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AVEC EXPERTIZERS
La section analytique :
Plutôt que d’agir sur la segmentation des comptes, et afin de conserver une comptabilité générale
par nature de charge, la section analytique est un autre moyen offert pour préciser directement la
destination d’une charge sur un objet de coût dans une activité.
Les logiciels comptables proposent des fonctions parfois très sophistiquées de création des sections
analytiques, voire de sous-sections analytiques intermédiaires. Par la définition et la gestion de
A la première extraction des données comptables, donc dans la phase projet, le retraitement
ci-dessus doit s’effectuer manuellement notamment pour initialiser le fichier excel des règles de
répartition des comptes sur les activités, base de la génération du modèle comptable. Par la suite,
dans le cadre de nouvelles extractions (nouvel exercice ou relances de données modifiées) nous
vous proposerons (au chapitre 4) un retraitement automatisé du fichier excel des évènements
comptables après une préparation particulière du modèle comptable.
- L’élaboration du fichier excel des évènements comptables (dit aussi fichier des lignes de
comptes) qui à chaque nouvel exercice apporte son lot de montants.
Les données de type S et A initialisent les deux fichiers en se conformant au formatage ci-dessous.
3.1 ELABORATION INITIALE DU FICHIER DES REGLES DE REPARTITION DES COMPTES SUR LES
ACTIVITES
Le fichier ne rend pas compte du formatage de lignes de type A, le cas fastfood n’utilisant pas les
sections analytiques ni de compte d’imputation directe sur un objet de coût.
Cependant en imaginant que le compte 6401 se décompose en deux lignes de section analytique
SSS (type S) et de section AAA (type A) associé à l’objet de coût P1 voici ce qu’on aurait:
1ère ligne type S Colonnes C : 6401 à D : administration
2ème ligne type A Colonnes C : 6401_AAA à D : administration_P1
De même en imaginant que la ligne du compte 6402 s’associe directement à l’objet de coût
‘produit’ de code P1 (donc de type A), cela donnerait :
colonne C : 6402 à D : restauration_P1
Après formatage toutes les colonnes de données d’origine non utilisées au-delà de la colonne H
sont à supprimer.
Voici ci-dessous la représentation du fichier d’évènements comptables dans le cadre du document
‘résolution du cas fastfood’. Ici la colonne C destinée au code de section analytique n’est pas
utilisée, mais il faut tout de même la représenter pour se conformer au descriptif standard des
variables de tout modèle comptable. Les colonnes terminales G et H ne sont pas utilisées.
De même en imaginant que la ligne du compte 6402 s’associe directement à l’objet de coût
‘produit’ de code P1 (donc de type A), cela ne modifierait pas la ligne.
Les montants seront répartis et les activités déterminées en rapprochant la colonne D ci-dessus de
la colonne C du fichier des règles de répartition. Soit dans le premier exemple 15000 sur l’activité
administration et 6000 sur l’activité administration_P1. Dans le deuxième exemple 100000 sur
l’activité restauration_P1.
A la fin du chapitre 2 nous avons évoqué la suppression de la phase manuelle d’identification des
lignes de type S et A dès lors que l’élaboration du fichier des règles de répartition des comptes sur
les activités était établie une première fois manuellement.
C’est effectivement possible avec la création de la variable multi_product_lines positionnée à la fin
du descriptif du fichier des évènements du modèle comptable.
Faites de même dans la variable ‘event_code’ lorsque des comptes s’associent directement à un
objet de coût. Fournissez alors la liste des comptes généraux concernés.
Ceci fait (et maintenu au gré de nouvelles sections analytiques et de nouveaux comptes), voici le
résultat (fig 2 page suivante) obtenu après le chargement du fichier des évènements comptables
(fig 1) sans pour autant qu’il ait été pré-formaté selon les consignes du chapitre 3.2, à part le
respect de l’ordre des colonnes de données.
Fig 1:
On constate que le compte 6401 (colonne Event_code ligne 2) a été complété du code de section
analytique car faisant partie de la liste des codes sections gérés dans la variable product_code. La
fonction remet à blanc les sections analytiques (colonne product_code) exclues de la liste mais
toutefois les mémorise dans la colonne de variable multi_product_lines.
Dans le cas de comptes faisant partie de la liste des comptes gérés dans la variable event_code, tel
le compte 6402 de la ligne 3, le compte est reporté dans les colonnes product_code et
multi_product_lines pour conserver son identification de compte associé directement à un objet de
coût.
Les données sont maintenant prêtes (bouton Start process) à traverser les règles de répartition des
charges sur les activités. La confrontation des lignes d’évènements avec les règles produiront les
répartitions : administration 15.000, administration_P1 6.000 restauration_p1 100.000
Evidemment si vous avez omis de mettre à jour la liste des sections analytiques ou des comptes de
type A, et aussi d’apporter manuellement les modifications ou les ajouts nécessaires sur le fichier
excel des règles de répartition des comptes sur les activités (à recharger ensuite dans le modèle),
vous serez averti d’erreurs détectées au cours du traitement (par exemple du style : valeur
Event_code 6401_AAA1 non trouvée dans le fichier des règles de répartition).
Chaque nature donne lieu à la création de variables leur étant spécifiques (colonnes I à W) ou
communes (A à H). Quant aux activités ouvertes au sein du modèle elles sont conditionnées pour la
plupart par un filtre sur la nature de l’évènement que chacune traite.
La nature CDR (coût direct réparti en colonne E) identifie des coûts (colonne F) en provenance de la
comptabilité (section en colonne D) dont l’application concerne directement une activité (colonne
G) et un objet de coût (service en colonne C).
Dans la continuité des deux exemples sur les comptes 6401 et 6402 voici l’affichage du fichier
d’extraction des coûts directs. La colonne activity_extract résulte de la récupération de la partie
droite de la colonne activity_code, individualisant l’objet de coût.
En traversant séquentiellement les activités, chaque ligne d’événement métier (porteuse des
objets de coût) sera traitée et valorisée selon ces règles.
NB : Pour obtenir des analyses consolidées sur l’activité ADMINISTRATION, on utilisera une des
quatre zones de regroupement d’activités disponible à cet effet.
6. CONCLUSION
Nous espérons que la lecture attentive de ce document vous sera utile en vous fournissant tous
les éléments pour bâtir votre propre interface comptable et parfois prendre en compte
certaines incidences sur le modèle métier.
N’hésitez pas à nous adresser vos commentaires pour rendre le document encore plus précis,
donc plus efficace encore, s’il ne l’est déjà
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