INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CIUDAD

VALLES

INTEGRANTES:
Anastacio Pérez Hernández
José Alfredo Ponce Marín
Carlos Adrián Ramos Martínez
José Miguel Zúñiga Zúñiga
Erick Gonzales Días

MATERIA:
INGENIERÍA EN SISTEMAS
DOCENTE:
Brenda Iliana Lara Izaguirre

TEORIA DE LOS SISTEMAS APLICADA A LA

EMPRESA
Contenido

1. TEORÍA DE SISTEMAS APLICADA A LA EMPRESA

1.2. INTRODUCCIÓN

1.3. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA: IMPORTANCIA

DE LAS INTERACCIONES

1.4. SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS

1.5. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

1.6. PENSAMIENTO LINEAL Y PENSAMIENTO SISTÉMICO

1.6.1. Pensamiento Sistémico

1.7. MODELOS: HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO DE LOS

SISTEMAS

1.8. CONCLUSIÓN

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 1. TEORÍA DE SISTEMAS APLICADA A LA EMPRESA

1.2. INTRODUCCIÓN

Todas las personas, en general, participan en forma simultánea en diversas

organizaciones, siendo estas de diversa naturaleza (entre otros ejemplos se pueden
mencionar la familia y el club deportivo).

Dichas organizaciones se caracterizan por el trabajo conjunto de las personas que

las componen para el logro de ciertos objetivos comunes. A esta definición, es
preciso ahora agregar un concepto adicional: el de sistema que, sin lugar a dudas,
enriquece la comprensión de la organización.

1.3. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA: IMPORTANCIA

DE LAS INTERACCIONES

Un sistema se define como un conjunto de partes cuya interacción produce

determinados resultados. Lo fundamental en este tipo de relación es que exista la
interrelación, pues de esta forma se logran rendimientos superiores, lo que permite
alcanzar objetivos en forma eficiente.

La teoría de sistemas entrega una forma simple para analizar las organizaciones,
poniendo énfasis en el estudio de su estructura y en las interrelaciones entre sus
componentes.

Las partes que componen una organización desde un punto de vista sistémico son:

Los insumos que utiliza la empresa y que corresponden a personas, capital,

recursos naturales y tecnológicos y materia prima, entre otros.
Los procesos de transformación que ocurren al interior de la empresa. Su
naturaleza es variada y pueden ser explicados a través de las actividades que se
realizan al interior de ella. Alguna de estas actividades son marketing, finanzas,
operaciones y adquisiciones, entre otras.
Los resultados de la empresa incluyen productos y servicios, utilidades,
satisfacción de necesidades de clientes y trabajadores, experiencia y aprendizaje,
entre otros. En esta perspectiva, los demandantes de los resultados de la empresa
no son solamente sus clientes, sino también los empleados, los dueños, los
proveedores y el gobierno local.

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 Además de los anteriores, es necesario considerar el papel del entorno de la
empresa y los procesos de retroalimentación del sistema. Este último será aclarado
más adelante cuando se analicen los sistemas abiertos.
Un ejemplo de negocio de comida rápida, permitirá aplicar los conceptos anteriores
a un caso real, para facilitar la comprensión de los mismos.

A modo de resumen, es posible resaltar los siguientes aspectos:

Los insumos o recursos que utiliza la empresa en su proceso productivo son

de naturaleza muy variada. En mayor o menor medida, como se puede ver en el
ejemplo anterior, todos ellos son determinantes en el proceso de transformación.
Cuando el proceso de transformación principal de la empresa se define como
un servicio, entonces, se aplica al cliente, quedando este como insumo. En caso de
los procesos productivos, la transformación. La empresa debe velar por la eficiencia.
Por ejemplo, la producción realizada en forma artesanal cien por ciento es,
frecuentemente, poco rentable. En el caso de la fabricación de zapatos, por ejemplo,
el tipo, la cantidad y la calidad de los zapatos producidos y el margen que de su
comercialización se pueda obtener, dependerán del cuero utilizado, de la
automatización y del nivel de tecnología aplicado al proceso.
Los resultados de la empresa también son muy variados. Ellos
aparentemente “emanan” de la organización, porque influyen de una u otra forma
en el resto del sistema. Volviendo al ejemplo del Negocio de comida rápida, un
vendedor con más experiencia es un “mejor vendedor” y, por tanto, un insumo de
mejor calidad en una próxima oportunidad de venta. Por su parte, un cliente
insatisfecho con la última atención que recibió, afectará negativamente a otros
potenciales clientes de su negocio. Por último, las utilidades que se generan fruto
de la operación son reinvertidas en la empresa para comprar nuevos equipos o
destinarlas a publicidad.
Esto pone en evidencia el hecho que muchos resultados vuelven a entrar en la
forma de insumos al proceso de transformación.

1.4. SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS

Para ilustrar estos nuevos conceptos, la isla de Robinson Crusoe aporta

características suficientes como para considerarla un sistema. En ella se
encontraban recursos dados por las especies vegetales y animales que la
naturaleza proveía, además de las personas que en ella habitaban: Robinson
Crusoe y Viernes. Cada tarde, producto de la pesca y la recolección de frutos,
Crusoe y Viernes podían comer y, a la vez, aprovechar las ramas de los árboles
para construir instrumentos y herramientas que facilitaran la tarea del día siguiente.

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 Esta descripción de la isla corresponde a un sistema cerrado. Todos los insumos
provienen de la misma isla pues no existían posibilidades de “importarlos” de otro
lugar. Además, el resultado que se obtenía del proceso (pesca, caza y recolección
de frutos) permanecía en el mismo sistema y tampoco podía ser enviado fuera
debido a la ausencia de vías efectivas de transporte o comunicación.

En oposición al caso de la isla, las organizaciones que existen en el mundo

contemporáneo (fábricas de zapatos, hospitales y muchas otras) no son sistemas
cerrados, pues reciben insumos o recursos del medio externo y los resultados que
obtienen también salen fuera de ellas. A su vez, estos mismos resultados afectan
nuevamente sus insumos a través de los procesos de retroalimentación.

Lo dicho anteriormente permite que la organización pueda ser descrita mediante

un modelo de sistema abierto que incorpora relaciones entre la empresa y el medio
externo. Esta permanente interacción entre los componentes internos y externos del
sistema abierto obliga a la empresa a poner permanentemente su atención tanto
dentro como fuera de ella.

1.5. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

A continuación, se presentan algunas características de la organización desde la

perspectiva sistémica:

Mantienen una integridad.

En sus interiores se producen sinergias.
Están compuestas por subsistemas.
Presentan el fenómeno de entropía.

Integridad
El concepto de integridad se refiere a que la organización debe ser comprendida
como un todo, cuyo eje lo constituyen las relaciones que se dan entre sus
componentes. En este contexto, el análisis de partes no conectadas carece de
sentido.

Sinergia

Es razonable pensar que deben existir incentivos que mantengan unidos a los
componentes del sistema. Dichos incentivos están dados por las sinergias que se
producen en ella. En términos sencillos, sinergia significa que el todo es mayor que
la suma de las partes, es decir, que los componentes del sistema valen más como
una unidad – a la cual llamamos empresa – que como una unidad independiente.

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Es a partir de esto, justamente, desde donde surge el valor de las interrelaciones.
Para comprender mejor este concepto existe un ejemplo, el de las Nuevas salas de
cine.

Subsistemas

Los sistemas están compuestos, a su vez, por subsistemas. En el caso de una

fábrica, por ejemplo, el departamento de contabilidad y la sala de ventas
corresponden a subsistemas. Cada uno de ellos se compone de distintos elementos
relacionados entre sí. Por otra parte, cada uno de los subsistemas interactúa con el
resto, conformando una compleja red de interacciones en donde cualquier decisión
que afecte a una de sus partes, tendrá repercusiones en el resto de los miembros
del sistema. Se presenta en este punto el ejemplo de los Chocolates RA.

Entropía

Un fenómeno que se observa con frecuencia en sistemas de distinta naturaleza es

la entropía, la que se define, en términos amplios, como el decaimiento natural de
un sistema. Si se analiza al hombre como un sistema compuesto a su vez de
subsistemas, tales como los aparatos circulatorio, digestivo y nervioso, entre otros,
se puede observar que con el paso de los años su cuerpo comienza a decaer. El
corazón trabaja con más dificultad, las piernas pierden agilidad y la memoria se
hace frágil. Una forma de atenuar los efectos de la entropía en el cuerpo es a través
de una vida y alimentación sana, ejercicio regular y chequeos médicos periódicos.

De la misma forma, en la empresa es posible detectar síntomas de decaimiento o

degradación del sistema. Los edificios envejecen, las máquinas comienzan a fallar
o se vuelven obsoletas y las ventas decaen, tal vez debido a que los productos y
servicios ya no llaman la atención de los clientes como solían hacerlo.

Para contrarrestar este proceso normal de degradación, los gerentes o quienes

dirigen la empresa también cuentan con herramientas apropiadas. Algunas de las
más efectivas son, probablemente, la inversión en activo fijo, el desarrollo de nuevos
productos y, sobre todo, la creatividad y la capacidad de innovación de los miembros
de la organización.

1.6. PENSAMIENTO LINEAL Y PENSAMIENTO SISTÉMICO

Con frecuencia, cuando analizamos un problema nuestra mente tiende a seguir una
secuencia lógica como la que sigue:

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Lo anterior significa que, enfrentados a un problema, intentamos emprender una
acción que nos permita lograr una solución a través de la cual obtendremos los
resultados deseados. Al revisar el ejemplo de Chocolates RA es posible observar
que la solución aplicada apara revertir el problema de la escasa venta de
chocolates, en principio, pareció conseguir el resultado deseado, haciendo crecer
las ventas. Sin embargo, el efecto final de esta decisión produjo resultados no
deseados tales como la sobrecarga de trabajo de las máquinas y la consecuente
falla de ellas y la huida de parte de sus clientes hacia la competencia. Todos estos
elementos afectaron negativamente la reputación de la empresa y, por ende, su
potencial de crecimiento futuro.

¿Qué se quiere ilustrar con este ejemplo? Cuando un problema es abordado desde
una perspectiva lineal no es posible ver la totalidad de los efectos que se derivan de
una decisión, esto es, resultados deseados y no deseados. De la misma manera,
tampoco es posible ver cómo estos efectos actúan sobre el problema inicial,
empeorándolo en muchos casos.

1.6.1. Pensamiento Sistémico

El pensamiento sistémico nos ayuda a comprender las interrelaciones que se dan

entre los componentes del sistema en análisis. Esto significa que, enfrentados a un
problema, debe haber capacidad para “ver el bosque y los árboles” (por referencia
al refrán popular “los árboles no dejan ver el bosque”). Desde la perspectiva
sistémica, entonces, se pueden abordar los problemas en su integridad y, a la vez,
esto permite ver cómo interactúan los distintos elementos dentro de ella.

Para desarrollar el pensamiento sistémico al enfrentar situaciones de complejidad,

es fundamental tener en cuenta dos premisas básicas:

Frecuentemente, las consecuencias de determinadas acciones que se llevan a

cabo, no se producen en el mismo lugar en donde se aplica una solución. En el
ejemplo de la empresa de Chocolates RA, si bien la intervención para mejorar la
venta de chocolates se llevó a cabo en el departamento de ventas, los efectos se
produjeron en la fábrica; en los supermercados, cuyas estanterías se vaciaron
rápidamente y en la mente de los clientes, quienes quedaron disconformes. Por lo
mismo, cada vez que en la empresa se toma una decisión, es preciso prever dónde
se verán los efectos de tal decisión.

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A veces, estos efectos tardan en llegar. Siguiendo con el ejemplo anterior, las ventas
comenzaron a crecer y probablemente en un primer momento las máquinas
respondieron a las nuevas exigencias. Sin embargo, con el paso del tiempo, otros
resultados comenzaron a aparecer. En este punto, cabe destacar la importancia que
significa considerar las demoras involucradas en las respuestas de la empresa ante
determinadas demandas, es decir, el cuándo.

1.7. MODELOS: HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO DE LOS

SISTEMAS

A lo largo de este escrito, se han abordado las ventajas de analizarla empresa como
un sistema abierto, cuyos resultados se encuentran determinados por un conjunto
amplio de recursos utilizados, variadas operaciones o procesos y la interacción o
retroalimentación con su medio.

Sin embargo, debido a la complejidad inherente de toda organización, la enorme

cantidad de elementos que en ella participan y las variadas relaciones que ocurren
entre estos, los elementos de la teoría de sistemas parecen ser insuficientes para
hacer un análisis de los problemas de la empresa, de tal forma de avanzar en la
proposición de soluciones efectivas.

En este contexto, surgen los modelos.

En el contexto de organizaciones cada vez más complejas en cuanto a la cantidad

y a la diversidad de personas que ahí trabajan, en relación con los métodos y las
técnicas para llevar a cabo las operaciones y dada la rapidez de los cambios
internos del negocio y de su entorno, los modelos surgen como una respuesta que
permite simplificar el análisis de una parte del sistema, entregando pautas de
solución valiosas.

Esto quiere decir que la utilización de modelos para el estudio de la organización

como un sistema, facilita su comprensión y ayuda a clasificar los fenómenos y las
relaciones entre los mismos. De esta manera, los modelos surgen como un
complemento que agrega valor a la intuición y, en ocasiones, la reemplaza. Cabe
señalar que el valor de los modelos está dado, en gran medida, por su capacidad
descriptiva, esto es, que sean capaces de explicar la realidad que desean abordar
¡y no otra! Y, además, que sean lo suficientemente flexibles como para incorporar
nuevas perspectivas de análisis.

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Aplicación de un modelo

Para comprender la situación financiera de una empresa se han planteado distintos

modelos. Probablemente, el más sencillo sea el que intenta explicar la propiedad de
sus activos. Todo lo que la empresa tiene corresponde a sus activos, los cuales
provienen de:

Lo que sus propietarios han aportado a ella como capital.

Lo que la empresa ha generado fruto de su operación, es decir, sus utilidades.

Los créditos de terceros recibidos – pasivos o deudas.

Por lo tanto, si llamamos patrimonio a la suma del capital más las utilidades, la
fórmula sería:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

Dentro de los activos se considera una gama amplia de bienes tales como caja,
edificios, materia prima en inventarios y hasta el derecho de uso de un local,
expresado como un arriendo pagado por adelantado. Sin embargo, resumir bajo
una moneda y una categoría común todos los anteriores, permite analizar cómo
evoluciona el valor de los bienes que la empresa opera y la riqueza de los dueños
de la empresa (para efectos del análisis no no se tomarán en cuenta las
desviaciones propias de las mediciones contables).

Con este sencillo ejemplo contable, se ha querido expresar el valor de usar modelos
para el análisis en la empresa.

1.8. CONCLUSIÓN

Aplicamos esto en este ejemplo seria:

Sistemas en la producción de un licor

St. Loren es un refinado licor producido artesanalmente en el monasterio de los

padres Albertinos y hecho a partir de moras silvestres y 140 hierbas, para cuya
fermentación se requieren aproximadamente dos años.

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Preocupado por la fuerte caída en la venta de este licor en el último tiempo, el padre
Montano, superior del monasterio, decidió profesionalizar la producción y
comercialización de este producto. Para ello, nombró como encargado de todo el
proceso a un nuevo hermano de la fraternidad, Peter, quien ha realizado estudios
en una escuela de administración.

Peter nombró como responsables de marketing y distribución a dos hermanos de la

comunidad. En conjunto con los nuevos encargados se decidió lanzar una campaña
a nivel nacional, con tanto éxito, que las ventas y utilidades del primer período
aumentaron en más de un 100%.

El problema de la nueva administración comenzó cuando el stock del producto

empezó a agotarse, y no había forma de aumentar rápidamente su producción, por
lo lento de su período de fermentación.

Para solucionar este problema se contrató a una importante empresa química para
que diseñara un nuevo proceso productivo que disminuía el período de fermentación
a seis meses. El resultado, una estrepitosa caída en las ventas por la mala calidad
del licor bajo esta nueva fórmula.

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