ARCHIVO UN PILAR FUNDAMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde los inicios
de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos demuestra su importancia (la
palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión que significa principio,
origen) y esto nos demuestra lo importantes que han sido para la evolución cultural, social, política
y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte
esencial de los recursos de información de una empresa, entidad pública, privada o un país por
cuanto en su documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, y la investigación
Importancia de los archivos para la administración Dentro de una empresa podemos decir que
archivar es resguardar de forma ordenada documentación e información útil (Dicha información
puede estar contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles
por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, micro formas, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un
modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de
cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera. Ahora los archivos, son
creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con esto
concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos
anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a
trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La
función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con
archivos bien organizados no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que partir de
cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos
de operación y tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta
administración de la información. Importancia de los archivos para la investigación Todos los
archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento para todas las
empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen información en documentos que
pueden y deben aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la
verdad, para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones
relacionadas a la historia, la economía, la administración, la geografía, los procesos políticos,
sociales, la ciencia, la tecnología.
El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad. - El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos. - El archivo constituye un centro de consulta
de la información, disponible en todo momento. - El archivo satisface las necesidades de
información eficaz a consultar por parte de la ciudadanía en general. - El archivo debe ser
funcional y técnico; de fácil manejo y consulta. - El archivo recopila, conserva y difunde
información registrada en el.
Fuentes

http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co
http://www.entornocorporativo.com.mx/newsletters/julio/archivo.pdf
http://www.mundoarchivistico.com
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Cont
enido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html