Manual de Procesos de Gestion Documental

Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 00
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCESOS
Tuluá, 2014
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Código: 1105-43-1-002
TABLA DE CONTENIDO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................... 1
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 6
PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 7
OBJETIVOS .................................................................................................................................... 8
1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 8
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................ 8
GLOSARIO ..................................................................................................................................... 9
PROCESO 1. PLANEACIÓN ................................................................................................. 21
PLANEACIÓN ............................................................................................................................ 22
PROCESO 2. PRODUCCIÓN ................................................................................................. 26
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO: .......................................................................... 27
ACTIVIDADES ........................................................................................................................... 28
2.1 DETERMINACIÓN DE USO Y FINALIDAD DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ......... 29

2.1.1 Técnicas de Producción .................................................................................................................. 29
2.1.2 Uso de mayúsculas y minúsculas ....................................................................................................... 31
2.1.3 Escritura de fechas, hora y números ................................................................................................... 32
2.1.4 Expresiones numéricas ....................................................................................................................... 32
2.1.5 Comunicaciones Oficiales y mensajes electrónicos ........................................................................... 33
2.1.6 Control en la Producción de Documentos .......................................................................................... 35
2.2 DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 35
2.2.1 Comunicaciones oficiales.................................................................................................................... 35
2.2.2 Memorando. Recomendaciones ..................................................................................................... 36
2.2.3 Circular ........................................................................................................................................... 36
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2.2.4 Acta ................................................................................................................................................. 36

2.2.5 Informe ............................................................................................................................................... 37
2.2.6 Certificado ...................................................................................................................................... 37
2.2.7 Constancia ....................................................................................................................................... 38
2.2.8 Sobres comerciales ............................................................................................................................. 38
2.3 CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS ................................................................................. 40

2.3.1 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA u OFICIO ................................................................ 42
2.3.1.1 Márgenes: .................................................................................................................................... 43
2.3.1.2 Estilo ...................................................................................................................................... 43
2.3.1.3 Fuente: ........................................................................................................................................ 43
2.3.1.4 Denominación o título académico .......................................................................................... 43
2.3.1.5 Asunto: ......................................................................................................................................... 44
2.3.1.6 Saludo..................................................................................................................................... 44
2.3.1.7 Cuerpo de texto ...................................................................................................................... 45
2.3.1.8 Datos del remitente ................................................................................................................ 45
2.3.1.9 Anexos: ........................................................................................................................................ 45
2.3.1.10 Datos del transcriptor: ............................................................................................................... 46
2.3.1.11 Firma ......................................................................................................................................... 46
2.3.2 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL MEMORANDO ........................................................................ 47
2.3.2.1 Encabezado ................................................................................................................................. 48
2.3.3 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CIRCULAR .......................................................................... 49
2.3.3.3 LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN: ...................................................... 50

2.3.4 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL ACTA ....................................................................................... 51
2.3.5 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME ................................................................................ 55
2.3.6 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE CERTIFICADO Y CONSTANCIA ........................................... 57
2.3.7 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE ..................................................................................... 60
PROCESO 3. GESTIÓN Y TRÁMITE ................................................................................ 64
RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE Y CONSULTA DE DOCUMENTOS . 65
3.1. RECEPCIÓN ..................................................................................................................................... 65
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO............................................................................ 66

3.1.1 La ventanilla única. ............................................................................................................................ 67
3.1.2 Etapas del proceso de recepción......................................................................................................... 68
3.1.3 Registro de documentos .................................................................................................................... 69
3.1.4 Radicación e impresión de rótulo ........................................................................................................ 69
3.1.5 Radicación de fax ............................................................................................................................ 70
3.1.6 Generalidades para la radicación de comunicaciones ........................................................................ 70
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3.2 DISTRIBUCIÓN ............................................................................................................................... 72

3.2.1 Distribución de documentos internos enviados .................................................................................. 72
3.2.2 Distribución de documentos externos recibidos ................................................................................. 73
3.2.3. Distribución y envío de documentos externos ................................................................................... 73
3.3 TRÁMITE DE DOCUMENTOS ....................................................................................................... 75
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO. .......................................................................... 75

3.3.1 Recepción de solicitud o trámite ........................................................................................................ 76
3.3.2 Procedimiento ..................................................................................................................................... 77
3.4 CONSULTA........................................................................................................................................ 78
PROCESO 4. ORGANIZACIÓN ............................................................................................ 80
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................... 83
4.1 CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................. 83
4.2 ORDENACIÓN .................................................................................................................................. 83
4.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL .................................................................................................... 84

4.3.1 Procedimiento ..................................................................................................................................... 84
4.3.2 Principio de Procedencia .................................................................................................................... 86
4.3.3 Principio de orden original .................................................................................................................. 86
4.4 FOLIACIÓN ....................................................................................................................................... 87

4.4.1 Procedimiento .................................................................................................................................... 87
4.4.2 Lo que no se debe hacer al momento de la foliación: ........................................................................ 89
4.5 DOCUMENTOS DE APOYO ........................................................................................................... 91
4.6 ÍNDICE DOCUMENTAL ................................................................................................................. 92
4.7 ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL ..................................................................................... 93
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4.8 ORGANIZACIÓN HISTORIAS ACADÉMICAS ............................................................................ 94
4.9 RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS ...................................................... 95
PROCESO 5. TRANSFERENCIA .......................................................................................... 96
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL .................................................................................100
5.1 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 100

5.1.2 LIMPIE ............................................................................................................................................ 101
5.1.3 DILIGENCIE EL FORMATO ......................................................................................................... 101
PROCESO 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.........................................................103
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO..........................................................................104
6.1 SELECCIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................................... 108
6.2 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO (papel) ........................................ 108
PROCESO 7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL .................ERROR! BOOKMARK NOT

DEFINED.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO..........................................................................110
7.1 PRESERVACIÓN ........................................................................................................................... 112
7.2 FACTORES MEDIOAMBIENTALES ........................................................................................... 113

Fenómenos medio ambientales .................................................................................................................. 114
NORMAGRAMA DOCUMENTAL ....................................................................................116
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................119
LISTA DE ANEXOS ................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
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SGD REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES .... ERROR! BOOKMARK

NOT DEFINED.
INTRODUCCIÓN
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental

como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”.
El Programa de Gestión Documental compila los lineamientos para la administración

de las comunicaciones oficiales en la Unidad Central del Valle, es una guía clara y
sencilla para desarrollar el flujo documental y los procesos al interior de cada
entidad, tales como planeación, producción, gestión y trámite, organización,
transferencia, disposición de documentos y preservación a largo plazo. Debe
integrar y normalizar la producción de documentos a través de su ciclo vital (archivos
de gestión, archivo central y archivo histórico), bajo el concepto de archivo total.
La Unidad Central del Valle del Cauca, debe optimizar todos los procesos internos
con eficiencia, efectividad y calidad en la prestación de los servicios, para lograr la
eficiencia administrativa, de acuerdo con lo establecido por la Ley 594 de 2000, el
Acuerdo 060 de 2001 y el Acuerdo 042.
El Programa de Gestión Documental debe contemplar:
 La normatividad interna y externa a la Institución

 La Gestión de las comunicaciones internas y externas.
 La Gestión de las historias laborales del personal vinculado a la Institución.
 La Gestión de los documentos electrónicos.
 Las Políticas de conservación y custodia de los documentos.
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PRESENTACIÓN
La eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las

Instituciones, tanto públicas como privadas. En los últimos años se han desarrollado
directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor
archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información documental.
Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos

hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría
de la información documental se está generando y conservando electrónicamente.
Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero
Papel.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del
Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
La gestión documental de la Unidad Central del Valle, atendiendo al ciclo vital de

los documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, o archivos de las
Dependencias donde permanecen los documentos en su fase inicial de producción
y trámite, posteriormente se transfieren al Archivo Central e histórico, donde los
documentos son debidamente administrados para la consulta y cumplirán su etapa
de conservación y selección para la conservación total de los documentos de gran
valor para la Institución según sea definido en la Tabla de Retención y Tabla de
Valoración Documental, garantizando la recuperación, conservación y autenticidad
de la información.
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OBJETIVOS
1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar el Programa de Gestión Documental para orientar a los funcionarios de
las Dependencias en los procesos y procedimientos para hacer más eficiente la
Gestión Documental de la Institución.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Definir el Programa de Gestión Documental con los procesos que conlleva
durante el ciclo vital del documento, actividades, formatos y técnicas que se
aplican en la Institución.
- Orientar a los funcionarios sobre las normas que reglamentan las
comunicaciones oficiales en la UCEVA para su recibo, despacho y
organización archivística.
- Ofrecer una herramienta sencilla que permita el adecuado manejo y gestión
de las comunicaciones oficiales, normalizando los trámites.
- Contribuir a la reducción de costos de producción y conservación
documental, a través de archivos electrónicos.
- Realizar seguimiento y control documental a las Dependencias para que
desarrollen adecuadamente los procesos documentales.
- Integrar los formatos y formas de comunicaciones oficiales, generados en la
Institución en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
- Contemplar los archivos electrónicos conforme a los principios y procesos
archivísticos de la gestión documental.
- Dar a conocer las orientaciones normativas impartidas por el Archivo General
de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental de la
Institución.
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GLOSARIO
Acta: Documento en el que se expresa lo tratado o acordado en una reunión. El

Acta adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de
su creación.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su

valor sustantivo, histórico o cultural.
Acuerdo: Documento oficial aprobado por varios miembros de la Entidad. Forma

de pronunciamiento de los órganos de gobierno.
Archivo (Archivo General de la Nación): Conjunto de documentos, sea cual fuere

su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: Institución nacional pública encargada de formular,

orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema
Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental
de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra
y del que se le confía en custodia.
Bases de datos: Es una herramienta de captura y consulta de la información con

fines específicos.
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Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.
Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre

empresas y personas naturales o entre las empresas y sus empleados. Su objetivo
fundamental informar y persuadir a su destinatario.
Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado
de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento,
ceremonia, norma y que requiere registro notarial).
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el

mismo texto o contenido dirigida a un grupo de personas específico.
Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifica y establecen las

series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsecciones), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y

hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento
en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo
60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
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Comunicaciones internas: Son todas las comunicaciones oficiales generadas

entre las dependencias tanto académicas como administrativas (funcionarios
administrativos y cuyo trámite sea de carácter interno). Para la UCEVA las
comunicaciones internas se encuentran representadas en el formato
MEMORANDO.
Comunicaciones externas: Son todas las comunicaciones oficiales recibidas o

generadas en la institución en función de sus actividades.
Comunicaciones académicas: Las solicitudes presentadas por los docentes y

estudiantes dirigidas a la decanatura o Consejo de facultad, para su trámite y
resolución se consideran como COMUNICACIONES ACADÉMICAS.
Conservación preventiva: Estrategias de orden político u operativo, que directa o

indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a
intervenir su materia, contempla manejos administrativos, uso de materiales
adecuados, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación,
manipulación y mantenimiento periódico.
Constancia: Documento de carácter probatorio, en el que describen hechos o

circunstancias que no requieren solemnidad.
Contrato: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El

contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil,
dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles.
Convocatoria: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias

propias del evento.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado y/o personal

que llegan a las entidades, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.
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Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y sub series documentales.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que

consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Digitalizar: Tecnología de imágenes. Es transformar por medio de un dispositivo

electrónico o scanner, la imagen de un documento para que esta pueda ser
almacenada, visualizada y consultada.
Distribución:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción.
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser
generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto
de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece
almacenada electrónicamente durante su ciclo vital, producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,
fiscal, legal, o de valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documentos fiscales: Documentos legales que pueden formar parte de una

Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso.
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Código: 1105-43-1-002
Documento original: Es la fuente primaria de la información, con todos los rasgos

y características que permitan garantizar su autenticidad.
Documento privado: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de carácter

privado y no tienen relación con funciones o servicios públicos.
Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en

las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Escanear: Actividad por medio de la cual se ingresan las imágenes de los

documentos al sistema.
Expediente: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo

de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o
unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan
manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta
su resolución definitiva.
Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos

documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato
electrónico mediante procesos de digitalización.
Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones

electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y
vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo
del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su
ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos

análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad
documental por razones del trámite o actuación.
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Código: 1105-43-1-002
Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite

o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o
de información que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero
no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante
procedimientos tecnológicos seguros.
Fax: Es un medio de comunicación de información recibida o entregada de forma

mucho más rápida que el correo normal.
Foliación: Procedimiento de asignación de un número a cada documento por su

cara recta, permitiendo controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación, es el registro técnico y legal de la gestión administrativa.
Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice

electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de
garantizar su integridad, orden y autenticidad.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural

o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Formato: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso.

Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta.”
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales

de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
Historia Laboral: Carpeta que contiene los documentos que soportan todas las
novedades administrativas de un funcionario en la historia de la Entidad.
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Indicador: Es una herramienta que mide el rendimiento de una actividad específica,

en su parte porcentual y en tiempo asignado.
Informe: Documento que relaciona detalladamente las actividades desarrolladas o

por desarrollarse dentro de una función asignada.
Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un

expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la
metodología reglamentada para tal fin.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico

en un país.
Logotipo: Símbolo que identifica a la organización, proyecta la imagen corporativa

y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitaría. Escrito

utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir
información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional.
Mensaje electrónico: Comunicación es un sistema que permite intercambiar

información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la
Internet. Por este medio se pueden enviar adjuntos como cartas, memorandos,
circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del
contenido.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como

pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Novedad: Suceso que se presenta sin frecuencia. Documento que lo informa:
Oficio: Documento externo de carácter oficial. Comunicación escrita que se utiliza

en las relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o
jurídicas.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En

archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.
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Código: 1105-43-1-002
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos como parte integral de los procesos
archivísticos, basados en la Tabla de Retención documental, aprobada por el
Comité de Archivo Institucional.
Planeación: La Planeación es el conjunto de actividades encaminadas a la

Planeación, generación y valoración de los documentos oficiales de la Entidad,
dentro del contexto administrativo, académico, legal, funcional y técnico.
Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y
estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad
física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del
objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico
(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y
formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
Presupuesto: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el
desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado.
Principio de orden original: Es un principio fundamental de la teoría archivística
por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar
la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de
fondos, series y unidades documentales. Menciona que los documentos se
producen en un orden secuencial, lógico y natural. Estos deben guardar la sensatez
uno con el otro, pues al respetar el origen en consecuencia se mantiene el orden.
Producción documental: Generación de documentos en las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Proyecto: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo.
Radicar: Asignación de un numero consecutivo, hora y fecha a las comunicaciones
recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo y del envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la ley, teniendo en cuenta que los términos empiezan a contar a
partir del día siguiente de radicado el documento.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
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Código: 1105-43-1-002
Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad
remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número
de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta
(si lo amerita), entre otros.
Resolución: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los altos

mandos institucionales. Norma que se establece a través de una decisión dada por
un supervisor o un grupo directivo.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una

unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas

entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos
archivísticos.
Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, series y Subseries con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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Código: 1105-43-1-002
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o

recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento

como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada

con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de
una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de
vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de
una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
18
Código: 1105-43-1-002
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que,

por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales
y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del ciclo vital.
19
Código: 1105-43-1-002
. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En el Programa de Gestión Documental se determinan los siguientes procesos

interrelacionados entre sí y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico):
Eficiencia
administrativ
a
1.
PLANEACIÓN
2.
8. VALORACIÓN
PRODUCCIÓN
GESTIÓN
7. 3. GESTIÓN Y
DOCUMENTAL -
PRESERVACIÓN TRÁMITE
PROCESOS
6. DISPOSICIÓN
DE 4. ORGANIZACIÓN
DOCUMENTOS
5.
TRANSFERENCIA
La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado

dentro de los Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo
General de la nación, cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.
20
Código: 1105-43-1-002
PROCESO 1. PLANEACIÓN
21
Código: 1105-43-1-002
PLANEACIÓN
Todas las Entidades u organizaciones, independientemente de su naturaleza,

tamaño o actividades, generan información a través de su desarrollo histórico
laboral. Los documentos, como un tipo de recurso de información, son activos –
parte del capital intelectual- de las mismas.
La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado

dentro de los Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo
General de la nación, cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.
El proceso de Planeación1 comprende la creación y diseño de formas, formularios

y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema
de gestión documental, encaminados a la generación y valoración de los
documentos de la entidad, y en cumplimiento de los contextos administrativo, legal,
funcional y técnico.
Este proceso analiza legal, funcional y archivísticamente la utilidad de la creación

de los documentos como evidencia con miras a facilitar su gestión. El resultado de
dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. Es decir, los
documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados
en los cuales se determine su identificación, formato y características.
En la UCEVA los formatos que se crean en las Dependencias, corresponden a la

identificación de las necesidades académico-administrativas, teniendo en cuenta las
funciones, estructura orgánica, misión, visión objetivos institucionales y los Planes
institucionales estipulados, analizando sus procesos y procedimientos.
Una vez identificados los formatos, formularios y documentos, análisis de procesos,

que se requieren para la labor administrativa, y antes de implementarlos, se dirige
el formato diseñado a la oficina de Planeación, la cual realiza los controles de
estandarización y codificación de formatos, en el Listado Maestro de Documentos,
1
A. Reyes Ponce. "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos y números necesarios para su realización".
22
Código: 1105-43-1-002
siguiendo los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad,

para definir los flujos documentales y determinar los metadatos que se deben crear
en cada uno de ellos. Una vez registrado, unificado y aprobado el formato,
formulario o documento y asignado su código, se podrá implementar en el proceso
correspondiente de la Dependencia.
Este proceso está conformado por:
Análisis de procesos
2
Análisis diplomático
Creación y diseño de formas, formularios y

documentos
Registro en el Sistema de Gestión de Calidad
2
Antonia Heredia define Análisis Diplomático como: ”la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus
cláusulas, para establecer diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias, con el
fin de analizar su autenticidad”
23
Código: 1105-43-1-002
Como eje transversal en la entidad, el Programa de Gestión Documental debe

armonizar con los sistemas administrativos y de gestión establecidos por el
gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.
Decreto 2609 de 20123. Artículo 154
3
Decreto 2609 del año 2012. 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado
4
Artículo 15°. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa de Gestión
Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el
gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.
24
Código: 1105-43-1-002
Las fases del PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan
de Acción anual con las siguientes orientaciones:
a. Debe estar orientado con los objetivos estratégicos
b. Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
c. Asignar los recursos necesarios para alcanzar las metas y lograr los objetivos
definidos.
d. Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo con la

normatividad de cada sector (salud, educación, etc.)
25
Código: 1105-43-1-002
PROCESO 2. PRODUCCIÓN
26
Código: 1105-43-1-002
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
La Producción Documental es el proceso mediante el cual se generan los

documentos de las instituciones en el cumplimiento de sus funciones.
Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos,

conforme al desarrollo de las funciones propias de cada Institución.
Cada una de las dependencias produce diferentes tipos de documentos (tipologías

documentales) que conforman las Series, Subseries y Tipos documentales, los
cuales son identificados en la Tabla de Retención Documental.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO:
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9, y 14. Pautas para la administración

de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999. No se deben utilizar micro puntas o esferos
de tinta húmeda.
Código de Comercio. Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del

comerciante a las normas comerciales – medios para el asiento de operaciones-
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial
Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12,23 y 24. Uso de formatos únicos.
GTC 185 ICONTEC. Elaboración de comunicaciones oficiales.
Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Norma NTC 4436. “Papel para documentos de archivo: requisitos para la

permanencia y durabilidad
NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.
27
Código: 1105-43-1-002
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.
NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y

durabilidad”.
ACTIVIDADES
2.1. Determinación de uso y finalidad de las comunicaciones oficiales

2.2. Diligenciamiento de documentos
2.3. Creación y diseño de documentos
28
Código: 1105-43-1-002
2.1 DETERMINACIÓN DE USO Y FINALIDAD DE LAS COMUNICACIONES

OFICIALES
Comunicaciones oficiales son todas las comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. Las podemos clasificar en:
 Comunicaciones internas o memorando: Son las comunicaciones oficiales

generadas por los funcionarios, entre las dependencias académicas y / o
administrativas y cuyo trámite es de carácter interno).
 Comunicaciones externas u oficio: Son las comunicaciones de carácter

externo generadas o recibidas en la institución en función de sus actividades.
 Comunicaciones académicas: Son las solicitudes, presentadas por los

docentes y estudiantes dirigidas a la decanatura o Consejo de facultad, para
su trámite.
2.1.1 Técnicas de Producción
La Unidad Central del Valle del Cauca, adoptando las normas ISO que definen las
directrices para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, estipula
que para la elaboración de documentos tales como: procesos, procedimientos,
subprocesos, planes de calidad, instructivos y manuales se debe seguir lo
establecido en el Procedimiento de Control de Documentos con Código, de la
Oficina de Planeación.
 Para la elaboración de comunicaciones oficiales externas se empleará papel

membreteado tamaño carta u oficio, según la necesidad.
 Para las comunicaciones oficiales internas se empleará papel sin membrete

(tipo memorando) tamaño carta u oficio
 El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de ácido.
 La tinta que se utiliza para la impresión debe poseer estabilidad química, ser
insoluble en contacto con la humedad, se recomienda utilizar cartuchos
29
Código: 1105-43-1-002
originales para los documentos que sean de conservación permanente, de

esta forma se garantiza la nitidez y permeabilidad del documento
 Evitar el uso de micro-puntas o lapiceros de tinta húmeda para la firma, ya

que por la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles al
agua, tienden a expandirse, pierden su coloración y legibilidad de la
información con el tiempo; a cambio, se debe utilizar lapicero de mina negra
para la firma, de esta manera se garantiza la nitidez en los procesos de
tecnificación y conservación.
 La Unidad Central del Valle del Cauca, adquirió e implementó el aplicativo

SGD (Sistema de Gestión Documental), de la empresa INNENKA, con el fin
de unificar la producción de las Comunicaciones oficiales e implementar la
Ventanilla Única Institucional, que desarrolla el proceso de recepción,
radicación y distribución de las Comunicaciones Oficiales, generadas en la
Institución.
 La asignación de número consecutivo interno (memorando), o externo

(oficio), son asignados por el aplicativo SGD -Sistema de Gestión
Documental- a través del proceso de radicación. Al comenzar cada año la
numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y
finalizando con el último número de radicación al cierre de las labores
administrativas en la institución, al finalizar el año.
 En razón a lo anterior, en las comunicaciones internas (memorando) y

externas (oficio), no se deben colocar consecutivos internos en las
dependencias, pues estos pueden generar confusión al momento de dar
respuesta a las comunicaciones y no permiten el encadenamiento de las
comunicaciones en el aplicativo SGD.
 El Aplicativo SGD, permite archivar documentos electrónicos, formando

carpetas en la misma forma en que se hace con los documentos impresos.
 La capacitación sobre el aplicativo SGD y los instructivos para su manejo son

coordinados por el personal del Archivo Central
 La oficina de Informática y Telemática de la Institución se encargará de

30
Código: 1105-43-1-002
realizar el respaldo de seguridad de la Base de datos generada con las

comunicaciones oficiales periódicamente.
 La documentación de carácter oficial externa debe ser firmada únicamente

por los funcionarios que tengan la competencia para ello.
 Para enviar memorandos internos, solamente se imprimirá y se firmará

cuando la dependencia requiera el documento físico y con la firma, de lo
contrario será enviado únicamente a través del aplicativo, implementado para
tal fin. Los actos
 Los actos de notificación se harán directamente en la dependencia que

expide el acto administrativo. Las márgenes establecidas para la papelería
tamaño carta, serán las mismas para tamaño oficio.
 El tipo de letra a utilizarse es “Arial”, y el tamaño de fuente es (12) doce
 Las comunicaciones que se envían a través de dispositivos electrónicos

como anexos, deben tener una lista de los archivos que contienen e
identificar en la etiqueta del mismo, el nombre de la dependencia, funcionario
remitente, referencia de la comunicación y nombre del dispositivo en la
comunicación.
2.1.2 Uso de mayúsculas y minúsculas
Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos

y dependencias se escriben con mayúscula inicial.
Los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año se escriben
con minúscula, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.
31
Código: 1105-43-1-002
2.1.3 Escritura de fechas, hora y números
Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio
ni con punto. Ejemplo Año 2011. En un texto la fecha se escribe completa,
representada en orden de día, mes, y año. Los nueve primeros días del mes se
escriben sin anteponer el cero. El año siempre debe ir con los cuatro dígitos para
identificar el siglo en el cual se generó el documento.
Ejemplos 5 de abril de 2010

9 de agosto de 2012
La reunión se realizará el 2 de julio de 2011
Las fechas abreviadas sólo se utilizan para indicar el momento en que se

recibe el documento, en formatos contables y financieros.
Ejemplo 28-03-2011
La hora del día está basada en el sistema internacional de 24 horas y después

de la cifra se escribe la palabra hora.
Ejemplo La reunión del comité será a las 08:30 horas

El refrigerio se sirve a las 15:30 horas
2.1.4 Expresiones numéricas
Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del
10 en adelante en cifras.
Ejemplo. Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que

desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno
en adelante se escribe en tres palabras.
Ejemplo 16 Dieciséis 31 Treinta y uno

17 diecisiete 32 Treinta y dos
23 veintitrés 37 Treinta y siete
32
Código: 1105-43-1-002
Números telefónicos:
Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre

paréntesis.
Ejemplo Teléfono (92) 224 22 02

Celular 317 846 90 00
Los documentos de identificación se cifras en grupos.
Ejemplo Cédula de Ciudadanía C.C 34. 795.073

Cédula de Extranjería C.E 22.931.321
Registro Único Tributario RUT 91.754.054-3
Grados porcentajes y proposiciones:
Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.

Ejemplo para grados: 5º
Para porcentaje 8%
Para escala 1:1000
2.1.5 Comunicaciones Oficiales y mensajes electrónicos
En la UCEVA se tiene implementado el correo electrónico además de algunas

redes sociales y con frecuencia se utilizan estos medios para enviar boletines e
información institucional.
Con el fin de organizar esta información que reposa en los equipos de cómputo,
la oficina de Informática y Telemática de la UCEVA, hace las siguientes
recomendaciones:
 La información institucional debe estar almacenada en una unidad de disco

duro diferente a la del sistema operativo (Generalmente C). No se debe
guardar información en el escritorio ni en "mis documentos".
 La información institucional debe estar almacenada en una carpeta cuyo

nombre debe estar compuesto por el código de la dependencia seguido de
un guion bajo y el nombre de usuario asignado al funcionario. Ejemplo:
"1130_mbeltran".
33
Código: 1105-43-1-002
El cumplir estas indicaciones facilita labores como realizar copias de seguridad

(backup) y cambios de equipo; además de minimizar los riesgos de pérdida de
información en caso de daños en Software y/o Hardware.
Las Redes sociales abiertas al público, tales como Facebook o Twitter, entre otras,
son comunicaciones informales que no hacen parte de la Gestión Documental, ya
que los escritos a través de estos medios masivos, hacen parte del Sistema de
Comunicación, su nivel básicamente es informativo, por lo tanto no se consideran
documentos oficiales.
Recomendaciones para escribir mensajes electrónicos

 Al escribir un correo electrónico, es apropiado usar letra minúscula, se dice
que al utilizar mayúscula sostenida, se está gritando en Internet.
 Identificar claramente la persona a quien se enviará el correo ya que existen
direcciones electrónicas muy semejantes.
 Utilizar el campo con copia oculta (Cco), cuando se envíe o se responda un
mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que
incluyan personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las
direcciones de correo y que después se utilicen con otros fines.
 Usar prudentemente la lista de las direcciones. Se recomienda no enviar
copias de correos electrónicos a personas que no necesiten un correo
determinado.
 No adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o
descargar el destinatario.
 Tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para
ello se sugiere crear carpetas. Las carpetas se pueden organizar por temas.
 El correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser
confidencial.
 Tener cuidado al momento de enviar información a través del correo
institucional, éste se utiliza sólo para correos oficiales, no para información
personal, y recordar que la información que publique por redes sociales o por
Internet se queda en INTERNET.
34
Código: 1105-43-1-002
2.1.6 Control en la Producción de Documentos
Formatos:
 Los formatos institucionales que sean generados por necesidad de las

dependencias deben ser elaborados en la misma y enviados a la oficina
Asesora de Planeación que desarrolla el Programa Institucional de Sistema
Gestión de la Calidad; esta oficina asignará el código respectivo al formato y
una vez el formato se ingrese al listado maestro de registros institucionales,
la oficina solicitante podrá hacer uso y socializar el formato; para cualquier
cambio o modificación al mismo, debe informarse a la oficina competente
para su actualización y número de código en la versión correspondiente.
 Para la organización y control de consecutivos en el aplicativo SGD, se
exceptúan los actos administrativos, tales como Resoluciones, Acuerdos,
procesos de contratación, Convenios Institucionales, entre otros, los cuales
serán adjudicados por la dependencia que los genere.
2.2 DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
2.2.1 Comunicaciones oficiales
En la UCEVA, se utilizan dos estilos de comunicaciones oficiales, lo que

anteriormente se denominaba carta.
 Memorando para las comunicaciones internas y
 Oficio para las comunicaciones externas.
Las comunicaciones no deben presentar errores técnicos, ortográficos,

gramaticales o de puntuación, borrados, ni repisados.
Las comunicaciones generadas a través del aplicativo SGD, tienen validez

administrativa por lo tanto no es necesario imprimirlas a menos que el destinatario
por razones de trámite legal o administrativo, exija el documento impreso y firmado.
De acuerdo con sus objetivos, la comunicación oficial se usa para:
 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;

 Regular o aclarar una situación;
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
 Dar respuesta a una comunicación recibida;
 Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
 Impugnar o corregir una situación,
 Solicitar o remitir documentos u objetos.
35
Código: 1105-43-1-002
 Felicitar, convocar, entre otros.
2.2.2 Memorando (comunicación oficial interna); recomendaciones:
 Redactar en forma clara, sencilla, breve, cortés y en modo impersonal,

 Utilizar papel con logo, sin membrete.
 Utilizar preferiblemente un solo tema por memorando.
Se utiliza para:
 Informar sobre un hecho brevemente
 Hacer requerimientos,
 Aclarar una situación,
 Tramitar un asunto,
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos,
 Hacer llamados de atención entre otros.
2.2.3 Circular:
Su objetivo es dar a conocer información de carácter general tanto normativo como

informativo, Informa sobre disposiciones, normas, lineamientos y políticas.
Se debe tener en cuenta:
 Tratar un solo tema;
 iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
 Redactar en forma clara, precisa, concreta,
 Usar tratamiento respetuoso y cortés;
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Utilizar estilo bloque.
2.2.4 Acta:
Expresa el asunto tratado o acordado en una reunión o situación específica.
Adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su
creación.
Debe llevar el nombre del grupo que reúne, aclarar si el carácter de la reunión es
ordinario o extraordinario.
No deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas.
36
Código: 1105-43-1-002
Sin embargo por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias
o aclaraciones necesarias.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en
contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los
nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario
anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar
la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.
En la UCEVA el número consecutivo del Acta (1105-43-2-008) correspondiente, se
asigna directamente en la dependencia en que se genera.
Clases de Actas
 De Consejos Directivo,
 De Consejo Académico,
 De Consejo de Facultad
 Actas de Comité,
 Actas de grado general,
 Actas de sustentación trabajo de grado
 Actas de conciliación
 Actas de baja,
 Actas institucionales
 Actas de entrega de cargo
2.2.5 Informe
Se debe tener en cuenta:
 Redactar en forma clara y concisa, en tercera persona.

 Los informes que se envían a los organismos de control deben ser elaborados
en papel membreteado.
 Los informes de gestión internos se elaboran en papel con logo sin membrete.
 Disponer el orden en que se van a describir las actividades realizadas y
 Elegir el lenguaje técnico adecuado.
2.2.6 Certificado:
37
Código: 1105-43-1-002
En este documento probatorio público o privado, se asegura la veracidad y la

legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia o
norma)
2.2.7 Constancia:
En este documento probatorio, se describen hechos o circunstancias que no

requieren solemnidad.
Con base en el hecho o acto que se Según el hecho o acto se expiden

prueba pueden emitirse certificados constancias para.
de:
Calificaciones obtenidas en períodos Tiempo de servicio

académicos Experiencia
Diploma conferido por una Institución Salario u honorarios
Asistencia a congresos, cursos y Clase de trabajo
seminarios Jornada laboral
Documento de identidad Cumplimiento de comisiones
Certificado de aseguramiento de la Comportamiento del trabajador
calidad Matricula
Certificado del Sistema de Estudio
Administración ambiental
Becas, donaciones y exenciones
Créditos, préstamos o transacciones
Relación de retención de impuestos
Paz y salvos
Resultados de exámenes médicos
La constancia y la certificación tienen el objetivo de dar a conocer información de

carácter personal.
2.2.8 Sobres comerciales
38
Código: 1105-43-1-002
Su propósito es servir de cubierta a los documentos para su entrega o envío. Al

registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la
comunicación, en forma clara y completa. El tamaño del sobre para el envío de
anexos debe permitir guardarlos sin dobleces.
Para distribuir la información en el sobre tamaño carta u oficio, se recomienda

escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación sencilla.
Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.
39
Código: 1105-43-1-002
2.3 CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS
Entre Máximo 14 cm ZONA 3

3 y 4 cm ZONA 1
2-3 cm
Entre
3 y 4 cm
1,5-a4 cm
1,5 y 4,0 cm
Zona 2
40
Código: 1105-43-1-002
A. Dimensiones:
Estas dimensiones son aplicadas a todos los tipos documentales mencionados,
tanto en papelería tamaño carta como oficio.
B. Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logo tipo y el número
de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde
el borde superior.
C. Zona 2
Espacio destinado para la dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre
1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
D. Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro radicación del documento; es

complementaria de la zona 1.
41
Código: 1105-43-1-002
2.3.1 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA u OFICIO

Entre
3 y 4 cm ZONA 1 ZONA 3
1 interlinea
Código
1 a 2 interlineas
Lugar y fecha
1 a 3 interlineas
Datos del destinatario
2 interlineas
Asunto
1 a 2 interlineas
Entre Saludo Entre
3 y 4 cm 2 y 3 cm
1 a 2 interlineas
Texto
1 interlinea
1 a 2 interlineas
Despedida
4 a 5 interlineas
Remitente
cargo
2 interlineas
Anexos:
Vo. Bo. 1 interlinea
Transcriptor :
1 a 2 interlineas
Entre
Zona 2 1,5 y 2,0 cm
42
Código: 1105-43-1-002
2.3.1.1. Márgenes
Se recomiendan las siguientes márgenes.
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
2.3.1.2. Estilo:
Bloque extremo. Todas las líneas parten del margen izquierdo.
2.3.1.3. Fuente:
Todas las comunicaciones se deben digitar en una fuente clara, agradable a la vista
del lector. La fuente debe ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda para la redacción utilizar
tipo de fuente Arial y el tamaño 12.
2.3.1.4. Código de la Dependencia:

2.3.1.5. Lugar de origen y fecha de elaboración:
2.3.1.6. Datos del destinatario:
NOTA: En la elaboración de las comunicaciones oficiales Memorando y Oficio, los

tres pasos anteriores son generados automáticamente por el aplicativo SGD.
2.3.1.7. Denominación o título académico:
El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial. Se

deja una interlinea después del destinatario.
Ejemplos Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Economista, entre otros.
43
Código: 1105-43-1-002
Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.
DE CARGOS TITULO PROFESIONAL
Alcaldesa Abogada
Asistente Administrativa Administradora de negocios
Consulesa Administradora de Empresas
Decana Arquitecta
Gerenta Bacterióloga
Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicadora Social
Jefa Contadora Pública
Ministra Geóloga
Presidenta Física Nuclear
Rectora Ingeniera
Revisora Fiscal Médica
Secretaria General Microbióloga
Subgerenta Odontóloga
Tesorera Trabajadora social
Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúscula,
porque se convierten en sustantivos comunes.
Ejemplos Vendrá la ingeniera Alicia Vargas

El diseño de la presentación estará a cargo de la jefa de ventas.
2.3.1.8. Asunto:
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida dos puntos, sin negrilla
y sin subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del último dato del
destinatario constituyendo la síntesis del tema del documento, expresado máximo
en cuatro palabras.
2.3.1.9. Saludo:
Se utiliza precedido del título para las damas, el nombre sencillo o compuesto,
según aparece en el destinatario; para los caballeros el apellido, si el saludo es
breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de comas; si el
saludo es extenso se recomienda que la despedida termine en punto.
44
Código: 1105-43-1-002
NOTA. El uso de estimado o apreciado, se hace solamente para personas de

confianza.
Ejemplo Apreciado señor Botero García:
Respetada Ingeniera Gloria María:
Señora Ministra:
Cordial saludo, señor Martínez Orejuela.
Expresión de cortesía que O frase de cortesía terminada en punto.

puede ser breve seguida
de coma,
Atentamente, Agradecemos su gentil colaboración.

Cordialmente, Nos despedimos y esperamos su respuesta.
Sinceramente, Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Respetuosamente, Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicación.
2.3.1.10. Cuerpo de texto:
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales.
2.3.1.11. Datos del remitente:
Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se
sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y
el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial. No utilizar negrilla,
no subrayar, no centrar.
2.3.1.12. Anexos:
Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del

remitente. La palabra anexo o anexos, se escribe con mayúscula inicial, seguida de
dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis el número de
hojas, escrito en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
Ejemplos Anexo: uno (15 folios).

Anexo: dos (ocho folios y un CD-ROM).
Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
45
Código: 1105-43-1-002
2.3.1.13. Copia:
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y se seguida de dos
puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineados
sencillo de anexos contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los
destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si
se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite el nombre de la institución.
2.3.1.14. Datos del transcriptor:
Consignar los nombres y el apellido a tres interlíneas del firmante, de anexo o copia
según sea el caso.
2.3.1.15. Firma:
El documento Oficio generado a través del aplicativo, se debe imprimir y firmar,

debido a que es un documento que va dirigido al medio externo.
46
Código: 1105-43-1-002
2.3.2 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL MEMORANDO
Entre 3 y 4 cm
2 interlinea
MEMORANDO
2 a 3 interlineas
Lugar y fecha
1 a 3 interlineas
PARA:
2 interlinea
DE:
2 interlinea
Entre ASUNTO: Entre

3 y 4 cm 2 y 3 cm
1 a 2 interlineas
Texto
1 interlinea
1 a 2 interlineas
Despedida
4 interlineas
firmante
2 interlineas
Copia:
2 a 3 interlineas
Transcriptor :
Entre 2 y 3 cm
47
Código: 1105-43-1-002
2.3.2.1. Encabezado:
2.3.2.2. Código de la dependencia:
2.3.2.3. Lugar de origen y fecha de elaboración:

Los puntos anteriores son generados por el aplicativo SGD.
2.3.2.4. Destinatario y Remitente:
Ejemplo: PARA: Dra. Antonia Campos Borda, Ingeniera

DE: Dirección Seccional
2.3.2.5. Asunto:
Se escribe en mayúscula sostenida a dos interlíneas del remitente.
2.3.2.6. Texto:
Se escribe de dos a tres interlíneas del asunto puesto que el saludo está incluido en
el primer párrafo.
2.3.2.3 Despedida:
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.
2.3.2.7. Firmante:
La firma o nombre generada a través del aplicativo, en el memorando tiene validez

administrativa.
2.3.2.8. Transcriptor:
De dos a tres interlíneas de la firma del remitente.
48
Código: 1105-43-1-002
2.3.3. ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CIRCULAR
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL

Código: (calidad)
CAUCA
CIRCULAR Versión: 00
Código: Dependencia. Serie – Subserie
CIRCULAR No.
Lugar y fecha:
Grupo destinatario:
Asunto:
Texto
Firma responsable:
Cargo
Transcriptor:
49
Código: 1105-43-1-002
2.3.3.1 Código de la Dependencia:
Se escribe el código de la Dependencia guión (-) seguido del código de la Serie

Circulares seguido de punto (.) y el código de la Subserie
2.3.3.2 Lugar y fecha:
El lugar y fecha en que se elabora la circular.
2.3.3.3. Grupo destinatario:
Se escribe la palabra PARA: en mayúscula sostenida, seguida del grupo

destinatario.
2.3.3.3 Asunto, saludo:
Se escribe una frase que referencie el texto de la circular.
2.3.3.4 Texto:
Se desarrolla el texto del asunto.
2.3.3.5 Despedida:
Se escribe una frase de cortesía, de despedida antes de la firma.

Se escribe de cuatro a cinco interlíneas del texto.
2.3.3.6 Firma responsable y cargo:
Los datos del remitente están conformados por el nombre del responsable de la
circular y se escribe en mayúscula sostenida y el cargo en la siguiente línea se
escribe en mayúscula inicial.
2.3.3.7 Identificación del transcriptor:
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor con mayúscula inicial.
50
Código: 1105-43-1-002
2.3.4 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL ACTA
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA Código:
ACTA DE REUNIÓN Versión: 00
CÓDIGO:
ACTA Nº
COMITÉ:
ÁREA/ FACULTAD/PROCESO:
LUGAR:
HORA DE INICIO: HORA FIN:
FECHA:
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:
ASISTENTES
NOMBRE Y CARGO
INVITADOS
NOMBRE Y CARGO
AUSENTES
NOMBRE Y CARGO
51
Código: 1105-43-1-002
Actuó como secretario de la Reunión ________________ sin voz y sin voto,

presidido por _______________, seguido se puso en consideración el orden del
día propuesto y aprobado así:
ORDEN DEL DÍA
1. Llamada a lista y Verificación del quórum

2. Consideración, seguimiento y aprobación Acta Nº ____ del día.
3. Relacione cada uno de los temas a tratar.
Xxxx
Xxxx
xx. Proposiciones y Varios
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA
Descripción del desarrollo de los puntos establecidos en el orden del día.
Siendo las _____ horas el presidente dio por terminada la reunión.
Se procedió a firmar la presente Acta la cual fue aprobada en sesión verificada el

día ____ del mes de ____ de _____:
CONVOCATORIA:
FIRMAS DE LOS ASISTENTES
Nombre Cargo Firma
Transcriptor:
52
Código: 1105-43-1-002
2.3.4.1 Código de la Dependencia:
Código de la Dependencia - seguido del código de la Serie Acta. Subserie.
2.3.4.2 Acta No.
Se escribe el consecutivo del número del Acta del Comité o Reunión que se reúne.
2.3.4.3 Comité:
Nombre del Comité o grupo que se reúne. Se ubica al costado izquierdo, dos
interlíneas después del Número del Acta.
Ej. Comité de Archivo, Comité de Calidad Institucional., Reunión de Auxiliares

administrativos.
2.3.4.4. Área / Facultad / Proceso:
Nombre de la Dependencia responsable de la Reunión o Comité.
2.3.4.4 Lugar de la reunión:
Lugar en donde se está celebrando la reunión, dependencia, salón, auditorio, etc.
2.3.4.5 Hora de inicio y de finalización:
Hora en que inició la reunión y se ubica la hora en que finalizó.
2.3.4.6 Fecha:
Día mes y año en que se celebra la reunión.
2.3.4.7. Objetivo:
El motivo por el cual se celebra la reunión.
53
Código: 1105-43-1-002
2.3.4.7 Asistentes:
Nombres y apellidos de los integrantes de la reunión con mayúscula inicial a

interlineación sencilla, al frente se escribe el cargo que desempeña cada uno de los
integrantes en la reunión.
2.3.4.8 Invitados:
Si hay invitados, se escriben los nombres y apellidos completos de los invitados con
mayúscula inicial.
2.3.4.9 Ausentes:
Si hay ausentes, se escriben los nombres y apellidos completos.
2.3.4.10 Orden del día:
El primer punto del orden del día, deberá ser llamado a lista y verificación del
quórum. Se enumeran los temas que serán motivo de la reunión, con mayúscula
inicial, indicándolos con números arábigos.
2.3.4.11 Desarrollo:
Se inicia el primer tema indicándolo con número arábigo.
2.3.4.12 Convocatoria:
Cuando se va a programar una nueva reunión, a continuación se escribe el lugar,

la dirección, la fecha y la hora en que se proyectará la próxima reunión.
2.3.4.13 Firmas de los asistentes:
En el cuadro de firmas de los asistentes, en la primera columna se escriben los

nombres completos de los firmantes responsables en mayúscula sostenida, al frente
se escriben los cargos en mayúscula inicial y en la columna del frente, firman las
personas mencionadas.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el
de mayor jerarquía quede en primer lugar, seguido de los demás firmantes.
2.3.4.14 Transcriptor:
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Acta, con mayúscula inicial.
54
Código: 1105-43-1-002
2.3.5 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL

Código:
CAUCA
INFORME Versión: 00
Código: Dependencia. Serie – Subserie
Título del Informe:
Presentado a:
Fecha:
Texto
Firma responsable:
Con copia para:
Transcriptor:
55
Código: 1105-43-1-002
2.3.5.1 Código:
Se escribe el código de la dependencia, seguido de los códigos de la Serie y

Subserie.
2.3.5.2 Título del informe:
Es el tema sobre el cual trata el informe.
2.3.5.3 Presentado a:
Se escribe en mayúscula sostenida el nombre de la persona y dependencia a quien

se le presenta el informe.
2.3.5.4 Texto:
En este espacio se desarrolla el informe con sus numerales correspondientes.
2.3.5.5 Nombre y Firma del Responsable:
En este espacio se escribe el nombre del autor o autores del informe, el/los cargos
y lo deben firmar.
Si son varias las firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, se escriben
por parejas siendo la primera contra el margen izquierdo, si el número de firmas es
impar la última se escribe centrada.
2.3.5.6 Con copia para:
Se escribe el nombre y cargo de la persona a quien le envía copia, con mayúscula

inicial.
2.3.5.7 Transcriptor
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Informe, con mayúscula inicial.
56
Código: 1105-43-1-002
2.3.6 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE CERTIFICADO Y CONSTANCIA
Entre 3 y 4 cm
2 interlinea
DENOMINACIÓN
2 a 3 interlineas
CODIGO:
2 a 3 interlineas
CARGO
4 a 5 interlineas
IDENTIFICACIÓN DEL TEXTO:
Entre 2 interlinea Entre

3 y 4 cm 2
Texto-------------------------------------------------------------------- y 3
---- cm
2 interlineas
TEXTO:-----------------------------------------------------------------
-----
3 interlineas
Ciudad de origen y fecha
4 a5 interlineas
FIRMA RESPONSABLE
Transcriptor :
Entre 2 y 3 cm
57
Código: 1105-43-1-002
2.3.6.1 Denominación:
Se escribe a cinco interlineas del borde superior la denominación CERTIFICADO o
CONSTANCIA.
2.3.6.2 Código:
A dos interlíneas de la denominación y contra el margen izquierdo se digita el código

de la dependencia que expide, seguido de guión (-) se escribe el número
correspondiente al certificado o constancia, a continuación y seguido de punto (.) se
escribe el código correspondiente a la Subserie, finalmente se digita el numero
consecutivo de certificado o constancia.
2.3.6.3 Cargo:
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, sin

subrayar centrado, precedido de los artículos el, o la, a una distancia de cuatro a
cinco interlíneas del código. Ejemplo:
LA GERENTA DE TALENTO HUMANO
2.3.6.4 Identificación del texto:
Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:). Se

ubica a cuatro o cinco interlíneas del cargo, centradas, en mayúscula sostenida y
puede utilizarse negrilla para resaltar.
2.3.6.5 Texto:
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción Que, en mayúscula inicial a la que
siguen los datos del solicitante que pueden ser:
Tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número

del documento de identidad.
Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida Y NIT. Ejemplo:
Que el señor MARCELO ANRÉS BENITEZ ROCHA, con cédula de ciudadanía

70.000.000 de…
Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.000.000-5 se le retuvo…
58
Código: 1105-43-1-002
En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento

y el apellido.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la

constancia.
Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del
texto.
2.3.6.6 Ciudad de origen y fecha:
A tres interlíneas del último párrafo del texto se escribe la ciudad de origen, el día,
mes y año.
2.3.6.7 Firma responsable:
De cuatro a cinco interlineas de la fecha, centrado y en mayúscula sostenida se

escriben nombres y apellidos del responsable. No se escribe el cargo, no se
subraya.
2.3.6.8 Transcriptor:
A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el
documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre
compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
59
Código: 1105-43-1-002
2.3.7 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE
zona 1 zona 3
Zona 2
2.3.7.1 Zona 1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT.
2.3.7.2 Zona 2
Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax,

página web, el apartado aéreo, el teléfono, el nombre de la ciudad o municipio de
origen y el país.
2.3.7.3 Zona 3
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.
2.3.7.4 Partes de sobre:

Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:
 En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal.

 En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
 El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio, su distribución
debe ser armónica, se dirige en forma personalizada, estos datos se escriben a
interlineación sencilla.
60
Código: 1105-43-1-002
2.3.7.5 Tratamiento o títulos:
Se escriben con mayúscula inicial
2.3.7.6 Nombre:
Se escribe en la segunda línea del tratamiento con mayúscula sostenida o

mayúscula inicial según su preferencia, se recomienda escribir los dos apellidos. No
se usa negrilla.
Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Economista
2.3.7.7 Cargo:
Se escriben con mayúscula inicial. Los cargos muy extensos se pueden repartir en
dos líneas. No se hace partición silábica
Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Director de Servicios Informáticos
2.3.7.8 Organización:
Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón

social, acrónimo o sigla.
Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula inicial

y respetando las denominaciones Ltda., S.A.
Los acrónimos se escriben con mayúscula sostenida o mayúscula inicial.
Ejemplo CAFAM – Cafam
SENA – Sena
UCEVA- Uceva
61
Código: 1105-43-1-002
2.3.7.9 Dirección o apartado:
La dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal,

transversal o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin
abreviar y a continuación se anota en número de la nomenclatura. Se emplea la
abreviatura de número nro. (opcional). No se escribe el signo (#).
Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con

mayúscula, si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente Bis, es
indispensable escribirlos en forma completa.
Ejemplo Señora
Diana Pulgarín Marroquín
Calle 20 Bis nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 1234
Urbanización el Poblado
Medellín, Antioquia
NOTA: Para tener certeza de la entrega de la correspondencia, es importante que

la dirección sea clara y completa. Si la dirección es un apartado, se escribe
Apartado Aéreo, sin abreviar y no se escribe la dirección.
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Quibdó, Chocó
2.3.7.10 Destino:
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
2.3.7.11 Local:
Cuando el destino es dentro de la ciudad, se escribe el nombre en mayúscula inicial.
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Melgar.
62
Código: 1105-43-1-002
2.3.7.12 Nacional:
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe el nombre
y el del departamento correspondiente, separados por como (,) y con mayúscula
inicial.
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Tunja, Boyacá
NOTA: Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben

incluir, como el caso de Bogotá D.C, Guadalajara de Buga o México D.F.
2.3.7.13 Internacional:
La información debe ir en el idioma oficial del destino a interlineación sencilla. El

nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida.
En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país del

destino tales como, P.O Box, Postfach, entre otros.
El país del destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad, o en el siguiente,

dependiendo de la extensión de la información en mayúscula inicial.
Ejemplo: MR. RALPH GEERE, General Manager
IBM Internacional
22 Marion Avenue, Hartsdale
NEW YORK 12640
Estados Unidos de América.
63
Código: 1105-43-1-002
PROCESO 3. GESTIÓN Y TRÁMITE:
64
Código: 1105-43-1-002
Recepción, Distribución, Trámite y Consulta de

documentos
La adecuada Gestión de documentos de archivo de una Institución, debe garantizar

que ésta sea capaz de crear, recibir, utilizar y consultar los documentos que
necesita. Norma ISO 15489-1 5
3.1. RECEPCIÓN
El proceso de Recepción se desarrolla en La Ventanilla Única, la cual cumple con

la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los
documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.
5
http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1(CS).pdf
Norma ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de Documentos
65
Código: 1105-43-1-002
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política. Artículo 15 Parágrafo 3. La correspondencia y demás

formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o
registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.
Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 12. Supresión de autenticación de

documentos originales y uso de sellos en ventanilla única.
Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11, y 12. Sobre las unidades de
correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro.
66
Código: 1105-43-1-002
3.1.1 La ventanilla única.
El principio fundamental de la Ventanilla Única es administrar adecuadamente las

comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.
La ventanilla única debe contar con el talento humano y recurso tecnológico

necesario para desarrollar el proceso de recibir, registrar, radicar, enviar y controlar
el trámite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería
interna, externa y por medios electrónicos; que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los usuarios internos y externos a la Institución, además de brindar
el servicio de información a los usuarios sobre las comunicaciones oficiales que
salgan o ingresen a la institución, al igual que sobre información institucional y vigilar
que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, celeridad, imparcialidad
respetando el derecho de turno con oportunidad y guardando estricta reserva sobre
los documentos y la información a la cual se tiene acceso.
Las principales funciones de la Ventanilla única son:

 Recibir documentos
 Verificar la información de los documentos
 Clasificar en documentos externos e internos para su trámite
 Radicar
 Registrar
 Distribuir interna y externamente las comunicaciones oficiales
 Brindar atención personalizada y telefónica al usuario
 Servicio de alerta sobre las comunicaciones recibidas, para dar respuesta
oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.
Puede realizarlo a través del aplicativo SGD adquirido por la Institución,
implementado a partir de septiembre de 2011.
67
Código: 1105-43-1-002
3.1.2 Etapas del proceso de recepción
 La ventanilla única institucional debe recibir únicamente las comunicaciones

que conciernan a la entidad, para legalizar su radicación y distribución,
verificar si amerita su radicación y, en caso de que no sean para la institución
deberán ser devueltas al remitente.
 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y

medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones,
correo electrónico, entre otros.
 Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,

contiene los anexos anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado. Se procede a desempacar con
mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar
lo anexos.
 Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
 Revisar que este firmado, verificar anexos
 El registro y radicación de las comunicaciones oficiales se hace en forma

permanente, atendiendo con carácter de prioridad los documentos jurídicos
tales como acciones constitucionales, derechos de petición, tutelas,
demandas, embargos, documentos contables como facturas, recibos de
servicios públicos.
 El horario para el reparto y distribución de las comunicaciones se hará teniendo

en cuenta el horario institucional:
 En la mañana 8:00 a 12:00 m.

 En la tarde 2:30 a 6:00 p.m.
 Las publicaciones, libros, revistas, folletos, tarjetas de invitación y demás

documentos de carácter informativo como plegables, publicidad, no se
radican. Para control de su recepción se registra su información en el formato
Registro de Libros revistas y publicaciones recibidas.
68
Código: 1105-43-1-002
3.1.3 Registro de documentos
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD. Se registran los
siguientes datos:
 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos
3.1.4 Radicación e impresión de rótulo
“Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser

revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen
del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y
asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo”. (Acuerdo 060 de 2001).
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a

escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento. (Ver anexo SGD Registro y radicación de comunicaciones (final
dedeste documento)
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD).
Cuando un usuario o peticionario presente personalmente una comunicación oficial

en la Ventanilla Única se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada,
con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en
estricto orden de recepción de los documentos.
69
Código: 1105-43-1-002
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,

iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre
de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.
3.1.5 Radicación de fax:
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en

cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.
3.1.6 Generalidades para la radicación de comunicaciones:
 Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas, y

académicas, su recepción, radicación y distribución, se hará únicamente
a través de la ventanilla única.
 Todas las COMUNICACIONES ACADÉMICAS presentadas por los

docentes y estudiantes de los diferentes programas académicos diurnos
y nocturnos de la UCEVA tales como peticiones, quejas, y reclamos
(PQRSFs), sin excepción, dirigidas a los Decanos y/o Consejos de
Facultad, deberán radicarse en la Ventanilla Única Institucional. Para su
trámite hay dos formas de realizar el proceso. La primera es a través del
Link de la Institución donde existe el formato PQRSFs, el cual se puede
diligenciar de manera presencial o vía Web; o a través de un oficio, el cual
se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el horario de 8:00 a
12:00 y de 2:30 a 6:30 p.m.
 Las PQRSFs que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las

Facultades y que por su importancia ameritan ser tramitados, deberán
imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la
correspondiente radicación.
70
Código: 1105-43-1-002
 La radicación debe contener la siguiente información: Fecha y hora de

recibo, número de anexos, el nombre completo y claro de quien recibe el
documento.
 Se exceptúan las solicitudes de supletorios, las cuales se tramitarán en

las respectivas Facultades.
 Teniendo en cuenta que la oficina de Educación Virtual a Distancia labora

fines de semana, las solicitudes que sean presentadas por estudiantes y
docentes el día sábado, se recibirán en esta oficina y serán enviadas el
primer día hábil de la semana siguiente a la Ventanilla Única para su
radicación y respectivo trámite.
71
Código: 1105-43-1-002
3.2 DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de

la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad
en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como
externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un
mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se
entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida,
nacional e internacional)
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de
información.
Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de

las comunicaciones oficiales.
En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:
3.2.1 Distribución de documentos internos enviados
 Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través del

aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia
destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o
administrativo.
 Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en
forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado
por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El
destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.
.
72
Código: 1105-43-1-002
3.2.2 Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas
Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de

mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la
Ventanilla Única Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se
realiza de la siguiente manera:
 La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias
 Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace
firmar el formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla única.
3.2.3. Distribución y envío de documentos externos
 Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por
medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única
Institucional.
 La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para su

distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el
número de copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo cual
se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio externo.
 La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos

conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución
(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas,
copias, anexos).
 La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos

básicos: número de radicación, fecha del documento, hora, datos del
destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos).
73
Código: 1105-43-1-002
 La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento físico,

para el envío a través del servicio de mensajería externa diligencia y firma
las guías para el control de entrega, y realiza la distribución utilizando los
medios de mensajería.
La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia del envío de los

documentos y da por concluido el trámite de entrega.
74
Código: 1105-43-1-002
3.3 TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las

comunicaciones, numeración de actos administrativos.
Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar

peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular
y a obtener pronta resolución.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
75
Código: 1105-43-1-002
3.3.1 Recepción de solicitud o trámite:
 Identificación del trámite.

 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta
Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que se realicen ante

la Unidad Central del Valle del Cauca podrán formularse, a través de la página web
en el link PQRSF, o a través de un oficio, el cual será registrado y radicado en la
Ventanilla Única Institucional, en el aplicativo SGD e inmediatamente remitidas a la
dependencia competente, electrónica y físicamente, con copia a la Secretaría
General, para el control institucional del trámite.
Las PQRSF que lleguen a los correos electrónicos de las respectivas Decanaturas
y facultades, que por su importancia ameriten ser tramitados deberán imprimirse y
llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.
Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser
diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener
la siguiente información.
 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

 Nombres completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta
del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las instituciones públicas de nuestro
país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Teniendo
en cuenta el tipo de manifestación, en la UCEVA las PQRSF’s deberán ser resueltas
dentro de los siguientes plazos, según la Resolución No. 750 de junio 4 de 2009.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
76
Código: 1105-43-1-002
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.

Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
La expedición de copias de documentos que reposan en la Institución dará lugar al
pago previo de las mismas. Para tal efecto se le comunicará por escrito al
peticionario que tiene cinco días calendario para la cancelación de dichas copias en
la Tesorería de la Institución, una vez el peticionario presente el recibo de pago se
procederá a su entrega dentro de los cinco días hábiles siguiente.
3.3.2 Procedimiento:
 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de

otra dependencia.
 Todas las PQRSf –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones –

deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos

de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la
dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío

de documentos externos o internos según sea requerimiento.
 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie

correspondiente.
77
Código: 1105-43-1-002
3.4 CONSULTA
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,

persona natural etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de
archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por funcionarios entre

dependencias o por los ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes y si la persona interesada desea que se le expidan copias o
fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo
se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la
Constitución y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal, telefónica o escrita dirigida a

los funcionarios responsables del Archivo de Gestión o del Archivo Central.
Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del Cauca,
procede de la siguiente manera en atención a los requerimientos y solicitudes:
 El solicitante debe facilitar los datos necesarios del documento requerido

(tipo documental, serie o Subserie, fecha).
 Los funcionarios tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central

proceden a ubicar la información solicitada.
 En el Archivo de Gestión la documentación se encuentra ubicada dentro de

los archivadores.
 En el Archivo Central la documentación se encuentra ubicada en estantes.
 Los funcionarios del Archivo Central consultan la base de datos

(descripción documental) para conocer la ubicación de la carpeta y/o tipo
documental solicitado.
 Ubicada la documentación requerida se diligencia el formato Control

préstamo de documentos. Si el documento o carpeta, está disponible
en el Archivo Central y es requerido físicamente, se hace el préstamo a
través del mensajero interno, anexando el formato de control de
préstamo de documentos.
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Código: 1105-43-1-002
 Si el solicitante no requiere el documento físico, se escanea el documento y

se envía a través del correo institucional.
 En caso de que la información solicitada se requiera con mucha urgencia, el

solicitante se debe desplazar hasta el Archivo Central donde se hará
entrega de la información.
 Firman el formato Control Préstamo de Documentos tanto el solicitante

como quien hace entrega de la carpeta.
 En el espacio que ocupa la carpeta que se ha prestado, inmediatamente se

ubicará la Guía de AFUERA; esto nos indica que esta información se
encuentra fuera de la dependencia.
 El tiempo estimado como préstamo para consulta de documentos es de tres

días, si el solicitante requiere de más tiempo, se le hace una prórroga por el
espacio de tiempo solicitado.
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Código: 1105-43-1-002
PROCESO 4. ORGANIZACIÓN
80
Código: 1105-43-1-002
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de

fondos acumulados.
Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que

crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su
integración y le fija las funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección,
Coordinación y Asesoría”.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del
artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades

que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de
2000.
Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales.

Departamento Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la
Nación.
Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y
administración de las historias laborales
Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las
circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función
Pública y de Archivo General de la Nación.”
Circular AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de

archivo.
81
Código: 1105-43-1-002
Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de

archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.
Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este
Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el
cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante
la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud
de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que
anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este

artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,

y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad

contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren
los artículos 50,51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de 20 años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá
en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.
Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de

la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.
Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se

aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
82
Código: 1105-43-1-002
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Los archivos son la imagen propia de las Institución que los produce. Gracias a los
archivos, las instituciones se pueden afirmar como entidades con capacidad de
respuesta organizada y un archivo que está correctamente organizado se constituye
en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.
La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y

modernización administrativa, es un proceso mediante el cual se desarrollan un
conjunto de acciones orientadas a la clasificación ordenación y descripción de los
documentos institucionales.
Este proceso tiene como instrumento archivístico las Tablas de Retención

Documental, aprobadas en la Institución, las cuales contienen un listado de series
y Subseries con sus respectivos tipos documentales. A las TRD se les asigna el
tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos
y se establece su disposición final. De ahí que las TRD son la base fundamental
para la correcta organización de los archivos de gestión teniendo en cuenta los
siguientes elementos:
4.1 CLASIFICACIÓN
En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada agrupación
documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan la estructura
orgánico-funcional de la entidad.
4.2 ORDENACIÓN
Se ubican físicamente los documentos en las respectivas series en secuencias
naturales (cronológicas y/o alfabéticas), dentro de los grupos definidos de la
clasificación.
83
Código: 1105-43-1-002
4.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Una vez agrupados los documentos, se materializa representativamente su
identificación, localización y recuperación, para la gestión o investigación.
Al clasificar, se separa o divide un conjunto de elementos estableciendo clases o

grupos y al ordenar, se unen todos los elementos de cada grupo siguiendo una
unidad de orden.
4.3.1 Procedimiento
Una vez clasificadas las series definidas en las TRD de cada dependencia, se
agrupa la documentación con el fin de formar los respectivos expedientes.
Posteriormente se ordena en unidades de conservación o carpetas, las cuales son

identificadas con el formato Portada carpetas
DOCUMENTOS CLASIFICADOS
ACUERDOS ACTAS
CIRCULARES INFORMES PLANES
La documentación que será archivada en las respectivas carpetas debe guardar

uniformidad, por lo tanto si los documentos de una carpeta están en tamaño carta y
oficio, se deben alinear en el borde superior, se perforan con el tamaño oficio y se
archivan.
Documento Documento
tamaño oficio tamaño
carta
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Código: 1105-43-1-002
Separador de series documentales: Elaborare los separadores de cada una de

las series y Subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la
localización física de la documentación.
Para distinguir las Series de las Subseries elabore los marbetes de las series en un
solo color y los marbetes de las Subseries en otro color.
20. ACUERDOS 20. 01 Acuerdos Consejo Directivo
Separador de series Separador de Subseries
IMPORTANTE: Las series siempre deben ir en mayúscula sostenida.

Las Subseries deben ir en mayúscula inicial.
85
Código: 1105-43-1-002
4.3.2 Principio de Procedencia
Cada documento debe conservarse en la dependencia que lo originó, teniendo en

cuenta que debe mantener la independencia, integridad y serie de los documentos.
4.3.3 Principio de orden original
Los procedimientos administrativos determinan el orden en que los documentos se

producen para el desarrollo de un trámite. Ordene al interior de las carpetas cada
uno de los asuntos teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite
manteniendo la estructura del servicio activo, de esta manera se está dando inicio
al principio de orden original ejemplo.
Acta 01 del 22 enero de 2011

Acta 02 del 10 de marzo de 2011
Acta 03 del 26 de marzo de 2011
Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries
documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen
relacionadas en la Tabla de Retención Documental.
Identifique cada archivador con su respectivo número de gavetas de tal forma que
permita la localización física de los expedientes, marque las Series y las Subseries
con sus respectivos códigos en cartulina tamaño media carta o memorando y
péguela a manera de porta índice en la gaveta donde quedaron ubicadas las
carpetas, de esta forma se podrá observar a primera vista en que gaveta está la
documentación que se necesita consultar.
Gaveta 1 Ubique físicamente las unidades de conservación

(carpetas) que conforman cada una de las Series
y Subseries observando que guarden el mismo
orden en que aparecen relacionadas en la Tabla
Gaveta 2
de Retención Documental.
Gaveta 3
Identifique cada gaveta con el listado de Series,
Subseries y Tipos Documentales que conforman
la TRD de la dependencia.
86
Código: 1105-43-1-002
4.4 FOLIACIÓN
La foliación consolida la ordenación, es parte constitutiva del Inventario documental

y es requisito para realizar las transferencias documentales. Permite ubicar y
localizar de manera puntual un documento; es una tarea previa a cualquier empaste,
proceso de descripción, proceso técnico, reprografía, microfilmación, digitalización
y transferencia documental al Archivo Central. Se recomienda mantener al día la
foliación para evitar que se acumule el proceso.
Requisitos antes de foliar la documentación:
Documentación Documentación Documentación

previamente clasificada previamente ordenada previamente depurada
 Verifique si los documentos responden al trámite o tipo documental de la

respectiva serie documental.
 Analice si existe duplicidad (documentos repetidos).
 Identifique si además de los tipos documentales propios de la serie existen
otros de apoyo.
 También si los documentos están correctamente ordenados.
4.4.1 Procedimiento
Folie la documentación previamente depurada, clasificada y ordenada, en forma

consecutiva, sin repetir u omitir números.
 Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben emplearse.
 Escriba el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del
texto.
87
Código: 1105-43-1-002
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio dejando en el área de
NOTAS del formato de inventario y transferencia documental las características del
documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los
mismos.
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren

se numerarán como un solo folio en el área de notas del formato de inventario y
transferencia documental, se debe dejar constancia de título, año y número total de
páginas.
Las unidades de conservación o carpetas que se utilizan para archivar los

documentos deben ser carpetas desacidificadas para evitar el deterioro por
oxidación del papel y deben contener máximo 200 folios por unidad.
En caso de unidades de conservación como tomos, libros de contabilidad, que ya

vienen encuadernados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como
mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano.
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como:
aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,
dibujos, grabados o para evitar migración de tintas por contacto no se deben foliar.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia en el aérea de
notas del formato de inventario y transferencia documental de su existencia y de la
unidad documental a la que pertenecen, mediante una hoja de referencia cruzada.
La hoja de control cruzado o referencia cruzada, se utiliza con el fin de evitar

duplicidad de información, es un referente que ayuda a recuperar y acceder a cierta
tipología documental que hace parte de un expediente. Cuando existan tipologías
88
Código: 1105-43-1-002
que hacen parte de otras Subseries o anexos en soportes CD, fotografías, entre
otros, se hace la respectiva referencia cruzada para indicar la ubicación del soporte.
.
4.4.2 Lo que no se debe hacer al momento de la foliación:
Foliar con numerador

Foliar con trazo fuerte
No se deben foliar las pastas ni hojas en blanco de guarda.
A-bis
No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B,

C, ó bis.
1
No se deben repetir números
No se debe omitir números, cuando se tenga lista la

Documentación a transferir proceda a diligenciar el formato de
Transferencia e Inventario Documental.
89
Código: 1105-43-1-002
Series Documentales Simples. En series como: Acuerdos,

Resoluciones, Actas, Circulares, Informes, la foliación debe
ACTAS realizarse de manera permanente, cada que se produce el
documento y se legaja.
Series Documentales Complejas. En series como contratos,

historia laboral, procesos jurídicos, proyectos etc. La foliación
de sus documentos tendrá una sola foliación de manera
CONTRATO
continua y si el expediente se encuentra repartido en más de
una unidad de conservación (carpeta) la foliación se realizará
de tal forma que la segunda será continuación de la primera.
Teniendo en cuenta que la foliación en algunos expedientes tales

como contratos, historias laborales, procesos jurídicos, entre
otras, es compleja puesto que la documentación no se encuentra
disponible al mismo tiempo, la foliación podrá realizarse cuando
finalice el trámite administrativo.
Al momento de realizar la foliación identifique la documentación

4 que es objeto de conservación y proceda a foliar cada uno de los
documentos que forman las series y Subseries documentales,
3
Previendo para ello la numeración de los folios en el extremo
2 Superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B),
1 en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el
documento más antiguo al cual le corresponderá el número 1
hasta el más reciente de la carpeta.
Los planos o cualquier documento que por su formato o

tamaño estén doblados se numerarán como un solo folio de igual
forma se procede con impresos, insertos en la unidad documental
(folletos, estudios, boletines plegables, etc.)
BOLETINES
90
Código:
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
4.5 DOCUMENTOS DE APOYO
Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos

que no se pueden ubicar dentro de las series y Subseries, estos constituyen los
documentos de apoyo que son de carácter gen eral, sirven únicamente de soporte
a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto
pierden valor administrativo y no son objeto de transferencia al Archivo Central e
histórico.
Dentro de los documentos de apoyo podemos encontrar: fotocopias de normas

externas, decretos nacionales, circulares, resoluciones, artículos de prensa,
publicaciones o impresos como invitaciones, tarjetas, plegables y propaganda,
correspondencia etc.
Estos documentos carecen de valor administrativo y documental, en consecuencia

no se requiere su foliación.
Separadores para documentos de apoyo. Una vez se

identifican los documentos de apoyo, se elaboran separadores
para cada uno de los asuntos identificados en el paso anterior y
se ubican al final de las series y Subseries de la dependencia.
Los documentos de apoyo se deben identificar únicamente con el nombre del

asunto, no tienen codificación.
Después de cumplir su misión para el cual fue guardado el documento de apoyo, se

debe proceder a su eliminación, el funcionario encargado del archivo de gestión
elaborará el acta donde quedará registro de los documentos destruidos, con el visto
bueno del jefe inmediato, mediante el formato Acta de eliminación de documentos
(Acuerdo 042 de 2002).6
6 Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental.
91
Código:
Versión: 00
4.6 ÍNDICE DOCUMENTAL
Con el registro del índice documental se sabrá exactamente qué información se

conserva y se genera en la dependencia.
Para esta actividad se diligencia el formato Índice documental, el cual se
recomienda diligenciar en forma posterior y paralelo a la foliación de

documentos que conforman cada unidad documental y su ubicación puede ser
en el inicio o en el final de la carpeta, con el contenido completo de esta.
92
Código:
Versión: 00
4.7 ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL7
Para la organización de la serie “HISTORIAS” - Subserie “Historia Laboral”, la

Unidad Central del Valle del Cauca se rige por las directrices establecidas en las
circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la
Función Pública y del el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia
laboral debe contemplar como mínimo los siguientes documentos:
 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc.
 Actos de inscripción en el escalafón de carrera administrativa, pagos de
prestaciones, evaluación del desempeño, suspensiones y cumplimiento de
sanciones,
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones,
ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera administrativa,
suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre
otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del
servidor de la entidad, donde consten las razones del
mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de
renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
Igualmente llevará una hoja de control que corresponde al formato Control Historia
laboral y/o académica.
7
Bogotá: DAFP – Archivo General de la Nación. Circular No. 004 de 2003. Organización de las Historias
Laborales.
93
Código:
Versión: 00
4.8 ORGANIZACIÓN HISTORIAS ACADÉMICAS
Las Historias Académicas de los Egresados de la Unidad Central del Valle del
Cauca, deben contener los siguientes documentos, los cuales deben ir descritos en
el formato Control Historia laboral y/o académica.
1. Certificado médico
2. Registro civil
3. Fotocopia documento de identidad
4. Fotocopia libreta militar
5. Fotocopia diploma de bachiller y acta de grado de bachiller
6. ICFES
7. Certificado de notas de bachiller
8. Solicitud de grado
9. Formato de paz y salvo
10. Acta sustentación trabajo de grado
11. Encuesta seguimiento a egresados.
El procedimiento que se debe realizar para la depuración de la documentación

de los estudiantes que por diversos motivos se han retirado de la Institución
es el siguiente:
Teniendo en cuenta el Acuerdo 021 del 25 de septiembre de 2007 del Consejo

Directivo en su capítulo IV artículo 25, se debe tener en cuenta la
conservación de la documentación presentada por los estudiantes los cinco
(5) años inmediatamente siguientes al retiro del estudiante.
Pasado este tiempo -cinco años siguientes al retiro del estudiante- , la

documentación presentada por el estudiante será eliminada toda vez que se
ha vencido el tiempo estimado para su reclamación ó reintegro.
94
Código:
Versión: 00
4.9 RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS
La Ley 594 de 2000 en su artículo 15 establece que los servidores públicos, al

desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos que
estén a su cargo, debidamente inventariados conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
Los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la

gestión pública. El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como
deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado
o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebidos”.
El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a
los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón
de sus funciones”.
De acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil,

“el documento público es el otorgado por un funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención”; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de
2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del
Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto,
el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la
entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el
patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en
el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
El funcionario que se retire de sus funciones, de su cargo, cambie de dependencia

o de la Entidad, deberá entregar inventariado el archivo a su cargo, utilizando para
ello el formato de Inventario Documental (anexo 12), dispuesto para tal fin.
95
Código:
Versión: 00
PROCESO 5. TRANSFERENCIA
96
Código:
Versión: 00
ORGANIZACIÓN
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de

fondos acumulados.
Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que

crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su
integración y le fija las funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección,
Coordinación y Asesoría”.
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de
Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para

la contratación de servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del
artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades

que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de
2000.
Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales.

Departamento Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la
Nación.
97
Código:
Versión: 00
Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y
administración de las historias laborales.
Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las
circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función
Pública y de Archivo General de la Nación.”
Circular AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de

archivo.
Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de

archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.
Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este
Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el
cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante
la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud
de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que
anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este

artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,

y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados
Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad

contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren
los artículos 50,51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de 20 años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá
en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
98
Código:
Versión: 00
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.
Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de

la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.
Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se

aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
99
Código:
Versión: 00
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Cuando la documentación ha cumplido su ciclo vital en los archivos de las

dependencias se trasladan o transfieren al Archivo Central, cumpliendo con los
tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental.
El Archivo Central enviará a las respectivas

dependencias el cronograma anual para las
transferencias documentales, cada una de las
dependencias deberá acatar la fecha en que le
corresponden enviar la documentación.
5.1. PROCEDIMIENTO
5.1.1. Depure:
Seleccione la documentación que va a ser objeto de transferencia y retire aquellos
documentos que no representen valor documental tales como duplicados, impresos
o publicaciones, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, folletos, hojas en blanco,
boletines, fotocopias informativas, catálogos de productos, documentos repetidos,
escritos a mano, fotocopias de leyes, decretos siempre y cuando no hagan parte
integral del documento. Los documentos de apoyo no se transfieren al Archivo
Central.
Al documento denominado “FAX”, si es de gran importancia su contenido y no

reposa en la carpeta el documento original, es necesario tomarle una fotocopia,
esto debido a que el papel térmico tiende a borrar su contenido muy pronto.
100
Código:
Versión: 00
5.1.2 Limpie
Elimine todos los elementos

metálicos tales como clips,
ganchos y grapas de cosedora,
evitando ocasionar deterioros de
tipo físico a la documentación
5.1.3 Diligencie el formato
Cuando transfiera la documentación al Archivo Central, debe enviar original y copia

del formato Transferencia e inventario documental, debidamente firmados. Una
vez el Archivo Central, revise la documentación transferida, hará devolución de la
copia del formato. Recuerde que:
 En cada unidad de conservación (caja de archivo) se almacenan entre 10 y

12 carpetas
 Cada carpeta no debe contener más de 200 folios y
 Las carpetas que se utilizan son carpetas desacidificadas
.
Una vez se tenga la documentación debidamente revisada,
inventariada y foliada se procederá al embalaje o empaque el
cual debe mantener el orden estricto del inventario.
Igualmente cada carpeta enviada llevará una hoja de control,

correspondiente al formato Índice documental.
101
Código:
Versión: 00
5.1.4. Ajustes:
Cuando la Institución y/o alguna Dependencia tenga cambios estructurales o se

adicionen o eliminen procesos internos o en el caso en el que se cree una nueva
Dependencia, es necesario ajustar la Tabla de Retención Documental.
Para realizar este proceso de cambio en la estructura de la TRD, se debe enviar

una solicitud, diligenciando el formato Solicitud de actualización de Tablas de
Retención Documental. Una vez el Archivo Central realice el cambio, se convocará
al Comité de Archivo Institucional para la aprobación de dicha actualización.
102
Código:
Versión: 00
PROCESO 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
103
Código:
Versión: 00
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.
Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y

le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los
documentos.
Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la

tabla de retención documental a partir de su valoración.
Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de

los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no
tengan valor histórico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
Constitución Política de 1991. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques
naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el
patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son
inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La
cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El
Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El
Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los
valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la
expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán
el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural
de la Nación está bajo la protección del Estado.
Ley 39 de 1981.
Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades
bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a
conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de
microfilmación o de cualquier otro técnicamente adecuado y aceptado por el
Gobierno Nacional.
104
Código:
Versión: 00
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los

archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que

han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su
importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero
no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo
que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su
naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el
cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de
tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o
cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de

archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban
dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el
empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente
adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.
NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.
105
Código:
Versión: 00
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
La disposición de documentos es la selección de los documentos en cualquier etapa

del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las TRD o TVD.
La disposición final de la documentación está enmarcada dentro de las Tablas de
Retención y Valoración Documental, cumplido el tiempo de retención de los
documentos, se debe tener presente el ciclo vital de los mismos desde su creación
hasta la disposición final, siendo esta, su eliminación o conservación permanente.
La clasificación de los documentos tanto en archivo de gestión como en archivo
central tiene un valor primario y secundario que corresponde de la siguiente
manera:
Primera etapa del ciclo vital del documento.
Valores: Administrativo
Legal
Contable
Fiscal y
Técnico.
Segunda etapa del ciclo vital del documento.
Valores: Cultural
Histórico y
Científico
La primera etapa del ciclo vital se cumple cuando el documento completa su trámite
de gestión y es transferida al archivo central, la segunda etapa en que se conserva
la documentación es por el espacio de tiempo estimado en la tabla de retención.
Estos documentos Mientras los documentos permanezcan en el archivo de gestión
son de consulta permanente, es decir su trámite y gestión son de vigencia actual,
por lo tanto adquiere valor primario.
106
Código:
Versión: 00
Amparados en la Tabla de Retención Documental y cumplida la retención de la

documentación en los archivos de gestión se procederá a realizar las transferencias
al Archivo Central de la institución; recibida la documentación en Archivo Central se
revisará que las mismas cumplan con los parámetros expuestos para esta actividad
(ver transferencias documentales).
107
Código:
Versión: 00
6.1 SELECCIÓN DOCUMENTAL
La conservación permanente de la documentación de carácter histórico debe tener

una durabilidad útil para lo cual se recomienda papel con un gramaje de 75 a 90º
gramos libre de ácido de esta manera se garantiza la durabilidad de la información
por lo menos de 200 años.
Los documentos dispositivos como acuerdos, actas, resoluciones, documentación
de gran tamaño voluminoso como historias laborales, nóminas, historias
académicas, contratos de obra y contratos de prestación de servicios; como medida
preventiva se recomienda la digitalización conservando en backup copias de
seguridad de tal forma que se garantice su durabilidad y consulta.
6.2 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO (papel)
Al momento de la destrucción se debe tener en cuenta la garantía, confidencialidad

y el valor administrativo que el documento represente para la institución. El método
a seguir para la eliminación de la documentación que ha perdido valor administrativo
tanto en los archivos de gestión como en archivo central, es la destrucción manual
o en su defecto se utilizará la picadora, para su posterior entrega a los depósitos
de material reciclable que existen en la ciudad.
La eliminación de la documentación en archivos de gestión deberá quedar

registrada en el formato institucional Acta de eliminación elaborado para tal fin y
debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el auxiliar administrativo.
Cumplida la retención documental en archivo central se procederá a su selección y

posterior relación en el formato institucional, se notificará al funcionario responsable
de la misma, para ser firmada por el jefe de la dependencia, posteriormente se
procederá a la destrucción física del documento.
NOTA: NO se debe incinerar la documentación, pues este medio ocasiona

contaminación y daño al medio ambiente.
108
Código:
Versión: 00
PROCESO 7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
109
Código:
Versión: 00
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.
Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar
la tabla de retención documental a partir de su valoración.
Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.”
Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde

con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado
mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de
toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de
vigencia, hasta su disposición final.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de

documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por
razones de conservación.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración

documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a

archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo

y situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos
de archivo.
Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación

de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo.
110
Código:
Versión: 00
Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para

conservar y almacenar libros y papeles del comercio.
Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son

documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga
carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares”.
Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del

país y velar por la conservación de un ambiente sano.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio

cultural.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio

cultural.
Ley 39 de 1981. Artículos 1,2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante

microfilmación
Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales

establecerán medidas para preservar contratos.
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio

Cultural de la Nación.
Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de

Imágenes en movimiento.
Decreto 1798 de 1990. Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los

comerciantes.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso

de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en
su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades
públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de
datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de
los particulares, entre otros.
111
Código:
Versión: 00
7.1 PRESERVACIÓN
La conservación y/o preservación de documentos, independientemente del soporte

que respalde la información, es el conjunto de medidas preventivas o correctivas
que se deben adoptar para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos sin alterar su contenido, garantizando las condiciones mínimas
encaminadas a la protección de los documentos.
Para el almacenamiento de la documentación, la UCEVA adopta la preservación /

conservación de los documentos en papel, en carpetas desacidificadas (libres de
ácido), y en el Archivo Central dentro de cajas de archivo evitando el polvo y
deterioro por factores ambientales y que la documentación pierda su color natural
tornándose amarillenta a través del tiempo.
Los ganchos utilizados para sujetar la documentación deben ser plásticos con el fin
de evitar la oxidación de la documentación, en los archivos de gestión la
documentación es guardada en archivadores tipo vertical metálico de gavetas y
archivador horizontal igualmente metálico.
Los archivadores dentro de las dependencias deben estar ubicados en lugar seco y
fresco, debe evitarse la ubicación cerca de ventanales, y alejados de fuentes
directas tanto de la luz natural como artificial.
Para preservar el material audiovisual, grabaciones en vídeo, audio, fotografías

entre otros, la oficina que edita y preserva este tipo de material es el denominado
Proyecto “Productora Audiovisuales TV UCEVA” de la Facultad de Ciencias
Administrativas, Económicas y Contables de la UCEVA, y el personal adscrito a este
proyecto, preserva esta tipología, a través de casetes de video y Cd, envueltos en
película plástica, dentro de vitrinas de almacenamiento de casetes y Cd, lo
apropiado para estos casos es conservar la temperatura requerida (20ºc para este
tipo de soporte y conservarlos libres de polvo y deterioro ambiental. El material
está plenamente documentado a través de fichas de organización de casetes y en
registros electrónicos con copias de seguridad en formatos electrónicos.
112
Código:
Versión: 00
7.2 FACTORES MEDIOAMBIENTALES
Los factores medio ambientales a los cuales está expuesta la documentación en los
archivos central y de gestión de la Unidad Central del Valle del Cauca son:
Fenómenos Naturales: son eventos ocasionados

por inundaciones, incendios y terremotos. En el caso
de inundaciones las medidas a tomar son: mantener
alejada la documentación de puertas ventanales y
espacios abiertos por donde pueda penetrar las
aguas lluvias.
En caso de presentarse fuertes aguaceros sobre
todo en temporadas de invierno y por consiguiente
se vea afectada la documentación, se deberá
proceder de la siguiente manera:
Disponer abiertos los documentos sobre papel absorbente el cual deberá

cambiarse regularmente.
Utilizar secador de cabello de esta forma se evapora la humedad, esta labor

es lenta pero eficaz.
Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas teniendo cuidado de

no ocasionar rasgaduras.
Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden

suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente.
Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se podrán lavar

ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia.
Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel
y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.
113
Código:
Versión: 00
No es aconsejable secar la documentación al sol pues el papel tiende al tostado con

lo cual se estaría ocasionando daño irreversible al documento.
Como medida de prevención en el evento de presentarse incendio, se recomienda
la instalación de alarmas potentes detectoras de humo las cuales darán dar aviso al
personal de vigilancia, esto en caso de presentarse incendio en horas no laborales.
Como primeros auxilios en la Unidad Central del Valle se encuentran
estratégicamente ubicados extintores tipo Solkaflam 123 y multipropósito ABC. Los
cuales nos permiten apagar papel, cartón, madera y equipos de oficina.
Fenómenos medio ambientales. Es producido por partículas aerotransportadas

(polvo) representando uno de los factores de alteración más nocivos para los bienes
documentales tales como: debilitamiento, manchas de humedad, reblandecimiento
de encolados (tomos) deterioro y pérdida de resistencia estructural; lo cual ocasiona
pérdida de información, ilegibilidad de lo impreso en el documento y acumulación
de oxidación.
La medida que se debe tomar es la limpieza manual es decir, limpiar por lo menos
una vez por semana gavetas, carpetas, lomo de libros, tomos y cajas de archivo;
para lo cual se debe utilizar dulce abrigo, igualmente se aconseja hacerlo con una
brocha de cerda suave.
La limpieza de los documentos en el Archivo Central se realiza con aspiradora que
se utiliza para succionar el polvo depositado sobre las cajas de archivo y sobre el
lomo de los tomos contables.
114
Código:
Versión: 00
Para el aseo del piso se utiliza Varsol mezclado con agua para evitar levantar polvo
mientras se hace limpieza a los pisos.
Fenómenos Externos. Son los ocasionados
directamente por el hombre, tal es el caso del
vandalismo manipulación, adulteración,
enmendaduras, depósitos inadecuados etc.
En este proceso la actividad más importante
consiste en la implantación de un Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las
siguientes acciones:
Evitar enmendaturas con cintas adhesivas
o pegantes.
No Utilizar ganchos metálicos.
No realizar anotaciones sobre el
documento.
No rayar el documento con resaltador, lápiz o lapicero.
Si se necesita comentar sobre la comunicación, se recomienda utilizar papel
reciclable para las anotaciones pertinentes y sujetar con clip al documento.
115
Código:
Versión: 00
NORMAGRAMA
NORMA TITULO ARTICULOS DESCRIPCION DE LA

APLICABLES APLICACIÓN
Ley 594 de Por medio del cual se Todos Establecer las reglas y
2000 dicta la ley general de principios generales que
archivos y se dictan regulan la función
otras disposiciones. archivística del estado.
Custodiar y cuidar la
documentación e
Ley 734 de Código disciplinario 34, numeral 5
información que por
2002 Único.
razón de su empleo,
35, numeral 8,13 cargo o función

conserve bajo su
cuidado o a la cual
tenga acceso, e impedir
o evitar la sustracción,
destrucción,
ocultamiento o
utilización indebidos.
Por el cual se establecen Establecer pautas que

las pautas para la hagan efectivo su
Acuerdo 060 administración de las cumplimiento bajo los
de 2001 comunicaciones oficiales principios que rigen la
en las entidades públicas Administración Pública.
y privadas que cumplen Todos
funciones públicas.
Acuerdo 048 Por el cual se desarrolla “Conservación de

de 2000 el artículo 59 del capítulo documentos”
7. 59 conservación preventiva
y restauración
documental.
116
Código:
Versión: 00
Acuerdo 049 Por el cual se desarrolla todo Condiciones de edificios

de 2000 el capítulo 7. y locales destinados
archivos.
Por el cual se desarrolla

del artículo 64 el título
Acuerdo 050 VIII conservación de todo
de 2000 documentos.
Por el cual se 21, 22, 23 y 26 de Las entidades públicas

establecen los criterios la Ley General de deberán elaborar
para la organización de Archivos 594 de programas de gestión de
Acuerdo 042 los archivos de gestión 2000. documentos y procesos
de 2002 en las entidades públicas archivísticos.
y las privadas que
cumplen funciones
públicas.
Acuerdo 039 Por el cual se regula el Regula el procedimiento

de 2002 procedimiento para la para la elaboración y
elaboración y aplicación de las Tablas
aplicación de las de Retención
Todo
Tablas de Retención Documental.
Documental.
Circular 04 Organización de las Todo El Departamento

de 2003 Historias Laborales Administrtativo de la
Función Pública y el
Archivo General de la
Nación
Acuerdo 02 Por el cual se establecen Todo Establece los

de 2004 los lineamientos básicos lineamientos básicos
para la organización de para la organización de
fondos acumulados fondos acumulados y la
elaboración y aplicación
de las Tablas de
Valoración. Documental.
117
Código:
Versión: 00
NTCGP1000 Norma que especifica Tabla 3 Gestión Orientaciones sobre los

- 2009 los requisitos para la Documental elementos comunes de
implementación de un la Norma Técnica de
Sistema de Gestión de la Calidad en la Gestión
Calidad aplicable a la Pública.
rama ejecutiva del poder
público y otras entidades
prestadoras de servicios.
Decreto Por el cual se Todo Redefine los procesos

2609 de 14 reglamenta el Título V de de Gestión Documental
diciembre de la Ley 594 de 2000,
2013
Decreto Por el cual se Todo Se establecen las

2508 de 14 reglamente el Sistema normas que rigen a los
dic 2013 Nacional de Archivos, se archivos del Estado
establece la Red
Nacional de Archivos, se
deroga el Decreto 4124
de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a
la administración de los
archivos de Estado
118
Código:
Versión: 00
BIBLIOGRAFÍA
1. ACUERDO 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la

administración de comunicaciones oficiales. Archivo General de la Nación.
Bogotá D.C.
2. Decreto 2609 de diciembre 13 de 2012. Bogotá: República de Colombia.

Ministerio de Cultura, 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las
Entidades del Estado”.
3. Metodología para la implementación del Modelo integrado de Planeación y

Gestión. Bogotá: Presidencia de la República. Programa Gobierno en Línea,
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4. GUÍA para la implementación de un Programa de Gestión Documental.

Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.
5. GUÍA TECNICA COLOMBIANA – 185. Documentación Organizacional.

ICONTEC. 2009.9.30
6. DESCRIPCION Y ORDENACIÓN de Archivos. Lecturas de apoyo III de

Tecnología en Documentación y Archivística. Universidad Católica de
Manizales.
7. GUÍA. PARA la implementación de un Programa de Gestión Documental.

Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.
8. GUÍA TECNICA Colombiana – 185. Documentación Organizacional.

ICONTEC. 2009.9.30.
9. GUÍA PARA LA Administración de Comunicaciones Oficiales. Ministerio de

Cultura- Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. 2003.
119
Código:
Versión: 00
10. GESTIÓN DE Documentos. Lecturas de apoyo II semestres Tecnología en

Documentación y Archivística. Universidad Católica de Manizales.
11. LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS. Archivo General de la

Nación. Bogotá D.C.
12. MEMORIAS: Organización de Documentos, Servicio Nacional de

Aprendizaje SENA. Tuluá 2010.
13. MEMORIAS: Diplomado Gestión Documental, Universidad del Valle. Tuluá

2011.
14. PGD: programa de Gestión Documental, Archivo General de la Nación.

Bogotá D.C. 2010
120

Manual de Procesos de Gestion Documental

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Manual de Procesos de Gestion Documental

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Código: 1105-43-1-002

SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 00

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 00

1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 8

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................ 8

PROCESO 1. PLANEACIÓN ................................................................................................. 21

PROCESO 2. PRODUCCIÓN ................................................................................................. 26

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO: .......................................................................... 27

2.1 DETERMINACIÓN DE USO Y FINALIDAD DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ......... 29

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 00

2.2.4 Acta ................................................................................................................................................. 36

2.3 CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS ................................................................................. 40

2.3.3.3 LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN: ...................................................... 50

PROCESO 3. GESTIÓN Y TRÁMITE ................................................................................ 64

RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE Y CONSULTA DE DOCUMENTOS . 65

3.1. RECEPCIÓN ..................................................................................................................................... 65

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO............................................................................ 66

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 00

3.2 DISTRIBUCIÓN ............................................................................................................................... 72

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO............................................................................ 72

3.3 TRÁMITE DE DOCUMENTOS ....................................................................................................... 75

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO. .......................................................................... 75

PROCESO 4. ORGANIZACIÓN ............................................................................................ 80

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO............................................................................ 81

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................... 83

4.1 CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................. 83

4.2 ORDENACIÓN .................................................................................................................................. 83

4.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL .................................................................................................... 84

4.4 FOLIACIÓN ....................................................................................................................................... 87

4.5 DOCUMENTOS DE APOYO ........................................................................................................... 91

4.6 ÍNDICE DOCUMENTAL ................................................................................................................. 92

4.7 ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL ..................................................................................... 93

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 00

4.8 ORGANIZACIÓN HISTORIAS ACADÉMICAS ............................................................................ 94

4.9 RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS ...................................................... 95

PROCESO 5. TRANSFERENCIA .......................................................................................... 96

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO............................................................................ 97

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL .................................................................................100

5.1 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 100

PROCESO 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.........................................................103

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO..........................................................................104

6.1 SELECCIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................................... 108

6.2 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO (papel) ........................................ 108

PROCESO 7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL .................ERROR! BOOKMARK NOT

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO..........................................................................110

7.1 PRESERVACIÓN ........................................................................................................................... 112

7.2 FACTORES MEDIOAMBIENTALES ........................................................................................... 113

NORMAGRAMA DOCUMENTAL ....................................................................................116

LISTA DE ANEXOS ................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

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