LA MODELISATION DE TOUTE ORGANISATION PAR LES ACTIVITES ET PAR LES COÛTS

Objectifs du document
Branche comptable Branche métier

2. Extraction des comptes du 1. Analyse fonctionnelle métier

système comptable central
(Classe 6: Charges)

3. Choix, structure et récupération des

données du fichier des évènements métier
6. Règles de
répartition des
comptes sur les 2. Fichier des
activités lignes de
compte
3. Fichier des
lignes
MODELE COMPTABLE d’évènements
métier Fichier des
7. Génération automatique du matières
modèle comptable avec les MODELE METIER (utilisation
règles de répartition. 4. Elaboration du modèle métier générique)

8. Répartition des charges sur 5. calcul des unités d’œuvre Evènements Nombre UO
les activités consommées par ligne
(pour
activité
VENDRE)
d’évènement / Activité
Facture 1 25

Facture 2 50
9. Report des coûts par ligne
total 75
d’évènement / Activité
8. Charges
réparties par Activité Coût

activité VENDRE 15000

Activité UO CU.UO

VENDRE 75 15000 / 75 = 200

9. COÛTS
10. Analyses de la Matrice REPARTIS PAR Evènement Activité Coût

LIGNE / Facture 1 VENDRE 25 * 200 = 5000

(*) Les analyses ligne métier /
ACTIVITE (*) Facture 2 VENDRE 50 * 200 = 10000
activité peuvent remonter jusqu’aux
comptes d’origine
11. Suggestion de conclusion
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copyright 2016 www.expertizers.com 12. Motivations originelles
 Retour
Objectifs du document de présentation

• Susciter votre intérêt sur la démarche méthodologique qui vous est

présentée à partir d’un seul schéma procédural.

• Eprouver un sentiment de simplicité tant fonctionnelle que technique

dans le domaine de la performance, pourtant considéré consommateur en
conseil et en solution MOE onéreuse. Découvrir qu’il existe un outillage
aussi léger que le tableur, mais plus structurant et porteur d’une valeur
ajoutée pédagogique directement utilisable par les équipes internes.

• Susciter donc votre désir de former vos équipes de Contrôle de Gestion à

l’outillage du logiciel Expertizers (deux jours) sans idée préconçue de son
acquisition et de son utilisation ultérieure. Cas du tableur: On s’y forme
d’abord avant de l’utiliser…

• Ultérieurement, susciter votre adhésion à ce témoignage

Le contrôle de gestion s'appuie dans de nombreux cas sur des croisements et des retraitements de
données, pour produire de nouvelles informations permettant de faciliter le suivi de la performance et les
prises de décisions. Expertizers propose une méthode et une solution de traitement paramétrable afin de
s'adapter à tout type de structure de données d'entrée. Après des contrôles assurant leur fiabilité, celles-
ci passent alors au filtre d'un empilement de règles conditionnelles, aboutissant au résultat attendu, et
ce, indépendamment des variations de données périodiques.
La base des règles est facilement modifiable et auditable, car formalisée d'une manière claire dans une
logique unique . La méthode Expertizers offre une possibilité de traitement servant à implémenter les
méthodes de calcul de coût complet (ABC, TD-ABC, UVA, ...), et peut également servir à bâtir des
approches de simulation à des fins d'élaboration budgétaire. Outre son utilisation en support de
formation aux méthodes de coûts, de nombreux expériences ont été développées en partenariat avec
l'IAE et l'université de Bordeaux, et son master spécialisé en contrôle de gestion. L'approche a également
été mobilisée pour élaborer des calculateurs automatisés d'émission de gaz à effet serre. Dans ce dernier
cas le système de règle permet de calculer des émissions en équivalent CO2, et non plus en euros,
comme dans les applications financières. Expertizers offre donc une solution clarifiée de traitement de
données, utile aux contrôleurs de gestion financiers, sociaux ou environnementaux.

Stéphane Trébucq
Professeur des Universités en Sciences de Gestion - Université et IAE de Bordeaux
Institut de Recherche en Gestion des Organisations (IRGO)
Titulaire de la chaire sur le capital humain et la performance globale - fondation Bordeaux Université
Fiche de membre du corps professoral de l'IAE de Bordeaux
Email institutionnel : stephane.trebucq@u-bordeaux.fr
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 1. Analyse fonctionnelle métier Retour

Ici, l’objectif de la modélisation est de mesurer la performance économique des

différentes catégories de produits et / ou des services livrés par l’organisation.

Elle se nourrit de deux branches: Une branche métier et une branche comptable.
Elle consiste à découper l’organisation en activités plus ou moins fines et à relier
chaque activité, d’une part à un indicateur métier (Unités d’œuvre consommées)
et d’autre part aux ressources (charges comptables consommées), les deux
ensembles étant rapprochés à périmètre égal.

La démarche fonctionnelle menée par le contrôleur de gestion est donc:

- De définir le périmètre de la modélisation (toute ou partie de l’organisation)

- D’identifier les catégories d’objets métier à suivre (produits / services / clients / …)
- D’analyser de façon approfondie les processus de fonctionnement métier
- D’identifier les activités et associer chacune à une unité d’œuvre pertinente:

- D’analyser les données comptables pour les reporter avec justesse sur les activités

Rôle du contrôleur de gestion:

Il ressort de ceci que le contrôleur de gestion doit posséder de bonnes qualités
d’analyse des métiers, de bonnes connaissances comptables et globalement d’un
très bon relationnel pour être constamment à l’écoute de toute modification
pouvant avoir un impact économique sur l’organisation qu’il couvre.

Gérée par le contrôleur de gestion, la modélisation simplifie la supervision continue

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 2. Extraction des comptes du système comptable central Retour

En phase d’analyse fonctionnelle, l’extraction des données de la classe 6 permet au

contrôleur de gestion de juger de la finesse actuelle de la gestion des comptes.

Deux extractions sont utiles:

Une extraction consolidée par société / Exercice / Compte / section analytique avec
montant des charges correspondantes, libellés compte et section

Une extraction identique à la précédente mais détaillée jusqu’à la pièce.

L’analyse par pièce est certes fastidieuse car volumineuse, mais elle permet d’identifier
d’éventuelles charges imputables directement à des objets ou à des catégories d’objets
spécifiques.

A moins d’un plan comptable déjà établi aux bons niveaux souhaités, le contrôleur
de gestion procédera à des retraitements plus ou moins lourds tant que le plan
comptable de l’organisation restera en déphasage par rapport aux souhaits du
contrôleur de gestion. (actions possibles: affiner certains comptes par catégorie
d’objets, utiliser des sections analytiques, à charge pour les responsables lors du circuit
du contrôle des factures d’assurer les bonnes affectations.

Voici le fichier des lignes de compte tel qu’il sera présenté aux traitements
du modèle comptable (structure unique du fichier quelle que soit l’organisation):

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 3. Le fichier d’évènement métier: Choix, Structure, Récupération Retour

Définition du fichier d’évènement métier, fondement de la méthodologie:

• « Toute organisation privée, publique, industrielle, de service, grande ou
petite, est structurée autour d’évènements externes ou internes qui
sollicitent et justifient leurs activités de production, de service et de
support » AINSI:
• La solution EXPERTIZERS associe toute organisation à une boîte appelée
MODELE dans laquelle l’organisation est décrite dans ses composantes,
découpées en activités, éventuellement en processus plus fins, et au sein
desquelles sont exprimées des règles de gestion conditionnelles de
consommation de ressources.
• En faisant traverser un flux de lignes d’évènement, chaque ligne d’évènement
pénètre séquentiellement dans les composantes du modèle, activant ou non
les règles de gestion, et calculant ce que chaque ligne consomme en unités
d’œuvre, en coût ou en toute autre nature (émission CO2), dans les activités
sollicitées.
• C’est en fait un système expert dont les domaines d’application sont multiples.
Choix de l’origine des lignes d’évènement
Le choix dépend éminemment du contexte: commande, ordre de fabrication, ordre
de livraison, facture,… Le périmètre se situe en général au sein d’un exercice.
Structure des lignes d’évènement
Les données des lignes sont constituées des objets, des unités d’œuvre ou de toute
donnée utile à leur calcul ou destinée à l’analyse des résultats consolidés.
Récupération des lignes d’évènement
Selon la qualité du système d’information central le fichier résulte d’une extraction
simple ou spécifique (programme ). Au pire d’un retraitement manuel pour mêler
des données disparates ou manquantes dans le S.I. Ci-dessous exemple de fichier

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 4. Elaboration du Modèle métier Retour

Un modèle est une base de données aussi souple en gestion qu’un fichier tableur.. A partir
d’une base vide mais déjà pré-structurée, l’élaboration du contenu du modèle métier est
évidemment spécifique à chaque organisation. Par secteur, des modèles standards
peuvent être établis et ensuite facilement personnalisables.
NB: Dès lors que l’étude fonctionnelle a dégagé une liste stable d’activités les branches
métier et comptable peuvent être menées en parallèle.

Description interne en clair du fichier des lignes d’évènement (cas Fastfood):

Colonne =
variable =
nom en clair

Description des règles d’activité: Règles en langage SQL

Règle éventuelle de condition

d’entrée dans l’activité Valorisation par coût standard

Utilisation des multiples fonctions de gestion de variables, de contrôles, d’opérations

(machines, M.O), de règles et de sources externes (ci-dessous fichier de matières):

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 5. Calcul des Unités d’œuvre consommées Retour
par ligne d’évènement / activité

Chargement du fichier d’évènements métier dans le modèle (cas Fastfood):

Résultat du passage séquentiel de chaque ligne dans les règles du modèle:

On voit que chaque ligne d’évènement est éclatée en N lignes d’activité.

Les unités d’œuvre consommées par évènement / activité sont calculées (colonne
activity_value). Egalement les activités portant une règle de calcul de coût (colonne
activity_cost).

les activités sans coût seront valorisées avec l’apport des données de la branche
comptable.

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 6. Règles de répartition des comptes sur les activités Retour

Arborescence de répartition des charges sur les activités:

Frais de personnel Amortissements Charges externes Comptes + (sections)

ADMINISTRATION RESTAURATION COMMERCIAL Activités intermédiaires

NEGOCIATION PREPARATION REPAS LIVRAISON Activités terminales

Les Règles de répartition des charges sont saisies dans un tableur.

La structure est simple et facile à lire pour tous. Auditabilité maximum

Minimum de contraintes de saisie. UO en % ou autres (m2, m3, effectif,…)
Pour exclure des comptes, simplement les affecter à une activité ‘EXCLURE’
Le nombre de niveaux de déversement est illimité.
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 7. Génération automatique du modèle comptable Retour
avec les règles de répartition.
Après le chargement et le contrôle du fichier des règles de répartition des charges
saisies avec le tableur, le modèle comptable est généré automatiquement.

Après génération le modèle est ainsi constitué:

On y trouve la description du fichier des lignes de compte (préparé au point 2) dont

chaque ligne est destinée à traverser le modèle.

Et on y trouve les règles de répartition des comptes sur les activités. Un algorithme
ordonne liens et nœuds de l’arborescence en un seul axe vertical pour respecter la
méthode séquentielle de traitement des lignes d’évènements, commune à tout modèle.

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 8. Répartition des charges sur les activités Retour

Chargement du fichier des lignes de compte

Matrice du résultat ACCOUNTING_EVENTS_BY_ACTIVITY (Activités terminales)

Matrice du résultat TOT_BY_PERIODE_ACTIVITY (activités terminales)

Export xls ou txt tabulé

à destination du modèle métier

Analyses: Exemple de balade dans l’arborescence des coûts (bas en haut, N niveaux)

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 9. Report des coûts par ligne d’évènement / Activité Retour

Le chargement de TOT_BY_PERIODE_ACTIVITY ou ACCOUNTING_EVENTS_BY_ACTIVITY

mêle les résultats (métier et comptable) et calcule le coût unitaire des unités d’œuvres

La valorisation (nombre U.O * Coût unitaire U.O) des lignes d’évènement / activité
s’affiche dans la colonne activity_cost. Les coûts déjà calculés par règles ne sont pas
affectés. La matrice des résultats prend pour nom BUSINESS_EVENTS_BY_ACTIVITY.

Le rapprochement de la matrice ACCOUNTING_EVENTS_BY_ACTIVITY avec la matrice

BUSINESS_EVENTS_BY_ACTIVITY produit une matrice par ligne d’évènement métier, par
activité et par compte d’origine. La matrice s’appelle BUSINESS_EVENTS_BY_ACCOUNT

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 10 Analyses de la Matrice lignes d’évènements / Activités Retour

La matrice BUSINESS_EVENTS_BY_ACTIVITY est la source de toutes les analyses consolidées.

Elle contient les données calculées dans le modèle métier par lignes d’évènements / Activités
et conserve toutes les données Initiales portées par les lignes d’évènement.

NB: Si des activités ont été éclatées plus finement en sous-activités (exemple d’une
activité PRODUIRE avec variante par catégorie de produits ou services PRODUIRE_P1,
PRODUIRE_P2 ) sachez que les résultats sont consolidables sur quatre niveaux indépendants
de regroupement d’activités dont l’un, dans l’exemple, sera PRODUIRE.

La matrice s’exporte au formats xls et txt tabulé. De ce fait à minima elle est immédiatement
exploitable avec la puissante fonction des tableaux dynamiques d’Excel. Toutes ces
remarques valent aussi pour la matrice BUSINESS_EVENTS_BY_ACCOUNT.

Les modèles étant chacun une base de données et les matrices chacune une table, vous
pouvez les interroger en connexion directe ODBC avec votre requêteur favori.

Ceci explique que les fonctions d’analyse internes au logiciel Expertizers sont peu
développées. Pourquoi refaire ce que les requêteurs spécialisés (Business Objects, Qlick view,
Etc) font très bien de façon inégalable.

Nous avons préféré porter nos efforts sur la simplicité d’accès aux données regroupées dans
une seule matrice prête immédiatement à toutes les analyses. Pour ne pas terminer sans un
graphique ! En voici tout de même un produit par le logiciel, ainsi qu’une analyse chiffrée du
coût unitaire des deux repas par activité.

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 11 Suggestion de conclusion Retour

La modélisation par les activités et par les coûts est un excellent moyen d’acquérir
rapidement une logique qui reproduit le fonctionnement des organisations.

Modéliser, c'est non seulement décrire les règles du passé pour l’expliquer, mais c’est aussi
établir celles du présent (devis) et celles du futur (budget, simulation).

Ces fonctions sont difficiles à réunir dans une logique unique, tant d’un système central par
trop figé que d’un tableur incapable de représenter une structure cohérente, claire et
pérenne car éminemment liée à la logique personnelle de son créateur…

Tout ceci, la méthodologie Expertizers sait le faire et y remédier dans l’environnement

d’un simple PC windows et avec la même souplesse de gestion que les fichiers du tableur.

Elle reprend les principes d’analyse de l’informatique de gestion: La méthode CORIG de

traitements séquentiels Structurés et la méthode MERISE d’inventaire des données de base
nécessaires au calcul des U.O d’activités. la solution est donc conforme aux normes des
DSI. Elle rapproche enfin deux populations qui ont toujours eu du mal à dialoguer par
manque d’approche commune, fédérée ici en pratique.

Son outillage s’inscrit dans une démarche structurée, pédagogique, rapide, opérationnelle,
maintenable, pérenne et facilement présentable à tous, donc auditable par tous.

La modélisation des coûts emprunte quelques termes de la méthode ABC (les activités
notamment) mais sa structure logique traite et mixe toutes les méthodes: ABC, TD-ABC,
UVA, Coûts complets, standards,…

En conclusion, nous pensons que la méthodologie de modélisation d’Expertizers et

l’apprentissage de son outillage sont en mesure de modifier profondément les approches
fonctionnelles et techniques des contrôleurs de gestion principalement formés à l’utilisation
du tableur. Elle nous semble donc indispensable à l’exercice du contrôle de gestion.

Trois jours de formation sur votre PC Windows suffisent pour découvrir la méthodologie 13et
son outillage. Qu’attendre de plus, si ce n’est le vérifier par une formation pratique ?
 12 Motivations originelles - Recadrage du Rôle et de l’outillage du CdG Retour

Le contrôleur de gestion est une personne clé Comme son nom l’indique, le contrôleur de gestion
de toutes les organisations privées, publiques, doit s’attacher à la gestion de toute ou partie des
industrielles ou de services et de toutes tailles. activités d’une organisation, son rôle consistant à
Pour les TPE l’expert comptable peut jouer ce contrôler que les processus opérationnels assurent la
rôle. meilleure rentabilité économique.
Le contrôleur de gestion doit s’impliquer dans la Les activités et les processus se mesurent avec des
connaissance des activités et des processus. De unités d’œuvre métier. La valorisation économique se
même il doit posséder de bonnes bases faisant par le rapprochement des données comptables
comptables. Bon relationnel avec tous. à périmètre égal. Suivi des changements.
Le contrôleur de gestion doit avoir une vision La modélisation simplifie la supervision de la
modélisée de l’organisation qu’il couvre. performance économique.
Le contrôleur de gestion jongle avec les Les charges indirectes se multiplient. Les clés de
proportions. C’est un pro de la règle de trois et répartition doivent être clairement exposées et
de la répartition des charges ! acceptées par les responsables.
Le contrôleur de gestion doit disposer d’un outil La formation initiale des contrôleurs de gestion se
simple de modélisation pour rester réactif aux limite au tableur. Une vision modélisée nécessite un
changements et à la simulation d’hypothèses. autre support pédagogique.

L’outillage du Contrôleur de Gestion Le Tableur: OUI Le Tableur seul: NON

Depuis 1979 le tableur est l’outil de base Le tableur combine toutes les fonctions de
du contrôleur de gestion. Effectivement manipulation de données: Importation, saisie
son usage fréquent lui est indispensable. manuelle, retraitement, formule de calcul, restitution
chiffrée et présentation graphique.
Son efficacité est indéniable quand les Les trois types de donnée sont mélangés: donnée
traitements sont simples. brute (entrée), donnée calculée (traitement), donnée
de résultat (présentation finale).
Le traitement devient vite complexe et Seul le créateur est capable de se retrouver dans la
de lecture difficile dès l’utilisation de succession des calculs. Et avec le temps ce n’est même
calculs intermédiaires. pas sûr !!! Beaucoup d’énergie dépensée en reprise.
Le tableur n’est pas un générateur de les lignes et les colonnes sont établies de façon fixe.
lignes. Tout ajout de nouvelles données en ligne ou en
colonne remet en cause l’intégrité de l’ensemble.
Le tableur institue la redondance de Toute cellule calculée contient sa propre règle de
formules comme une fatalité ! calcul. La redondance est une source d’erreurs
difficilement détectables.
Le tableur n’a pas de fonction de Répartir des charges sur plus de un niveau est un
répartition, notamment en cascade. exercice complexe à programmer.
Le tableur n’impose aucune démarche Le contrôleur de gestion n’a qu’un but: atteindre le
structurée. résultat coûte que coûte. Il le délivre sans garantie de
fiabilité, ni dans les règles ni dans les calculs
Le tableur est inapte à une modélisation De tels errements conduisent à des applications ‘one
fiable et pérenne de la performance des shot’ non maintenables, et à des résultats souvent
organisations. 14
basés sur des règles simplificatrices liés aux limites
déjà identifiées.
 Retour
Annexe: Liste (non exhaustive) des fonctions de l’outillage

• Contrôle du contenu des variables du fichier d’évènements: Obligatoire, liste de

valeurs, règles de compatibilité entre le contenu de plusieurs variables.

• Création de variables calculées par règle au sein du fichier d’évènements. Règles

directe en SQL ou par fonctions générées: Fonction decode = valeur numérique ou
alphanumérique déduite du contenu d’une autre variable (coefficient par exemple),
Fonction de sommation (sum_) ou de comptage (cnt_) avec report des résultats sur
des groupes de lignes d’évènement (exemple: sum_qtés by product code)

• Saisie de valeur de variables (valeur d’hypothèse) en début de traitement du fichier

d’évènements

• Création de variables calculées en zone de travail à valeur fixe ou par règle SQL

• Mise à disposition de variables de type utilitaire calculées automatiquement

• Gestion d’opérations pour décrire des processus (machines ou hommes) et fournir

par règles les quantités produites tenant compte de règles de pertes, et les
cadences de fabrication tenant compte de règles liées aux machines utilisées ou
aux caractéristiques des produits fabriqués.

Exemple Industriel (Machines) Exemple Call center calculs ‘ activités TD-ABC’

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