La contabilidad es un procedimiento en el cual se registran todas las

transacciones de una empresa. Esta es una herramienta indispensable

para la buena administración de una empresa.
En este trabajo estudiaremos la contabilidad desde un punto de vista
gerencial para poder darnos cuenta de qué tan importante es la
contabilidad para la administración de una empresa.
Aquí detallaremos cómo, por medio de la contabilidad, la gerencia puede
identificar, corregir y prevenir tanto errores como fraudes que pueden sufrir
las empresas y que pueden impedir el buen funcionamiento y crecimiento
de las mismas.
Índice
 1- contabilidad Gerencial
o 1.1- Visión previa del concepto de Contabilidad.
o 1.2- Puntos de vista Gerencial de la Contabilidad.
o 1.3- La contabilidad proporciona Información Económica.
 2- La Auditoría
o 2.1- La Auditoría Profesional y los Informes de Auditoria.
o 2.2- Objetivos
o 2.3- Los Distintos Enfoques de la Auditoría
o 2.4- Auditoria Externa
o 2.5- Auditoria Interna
 2.5.1- Objetivos de la Auditoría Interna
 2.5.2- Ventajas de la Auditoría Interna
 2.5.3- Dependencias y Autoridad
o 2.6- Coordinación entre Auditoría Interna y Externa
o 2.7- Función de la Auditoría dentro de la Empresa
o 2.8 Principios generales
o 2.9 Normas de la Auditoría
o 2.10- Procedimientos de la Auditoría
 3- El control interno
o 3.1- Origen y Antecedentes.
o 3.2 Definición.
o 3.3 Importancia del Control Interno.
o 3.4- Objetivos del Control Interno.
o 3.5- Principios Básicos del Control Interno Contable
 3.5.1- Elementos Escenciales en el Control Interno.
  3.5.2- Principio General Relacionado con la Evaluación del
Control Interno:
o 3.6- Clasificación del Control Interno.
o 3.7- Características
o 3.8- Áreas en las que podemos establecer un Control Interno.
o 3.9- Clasificación y Control de los Activos Fijos.
o 3.11- Métodos utilizados por empleados para robar efectivo.
o 3.12- Control Interno de las Ventas.
 4- Prevención de Errores e Irregularidades
o 4.1- Prevención contra el Fraude.
o 4.2- Fraude de Empleados
o 4.3- Póliza de Fidelidad
o 4.4- Fraude de Gerencia
o 4.5- Mal uso de los Activos de la Compañía
o 4.6- Impacto del Fraude de Gerencia

1- contabilidad Gerencial
1.1- Visión previa del concepto de Contabilidad.
El concepto de Contabilidad se puede asentar en una serie de aspectos
fundamentales:
1 - Conjunto de conocimientos rigurosamente elaborados a través de los
cauces de la metodología científica más avanzada.
2 - Conjunto de conocimientos que tiende a la proyección práctica
(metodología de aplicación de los principios científicos): Método de la
Partida Doble.
3 - Tanto el conjunto de conocimientos científicos como las técnicas de
aplicación de los mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la
elaboración de la información económica.
4 - Esta información económica no se elabora para quedar oculta, sino
para ser comunicada a diferentes destinatarios (propietarios o socios de la
empresa, la Administración Pública del Estado, entidades financieras, etc.)
5 - El campo del conocimiento contable abarca también aquellas técnicas
que persiguen la verificación de la información (auditoria de cuentas),
llevada a cabo por profesionales independientes de la empresa.
6 - La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y técnicas, el
análisis e interpretación de la información que elabora. Un banco, por
ejemplo, no solo lee la documentación contable que le proporciona el
solicitante de un crédito, sino que la interpreta para ver si éste va a ser
capaz de devolverlo llegado el vencimiento.
De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la
siguiente definición para la CONTABILIDAD DE EMPRESAS:
Es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la
elaboración, comunicación, auditoria y análisis e interpretación de la
información relevante acerca de la situación y evolución de la realidad
económica y financiera de la empresa, expresada en su mayor parte en
unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas
interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones.
La Contabilidad de Empresas se circunscribe en definitiva a la información
relevante acerca de la situación y evolución de la realidad económica y
financiera de la empresa. Puede considerarse, por otro lado, como un
subsistema del “sistema integrado de información para la gestión”, es
decir, un sistema que conecta todo tipo de informaciones que se producen
en la empresa, tales como estadísticas, previsiones, facturación, nóminas,
etc. con la Contabilidad, en un tratamiento conjunto. En este aspecto, los
avances logrados en los últimos años son espectaculares gracias a los
medios informáticos y teleinformáticos hoy en día existentes.
La contabilidad Gerencial (administrativa )involucra el desarrollo o
interpretación de la información contable con el deseo de ayudar
específicamente a la administración en la marcha de los negocios. Los
gerentes usan esta información en el marco de las metas totales de la
compañía evaluando la gestión de los departamentos e individuos
decidiendo si se introduce una nueva línea de productos y virtualmente,
tomando todo tipo de decisiones gerenciales.
Gran parte de la información de la “Contabilidad Gerencial” es financiera
por naturaleza, pero ha sido organizada en relación directa con decisiones
inmediatas. No obstante, la información contable financiera a menudo
incluye evaluaciones de factores “no financieros” tales como la política y
las consideraciones del medio, la calidad del producto, la satisfacción del
cliente y la productividad del trabajo.
1.2- Puntos de vista Gerencial de la Contabilidad.
La contabilidad debe proporcionar informes y estados contables
preparados en diferentes formas, de acuerdo con muchas reglas distintas.
Sin embargo, mientras satisface estas variadas obligaciones, la
contabilidad no puede ignorar la razón principal por la que existe.
Esta razón principal es la ayuda que brinda a la gerencia. La contabilidad
debe colaborar con ella proporcionándole datos que se reflejen en
informes y estados contables. Además, debe proveer la base para
interpretaciones financieras que asistan a la gerencia en la preparación de
determinadas decisiones políticas, así como en el control de las
operaciones corrientes. Esta clase de información interna para la gerencia
puede requerir la recolección y presentación de informaciones en forma
completamente distinta a la que se sigue para las informaciones a terceros.
Lo necesario en los informes destinados a los accionistas, lo legal para
impuestos o aquello que requieren ciertas agencias gubernamentales,
puede ser información contable incapaz de satisfacer y ayudar a la
gerencia para la dirección de una empresa. Por cambios en el nivel de
precios, con el objeto de que se mejore el análisis del desempeño durante
un determinado periodo. También puede ser deseable utilizar el costeo
directo para un mejor análisis de las políticas de precios y la planificación
futura. Los ajustes a los estados contables por nivel de precios y el empleo
del costeo directo son considerados no ortodoxos por muchas personas,
pues hasta el momento no han sido reconocidos como principios contables
generalmente aceptados. Sin embargo, la gerencia puede estar
convencida de que semejantes innovaciones son necesarias con el fin de
que la contabilidad maximice su estimación en el momento de la toma de
decisiones.
1.3- La contabilidad proporciona Información Económica.
La contabilidad ha sido descrita en forma sucinta y exacta como “la
medición y comunicación de datos financieros y económicos”. El contador
es el canal por el cual fluye la información cuantitativa hasta la
administración.
La posición del contador administrativo es única con respecto a la
información sobre la empresa. Aparte de la dirección al mismo nivel,
posiblemente nadie más en toda la organización llegue a conocer más a
fondo todas las funciones del negocio. El contador administrativo se
encuentra en una situación muy especial con respecto a la información
concerniente a la empresa. Nadie mas dentro de la organización, salvo la
alta gerencia, podrá conocer más acerca de las funciones de un negocio
determinado. El contador administrativo también debe recopilar
información de cada función, área y nivel de la empresa. También debe
estar siempre al tanto de lo que sucede fuera de la empresa en el mundo
de los negocios.
Pero, la recopilación de información es solo el primer paso. También debe
analizarla. Es decir, debe desmenuzarla, filtrarla y organizarla en
categorías que tengan significado. Debe evaluarla. Es decir, debe decir en
primer lugar, qué cosas son relevantes y cuales irrelevantes, y hacer a un
lado lo intrascendente, para lo cual debe clasificar lo relevante de acuerdo
con su importancia para la administración. Después debe hacer un informe
de lo relevante en forma inteligible, a fin de que pueda servir de foco de
luz en las decisiones que tome la administración responsable, y también
las decisiones de personas interesadas fuera de la empresa. Se deja en
claro que esta persona es mucho mas que un “reportero” de información,
es un “editorialista”. En esta forma esta en posición de poder influir en los
que toman decisiones con la esperanza de que se obtengan mejores
resultados.
2- La Auditoría
2.1- La Auditoría Profesional y los Informes de Auditoria.
La auditoria profesional es una disciplina intelectual; se basa en la lógica,
porque la lógica tiene como fin el establecimiento de hechos y la
evaluación de las conclusiones resultantes, juzgando si son o no validas.
La auditoría puede definirse como la revisión objetiva de los estados
financieros originalmente elaborados por la administración. En el examen
de los estados financieros, el auditor habrá de aprender de:
a)- Los procedimientos del control interno del cliente.
b)- La revisión de los registros contables y de las transacciones, las cuales
descansaran en la evidencia que les dará el carácter de autenticidad y de
validez.
c)- La revisión de otros documentos financieros o no financieros y de sus
registros, amparándose en la evidencia para que sean auténticos y
valederos.
d)- La evidencia que se obtenga de fuentes externas tal como la que se
obtiene de bancos, clientes, acreedores, etc.
Con base en las 4 fuentes de información antes mencionadas, se puede
discernir que la base para cualquier decisión en el ramo de auditoría
descansa en la evidencia proporcionada por un cliente o bien obtenida de
otras personas.
Resumiendo, podemos decir que la auditoría es una profesión privada que
presta un servicio plenamente público. La auditoría profesional tiene mayor
influencia y eco que cualquier otro ramo profesional.
La auditoría no es una rama o sub-división de la contabilidad, puesto que
la auditoria mide y evalúa los resultados de las aplicaciones contables en
los negocios. Por lo tanto, la auditoria es independiente de la contabilidad.
La auditoría no mide, ni informa acerca de datos financieros de los
negocios; revisa e informa acerca de la corrección o incorrección de las
mediciones y de la comunicación de las operaciones financieras llevadas
a cabo por la administración.
2.2- Objetivos
Los objetivos inmediatos de una auditoria son el asegurarse de la
confiabilidad de los estados financieros y el de rendir una opinión acerca
de la razonabilidad en la presentación de dichos estados. Normalmente
los estados financieros auditados son: el Balance de Comprobación, el
Estado de Resultado y el Estado de Cambios en el Capital Neto de
Trabajo.
2.3- Los Distintos Enfoques de la Auditoría
Según el objetivo que se persiga o en función de la importancia que se dé
a ciertos aspectos se puede hablar de uno u otro tipo de auditoría, los más
comunes son :
1. a) Financiera: La auditoría financiera es una revisión de los estados
financieros similar a la auditoría externa. Su objetivo es expresar una opinión
sobre si las cifras del balance y la cuenta de resultados presentan
razonablemente la situación actual de la empresa de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. b) Verifica: El objetivo de la auditoría verifica es la revisión de la ejecución y
puesta en práctica de los sistemas, políticas y procedimientos establecidos
por la dirección.
3. c) Operativa: Es más bien una actitud mental del auditor. Se trata del control
sobre las actividades desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la
auditoría encaminado a examinar los datos como medio para mejorar las
actividades de la empresa.
4. d) Especial: La dirección general u órgano competente fija en concreto el
objetivo y el alcance del trabajo de la auditoría.
2.4- Auditoria Externa
Una auditoría externa es aquella que es llevada a cabo por una persona
independiente o firma de contadores públicos. El auditor independiente no
es un empleado del cliente. Su relación con la administración no es otra
distinta a una relación profesional.
2.4.1- Objetivos de la Auditoría Externa
Los objetivos inmediatos de una auditoria externa independiente son:
1- Juzgar si lo que presenta la administración en los estados financieros
es correcto.
2- Rendir una opinión profesional e independiente respecto a la condición
financiera y resultados de operación en la empresa auditada.
Derivado del trabajo de auditoria realizado para lograr estos objetivos,
lógicamente se habrán de corregir los errores y se habrán de detectar los
fraudes. Si bien se señala con insistencia que la auditoría de estados
financieros no persigue el detectar fraudes, la verdad es que en realidad
existen los fraudes. Cuando existe un fraude (con o sin la complicidad de
la administración) el auditor no podría alegar su cumplimiento con su
trabajo si no intentara descubrirlo y revelarlo. Como otro resultado de una
auditoria, el auditor independiente esta capacitado para aconsejar y
orientar a su cliente cuando éste solicita servicios de consultoría
administrativa. Los resultados de los servicios de consultoría
administrativa (recomendaciones, procedimientos, conclusiones, etc.) no
se incluyen en el informe de auditoria debido a que los servicios de
consultoría administrativa constituyen un trabajo distinto, debiendo
presentarse un informe por separado.
2.5- Auditoria Interna
Una auditoria interna es aquella llevada a cabo por los empleados de una
misma negociación y dependiendo de la administración de dicha empresa.
La auditoria interna es una función consultiva. El auditor interno crea y
evalúa procedimientos financieros y de operación, revisa los registros
financieros y contables y los procedimientos de operación, evalúa el
sistema de control interno existente, sumariza periódicamente los
resultados de una investigación continua, hace recomendaciones para
mejorar los procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los
resultados de sus hallazgos (bien sea al presidente o al consejo de
directores). El rendir información financiera y de operación a la
administración deberá dar un particular énfasis a los efectos futuros de los
planes y decisiones. El auditor interno no es independiente de la
administración, aun cuando la actitud mental del auditor interno de una
compañía deberá ser la de independencia.
Aún cuando la naturaleza del trabajo del auditor interno difiere en muchos
sentidos al trabajo del auditor externo, en un sentido amplio los objetivos
de un auditor interno y de un auditor externo son similares, o sea el evaluar
e informar acerca de los estados financieros y de la confiabilidad que se
puede tener en los datos allí presentados, determinando además la
exactitud e integridad de los registros.
2.5.1- Objetivos de la Auditoría Interna
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades, proporcionándole un análisis objetivo,
evaluaciones y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones
examinada, también hay que decir que la labor del departamento de
auditoría interna facilita y simplifica el trabajo de la auditoría externa. Todo
esto es cumple a través de unos objetivos mas específicos como pueden
ser los siguientes:
1. a) Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo
con las políticas y los procedimientos establecidos y dirigido a cumplir los
puntos siguientes:
1-Averiguar el grado en que se están cumpliendo los planes prefijados.3
2-Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles
operativos, contables y financieros.
3-Determinar si los bienes del activo están registrados y protegidos.
4-Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos
producidos en la organización.
 1. b) Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección.
2. c) Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen
encontrarse como resultado de las investigaciones, expresando igualmente
las recomendaciones que se juzguen adecuadas.
3. d) Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes
emitidos con anterioridad.
2.5.2- Ventajas de la Auditoría Interna
1. a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organización y de
administración.
2. b) Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa
que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
3. c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de
los datos contables y financieros.
4. d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias que
generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
5. e) Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros.
2.5.3- Dependencias y Autoridad
El auditor interno no tiene ni debe ejercer ningún tipo de autoridad directa
sobre otras personas de la organización.
Por otra parte debe de tener libertad absoluta para revisar y evaluar los
métodos, planes y procedimientos de la empresa.
Finalmente, la auditoría interna debe de ser responsable ante una persona
en la organización, que asegure la consideración y actuación adecuada de
acuerdo con las conclusiones o recomendaciones presentadas.
2.6- Coordinación entre Auditoría Interna y Externa
La coordinación entre la auditoría interna y externa es provechosa ya que
por este medio se obtiene una mayor eficacia tanto en el trabajo del auditor
interno como del externo.
Esta coordinación debe de ser cuidadosa para obtener la máxima ventaja
en ambos aspectos y sin que los resultados afecten al carácter
independiente que debe de marcar al auditor externo, para ello es
importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. a) El auditor externo debe de asegurarse por medio de las pruebas de
observación que considere necesarias, de la eficacia del trabajo del auditor
interno.
2. b) El auditor externo no debe comprometerse haciendo saber por adelantado
qué cuentas actividades o informaciones va a revisar ni hasta qué punto lo
va a hacer.
3. c) Tanto el auditor interno como el externo deben de conservar su propia
identidad, es decir no deben hacer el uno el trabajo que corresponda al otro.
2.7- Función de la Auditoría dentro de la Empresa
Es difícil vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una
gran empresa, por eso en estas existen varios departamentos y empleados
responsables de todas sus actividades. La dirección de la empresa es la
que se encarga de definir las políticas que seguirá la empresa y los fines
que esta quiere alcanzar, también deberá seleccionar a los directores
subordinados a los que delegara las responsabilidades de cada área
específica.
La dirección siempre debe de estar segura de que tanto la política como
los procedimientos, los planes y los controles establecidos a seguir son los
mas adecuados y se ponen en práctica.
El auditor en definitiva es un analista que investiga el control de todas las
operaciones expuestas anteriormente en su detalle y en su raíz; sus
análisis y sus recomendaciones deben de ser una ayuda tanto para los
subordinados como para la dirección en su propósito de alcanzar un
control más eficaz, mejorar la operatividad del negocio y, en definitiva,
aumentar sus beneficios.
2.8 Principios generales
Ni en contabilidad ni en auditoría se puede hablar de la existencia de unos
principios de tipo matemático, pero con el transcurso del tiempo se ha ido
admitiendo una serie de axiomas fundamentales de carácter técnico -
profesional.
La auditoría externa, en la presentación de los estados financieros los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se
suelen resumir en cuatro:
1. a) Exposición: Los estados financieros deben recoger por completo y con
claridad todas las transacciones de la empresa.
2. b) Uniformidad: la base utilizada en la preparación de los estados financieros
de un ejercicio no debe experimentar ninguna variación con respecto al
ejercicio precedente.
3. c) Importancia o materialidad: Este es el criterio que debe presidir el trabajo
del auditor es la importancia económica o materialidad de las partidas.
4. d) Moderación: De dos o más posibilidades igualmente validas se debe
escoger siempre la que dé los resultados más desfavorables.
2.9 Normas de la Auditoría
Las normas técnicas de auditoría de cuentas constituyen los principios y
requisitos que necesariamente tiene que observar el auditor en el
desempeño de su función y sobre las que deben basarse las actuaciones
necesarias para expresar una opinión técnica responsable.
Las normas de auditoría han sido las desarrolladas en la práctica por las
opiniones de los profesionales, estas se suelen resumir en tres grupos:
1. a) NORMAS GENERALES
Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su
comportamiento en el desarrollo de la actividad de auditoría .
1- Realización por una persona competente.
2- Realización por una persona independiente.
3- Cuidado profesional en la realización del trabajo y en la confección del
informe.
 1. b) NORMAS DE TRABAJO
Hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el
auditor, regulan el conjunto de técnicas de investigación e inspección
aplicables a los hechos relativos a los documentos contables sujetos a
examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinión
responsable e independiente.
1- Programación adecuada.
2- Supervisión adecuada.
3- Análisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas.
4- Opinión basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente.
1. c) NORMAS DEL INFORME
Regulan los principios que han de ser observados en la elaboración y
presentación del informe de auditoría estableciendo la extensión y
contenido de los diferentes tipos de informes, así como los criterios que
fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso.
1-Expresión de si los estados financieros se ajustan a los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
2-Expresión de si se han presentado los estados financieros de manera
uniforme con respecto al periodo precedente.
3-Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados
financieros.
4-El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros
considerados en su conjunto.
2.10- Procedimientos de la Auditoría
Los procedimientos de auditoría son la serie de trabajos que hay que
realizar para el adecuado cumplimiento de los principios y las normas,
antes de presentar el informe definitivo. Se pueden señalar los siguientes
procedimientos:
1. a) Revisión de las actividades en las operaciones.
2. b) Inspecciones físicas y recuentos.
 3. c) Obtención de pruebas de evidencia.
4. d) Obtención de pruebas de exactitud.
5. e) Preparación de reconciliaciones.
3- El control interno
3.1- Origen y Antecedentes.
El desarrollo económico de los pueblos derivado de las conquistas de la
ciencia en el campo industrial, ha permitido el establecimiento de grandes
empresas. Esto ha dado por resultado una gran complejidad en la
organización y administración de esas instituciones.
El comerciante antiguo no tenía problemas de esa especie. En muchos
casos, atendía personalmente la compra, guarda y venta de la mercancía,
y, si en ocasiones ocupaba algún ayudante que le hiciera menos pesada
su labor, seguía invariablemente vigilando y atendiendo el negocio en la
totalidad de sus operaciones.
El industrial en pequeño trabajaba en forma semejante: el mismo instalaba
su escasa maquinaria; adquiría los materiales y objetos necesarios para la
manufactura, y, en muchos casos, una vez fabricados algunos artículos,
salía en persona a realizarlos.
Estas personas no tenían necesidad de controlar sus operaciones, ellos
mismos las efectuaban y si resultaba algún error estaban en condiciones
de saber inmediatamente de dónde provenía.
A fines del siglo pasado, cuando se inició el desarrollo industrial que ahora
estamos palpando, comenzó a observarse la necesidad de control en los
negocios. Por lo general, en esa época las empresas se producían por sí
mismas y en cierta forma a merced de las circunstancias. No se hacían
estudios previos para la promoción y organización de las compañías; en
realidad, estas nacían por efecto de las necesidades más imperiosas.
Como consecuencia, la administración se encontraba en las mismas
condiciones y seguía la misma ruta de incertidumbre. No se conocían los
medios más convenientes para la eficiencia del trabajo; la contabilidad
rudimentaria tenía como única función el registro (la más de las veces
incorrecto) de las operaciones del negocio, y la estadística, desconocida o
menospreciada, no se empleaba y si se empleaba, era en forma deficiente.
A menos que el producto que se fabricara fuera de tal manera necesaria y
pudiera realizarse a un precio tal que absorbería las pérdidas causadas
por la ineficiencia de la organización, el fracaso de la empresa era
inevitable. El quebranto de capitales, los errores y el fraude eran el
resultado, y en no pocos casos se carecía de los elementos indispensables
para descubrir y comprobar sus alcances y derivaciones.
Como el período del crecimiento rápido de los negocios fue acompañado
en gran parte por utilidades substanciosas, la administración enfoco sus
energías a la producción y la expansión, haciendo caso omiso de la
eficiencia de sus operaciones internas. Sin embargo, la situación en los
últimos años ha sido diferente. Hoy, debido a la mayor estabilidad de los
negocios y a la lucha por los mercados, la importancia y trascendencia de
la organización y administración de las empresas están fuera de toda
duda. Las utilidades dependen en una forma más directa del arreglo
científico de las partes componentes de una empresa y de la buena
administración y eficiencia de las operaciones.
El control interno está íntimamente relacionado con el estudio de la
organización y administración de los negocios, por lo que es necesario
asentar, aunque sea en forma breve, lo que se entiende por estos dos
últimos conceptos, a reserva de que, posteriormente, se aclare lo que
significa el control interno.
La organización implica proyectar sobre bases científicas la estructura de
una empresa, de manera que las partes que la integran queden ordenadas
lógicamente, a fin de que pueda realizar los propósitos para los cuales fue
creada.
La administración, en cambio, se refiere al trabajo de dirigir, controlar y
supervisar las operaciones de una empresa para alcanzar los objetivos
previstos en la organización.
Si bien la asignación de funciones del personal representa una parte del
estudio de la organización y administración de empresas, en los tratados
sobre estas materias el problema se enfoca desde un punto de vista muy
impreciso, sin llegar a temas tales como la distribución adecuada de
trabajos entre funcionarios y empleados en el sentido de evitar, o dificultar
cuando menos, los errores y los fraudes y, en general, ejercer un control
eficaz sobre las labores del personal.
Asimismo, la contabilidad, además de tener como funciones el registro y
la interpretación de las transacciones que se realizan, debe ser uno de los
instrumentos de control primordiales con que cuente la administración para
el logro de sus objetivos.
Un sistema contable, por bien proyectado que se encuentre, no estará
completo si no garantiza a la administración que los datos que se le
presentan el los estados e informes son correctos, y al mismo tiempo es
necesaria la distribución adecuada de las funciones del personal y el
establecimiento de responsabilidades a través de la contabilidad para
evitar, en lo posible, los desperdicios, los errores y los fraudes y, en
general, proporcionar los medios indispensables para el control efectivo
del negocio en sus partes vitales. Esta es la función del control interno.
3.2 Definición.
Un sistema de control interno puede definirse como la coordinación del
sistema de contabilidad y de los procedimientos de oficina, de tal manera
que el trabajo de un empleado llevando a cabo sus labores delineadas en
una forma independiente, compruebe continuamente el trabajo de otro
empleado, hasta un determinado punto en que pueda erradicar la
posibilidad de un fraude.
3.3 Importancia del Control Interno.
La necesidad de establecer sistemas de control interno seguramente no
fue sentida mientras las negociaciones no adquirieron el crecimiento
extraordinario que han experimentado en los últimos 40 o 50 años. Como
se ha dicho ya, la contabilidad y, después el control interno, han sido una
consecuencia del desarrollo económico de las empresas.
De la misma manera, en los tiempos actuales, cuando un negocio ha ido
creciendo desde pequeño hasta alcanzar un volumen respetable, su
propietario o principal dirigente se da cuenta de que no le es posible
atender un sinnúmero de detalles que antes constituían su labor más
importante. Entonces piensa en la conveniencia de delegar sus
atribuciones en manos de algunos ayudantes, para que la empresa pueda
desenvolverse en forma satisfactoria; así vemos, suponiendo el caso de
una industria, que nombra a funcionarios especialistas para las distintas
actividades de la negociación, tales como: un encargado de las compras
de materias primas, un superintendente de la fábrica, un jefe de ventas y
un jefe de contabilidad. Estos funcionarios, a su vez, necesitan de
auxiliares para llevar a cabo las labores relativas a su departamento,
implantándose así, la división del trabajo para el logro de un fin común.
En estas condiciones, el director general o propietario, concreta sus
esfuerzos a la coordinación del trabajo de los funcionarios especialistas, lo
cual constituye un verdadero problema cuya solución se estima como la
función más importante de la administración de una empresa. Además,
para la autoridad central, el conocimiento y control completo de las
actividades que se desarrollan es primordial para lograr los objetivos
señalados, entre los cuales son comunes a todos los negocios el de
procurar la integridad del capital invertido y hacer producir a dicho capital
un rendimiento proporcional al riesgo que lleve consigo y al esfuerzo que
requiera.
La función de la contabilidad como instrumento de control administrativo
esta unánimemente reconocida en los países de gran capacidad comercial
e industrial. No obstante, un sistema de contabilidad que no esté apoyado
en un control interno eficaz, es, hasta cierto punto, inútil, puesto que no es
posible confiar en los datos que arrojen los informes y estados financieros.
Salta a la vista la importancia que tiene no solo para la dirección general,
sino para los jefes de departamento, la seguridad de las informaciones que
les proporciona el departamento de contabilidad; de otra manera,
probablemente, podrían formarse juicios equivocados que redundarían en
daños para la empresa.
Todavía en la actualidad, y aunque parezca mentira, existen algunos
hombres de negocios para quienes los métodos de protección de sus
intereses no los conmueven. Piensan que teniendo “empleados de
confianza” están a cubierto de los riesgos que se derivan del fraude. El
tener confianza en los subordinados será muy correcto, emotiva o
espiritualmente, pero es necesario admitir que esta fé da lugar a exponerse
a toda clase de fraudes. Basta decir que la totalidad de los manejos
indebidos en los negocios se deben a empleados que se consideraban
dignos de confianza. En consecuencia, esta es una razon de peso para
insistir y subrayar el valor que posee el control interno para dificultar el que
se cometan malversaciones o fraudes.
3.4- Objetivos del Control Interno.
En los párrafos que anteceden se han esbozado las finalidades que se
persiguen al establecer sistemas de control interno; no está por demás
precisar detalladamente dichos objetivos, con el propósito de esclarecer
las dudas que pudieran haberse suscitado.
De cualquier modo conviene insistir en la interpretación que debe darse al
control interno. La costumbre ha hecho que uno se refiera al control interno
como si tuviera una identidad separada y única, pero de hecho no sucede
así. Constituye simplemente los fragmentos del sistema de contabilidad
juzgados y estimado desde un punto de vista especial, es decir, como
están proyectados y como operan a fin de producir los resultados que se
desean.
Los propósitos del control interno que vienen a constituir, de acuerdo con
lo dicho anteriormente, el índice de la eficiencia y la medida del valor de
los procedimientos contables, pueden clasificarse en los siguientes
principales:
1. Comprobación de la veracidad de los informes y estados financieros, así
como de cualquier otro dato que proceda de la contabilidad.
2. Prevención de fraudes, y, en caso que sucedan, posibilidad de descubrirlo y
determinar su monto.
3. Localización de errores y desperdicios innecesarios,
Promoviendo al mismo tiempo la uniformidad y la corrección al registrar las
operaciones.
4. Estimular la eficiencia del personal mediante la
vigilancia que se ejerce a través de los informes
de contabilidad relativos.
5. En general, para salvaguardar los bienes y obtener un control efectivo sobre
todos los aspecto vitales de un negocio.
El trabajo monótono y rutinario de asentar en los libros y registro de
contabilidad las transacciones, tiene, como fin primordial, periódicamente
la situación económica del negocio y los resultados obtenidos. La
exposición de datos a los administradores debe ser de tal manera que a
primera vista pueda formarse un juicio del resultado de su gestión y estar
en condiciones de trazar la política a seguir en el futuro. Del mismo modo,
en las empresas que lo requieren, será necesario que los jefes de los
departamentos conozcan las consecuencias de las labores a su cargo con
el de ratificar o rectificar los métodos empleados.
La misión del control interno constituye, en este sentido, la garantía de que
los informes, estados y datos generales provenientes de la contabilidad
sean correctos y estén formulados de acuerdo con las necesidades del
caso particular de que se trate.
En la mayoría de los casos, la ocasión para cometer un fraude surge de la
falta de un sistema de control interno adecuado. Sin embargo, no debe
considerarse que un sistema de esta índole por perfecto que fuera, evite
en lo absoluto la coyuntura de los malos manejos. Siempre existe la
posibilidad de la connivencia entre dos o más empleados.
Por otra parte, en caso de que llegara a cometerse un fraude, el mismo
sistema de control tarde o temprano delatará al autor o autores, más si se
cuenta, como es de desearse, con revisiones periódicas de la contabilidad,
ejecutada por auditores internos o contadores públicos.
Otros de los objetivos principales de los métodos de control interno se
refieren a que hacen posible, en virtud del mecanismo implantado, la
localización de errores involuntarios que pueden cometerse, y que en
algunas ocasiones constituyen perdida de consideración para las
empresas.
En resumen, si en una empresa existen sistemas de control interno
debidamente instalados, y, en consecuencia, la rutina de las operaciones
esta encauzada en forma conveniente, es posible obtener informes
exactos y oportunos acerca de la explotación en todas sus fases
importantes; la negociación se encuentra protegida en contra de los
fraudes y errores, y, además, se conoce la eficiencia que rinden cada uno
de los departamentos o secciones. Solo en estas condiciones es factible
obtener un control firme y ejercer una dirección completa y eficaz de ese
mecanismo complejo que constituye un negocio moderno.
3.5- Principios Básicos del Control Interno Contable
3.5.1- Elementos Escenciales en el Control Interno.
1. A) Con Respecto a la Organización
1- Definición de líneas de responsabilidad y autoridad, a ser posible por
escrito, a través de manuales de organización, de organigramas, etc.
2- Segregación de funciones entre los departamentos o personas que
llevan a cabo la autorización, ejecución, contabilización, custodia y cobro
o pago de una transacción.
3- El número de empleados bajo la autoridad de un gerente, jefe,
supervisor, etc., debe permitir una efectiva supervisión.
4- Existencia de un departamento de auditoría interna que dependa
directamente de la gerencia y se responsabilice de una continua revisión,
evaluación y mejora del control interno.
B)Con respecto a la autorización, ejecución y control de las operaciones:
1- Existencia de normas y procedimientos operativos claramente definidos
y a ser posible reflejados en manuales de procedimientos, flujogramas, etc.
2- Establecer controles para hacer cumplir las normas y los
procedimientos.
3- Ninguna persona debe tener a su cargo todas las fases referentes a una
operación.
4- Utilización de planes de cuentas normalizados.
5- Implantación de un sistema de formularios que permitan documentar
correctamente todas las operaciones de la compañía.
6- Utilización de archivos apropiados y seguros.
7- Los activos deben encontrarse debidamente protegidos.
8- Preparación de presupuesto e implantación de sistemas de costes
fiables.
9- Establecer sistemas de registro, seguros y operativos.
10- Utilización de cuentas de control y aplicación de cualquier otro
procedimiento que permita comprobar la exactitud de la información
contable (recuentos físicos, conciliaciones, etc.)
Estos elementos configuran una situación ideal. Se pueden establecer sin
dificultades en grandes compañías, pero resultan más difíciles de aplicar
en las medianas y pequeñas debido al elevado coste de implantación que
todo sistema de control interno implica.
Cualquier empresa puede aplicar, como mínimo, los siguientes principios:
1) Supervisión directa y efectiva de la gerencia. Este aspecto tiene una
importancia fundamental en empresas pequeñas, donde la eficacia del
sistema pasa a depender de la supervisión de la gerencia.
2) Establecimiento de unas normas y procedimientos mínimos.
3) Selección de personal de calidad. Toda empresa pequeña requiere
contratar personal responsable y de confianza que permita compensar, en
parte, la falta de controles que objetivamente pudieran implantarse.
3.5.2- Principio General Relacionado con la Evaluación del
Control Interno:
El coste de implantación y mantenimiento de un control interno debe ser
siempre inferior a los beneficios que dicho control pueda proporcionar.
Este principio puede resultar de difícil aplicación, dado que no siempre es
posible estimar los beneficios que el control proporcionará en el futuro.
Todo control interno, por muy bueno y eficaz que sea, tiene una serie de
limitaciones que son inherentes al sistema. En el funcionamiento de la
mayoría de los procedimientos de control existen posibilidades de error
derivadas de falta de entendimiento de las instrucciones, errores de juicio,
descuidos personales, fatiga, etc.
Un buen sistema de control interno garantiza la información contable
dentro de límites razonables pero no con una exactitud total.
El hecho de que el control interno sea débil o deficiente tampoco significa
que la información contable no sea veraz y exacta.
3.6- Clasificación del Control Interno.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control
interno contable.
1- Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que
tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y
con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
gerencia.
2- Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen
que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad
de los datos de contabilidad.
3.7- Características
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes
características:
1- Organización: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la
responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
2- Autorización y registro operacional: de manera que sea de la atribución
del departamento de contabilidad el hacer los registros de las
informaciones y de mantener el control
3- Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones
intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.
3.8- Áreas en las que podemos establecer un Control Interno.
 Activos
 Efectivo
 Ventas
 Caja chica
 Inventarios

3.9- Clasificación y Control de los Activos Fijos.
Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza
relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus
operaciones sin la intención de venderlos.
Los activos fijos pueden ser Tangibles o Intangibles.
1- Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por
ejemplo: Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
2- Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los
derechos que posee el propietario.
Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la
distribución equitativa del costo adquirido de un bien más las inversiones
realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.
La depreciación puede realizarse por tres métodos:
Línea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas.
Entre las medidas de control tenemos:
1. a) Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y
describiéndolos.
1) Poseer una relación detallada y actualizada
2) Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular
depreciación.
3) Hacer chequeo periódico de los mismos.
4) Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
3.10- Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja
o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso
legal o su equivalente contenido por:
- Efectivo en caja
- Cuentas bancarias
- Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los
errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
1. A) Operaciones en el mostrador (ventas)
2. B) Ingresos ejecutados por cobradores
3. C) Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la
tienda. Entre las medidas de control podemos citar:
1) Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el
cuadre diario de estos ingresos.
2) La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no
pertenezca al área de caja.
3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4) El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una
vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
1) Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o
documentos al cobro.
2) Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la
relación antes mencionada.
3) Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola
persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de
confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará
posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que
el área de efectivo comprende: Caja y Banco
La caja se divide en dos:
 Caja chica
 Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido
por diferentes conceptos.
Entre las medidas de control están:
1) Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2) Que estos volantes estén numerados.
3) Manejados por una sola persona.
4) La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros
operacionales, para esto fue creada la caja chica.
5) Depositar el dinero de la caja general.
6) Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
3.11- Métodos utilizados por empleados para robar efectivo.
Existen infinidad de métodos empleados para robar efectivo. Unos cuantos
de ellos se mencionan a continuación:
1. a) El dinero proveniente de las ventas de contado podrá robarse al instante
en que se efectúa la venta. El dinero proveniente de las ventas, que se roba,
no se registra en ninguna factura de las ventas, ni tampoco en una caja
registradora. Este tipo de robo puede ser difícil de descubrirse, puesto que
no existen registros. Es posible que solo una parte del precio de venta se
registre en la caja, robándose el resto.
Medidas de Control: Centralice las cajas y utilice cajas registradoras que
permitan que el cliente se dé cuenta del importe registrado. Entregue al
cliente una copia de la factura o de la nota de venta, o bien el recibo que
arroje la caja registradora. Utilice servicios de vigilancia policíaca.
Los métodos que a continuación se mencionan involucran manipulación
de registros.
1. b) Se podrá robar efectivo del dinero proveniente de las ventas, o bien de los
cobros de las cuentas por cobrar a clientes. La cantidad correcta de efectivo
habrá de cargar a caja y acreditar a ventas o a cuentas por cobrar. Sin
embargo, a la hora de sumar las columnas de cargos a caja y de créditos a
ventas o a cuentas por cobrar en el diario de entradas de efectivo, se
subestiman. Por lo tanto, una vez que se haya llevado a cabo la labor de
pase a las cuentas del mayor general, el saldo de la cuenta de caja y bancos
habrá de concordar con el saldo del estado de cuenta que envía el banco, lo
que se verá una vez llevada a cabo la conciliación bancaria. Si se robasen
los cheques, será necesario una falsificación de firma para poder cobrarlos.
Por ejemplo: Si se recibiera un cheque por $10,000 y fuere posible robarse
$1,000, pero el asiento contable se hiciere cargando a caja por $10,000 y
acreditando a ventas por $10,000, el saldo de la cuenta de bancos en los
libros de la empresa seria mayor en $1,000 al saldo según el estado de
cuenta bancario, después de llevada a cabo la conciliación. Sin embargo,
si se sumara de menos en $1,000, tanto en la columna de cargos a bancos,
como en la de créditos a ventas en el diario de entradas de efectivo, el
saldo bancario según los libros y según el estado de cuenta habría de
concordar, una vez que se llevara a cabo la conciliación bancaria.
Medidas del Control Interno: Separe las funciones de quienes reciban el
efectivo y de aquellos que contabilicen dichas entradas. Verifique las
sumas del diario de entradas de efectivo. Compare los cargos que la
empresa haga a la cuenta de bancos, con los créditos que haga el banco
conforme aparezca en el estado de cuenta que envía a la empresa.
1. c) Es posible que en diario de entradas de efectivo, los descuentos sobre
ventas que se otorguen a los clientes estén aumentados en relación con los
descuentos realmente aprovechados.
Medidas de Control: Separe las funciones de quien reciba el efectivo y de
quien lo registre. Revise los asientos del diario de entradas de efectivo en
donde se cargue a la cuenta de descuento sobre ventas y coteje los
descuentos contabilizados con los descuentos que se otorgan. Aparee los
asientos en el diario de caja con el detalle de los depósitos conforme el
estado de cuenta bancario.
1. d) Es posible que el efectivo recibido de un cliente se cargue a una cuenta
de gastos; el efectivo se habrá de robar, pero la cuenta del cliente se
acreditara correctamente.
Medidas de Control: Rastree los créditos a la cuenta de clientes con los
correspondientes cargos a la contracuenta. Una variante al caso
mencionado en este inciso es el que se cancele como incobrable la cuenta
de un cliente solvente y cuando se reciban los fondos que éste remita para
la liquidación de su cuenta, apoderarse de dichos fondos.
1. e) Cuando se efectúa una venta a crédito se podrá cargar a un cliente ficticio.
Los cobros que se hagan al verdadero cliente no podrán registrarse, puesto
que no existe una cuenta para él en los registros. La remesa se habrá de
robar. Posteriormente el saldo del cliente ficticio se carga a cuentas malas.
Medidas de control: Separe las funciones de quien reciba efectivo y de
quien lo contabilice. Conforme los saldos de clientes; las solicitudes de
confirmación enviadas a los clientes ficticios se habrán de regresar a quien
las envío. Exija que todas las cuentas de clientes que se hayan de cancelar
como incobrables sean autorizadas por un ejecutivo responsable para ello.
Una variante de este método de fraude es el cargarle una cantidad menor
a un cliente en los registros; cuando el cliente envíe su remesa de fondos,
la diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad previamente cargada
al cliente en los libros, es robada.
1. f) Encubrimiento o “jineteo” del efectivo recibido, involucra el retener el
efectivo recientemente recibido sin correr asiento alguno en los libros. Al
momento de una entrada de efectivo subsecuente, se corre el asiento por la
primera remesa, omitiéndose el registrar de la segunda.
Por ejemplo: El cliente A remite $100 para abono a su cuenta, el cajero,
que a su vez hace las funciones de tenedor de libros, retiene los $100 y no
corre asiento alguno. Después, el cliente B remite $160 para abono a su
cuenta. Al cliente A se le acredita $100 y al cliente B se le acredita $60. El
faltante continúa siendo de $100, pero el faltante en el cliente A ya está
cubierto. Posteriormente el cliente C remite $120 para abono a su cuenta.
Al cliente B se le acreditara $100 y el cliente C no recibe crédito alguno. El
faltante total es de $120. Estas manipulaciones podrán continuar en forma
indefinida.
Medidas de Control: Separe las funciones de quien reciba efectivo de
quien contabilice esas operaciones. Compare las entradas de efectivo
individuales con los créditos que se han hecho a las cuentas de los
clientes. Confirme los saldos de cuentas por cobrar. Compare los
depósitos bancarios con el listado detallado de las remesas de los clientes.
1. g) Es posible que los cheques no reclamados por concepto de dividendos y
sueldos sean robados.
Medidas de Control: No permita que el cajero o el contador tengan acceso
a la correspondencia, evitando que puedan abrir la que es devuelta. No
regrese los cheques no reclamados al departamento de contabilidad. Exija
que los empleados firmen al recibir sus cheques por concepto de nóminas.
En forma independiente envíe la forma W-2 a los empleados al finalizar el
año calendario o bien cuando concluya la fecha de terminación del empleo.
1. h) Se podrá robar dinero de los fondos de caja chica u otros fondos. Esta
forma de robo generalmente ira acompañada de la falsificación de las
autorizaciones de los vales de caja chica (u otros), o bien el alterar la cantidad
que aparezca en el vale ya aprobado o bien, el alterar las fechas en los vales
utilizados en un periodo previo de reembolso del fondo de caja chica.
Medidas de Control: Los vales de caja chica ya utilizados deberán
mutilarse para evitar que se vuelvan a usar; esto también es valedero para
vales de otros fondos. Una persona distinta al encargado del fondo de caja
chica deberá controlar los vales de caja no utilizados. Numere en forma
consecutiva todos los vales. Todos los pagos que se hagan del fondo de
caja chica deberán estar amparados por vales debidamente autorizados.
1. i) Los cheques podrán ser falsificados y cobrados. Estos cheques podrán ser
destruidos una vez que el banco los haya cargado a la empresa y los
devuelva (costumbre en los Estados Unidos de América). Si se destruyen y
no se corrieron asientos por dichos desembolsos, los totales de créditos a la
cuenta de bancos en el diario de salidas de efectivo deberán aumentarse;
otra alternativa podrá ser el no contabilizar algunos fondos que se reciban y
que se depositen en el banco.
Medidas de Control: Se deberá llevar un control numérico de los cheques.
La persona que prepara los cheques, o bien, quien los firma, no deberán
tener acceso a los cheques ya pagados por el banco y que los devuelve a
la empresa. Se deberán sumar las columnas del diario de entradas de
efectivo, así como del diario de salidas de efectivo, rastreándose los planes
al libro mayor.
1. j) Es posible que se altere la fecha de una factura de un proveedor, que ya
se haya pagado, o bien de una nota. Se habrá de formular un cheque, robarlo
y cobrarlo. Si se corre un asiento contable, se duplicara un cargo a una
cuenta de gastos o a un activo. Si no se corre un asiento contable, la columna
de créditos a la cuenta de bancos en el diario de salidas de efectivo deberá
 sumarse de más, de tal forma que el saldo según los libros coincida con el
saldo, según el estado de cuenta bancario, una vez que se lleve a cabo la
conciliación.
Medidas de Control Interno: Las personas que firmen cheques deberán
compararlos contra las facturas de los proveedores y sus respectivas
cuentas por pagar. Las facturas deberán ser selladas con la indicación de
pagadas. La fecha de pago deberá anotarse en las facturas y en la
documentación que las acompañe imposible de ser alterada. Los
funcionarios encargados de firmar los cheques deberán conocer los
nombres de los proveedores. Deberán examinarse los endosos extraños,
tales como los endosos estampados seguidos por otros endosos, por lo
general los de algún individuo. Los cheques deberán ser enviados al
correo por la última persona que los firme y bajo su responsabilidad.
1. k) El traspaso de los cheques se presenta cuando un cheque girado contra
un banco se deposita en un segundo banco, pero ningún asiento se corre
reduciendo el saldo en efectivo en el primero. Este tipo de transacción se
realiza al final de un mes y no se registra plenamente para poder cubrir un
faltante en el segundo banco. Si el cheque librado a cargo del primer banco
no ha sido pagado al final del mes (pasado por la cámara de compensación),
el resultado habrá de ser que el saldo en la cuenta de bancos habrá de estar
excedido.
Medidas de Control: Compare los depósitos bancarios según el estado de
cuenta bancario con los cargos a la cuenta de bancos (en forma particular
los movimientos de fin de mes). Obtenga directamente de los bancos con
los cuales opere la empresa, estados de cuenta y cheques pagados, quizá
una semana después de la terminación de un mes, si fuere posible (o
espérese hasta que se reciba el siguiente estado de cuenta bancario) y
compare los cheques pagados, devueltos por el banco, con los asientos
registrados en el diario de caja. Sume las columnas del diario de salidas
de efectivo y elabore una relación de los diferentes saldos bancarios.
 1. l) Es posible que se presente una menor cantidad de descuentos sobre
compras aprovechados, o bien podrán subestimarse al sumar el diario de
salidas de efectivo en donde aparecen registrados tales descuentos o
inclusive podrán no contabilizarse aun cuando en verdad se hayan
aprovechado (posesionándose del efectivo del descuento no contabilizado).
Medidas de Control: Compare los términos de las facturas de compras con
los asientos en el diario de salidas de efectivo y con los cheques expedidos.
Verifique las sumas.
2. m) Las nóminas podrán manipularse de maneras diferentes:
1- Aumentando el importe de los sueldos realmente ganados por los
empleados.
2- Aumentando las sumas de los registros sobre nóminas.
3- Añadiendo nombres de empleados ficticios en los registros de nóminas.
4- No dando de baja de las nóminas y de los registros los nombres de
empleados que ya no trabajan para la empresa.
5- Robándose los sueldos no reclamados.
6- No registrando las deducciones del total de sueldos a los empleados.
El auditor independiente y el auditor interno deberán estar alertas en todo
momento para prevenir o para poner fin a las prácticas dañinas. Sin
embargo, no puede existir un sistema contable alguno que no pueda ser
manipulado por una persona por si sola o bien confabulada con otra
persona. Tanto al auditor como al patrón les interesa más prevenir los
fraudes que encontrar la huella de uno ya acontecido.
3.12- Control Interno de las Ventas.
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel
importante en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con
fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al
realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja.
Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben
hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas
son:
1- Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos
de pago - al contado o crédito).
2-Nota de despacho o conduce
3-Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser
distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base
para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito
de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de
los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a
solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envíe
mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo
al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al
de la factura comercial.
Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos
comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa
puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus
mercancías. Puede renovarse anualmente.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
1) Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
2) Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3) Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
3.12- Control Interno de los Inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas
para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada
al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los
inventarios siguiendo el proceso de compras.
3.13.1- Métodos para llevar el Control Interno de los Inventarios
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los
cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) y UEPS (Ultimo en
Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la
Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías.
Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en
venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas
mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
1) Hacer conteos físicos periódicamente.
2) Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
3) Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de
manera que se eviten los robos.
4) Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones
autorizadas.
5) Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
6) Hacer verificaciones al azar para comparar con el libro contable.
4- Prevención de Errores e Irregularidades
4.1- Prevención contra el Fraude.
El “fraude” se puede definir como la falsedad deliberada de hechos con la
intención de engañar a alguien. Si el propósito de este engaño es la
ganancia personal u ocasionar, daño a otro el fraude puede ser un acto
criminal. Al analizar el papel del control interno en la prevención de actos
fraudulentos es útil distinguir entre errores e “Irregularidades en los
registros contables.
Los contadores utilizan el término errores para referirse a los errores no
intencionales. Las irregularidades, por otra parte, se refieren a errores
intencionales, que ingresan a los registros o informes contables para algún
fin fraudulento. Las irregularidades se pueden sub-dividir aún mas según
se trate de “Fraude de empleados” o de “Fraude de Gerencia”.
4.2- Fraude de Empleados
El fraude de empleados se refiere a actos deshonestos realizados en
contra de la compañía por sus empleados. Algunos ejemplos de fraude de
empleados son el robo de activos o el cobro de precio de venta más bajos
a clientes “Favorecidos” el recibo de “dinero” de los Proveedores, la
sobreestimación de las horas trabajadas. El “Relleno” de cuentas de
gastos y desfalco. (El desfalco es un robo de activos que se esconde
mediante la falsificación de los registros contables).
4.3- Póliza de Fidelidad
Ningún sistema de control interno puede proporcionar protección absoluta
contra pérdidas originadas por empleados deshonesto. Por consiguiente
muchas compañías exigen que los empleados que manejan dinero en
efectivo u otro activo negociables estén comprometidos mediante una
“Póliza de Fidelidad” es un tipo de seguro en el cual la compañía
aseguradora acepta reembolsar a un empleador hasta cierto limite una
cantidad acordada por las perdidas ocasionadas por fraude o desfalco por
parte de los empleados.
4.4- Fraude de Gerencia
El fraude de gerencia se refiere a una falsedad deliberada hecha por la
alta gerencia de un negocio a personas externas a la organización del
mismo. Frecuentemente dentro de este tipo de fraude se incluye la
elaboración de estados financieros fraudulentos tendientes a desorientar
a inversionistas y a acreedores.
4.5- Mal uso de los Activos de la Compañía
Otra forma de fraude de Gerencia se relaciona con la mala utilización de
los activos de la compañía para el beneficio personal de la alta gerencia.
4.6- Impacto del Fraude de Gerencia
El fraude de Gerencia difiere del fraude de empleados porque la alta
Gerencia es un participante dispuesto en los actos fraudulentos. Una
característica del fraude de gerencia es que ésta utiliza su posición de
confianza y de autoridad para pasar por alto el sistema de control interno
y para enriquecerse a costa de la compañía y/o de personas externas.
Autor: Diego Ferbando Pedraza