UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA

GESTION DE LA DOCUMENTACION

Prof: Lenin Vladimir Paladines Paredes

Sandra Elizabeth Castro Castro

ASISTENCIA GERENCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS

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PARTE I: “Control, Transferencia, retención y disposición de documentos”

1. Ejercicio de aplicación
1.1 Clasifique los documentos que se mencionan en vitales, importantes y útiles.

VITALES IMPORTANTES ÚTILES

Patente para distribuir productos Informe trimestral de accidentes Carta recibida de un cliente para
enlatados con la marca AKI ocurridos en el trabajo a los pedir una cotización de productor
empleados
Acta de la Junta de Directores de la Estado bancario de la cuenta de
Asociación de Productores de Plantas cheques
Ornamentales
Escritura de compra venta del edificio de
la planta procesadora

2. Investigue y comente los resultados

a. Método utilizado para la transferencia de documentos.

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los
documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las
normas establecidas por esa unidad.

El plazo de conservación de los documentos en las unidades creadoras viene fijado por la Comisión
de Archivo, sobre la base del análisis de cada una de las series documentales que produce. Se
persigue así adecuar al máximo dicho plazo a las necesidades de la unidad, en función de las
especiales características de cada serie (volumen anual que genera, frecuencia de uso, espacio
disponible, procedimiento que rige la creación documental).

Los métodos que se utiliza es el siguiente:

 Calendario de Transferencias: Al inicio de cada año el Responsable del Archivo remite a

todas las unidades el calendario de transferencias previsto para dicho período. Cada unidad
tiene asignada una semana a lo largo de la cual debe hacer efectiva la transferencia de los
documentos.
 Proceso de Transferencia Documental: El proceso de transferencia de documentos se
realiza de acuerdo con los siguientes pasos:
 Aviso
 Suministro de Cajas
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 Verificación
 Numeración
 Remisión y recibo
 Comprobación y ajuste
 Cometario
 Firmas

 Organización de los documentos para su transferencia: Los documentos objeto de

transferencia deberán estar necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes
criterios:
 Criterio 1: Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son
los denominados “documentos con valor archivístico”. Las copias, o documentos
de apoyo informativo, quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como
considere de interés el Responsable de la misma.
 Criterio 2: Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas
y subcarpetas normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como
única forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo.
 Criterio 3: Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad
se ubicarán en primer lugar.
 Criterio 4: Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal
(generalmente año natural o curso académico) respetarán en su ordenación la
secuencia de los códigos funcionales de la clasificación de los documentos.
 Criterio 5: Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los
criterios anteriores (antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a
alojar la documentación en las cajas de archivo normalizadas.
 Criterio 6: Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de
forma clara y visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese
número será la única anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas.

 Formulario de Transferencia de los documentos: El formulario de transferencia es un

documento de constancia, en el que debe aparecer información exhaustiva y pertinente
para que los documentos queden identificados de manera que permita una recuperación
rápida y eficiente de la información. Las firmas de los responsables tanto de la unidad
remitente como del Archivo General otorgan al documento el carácter oficial necesario
debido a la singular trascendencia del traspaso de responsabilidad de custodia,
especialmente por lo establecido por la legislación en esta materia.

 Redacción del formulario de transferencia: En la redacción del formulario de transferencia

deberán tenerse en cuenta los siguientes criterios:
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 Criterio 1: El formulario de transferencia se realizará sobre el modelo que facilite el
Archivo General, o en su caso otros instrumentos que le sucedan derivados del
proceso de informatización archivística.
 Criterio 2: El formulario de transferencia deberá acompañar a las cajas en el
momento en que éstas sean remitidas al Archivo General.
 Criterio 3: La redacción del formulario corresponde a la unidad remitente.
 Criterio 4: En el momento de redactar el formulario se tendrá en cuenta la
necesidad de incluir la descripción de cada caja en una única casilla, y que las
carpetas de documentos estén organizadas de manera que la documentación más
antigua esté en primer lugar, y que para el mismo intervalo temporal se siga la
secuencia de los códigos del cuadro de clasificación.

b. Donde conservan los documentos inactivos y por qué.

Para la conservación de los documentos institucionales se podrá emplear cualquier medio

electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se hayan realizado los estudios
técnicos pertinentes y competentes debiendo considerarse:

 Programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las
unidades administrativas a nivel nacional, incorporando las tecnologías actuales en la
protección, administración y conservación en conformidad al presupuesto y necesidades
institucionales.
 Programas de digitalización de documentos e informes de las acciones de control, o la
aplicación de otros medios informáticos, de acuerdo con las necesidades de la institución.

Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento
original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la legislación vigente y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información con la certificación del secretario
General, que es fiel copia de la original y que son aquellos que reposan en el archivo digital de cada
dependencia.

En torno a la investigación realizada sobre como conservar la documentación inactiva llegamos a la

conclusión que utilizar cualquier medio electrónico es una manera útil de conservar toda la
documentación generada a lo largo de algunos años, dependiendo de la vida útil de los documentos,
además se mantiene protegida toda la documentación inactiva que se genera dentro de las
diferentes unidades y con esto se logra tener resguardada toda la información para un futuro.

c. Medios empleados para mantener los documentos inactivos: papel, medios

electrónicos, y por qué los utilizan.

La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos en dispositivos de almacenamiento
son los Ficheros Electrónicos, cuya organización se basa en la de los ficheros manuales.

Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y organizada de forma que permita
el acceso. Se compone de registros. Existen dos clases de ficheros:
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 Permanentes: Son los que contienen información relevante para el programa. Existen tres
clases de ficheros permanentes: - Fichero maestro: contiene los datos indispensables para
el funcionamiento de una aplicación determinada y muestra el estado actual de la misma.

 Fichero Constante: Contiene un tipo de datos de carácter fijo, por ejemplo, un

fichero que contuviese un alista de autoridades.
 Fichero Histórico: Es el fichero donde van los registros eliminados del fichero
maestro.

 Temporales: Contienen información relevante para determinado programa, pero no para

la aplicación en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros permanentes.

Existen dos tipos de ficheros temporales:

 Intermedios: Son los que almacenan resultados de un programa que han de ser
utilizados por otro programa en una misma aplicación.
 De Resultados: En los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un
dispositivo de salida (impresora...etc.)

Las dependencias deberán contar con el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y
Archivo que desarrolle la SNAP para administrar de manera integral los procesos de creación,
clasificación, gestión, conservación, consulta y disposición final de los documentos de archivo que
conforman el Sistema Institucional.

El sistema que implemente la SNAP tendrá las siguientes características:

1. Estará basado en estándares abiertos que faciliten la migración y, actualización continua.

2. Estará vinculado electrónicamente con el sistema informático que se use para el registro de
la correspondencia de entrada y salida y el control de gestión documental, a fin de
simplificar los procesos de registro, evitar duplicidades y controlar la gestión de los
documentos de archivo desde su creación y hasta su destino final.
3. Contará con las funcionalidades necesarias para garantizar la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad a largo plazo de los documentos de archivo.
4. Incluirá procedimientos digitales para efectuar la trazabilidad y la auditoría del contenido
de los documentos electrónicos de archivo.
5. Será flexible para adaptarse a las necesidades específicas de las dependencias
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Con base a su investigación, responda a las siguientes interrogantes.

a. ¿Cuáles son las ventajas de los archivos centralizados y de los descentralizados?

Archivos Centralizados: Un archivo es centralizado cuando toda la información de la empresa se

haya reunido en una sola oficina. Esta organización necesaria supone una centralización del recibo
y despacho de la correspondencia.

El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los

documentos, debe velar por si conservación u de ofrecer un buen servicio de consulta. Un archivo
centralizado tiene entre otras cosas, las siguientes ventajas:

 Cuenta con personal especializado

 Puede controlar la duplicidad de documentos
 Racionaliza la adquisición de materiales y equipos
 La responsabilidad se encuentra en el sistema de archivo
 Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento de habilidades

Archivos Descentralizados: Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una de las
dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que a
ella le compete; si bien sea producida o recibida.

Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización se requiere una definición precisa
del flujo de la información y, lo que es más importante, de una perfecta y permanente comunicación
entre las dependencias.

Uno de los mayores problemas que presenta el archivo descentralizado es la falta de un control que
permita, es un momento dado, saber exactamente donde se encuentra un documento, se si le dio
respuesta oportunamente.

Si en todas las dependencias no se lleva un estricto registro de correspondencia, se puede correr el

riesgo de extraviar documentos.

Las ventajas de este archivo son:

 Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las decisiones
 Disminuye los atrasos causados por consultas
 Permite aumentar la eficiencia aprovechando tiempo y aptitud de funcionarios
 Permite mejorar la calidad de las decisiones aliviando a jefes del exceso de trabajo decisorio
 La cantidad de papel debido al trámite de documentación del personal de las oficinas
centrales puede reducirse
 Los gastos de coordinación pueden ser reducidos debido a la mayor autonomía para tomar
decisiones
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b. ¿Qué se logra con un sistema de seguimiento para los documentos prestados?

El control documental basado en un Sistema de Gestión Documental efectivo es fundamental para

el cumplimiento de las normas de calidad. El objetivo del control documental es asegurarse de que
la información documentada está disponible, es adecuada para su uso y está protegida.

Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones, un recurso esencial que
correctamente organizado, se constituye en memoria y testimonio de la evolución de su entidad
productora.

Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna,

simplifica trámites y evita la acumulación innecesaria de información; facilita la toma de decisiones,
conserva la memoria institucional. Los archivos son la imagen de quien produce, acreditan y
documentan la evolución jurídica administrativa de las organizaciones.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una
entidad, grupo o persona en función de las actividades que están realizando. Dicha información
puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microfilmación, fotografías,
fonogramas, video cintas, películas, pintura, mapas.

Al mantener un control adecuado de la documentación que se da en préstamo, la unidad encargada

de la custodia de la información maneja un control adecuado de la documentación y de esta manera
saber en dónde se encuentran los documentos y que personas están haciendo uso de ella.

c. ¿Qué métodos existen para la disposición de documentos? ¿Cuál recomienda Ud.

Y por qué?

Para la disposición documental es necesario que la documentación haya sido

previamente valorada y se haya dictaminado su destrucción, en el marco del Modelo de
Gestión de Documentos y administración de archivos.

La destrucción física se hará en aquellas unidades o series documentales que hayan

perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que
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no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos o

testimoniales significativos.

La eliminación tiene obviamente una connotación física, puesto que lo que se destruye
es el soporte y con él la información que contiene. Si se trata de documentos de archivo
en papel, soporte e información forman un todo, y destruyendo el primero destruimos
también el segundo, pero si nos referimos a documentos electrónicos el resultado no
es tan sencillo. En estas directrices se incluirán recomendaciones para la destrucción
de todo tipo de documentos, con independencia del soporte.

Otro método para la disposición documental es la de reciclar documentos que ya no

tienen valor documental o que ya no son de relevancia; en este caso se puede reciclar
los documentos para utilizarlos como hojas de borrador o para imprimir al reverso de la
hoja si hubiere como y de esta manera dar uso a la documentación que ya cumplió su vida útil.

PARTE II: “Tecnología de imágenes en la oficina electrónica”

1. Leas el siguiente caso de estudio y responda a las interrogantes posteriores.

a. ¿Qué debe hacer antes de someter su recomendación?

Lo primero que se debería hacer es investigar sobre la importancia de utilizar la firma electrónica
para poder emitir una recomendación.

El objetivo principal de este mecanismo es la eliminación de documentos físicos optimizando

cualquier gestión o trámite que se pretenda realizar, así como también fomentar el uso e
implementación de las nuevas tecnologías y promover su uso en el país como una herramienta
válida para suscribir los documentos.

Los documentos con firma electrónica, sin anexos, generados por el Sistema Informático Integral de
Gestión Documental y Archivo, se remiten directamente por este medio al destinatario, quien
deberá contar así mismo con el sistema. En caso contrario deberán ser impresas y firmadas por el
remitente para la entrega.

La elaboración de documentos, en general, seguirá las pautas que marca la Norma Técnica
Ecuatoriana NTE INEN 2410:2011, relativa a Documentación. Elaboración de oficios, oficios
circulares, memorandos, memorandos circulares y circulares.

Tomando en cuente todos estos parámetros, la recomendación que se emitirá es la de apoyar el uso
de la firma electrónica. Para de este modo contribuir un poco con el uso de papel dentro de las
instituciones; además que el uso de este mecanismo facilita el poder emitir trámites de una manera
más rápida, siendo el caso de que la persona que envía el documento no se encuentre en la oficina,
su delegado podrá emitir el documento y al manejarlo bajo firma electrónica podrá ser despachado.
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2. Investigue y comente los resultados

a. Investigue en 3 instituciones grandes que Ud. Conozca, como compañías
financieras, médicas, de seguros y/o educativas, si utilizan la microfilmación, para
qué y por qué la utilizan.

Últimamente dependiendo de las necesidades que se van presentando a lo largo del tiempo, algunas
instituciones que son custodias de documentación importante se han visto en la necesidad de
utilizar la microfilmación como una herramienta que permite preservar la información en imágenes.

Es Recomendable utilizar la microfilmación cuando se busca ahorros de espacio dentro de los

almacenes, pues mediante esta técnica es posible ahorrar más del 90% en papeles y elementos para
resguardo de archivos como estanterías, armarios, etc.

Realizar este proceso tiene un solo fin que es resguardar los datos ante situaciones de riesgo como
lo son robos, incendios, deterioro por humedad, roedores e insectos, entre otros factores de
inconveniencia, ya que al tener un volumen menor resulta más fácil e inclusive económico asegurar
los documentos, además, el material empleado tiene mayor resistencia que el papel.

La utilidad por la cual muchas de las instituciones en el país han optado por esta opción es que sirve
para hacer más ágil la localización, el acceso así como la consulta de documentos, para resguardar
la información y evitar su clonación debido a que los archivos convertidos en un microfilm no
pueden modificarse ni adulterarse.

Sirven también para ahorrar gastos en reproducción y distribución de la información ya que las
copias que son microfilmadas resultan más económicas; además que al utilizar este procedimiento
se está preservando y protegiendo la información ya que una microfilmación puede durar hasta un
milenio.

También cabe señalar que, al igual que la digitalización documental, las microfilmaciones se
emplean en todo tipo de archivos, sobre todo, se sugiere la preservación de archivos voluminosos,
históricos, artísticos, científicos, comerciales, entre otros.

LINKCOGRAFÍA:

 http://www.unavarra.es/digitalAssets/205/205498_100000197575_procedimiento-
transf_doc.pdf
 http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/Acuerdo013-CG-
2016Reglamentoeliminaciondearchivos.pdf
 http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf
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 http://www.puertodemanta.gob.ec/wp-content/uploads/2016/12/6.-
NORMA_DE_GESTION_DOCUMENTAL_PARA_ENTIDADES_DE_ADMINISTRACION_PUBLI
CA.pdf
 http://archivistica-archivistica.blogspot.com/2008/06/archivo.html
 http://admindeempresas.blogspot.com/2007/06/centralizacion-y-
descentralizacion.html
 http://www.academia.edu/11056093/IMPORTANCIA_DE_LA_ORGANIZACI%C3%93N_D
E_DOCUMENTOS
