ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

KEEVYN RUA SARABIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS

ARCHIVOS

04 DE OCTUBRE DE 2018
INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del
griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo importantes
que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya
que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es
así como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los
recursos de información de una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto
en su documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus
funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, y la investigació.

Importancia de los archivos para la administración

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada
documentación e información útil (Dicha información puede estar contenida en
documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a
ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la
fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se
requiera. Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo
de sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad
pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores,
cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder
a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de
ciudadanos. La función de los archivos como memoria cobra importancia a medida
que pasa el tiempo; con archivos bien organizados no tendremos los empleados,
funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la
búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación y tiempo
invertido, produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta administración de
la información.
Importancia de los archivos para la investigación

Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y

mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto
contienen información en documentos que pueden y deben aprovecharse por parte
de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar
versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones rela cionadas
a la historia, la economía, la administración, la geografía, los procesos políticos ,
sociales, la ciencia, la tecnología.

CONCLUSIONES

- El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y

científica de la humanidad.
- El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
- El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en todo
momento.
- El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte
de la ciudadanía en general.
- El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.
- El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.

FUENTES

http://organizaciondoc ume ntos.b logspot.co m.co

http://www.e nto rnocorporati vo.com.mx/ne wsle tte rs/julio/arc hi vo.pdf

http://www.mundoarc hi vistico.com

https://sena.blackboard.com/bbcswebda v/i nstitutio n/SENA/Fina nzas /51130033/Cont

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