Gestion de Proyectos Primera Parte 2018 2

CURSO: GESTION DE
PROYECTOS
(Primera Parte)
Setiembre 2018
Luis Montes Bazalar UNI GESTION DE PROYECTOS

• Un proyecto es un intento por lograr un objetivo
específico, mediante un grupo único de tareas
interrelacionadas y la utilización efectiva de los
recursos.
• Un proyecto tiene un propósito bien definido,

expresado en términos de alcance, programa, costo,
calidad de servicio y satisfacción del cliente
• Un Proyecto “NACE”, cuando el cliente identifica la

necesidad y las personas o la organización, también
están dispuestas a proporcionar lo necesario para
satisfacer esta necesidad

Relación de tiempos en donde se
Cantidad convenida a pagar por el indica cuando empieza y cuando
cliente, basado en un presupuesto termina cada actividad, el objetivo
(incluye sueldos, materiales, de un programa es completar el
suministros, etc.) alcance del proyecto en una fecha
especifica acordada con el cliente.
QoS
Es todo el trabajo que se debe

realizar con el fin de que el
No solo es asegurar que el proyecto
cliente quede satisfecho con lo
cumple a cabalidad con el alcance,
que se le entrega como producto
con el presupuesto establecido y en
o servicio final (que cumplan con
el tiempo transado, sino también
los requisitos y criterios
que el cliente participe como un
acordados al inicio del
socio activo para el resultado
proyecto).
exitoso.
Riesgos!!!!

Restricciones del Proyecto
Las restricciones más comunes que se enfrentan en un proyecto incluyen:
1. Alcance
2. Calidad
3. Tiempo
4. Costos
5. Satisfacción del Cliente
6. Recursos
7. Riesgos

¿COMO CONCEBIR UN PROYECTO?
• Sabemos positivamente que un proyecto, surge como respuesta a

una “IDEA”, Que busca la solución a un problema o la forma de
aprovechar una oportunidad
• Un análisis preliminar de la “IDEA”, nos permite un primer juicio,

por supuesto que también es preliminar, de la posibilidad de
concretar la idea en una acción.
• La importancia que tiene la formulación de un proyecto ha

originado muchos tratados y textos, pero a mi juicio lo más
importante que mira un inversionista o Gerente de un área son las
inversiones, los costos, los beneficios obtenidos y por último lo que
esta de moda si le “Agregamos Valor” a la empresa.
• En tal sentido toda técnica de formulación de proyectos debe ser

aplicada con criterio, no solo metodológico sino empresarial, a fin
de lograr la mayor coherencia y armonía en todas sus partes.

Conceptos Fundamentales



¿QUE ATRIBUTOS TIENE UN PROYECTO?
❑ Tiene un objetivo bien definido, un resultado o un producto
esperado y este objetivo, debe definirse en términos de alcance,
programa y costo (Ejm. Introducir al mercado en 5 meses y con un
presupuesto de 250,000 U.S.$ un nuevo servicio prepago).
❑ Se lleva a cabo mediante una serie de tareas interdependientes
(no repetitivas), realizándolas bajo cierto orden ( a fin de lograr el
objetivo).
❑ El de utilizar varios recursos, para la realización de tareas (Ejm.
Una Boda.)
❑ Tiene un marco de tiempo específico (inicio y fin o tiempo
limitado).
❑ Puede ser un “Intento Único” (algo que nunca se ha hecho, Ejm.
Construir en el Perú una Central Nuclear, para dar servicio
eléctrico).
❑ Tiene un Cliente (quien proporciona los fondos necesarios para que
el proyecto se logre) y puede ser una persona, una organización,
etc.
❑ También un proyecto tiene un grado de incertidumbre, pues en la
mayoría de los casos se trabaja bajo supuestos y estimaciones
10 Factores crítico de éxito
2. Respaldo de la alta
1. Actividades realizadas 5. Contar con los
dirección
que deben tener una recursos suficientes
Misión y Metas definidas
7. Comunicación a todo
nivel
3. Contar con un líder 10. Uso de tecnologías

9. Control y competente apropiadas en redes y
retroalimentación a todo servicios
nivel
4. Equipo competente
6. Interacción con los 8. Sensibilidad con los
clientes y consumidores clientes

Entusiasmo
Luis Montes Bazalar

Acción
Consternación
UNI
Pánico
Ofuscación
¿Cuales son las fases?
Penalización de los
inocentes
Ciclo de vida de lo que hacemos
Recompensa a los
no-participantes
GESTION DE PROYECTOS
MODELO DE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
- Selección/Génesis
- Definición Existe una curva (financiera)
- Organización de vida de un Proyecto
- Diseño y Planificación
- Seguimiento y Control
- Finalización

¿QUE DEFINEN LOS CICLOS DE VIDA DE UN
PROYECTO?
• Que trabajo técnico se debe realizar en cada fase

(ejemplo: en que fase se debe realizar el trabajo de
transmisión, conmutación, etc.)
• Cuando se deben generar los productos entregables en cada
fase y como se revisa, verifica y valida cada producto
entregable.
• Quien esta involucrado en cada fase (ejemplo: los
planificadores de red requieren que estén los de Ingeniería
involucrados en la fase de requisitos del diseño).
• Como controlar y aprobar cada fase
• Si las fases son secuenciales hay que definir la
transferencia de información técnica.
• Los niveles de costo y la cantidad de personal por cada
fase.

EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
● Todos los proyectos tienen un ciclo de vida
● Son diferentes entre ellos, depende del producto o

servicio que tratan de alcanzar, el tipo de industria y
las particularidades de la organización.
● Dos tipos generales de ciclo de vida del proyecto son:

− Proyectos basados en planes: El alcance,
cronograma y costos se definen desde el inicio del
proyecto.
− Proyectos basados en cambios: Estos utilizan ciclos
de vida ágiles/adaptativos, incrementales o
iterativos; el alcance, programa y costos se
establecen progresivamente.
EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Ejemplo de Ciclo de Vida Predictivo (Cascada)
Requisitos
Factibilidad
Planeación
Diseño
Construir
Probar
Volumen de
transacciones

El Ciclo de Vida del Producto
Introducción Crecimiento Madurez Declive

Ventas / Uso
Tiempo

Operaciones vs. Proyectos
● El trabajo operacional no es lo mismo que un

proyecto.
● Las operaciones son constantes y soportan al

negocio y los sistemas de la organización.
● Un proyecto es finito; termina cuando se alcanza

el objetivo o resultado deseado.
● Cuando un proyecto llega a su fin, el producto de

éste normalmente se entrega a las operaciones.

CUANTOS TIPOS DE PROYECTOS
PODEMOS HACER
1.GENERACION E INCREMENTO DE INGRESOS.

2.REDUCCION DE COSTOS Y GASTOS.
3.SOSTENIMIENTO DE LOS INGRESOS.
4.OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
5.OBLIGADOS POR LA LEY
6.ESTRATEGICOS.

CONCEPTOS DE DIRECCIÓN ESTRATEGICA
DECISIONES ESTRATEGICAS
FASE DECISIONES DECISIONES

OPERATIVAS ESTRATÉGICAS
Información Concreta y en poder de la Poco concreta y de procedencia
empresa (procedencia formal) informal (experiencia, intuición,
contactos personales, información
de medios especializados, etc.)
Acción Los recursos a tener en cuenta Compromete los recursos actuales

son los disponibles en el y futuros de la empresa
momento de tomar la decisión
Control Los resultados son fácilmente Son difíciles de evaluar, ya que ha

evaluables. El control es cierto de pasar cierto tiempo y el
y en poco tiempo resultado que se pretende puede

¿Qué es la Dirección de Programas?
Un grupo de proyectos relacionados que se gestionan en conjunto.
• Liderazgo del negocio

Dirección de • Alineación
Estratégico Portafolios • Optimización del valor
• Selección de programas
Dirección de • Patrocinio del negocio

Alcance Programas • Propiedad de
del beneficios
trabajo • Múltiples proyectos
Dirección de • Entrega de capacidades
Táctico Proyectos • Administración de
recursos

¿Qué es la Dirección de Portafolios?
Un grupo de programas, junto con proyectos individuales
y otro trabajo operacional relacionado.
Portafolio
Programa Proyecto Programa
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Una estructura organizacional que estandariza los procesos de

gobierno relacionados con el proyecto y facilita la compartición
de recursos, metodologías, técnicas y herramientas.
La PMO centraliza la dirección de todos los proyectos y puede
ser:
− De apoyo
− De control
− Directiva

El Gerente de Proyectos
● El gerente de proyecto es la persona asignada para
liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del
proyecto.
● Un gerente de proyecto puede:
− Estar bajo la supervisión de un gerente funcional.
− Formar parte de un grupo de varios gerentes de

proyecto que dependen de un director de programa o
del portafolio.
Importancia de una metodología de proyectos
● Es una respuesta a una necesidad.
● Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y

herramientas a un proyecto.
● Su objetivo es cumplir los requisitos del proyecto balanceado alcance,

tiempo, costo, riesgo y calidad.
● Permite lograr el objetivo que es Iniciar, Planificar, Ejecutar,

Controlar y Cerrar las tareas del proyecto.
● Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades

de un grupo de personas con un objetivo específico.

Importancia de una metodología de
proyectos
● Es llevada a cabo por administradores de proyectos.
● Toma en cuenta recursos como tiempo, materiales,

capital, recursos humanos y tecnología.
● Las organizaciones que investigan, ofrecen o crean

productos y servicios, deben cumplir con plazos y
presupuestos.
● Las organizaciones tienen cada vez más iniciativas para

mejorar los resultados de sus planes, reducir plazos,
recortar gastos y controlar la calidad.

DEFINICION DE LA GESTION DE
PROYECTOS
SON LAS ACCIONES ENCAMINADAS A

ADMINISTRAR Y/O DIRIGIR UN CONJUNTO DE
ESTUDIOS Y/O ANALISIS PARA MAXIMIZAR LA
EJECUCION, LA IMPLANTACION Y LA
OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA
ACTIVIDAD U OBRA DESDE TODO PUNTO DE
VISTA, TECNICO POLITICO, SOCIAL O
ECONOMICO

Beneficios de la Gestión de Proyectos
1. El mayor beneficio es entregar un producto de acuerdo a
las necesidades del solicitante.
2. Son metodologías que nos muestran las mejores

prácticas.
3. Mejor organización de tiempos y estimaciones del

proyecto.
4. Provee un enfoque homogéneo, que reduce el riesgo de

implementación y brinda una mejora en el trabajo.
5. Mejora el costo/beneficio de los recursos, aumenta la

satisfacción del cliente y desarrolla las habilidades del
equipo.
Beneficios de la Gestión de Proyectos
Ayuda a superar obstáculos como:
● Los proyectos no terminan según las fechas planeadas.
● Los proyectos no terminan según el alcance original.
● Las organizaciones no mantienen una cartera suficiente de
recurso humano para dedicarse a proyectos.
● A las organizaciones les cuesta trabajo invertir tiempo de
calidad en el proceso de planeación.
● Falta de comunicación entre los involucrados en un
proyecto.
● Contar con la documentación del proyecto.
Metodologías de Gestión de Proyectos

Prince2
● Es una aproximación a las “buenas prácticas” para la
gestión de proyectos muy usado en Europa.
● Divide los proyectos en fases manejables permitiendo el
control eficiente de los recursos y el control periódico
de su evolución.
● Está "basado en los productos", es decir, los planes del
proyecto se centran en obtener resultados concretos y
no sólo en la planificación de las actividades.
● Proporciona un lenguaje común en los proyectos.

Ejemplo en Regionales

Scrum
● Scrum es el método más popular en la estructura Agile.

● Es un método adaptativo, iterativo, rápido, flexible y
efectivo, diseñado para proporcionar un valor significativo
en forma rápida y durante todo un proyecto.
● Transparenta la comunicación y genera un ambiente de
responsabilidad colectiva y progreso continuo.
● Está diseñado para ayudar al desarrollo de productos y
servicios en todo tipo de industria, así como en cualquier
tipo de proyecto, independientemente de su complejidad

Project Management Institute – La Guía del
PMBOK®
● Es una guía de estándares internacionales que los
profesionales adaptan sus procesos a cada caso y contexto
particular.
● Reconocidos como buenas prácticas por el PMI que pueden

aplicar a la mayoría de los proyectos.
● Provee un marco de referencia formal para desarrollar

proyectos, guiando y orientando a los gerentes de proyectos
para la construcción de resultados y alcanzar los objetivos.
● Se requiere la adaptación de los contenidos del PMBOK al

dominio técnico y cada proyecto en particular.
● Ofrece un método para aproximarse a un objetivo, no debe

entenderse cómo una metodología cerrada.

La Guía del PMBOK®
● La Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición se usa en
todo el mundo como una norma para gestionar proyectos.
− Contiene los conceptos clave sobre la dirección de

proyectos.
− Presenta la dirección de proyectos y el ciclo de vida

del proyecto.
− Presenta procesos organizados en diez Áreas de

Conocimiento y cinco Grupos de Procesos.
− Promueve la adopción de una vocabulario común.

La Guía del PMBOK®

Etapas de Dirección de Proyectos
Monitoreo
Iniciación Planificación Ejecución y Control Cierre
Iniciar Planificar Hacer Verificar y Actuar Fin

Inicio
¿Qué se logra a través de los procesos en la etapa de
inicio?
● Se inicia un proyecto o una fase.
● Se desarrolla el acta de constitución del proyecto.
● Se identifican y analizan las partes interesadas.
● Se define la visión.
● Se autoriza el proyecto.
● Se asigna el gerente del proyecto.

Planificación
¿Porqué es importante la planificación del proyecto?
● Para definir la forma de hacer lo que se estableció en la

fase anterior.
● Para ahorrar recursos, tiempo y dinero.
● Para aumentar la aceptación y el compromiso de los

interesados.
● Para analizar si los objetivos se pueden alcanzar

Ejecución
¿De qué se encargan los procesos en el grupo de procesos

de ejecución?
● De completar el proyecto como se define en el plan

para la dirección del proyecto.
● De cumplir con los objetivos del proyecto dentro del

presupuesto y del cronograma.
● De gestionar a la gente y las comunicaciones.

Monitoreo y Control
¿Cuáles son los beneficios de las actividades de monitoreo
y control?
● El desempeño se mide y se analiza regularmente.
● Se identifican las variaciones del plan para la dirección

del proyecto.
● Se controlan los cambios.
● Se proporciona visibilidad de la salud del proyecto.

Monitoreo y Control

Cierre
¿Qué implica el cierre de un proyecto o una fase?
● Obtener la aceptación del cliente.
● Hacer revisiones.
● Registrar las lecciones aprendidas y archivar todos los documentos

del proyecto.
● Actualizar los activos de los procesos de la organización.
● Terminar cualquier acuerdo relevante.
● Valorar a los miembros del equipo y liberar los recursos.

Herramientas
● Se utilizan para facilitar la planificación, monitorización y

control que todo director de proyectos debe llevar a cabo.
● Hoy día, en el mercado, existen numerosas soluciones:
− Gratuitas
− De pago
− Específicas para planear
− Orientadas a la creación de un entorno colaborativo

Herramientas
● MS Project
● Primavera P6
● Workfront
● Buildtools Construction
Mgmt
● VisionFlow
● ManageEngine ServiceDesk
Plus
● JIRA (ágil)
● SpiraPlan (ágil)
¿Qué es un Proyecto?

¿Cuáles son los 5 grupos de proceso?
❑ Los grupos de procesos, describen las tareas que el director del proyecto y
el equipo necesita hacer.
❑ Inicio
❑ Planificación
❑ Ejecución
❑ Monitoreo y control
❑ Cierre

¿Qué se hace en los procesos de Inicio?
➢ Se definen los objetivos del proyecto.

➢ Se identifican a los principales interesados.
➢ El sponsor asigna al director del proyecto.
➢ Se autoriza formalmente el inicio del proyecto.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN LOS
PROCESOS DE INICIO
1. Seleccionar a un administrador de proyectos.
2. Conocer la cultura de la organización.
3. Conocer los procesos y procedimientos existentes y la información
histórica de otros proyectos de la organización
4. Dividir el proyecto en fases.
5. Entender el caso de negocios, es decir, identificar a grandes
rasgos lo que se tiene que hacer.
6. Identificar requerimientos iniciales, suposiciones, riesgos y
restricciones además de los acuerdos existentes.
7. Determinar si es viable realizar el proyecto.
8. Determinar objetivos generales que sean medibles.

¿Qué se hace en los procesos de Planificación?
➢ Se define el alcance del proyecto.

➢ Se refinan los objetivos.
➢ Se desarrolla el plan para la dirección del proyecto.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN LOS PROCESOS
DE PLANIFICACION (I)
1. Identificar cómo planear cada área de conocimiento.
2. Determinar los requisitos de manera detallada.
3. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto.
4. Evaluar las compras que se tienen que realizar y generar sus documentos.
5. Identificar los recursos humanos necesarios.
6. Crear la WBS y su diccionario.
7. Realizar un listado de actividades.
8. Crear un diagrama de red de las actividades.
9. Estimar los recursos requeridos.
10.Estimar el tiempo y los costos.
11.Determinar la ruta crítica.
12.Desarrollar el cronograma.
13.Desarrollar el presupuesto.

DE PLANIFICACION (II)
14. Determinar los estándares, procesos y métricas de calidad.
15. Crear un plan de mejoras de procesos.
16. Definir roles y responsabilidades.
17. Definir los canales de comunicación y la participación de los interesados.
18. Identificar riesgos, hacer sus análisis cualitativo, cuantitativo y planificar la
respuesta ante estos.
19. Iterar si es necesario.
20. Terminar documentos de compras.
21. Definir la gestión de cambios.
22. Finalizar el cómo ejecutar y controlar todo lo definido en los planes.
23. Determinar de manera realista el plan y definir una línea base.
24. Obtener la aprobación formal del plan del Proyecto.
25. Realizar la junta de inicio de proyecto.

¿Qué se hace en los procesos de Planificación?

¿Qué se hace en los procesos de Ejecución?
Se coordinan todos los recursos para implementar el plan para la

dirección del proyecto.

PROCESOS DE EJECUCION (I)
1. Realizar el trabajo de acuerdo al plan.

2. Realizar entregables.
3. Recolectar datos del desempeño del trabajo.
4. Solicitar cambios.
5. Implementar ÚNICAMENTE solicitudes de cambio aprobadas.
6. Mejora continua.
7. Seguir los procesos de calidad.
8. Determinar cuáles procesos son efectivos.
9. Efectuar auditorías de calidad.
10.Adquirir al equipo de trabajo.
11.Gestionar al equipo.

PROCESOS DE EJECUCION (II)
12. Evaluar al equipo y el desempeño individual.

13. Realizar actividades de equipo.
14. Gestionar el reconocimiento y recompensas.
15. Registrar en bitácoras.
16. Gestionar la resolución de conflictos.
17. Liberar los recursos del proyecto.
18. Enviar y recibir información, solicitar retroalimentación.
19. Reportes de desempeño del trabajo.
20. Gestionar la participación de los interesados y sus expectativas.
21. Realizar reuniones.
22. Seleccionar a los vendedores.

¿Qué se hace en los procesos de Monitoreo y Control?
Se supervisa el avance del proyecto y se aplican acciones correctivas.

DE MONITOREO Y CONTROL (I)
1. Medir el desempeño contra la línea base.

2. Analizar y evaluar el desempeño.
3. Determinar si es necesario implementar acciones correctivas o solicitudes
de cambio.
4. Realizar el control integrado de cambios.
5. Aprobar o rechazar solicitudes de cambio.
6. Actualizar los documentos del proyecto.
7. Comunicar a los interesados los resultados de los cambios.

DE MONITOREO Y CONTROL (II)
8. Monitorear la participación de los interesados.

9. Gestionar la configuración.
10. Desarrollar pronósticos.
11. Obtener la aceptación de los entregables por parte del cliente.
12. Realizar el control de calidad.
13. Controlar los riesgos.
14. Administrar las reservas.
15. Controlar las adquisiciones.

¿Qué se hace en los procesos de CIERRE?
Se aceptan formalmente los entregables del proyecto

PROCESOS DE CIERRE
1. Confirmar que el trabajo se ha realizado según los requisitos.
2. Completar las compras.
3. Obtener la aprobación formal del producto.
4. Finalizar requisitos financieros.
5. Solicitar retroalimentación por parte de cliente.
6. Completar reportes de desempeño.
7. Almacenar reportes e información del proyecto.
8. Generar las lecciones aprendidas y actualizar la base de
conocimiento.


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Luis Montes Bazalar UNI GESTION DE PROYECTOS

• Un proyecto tiene un propósito bien definido,

• Un Proyecto “NACE”, cuando el cliente identifica la

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Es todo el trabajo que se debe

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• Sabemos positivamente que un proyecto, surge como respuesta a

• Un análisis preliminar de la “IDEA”, nos permite un primer juicio,

• La importancia que tiene la formulación de un proyecto ha

• En tal sentido toda técnica de formulación de proyectos debe ser

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3. Contar con un líder 10. Uso de tecnologías

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• Que trabajo técnico se debe realizar en cada fase

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● Todos los proyectos tienen un ciclo de vida

● Son diferentes entre ellos, depende del producto o

● Dos tipos generales de ciclo de vida del proyecto son:

Ejemplo de Ciclo de Vida Predictivo (Cascada)

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Introducción Crecimiento Madurez Declive

Luis Montes Bazalar UNI GESTION DE PROYECTOS

● El trabajo operacional no es lo mismo que un

● Las operaciones son constantes y soportan al

● Un proyecto es finito; termina cuando se alcanza

● Cuando un proyecto llega a su fin, el producto de

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1.GENERACION E INCREMENTO DE INGRESOS.

Luis Montes Bazalar UNI GESTION DE PROYECTOS

FASE DECISIONES DECISIONES

Acción Los recursos a tener en cuenta Compromete los recursos actuales

Control Los resultados son fácilmente Son difíciles de evaluar, ya que ha

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• Liderazgo del negocio

Dirección de • Patrocinio del negocio

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Programa Proyecto Programa

Proyecto Proyecto Proyecto

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Una estructura organizacional que estandariza los procesos de

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● Un gerente de proyecto puede:

− Estar bajo la supervisión de un gerente funcional.

− Formar parte de un grupo de varios gerentes de

● Es una respuesta a una necesidad.

● Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y

● Su objetivo es cumplir los requisitos del proyecto balanceado alcance,

● Permite lograr el objetivo que es Iniciar, Planificar, Ejecutar,

● Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades

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● Toma en cuenta recursos como tiempo, materiales,

● Las organizaciones que investigan, ofrecen o crean

● Las organizaciones tienen cada vez más iniciativas para

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SON LAS ACCIONES ENCAMINADAS A

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2. Son metodologías que nos muestran las mejores