El trabajo de oficina es actualmente conocido como el "Sistema Nervioso".

Hay dos clases de actividades:

Primarias
Administrativas

Archivo es el registro de la información.

Para archivar se recopilan, registran y transmiten datos.

Con la información necesaria se puede:

-Estimular al personal
-Reducir costos
-Rechazar pedidos
-Conceder créditos

Función de los documentos:

-Histórica
-Analítica
-Previsora
-Supervisora

Archivo es igual a la memoria de la empresa porque contiene la historia, información de éxitos y

fracasos y todas las operaciones realizadas.

Por qué archivonomía??

Porque uniformiza los sistemas y métodos sobre la materia.

Archivonomía es la administración de los archivos.

-Planeación
-Organización
-Integración
-Ejecucción
-Control

PLANEACION:
-Ver las metas o finalidades
-Ideas y doctrinas
-Planes y normas

ORGANIZACION:
-Programas de trabajo
-Procedimientos para conexión y coordinación de los elementos.

INTEGRACION:
-Combinar factores materiales y humanos.

EJECUCION:
-Aplicación de los sistemas y métodos de archivo.

CONTROL:
-Medición y correción de lo planeado.
Archivonomía = Registro de la información/

Archivo: Lugar en que se conservan con separación y seguridad documentos.

-Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta.
-Lugar destinado a contener documentos.

Archivar: Acción de guardar ordenadamente los documentos.

Archivista: El que tiene en su cargo un archivo.

Archivero: Mueble destinado a contener los documentos.

Archivonomía: Archivo-nomé (regla)

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Por organización:
-Centrales (Existe un solo archivo, un expediente para consulta, es más amplio, económico y eficaz)
-Locales (Lo contrario del anterior, hay un archivo en cada institución, se fomarn mas expedientes)

Por asuntos:
-Generales (Contiene todo género de asuntos de la institución, en organizacion centralizada)
-Parciales (Documentos de una sola naturaleza)

Por documentación:
-Oficiales (Documentos de instituciones públicas o gubernamentales)
-Especiales (Documentos de determinadas instituciones o entidades)
-Particulares (Documentos de personas o familias)

Por destino:
-Públicos (Pueden ser consultados por la persona que lo desee)
-Privados (Exclusivo de la institución a la que pertenezca)
-Secretos (Reservado o confidencial, uso exclusivo)

Por método empleado en su manejo:

-Directos (No requieren catálogos en la localización y consulta)
-Indirectos (Requieren de catálogos para su localización y consulta)

Por calidad o cantidad:

-Cuantitativos (Gran cantidad)
-Cualitativos (Gran calidad)

Por asignatura:
-Numéricos
-Alfabéticos

Elementos que integran los archivos:

-Local (Debe ser funcional, la principal regla es "El local debe adaptarse a las necesidades de la
oficina, no al reves", debe ser rectangular de preferencia, los principales enemigos de los archivos son
1.- incendio 2.- humedad 3.- polvo, la oriencitación adecuada es hacia el sur, o al oriente o
ponienten,y por ultimo al norte, debe tener iluminacion natural, buena ventilacion)
-Mobiliario y equipo (los muebles mas importantes son el archivero, terjeteros o caja clasificadora y
estantes, el archivero es un mueble seccional metalico, sus finalidades son la conservacion de datos y
el facil manejo, el tarjetero es para las tarjetas de catalogos, el estante es un mueble de estructura
metalica compuesto por pies derechos y entrepa;os, en sus espacios se ponen las cajas archivadoras,
es ideal para el archivo topografico o para documentos inmovibles)
-Personal (Deben ser técnicos en archivonomía, con cultura general, honrados y discretos)
-Documentación (La más importante, se divide en 5, bibliografia, biblioteconomia, enciclopedia,
archivistica, museografia, el acervo de archivos esta compuesto por la correspondencia y documentos
generados en la oficina, un documentos es todo aquello en el que se haga constar un hecho)

Se deben usar dedales de goma, nunca saliva.

Para ordenar los documentos se utilizan:

-Carpetas (Tienen un su interior los documentos y pesta;as)
-Guias principales (De carton, pueden ser alfabeticas, numericas o combinadas)
-Marbetes (Metálicos, se pone el nombre)
-Jinetes (Metálicos y de colores, son para se;alar accidentes en los expedientes)

La oficina dentro de la institución puede ser:

-Departamental (Cada unidad se basta a sí misma, tiene su propio archivo)
-Centralizada (Tareas comunes = misma unidad, labores específicas = departamentos)

Expediente: Conjunto de documentos del mismo asunto.

Los archivos se ordenan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Documento -> Expediente -> Gaveta -> Archivero -> Archivo

Datos en documento:
-Numeracion
-Lugar
-Fecha
-Nombre de la persona física o moral
-Asunto

Sistema de archivos: Se originan de la ponderación de cada dato.

-Numerico
-Alfabetico
-Geográfico
-Cronológico
-Por asuntos
-Combinación

Caracteristicas:
-Bases en sus doctrinas
-Flexibilidad
-Adaptabilidad
-Suceptibles a sus mercados