LA PLANIFICACIÓN

Lupe
[NOMBRE DE LA EMPRESA] [Dirección de la compañía]
Contenido
1. Definición ....................................................................................................... 2
2. Características de la planificación: .............................................................. 3
3. Ventajas de la planificación .......................................................................... 4
4. Desventajas de la planificacion .................................................................... 5
5. Misión ............................................................................................................. 5
6. Visión .............................................................................................................. 5
7. Valores (internos y externos) ....................................................................... 6
8. Filosofía .......................................................................................................... 6
9. Objetivos organizacionales .......................................................................... 6
10. Políticas....................................................................................................... 7
11. Metas ........................................................................................................... 7
12. Estrategias .................................................................................................. 7
13. Procesos ..................................................................................................... 7
14. Presupuestos.............................................................................................. 7
15. Herramientas............................................................................................... 7
15.1. Foda ...................................................................................................... 7
15.3. Gantt.................................................................................................... 10
16. Tipos de planificación .............................................................................. 11
16.1. Estratégica.......................................................................................... 11
16.2. Táctica................................................................................................. 11
16.3. Operacional ........................................................................................ 11
17. Toma de decisiones ................................................................................. 12
ANEXOS .............................................................................................................. 14
Diagrama de Gantt ............................................................................................. 14

P á g i n a 1 | 15
 Planificación

1. Definición
Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad diversos
propósitos se enmarcan dentro de una planificación. Este proceso exige respetar
una serie de pasos que se fijan en un primer momento, para lo cual aquellos que
elaboran una planificación emplean diferentes herramientas y expresiones.
La planificación supone trabajar en una misma línea desde el comienzo de un
proyecto, ya que se requieren múltiples acciones cuando se organiza cada uno de
los proyectos. Su primer paso, dicen los expertos, es trazar el plan que luego será
concretado.
En otras palabras, la planificación es un método que permite ejecutar planes de
toma directa, los cuales serán realizados y supervisado en función del
planteamiento.
La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de
la administración:

 George Terry: "La planificación es seleccionar información y hacer

suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias
para realizar los objetivos organizacionales."

 Idalberto, Chiavenato: "La planificación es una técnica para minimizar la

incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa."

 David, Ewing: "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que

sucedan cosas que de otro modo no sucederían

 Stoner y goodstein: Estan de acuerdo en que la planificación consiste en

el proceso de establecer metas y escoger la mejor manera de alcanzarlas,
y una vez se tenga todo calro pueda emprenderse la acción.

 Ortiz: Dice que sirve para saber de forma exacta que cosas hara una
organización para logar sus objetivos como empresa

 Ackoff: asegura que sirve para anticiparse a las acciones que es

necesario realizar y la forma en al que se hara, para conseguir que la
empresa obtenga los resultados que sde espera en el tiempo establecido.

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las

demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos

P á g i n a 2 | 15
que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es
un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la
mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que
debe hacerse, como, cuando y en qué orden debe hacerse.

En una organización, los directivos son quienes tienen que realizar los planes que
serán regidos por la planificación. La operación y ejecución de los planes puede
haber sido realizada por una única persona u otro individuo, que obligatoriamente
tendrá que conocer y comprender el nivel de planeamiento que se ha querido o
podido llevar a cabo.

El sujeto que desarrolla los planes también puede ser quien tome las decisiones,
aunque generalmente es establecida una estructura organizativadesde donde se
establecen las normas y las políticas de la organización. Allí es donde se definen
las funciones, roles y alcances de los integrantes.

Cabe destacar que, aunque hay organismos que acuden a una planificación
formal y sistemática, la planificación también puede concretarse de manera
empírica en la vida cotidiana. Al igual que la administración, la planificación forma
parte de la mayoría de las actividades de las personas, empresas y
organizaciones de toda índole.
En una empresa la planificación sirve para obtener información y aplicarla en
torno a los recursos con los que se cuenta a fin de alcanzar las metas, también
pactadas al planificar la acción, y posteriormente realizar los procedimientos que
se hayan escogido mirando siempre hacia el fin, intentando controlar el proceso a
fin de caminar siempre hacia las prioridades establecidas apoyándose en las
fortalezas de la organización.

2. Características de la planificación:
Las características más importantes de la planificación son las siguientes:
 La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en
ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
 La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se
halla ligada a la previsión.
 La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al
establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un
medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

P á g i n a 3 | 15
  La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias
alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre
varias alternativas de caminos potenciales.
 La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta
el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar
la organización como totalidad.
 La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un
proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
 La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la
definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y
no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con
anterioridad.
 La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en
realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la
planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer
una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y
correctas.
 La planificación es una función administrativa que interactúa con las
demás; está estrechamente ligada a las demás funciones –
organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe
influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

3. Ventajas de la planificación
Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los
gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales
podemos mencionar las siguientes:
 Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades
hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los
esfuerzos.
 Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a
visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible
una posible participación.
 Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que
hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los
posibles planes de contingencia.
 Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la
planificación está dando los resultados buscados.
 Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y
formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso
de realizar y lograr los objetivos.
P á g i n a 4 | 15
4. Desventajas de la planificación
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.
 La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos
futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas
utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue
formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte
del valor del plan.
 La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la
planificación excede a su contribución real. Creen que seria mejor gastar el
dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.
 La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las
personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
 La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a
los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
 La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas
de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar
pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.
 La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman
que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su contribución.
 La planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la
planificación no solo es demasiada teórica.

5. Misión
Es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo
o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo.

Por ejemplo:

 “Su misión como funcionario es administrar correctamente los recursos

estatales”.
 “La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles”.

La misión de una empresa depende de la actividad que la organización realice,

así como del entorno en el que se encuentra y de los recursos de los que
dispone. Si se trata de una empresa, la misión dependerá del tipo de negocio del
que se trate, de las necesidades de la población en ese momento dado y la
situación del mercado.

6. Visión
La visión de una empresa, por otro lado, se refiere a una imagen que la
organización plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro, una
expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La visión debe ser realista pero
P á g i n a 5 | 15
puede ser ambiciosa, su función es guiar y motivar al grupo para continuar con
el trabajo.

Por ejemplo:

 “Su visión como funcionario es encontrar una manera novedosa y eficiente de

administrar los recursos estatales”.
 “La visión de la compañía es convertirse en la productora de automóviles de
mejor calidad del mercado local”.

La visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales

presentes y futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos
inesperados que puedan ocurrir y de la propia misión que ya se haya plateado.

7. Valores (internos y externos)

Los valores son entre cinco y siete factores de la cultura empresarial que
consideramos irrompibles, los cumplen todos los miembros de la organización en
todos sus ámbitos.
En algunas publicaciones se entremezclan los valores con las ventajas
competitivas de la empresa, cosa que no tiene nada que ver. Los valores
corporativos son el reflejo de la idiosincrasia de la empresa, los términos que
montan las bases del día a día en el trabajo. ni menos correcto, simplemente es
una manera diferente de expresar las mismas cosas.)
(Una aclaración: la tendencia en los países del norte de Europa une misión y
visión en un solo párrafo; esto no es ni más

8. Filosofía
La filosofía empresarial es el conjunto de ciertos elementos que nos van a permitir
la identificación de la empresa con lo que es y lo que quiere lograr que, a su vez,
permita desarrollar un núcleo de trabajo organizacional que identifica a todas las
partes integrantes de la organización.

9. Objetivos organizacionales
Son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los
esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede
ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los
objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3
años) y largo plazo (más de 3 años).

P á g i n a 6 | 15
 10. Políticas
Son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del
cual los empleados de una empresa pueden tomar decisiones usando su
iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

11. Metas
los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las
metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por
ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una
meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos
meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

12. Estrategias
La acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para
conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se
determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción,
preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y
externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría ser
"realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente
información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

13. Procesos
Son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse
de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se
lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

14. Presupuestos
Son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse
de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se
lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

15. Herramientas

15.1. Foda
El análisis FODA es una herramienta de planificación estratégica, diseñada
para realizar una análisis interno (Fortalezas y Debilidades) y externo
(Oportunidades y Amenazas) en la empresa. Desde este punto de vista la
palabra FODA es una sigla creada a partir de cada letra inicial de los términos
mencionados anteriormente.

P á g i n a 7 | 15
Cabe señalar que, el FODA es una herramienta fundamental en la
administración y en el proceso de planificación, de hecho, con este estudio se
beneficiará de un plan de negocios, pudiendo dar fuerza a la sigla de
oportunidad, logrando además, la situación real en la que se encuentra la
empresa o proyecto, y poder planificar alguna estrategia a futuro

¿Paraqué sirve el FODA?

Se recurre a ella para desarrollar una estrategia de negocio que sea solida a
futuro, además, el análisis FODA es una herramienta útil que todo gerente de
empresa o industria debe ejecutar y tomarla en consideración.
Cabe señalar que, si existiera una situación compleja el análisis FODA puede
hacer frente a ella de forma sencilla y eficaz. Enfocándose así a los factores
que tienen mayor impacto en la organización o en nuestra vida cotidiana si es
el caso, a partir de allí se tomaran eficientes decisiones y las acciones
pertinentes

15.2. Árbol de decisiones

Un árbol de decisión es un mapa de los posibles resultados de una serie de

decisiones relacionadas. Permite que un individuo o una organización
comparen posibles acciones entre sí según sus costos, probabilidades y
beneficios. Se pueden usar para dirigir un intercambio de ideas informal o
trazar un algoritmo que anticipe matemáticamente la mejor opción.

Un árbol de decisión, por lo general, comienza con un único nodo y luego se

ramifica en resultados posibles. Cada uno de esos resultados crea nodos
adicionales, que se ramifican en otras posibilidades. Esto le da una forma
similar a la de un árbol.
P á g i n a 8 | 15
Hay tres tipos diferentes de nodos: nodos de probabilidad, nodos de decisión y
nodos terminales. Un nodo de probabilidad, representado con un círculo,
muestra las probabilidades de ciertos resultados. Un nodo de decisión,
representado con un cuadrado, muestra una decisión que se tomará, y un
nodo terminal muestra el resultado definitivo de una ruta de decisión.

Los árboles de decisión también se pueden dibujar con símbolos de

diagramas de flujo,que a algunas personas les parecen más fáciles de leer y
comprender.

Símbolos de los árboles de decisiones

Figura Nombre Significado

Nodo de decisión Indica una decisión que se tomará

Nodo de Muestra múltiples resultados

probabilidad inciertos

Ramificaciones Cada ramificación indica un

alternativas posible resultado o acción

Alternativa Muestra una alternativa que no

rechazada estaba seleccionada

Nodo terminal Indica un resultado definitivo

P á g i n a 9 | 15
15.3. Gantt
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX un método
gráfico de planificación y control, que permite contemplar las fases de inicio y
finalización de las diversas actividades.

Llamado también cronograma de actividades o calendarización, se trata de

un gráfico de barras, donde la longitud de cada barra representa la duración
en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de este gráfico
radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de
actividades en base a la duración de cada una de las mismas.

Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el gráfico de Gantt que

dispone los tiempos y actividades para la realización de una investigación de
mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

P á g i n a 10 | 15
16. Tipos de planificación

16.1. Estratégica
La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Se
deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa
y el clima organizacional.

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos

generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y
procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

 Identificación de las estrategias actuales.

 Identificación de las metas estratégicas potenciales.
 Selección de metas estratégicas.
 Evaluación y ejecución de las estrategias.

16.2. Táctica
Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los
programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:

 El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que

los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
 El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto
que los tácticos son específicos.
 Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas,
y los planes estratégicos la misión de la empresa.

16.3. Operacional
La planeación operativa marca la diferencia entre empresas eficientes y
eficaces, y las que desaparecen al cabo de cierto tiempo hundidas en un mar
de problemas

La planeación operativa se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos

por la planeación táctica, su función consiste en la formulación y asignación de
actividades más detalladas que deben ejecutarse en los niveles jerárquicos
más bajos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe
realizar el elemento humano. Los planes operativos son de corto plazo y se
refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
P á g i n a 11 | 15
 La planeación táctica determina los planes específicos de cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordina a los planes estratégicos. Es
establecida y coordinada por los directivos de nivel medio con el fin de poner
en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos por su
establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y largo plazo y abarcan un
área de actividad específica.

La planeación operacional y la táctica van de la mano para lograr que la

empresa funcione adecuadamente, en cambio la planeación estratégica sirve
para guiar los pasos de la empresa hacia la consecución del crecimiento y la
expansión, o bien de la modernización o cambio de actividades, en fin,
objetivos en el horizonte lejano de 2 o más años, pero deseables para
asegurar que la empresa siga existiendo y prosperando.

17. Toma de decisiones

Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más

alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de
nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una
importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son
gravitantes en ella.
Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las
mayores responsabilidades.
La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de
personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer
una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran
trascendencia.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de
los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en
gran parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.
Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como
su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe
hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se
hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación,
incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye
sobre la acción sólo durante unos minutos.

P á g i n a 12 | 15
18. BIBLIOGRAFIA
MURDICCK ROBERT, Sistemas de información Administrativa. Editorial
Prentice-Hall Hispanoamérica, S.A. México.
DICHTER ERNESTE, ¿Es usted un buen gerente? Editorial McGraw Hill
Latinoamericana, S.A.
MOODY PAUL E., Toma de decisiones gerenciales. Editorial McGraw Hill
Latinoamericana, S.A.
HALL RICHRD H., Organizaciones. Editorial Prentice-Hall Hispanoamérica,
S.A. México.
TERRY & FRANKLIN, Principios de Administración. Editorial Pañazo S.R.L.,
Caracas, Venezuela.
GIBSON IVANCEVICH DONELY, Las Organizaciones. Octava Edición.
McGraw Hill. Barcelona (España).
LEON ORFELIO, Tomar Decisiones difíciles. Segunda Edición. Editorial
McGraw Hill. Madrid (España).
GOMEZ CEJA GUILLERMO, Planeación y Organización de Empresas.
Octava Edición McGraw Hill México.
CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración.
Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana .México 1999. Paginas.
320 - 321,342 - 344.
TERRY, George. Principios de administración. Quinta edición. Editorial
Continental s.a de c.v. México. 1986. Paginas. 195-198, 229-235.
GOMEZ, Guillermo. Planeación y organización de empresas. Cuarta edición.
Editorial Mc Graw – Hill Interamericana .México 1994. Paginas 29-31
THIERAUF, Robert. Principios y aplicaciones de administración. Quinta
edición. Editorial Limusa s.a de c.v. México. 1993. Paginas. 200, 203, 204,215,
216, 220 – 231, 236.

P á g i n a 13 | 15
 ANEXOS
Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt mostrando tres tipos de precedencias (en rojo) y

porcentajes de avance.

Ejemplo de Carta Gantt en una planilla Excel.

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el
tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo
de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no
indica las relaciones existentes entre actividades.
P á g i n a 14 | 15