Actividad

Evidencia 3: Documento “Paralelo Clases de Documentos “

Presentado por:
Lina Fernanda rojas Ninco

Tutor:
Yenny yovanna gomez

Curso Virtual
Administración documentación en el entorno laboral
Ficha: (1705672)

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Mayo 19 / 2018
 INTRODUCCIÓN

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o
justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza
se pueden clasificar en públicos o privados.

El documento público, que el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley,
por un registrador, notario, secretario judicial u otro público competente para acreditar algún
hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.

En cuanto al documento privado; redactado por las partes interesadas, son testigo o sin ellos,
pero sin ser intervenidos de registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o
autoridad.

En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse

en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos son
el soporte en el que se materializan los distintos actos de Administración y la forma externa de
dicho actos.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su

soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos
a acceder a los mismos.

CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos
se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información

producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o
acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión,
central e histórico.

Documento de Archivo Documento Electrónico

Son los determinados por el lugar
donde se encuentra toda la
información producida o recibida
Clases de Documentos
por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o
funciones
Son toda la información
generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se
encuentran documentos
electrónicos de archivos que
cumplen su acción durante todo
el ciclo vital documental, como
son los archivos de
gestión, central e histórico

 El registro esta acogido

 Recoge información en
en un medio, cuya
un medio cuyos símbolos
información se hace
solo pueden ser leídos
accesible a través de
por un ordenador
símbolos implícitos en
 Su contenido puede ser
él.
separado de su soporte
 El contenido es
Diferencias original, para ser
inseparable de su
transferido a otros.
medio o soporte.
 Su autenticidad
 Su valor probatorio se
depende del hardware y
mide por las
software
características de
en el cual fue creado,
autenticidad, entre
ellas la firma
 y esta solo se podrá
mantener si se
conserva en su
Estructura original.
 Es una constatación
que permite
comprobar el
desarrollo de una
actuación
 Permite fácil acceso a
administrativa.
la información.
 Nos permite
 Controla el acceso a la
comunicación, a otros
Uso información por
órganos o unidades
niveles de seguridad y
de la administración o
conservación a largo
a terceros
plazo
interesados, ya sea
personas jurídicas
públicas y privadas
personas jurídicas
naturales