la fecha del documento.

 Folios físicos: Se registra el rango de folios de la unidad documental.

 Signatura: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administración Documental, una

vez esté revisada y aprobada la transferencia.

 Número de archivos: Se registra el número de archivos que conforman la unidad documental

electrónica.

 Ruta de almacenamiento: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administración

Documental, una vez esté revisada y aprobada la transferencia.

 Nombre, responsable de la transferencia: Se registra el nombre de la secretaria

(funcionario) encargada de realizar la transferencia al Archivo Central.

 Firma, responsable de transferencia: Se registra la firma de la secretaria (funcionario)

encargada de realizar la transferencia al Archivo Central.

 Nombre, responsable de la revisión en Administración Documental: Este espacio se

diligencia en el Departamento de Administración Documental, una vez esté revisada y
aprobada la transferencia.

 Fecha, revisión en Archivo Central: Este espacio se diligencia en el Departamento de

Administración Documental, una vez se esté revisada y aprobada la transferencia.