ARCHIVO: TIPOS DE ARCHIVOS, CONTENIDOS DE ARCHIVOS; MARCAS MÁS

COMUNES USADAS EN AUDITORÍA

Archivo: registro, documentación, carpeta, índice, catalogo, fichero.
ARCHIVOS
Archivo de auditoría: una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o
electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría
correspondiente a un encargo específico. (Norma Internacional de Auditoría 230)
El auditor reunirá la documentación de auditoría en el archivo de auditoría y completará el proceso
administrativo de compilación del archivo final de auditoría oportunamente después de la fecha
del informe de auditoría. Después de haber terminado la compilación del archivo final de
auditoría, el auditor no eliminará ni descartará documentación de auditoría, cualquiera que sea su
naturaleza, antes de que finalice su plazo de conservación. (Norma Internacional de Auditoría
230)
El archivo del trabajo de auditoría se refiere a la organización y recopilación en archivos del
conjunto de la información que un auditor prepara en el transcurso del trabajo de auditoría, junto
con otra documentación recibida, que también debe almacenar. Dicho de forma más sintética, el
archivo del trabajo de auditoría es la organización y recopilación de los papeles de trabajo.
Se pretende almacenar la información que tiene la misma estructura para facilitar su manejo, lo
que resulta conveniente, entre otras motivaciones, para hacer más sencilla la ejecución de
auditorías en ejercicios posteriores. El objetivo es que la utilización de la totalidad de esta
documentación se pueda efectuar con el mínimo esfuerzo, si su manejo se facilita al seguir un
orden establecido. (Manual General de Auditoría Gubernamental) (Internet)
TIPOS DE ARCHIVOS
Dependiendo del tipo de auditoria, de las circunstancias variables, de las preferencias del auditor
y de la firma de auditoría, varían la naturaleza y contenido de los archivos. En el trabajo de
auditoria, los papeles de trabajo suelen dividirse en dos grupos que se identifican como “archivo
permanente” y “archivo corriente”.

 Archivo permanente: Son todos los documentos que se va a tener del cliente es decir,
todo aquello que nos sirva para realizar la auditoría. Éste archivo es de suma importancia
para obtener una auditoría eficaz y objetiva, dirigido a mantener la información general
de carácter permanente como un punto clave de referencia para conocer la entidad, su
misión básica y los principales objetivos para futuros exámenes.
Este grupo de papeles de trabajo contendrá toda la información relativa a una empresa
determinada que se deba tener por más de dos años, cuya utilización podrá mantenerse
por un tiempo prolongado. (Perfil del cliente, Escrituras de constitución, Políticas & procedimientos)
 Archivo corriente: comprenderá los papeles de trabajo generales y específicos,
relacionados con las auditorías o exámenes especiales realizados. Este archivo respalda
la opinión del auditor. Incluye la documentación sobre la evaluación del sistema de
control interno de la entidad, los procedimientos de auditoría realizados y las evidencias
que se han obtenido durante la fase de planeación y ejecución del trabajo de campo.
Este Archivo contiene la información que soporta el resultado del trabajo de auditoria, es
decir la opinión del auditor frente a la información examinada durante un periodo, la cual
se verá reflejada en su respectivo informe. (Manual General de Auditoría
Gubernamental) (Internet)
CONTENIDO DE LOS ARCHIVOS

 El archivo permanente de papeles de trabajo es la base para la planificación y

programación de la auditoría. Esta condición hace necesario disponer de un archivo
permanente estructurado de tal manera que facilite la utilización de la amplia información
acumulada.
El archivo permanente es y será considerado como la principal fuente de información
para ejecutar una auditoría. En la práctica de la auditoría, su ausencia o disponibilidad
parcial es calificada como una de las principales causas negativas para ejecutar una
auditoría eficiente.
La importancia otorgada a la organización y manejo del archivo permanente, permite el
desarrollo de una aplicación informática para facilitar la estructuración de la información
y la utilización de las fuentes de datos disponibles en una base de datos de fácil acceso.
La información contenida en el archivo permanente se actualizará de manera continua y
obligatoriamente al menos una vez al año o semestralmente. La información
corresponderá al último ejercicio terminado y en situaciones específicas a los dos o tres
últimos períodos. (Manual General de Auditoría Gubernamental) (ManAuFi)

(Índice: se le llama clave y recibe el nombre de índice, mediante él se puede saber de qué
papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.)
Contenido del archivo permanente:
1. Escritura de sociedad y estatutos. Escritura de constitución.
2. Extractos de actas de las asambleas generales de accionistas y de la junta directiva.
3. Detalle de las escrituras de titularidad
(Manual General de Auditoría Gubernamental) (ManAuFi)
ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN

En esta primera parte se coloca el nombre del notario y de los socios con su respectiva
identificación, así como la ciudad y fecha en que se diligencio.

ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN

En el círculo notarial de la Ciudad de Quevedo, República del Ecuador el día 4 de Febrero del
2010, ante _____________ notario referido comparecieron la Srta. _______ y los señores
_______ ______ ______ identificados con documento de identidad número _______,
___________, ______________ de nacionalidad ecuatoriana, expedidas en Ecuador
respectivamente los cuales manifestaron:

En el artículo primero se escribe el nombre o razón social de la empresa, y la ciudad de domicilio

de la entidad.

PRIMERO.- CONSTITUCIÓN: Que actuando en sus propios nombres se interés acordaron en

reunirse para constituir una compañía comercial de responsabilidad limitada, que por esta
escritura se constituye, y que girará bajo la razón social de__________, cuyo domicilio será ña
ciudad de Quevedo.

Se fija el objeto principal del negocio sea una o varias actividades a las que va a dedicar la
empresa.

SEGUNDA.- OBJETO SOCIAL: El objeto principal de la sociedad será realizar las siguientes
actividades:

_________________

_________________

Se muestra como son los ingresos del patrimonio para la constitución de la empresa por parte
de cada socio (cuota y valor aportado) y se determina su participación en el mismo.

TERCERA.- CAPITAL: El capital social de la empresa es de $__________ representado en

____cuotas. Este capital ha sido suscrito y pagado íntegramente por los socios fundadores así:

Socio: __________________ Cuotas _____________________ Valor ________________

Es la base legal de los requisitos mínimos para dicha constitución por los socios donde se
comprometen a llevar a dicho libro.

CUARTA.- FORMALIDAD: La sociedad llevará un libro de registros de socios, registrado en la

Cámara de Comercio, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de
identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes y
cesiones que se hubieran efectuado, aun por vía de remate.

Se identifica la organización administrativa que llevara la empresa.

QUINTA.- ADMINSTRACIÓN: La dirección y administración de la sociedad estarán a cargo de los

siguientes órganos:

a) La junta general de los socios

b) El gerente.
La sociedad también podrá tener un revisor fiscal, cuando así lo dispusiere cualquier número de
socios excluidos de la administración que representes no menos del 20% del capital. La junta
general de socios la integran los socios reunidos con el quórum y en las demás condiciones
establecidas en estos estatutos.

Se muestra y se determina cada una de las atribuciones o facultades que tiene el gerente en la
entidad.

SEXTA.- ATRIBUCIONES: El Gerente tendrá las facultades para ejecutar todos los actos y
contratos acordes con la naturaleza de su encargo y que se relaciones directamente con el giro
ordinario de los negocios sociales. En especial, el gerente tendrá las siguientes funciones:

a) Uso de la firma de la razón social;

b) Designar al secretario de la compañía, que será también secretario de la junta general
de socios. Designar los demás empleados que requiera para el normal funcionamiento
de la compañía y fijarles su remuneración, excepto cuando se trate de aquellos que por
ley o por estos estatutos deban ser designados por la junta general de socios.
Corresponderá al secretario llevar los libros de registro de socios y de actas de la junta
general de socios y de actas de la junta general de socios y tendrá, además, las funciones
adicionales que le encomienden la misma junta y el gerente.
c) Presentar un informe de su gestión a la junta general de socios en sus reuniones
ordinarias y el balance general de fin de ejercicio con un proyecto de distribución de
utilidades.
d) Convocará a la junta general de socios a reuniones ordinarias y extraordinarias.

Se puntualizan las funciones específicas de la junta de socios.

SEPTIMA.- FUNCIONES DE LA JUNTA DE SOCIOS: son las siguientes:

a) Estudiar y aprobar las reformas estatutos.

b) Examinar, aprobar o improbar los balances e fin de ejercicio y las cuentas que deben
rendir los administradores;
c) Disponer de las utilidades sociales conforme a lo previsto en estos estatutos y en la ley.
d) Elegir y remover libremente al gerente y a su suplente, así como fijar la remuneración del
primero;
e) Elegir, remover libremente y fijar la remuneración que corresponda a los demás funcionarios
de su elección;
f) Considerar los informes que debe presentar el gerente en las reuniones ordinarias y cuando la
misma junta se los solicite;
g) Constituir las reservas que deba hacer la sociedad e indicar su inversión provisional;
h) Resolver sobre todo lo relativo a la cesión de cuotas, así como a la admisión de nuevos socios;
i) Decidir sobre el registro y exclusión de socios;
j) Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores de los bienes sociales, el
representante legal, el revisor fiscal (si lo hubiere), o contra cualquiera otra persona que
hubiere incumplido sus obligaciones u ocasionado daños o perjuicios a la sociedad;
k) Autorizar la solicitud de celebración de concordato preventivo potestativo;
l) Constituir apoderados extrajudiciales, precisándoles sus facultades; y
m) Las demás que le asignen las leyes y estos estatutos.

Se procede a proyectar una meta para la reserva legal de la entidad partiendo como mínimo de un 10%.

OCTAVA.- RESERVA LEGAL: La sociedad formará una reserva legal con el diez por ciento (10%) de las
utilidades liquidas de cada ejercicio, hasta completar el cincuenta por ciento (50%) del capital social. En
caso de que este último porcentaje disminuyere por cualquier causa, la sociedad deberá seguir
apropiando el mismo diez por ciento (10%) de las utilidades liquidas de los ejercicios siguientes hasta
cuando la reserva legal alcance nuevamente el límite fijado. La junta general de socios podrá constituir
reservas ocasionales, siempre que tengas una destinación específica y estén debidamente justificadas.

Se especifica cada cuanto se hará cierre de cuentas y entrega de estados financieros, por lo
mínimo una vez al año.

NOVENA.- CORTE DE CUENTAS: Anualmente, el 3 de Diciembre, se cortarán las cuentas y se

harán el inventario y el balance general de fin del ejercicio que, junto con el respectivo estado
de pérdidas y ganancias, el informe del gerente y un proyecto de distribución de utilidades, se
presentará por éste a la consideración de la junta general de socios. Para determinar los
resultados definitivos de las operaciones realizadas en el correspondiente ejercicio será
necesario que se hayan apropiado previamente, de acuerdo con las leyes y con las normas de
contabilidad, las partidas necesarias para atender el desprecio, desvalorización y garantía del
patrimonio social.

Se especifica la duración de la sociedad y las causales de terminación de la misma.

DECIMA.- TERMINO: La sociedad durará por el término de _________. (___) años, contados
desde la fecha de esta escritura y se disolverá por las siguientes causales:

a) Por vencimiento del término de su duración. Si antes no fuere prorrogado

válidamente;
b) Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de la misma o
por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto;
c) Por aumento del número de socios a más de veinticinco (25);
d) Por la iniciación del trámite de liquidación obligatoria de la sociedad;
e) Por decisión de la junta general de socios, adoptada conforme a las reglas dadas para
las reformas estatutarias y a las prescripciones de la ley;
f) Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente previstos en la ley;
g) Por ocurrencia de pérdidas que reduzcan el capital por debajo del cincuenta por ciento
(50%), y
h) Por las demás causales señaladas en la ley.

Se aclara la forma de liquidación de la entidad y los encargados de realizarla.

DECIMA PRIMERA.- LIQUIDACIÓN: La liquidación del patrimonio social se hará por un liquidador
o por varios liquidadores nombrados por la junta general de socios. Por cada liquidador se
nombrará un suplente. El nombramiento se inscribirá en el registro público de comercio. Si la
junta no nombra liquidador o liquidadores, la liquidación la hará la persona que figure inscrita
como representante legal de la sociedad en el registro de comercio y será su suplente quien
figure como tal en el mismo registro. No obstante lo anterior, podrá hacerse la liquidación por
los mismos socios, si así lo acuerdan ellos unánimemente.

Por último se firma por parte de los socios al estar de acuerdo y del notario como testigo del
acto público que se ha realizado.

Firmas de los socios: ___________________________ ____________________________

Firma del notario: _____________________________

  El archivo corriente está conformado por los legajos de papeles de trabajo, que
contienen la información recopilada durante la fase de ejecución del trabajo y que
constituyen el soporte de los resultados obtenidos de la auditoría.
Legajo: conjunto de papeles archivados, generalmente atados, que tratan de un mismo
asunto.
Además de dichas cedulas, deberá incluir el contrato para la prestación de servicios, cuestionario
de control interno, programa de auditoria, estados financieros, informe de auditoría e informes
del uso del tiempo de los auditores.
El archivo corriente estará constituido por papeles de trabajo de uso general y específico.
o Papeles de trabajo de uso general, son aquellos que no están relacionados directamente
con el componente, cuenta o actividad en particular, sino con la auditoría en su conjunto.
Estos papeles de trabajo se mantendrán en un archivo temporal, mientras se realice el
examen con el propósito de facilitar su uso y revisión, para luego archivarlos en el orden
que se sugiere posteriormente.
(Componente: que compone, junto con otros elementos, un todo.)
o Papeles de trabajo de uso específico, son aquellos que constituyen evidencias de los
hallazgos relacionados con cada componente, cuenta o actividad en particular.
Principales papeles de trabajo de uso general:
Preparados por terceros ajenos a la entidad
- Carta de preguntas a los asesores legales
- Carta de confirmación de compañías de seguros
Preparados por la entidad
- Estados financieros y Balance de comprobación
- Cartas de representación de los funcionarios de la entidad
Preparados por el auditor
- Plan específico de auditoría
- Programa de trabajo
- Hoja de asuntos pendientes
- Cédulas de ajustes sugeridos
- Sugerencias para futuros exámenes
- Informes de avance de trabajo y tiempo utilizado
- Hoja principal de trabajo
- Evaluación de control interno
Principales papeles de trabajo de uso específico:
Preparados por terceros ajenos a la entidad
- Confirmación de saldos de bancos, deudores y acreedores.
- Confirmación de bienes de la entidad en poder de terceros y viceversa
- Resúmenes de cuenta
Preparados por la entidad
- Anexos de la composición de los saldos de las cuentas
- Conciliaciones bancarias
- Resultados de constataciones físicas
 - Declaraciones de retención y pago de impuestos y obligaciones de terceros.
- Análisis de cuentas deudoras y acreedoras por antigüedad de saldos
Preparados por el auditor
- Cédulas sumarias o de resumen de rubros o componentes
- Hojas de comentarios o notas
- Cédulas de análisis específico
- Detalles de arqueos
- Detalles de recuentos selectivos
- Copias, resúmenes o fotocopias de documentos de importancia
- Otros elementos como grabaciones, fotografías, discos de archivo de computadora, entre
otros.
El archivo corriente estará dividido en dos partes, la primera se refiere a la "Información resumen
y de control", cuyo índice se presenta en números romanos, mientras que la segunda parte
corresponde al archivo de la "Documentación del trabajo" dividida en varios segmentos, uno por
cada componente cuenta o actividad examinada, su índice constará de letras mayúsculas simples
o dobles, para las cédulas sumarias y letras seguidas de números correlativos para los papeles de
análisis. (Manual General de Auditoría Gubernamental) (ManAuFi)

(Manual General de Auditoría Gubernamental) (ManAuFi)

(Se les asigna una letra mayúscula a las cuentas de ACTIVO y dobles de letras mayúsculas a las
cuentas de PASIVO Y CAPITAL. Las cuentas de resultado llevarían números arábigos
ascendentes.) (Concepto de Internet)
(Manual General de Auditoría Gubernamental) (ManAuFi)
MARCAS MÁS COMUNES USADAS EN AUDITORÍA
Las marcas de auditoría son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor
gubernamental para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecución
de un examen.
Cuando el auditor trabaja sobre los elementos recibidos de la entidad, de terceros ajenos a la
entidad y los confeccionados por él, no puede dejar constancia descriptiva de la tarea realizada al
lado de cada importe, de cada saldo o de cualquier información, por cuanto implicaría una
repetición innecesaria, utilización de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y se
dificultaría cualquier revisión posterior. (Manual General de Auditoría Gubernamental)
Las marcas de auditoría son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor, para
identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecución de un examen. El
uso de marcas simples facilita su entendimiento.
Las marcas de auditoría cumplen los siguientes propósitos:
1. Dejar constancia del trabajo realizado.
2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues
evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias
partidas.
3. Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.
Por sus características, las marcas pueden ser de dos tipos:
1. Estándar
Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican
constantemente en las auditorías y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores
que las emplean. Son de utilización y aceptación general.
2. Específicas
Las marcas específicas no de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al
índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de
trabajo.
Las marcas de auditoria son signos que se ponen a un escrito para reconocerlo, así como
completar la información plasmada en la cedula de auditoria, incluir observaciones o
comentarios”
Al igual que los índices, cada autor puede crear sus propias marcas y procedimientos, procurando
que se utilicen de manera uniforme en todo los trabajos que realice. (Manual General de
Auditoría Gubernamental) (Boza)
Las marcas de auditoría son de dos clases:

 con significado uniforme a través de todos los papeles de trabajo.

 con distinto significado a criterio del auditor. (Manual General de Auditoría
Gubernamental) (ManAuFi)
a) Marcas con significado uniforme a través de todos los papeles de trabajo
Estos símbolos se incluyen en los papeles de trabajo y representan pruebas o procedimientos de
auditoría aplicados a las transacciones u operaciones registradas o informadas por la entidad. Las
marcas con significado uniforme se registran en el lado derecho de la información verificada y de
ser extensa la información se utiliza un paréntesis rectangular que identifique concretamente la
información sujeta a revisión y en el centro se ubicará la marca.
b) Marcas con significado a criterio del auditor
Las marcas que tienen significado a criterio del auditor responsable de ejecutar la auditoría, se las
utiliza para definir en forma resumida el procedimiento, tarea o prueba aplicada a la información,
transacción, dato o actividad examinada.

MARCA SIGNIFICADO

¥ Confrontado con libros

§ Cotejado con documento

µ Corrección realizada

¢ Comparado en auxiliar

¶ Sumado verticalmente

© Confrontado correcto

^ Sumas verificadas

« Pendiente de registro

Ø No reúne requisitos

S Solicitud de confirmación enviada

SI Solicitud de confirmación recibida inconforme

Solicitud de confirmación recibida inconforme pero

SIA
aclarada

SC Solicitud de confirmación recibida conforme

S Totalizado

ã Conciliado

Æ Circularizado

Y Inspeccionado

∑ Sumatoria
EJERCICIO PRÁCTICO

Marcas en Auditoría

4° CPA “B” Y ASOCIADOS Universidad Técnica Estatal de Quevedo

Telf.: 0984383886 / (052) 903 522
keylavalero03@gmail.com
Quevedo - Los Ríos - Ecuador
Razón social: Panificadora “D’Carlos” Elab. por: Superv. por:
Ruc: 1308589355 Equipo 5 m.n.r.c.
Dirección: Ubicada en las calles Bolívar 202 Fecha:
12/06/18
Fecha:
12/06/18
C.E.C.I. 5/11
y sexta (esquina)
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
ALTERNATIVAS
Nº PREGUNTAS OBSERVACIONES MARCA
SI NO
¿Está el personal capacitado
Si cuentan con el perfil idóneo para
1 para tener rendimiento en su X
la labor que realizan. √
tarea asignada en el negocio?
¿Es la estructura
Se verificó que la empresa no consta
organizacional adecuada para
con la estructura adecuada, pero
2 el tamaño de actividades X
están en la planificación de
Ø
operacionales y ubicación de
reconstruir el local.
la compañía?
¿Se encuentran escritos los
Si se encuentran escritos los
3 procedimientos de X
procedimientos de la producción. √
producción?
¿Posee un respectivo control La empresa si lleva un control de los
4 de la materia prima utilizada X materiales utilizados para su debida Y
para la producción? producción.
¿La empresa cuenta con un Si, de hecho con esto se rige la
manual que se ajuste a las empresa. Definitivamente, ya que
5
actividades y necesidades de la
X
mediante el manejo de un manual √
empresa? habrá un mejor control interno.

MARCAS: Conclusión: En éste componente se observó que son

Ø No reúne requisitos favorables las actividades dirigidas y realizadas por el personal
Y Inspeccionado de la entidad.
Observaciones: La estructura organizacional para el tamaño
√ Verificado de actividades no es adecuada de momento.