hivar. com- tlo y 2No ante- ORA CIA Y METODOS PARA |O DE DOCUMENTOS La comunicacién escrita aporta seriedad y formalidad en toda transaccién comercial. Puede ser interna o extema, En toda empresa, sea grande 0 pequefia se erean, reci- | ‘ben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo. Esto tiltimo es el objetivo de Ia archivonomia, que es la disciplina que ensefia el arte de archivar. a peer Seana renin mteeue as, ~ &POR QUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS? El comercio, la banca, laindustria y en general el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas precisan de la comunicacién escrita, porque las relaciones comerciales y empre- sariales necesitan fijarse en términos que sélo puede aportar la comunicacién escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: + permanencia y * constancia, alas que cabe agregar las de ser: + medio de prueba legal y + medio de facilitacién del intercambio comercial. Permanencia Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente, La permanencia conlleva duracién. El complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duracién que otorga la existen- cia deun documento escrito. Constancia La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comu- nicacién escrita es la tinica forma de garantizar eficazmente que lo que un dia se ‘pacté sigue en pie; un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envio. Es la constancia de las diferentes partes que intervienen en la relacién mercantil o comercial.Medio de prueba legal Que una comunicacién escrita tenga el valor de constanci piedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio, Esto se debe a que es un testimo- a, le otorga una nueva pro- nio fiel de las condiciones en que se hizo una transaccién. Medio de facilitacion del intercambio Por tiltimo, la comunicacién escrita aporta un elemento d toda transaccién comercial. comercial le seriedad y formalidad en Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el mom adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dent Gireutar.«- Memorando , Convocatoria Interna Acta de junta (minutay => J informes:: <=) ‘Otros Canta comercial Escritos oficiales oe] Escritos de caracter. sociales eee Externa_ Cartas.ala prensa, | Telegramas 5 8, f ento preciso. Sin el manejo ro de una gaveta de archivo (fisicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora, cualquier negocio dejaria de funcionar con efectividad. Pagos ycobros:” Correspondencia Slbanearia ss i Seguros yitransportes | Otros. ye Instancia Oficios 95! Circulares... Centificados Ones. PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA ‘Todo documento comercial (carta, contrato, factura, order existe como parte de la operacién administrativa de un negocio. CAPITULO 1. IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL. MANEJO DE DOCUMENTOS n de compra o requisicién)Por ejemplo, un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte a pros de|as operaciones del departamento de personal, una tarjeta para marcar la entrada y timo- : salida de un empleado es parte de la operacién del area de pagos. La mayoria de las || operaciones administrativas fancionan separadamente, sobre todo en el émbito de || as grandes empresas; asf, encontramos que un negocio cuenta con un departamento | de-ventaso de relaciones piblicas; un departamento de compras; un departamento de | Finanzas al que pertenecen: contabilidad, néminas y pagos; un almacén; un departa~ laden | mento de personal; un departamento de mercadotecnia; un departamento de produc- cién, etcétera. cutivo Cada uno de estos departamentos o direas recibe, procesa, transmite, registra y anejo crea documentos que facilitan el trabajo. chivo gocio MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO Enuna época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperacién y la proteccién de papeles comerciales, es decit, lo que conocemos basicamente como el archivo (que significa custodiar, guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no s6lo el archivo, sino también el control, la utilizacién, la creacidn y la disponibilidad final de éstos. El manejo y control de documentos, asi como el sistema adecuado para su archi vo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientas basicos y est consciente de la importancia del correcto control, creacién, uilizacién, almacenamiento, proteccién y disposicién de los documentos necesarios en cada transaccién que se tealiza. ‘Antes de continuar con el proceso administrativo de une oficina en la que se en- cuentran todo tipo de documentos (los que no pueden dejarse por ahi... amontonarse. ‘guardarse en un cajén... metertos en la titima gaveta para maiiana... en fin, tantas acciones incorrectas que realizamos con éstos, solamente porque no nos gusta archivar diario), veamos la terminologia que se debe utilizar, especificamente, en esta ciencia, TERMINOLOGIA ESPECIFICA ‘Archivonomia: ‘Ciericia en la que se aprendé-el arte'de’ archiver. bist abs ‘Archivar:’Sistemarpara organizar y quardar los © documentos en forma ordenada y eficiente enun archivador. Sr ae ae Sistema: Conjunto de normas establecidas para et funcionamiento adecuado de algo. Atchivador: Mueble 0 caja que retine las caracteristicas : adecuadas para ia proteccién de los. aa documentos. Fichero de informatica o informacién que se almacena fuera del orderiador en discoo” icién) ; 4 encasete, : : MANEIODEDOCUMENTOS Y ARCHIVO = 3