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ÍNDICE
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
4. DEFINICIONES
5. RESPONSABILIDADES
6. REALIZACIÓN
7. REGISTRO Y ARCHIVO
8. ANEXOS
CONTROL DE REVISIONES
REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REDACCIÓN
02 22-03-10 Adaptación a la Norma UNE ISO 9001:2008 y PRC
modificación del procedimiento.
03 01.09.10 Adaptación a los requerimientos AUDIT y PRC
modificación del procedimiento
APROBADO
Fdo.: PRC
Fecha: 15.03.10
Este documento es válido desde la fecha de su rectificación por la Junta de Centro
Formato F 01.01/3
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL NMPO 01.05
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Revisión: 03
Fecha: 01.09.10
PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y Hoja 2 de 3
EXTERNA
1. OBJETO
Definir el modo en el que se establecen las comunicaciones internas y externas que afecten al SGC
de la ETSNMN, o a cualquiera de sus procesos, respecto a: Publicación de información sobre las
titulaciones de la ETSNMN; Difusión de información en la comunidad universitaria; Difusión de
información a la sociedad; Difusión de la Política y Objetivos de Calidad del Centro y Difusión de los
resultados.
2. ALCANCE
Todos los grupos de interés vinculados a las titulaciones que se imparten en la Escuela (alumnado
matriculado, alumnado potencial, familias, PDI, PAS, empresas empleadoras, órganos de gobierno
de la universidad…).
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
4. DEFINICIONES
Comunicación: escrito sobre un tema determinado que el emisor envía a una tercera persona para
su conocimiento. En el caso de la ETSNMN se aplica a los comunicados que se envían a personas u
organizaciones ajenas o no a la propia ETSNMN para que tengan conocimiento de algún asunto
relativo al SGC o de alguno de sus procesos tales como el Proceso de Planificación Docente, el
Proceso de Acogida de Alumnos, etc.
5. RESPONSABILIDADES
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PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL NMPO 01.05
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Revisión: 03
Fecha: 01.09.10
PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y Hoja 3 de 9
EXTERNA
La SOA, el/la Director/a y el/la SCID se reparten la responsabilidad de difundir los resultados.
La SOA y el/la SCID son las responsables de publicar la información sobre las titulaciones.
La Dirección, el Administrador y la Persona Responsable de la Calidad, en adelante PRC, son
responsables de transmitir las comunicaciones que se consideren relevantes para el SGC
mediante la sistemática descrita en el presente procedimiento tanto para su relación con
personas pertenecientes a la propia ETSNMN, a la UPV/EHU como con las terceras personas
ajenas a la ETSNMN o a la propia UPV/EHU.
Todo el personal del Centro participa en el proceso.
La PRC tiene el cometido de controlar cualquier No Conformidad planteada con respecto a las
comunicaciones internas o externas que afecten al SGC de la ETSNMN. Así mismo, realiza anualmente el
análisis de resultados de la satisfacción con los mecanismos (a través de los canales de retorno) para
publicar la información sobre el Plan de Estudios y propone en el informe final las acciones de mejora del
procedimiento de comunicación.
6. REALIZACIÓN
Para garantizar que las comunicaciones internas y externas que se realicen en la ETSNMN relativas a
su SGC o alguno de sus procesos sean eficaces, la ETSNMN ha establecido una sistemática basada en
comunicados escritos que buscan, por un lado, evitar la pérdida de la información relevante para el
funcionamiento del SGC garantizando una transmisión efectiva de la información que resulte necesaria
y, por otro lado, dar una imagen corporativa que permita identificar los comunicados realizados por
personal de la ETSNMN e identificar adecuadamente al emisor de dicho comunicado para facilitar las
posibles respuestas.
Dichos comunicados, cuando afectan a un colectivo amplio de personas tanto de la propia ETSNMN
como de fuera de la misma, pueden ser publicados en los tablones existentes al efecto en la propia
ETSNMN de modo que la difusión de dichos mensajes sea la adecuada.
No obstante, se distinguen dos tipos de comunicados: los oficiales y los comunicados internos.
Comunicados oficiales
Se trata de mensajes emitidos por alguna sección de la ETSNMN para informar a una tercera parte
externa a la ETSNMN de un tema que considera de relevancia. Se realizan en los papeles timbrados
con el membrete oficial de la ETSNMN.
Comunicados internos
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PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y Hoja 4 de 9
EXTERNA
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PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y Hoja 5 de 9
EXTERNA
Cuando se quiere realizar un comunicao interno, a cualquiera de los grupos de interés presentes en
el centro, se emplea el Formato F 01.05/1.
Si se trata de mensajes emitidos por alguna sección de la ETSNMN para informar a una tercera
parte externa a la ETSNMN de un tema que considera de relevancia. Se realizan en los papeles
timbrados con el membrete oficial de la ETSNMN.
7. REGISTRO Y ARCHIVO
Los comunicados, tanto internos como externos, son archivados por quien los emite como constancia
y evidencia de que el comunicado ha sido enviado a su destinatario. La forma de envío de dicho
comunicado se realiza en cualquiera de las formas escritas habituales empleadas en la propia UPV-
EHU, esto es, fax, carta, correo electrónico, etc.
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PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y Hoja 6 de 9
EXTERNA
RESPONSABLE TIEMPO
DOCUMENTO
CUSTODIA (años)
Aprobación del Plan de
Secretaría de dirección 5
Comunicación y de la gestión
Ejemplar de trípticos
SOA, Negociado 5
informativos
Ejemplar de Guía docente SOA. 5
Registro de contenidos y
Gestores/as de página web. 5
noticias de la página web
Equipo redactor de la
Memoria académica del Centro 5
Memoria.
Certificados de aprobación por
la Junta de Centro en la que
Secretaría de dirección
se han presentado los
Secretaría Académica. 5
distintos informes de
SOA.
resultados del programa
formativo
Encuesta de satisfacción sobre
el procedimiento de PRC 5
comunicación
8. ANEXOS
Formato F01.01/4
eman ta zabal zazu
Mª Díaz de Haro, 68
48920 – PORTUGALETE (Bizkaia)
Telf : 94 601 2000
Fax : 94 495 1400
eman ta zabal zazu
Fax
Para/To:
De/From:
Fax nº : Nº Pg.:
Fecha/Date: e-mail:
Mª Díaz de Haro, 68
48920 – PORTUGALETE (Bizkaia)
Telf : 94 601 2000
Fax : 94 495 1400
eman ta zabal zazu
Formato F 01.05/1