EL ARCHIVO

CONCEPTO DE ARCHIVO

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español La Ley 16/1985 de 25 Junio de Patrimonio Histórico
Español define los Archivos: Son archivos los CONJUNTOS ORGÁNICOS de documentos, o la reunión
de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión
administrativa. También se entiende como archivo el lugar físico donde se reúnen, conservan,
ordenan y difunden.

PRINCIPIO FUNDAMENTAL DE LOS ARCHIVOS: TODOS LOS DOCUMENTOS TIENEN UN CARÁCTER ÚNICO.

Se trata del Principio de Unidad. O sea, que nunca pueden repetirse dos documentos.

Características:

1) Integridad
2) Autenticidad
3) Objetividad

CLASES PRINCIPALES DE ARCHIVOS: criterios de titularidad y finalidad de los archivos.

A - SEGÚN SU TITULARIDAD: PUBLICOS o PRIVADOS.

 Archivos Públicos: son los que recogen los documentos que tramita la administración e
instituciones de interés público. A su vez podemos clasificar estos archivos públicos por sus
funciones o por el ámbito territorial de los mismos:

Archivos Públicos Según Ámbito Funcional:

 Archivos Generales: Archivo Histórico Nacional, Archivo de Simancas, Archivo de Indias y

Archivo de Alcalá de Henares

 Archivos Especiales: Archivos Reales Cancillerías de Valladolid y Granada. Archivo del Palacio
Real. Archivo del las Cortes. Archivo Militar de Segovia.

Archivos Públicos Según Ámbito Territorial:

 Archivos Ministeriales: Hacienda y Asuntos Exteriores

 Archivos Regionales: Archivo de la Corona de Aragón, Valencia, Mallorca, Galicia y Navarra.
 Archivos Provinciales
 Archivos Municipales

 2. Archivos Privados: son los que se forman por documentos que se recopilaron por personas o
entidades privadas, sujetas al derecho privado. Pueden ser NOTARIALES, DE PROTOCOLO O y
ECLESIÁSTICOS

 Archivos Privados Notariales o de Protocolo: tienen un carácter SEMIPÚBLICO.

 Archivos Privados Eclesiásticos: A su vez se subdividen en:

o Catedralicios
o Monacales
o Parroquiales
o Particulares.
B- SEGÚN SU FINALIDAD (MUY IMPORTANTE): ADMINISTRATIVOS O HISTÓRICOS. (Decreto 914/1969 de 8 de Mayo)

 Archivos Administrativos: Los archivos administrativos son los que conservan los documentos
útiles para el funcionamiento ordinario de la administración. De ellos se encargan las entidades y
organismos que los producen y gestionan.

Podemos clasificar estos Archivos Administrativos por un CRITERIO CRONOLÓGICO:

 Archivos de Gestión: Se trata de los archivos que guardan los documentos con plena vigencia.

 Archivos Centrales: Existe uno en cada Ministerio. Las administraciones remiten ANUALMENTE al
archivo central del ministerio correspondiente la totalidad de expedientes en que se dictasen actos
administrativos de resolución que afecten a los derechos o intereses del Estado o de los
administrados, cuando haya devenido FIRMES y se hayan EJECUTADO TOTALMENTE.

 Archivos Intermedios: el Archivo General De la Administración Civil recoge, selecciona, conserva

y dispone los fondos documentales de la Administración pública que CARECEN DE VIGENCIA
ADMINISTRATIVA, con fines de INFORMACIÓN E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA.

 LOS ARCHIVOS CENTRALES se traspasan a los 15 AÑOS al Archivo General de la Adm. Civil.

 A los 25 AÑOS la documentación se traslada de éste al Archivo Histórico Nacional.

 Archivos Históricos: conservan la documentación de los archivos intermedios que perdieron por
completo sus posibilidades de actividad administrativa. Se valoran uno a uno antes de decidir su
conservación en los archivos históricos:

 Archivo Histórico Nacional: este archivo fue creado en 1886 y está ubicado en Madrid.

 Archivo General de Simancas: Archivo Real de la Corona de Castilla en Simancas

(Valladolid). Data de 1540 y contiene archivos entre el siglo .XV y el siglo .XVIII.

 Archivo de la Corona de Aragón: Esta en Barcelona y data del siglo IX. Es uno de los
archivos medievales más importantes del mundo.

 Archivo General de Indias: Fue creado en 1781 por Carlos III.

EL ARCHIVO DE GESTIÓN

Hay Archivos de Gestión en todas las Administraciones Públicas: la Administración Central, la Administración
Autonómica y la Administración Local, en todos los niveles administrativos. El funcionamiento es muy similar en
todos los casos.

En cada archivo de gestión se custodian los documentos que tienen una plena vigencia administrativa y los
que se están tramitando actualmente. O sea, es el archivo por antonomasia con el que trabaja un funcionario
auxiliar administrativo.

Las características de los archivos de gestión son:

 El archivo de gestión es un archivo administrativo con documentos administrativos.

 En este archivo de gestión se recoge el fondo documental que se está produciendo en este momento.
Cuando los actos administrativos hayan devenido firmes y sean ejecutados, estos documentos serán
“transferidos” al Archivo Central del Ministerio correspondiente.

 Los Archivos de Gestión tienen PLENA VIGENCIA ADMINISTRATIVA. Por esta razón NO SE PUEDE
ELIMINAR NINGUNO.
 Los Archivos de Gestión NO PUEDEN CONSULTARSE LIBREMENTE por los particulares. sólo se ofrece la
libre consulta de los documentos una vez que hayan sido transferidos a los Archivos Centrales.

 LAS PERSONAS ENCARGADAS DE ESTOS ARCHIVOS NO SON ESPECIALISTAS en archivística. Debido

a esto, la organización del archivo se realiza en base a un criterio de utilidad: facilitar la rápida localización
de los documentos, ya que se usan muy a menudo

 Sobre el archivo de Gestión CABE EL EXPURGO. Expurgar es eliminar copias no originales. Pueden
expurgarse entre los 3 y los 5 años siguientes a su generación.

ETAPA PRE-ARCHIVISTICA:

Durante la etapa Pre-archivística se desarrollarán las siguientes tareas:

1) PARTICIPACIÓN en el procedimiento de generación de los documentos. Los documentos del archivo, como
son reflejo del organismo que los produce, necesitan una observación atenta por parte del encargado del
archivo para lograr una simplificación.

2) NOMALIZACIÓN de todos los tipos de documentos a efectos estadísticos, para su control y denominación.

3) LISTAS DE EXPURGOS: El expurgo puede entenderse como la SELECCIÓN o la ELIMINACIÓN de los documentos
innecesarios. Esta tarea hace aconsejable la creación de una lista o inventario de los documentos expurgados.

4) PROGRAMACIÓN DE LAS REMESAS DE DOCUMENTOS procedentes centro productor hasta el archivo. Esta
programación tiene por objetivo servir como primer inventario de la documentación y dejar constancia de los
fondos que se van depositando en el archivo de que se trate.

ETAPA ARCHIVISTICA:

En la etapa archivística, para cumplir con la función del archivo (conservar y servir), se realiza un esfuerzo por
proteger con responsabilidad los fondos documentales. Esta etapa archivística también engloba la función de
clasificación Y ordenación.

La clasificación y la ordenación del archivo: son dos etapas que pertenecen a una misma fase de
organización. Podemos definir esta organización como: una operación cuyo objetivo es la agrupación de los
documentos individuales en unidades inteligibles y estas unidades entre sí, de modo que puedan relacionarse.

La clasificación de los archivos es una tarea difícil. Para llevarla a cabo se pueden seguir los siguientes
criterios:

 CRITERIO ORGÁNICO: La unidad administrativa produce una serie documental, que es la base de valoración
y tratamiento de la documentación administrativa.

 CRITERIO FUNCIONAL: La función administrativa que produce un tipo documental concreto (por ejemplo: un
expediente de invalidez total). A la hora de realizarse la clasificación se prefiere este criterio, ya que es más
estable. Esto se debe a que las funciones siempre permanecen, aunque los órganos puedan cambiar o
desaparecer.

El archivo, en esta etapa archivística también debe realizar las siguientes funciones:

1) SISTEMATIZAR y CUMPLIR EL PLAN DE TRANSFERENCIAS: el archivo debe planificar el envío de documentos

desde un tipo de archivos administrativos a los intermedios. Para realizar esta función existen una periodicidad
y unos plazos determinados.

2) SELECCIONAR DOCUMENTOS: se escogen los documentos que serán conservados definitivamente, cuando
dejen de tener validez administrativa. Esto dependerá de su valor histórico o legal.

3) DESCRIBIR LOS DOCUMENTOS: se trata de identificar las características de los documentos y su ubicación
física e intelectual de los mismos dentro del archivo.
Para poder FACILITAR LA BÚSQUEDA E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS dentro del archivo, se utilizan los
siguientes INSTRUMENTOS:

1) LAS GUÍAS: Las guías son CARTULINAS GRUESAS con una pestaña. Estas guías se utilizan para separar los
diferentes grupos o subgrupos que se hayan realizado según el sistema de clasificación empleado.

2) LOS INVENTARIOS: Los inventarios son el instrumento más importante para identificar y encontrar
documentos. Se trata de una lista con una descripción breve y concisa de las series documentales, sus fechas
extremas y el lugar donde se ubican, es decir,” la signatura”.

3) LOS CATÁLOGOS: Se trata de un inventario de todos los documentos ordenados, para una fácil localización.

FUNCIONES DEL ARCHIVO:

 Función Principal del archivo: La función principal del archivo es garantizar la conservación de los
documentos como prueba de las actividades de la Administración, hacer de testimonio de los derechos y
deberes de los ciudadanos y servir como memoria histórica de la comunidad.

Las tres principales funciones del archivo respecto al documento son:

 Recoger la documentación
 conservar y custodiar los documentos y
 servir a la ciencia y a la comunidad.

A.- RECOGER LA DOCUMENTACIÓN: Se trata de la recepción de la documentación tramitada y recibida por la

institución u organismo titular del archivo.

Las oficinas o dependencias que producen los documentos o los reciben deben enviar al archivo (para su
custodia) aquella documentación cuya tramitación ya esté totalmente terminada. Esta operación tiene el nombre
de “TRANSFERENCIA”.

La TRANSFERENCIA puede ser de dos clases: Ordinaria o Extraordinaria (o indirecta).

 Transferencia Ordinaria de la documentación: Se realiza como acto final de todo procedimiento

administrativo. La transferencia ordinaria consiste en la recepción de la documentación, cuya tramitación
está finalizada, que procede de las distintas dependencias administrativas y va acompañada de las hojas de
remisión.

 Transferencia Extraordinaria (o indirecta) de la documentación: Este tipo de transferencia permite la

recepción de la documentación al margen del procedimiento regular u ordinario. Esta transferencia tiene
como objeto la documentación que entra mediante compra, donación, o devolución.

B).- CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN: Se trata básicamente de CUSTODIAR la documentación para que se

conserve en las mejores condiciones posibles. Para ello se tendrá como objetivo lograr la mayor seguridad y el
orden más adecuado.

Para lograr este objetivo se toman las siguientes medidas:

 Medidas para Asegurar la Conservación: Mantener y controlar las instalaciones del archivo, dotando al
edificio del material adecuado para conservar y localizar la documentación.

 Hay que tomar también medidas preventivas para evitar el deterioro, destrucción o desaparición de la
documentación.

 También es importante Restaurar los documentos que estén deteriorados (esto puede implicar su
reproducción). Formación adecuada para evitar que el encargado del archivo deteriore los documentos al
consultarlo.

 Medidas para Organizar la Documentación: Sólo puede conservarse lo que está previamente organizado.
Así se facilita también su custodia y fácil localización.
C). -SERVIR: DAR SALIDA AL ARCHIVO: El objetivo final del archivo es el de servir al público. Se trata de lograr la
difusión del patrimonio documental. Esta función se realiza mediante la ACCIÓN CULTURAL, DIFUSIÓN Y
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. “Servir” significa poner a disposición de los usuarios los documentos y la
información que contienen.

COMUNICAR LA NFORMACIÓN:

Comunicar la información implica diferentes tareas:

 INFORMACIÓN: en primer lugar esta información sirve a la Administración que creó el documento para
ayudarla en su labor de gestión. También se trata de información para los ciudadanos (por ser garantía de
derechos y obligaciones), a los investigadores y al público en general.

 PRÉSTAMO: Este servicio sólo puede ser utilizado por la Administración Pública en los archivos públicos
en el supuesto de necesitar la documentación para resolver un expediente determinado.

 CONSULTA: Esta consulta debe realizarse en las propias instalaciones del archivo, o sea, que no puede
sacarse a la calle. Esta consulta puede ser realizada por todos.

 REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: fotocopias, fotografías, microfilms, etc.

 CERTIFICACIONES: se trata de la COPIA LITERAL de los documentos. Esta copia está autenticada por la
autoridad que tiene reconocida esta competencia.

Limitaciones en la Comunicación de la Información: La comunicación de los documentos puede

denegarse por motivos de privacidad personal o del secreto de la Administración. El acceso a los documentos
también se limita para salvaguardar la Seguridad Nacional y el derecho a la intimidad personal (datos
personales, procesales, clínicos, etc.)

Difundir la Información: Se trata de publicar los instrumentos de descripción del archivo, la edición de
documentos con una finalidad científica o didáctica, la organización de una exposición cultural, visitas guiadas,
cursos… Se trata, en definitiva, de dar a conocer el patrimonio cultural y memoria histórica de la comunidad de
que se trate.

OPERACIONES BASICAS DE LA ORGANIZACUÓN

 CLASIFICACIÓN: La finalidad de la clasificación es SEPARAR o DIVIDIR DOCUMENTOS. Para ello se establecen

clases o grupos que queden integrados dentro de un sistema orgánico y jerarquizado.
 ORDENACIÓN: La finalidad de la ordenación es UNIR DOCUMENTOS dentro de un grupo que ya está definido.
Estos documentos ya vienen con un orden establecido previamente. Nos referimos al Principio de
Procedencia, o sea, respetar la organización original para conservar los documentos.

DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN

 La ORDENACIÓN: se lleva a cabo sobre documentos concretos y supone una operación más mecánica y
sencilla.
 La CLASIFICACIÓN se lleva a cabo sobre la totalidad de un fondo. Para hacer esto se requieren profundos
conocimientos de archivística. La clasificación ya viene impuesta por la propia documentación y el archivista
debe respetarla.

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN

1) Clasificación Orgánica: Su empleo es recomendable para aquellos archivos administrativos de instituciones

en plena vigencia.

2) Clasificación Funcional: este tipo de clasificación se usa antes que la clasificación orgánica en aquellos
fondos documentales que cuentan con una gran amplitud cronológica.

3) Clasificación Mixta: Se trata de una mezcla de la clasificación orgánica y la clasificación funcional.

4) Clasificación Sistémica (o por Materias): Se emplea sobre todo para colecciones. No se aconseja utilizar
este tipo de clasificación para clasificar archivos, sino en lugares como bibliotecas.
 CRITERIOS DE ORDENACIÓN

Se realiza tras llevarse a cabo la Clasificación. En esta fase se unen documentos concretos previamente
clasificados según uno de los tipos anteriores.

Criterios de ordenación más relevantes:

1) Por Origen o la Procedencia de los Documentos: los documentos que se producen en el trabajo diario de
una unidad administrativa no deben mezclarse con los documentos de otra unidad.

2) Por Orden Cronológico: la ordenación se establece primero según el año, luego el mes y por último el día
de producción del documento.

3) Por Orden Numérico: Se trata de asignar un número correlativo a cada unidad documental.

4) Por Orden Alfabético: Se basa en el alfabeto y puede utilizarse para clasificar documentos según el nombre
de las personas, lugares o materias. (ejemplo: en los expedientes personales, se realizará una ordenación
alfabética por apellidos y nombres (criterio ONOMÁSTICO).

5) Por Orden Decimal Universal: Es el más utilizado en las bibliotecas. Se llama decimal porque divide en
10 todas las disciplinas del conocimiento humano y a partir de ahí se crean más subdivisiones.

Sin importar el criterio de Ordenación empleado, deben seguirse estas normas básicas:

 SENCILLEZ: de modo que los documentos sean fáciles de localizar.

 RAPIDEZ: se trata de facilitar una rápida localización del documento.

 ECONOMÍA: se trata de deshechar material inútil o espacios vacíos.

RECUERDA LOS CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN:

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN CRITERIOS DE ORDENACIÓN

 ORGÁNICA  SEGÚN SU PROCEDENCIA

 FUNCIONAL  CRONOLÓGICO
 MIXTA  NUMÉRICO
 SISTEMÁTICA POR MATERIAS  ALFABÉTICO
 DECIMAL UNIVERSAL