ARCHIVO REGISTRAL

CAPÍTULO I

CONTENIDO DEL ARCHIVO REGISTRAL Y

SU CONSERVACIÓN

1. DEFINICION

Por archivo debemos entender a un conjunto de documentos, debidamente

ordenados y clasificados, que se conservan con especiales medidas de
seguridad. Así nuestro archivo registral comprende distintas clases de
documentos, los que se conservan bajo un ordenamiento riguroso y especial
custodia.

2. DOCUMENTOS QUE INTEGRAN EL ARCHIVO REGISTRAL

Conforme al artículo 108 del Código Civil se efectúa una enumeración de los
documentos que conforman dicho archivo, que son los siguientes:

2.1. Partidas registrales

Son aquellos que constan en tomos, fichas movibles, discos ópticos y otros
soportes magnéticos, lo que evidencia el avance tecnológico que ha sufrido la
técnica de inscripción a lo largo de estos años.

Sobre el nuevo concepto de partida electrónica y la forma de generación de

asientos electrónicos se encuentran referidos en los artículos 6º y 48º del
NRGRP, así como a la evolución en las distintas técnicas de inscripción que ha
experimentado el Sistema Registral Peruano. En cambio, el Registro Predial
Urbano (actualmente no conformante del Sistema Nacional de los Registros
Públicos), dado que fue creado en el año 1988, sí se inició bajo un sistema de
archivo computarizado, tal como reconoce el artículo 22º de su Reglamento de
las Inscripciones, el cual indica que su archivo registral está constituido por “los
índices, títulos registrados y los discos, cintas y otros medios computarizados
de archivo”.

Respecto a las partidas registrales que constan en tomos y fichas, el archivo

que establece el NRGRP no presenta características especiales, en cuanto es
un archivo de documentos físicos. En cambio, sí merece un comentario
especial el actual sistema de archivo de los asientos electrónicos, a través de
discos ópticos y otros medios magnéticos.

Este último sistema fue inicialmente implementado en la Oficina Registral de

Lima y Callao, a través de la Resolución Nº 124-97-SUNARP de 15 de agosto
de 1997, en la cual (además de la adopción de la técnica de inscripción
consistente en la generación de asientos electrónicos) se aprobó la sustitución
del archivo registral existente en la citada Oficina Registral, por un Sistema de
Microarchivos. Dicha resolución fue dictada al amparo de lo establecido por el
Decreto Legislativo Nº 681, Ley Nº 26612 y Decreto Legislativo Nº 827,
referidos al uso de tecnologías avanzadas en materias de archivos de
documentos y a la conversión de archivos oficiales de diversas entidades
públicas (entre ellas la SUNARP) al Sistema de Microarchivos.

Asimismo, se indicó como sustento legal de la citada Resolución, los incisos f)

del artículo 16º de la Ley Nº 26366 y j) del artículo 7º del Estatuto de la
SUNARP, que establecen como atribución del Superintendente Nacional de los
Registros Públicos, la de dictar las normas requeridas para la conservación y
mantenimiento de los archivos registrales. Luego, a través de la Resolución del
Superintendente Nacional de los Registros Públicos Nº 096-2001-SUNARP/SN
de 06 de abril del 2001, se ha autorizado la utilización de técnica de inscripción
en las demás Oficinas Registrales del país, a través del software denominado
“Sistema de Información Registral”, que permite almacenar la información
registral en medios que aseguren su inalterabilidad e integridad.

Consecuentemente, los microarchivos que contienen los “asientos electrónicos”

son almacenados en Discos Ópticos, que por sus especiales características
técnicas garantizarían la inalterabilidad e integridad de la información en ellos
contenida. Al respecto, para facilitar la comprensión del almacenamiento de
dicha información, conviene reproducir algunos comentarios formulados por
Silva Díaz, respecto a los discos ópticos como soporte de las inscripciones en
la Oficina Registral de Lima y Callao: “Los discos ópticos de ‘única escritura’ no
contienen información comercial cuando son adquiridos, es decir, que no traen
información grabada. Los usuarios pueden entonces escribir de manera
permanente cualquier información que deseen en el disco. El proceso de
escritura utiliza el calor de la fuente láser para alterar de forma irreversible el
estado físico del medio. Desde que estos discos son de única escritura pueden
ser luego leídos muchas veces; la palabra WORM (Write Once-Read Many), ha
sido acuñada como referencia para este tipo de disco óptico. (…) En resumen,
el proceso de grabación en medio WORM no reescribible con la asistencia de
controladores de cómputo y software: escribe de manera irreversible la
información del usuario en el disco óptico, provee métodos, sea inherentes al
lector del disco o conjuntamente con el controlador del disco o software del
computador para asegurar la fidelidad del contenido; y compila y escribe la
detección de errores e información corregida para ayudar en el proceso de
lectura a fin de que la información al usuario se reproduzca sin error”.

Sin embargo, no puede afirmarse que, actualmente, todas las inscripciones se

practiquen en asientos electrónicos ni que se conserven en Discos Ópticos. Por
ello, hasta que concluya la total implementación de esta nueva técnica de
inscripciones y archivamiento informático, el artículo 48º del NRGRP, ha
previsto la posibilidad que la SUNARP autorice la utilización de técnicas
distintas. Inclusive, en el Registro Fiscal de Ventas a Plazos y el Registro de
Aeronaves, hasta la fecha, los asientos de inscripción, se vienen extendiendo
en expedientes y no en alguno de los medios señalados en el primer literal del
presente artículo. Ello deberá ser urgentemente modificado, en la medida que
no se considera a los “expedientes” (similares a los correspondientes a
procedimientos meramente administrativos) como documentos conformantes
del archivo registral.
2.2. Títulos

Son aquellos que han servido para extender las inscripciones (incluyendo
anotaciones y cancelaciones). A ellos se les denomina usualmente, “títulos
archivados”, debiendo incluirse en ellos, la solicitud de inscripción, los
documentos principales y complementarios donde consta el derecho o acto
inscrito y la correspondiente anotación de inscripción. Sin embargo, en el caso
de los asientos de presentación que no dieron lugar a la extensión de asientos
de inscripción, si bien no se conservarán los documentos presentados por el
solicitante (que se devolverán al interesado), sí se archivará la solicitud de
inscripción y las esquelas de observación o que dieron lugar a la denegatoria
de su inscripción. La utilidad de la conservación de los títulos archivados es
evidente, sobre todo en relación con la posibilidad de rectificación de errores
existentes en los asientos registrales y para permitir la regularización de
asientos sin firmar.

2.3. Índices y los asientos de presentación

El Índice viene a ser una relación (organizada a través de diversos criterios)

que permite la ubicación de la partida que contiene el dato que se pretende
encontrar. Así, por ejemplo, en el Registro de Propiedad Inmueble el índice se
organiza en función al nombre de los propietarios de los predios; en el Registro
de Personas Jurídicas por la denominación de la persona; en el Registro de
Propiedad Vehicular tanto por propietarios como por placa del vehículo; en el
Registro de Testamentos por el nombre del testador, etc. Estos índices
permiten brindar diversos servicios de publicidad registral formal, tal como
establece el inciso d) del artículo 127º del NRGRP.

Sin embargo, debe expresarse que estos índices son meramente referenciales
(puesto que en algunos casos no se encuentran debidamente actualizados),
primando siempre el contenido de la partida registral, aunque el dato no conste
en el índice correspondiente. De igual modo, en el Registro de la Propiedad
Inmueble, no obstante que éste se organiza por el Sistema de Folio Real (cada
partida corresponde a un bien inmueble diferente), sólo se cuenta con un índice
elaborado sobre la base del nombre del propietario o propietarios del predio, lo
que impide la búsqueda en dicho índice, cuando sólo se cuenta con el dato de
la ubicación del inmueble. Esto, constituye una grave limitación al acceso
efectivo de la publicidad que debe brindar el Registro, que se origina en la
carencia de una base geográfica de las inscripciones de la propiedad de
predios. No ocurre lo mismo en el Registro Predial Urbano, en el cual la
búsqueda también puede efectuarse a través de los datos de identificación del
predio, al cual se le asigna un código único. Esperamos que la SUNARP corrija
prontamente este defecto, en el marco del proceso de modernización de la
función registral.

Respecto a los asientos de presentación, su archivo da lugar al denominado

“Diario”, en el que constan todos los datos referidos a cada asiento de
presentación, incluyendo las diferentes operaciones registrales practicadas
(observaciones, tachas, liquidaciones, apelación, prórrogas y suspensiones de
la vigencia del asiento de presentación, etc.).

Actualmente, por regla general, tanto el Diario como los Índices se organizan a
través de Sistemas Informáticos (bases de datos). Sin embargo, como quiera
que durante muchos años se utilizó el Sistema Manual (a través de asientos en
libros), se ha previsto también el archivo de los correspondientes Libros del
Diario. Inclusive, hasta la fecha existirían algunas oficinas registrales que
organizan el Diario a través del Sistema Manual, lo que quedará superado con
la completa implementación del Software “Sistema de Información Registral”.

3. CUSTODIA DE LIBROS ANTIGUOS

Las Oficinas Registrales son las competentes para realizar la custodia y

conservación de los primeros libros que se utilizó en el Registro de la
Propiedad Inmueble, como son los de censos, tributos y gravámenes perpetuos
de hipotecas, añadiéndose a cualquier otro que se hubiere llevado conforme a
la diversa legislación existente antes de la creación del Registro de la
Propiedad Inmueble, mediante Ley de 02 de Enero de 1888. Estos libros sólo
tienen efectos históricos y su conservación por las dependencias registrales.
A manera de conocer la clase de libros históricos a los que nos referimos,
resulta conveniente recordar que “Antes de la creación de esta importante
institución registral, las inscripciones del tráfico inmobiliario se efectuaban en
los Oficios de Hipoteca, instituidos en España por Carlos I, mediante
Pragmática de las Cortes de Toledo en 1539, con la finalidad de que en ellos se
inscriban los contratos que Graven la propiedad inmobiliaria como los censos,
hipotecas e imposiciones vinculatorias. La implantación de dichos Oficios se
hizo extensiva a todas las colonias de América por Reales Cédulas del 08 de
Mayo de 1778 y del 16 de Abril de 1783”.

4. COPIAS DE RESPALDO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

REGISTRAL

Si bien todo archivo debe conservarse bajo especiales condiciones de

seguridad, que impidan la destrucción, pérdida, deterioro o sustracción de los
documentos que lo conforman, siempre será posible que por hechos fortuitos,
catástrofes naturales, conducta maliciosa de los encargados de su custodia u
otros supuestos similares, pueda producirse la pérdida total o parcial de los
documentos que lo integran. Por tal razón, se ha previsto la obligatoriedad de
conservar copias de respaldo de todos los documentos que conforman dicho
archivo registral, las mismas que pueden sustituir a los originales, en caso de
extravío, pérdida o destrucción de éstos.

Dicha aspiración se encontraba también prevista en el artículo 204º del

ARGRP, que facultó a la Junta de Vigilancia a disponer las oficinas en que se
podrían obtener copias fotográficas o microfilmadas de todo o parte del archivo
registral, estableciendo que dichas copias tendrían el mismo valor que el
original. De igual modo, en el artículo 211º del ARGRP se estableció la misma
posibilidad respecto a la reproducción fotográfica microfilm y análogas de los
duplicados de los títulos presentados para inscripción. Asimismo, en el artículo
9º de la Ampliación del Reglamento de las Inscripciones, se estableció que las
inscripciones se harían por duplicado, obtenidos mediante fotocopia u otro
sistema análogo, disponiendo, también, que los duplicados tendrían el mismo
valor que los originales y serían guardados con las mismas formalidades.
Empero, en nuestra experiencia en la institución registral pudimos apreciar que
(cuando menos en la Oficina Registral de Lima y Callao-ORLC) el único
sistema de reproducción de las inscripciones, generalmente utilizado, fue el del
“microfilmado”, que era una etapa obligatoria al extenderse nuevos asientos de
inscripción en fichas. Sin embargo, las inscripciones efectuadas en tomos no se
encontraban microfilmadas. Menos aún se contaba con duplicados los títulos
archivados, en los que la técnica de microfilmado era sumamente complicada,
dado lo extenso del contenido de los mismos.

Sin embargo, dicha situación cambió radicalmente con la introducción del

Sistema de Información Registral (1997-1998), software que permite contar con
copias de respaldo de todas las inscripciones generadas bajo la técnica de
asientos electrónicos. Así, según se nos ha informado, de todos los micro
archivos contenidos en discos ópticos se efectúan copias de respaldo que
también se almacenan en discos ópticos. Vale decir, que desde la
implementación de este nuevo sistema en la ORLC, todos los asientos
electrónicos tienen duplicados de igual valor. Inclusive, como parte de la
implementación del citado Sistema de Información Registral, se procedió a la
captura de la imagen (mediante scanner) de todas las inscripciones
anteriormente extendidas en tomos o fichas, que también se almacenan (con
copias de respaldo) en discos ópticos. Tenemos conocimiento que,
actualmente, se viene desarrollando un proyecto de las mismas características
en las demás oficinas registrales, que, en breve plazo, también contarán con
copias de respaldo de todas las inscripciones existentes en su archivo registral.
Empero, si bien en el futuro ello no debería ocurrir, existen muchas partidas
registrales (total o parcialmente) destruidas o perdidas, en las que tampoco se
cuenta con duplicados microfilmados ni fotocopias. Por ello, ha resultado
necesario seguir regulando normas respecto a reconstrucción de partidas
registrales, las que se encuentran contenidas en el artículo 118º a 121º del
NRGRP.

En relación a los índices y asientos del diario, la nueva organización de los

mismos a través de sistemas informáticos, también permite la fácil obtención de
copias de respaldo informáticas, que permiten sustituir las sujetas a pérdida,
destrucción o deterioro. No ocurre lo mismo con los títulos archivados, en los
que la introducción del nuevo Sistema de Información Registral no ha
producido, hasta ahora, ninguna variación en los sistemas de archivo físico
tradicionalmente utilizados. Sobre este aspecto nos referiremos en el
comentario del artículo 113º del NRGRP.

5. PROHIBICIÓN DE SALIDA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

REGISTRAL

La finalidad de esta norma es meramente instrumental: evitar que la

documentación que conforma el Archivo Registral sea trasladada a lugares
distintos aquellos en que deben conservarse (Oficinas Registrales), lo que
reduce el peligro de su pérdida o destrucción. Tiene como antecedente el
artículo 241º de la LH y el artículo 209º del ARGRP. Sin embargo, respecto a
asientos de inscripción que hayan sido sustituidos por el sistema de
microarchivos, lo conveniente es que las copias de respaldo de los mismos
sean conservadas en lugares distintos a la Oficina Registral (p.ej. cajas de
seguridad de instituciones bancarias), a los efectos de evitar que una catástrofe
natural (p.ej., un sismo) o un desastre provocado por el hombre (p.ej., incendio)
pueda originar la destrucción de toda la información existente. En el caso de
títulos archivados, en los que normalmente no se cuenta con duplicados,
consideramos que, en tanto no se obtengan copias de igual valor, la
conservación debe ser aún más rigurosa, evitándose en lo posible traslados
innecesarios.

Evidentemente, esta prohibición de traslado a lugar distinto de la Oficina

Registral respectiva, tiene dos excepciones. La primera se origina en el
supuesto de un mandato judicial que requiera el traslado, por ejemplo, por la
necesidad de practicar un peritaje respecto a las firmas contenidas en un título
archivado. No obstante ello, la regla general prevista en el artículo siguiente,
será que la diligencia se practique en la sede de la Oficina Registral respectiva.

El segundo supuesto que pudiera dar lugar al traslado de los documentos fuera
de la Oficina Registral, está constituido por una disposición del Jefe de la
correspondiente Oficina, por “razones debidamente justificadas”. Estas razones
serán normalmente derivadas de acciones operativas de índole administrativo
(por ejemplo, la necesidad de remitirse a una empresa encargada de la
obtención de copias de respaldo, mudanzas, encuadernación, etc.).
Innecesario resulta expresar que, tanto en este caso como en el anterior, el
traslado deberá contar con las medidas de seguridad necesarias, debiendo
procurarse que el tiempo en que la documentación se encuentre en lugar
distinto a la Oficina Registral sea el mínimo posible.

6. LUGAR DE REALIZACIÓN DE DILIGENCIAS REFERIDAS A LOS

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO REGISTRAL

La finalidad es de limitar, en la medida que ello sea posible, el traslado de

documentos fuera de la Oficina Registral, cuando sea necesario practicar una
diligencia judicial o dispuesta por el Ministerio Público.

Para tal efecto, se establece como regla general, que la exhibición, pericia,
cotejo o cualquier otra dispuesta por el Poder Judicial o el Ministerio Público, se
efectúe en la sede de la Oficina Registral donde se conserven los documentos
correspondientes. En verdad, salvo el supuesto en que sea necesaria la
verificación del original, los requerimientos formulados por los jueces o fiscales
pueden ser cumplidos a través de la expedición de copias certificadas o
literales de las partidas registrales o de los títulos archivados. Sin embargo,
como quiera que diversas diligencias (sobre todo las pericias grafotécnicas)
pueden requerir ser practicadas contando con el documento original, no existe
inconveniente alguno para que ellas se efectúen en la sede de la Oficina
Registral, sin dar lugar a traslado alguno. Similar previsión se encuentra en el
artículo 241º de la Ley Hipotecaria: “Los libros del Registro no se sacarán por
ningún motivo de la oficina del Registrador; todas las diligencias judiciales o
extrajudiciales que exijan la presentación de dichos libros se practicarán
precisamente en la misma oficina”. En nuestra legislación nacional, ocurre lo
mismo respecto a los documentos que conforman el archivo notarial, puesto
que el artículo 43º de la Ley del Notariado establece que “No podrán extraerse
los registros y tomos fuera de la oficina del notario. La exhibición, pericia, cotejo
u otra diligencia por mandato judicial o del Ministerio Público, se realizará en la
oficina del notario.”

No obstante ello, establece un supuesto de excepción, en el que, por razones

de naturaleza técnica o de otra índole, no pueda efectuarse la diligencia
(judicial o dispuesta por el Ministerio Público) en la sede de la Oficina Registral.
En este caso, habida cuenta que la diligencia se realizará fuera de la Oficina, el
Registrador u otro funcionario que se designe para tal finalidad, deberá
trasladar personalmente los documentos requeridos para la diligencia y
proceder también personalmente, a su devolución a la sede de la Oficina
Registral, a la conclusión de la correspondiente diligencia. Esta previsión
guarda gran similitud con el artículo 209º del ARGRP.

Esperamos que los Jueces y Fiscales entiendan el carácter excepcional de la

facultad que se les ha conferido para que las diligencias puedan practicarse
fuera del Registro. Los motivos que sustenten la disposición que ordena el
traslado deben consistir, necesariamente, en la imposibilidad absoluta de
practicar la diligencia en la Sede Registral y no originarse en su comodidad u
otras causas irrelevantes. La Comisión Revisora pensó, sobre todo, en razones
técnicas, como p.ej., una diligencia consistente en una pericia de naturaleza
informática, relacionada con la presunta alteración de los datos contenidos en
los discos ópticos, que por requerir equipos especiales, no pudiera realizarse
en la Sede de la Oficina Registral.

Otra finalidad es establecer un mecanismo de seguridad adicional, en los

supuestos de excepción en que las diligencias antes mencionadas deban
efectuarse fuera de la Sede de la Oficina Registral. Para tal efecto, en caso de
no contarse con copias de seguridad o microarchivos del instrumento existente
en el archivo registral, se deberá proceder, antes de efectuar el traslado, a
obtener copias certificadas del documento.

Debemos reconocer, que permite colegir que esta norma se aplicará sólo
respecto a títulos archivados (“formando un duplicado del título requerido, al
cual se adjuntará el mandato respectivo”). Sin embargo, consideramos que (no
obstante el defecto advertido en la redacción del presente artículo) también
debería aplicarse igual mecanismo de seguridad (obtención de copias
certificadas) de cualquier otro documento del archivo registral distinto a los
títulos archivados (partidas registrales extendidas en tomos o fichas o asientos
del diario que consten en libros), cuando no se cuente con copias de seguridad
o microarchivos que los sustituyan. Igualmente, en el caso de partidas
electrónicas o asientos del diario organizados mediante sistemas informáticos,
en los que no se cuente con copias de respaldo, debería obtenerse dicha
copia, previamente al traslado del documento.

Merece una especial reflexión el documento que se trasladará en el caso de

asientos electrónicos que consten en microarchivos. Consideramos que, sin
perjuicio de la siempre posible remisión de copias literales, cuando la autoridad
judicial o el Ministerio Público deseen verificar el original, lo que deberá
presentarse es el disco óptico en el que conste la información requerida. Sin
embargo, para que se pueda proceder a la visualización del asiento electrónico,
tanto el Juez como el Fiscal deberán contar con los equipos y programas
necesarios para la lectura de la información, lo que deberá ser tomado en
cuenta por dichas autoridades, pues de nada les serviría contar con el disco
óptico si carecen del “software” y “hardware” requerido para la verificación de
su contenido.