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08-2
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE VERSIÓN 3
MEJORA
FECHA 23/12/2014
PROCESO SEGUIMIENTO Y MEJORA
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ELABORÓ REVISÓ APROBO
ENLACE SIG OFICINA ASESORA PLANEACIÓN JEFE OFICINA ASESORA PLANEACIÓN JEFE OFICINA ASESORA PLANEACIÓN
1. OBJETIVO
Establecer un método unificado para identificar, analizar y tratar las causas de No conformidades
reales o potenciales, observaciones, hallazgos u objeto de mejora, así como identificar e
implementar acciones de mejora para el Sistema Integrado de Gestión.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción de Mejora: Toda acción que incrementa la capacidad de la Entidad para cumplir los
requisitos y que no actúa sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de la una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
Auditoria Interna Integral Proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con
normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las
evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico,
económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas
afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Encuesta de Satisfacción: Instrumento por medio del cual la Unidad conoce la percepción que los
usuarios tienen de servicios prestados.
Mejora Continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeño.
No Conformidad Potencial: Posibilidad de que ocurra una desviación respecto del cumplimiento
de un requisito, pero que todavía no ha ocurrido y por ello no existe ninguna evidencia objetiva que
permita demostrar el acontecimiento.
No Conformidad Real: Desviación que ya ocurrió respecto del cumplimiento de un requisito y que
puede comprobarse mediante una evidencia objetiva como por ejemplo lo dicho en un documento,
o por la carencia de un documento, por lo declarado por el evaluado o por lo observado por el
verificador.
Plan de mejoramiento: Contiene las actividades que se implementarán con el fin de subsanar las
oportunidades de mejora identificadas durante la auditoría. Este plan deberá ser elaborado por los
responsables del proceso y estará sujeto a seguimiento por parte del auditor interno.
Producto y/o servicio No Conforme: Producto y/o servicio que no cumple alguno o varios de los
requisitos establecidos, implícitos u obligatorios.
4. ACTIVIDADES
Formato
A Publicar el formato diligenciado Identificación,
Todos los
en la carpeta de acciones administración y
funcionarios o
3 correctivas, preventivas y de seguimiento a las
contratistas de la
PUBLICAR mejora del proceso ubicada en acciones correctivas,
FORMATO EN Unidad
TOTORO preventivas y/o de
TOTORO
mejora
Informar a través de correo
electrónico al dueño del proceso
del servicio no conforme Todos los
detectado con el fin de realizar funcionarios o
4 análisis. Correo Electrónico
INFORMAR AL contratistas de la
DUEÑO DE
Nota: El correo debe ir con copia Unidad
PROCESO
al enlace INTEGRA de la Oficina
Asesora de Planeación
Identificar y analizar las
causas que generan la no
conformidad real, potencial o
aspecto a mejorar. Se debe
determinar si se aplicará una Dueño de proceso Formato de
corrección, una acción y responsable de Identificación,
IDENTIFICAR Y correctiva, una acción generar e administración y
5
ANALZIAR preventiva o una acción de implementar las seguimiento a las
PC CAUSAS mejora. actividades que acciones correctivas,
den respuesta a la preventivas y/o de
Nota: Se deben diligenciar No conformidad mejora
las columnas en color verde
denominadas
“IDENTIFICACION DE
ACTIVIDADES”
Definir el plan de
mejoramiento con sus
DEFINIR PLAN
respectivas actividades,
Dueño de
responsables, así como Matriz de
proceso y
fecha de inicio y finalización Identificación,
A responsable de administración y
para la ejecución de cada generar e
6 actividad. seguimiento a las
implementar las acciones correctivas,
Nota: Se deben diligenciar actividades que preventivas y/o de
las columnas en color verde den respuesta a la mejora
denominadas No conformidad
“IDENTIFICACION DE
ACTIVIDADES”
PUBLICAR PLAN Publicar en TOTORO el plan Dueño de
EN TOTORO
de mejoramiento del proceso y
resultado de auditorías y de responsable de
las acciones como producto generar e
7 Correo electrónico
del mejoramiento continuo implementar las
respectivamente para que actividades que
B estas realicen el den respuesta a la
seguimiento. No conformidad
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CÓDIGO 120.20.08-2
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE VERSIÓN 3
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Revisar el plan de
B mejoramiento establecido
por los procesos.
D preventivas o de
mejora
12 FIN FIN
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ANEXOS
Fecha del
Versión Ítem del cambio Cambio realizado Motivo del cambio
cambio
Se incluyen términos y las
Inclusión de los Sistemas de
identificación de no conformidades
Seguridad y Salud en el Trabajo
3. Definiciones y 4. reales y potenciales que aplican a
1 y Ambiental bajo los parámetros 14/08/2014
Actividades los Sistemas de Gestión en
de las normas técnicas OHSAS
Seguridad y Salud en el Trabajo y
18001 y la norma ISO 14001
Ambiental.
Se incluyó la definición del término
Definiciones
“plan de mejoramiento”
En las actividad Nº 1 y 2 se incluyó
la nota y se modificaron los
responsables
Se incluyó la actividad Nº 3
Se ajustó la actividad Nº 4, se
Se realizaron los ajustes de
incluyó la nota y se modificó el
ajustes de acuerdo a como se
2 registro. 23/12/2014
está ejecutando el
Actividades En las actividades Nº 5 y 6 se
procedimiento actualmente.
incluyó la nota.
Se ajustó la actividad Nº 7.
Se eliminó la actividad que
anteriormente era Nº 8
Se ajustó la actividad Nº 9.
En las actividades Nº 10 y 11 se
incluyó la nota. En esta última
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CÓDIGO 120.20.08-2
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