Manual Word y Excel Intermedio

MICROSOFT
WORD y EXCEL
INTERMEDIO
Indice
Microsoft Word
1. Trabajar con estilos.................................................................................... 5
1.1. Aplicar un estilo de carácter o de párrafo..........................................................................5
1.2. Crear un estilo de carácter.................................................................................................5
1.3. Crear un nuevo estilo de párrafo.......................................................................................6
1.4. Modificar estilos................................................................................................................6
1.5. Uso del área de estilo.........................................................................................................7
1.6. Organizar estilos................................................................................................................8
2. Encabezados y pies de página................................................................... 9
2.1. Autotexto en el encabezado............................................................................................10
3. Columnas.................................................................................................. 11
4. Cuadros de texto...................................................................................... 12
5. Saltos de página y sección.......................................................................14
5.1. ¿Qué es un salto de página?...........................................................................................14
5.2. ¿Cómo insertar un salto de página?................................................................................14
5.3. ¿Qué es salto de sección?...............................................................................................16
5.4. ¿Cómo insertar un salto de sección?..............................................................................16
5.5. Tipo de formato que se puede cambiar insertando un salto de sección.........................16
5.6. Tipos de salto de sección................................................................................................17
5.7 Eliminar salto de sección..................................................................................................18
5.8. Diferencia entre salto de página y salto de sección.........................................................19
6. Autotexto.................................................................................................. 20
6.1. Crear un autotexto...........................................................................................................20
6.2. Insertar un autotexto.......................................................................................................21
6.3. Elementos rápidos...........................................................................................................22
6.4. Eliminar un autotexto......................................................................................................23
6.5. Modificar un elemento de autotexto...............................................................................23
7. Referencias............................................................................................... 24
7.1. Crear automáticamente una tabla de contenido.............................................................24
2
7.2. Referencias bibliograficas.................................................................................................26
7.3. Notas al pie y notas al final..............................................................................................30
8. Control de cambios................................................................................... 33
9. Formularios............................................................................................... 36
9.1. ¿Qué es un formulario?...................................................................................................36
9.2. ¿Cómo crear un formulario?............................................................................................36
9.3. Ventana de configuración de un campo tipo texto..........................................................37
9.4. Ventana de configuración de un campo tipo casilla de verificación.................................38
9.5. Ventana de configuración de un campo tipo lista desplegable........................................38
9.6. Trabajar con formularios..................................................................................................39
10. Combinar correspondencia.................................................................... 40
10.1. Creación del documento principal.................................................................................40
10.2. Crear origen de datos.....................................................................................................41
10.3. Insertar campos.............................................................................................................42
10.4. Finalizar el proceso........................................................................................................43
10.5. Creación de etiquetas....................................................................................................43
Microsoft Excel
11. Funciónes avanzadas en Excel..............................................................46
11.1. Funciónes de busqueda.................................................................................................46
11.2. FunciOnes condiciónales................................................................................................54
11.3. Formato condicional......................................................................................................60
11.4. Proteger hojas y libros...................................................................................................63
12. Operaciónes con base de datos.............................................................68
12.1. Importar datos a eExcel.................................................................................................68
12.2. Conexiones externas......................................................................................................72
12.3. Importar datos de Word a Excel.....................................................................................73
12.4. Importar datos de Excel a Word.....................................................................................73
12.5. Importar datos de Access...............................................................................................74
12.6. Trabajos con base de datos en Excel..............................................................................75
12.7. Subtotales......................................................................................................................96
14. Tablas dinámicas.................................................................................. 103
14.1. Creación y manejo de tablas dinámicas.......................................................................103
3
14.2. Formulas en tablas dinamicas......................................................................................109
14.3. Tabla dinamica a partir de una fuente de datos externa: Access.................................110
14.4. Tabla dinámica con conexión a un origen de datos......................................................113
15. Las macros en Excel............................................................................ 116
15.1. Grabar una macro........................................................................................................116
15.2. Seguridad en macros...................................................................................................118
15.3. Codigos de una macro de excel....................................................................................120
15.4. Códigos más comunes.................................................................................................124
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MICROSOFT WORD
1. Trabajar con estilos
Un estilo es un grupo de atributos de formato que puede aplicarse de

una sola vez. El estilo de carácter da formato a palabras o líneas,
mientras que el estilo de párrafo da estilo a párrafos completos.
La plantilla normal lleva asociados una serie de estilos que puedes

ver desplegando estilo. Pero estos estilos pueden modificarse y
añadir otros nuevos, utilizando el menú formato/estilo.
1.1. Aplicar un estilo de carácter o de párrafo.
Se supone que el estilo está predefinido, así que sólo hay que
seleccionar la palabra o palabras a modificar, desplegar estilo y
seleccionar el deseado.
En el caso de que el estilo a aplicar sea de párrafo, basta con que el cursor esté dentro del
párrafo para que se aplique a todo.
1.2. Crear un estilo de carácter
La creación de un estilo de carácter se hace desde Formato/estilo. Aunque el punto de partida

puede ser doble. Para estilo de carácter definiremos las características manualmente, mientras
que la forma automática la definiremos en estilo de párrafo. En el cuadro de diálogo que
aparece es necesario introducir un nombre que identifique al estilo y decidir si deseamos un
estilo de carácter o de párrafo.
En el desplegable basado en, elegiremos un formato concreto, si deseamos que conserve

alguna de las características de ese formato, en caso contrario, podemos hacerlo partiendo de
texto normal.
Seguidamente, mediante el menú formato, podemos aplicar las características de Fuente que
deseemos dar al nuevo estilo.
5
Al crear un nuevo estilo, éste se habrá agregado al desplegable estilo, por lo que, para
aplicarlo, seguiremos los pasos descritos en Aplicar estilo.
1.3. Crear un nuevo estilo de párrafo
Probablemente, la forma más sencilla de crear un estilo (sea de carácter o de párrafo) es partir
de uno ya creado. Supongamos que pretendemos dar a varios párrafos unas características
concretas de sangrías, viñetas, bordes, sombreados... Podemos dar el formato a uno de los
párrafos y crear el estilo de párrafo partiendo del ya formateado.
Simplemente, habrá que señalarlo, entrar en Formato/Estilo, seleccionar nuevo, ponerle

nombre, indicarle que es estilo de párrafo y comprobar, en la descripción, que están todas las
características que queríamos introducir.
1.4. Modificar estilos
Un estilo de párrafo o de carácter puede modificarse consiguiendo que esa modificación se

traslade a todas las partes de texto en los que se ha usado. El procedimiento es el siguiente:
Marcar el texto en el que deseemos modificar el estilo (de párrafo o de carácter) y modificarlo.
A continuación, entrar en el desplegable estilo en el que estará seleccionado el estilo que
estemos modificando, y hacer clic en él como si fuéramos a aplicarlo. Saldrá este cuadro de
diálogo:
6
Si seleccionamos redefinir el estilo, todas las partes del texto que tuvieran aplicado ese estilo
quedarán reformateadas automáticamente.
1.5. Uso del área de estilo
Un documento puede incluir un área que muestre los nombres de estilo aplicados a todo el
texto, esta área sólo será visible en las vistas normal y esquema.
Para visualizar el área de estilo, entraremos en Ver/Normal o Ver/Esquema y una vez que el
documento se vea en alguna de estas vistas, entraremos en Herramientas/ /Opciones/Ver. En
el área Opciones de la vista normal y esquema, escribiremos 1 en el Ancho del área de estilo.
Tras aceptar, el área de estilo aparecerá en la pantalla.
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Para ocultar el área de estilo, seguiremos el mismo procedimiento, escribiendo el valor 0 en
Ancho del área de estilo.
1.6. Organizar estilos
Eliminar un estilo, puede hacerse desde el organizador que aparece en Formato/Estilo. Habrá
que seleccionar el estilo de la lista y eliminarlo. Desde aquí también podremos incorporarlo a la
plantilla normal copiándolo de la ventana derecha a la ventana izquierda.
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2. Encabezados y pies de página
Los encabezados y los pies de página contienen información que se imprime en las partes
superior e inferior de cada página. Por ejemplo, en este manual, aparece como encabezado de
página información y números de página.
Para trabajar con encabezados y pies de página, se utiliza una barra de herramientas que se
abre automáticamente cada vez que queremos trabajar con ellos con Ver/encabezado y pie de
página. La zona de encabezados y pies de página aparece delimitada por un rectángulo
discontinúo.
Antes de comenzar a trabajar con los encabezados y los pies, tenemos que asegurarnos de que
hemos dejado suficiente margen para ellos (Archivo/Configurar página/Márgenes).
Desde este mismo lugar o utilizando el botón configurar página de la barra de

herramientas encabezado y pie de página, podemos configurar nuestro documento para que
no aparezcan los encabezados y pies de página en la primera, si se trata de una portada, para
poner encabezados y pies diferentes según se trate de páginas pares o impares (si queremos
imprimir por las dos caras conviene que el número de página siempre quede en el lado exterior
de la página) o aplicar diferentes encabezados y pies de página a diferentes partes del
documento.
9
2.1. Autotexto en el encabezado
Mediante el botón de Insertar Autotexto, podemos añadir a

nuestros encabezados y pies de página algunas entradas
predefinidas. La información personal que utiliza el programa
depende de la que hayamos introducido en la
configuración de
Herramientas/Opciones/Información del usuario.
10
3. Columnas
Para crear columnas pulsamos Formato-Columnas. Nos aparece la siguiente ventana y allí le
indicamos el número de columnas, el ancho y el espaciado entre columnas. Si desactivamos la
opción Columnas de igual ancho podemos hacer columnas diferentes. También podemos hacer
que aparezca una línea de separación entre las columnas.
Si hemos activado las columnas en un documento (no sobre un texto previamente escrito) y
queremos pasar de una columna a otra, puede realizarse de dos formas: esperarnos a que
acabe la página o hacer un salto manual de columnas. Para realizar el salto manual abrimos el
menú Insertar-Salto y en la ventana de diálogo elegir la opción Salto de columnas.
La creación de columnas puede realizarse bien aplicando el formato de columnas a un texto ya
escrito, bien seleccionando la característica de columnas antes de escribir el texto. La primera
de las opciones, parece la más adecuada, ya que Word intenta hacer una distribución de texto
equilibrada entre ambas. La segunda de las opciones requiere que definamos previamente las
características de las columnas y que, una vez escrito el texto en la columna izquierda,
insertemos un salto de columna donde consideremos oportuno para que pase a la columna
derecha todo lo que queda por debajo del salto; esta segunda posibilidad parece más
adecuada cuando deseamos dejar desequilibrado el número de líneas de una u otra columna;
sin embargo, su comportamiento es más rígido: en el primer caso, si insertamos texto, ambas
columnas se reequilibran, si lo hacemos en columnas creadas con salto, el texto se incorpora
en la columna donde pongamos el punto de inserción.
Recuerda que cada vez que cambies el formato de columnas, Word insertará un salto de
sección continuo, lo que permite que en una página haya una estructura compleja mezclando
una o varias columnas.
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Si utilizamos columnas muy estrechas, no conviene usar el ajuste justificado que puede dejar
muchos espacios en blanco para realizar el ajuste o, si lo usas, utilizar la separación de palabras
con guiones.
La verificación de la casilla Empezar columna permite insertar, desde ese punto, el salto de
columna. El texto que haya a partir del punto de inserción se desplazará al inicio de la siguiente
columna.
4. Cuadros de texto
Un cuadro de texto es un elemento gráfico en el que podemos incluir texto u otro objeto
dentro de él (tablas, imágenes, etc.). Se puede mover y colocar en cualquier parte del
documento. Al igual que las imágenes se puede modificar su formato, basta con seleccionarlo
haciendo clic sobre él y con el botón derecho elegir Formato del cuadro de texto. Nos
aparecerá una ventana con varias pestañas y desde allí cambiarle ajustes, posiciones, líneas,
etc.
Para insertar un cuadro de texto pulsaremos el botón de la barra de dibujo o también desde
el menú Insertar-Cuadro de texto. El cursor se convierte en una cruz para que dibujemos el
cuadro. Una vez dibujado podemos escribir el texto que deseemos. Con los botones de
selección le podemos cambiar el tamaño.
Si deseamos moverlo nos situaremos en la línea exterior del mismo y arrastraremos el ratón y
si queremos salir fuera del cuadro hacemos clic en el documento. Para volver a escribir en el
cuadro de texto basta con hacer clic en su interior.
Al ser un elemento gráfico a este cuadro de texto le podremos aplicar todas las opciones que
disponemos en la barra de dibujo: grosores de líneas, sombreados, 3 dimensiones, etc.
Cuando se inserta un cuadro de texto aparece una barra de
herramientas flotante que facilita el trabajo con cuadros. Su principal
característica es que permite vincular dos o más cuadros, de forma
que fluya el texto entre ellos. Así, podemos trabajar con la misma
estructura de viñetas que suelen utilizar en las imprentas. Del mismo modo, podemos romper
el vínculo entre dos cuadros, movernos al cuadro anterior o al siguiente y trabajar con la
orientación del texto.
La forma de hacerlo es sencilla: se escribe el texto en el primer cuadro, aunque desborde el
tamaño. Posteriormente, se selecciona o crea otro cuadro de texto o una autoforma a la que se
definirá como cuadro de texto mediante agregar texto. Marcando el primero, se pulsa el botón
crear vínculo y, al acceder al segundo, aparecerá el cursor como una jarra. Bastará con hacer
clic para que el texto fluya entre ambos.
Si borramos texto del primer cuadro, parte del que hay en el segundo pasará a ocupar ese
espacio. Lo contrario sucederá si añadimos texto en el primero.
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En realidad, cualquier autoforma puede hacer el papel de un cuadro de texto, bastará con
hacer clic derecho sobre ella seleccionando agregar texto; entonces, la autoforma pasa a
convertirse en un cuadro de texto con las mismas características. Sólo hay una diferencia: si
queremos modificar el contenido de un cuadro de texto, bastará con entrar con el ratón,
mientras que si lo queremos hacer en una autoforma, será necesario hacer clic derecho en ella
para seleccionar modificar texto.
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5. Saltos de página y sección
5.1. ¿Qué es un salto de página?
Cuando estamos escribiendo un documento, suele ocurrir que queramos empezar a escribir en
la siguiente página sin haber terminado de escribir en la página que estamos. Cuando pasa eso,
mucha gente empieza a pulsar la tecla del Enter hasta que Word cambia de página. Es to un
enorme error.
La tecla enter sirve para escribir en la siguiente línea. Pero si cambiamos de página por este
método si queremos seguir escribiendo en la página anterior el diseño de la página nueva se
daña por completo.
Para evitar este problema utilizaremos salto de página. Al utilizar el salto de página le
indicamos a Word que hemos terminado esa página y que queremos comenzar al inicio de la
siguiente. Si más tarde quisiésemos volver a escribir en la página que hemos dejado a medias,
no habrá problema, porque Word entenderá que, donde termine nuestro texto, termina la
página, y que el texto que viene después debe comenzar al principio de la siguiente página.
5.2. ¿Cómo insertar un salto de página?
Para insertar un salto de página tenemos dos formas:

Forma directa
Colocamos el cursor el final del texto
Damos dos enter
Pulsamos la tecla ctrl y al mismo tiempo la ficha enter
 Forma indirecta
Clic en la ficha insertar
Clic en el comando salto de página, del grupo páginas
14
Otra forma de cambiar de página se realiza de la siguiente manera:
Diseño de página
Saltos
Pagina
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5.3. ¿Qué es salto de sección?
Es una aplicación que se utiliza para dividir diferentes capítulos de un mismo documento por
secciones. Esto facilita la edición de cada capítulo. Lo que hace esta opción es cambiar el
formato o diseño de las páginas que se estén usando. Así por ejemplo si se está trabajando en
varios capítulos se podrá dotar de características especiales a cada página.
5.4. ¿Cómo insertar un salto de sección?
Para insertar un salto de sección:

Colocar el cursor delante del párrafo que se requiera cambiar de sección.
Ir a la ficha diseño de página
Clic en saltos (grupo configurar página)
Clic en página siguiente (salto de sección)
5.5. Tipo de formato que se puede cambiar insertando un salto de sección
Se pueden cambiar los formatos siguientes en secciones concretas:

 Márgenes
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 Tamaño u orientación del papel
 Origen del papel de una impresora
 Bordes de página
 Alineación vertical del texto de las páginas
 Encabezados y pies de página
 Columnas
 Numeración de páginas
 Numeración de líneas
 Notas al pie y notas al final
5.6. Tipos de salto de sección
Página siguiente
Inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente. Este tipo de salto de
sección es especialmente útil para iniciar los nuevos capítulos de un documento.
2013
Continuo
Inserta un salto de sección e inicia la sección nueva en la misma página. Los saltos de sección
continuos son apropiados para crear un cambio de formato, como un número diferente de
columnas en una página.
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Página par o Página impar
Insertan un salto de sección e inician la nueva sección en la siguiente página par o impar,
respectivamente.
2013
Ilustración 6 . Página par e impar
5.7 Eliminar salto de sección
Seleccione el salto de sección que desee eliminar.
18
Presione la tecla SUPRIMIR.
5.8. Diferencia entre salto de página y salto de sección
El salto de página sólo debe usarse para decirle a Word que pase a la página siguiente. Sin
embargo, si en la página siguiente queremos empezar un capítulo nuevo (una sección nueva),
debemos decírselo a Word insertando un salto de sección en vez de un salto de página.
En principio, se nota ninguna diferencia, porque el salto de sección funciona igual. Sin
embargo, como Word entiende que lo que vamos a empezar es un capítulo nuevo, también te
permite aplicar a este capítulo nuevo opciones nuevas. Por ejemplo: cambiar la orientación de
la página a horizontal, hacer que desaparezca el número de página en este nuevo capítulo,
cambiar el encabezado de la página en este nuevo capítulo, etc.
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6. Autotexto
En el día a día de la actividad en nuestro puesto de trabajo, elaboramos documentos del mismo
tipo, ciertos párrafos de escritura se repiten frecuentemente, por lo que podrían aprovecharse
en más ocasiones dentro de un mismo documento (si es que es un documento largo) o bien en
otros documentos.
Así por ejemplo, la fórmula de saludo de comienzo o despedida de una carta se podría utilizar
para otras muchas cartas que elaboramos a lo largo de los días. En el caso de despedidas
repetitivas para cartas comerciales, la despedida, con los datos del firmante incluso la rúbrica
simulada podría ser un autotexto:
Un autotexto permite almacenar textos y/o gráficos bajo un nombre o abreviatura para
posteriormente insertarlos en cualquier parte del documento actual, o de otros documentos
creados a partir del instante en que se define el autotexto.
6.1. Crear un autotexto
Para crear un autotexto actuar como sigue:

Seleccionar el bloque de texto y/o gráfico del documento que deseemos sea el autotexto.
Dentro de la ficha Insertar, elegir la opción elementos rápidos .

Desplegando el menú que aparece al presionar la flecha que aparece junto a este comando, y
elegir la opción " Guardar selección en una galería de elementos rápidos".
20
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En el cuadro de texto Nombre, teclear el nombre para el nuevo elemento de autotexto o

aceptar el que Word propone por defecto, que consiste en las primeras palabras del bloque de
texto seleccionado. En el ejemplo "Sin otro particular, reciba".
Rellenar de manera opcional el resto de los cuadros de texto que nos ofrece este cuadro de
diálogo. Y pulsar aceptar, para que este texto quede agregado como un autotexto más.
6.2. Insertar un autotexto
Para insertar un elemento de autotexto actuar como sigue:

Situar el cursor en la posición en la que se insertará el elemento de autotexto
Desplegar el menú de Elementos Rápidos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
21
Elegir de la lista de elementos rápidos o de autotexto que nos ofrece, el que se desea insertar
Pulsar sobre el elemento elegido, y se insertará en el lugar en que tengamos situado el cursor.
6.3. Elementos rápidos
Además de los autotextos que nosotros mismos elaboramos para dar rapidez a nuestro trabajo,
Word nos ofrece la posibilidad de insertar otros elementos rápidos, de formatos variados y ya
elaborados, que podemos utilizar según sea mas adecuado para cada ocasión.
Para poder acceder a estos elementos rápidos, y además obtener una vista previa de los
mismos, procederemos de la siguiente manera:
Pulsamos sobre la opción elementos rápidos , de la ficha "Insertar", y
dentro de estos elegimosOrganizador de bloques de creación.
En este caso se nos abrirá una ventana como la siguiente:

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Este es todo el listado de los elementos rápidos de que dispone la aplicación. Al pulsar sobre
cada uno de los casos, podré visualizar una vista previa del elemento antes de decidir insertarlo
o no en nuestro documento.
6.4. Eliminar un autotexto
Para eliminar un elemento de autotexto elegirlo como en el caso de querer insertarlo, y pulsar
el botón Eliminar del cuadro de diálogo.
6.5. Modificar un elemento de autotexto
Para modificar un elemento de autotexto se debe volver a crear otro autotexto con el mismo
nombre, se aconseja insertar el autotexto que queremos modificar, modificarlo y volver a crear
un autotexto con el mismo texto de descripción. Word indicará que el autotexto ya existía y
permitirá remplazarlo por el nuevo.
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7. Referencias
7.1. Crear automáticamente una tabla de contenido
La forma más sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los estilos de título integrados.
También puede crear una tabla de contenido basada en los estilos personalizados que haya
aplicado. O bien, puede asignar la tabla de los niveles de contenido a elementos de texto
específicos.
Marcar elementos utilizando los estilos de título integrados
Seleccione el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido.
En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el estilo que desee.
Por ejemplo, si seleccionó texto al que desea que el estilo de título principal, haga clic en el
estilo denominado Título 1 en la galería Estilos rápidos.
Si no ve el estilo que desee, haga clic en la flecha para expandir la galería Estilos rápidos.
Si el estilo que desea no aparece en la galería Estilos rápidos, presione CTRL + MAYÚS + S para
abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desee.
Crear una tabla de contenido de la Galería
Después de marcar las entradas de la tabla de contenido, está listo para generarla.
Haga clic donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio de un
documento.
En la ficha referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y, a
continuación, haga clic en la tabla de estilo de contenido que desee.
Si desea especificar más opciones, por ejemplo, ¿cuántos niveles de título para mostrar, haga
clic enInsertar tabla de contenido para abrir el cuadro de diálogo Tabla de contenido. Crear una
tabla de contenido personalizada
En la ficha referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y, a
continuación, haga clic en Insertar tabla de contenido.
24
En el cuadro de diálogo Tabla de contenido, realice una de las siguientes acciones:
Para cambiar el número de niveles de título se muestra en la tabla de contenido, escriba el
número que desee en el cuadro junto a Mostrar los niveles, en General.
Para cambiar la apariencia general de la tabla de contenido, haga clic en un formato diferente
en la lista de formatos. Puede ver el aspecto de su elección en las áreas Vista preliminar y Vista
previa de Web.
Para cambiar el tipo de línea que aparece entre el texto del elemento y el número de página,
haga clic en una opción en la lista como carácter de relleno.
Para cambiar la forma en que los niveles de título se muestran en la tabla de contenido, haga
clic enModificar. En el cuadro de diálogo estilo, haga clic en el nivel que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Modificar. En el cuadro de diálogo Modificar estilo, puede cambiar la
fuente, el tamaño y la cantidad de sangría.
Para utilizar estilos personalizados en la tabla de contenido, haga clic en Opciones y, a
continuación, haga lo siguiente:
En estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los títulos en el documento.
En nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un número del 1 al 9 para indicar el nivel
que desea para representar el estilo de título.
Si desea utilizar sólo los estilos personalizados, elimine los números de nivel TDC de los estilos
integrados, como título 1.
Repita los pasos 1 y 2 para cada estilo de título que desee incluir en la tabla de contenido.
Haga clic en Aceptar.
Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento:
Documento impreso Si está creando un documento que se leerá en una página impresa, crear
una tabla de contenido en la que cada entrada muestra el título y el número de página donde
aparece el título. Los lectores pueden ir a la página que desee.
Documento en pantalla Para un documento que va a leer en pantalla en Word, puede
formatear las entradas de la tabla de contenido como hipervínculos, para que los lectores
puedan ir al título haciendo clic en su entrada en la tabla de contenido.
Actualizar la tabla de contenido

Si agregó o quitó títulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede
actualizar rápidamente la tabla de contenido.
En la ficha referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar la tabla.
25
Haga clic en actualizar sólo los números de página o Actualizar toda la tabla.
Eliminar una tabla de contenido
En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.
Haga clic en Quitar tabla de contenido.
7.2. Referencias bibliograficas
Una bibliografía es una lista de fuentes de información consultadas o citadas durante la

creación de los documentos y que normalmente se incluye al final de éstos. En Microsoft Word
2010, se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de
origen proporcionada para el documento.
Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que
pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya creado.
Puede elegir el estilo bibliográfico que desee y puede agregar nuevos estilos de bibliografía.
Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento.

Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva fuente de
información que aparecerá en la bibliografía.
En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en la flecha situada junto a la
lista Estilo.
Haga clic en el estilo que desea usar para la cita y la fuente de información.
Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen usar los estilos MLA o APA
para las citas y las fuentes de información.
26
Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.
En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.
Siga uno de estos procedimientos:

Para agregar la información de origen, haga clic en Agregar nueva fuente.
Para agregar un marcador de posición, de manera que pueda crear una cita y rellenar más
adelante la información de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posición. Aparece
un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de
fuentes.
Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a
Tipo de fuente bibliográfica
.
Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web.
27
Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información.
Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de
verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.
Buscar una fuente de información

La lista de fuentes de información que puede consultar o citar puede llegar a ser bastante larga.
En ciertas ocasiones, podría buscar una fuente de información citada en otro documento
usando el comando Administrar fuentes.
En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.
Si abre un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las
fuentes de información usadas en documentos anteriores.
Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y
todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen
bajo Lista general.
Para buscar una fuente de información específica, siga uno de estos procedimientos:
En el cuadro de ordenación, ordene por autor, título, nombre de etiqueta de cita o año, y a
continuación busque en la lista resultante la fuente de información que desea usar.
En el cuadro Buscar, escriba el título o el autor de la fuente de información que desea buscar.
La lista se acotará dinámicamente para coincidir con el término de búsqueda.
Nota Puede hacer clic en el botón Examinar del Administrador de fuentes para seleccionar
otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes de información en el
documento. Por ejemplo, podría conectar con un archivo almacenado en un servidor
compartido, en el equipo o el servidor de un compañero de investigación o en un sitio web de
una universidad o una institución de investigación.
Modificar un marcador de posición de cita.

En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posición de cita y después esperar
hasta más tarde para rellenar la toda la información de las fuentes de información bibliográfica.
Los cambios que realice en una fuente de información se reflejan automáticamente en la
bibliografía, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de
marcador de posición en el Administrador de fuentes.
28
En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.
Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posición que desea modificar.
Nota Las fuentes de marcadores de posición se alfabetizan en el Administrador de fuentes,
junto con todas las demás fuentes, según el nombre de etiqueta del marcador de posición. Los
nombres de etiqueta de marcador de posición son números de forma predeterminada, pero
puede personalizar el nombre de etiqueta de marcador de posición con cualquier etiqueta que
desee.
Haga clic en Editar .
Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a
Tipo de fuente bibliográfica.
Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web.
Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información. Utilice el botón Editar
para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado.
Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de
verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.
Crear una bibliografía

Puede crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o más fuentes en
un documento. Si no dispone de toda la información necesaria sobre una fuente de
29
información para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posición de cita y, más
adelante, completar la información relativa a la fuente de información.
Nota En la bibliografía no se incluyen los marcadores de posición de citas.
Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente al final del documento.
En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Bibliografía.
Haga clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento.
7.3. Notas al pie y notas al final
Las notas al pie y notas al final se utilizan en los documentos impresos para explicar, comentar
o hacer referencia al texto de un documento. Puede utilizar las notas al pie para comentarios
detallados y las notas al final para citar fuentes de Información.
Las notas al pie o las notas al final constan de dos partes vinculadas: la marca de referencia de
nota (marca de referencia de nota: número, carácter o combinación de caracteres que indica
que esa información adicional está en una nota al pie o una nota al final.) y el texto
correspondiente a la nota.
30
Insertar una nota al pie o una nota al final
Microsoft Word numera automáticamente las notas al pie y las notas al final. Se puede utilizar
un solo esquema de numeración en todo un documento, o bien distintos esquemas de
numeración para las diversas secciones de un documento.
Los comandos para insertar y editar notas al pie y notas al final se pueden encontrar en la ficha
Referencias, en el grupo Notas al pie.
Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word vuelve a numerar las
marcas de referencia de las notas al pie y al final.
31
Nota Si las notas al pie del documento están numeradas de forma incorrecta, es posible que
el documento contenga marcas de revisión. Acepte las marcas de revisión para que Word
numere correctamente las notas al pie y las notas al final.
En la vista de Diseño de impresión haga clic en el lugar donde desee insertar la marca de
referencia de nota.
En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Insertar nota al pie o en Insertar
nota al final. Word inserta la marca de referencia de nota y coloca el punto de inserción en el
área de texto de la nueva nota al pie o nota al final.
Método abreviado de teclado Para insertar una nota al pie, presione CTRL+ALT+F. Para insertar
una nota al final, presione CTRL+ALT+D.
De forma predeterminada, Word coloca las notas al pie al final de cada página y las notas al
final al término del documento.
Escriba el texto de la nota.
Haga doble clic en la marca de referencia de nota al pie o nota a final para volver a la marca de
referencia en el documento.
Para cambiar la ubicación o aplicar formato a las notas al pie o las notas al final, haga clic en el
Selector de cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final y siga uno de estos procedimientos:
Para convertir las notas al pie en notas al final o viceversa, en
Ubicación, elija Notas al pie o Notas al final y, a continuación, haga clic en Convertir. En el
cuadro de diálogo Convertir notas, haga clic en Aceptar.
Para cambiar el formato de numeración, haga clic en el formato deseado en el cuadro Formato
de número y haga clic en Aplicar.
Para utilizar una marca personalizada en vez de un formato tradicional de número, haga clic en
Símbolo junto a Marca personal y, a continuación, elija una marca entre los símbolos
disponibles. No se cambiarán las marcas de referencia de nota existentes. Solo se agregarán las
nuevas.
Cambiar el formato de los números de las notas al pie o notas al final

Coloque el punto de inserción en la sección en la que desee cambiar el formato de la nota al
pie o la nota al final. Si el documento no está dividido en secciones, coloque el punto de
inserción en cualquier lugar del documento.
En la ficha Referencias, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo Notas al pie y notas al
final.
Haga clic en Notas al pie o en Notas al final.
Haga clic en la opción deseada del cuadro Formato de número.
Haga clic en Aplicar.
32
8. Control de cambios
Cuando desee ver quién está cambiando qué en el documento, active el control de cambios.
Haga clic en Revisar > Control de cambios.
Ahora Word se encuentra en la vista Revisión sencilla. Word marca los cambios que cualquiera
realiza en el documento y le muestra dónde están los cambios mostrando una línea cerca del
margen.
Word muestra un pequeño globo cuando alguien ha realizado un comentario. Para ver un
comentario, haga clic en el globo.
Para ver los cambios, haga clic en la línea cerca del margen. Eso hace que Word pase a la vista
Todas las revisiones.
Mantener activado el control de cambios

Puede evitar que alguien desactive el control de cambios bloqueándolo con una contraseña.
(Asegúrese de que recuerda la contraseña para poder desactivar el control de cambios cuando
lo necesite).
1. Haga clic en Revisar.
2. Haga clic en la flecha que se encuentra junto a Control de cambios y haga clic
en Bloquear seguimiento.
33
1. Escriba una contraseña y, a continuación, escríbala de nuevo en el cuadro Repetir para
confirmar.
2. Haga clic en Aceptar.
Mientras las marcas de revisión están bloqueadas, no puede desactivar el control de cambios, y
no puede aceptar ni rechazar los cambios.
Para detener el bloqueo, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Control de cambios y
haga clic en Bloquear seguimiento de nuevo. Word le solicita que escriba su contraseña. Tras
escribir su contraseña y hacer clic enAceptar, Control de cambios todavía está activado pero
puede aceptar y rechazar cambios.
Desactivar Control de cambios

Para desactivar Control de cambios, haga clic en el botón Control de cambios. Word dejará de
marcar los nuevos cambios, pero todos los cambios que ya se hayan marcado permanecerán
así hasta que los quite.
Quitar marcas de revisión

IMPORTANTE La única manera de quitar las marcas de revisión de un documento es aceptarlas
o rechazarlas. Si eligeNinguna revisión en el cuadro Mostrar para revisión, le será más fácil
comprobar el aspecto final del documento (pero las marcas de revisión solo se ocultarán
temporalmente). Los cambios no se eliminan y aparecerán de nuevo la próxima vez que alguien
abra el documento. Para eliminar las marcas de revisión de manera permanente, acéptelas o
rechácelas.
Haga clic en Revisar > Siguiente > Aceptar o Rechazar.
Word acepta el cambio o lo elimina y, a continuación, pasa al siguiente cambio.

Para eliminar un comentario, selecciónelo y haga clic en Revisar > Eliminar. Para eliminar todos
los comentarios, haga clic en Eliminar > Eliminar todos los comentarios del documento.
34
SUGERENCIA Antes de compartir la versión final del documento, es buena idea ejecutar el
Inspector de documentos. Esta herramienta comprueba las marcas de revisión y los
comentarios, el texto oculto, los nombres personales en las propiedades y otra información
que puede que desee compartir ampliamente. Para ejecutar el Inspector de documentos, haga
clic en Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento.
35
9. Formularios
9.1. ¿Qué es un formulario?
Podemos decir que un formulario es un documento electrónico destinado a ser rellenado por
los usuarios mediante verificaciones de casillas, elecciones en listas o rellenado de campos.
Este documento suele partir de una plantilla en la que está creado el formulario y su destino
puede ser guardarlo en disco, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico e, incluso, publicarlo
en la Web.
Los formularios abren un interesante campo en las aplicaciones didácticas, ya que permiten
elaborar cuestionarios que el alumnado puede rellenar manualmente o en el ordenador; en
este caso, el cuestionario nos lo puede devolver en papel, en disco o por correo electrónico.
9.2. ¿Cómo crear un formulario?
La creación de formularios puede hacerse en un texto normal, aunque, muchas veces, sobre
todo si se trata de un cuestionario, es recomendable hacerlo en una tabla. Por otra parte, y
teniendo en cuenta que su destino es ser rellenado por más de un usuario, lo ideal es crear una
plantilla que, al abrirla, se convierta en documento. De esta forma, garantizamos que el
formulario base quede sin modificaciones para que se pueda continuar usando.
La creación de formularios electrónicos se realiza mediante la apertura de su barra de
herramientas correspondiente.
Como puedes ver, hay cuatro tipos de campos:
Campo de texto: Es un campo destinado a
•
contener información escrita con el
teclado. Podemos aplicar distintos
formatos de texto: normal, numérico,
fecha... Definir un campo como cálculo,
puede permitirnos que se reflejen en él
resultados de operaciones matemáticas
realizadas con otros campos numéricos que existan en el formulario.
• Casilla de verificación. Es un campo que, al hacer clic en él, se verifica o desmarca.
• Lista desplegable, que permite seleccionar una opción de entre varias propuestas.
Cada una de las modalidades indicadas tiene una serie de opciones de configuración a las que
accederemos usando el botón opciones de campos de formulario o haciendo doble clic sobre
el campo insertado. Las ventanas de configuración de cada una de estas modalidades aparecen
más abajo.
Verás que, en la barra de herramientas, aparecen también botones para trabajar con tablas,
facilitando así la colocación de los campos de formulario en celdas.
36
9.3. Ventana de configuración de un campo tipo texto
• El desplegable tipo permite seleccionar las opciones del campo texto: además del texto
como tal, fecha, hora, número y cálculo.
• En cada caso, el desplegable formato del texto permitirá seleccionar los parámetros
que lo definan. En el caso de contenido numérico, pueden seleccionarse distintos
formatos decimales y de moneda.
• El tipo cálculo incorpora el signo = en la casilla texto predeterminado para que puedan
introducirse las funciones que servirán para realizar el cálculo. En los restantes tipos de
texto podemos optar por dejarlo en blanco o escribir expresiones del tipo "escribe
aquí".
• Tamaño máximo sirve

para determinar el
número de caracteres
a introducir.
• Existe la posibilidad de
ejecutar una macro al
entrar o al salir.
Imagina que se trata
de un cuestionario de
evaluación y que has
elaborado un
documento resumen
del tema a valorar,
puedes intro-
ducir una macro que permita
el ac-
ceso a ese documento cuando se entra en el campo.
37
• Si has introducido un campo de cálculo, la opción calcular al salir puede estar activada.
• La que tiene que estarlo siempre es relleno activado, pues de lo contrario, no puede
rellenarse el campo.
• Finalmente, puede insertarse una ayuda que aparecerá en la barra de estado o al
pulsar F1.
9.4. Ventana de configuración de un campo tipo casilla de verificación
Una casilla de verificación es un cuadro que, al hacer clic, se marca o se desmarca con una X
• Si configuramos el tamaño de la casilla como automático, se adaptará al tamaño de la
fuente que estemos
usando. De lo
contrario, es
necesario marcar un
campo exacto e
indicar el tamaño de
la casilla en puntos.
• También podemos
optar por que la
casilla aparezca
marcada o
sin marcar en
valor
predeterminado.
• El resto de las opciones: ejecutar macro, especificaciones y agregar ayuda, funcionan igual
que hemos descrito en las casillas de tipo texto.
•
9.5. Ventana de configuración de un campo tipo lista desplegable
Al entrar en un campo de lista, aparece un desplegable para que se seleccione una opción de
entre las previstas.
• Desde elemento de la lista, agregamos o quitamos los elementos, en el caso de
que no estemos convencidos con el orden, mover facilita el cambio de posición.
38
• Los campos
desplegables
muestran
siempre la primera
opción seleccionada.
Si no se desea que
aparezca para
evitar crear confusión en
cuestionarios, puede
sustituirse por
expresiones del tipo
"selecciona tu respuesta"
o bien escribir un signo
del tipo ">" o ".", por ejemplo. No es posible dejar la primera entrada en blanco.
• Cuando se accede a un campo desplegable aparece la flecha que permite desplegarlo y se
hace un poco más grande. Por eso conviene dejar algunos espacios extra tras ellos si se
continúa escribiendo texto en la misma línea.
9.6. Trabajar con formularios
A continuación, te damos unas recomendaciones para trabajar con formularios

1. El campo de formulario se inserta en un rectángulo que puede copiarse, moverse o
cortarse como cualquier texto.
2. Si se desea dar un formato específico a la fuente de un campo, basta con marcar el
campo y aplicarle el tipo de fuente, color, etc. que queramos, cuando insertemos texto,
o lo elijamos de un desplegable, aparecerá con las características de formato definidas.
3. Cuando estamos diseñando un formulario, conviene activar el sombreado de campo,
porque nos facilitará controlar la posición de cada campo.
4. Si aparecen dos corchetes enmarcando el campo de formulario, podemos desactivarlos
desde herramientas/opciones/ver, quitando la verificación de marcadores (no olvides
que hemos comentado que cada campo de formulario es un marcador).
5. Para realizar cálculos en un campo de texto tipo cálculo, tienes que tener en cuenta las
funciones descritas en las tablas.
6. Una vez finalizado el formulario, hay que protegerlo para impedir que se puedan
modificar los campos. Finalmente, lo ideal, como se ha comentado, es guardarlo como
plantilla.
7. Una vez guardado, la mejor forma de moverse por un formulario, para rellenar sus
campos, es la tecla tabulador, aunque también podemos hacerlo con el ratón.
39
10. Combinar correspondencia
La combinación de correspondencia supone obtener información en un documento

(documento principal) obtenida de otro documento (el origen de datos) para crear un nuevo
documento que contendrá la información de ambos.
El documento principal puede ser, por ejemplo, una carta que va dirigida a distintas personas y
que puede contener distintas entradas de datos. El origen de datos contiene los datos que se
incluirán en esas entradas cuando se visualice o imprima el documento final, fusión de ambos.
La combinación de correspondencia requerirá, pues, tres pasos:
10.1. Creación del documento principal
Procederemos, como en cualquier otro caso, abriendo un documento en blanco y escribiendo

el documento principal, en el que tendremos que prever la ubicación de los datos que se
insertarán más adelante. Posteriormente entraremos en herramientas/combinar
correspondencia y, en la pantalla siguiente, elegiremos Crear documento principal,
seleccionando alguna de las opciones que se nos ofrecen:
40
Si ya tenemos el documento creado, seleccionaremos la opción ventana activa.
10.2. Crear origen de datos
Observarás que, a medida que vamos avanzando en el proceso, se activan nuevas opciones, en
este caso, origen de datos. De entre las opciones que aparecen, seleccionaremos crear origen
de datos si no disponemos de ellos, en caso contrario, optaremos por alguna de las restantes
posibilidades.
La creación de un origen de datos se hace desde este cuadro de diálogo:
Se trata aquí de agregar o quitar campos a los que nos aparecen por defecto en la columna de
la derecha.
Tras aceptar, tendremos que guardar el origen de datos con el nombre y en la carpeta que
deseemos. Con ello, tendremos creada la estructura para introducir datos, pero faltará llegar a
la introducción de la información, cosa que haremos mediante modificar origen de datos:
41
Aparecerá una ficha en pantalla con los campos que nosotros hemos seleccionado, en ella
podremos rellenar los datos de cada individuo y pasar al siguiente mediante Agregar nuevo.
Una vez introducida toda la información, podemos volver al documento principal mediante
aceptar.
10.3. Insertar campos
Es el momento de volver al documento principal, al que se habrá añadido una barra de

herramientas nueva:
El desplegable Insertar campo de combinación nos proporciona la lista de campos

seleccionados para que los coloquemos en las partes del documento que deseemos.
42
10.4. Finalizar el proceso
En esta última parte, podemos usar tres botones de la barra de

herramientas combinar correspondencia:
Revisar errores: para comprobar el documento principal antes de combinar para imprimir o
guardar.
Combinar al imprimir: que permite realizar la combinación y enviar los resultados por
impresora.
Combinar en un documento nuevo: realiza la combinación en un nuevo documento que
tendrá tantas páginas como destinatarios de las cartas personalizadas. Puedes verlo
mediante la presentación preliminar.
10.5. Creación de etiquetas
El procedimiento para crear etiquetas de correspondencia es muy similar:
1. Partimos de un nuevo documento en blanco.

2. En el menú Herramientas, seleccionar Combinar correspondencia.
3. En la sección Documento principal, hacer clic en crear y seleccionar etiquetas postales y
ventana activa.
4. En origen de datos, puedes crear un nuevo origen o seleccionar uno ya existente.
5. Si tienes que crear uno nuevo, procede como hemos descrito anteriormente para crear un
origen de datos e introducir los registros.
6. En preparar (de la sección crear origen de datos), configura el cuadro de diálogo opciones
para etiquetas o bien crea una etiqueta nueva.
43
7. Si tienes que crear una nueva, introduce sus dimensiones
8. En el cuadro de diálogo crear etiquetas, inserta los campos de combinación

correspondientes.
44
9. Al aceptar, la página mostrará un aspecto como el siguiente.
10. A partir de este momento, ya puedes imprimir las etiquetas.
45
MICROSOFT EXCEL
11. Funciónes avanzadas en Excel
11.1. Funciónes de busqueda
Función BUSCAR
La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial (matriz: utilizada
para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funciónan en un grupo de
argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula
común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) .
Un vector es un rango que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial
de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor (vector) y
devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una fila o de una
columna. Utilice esta forma de la función BUSCAR cuando necesite especificar el rango
que contiene los valores que desea hacer coincidir. La otra forma de BUSCAR, busca
automáticamente en la primera fila o en la primera columna.
Sintaxis 1
Forma vectorial
BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)
Valor_buscado es un valor que BUSCAR busca en el primer vector. Valor_buscado

puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiere a
un valor.
Vector_de_comparación es un rango que sólo contiene una fila o una columna. Los
valores en el vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.
Importante Los valores en el vector_de_comparación deben colocarse en orden

ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; ...; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR
puede dar un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Vector_resultado es un rango que sólo contiene una fila o una columna. Debe ser del
mismo tamaño que vector_de_comparación.
Observaciónes
46
 Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utilizará el mayor valor de
vector_de_comparación que sea menor o igual al valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el valor más bajo de vector_de_comparación, BUSCAR
devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.

2. Seleccióne el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccióne los encabezados de fila o de
columna.
3. Presióne CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccióne la celda A1 y presióne CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados,
presióne CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de
fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
A B
Frec Color
4,14 rojo
4,19 anaranjado
5,17 amarillo
5,77 verde
6,39 azul
Fórmula Descripción (Resultado)
=BUSCAR(4,91;A2:A6;B2:B6 Busca 4,19 en la columna A y devuelve el valor de la columna B

) que está en la misma fila (anaranjado)
=BUSCAR(5,00;A2:A6;B2:B6 Busca 5,00 en la columna A y devuelve el valor de la columna B

) que está en la misma fila (anaranjado)
Busca 7,66 in en la columna A, encuentra el siguiente valor

=BUSCAR(7,66;A2:A6;B2:B6
inferior (6,39) y devuelve el valor de la columna B que está en la
)
misma fila (azul)
Busca 0 en la columna A y devuelve un error porque 0 es menor

=BUSCAR(0;A2:A6;B2:B6)
que el valor más bajo del vector_de_comparación A2:A7 (#N/A)
47
Sintaxis 2
Forma matricial
BUSCAR(valor_buscado;matriz)
Valor_buscado es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado puede ser

un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiere a un valor.
 Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el mayor valor de la

matriz que sea menor o igual al valor_buscado.
 Si el valor_buscado es menor que el valor más bajo de la primera fila o columna

(dependiendo de las dimensiónes de la matriz), BUSCAR devolverá el valor de
error #N/A.
Matriz es un rango de celdas que contiene el texto, los números o los valores lógicos
que desea comparar con valor_buscado.
La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciónes BUSCARH y

BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila,
BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiónes
de la matriz.
 Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que filas),
BUSCAR buscará valor_buscado en la primera fila.
 Si la matriz es cuadrada o más alta que ancha (más filas que columnas), BUSCAR
buscará en la primera columna.
 Con BUSCARH y BUSCARV puede especificar una celda buscando hacia abajo o a
través de filas o de columnas pero BUSCAR siempre seleccióna el último valor
de la fila o columna.
Importante Los valores de la matriz deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0;
1; 2; ...; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede dar un valor
incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Ejemplo
blanco.

48
columna.
A B

1 Busca "C" en la primera fila de la matriz y devuelve
=BUSCAR("C";{"a";"b";"c";"d"\1;2;3;4})
el valor en la última fila de la misma columna (3).
2
3 Busca "barra" en la primera fila de la matriz y
=BUSCAR("barra";{"a";1\"b";2\"c";3}) devuelve el valor en la última columna de la misma
fila (2).
Función BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz.
Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro
de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación
se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado

puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice

una referencia a un rango o el nombre de un rango.
 Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser

texto, números o valores lógicos.
49
 Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en
deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si
ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
 El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
 Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha

selecciónando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A
continuación haga clic en Opciónes y después en Ordenar de izquierda a
derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en
Ascendente.
Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe

devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera
fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH
devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas
en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una

coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH
encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de
error #N/A.
Observaciónes
 Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor
que valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,
BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo
blanco.

columna.
50
A B C
Ejes Cojinetes Pernos
4 4 9
5 7 10
6 8 11
Busca Ejes en la fila 1 y

devuelve el valor de la fila
=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)
2 que está en la misma
columna (4)
Busca Cojinetes en la fila

1 y devuelve el valor de la
=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO)
fila 3 que está en la
misma columna (7)
Busca F en la fila 1, y
columna. Debido a que F
=BUSCARH(" B";A1:C4;3;VERDADERO)
no es una coincidencia
exacta, se utiliza el
siguiente valor menor
que F: Ejes. (5)
Busca Pernos en la fila 1 y

=BUSCARH("Pernos";A1:C4;4)
columna (11)
Busca 3 en la primera fila

de la constante matricial
=BUSCARH(3;{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f"};2;VERDADERO) y devuelve el valor de la
fila 2 en la misma
columna (c)
Función BUSCARV
51
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en
lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna
situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una

referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
 Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna

del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2;
-1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría
devolver un valor incorrecto.
 Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
menú Datos y seleccióne la opción Ascendente.
 Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto,

números o valores lógicos.
 El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual

debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1,
la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si
el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda
columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor
que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor
que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error
#¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una

coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una
coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV
encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de
error # N/A.
52
Observaciónes
 Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el

valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
 Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor
de error #N/A.
Ejemplo
blanco.

columna.
El ejemplo utiliza valores correspondientes al aire a una presión de 1 atm.
A B C
Densidad Viscosidad Temperatura

1 0,457 3,55 500
2 0,525 3,25 400
3 0,616 2,93 300
4
0,675 2,75 250
5
0,746 2,57 200
6
0,835 2,38 150
7
0,946 2,17 100
8
1,09 1,95 50
9
1,29 1,71 0
53
Busca 1 in en la columna A y
=BUSCARV(1;A2:C10;2) devuelve el valor de la columna B en
la misma fila (2,17).
=BUSCARV(1;A2:C10;3;VERDADERO) devuelve el valor de la columna C en
la misma fila (100).
10 Busca 0,746 en la columna A. Puesto

que no hay ninguna coincidencia
=BUSCARV(0,7;A2:C10;3;FALSO)
exacta en la columna A, se devuelve
un error (#N/A).
Busca 0,1 in en la columna A. Puesto

que 0,1 es menor que el valor más
=BUSCARV(0,1;A2:C10;2;VERDADERO)
bajo de la columna A, se devuelve
un error (#N/A).
=BUSCARV(2;A2:C10;2;VERDADERO) devuelve el valor de la columna B en
la misma fila (1,71).
11.2. FunciOnes condiciónales
Función SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho

argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condiciónales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO

o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es
igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se
evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de
comparación.
54
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por

ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en
blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el
paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra
fórmula.
Observaciónes
 Es posible anidar hasta siete funciónes SI como argumentos valor_si_verdadero y

valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos
siguientes.
 Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI
devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciónes.
 Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se
evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
 Microsoft Excel proporcióna funciónes adiciónales que pueden utilizarse para analizar
los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces
que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la
función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una
cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Obtenga
información sobre calcular un valor basado en una condición.
Ejemplo 1
blanco.

columna.
55
A
1 Datos
2 50
Si el número anterior es menor o igual que 100, la

=SI(A2<=100;"Dentro de
fórmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo
presupuesto";"Presupuesto
contrario, la función mostrará "Presupuesto
excedido")
excedido" (Dentro de presupuesto)
Si el número anterior es 100, se calcula el rango

=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vacío
("") ()
Ejemplo 2

columna.
A B
1 Gastos reales Gastos previstos
2 1500 900
3
500 900
4
500 925
=SI(A2>B2;"Presupuesto Comprueba si la primera fila sobrepasa el
56
excedido";"Aceptar") presupuesto (Presupuesto excedido)
=SI(A3>B3;"Presupuesto Comprueba si la segunda fila sobrepasa el

excedido";"Aceptar") presupuesto (Aceptar)
Ejemplo 3

columna.
A
1 Puntuación
2 45
3
90
4
78
Asigna una puntuación de

=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) una letra al primer resultado
(F)

=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) una letra al segundo
resultado (A)

=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) una letra al tercer resultado
(C)
En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento

valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI
es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer
argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el
57
primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así
sucesivamente.
Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.
Si la puntuación es La función devuelve

Mayor que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 60 a 69 D
Menor que 60 F
Función SI.ERROR
Devuelve el valor especificado si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario,
devuelve el resultado de la fórmula. Use la función SI.ERROR para interceptar y controlar
errores en una fórmula.
Sintaxis
SIERROR(valor; valor_si_error)
La sintaxis de la función SI.ERROR tiene los siguientes argumentos:
 Valor Obligatorio. Es el argumento donde busca un error.
 Valor_si_error Obligatorio. Es el valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como
un error. Se evalúan los tipos de error siguientes: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!,
#¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.
Observaciones
 Si valor o valor_si_error están en una celda vacía, SI.ERROR los trata como un valor de
cadena vacía ("").
 Si valor es una fórmula de matriz, SI.ERROR devuelve una matriz de resultados para
cada celda del rango especificado en el valor. Vea el segundo ejemplo a continuación.
Ejemplos
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y cópielos en la celda A1 de una nueva hoja de
cálculo de Excel. Para que las fórmulas muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y
después presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los
datos.
Cuota Unidades vendidas
210 35
58
Cuota Unidades vendidas
55 0
23
Fórmula Descripción Resultado
Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer
=SIERROR(A2/B2; "Error
argumento (divide 210 entre 35), no encuentra ningún 6
en el cálculo")
error y devuelve los resultados de la fórmula
=SIERROR(A3/B3; "Error Error en el
argumento (divide 55 entre 0), encuentra un error de
en el cálculo") cálculo
división entre 0 y devuelve valor_si_error
=SIERROR(A4/B4; "Error
argumento (divide "" entre 23), no encuentra ningún 0
en el cálculo")
error y devuelve los resultados de la fórmula
Ejemplo 2
Cuota Unidades vendidas Relación
210 35 6
Error en el
55 0
cálculo
23 0
Fórmula Descripción Resultado
Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer argumento del
=C2 primer elemento de la matriz (A2/B2 o divide 210 entre 35), no 6
encuentra ningún error y devuelve los resultados de la fórmula
Error en el
=C3 segundo elemento de la matriz (A3/B3 o divide 55 entre 0), encuentra un
cálculo
error de división por 0 y devuelve valor_si_error
=C4 tercer elemento de la matriz (A4/B4 o divide "" entre 23), no encuentra 0
ningún error y devuelve los resultados de la fórmula
Nota: la fórmula del ejemplo debe especificarse como fórmula de matriz.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco,
seleccione el intervalo C2:C4, presione F2 y después presione
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
59
11.3. Formato condicional
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato
especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede
utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por
eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el
formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplo: A una hoja de cálculo queremos aplicarle a las filas un color dependiendo del valor de
una celda.
Paso 1: accedemos a Formato condicional (Ficha Inicio – Grupo Estilos)Administrar reglas.
Paso 2: Nueva regla
60
Paso 3: Seleccionamos Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y
en Editar una descripción para la regla escribimos la fórmula, en este caso el valor que va a
depender para colorear la fila va a estar en la columna C y el valor va a ser Entregado
=$C1=”Entregado”
Paso 4: Pulsamos en Formato y seleccionamos el color de relleno que deseemos aplicar.
61
Paso 5: Una vez creada la regla en Se aplica a escribimos el rango sobre el cual queremos
aplicar el color. Para que aplique a toda la fila escribimos:
=$1:$1000
Si queremos que solo lo aplique al rango de las columnas donde están los datos escribimos:
=$A$1:$E$1000
En la siguiente imagen vemos el resultado de tres formatos condicionales aplicados para

colorear dependiendo de 3 valores:
1. Si en la columna C aparece la palabra Entregado nos colorea la fila enAZUL (he puesto el
rango donde están los datos A:E y hasta la fila 5000).
2. Si en la columna D aparece la palabra Revisar nos colorea la fila enNARANJA (prevalece
sobre Entregado por el orden de los formatos a aplicar).
3. Si en la columna D aparece la palabra Devolución nos coloca una trama
deTACHADO (prevalece al estar en primer lugar).
62
11.4. Proteger hojas y libros
Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente
datos importantes de una hoja de cálculo o un libro, puede proteger determinados elementos
de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Puede quitar la protección de una
hoja de cálculo según sea necesario.
Importante La protección de elementos de una hoja de cálculo o un libro no debe
confundirse con la seguridad mediante contraseña en el nivel de libro. La protección de
elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados. Para una mayor seguridad,
debería proteger todo el archivo del libro con una contraseña. De esta forma, solo los usuarios
autorizados podrán ver o modificar los datos del libro.
Proteger elementos de la hoja de cálculo
63
1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos,
haga lo siguiente:
a. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
b. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, a continuación,
en Formato de celdas.
c. En la pestaña Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a

continuación, haga clic enAceptar.
3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
a. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que
desea ocultar.
b. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato
de celdas.
c. En la pestaña Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o
gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
a. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto
gráfico que desee desbloquear. Se mostrarán las Herramientas de imagen o
las Herramientas de dibujo y se agregará la ficha Formato.
Sugerencia Puede usar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los
objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic
en Buscar y seleccionar y, a continuación, haga clic en Ir a. Haga clic en Especial y, a
continuación, en Objetos.
b. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el selector de cuadro de
diálogo situado junto aTamaño.
c. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, a
continuación, haga clic enAceptar.
Nota No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan
hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros
objetos creados con las herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.
64
5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
desee que los usuarios puedan cambiar.
Poner contraseña a un archivo Excel
Cuando vamos a salvar el libro de Excel, como siempre seleccionamos el Tipo: Libro de Excel y
le damos unNombre de archivo, pero no le damos a Guardar todavía, sino que haremos clic
en Herramientas y seleccionaremos Opciones generales….
En este momento se nos muestra una ventana emergente en la cual debemos escribir
la contraseña de aperturay la contraseña de escritura. Además podremos marcar que haga
siempre una copia de seguridad de los archivos.
65
A continuación se muestra la ventana de confirmación de la contraseña que deberemos
cumplimentar debidamente.
Terminado este proceso, cuando queramos abrir el documento se nos mostrará una
ventana en la que deberemos introducir la contraseña que hemos introducido.
Si además queremos editar el archivo, deberemos introducir la contraseña de escritura. Si lo

que queremos hacer es simplemente visualizar el archivo sin editarlo podremos hacer clic
en Sólo lectura.
66
Con esto ya podremos acceder al documento de una manera u otra.
67
12. Operaciónes con base de datos
12.1. Importar datos a eExcel
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de

otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello
implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y
pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamoente del formato Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad
dependiendo del formato del archivo a importar.
El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al
formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con
un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al
generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo
guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera
sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que
pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y
después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea
demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato,
los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los
de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:
- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que
podemos encontrar en esta sección.
68
- O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los
archivos (*.*).
A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes
al asistente para importar texto.
En la ventana del Asitente para importar texto -Paso 1, aparecen varias opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa
donde empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por
ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.
69
En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.
Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que lo que
hay en cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es debido a que no hay signos de
tabulación en el texto por lo que todo lo escrito lo pone en un sólo campo.
Si hubieramos seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco delimitaría los campos es
decir que nos aparecerían varias columnas (varios campos), en la primera estaría los números
que empiezan cada línea (13, 2, 28,...), en la segunda la primera palabra de cada línea
(fantasmas, policias, dias, dias, segundos), en la siguiente otra palabra (nada, rebeldes,
despues, y, nada) y así sucesivamente.
Cuando utilizamos esta opción (separar con espacios en blanco), es conveniente activar
Considerar separadores consecutivos como uno solo, esta opción hace que si por ejemplo se
encuentran dos o más caracteres separadores juntos, los considera como uno sólo. En el
ejemplo anterior, vamos a suponer que en la primera línea tenemos dos espacios en blanco
entre 13 y FANTASMAS, si activamos Espacio y dejamos desactivada la casilla Considerar
separadores consecutivos como uno solo, Excel colocará 13 en la primera columna y
FANTASMAS en la tercera, mientras que si activamos la casilla Considerar separadores
consecutivos como uno solo, la palabra FANTASMAS se colocará en la segunda columna, como
podemos apreciar en la siguiente imagen.
Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.
70
En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los datos.
Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores
contenidos en ella, pero podemos cambiar ese formato si no nos parece el más adecuado.
Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo
negro), y seleccionar el formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta sección
también nos sirve si no queremos importar la columna en nuestra hoja (No importar columna
(saltar)).
En el botón Avanzadas podemos completar cietas características para los números como los
separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.
Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que
termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado
algo, podemos volver a las pantallas anteriores pulsando el botón <Atrás.
Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.
Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a partir de la celda
A1 o bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.
71
12.2. Conexiones externas
Desde esta sección en la pestaña Datos podremos acceder a las opciones de Conexión con
archivos externos de los cuales hayamos importado algún dato.
Haciendo clic en la opción Propiedades veremos un cuadro de diálogo donde encontraremos
propiedades muy útiles
En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los
datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla
Actualizar al abrir archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán
reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de
trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera
que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a
actualizar los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá
directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción
puede ser útil cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los
datos almacenados en uno de esos ficheros.
En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición
de consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo
pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar
los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos
que se perderá el enlace con el origen de la importación.
Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de
hacer cuando actualiza los datos.
72
Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manulamente los datos
importados de un archivo externo.
Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si
escoges la opción Actualizar todo, todos los origenes de datos se actualizarán.
12.3. Importar datos de Word a Excel.
A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de
fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en
un libro de Excel.
Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.
- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo
clic en el botón Copiar.
- Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que
nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar
y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no
aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú: boton
de bordes.
12.4. Importar datos de Excel a Word.
Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los
datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento
de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el
documento de Word.
Para realizar este proceso:
- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.
- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic
en el botón Copiar.
- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + Vo desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el
botón Pegar.
Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de donde podemos ver las
distintas opciones.
Por defecto nos conserva el mismo formato que tenía en la hoja de Excel.
Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opción Hacer coincidir estilo de tabla
de destino.
Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la
opción Conservar formato de origen y vincular a Excel.
73
12.5. Importar datos de Access
También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas
y tablas de Microsoft Access.
Pulsando Desde Access, aparecerá el diálogo Abrir para que elijamos de qué base de datos
deseamos importar los datos, u una vez elegida la base, yna lista de tablas y consultas.
Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos Aceptar.

En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro, entre las opciones que
ya conocemos, o si preferiomos incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una
nueva hoja del libro.
Pulsando en Propiedades, podremos podremos mdificar las propiedades de la conexión, como
la Descripción o cuando se debe actualizar.
Importar de una página Web.
Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web.
Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas
amarillas las tablas existentes en la página web.
Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el
formato de la tabla.
Ten en cuenta que aunque no se vean los bordes, la mayoría de las webs están estructuradas
con tablas.
Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en
una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la
conexión.
Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador,
copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después podremos modificar el formato y si
queremos que haya actualización.
74
12.6. Trabajos con base de datos en Excel
Se toma para realizar el trabajo una base de datos, que en este caso es una lista relaciónada a
un listado inmobiliario, donde figuran para la venta o alquiler Departamentos, Casas, Locales y
Oficinas.
En la base figuran celdas (campos) donde se especifican propiedades que fueron vendidas, o
alquiladas con las fechas en que se realizo la operación.
En la presente base se aplicaran todas las herramientas que Excel contiene, desde filtros, auto
filtros, filtros avanzados, subtotales etc.
Lista
B C D E F G H I
1 Cod. Descripción Costo Alquiler Vendido Fecha Alquilado Fecha
Apto
2 1M Monoambiente € 26.000,00 15/07/00
Si
Apto
3 1M Monoambiente € 30.000,00
Apto
4 1M Monoambiente € 31.000,00 Si 05/06/00
Apto
5 1M Monoambiente € 220,00 Si 09/03/00
Apto
6 1M Monoambiente € 250,00
Apto
Apto
Apto
Apto
11 2D1 Apto 1 Dormitorio € 34.000,00 Si 21/02/01
12 2D1 Apto 1 Dormitorio € 35.000,00
75
24 2D1 Apto 1 Dormitorio € 250,00 Si 06/09/01
25 2D1 Apto 1 Dormitorio € 350,00
29 2D1 Apto 1 Dormitorio € 380,00
Apto 2
30 3D2 Dormitorios € 50.000,00 Si 26/09/01
Apto 2
31 3D2 Dormitorios € 55.000,00
Apto 2
32 3D2 Dormitorios € 57.000,00 Si 06/10/00
Apto 2
Apto 2
Apto 2
Apto 2
36 3D2 Dormitorios € 69.000,00 Si 12/01/01
Apto 2
37 3D2 Dormitorios € 70.000,00 Si 05/12/00
38 3D2 Apto 2 € 72.000,00
76
Dormitorios
Apto 2
39 3D2 Dormitorios € 89.000,00 Si 23/11/01
Apto 2
40 3D2 Dormitorios € 500,00
Apto 2
41 3D2 Dormitorios € 470,00 Si 08/06/01
Apto 2
42 3D2 Dormitorios € 420,00 Si 12/04/00
Apto 2
43 3D2 Dormitorios € 430,00 Si 15/08/01
Apto 2
44 3D2 Dormitorios € 360,00 Si 02/02/01
Apto 2
Apto 2
Apto 2
47 3D2 Dormitorios € 390,00 Si 25/09/00
Apto 3
48 4D3 Dormitorios € 59.000,00 Si 03/03/01
Apto 3
49 4D3 Dormitorios € 64.500,00 Si 14/05/01
Apto 3
Apto 3
51 4D3 Dormitorios € 65.000,00 Si 12/02/01
Apto 3
52 4D3 Dormitorios € 73.000,00 Si 27/09/00
Apto 3
53 4D3 Dormitorios € 75.000,00 Si 12/07/00
Apto 3
Apto 3
56 4D3 Apto 3 € 140.000,00
77
Dormitorios
Apto 3
57 4D3 Dormitorios € 450,00 Si 08/04/01
Apto 3
Apto 3
59 4D3 Dormitorios € 550,00 Si 07/04/01
Apto 3
Apto 3
61 4D3 Dormitorios € 430,00 Si 03/03/01
Apto 3
62 4D3 Dormitorios € 550,00 Si 04/10/00
Apto 3
64 5C3 Casa 1 Dormitorio € 360,00 Si 14/06/01
Casa 2
65 5C3 Dormitorios € 90.000,00
Casa 2
66 5C3 Dormitorios € 415,00 Si 02/03/01
Casa 3
67 5C3 Dormitorios € 70.000,00 Si 05/07/01
Casa 4
68 5C3 Dormitorios € 220.000,00
69 6C2p3 Casa 2Pta 2 Dorm. € 120.000,00 Si 08/10/01
70 6C2p3 Casa 2Pta 3 Dorm. € 122.000,00
71 6C2p3 Casa 2Pta 3 Dorm. € 180.000,00
72 7L Local 100 m2 € 105.000,00
73 7L Local 65 m2 € 430,00
74 7L Local 75 m2 € 60.000,00 Si 02/03/01
75 7L Locales 220 m2 € 200.000,00
76 8O Oficina 27 m2 € 28.000,00 Si 12/12/00
77 8O Oficina 45 m2 € 410,00 Si 02/04/01
78
78 8O Oficina 48 m2 € 39.000,00 Si 02/09/01
79 8O Oficina 57 m2 € 440,00 Si 06/08/01
80 8O Oficina 75 m2 € 60.000,00 Si 04/06/01
81 9O2p Oficina 2p 180 m2 € 170.000,00
Listas en Excel
Simplemente son una cantidad de datos colocados uno debajo de otro. La primera fila debe
contener los títulos que identifican a cada columna.
En cada columna se escriben datos correlativos entre sí, nunca conviene mezclarlos.
En el caso del ejemplo, una de las columnas identifica por un código el grupo de elementos que
las compone, muy importante en este caso para las operaciónes que se han de realizar (carga,
ordenar, agrupar, identificar etc.)
Ficha datos-ordenar
Aparece un cuadro que se completa de la siguiente manera
Ordenar por:
Cod Ascendente
Descripción Ascendente
Costo Ascendente
Tildar Si la lista tiene fila de encabezamiento
Imagen en Pantalla de Datos-Ordenar
79
Filtrado automático de datos
Se entiende por filtrado automático, producir la visualización de una elección de elementos o
filas que interesan en la lista correspondiente
Autofiltros
Como primer ejemplo interesa que la base de datos se reduzca solamente a locaciónes
vendidas
Paso por paso la operación
Colocar la celda activa en cualquier celda de la lista
Recurrir a Ficha Datos-Filtro
80
Como puede apreciarse, en las celdas de encabezamiento se encuentra asociada una lista
desplegable. Situarse sobre la celda de encabezamiento (en este caso nos interesa vendido)
vendido y pulsar sobre el control que despliega la lista
81
Selecciónar Si.
De la operación realizada la base de datos presenta el siguiente aspecto.
B C E F G H I J
Apto
2 1M Monoambiente€ 26.000,00 15/07/00
Si
Apto
4 1M Monoambiente€ 31.000,00 Si 05/06/00
Apto 1
11 2D1 Dormitorio € 34.000,00 Si 21/02/01
82
Apto 1
14 2D1 Dormitorio € 36.900,00 Si 05/10/00
15 2D1 Apto 1€ 37.000,00 Si 03/06/01
Dormitorio
17 2D1 Apto 1€ 40.000,00 Si 03/09/01
Dormitorio
19 2D1 Apto 1€ 44.000,00 Si 24/11/00
Dormitorio
20 2D1 Apto 1€ 46.000,00 Si 26/05/01
Dormitorio
22 2D1 Apto 1€ 47.000,00 Si 12/12/00
Dormitorio
30 3D2 Apto 2€ 50.000,00 Si 26/09/01
Dormitorios
32 3D2 Apto 2€ 57.000,00 Si 06/10/00
Dormitorios
36 3D2 Apto 2€ 69.000,00 Si 12/01/01
Dormitorios
37 3D2 Apto 2€ 70.000,00 Si 05/12/00
Dormitorios
39 3D2 Apto 2€ 89.000,00 Si 23/11/01
Dormitorios
48 4D3 Apto 3€ 59.000,00 Si 03/03/01
Dormitorios
49 4D3 Apto 3€ 64.500,00 Si 14/05/01
Dormitorios
51 4D3 Apto 3€ 65.000,00 Si 12/02/01
Dormitorios
52 4D3 Apto 3€ 73.000,00 Si 27/09/00
Dormitorios
53 4D3 Apto 3€ 75.000,00 Si 12/07/00
Dormitorios
67 5C3 Casa 3€ 70.000,00 Si 05/07/01
Dormitorios
69 6C2p3 Casa 2Pta 2€ Si 08/10/01
Dorm. 120.000,00
74 7L Local 75 m2 € 60.000,00 Si 02/03/01
83
76 8O Oficina 27 m2 € 28.000,00 Si 12/12/00
78 8O Oficina 48 m2 € 39.000,00 Si 02/09/01
80 8O Oficina 75 m2 € 60.000,00 Si 04/06/01
Realizando la misma operación pero sobre los inmuebles alquilados se obtendría la siguiente
lista
B C E F G H I J
Apto €
5 1M Monoambiente 220,00 09/03/00
Si
Apto €
8 1M Monoambiente 220,00 Si 02/03/01
Apto €
Apto €
Apto 1 €
24 2D1 Dormitorio 250,00 Si 06/09/01
Apto 1 €
26 2D1 Dormitorio 300,00 Si 12/12/00
Apto 1 €
27 2D1 Dormitorio 320,00 Si 14/11/00
Apto 1 €
28 2D1 Dormitorio 420,00 Si 13/07/01
Apto 2 €
41 3D2 Dormitorios 470,00 Si 08/06/01
Apto 2 €
42 3D2 Dormitorios 420,00 Si 12/04/00
Apto 2 €
43 3D2 Dormitorios 430,00 Si 15/08/01
Apto 2 €
44 3D2 Dormitorios 360,00 Si 02/02/01
Apto 2 €
47 3D2 Dormitorios 390,00 Si 25/09/00
84
Apto 3 €
57 4D3 Dormitorios 450,00 Si 08/04/01
Apto 3 €
59 4D3 Dormitorios 550,00 Si 07/04/01
Apto 3 €
61 4D3 Dormitorios 430,00 Si 03/03/01
Apto 3 €
62 4D3 Dormitorios 550,00 Si 04/10/00
Casa 1 €
64 5C3 Dormitorio 360,00 Si 14/06/01
Casa 2 €
66 5C3 Dormitorios 415,00 Si 02/03/01
€
77 8O Oficina 45 m2 410,00 Si 02/04/01
€
79 8O Oficina 57 m2 440,00 Si 06/08/01
Lo realizado hasta el momento es la primera de las posibilidades que permite el filtrado de

datos.
Criterios personalizados
Partiendo de la base filtrada donde se encuentran las locaciónes vendidas, se aplican criterios
personalizados sobre la fecha de venta, donde en este caso interesan las ventas ejecutadas en
el año 2001.
Sobre la celda Fecha se despliega la lista según la imagen de Pantalla
85
Se accióna sobre “Filtro Personalizado” obteniéndose la siguiente imagen
86
En la celda adyacente a “es mayor que” colocamos 31/12/00, obteniendo la siguiente lista
B C E F G H I J
Apto 1
11 2D1 Dormitorio € 34.000,00 21/02/01
Si
Apto 1
15 2D1 Dormitorio € 37.000,00 Si 03/06/01
Apto 1
17 2D1 Dormitorio € 40.000,00 Si 03/09/01
Apto 1
20 2D1 Dormitorio € 46.000,00 Si 26/05/01
Apto 2
30 3D2 Dormitorios € 50.000,00 Si 26/09/01
Apto 2
36 3D2 Dormitorios € 69.000,00 Si 12/01/01
87
Apto 2
39 3D2 Dormitorios € 89.000,00 Si 23/11/01
Apto 3
48 4D3 Dormitorios € 59.000,00 Si 03/03/01
Apto 3
49 4D3 Dormitorios € 64.500,00 Si 14/05/01
Apto 3
51 4D3 Dormitorios € 65.000,00 Si 12/02/01
Casa 3
67 5C3 Dormitorios € 70.000,00 Si 05/07/01
Casa 2Pta 2€
69 6C2p3 Dorm. 120.000,00 Si 08/10/01
74 7L Local 75 m2 € 60.000,00 Si 02/03/01
78 8O Oficina 48 m2 € 39.000,00 Si 02/09/01
80 8O Oficina 75 m2 € 60.000,00 Si 04/06/01
Ampliando lo realizado, se ejecuta una combinación de criterios, en donde por un lado

dejamos como se aprecia en la imagen acciónada la acción “Y”, en la celda debajo de “ es
mayor que” desplegamos “ es menor que” y debajo de 31/12/2000, colocamos 30/06/2001,
obteniendo según el siguiente listado, las ventas ejecutadas en el primer semestre del año
2001
B C E F G H I J
Apto 1
11 2D1 Dormitorio € 34.000,00 21/02/01
Si
Apto 1
15 2D1 Dormitorio € 37.000,00 Si 03/06/01
Apto 1
20 2D1 Dormitorio € 46.000,00 Si 26/05/01
Apto 2
36 3D2 Dormitorios € 69.000,00 Si 12/01/01
Apto 3
48 4D3 Dormitorios € 59.000,00 Si 03/03/01
Apto 3
49 4D3 Dormitorios € 64.500,00 Si 14/05/01
88
Apto 3
51 4D3 Dormitorios € 65.000,00 Si 12/02/01
74 7L Local 75 m2 € 60.000,00 Si 02/03/01
80 8O Oficina 75 m2 € 60.000,00 Si 04/06/01
Otro ejemplo sobre Filtros- criterios personalizados, aplicados a los alquileres.

Sobre la base de datos general, se desea saber si existe en alquiler un departamento de 2
dormitorios, cuyo costo se encuentre entre € 420 y € 530.
Ejecución paso por paso
Datos / Filtro sobre columna Cod selecciónar 3D2
Resultado
B C E F G H I J
Apto 2€ 26/09/0
30 3D2 Dormitorios 50.000,00 Si 1
Apto 2€
31 3D2 Dormitorios 55.000,00
Apto 2€ 06/10/0
Apto 2€
Apto 2€
Apto 2€
Apto 2€ 12/01/0
Apto 2€ 05/12/0
Apto 2€
Apto 2€ 23/11/0
40 3D2 Apto 2 €
89
Dormitorios 500,00
Apto 2 €
41 3D2 Dormitorios 470,00 Si 08/06/01
Apto 2 €
42 3D2 Dormitorios 420,00 Si 12/04/00
Apto 2 €
43 3D2 Dormitorios 430,00 Si 15/08/01
Apto 2 €
44 3D2 Dormitorios 360,00 Si 02/02/01
Apto 2 €
45 3D2 Dormitorios 550,00
Apto 2 €
46 3D2 Dormitorios 400,00
Apto 2 €
47 3D2 Dormitorios 390,00 Si 25/09/00
Sobre columna Alquiler filtrar (Vacias)

B C E F G H I J
Apto 2
30 3D2 Dormitorios € 50.000,00 Si 26/09/01
Apto 2
Apto 2
32 3D2 Dormitorios € 57.000,00 Si 06/10/00
Apto 2
Apto 2
Apto 2
Apto 2
36 3D2 Dormitorios € 69.000,00 Si 12/01/01
Apto 2
37 3D2 Dormitorios € 70.000,00 Si 05/12/00
38 3D2 Apto 2€ 72.000,00
90
Dormitorios
Apto 2
39 3D2 Dormitorios € 89.000,00 Si 23/11/01
Apto 2
Apto 2
Apto 2
Sobre columna Alquiler Selecciónar (Filtros de Texto)

Aparece la opción Filtro Personalizado- Colocar:
Izquierda -es mayor o igual que derecha 420
Debajo
Izquierda – es menor o igual que derecha 530
B C E F G H I J
Apto 2
Como resultado se obtiene que existe un departamento en alquiler que reúne las
características especificadas.
Filtros avanzados
Extracción de datos que concuerdan con un criterio
Consiste en una de las operaciónes más importantes a ejecutar. Consiste en extraer de la base
de datos un grupo de registros selecciónados mediante un criterio. Para ello se usara un filtro
avanzado.
Se emplea para realizar la operación la misma base de datos original, a la cual se le aplica
Autofiltros.
Ejecución:
1° Datos-Filtros
2° Desplegar la lista desplegable en Vendido y selecciónar (vacías)
Desplegar la lista desplegable en Alquilado y selecciónar (vacías)
91
Obteniéndose la siguiente base filtrada con solamente las locaciónes que se encuentran en
venta y en alquiler
B C E F G H I J
Apto
3 1M Monoambiente € 30.000,00
Apto
Apto
Apto 1
12 2D1 Dormitorio € 35.000,00
Apto 1
13 2D1 Dormitorio € 35.000,00
Apto 1
16 2D1 Dormitorio € 38.000,00
Apto 1
18 2D1 Dormitorio € 43.000,00
Apto 1
21 2D1 Dormitorio € 47.000,00
Apto 1
23 2D1 Dormitorio € 49.000,00
Apto 1
25 2D1 Dormitorio € 350,00
Apto 1
29 2D1 Dormitorio € 380,00
Apto 2
Apto 2
Apto 2
Apto 2
38 3D2 Apto 2 €
92
Dormitorios 72.000,00
Apto 2
Apto 2
Apto 2
Apto 3
Apto 3
Apto 3
Apto 3€
Apto 3
Apto 3
Apto 3
Casa 2
65 5C3 Dormitorios € 90.000,00
Casa 4€
68 5C3 Dormitorios 220.000,00
Casa 2Pta 3€
70 6C2p3 Dorm. 122.000,00
Casa 2Pta 3€
71 6C2p3 Dorm. 180.000,00
€
72 7L Local 100 m2 105.000,00
73 7L Local 65 m2 € 430,00
€
75 7L Locales 220 m2 200.000,00
Oficina 2p 180€
81 9O2p m2 170.000,00
93
El siguiente paso es definir el criterio para extraer los registros de la base de datos.
Los criterios a adoptar consisten en determinar la cantidad de locaciónes que se encuentran en
venta con costos inferiores a un criterio. El mismo temperamento se adopto con las locaciónes
en alquiler.
B C D E
84 Cod. Costo Cod. Alquiler
85 1M <€ 30.000 1M <€ 260
86 2D1 <€ 45.000 2D1 <€ 360
87 3D2 <€ 60.000 3D2 <€ 540
88 4D3 <€ 80.000 4D3 <€ 630
<€
89 5C3 100.000 5C3 <€ 550
<€
90 6C2p3 130.000 6C2p3 <€ 600
<€
91 7L 110.000 7L <€ 500
<€
92 9O2p 180.000 9O2p <€ 550
Con esto se indican los registros que se extraerán.

El siguiente paso será indicar que campos se extraerán, estableciendo el rango de extracción
B C D E F G
95 Cod. Descripción Costo Descripción Cod. Alquiler
Procediendo ahora a extraer los datos especificados, estos serán copiados desde el área de
base de datos al área de extracción
Ejecución
1 Ubicar el cursor en cualquier celda perteneciente a la lista original filtrada
2 Ficha-Datos, optar por Ordenar y Filtrar y luego Avanzadas
94
3 En el recuadro Rango de lista aparece especificado el rango de la base de datos a la cual
pertenece la celda activa, en es caso deberia ser B1:J81
4 Pulsar en Contraer, en el recuadro Rango de criterios, y allí se seleccióna B84:C92
5 Volver al cuadro de dialogo completo , pulsando el botón Expandir
6 Activar la opción Copiar a otro lugar
7 Pulsar en el botón Contraer, del recuadro Copiar a, que se activa al realizar la operación 6, y
selecciónar B95:D95
8 Pulsar expandir, obteniéndose la imagen de pantalla mostrada
9 Aceptar
Al aceptar se extraerán las locaciónes que se ubican con su costo, cumpliendo los criterios
debajo de las celdas B95:D95
Para obtener lo referente a alquileres que cumplan también con los criterios especificados se
deberá repetir la operación y en el paso 4 Selecciónar D84:E92 y en el paso 7 Selecciónar
E95:G95, Aceptando.
95
Obteniendo entonces con estos pasos la Sub base que cumple con los criterios especificados
B C D E F G
95 Cod. Descripción Costo Descripción Cod. Alquiler
Apto Apto
96 1M Monoambiente € 26.000,00 Monoambiente 1M € 220,00
Apto
97 2D1 Apto 1 Dormitorio € 34.000,00 Monoambiente 1M € 250,00
Apto
Apto
Apto
101 2D1 Apto 1 Dormitorio € 37.000,00 Apto 1 Dormitorio 2D1 € 250,00
105 2D1 Apto 1 Dormitorio € 44.000,00 Apto 2 Dormitorios 3D2 € 500,00
106 3D2 Apto 2 Dormitorios € 50.000,00 Apto 2 Dormitorios 3D2 € 470,00
118 5C3 Casa 2 Dormitorios € 90.000,00 Casa 1 Dormitorio 5C3 € 360,00
96
119 5C3 Casa 3 Dormitorios € 70.000,00 Casa 2 Dormitorios 5C3 € 415,00
120 6C2p3 Casa 2Pta 2 Dorm. € 120.000,00 Local 65 m2 7L € 430,00
121 6C2p3 Casa 2Pta 3 Dorm. € 122.000,00
122 7L Local 100 m2 € 105.000,00
123 7L Local 75 m2 € 60.000,00
124 9O2p Oficina 2p 180 m2 € 170.000,00
12.7. Subtotales
Esta operación permite obtener subtotales por grupo, debiendo estar la lista ordenada, en este
caso se encuentra ordenada por código
Para realizar un ejemplo, aplicando el comando Subtotales, se emplea el listado obtenido como
sub. base de la base de datos original, donde por ejemplo se desea obtener los subtotales
según los códigos de locaciónes en venta y en alquiler.
En primer lugar, se obtiene los subtotales respecto a los inmuebles en venta
Paso por paso:
1. Colocar el cursor sobre cualquier parte de la planilla a subtotalizar.
2. Tomar la opción Datos- Subtotal, Excel seleccióna la tabla y aparece la siguiente
97
3. Donde dice Para cada cambio en: descolgar las opciónes y selecciónar (1) Cod
4. Donde dice Usar función, descolgar las opciónes y selecciónar Suma
5. Donde dice Agregar subtotales a: marcar Costo
6. Aceptar
98
Como resultado se obtiene la siguiente planilla con los subtotales de los inmuebles en venta
Al efectuar el comando de Subtotales, inserto una fila separando los codigos de inmuebles, y se
calculo el subtotal de ventas para cada uno, y un total general al final de la planilla
Manejo de una planilla con subtotales- niveles de detalle

En la base de datos aparecieron unos controles especiales a la derecha de la planilla, que
permite hacer manejos sobre la misma.
En la planilla se pueden leer tres niveles.
Acciónando clic sobre en numero 2 se obtiene Solamente el total general por cada codigo
Se aprecia en imagen de pantalla
99
La otra forma de pasar de un nivel a otro, es mediante los botones que se encuentran a la
izquierda, para cada grupo de códigos con un signo + o signo –
La función de estos botones es expandir o contraer un grupo especial.
Un clic en el signo + expande y muestra todas las filas.
Un clic en el signo – contre todo el grupo mostrando solamente los totales o subtotales.
En nuestro caso como ejemplo se contraen todos los grupos a excepción de grupo código 3D2
que se dejo expandida. Se observa lo expresado en la imagen de pantalla
100
Se a obtenido hasta el momento los subtotales de los inmuebles en venta, para completar el
ejercicio se debe obtener ahora:
Subtotales de los inmuebles en alquiler
Sub-subtotales
La planilla, admite más de un nivel de Subtotalización, es decir en este caso se puede aplicar el
comando de subtotales dos veces, para obtener subtotales sobre inmuebles en venta y
subtotales sobre inmuebles en alquiler
Paso por paso
1. Colocar el cursor sobre cualquier parte de la planilla a subtotalizar.
2. Tomar la opción Datos- Subtotal, Excel seleccióna la tabla
3. Donde dice Para cada cambio en: descolgar las opciónes y selecciónar (2) Cod
4. Donde dice Usar función, descolgar las opciónes y selecciónar Suma
5. Donde dice Agregar subtotales a: marcar Alquiler
6. Desmarcar la opción Reemplazar Subtotales actuales
7. Aceptar
El paso 6 hace que la segunda subtotalización no reemplace a la primera
101
Manejo de una planilla con subtotales- niveles de detalle
La planilla en este caso presenta 4 niveles de detalle
1 Solamente el total general ( mínimo nivel de detalle)
2 Total general y subtotales por inmuebles en venta
3 Total general y subtotales por inmuebles en alquiler
4 Lista completa ( máximo nivel de detalle)
4D3 Dto 3 Dormitorios $ 59.000,00
4D3 Dto 3 Dormitorios $ 64.500,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 $ 450,00
Total 4D3 $ 3.080,00
5C3 Casa 2 Dormitorios $ 90.000,00 Casa 1 Dormitorio 5C3 $ 360,00
5C3 Casa 3 Dormitorios $ 70.000,00 Casa 2 Dormitorios 5C3 $ 415,00
102
Total 5C3 $ 775,00
Cuando se imprime una planilla con Subtotales solamente aparecen en la hoja impresa los
datos que no están ocultos
Para quitar los Subtotales de una planilla, colocar el cursor sobre cualquier celda de la lista
1 Colocar el cursor sobre cualquier celda de la lista
2 Opción Datos-Subtotal
3 Acciónar en Quitar Todos
103
14. Tablas dinámicas
14.1. Creación y manejo de tablas dinámicas
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes

volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en
profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y
crear cálculos y fórmulas personalizados.
Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo
para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de
origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e
interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en
Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
El empleo de Tablas Dinámicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante.

Por ejemplo:
104
Si partimos de una hoja de MS Excel se tiene:
Por ejemplo si se requiere un reporte dinámico de los empleados por el mes, Nombre,
departamento, ingresos y egresos se tendría:
105
Para agregar los datos a la tabla dinámica basta con arrastrarlos y colocarlos en su estructura
de diseño o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificación del campo que desea
agregar.
Las herramientas de la tabla dinámica:
Contiene las fichas:
1. Opciones, que contiene:

En Tabla dinámica>Opciones>Mostrar páginas de filtro de informes…, se puede abrir un
reporte en varias páginas, siempre que se encuentre en el diseño como un campo de página.
106
La opción campo activo permite:
Configurar un campo, expandir o contraer la información de un campo activo.

Para realizar gráficos se cuenta con la herramienta Gráfico dinámico.
Al seleccionar presenta el cuadro de diálogo:
En donde puede seleccionar el tipo de gráfico que desea.

Por ejemplo:
107
Para actualizar datos de la tabla dinámica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla
dinámica
y dar un clic en el icono

Para resumir un campo, seleccione el campo, de un clic derecho, opción Resumir datos por,
seleccione por ejemplo promedio:
Se visualiza:
108
O puede dar un clic derecho en Configuración de campo de valor.
Seleccione el campo que desea y de clic en Aceptar.

Las opciones de tabla dinámica son muy útiles al momento de corregir errores por ejemplo el
de división para cero, para esto de un clic sobre la tabla dinámica y elija Opciones de tabla
dinámica, se visualiza:
Active con un visto la casilla de verificación Para valores erróneos, mostrar: Digite el símbolo
que desea, por ejemplo: ****. Cuando exista el error indicado
Automáticamente se colocarán los **** en la celda que contenga el error.
109
14.2. Formulas en tablas dinamicas
Una vez generada la Tabla dinámica, puede aplicar fórmulas, por ejemplo se desea
Calcular el 10% de los ingresos de los empleados.
Para esto realice lo siguiente:
El Herramientas de tabla dinámica>Opciones>Herramientas>Fórmulas>Campo
Calculado.
Se visualiza:
En la opción Nombre ingresar el nombre que desea para el Campo

Dar clic en Fórmula luego del signo =
En Campos seleccionar el campo que desea para la operación
Dar clic en el botón Insertar Campo Por ejemplo: Ingresos y multiplicar por el 10%
Dar clic en Aceptar.

Se obtiene el siguiente resultado:
110
2. Y Diseño:
Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinámica, estilos de tabla
dinámica.
14.3. Tabla dinamica a partir de una fuente de datos externa: Access
Para trabaja con fuentes de datos externas realice lo siguiente:

Abra un nuevo libro en MS Excel
Ir al menú Datos
Haga clic en Obtener datos externos
De clic en De otras fuentes
Seleccione Desde Microsoft Query
Clic en la pestaña Base de datos, por ejemplo MS Access Database*
Clic en Aceptar 9. Despliega:
Seleccionar la base de datos, por ejemplo TASAS REFERENCIALES

Clic en Aceptar 12. Despliega:
111
Clic en +
Despliega el contenido:
Clic en –TASAS REFERENCIALES para añadir todos los campos en Columnas en la consulta.
Despliega:
Clic en Siguiente
Si no desea Filtrar los datos de clic en Siguiente
112
Si no desea ordenar los datos de clic en Siguiente
Seleccione Devolver datos a Microsoft Excel
Clic en finalizar 22. Despliega:
Clic en Aceptar
Despliega:
Seleccione el lugar en donde desea situar la tabla dinámica

De la lista de campos seleccione el campo que desea en la estructura que le convenga para el
reporte.
Por ejemplo: el campo Fecha para Agregar a etiquetas de fila, Activa referencial y Básica a
Agregar a valores.
El reporte de tablas dinámicas desde fuente externa se visualiza:
113
14.4. Tabla dinámica con conexión a un origen de datos
Para trabaja con conexión a un origen de datos realice lo siguiente:

Abra un nuevo libro en MS Excel
Ir al menú Datos
Haga clic en Obtener datos externos
De clic en De otras fuentes
Seleccione Desde Microsoft Query 6. Despliega:
De la pestaña Base de datos seleccione <Nuevo origen de datos>
114
Ingrese el nombre que desea para la conexión
Seleccione el driver
De clic en Conectar
Localice el directorio del archivo
De clic en Aceptar 13. Se visualiza:
Seleccione la tabla y de clic en Aceptar.

Elija la conexión, de clic en Aceptar
De clic en Siguiente
115
Si no desea ordenar y filtrar de clic en Siguiente
De clic en finalizar 19. Se visualiza:
Seleccione Informe de tabla dinámica

Organice los campos por niveles de información, por ejemplo año, trimestre, mes, fecha, día.
116
15. Las macros en Excel
Introducción
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie
de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los
formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo
el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas
tareas.
15.1. Grabar una macro
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del
que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programación.
Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea grabar.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y
dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro... Además de esta opción en el
menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Antes de realizar una Macro es muy importante hablar sobre sus seguridades.
Se puede grabar las macros desde la ficha Programador, si no está disponible, haga lo siguiente
para mostrarla:
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
Opción Más frecuentes

Active con un visto la opción
Como se visualiza:
117
De clic en el Botón Aceptar.
Se visualiza la pestaña Programador que contiene:
El grupo Código que se compone de:
Visual Basic y Macros

El grupo Controles
El grupo XML
118
El grupo Modificar
15.2. Seguridad en macros
Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las
macros, haga lo siguiente:
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
Se visualiza:
En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede
ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que
vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine
de trabajar con las macros.
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. En el cuadro Nombre
de la macro, escriba un nombre para la macro.
Nota El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes
pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre
de macro, caracteres especiales ni palabras reservadas; puede utilizarse un carácter de
subrayado como separador de palabras.
119
Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un
mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.
Para asignar una combinación de tecla de método abreviado (método abreviado: tecla o
combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+a, que utiliza para ejecutar un comando.
Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinación de teclas, como ALT+f, que mueve el
enfoque a un menú, comando o control.) con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla
de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee utilizar.
Nota La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado
predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.
Sugerencia Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de
macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de
macros personal (Personal.xlsb), si no existe todavía, y guarda la macro en este libro. En
Microsoft Windows XP, este libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre
de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart para que se pueda cargar
automáticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda
en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si
desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro,
también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran
cuando se inicie Excel.
Para incluir una descripción de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro Descripción.
Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.
Realice las acciones que desee grabar.
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación.
Sugerencia También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de
estado.
Practica I
Genera las siguientes Macros:
Grabe una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo.
Grabe una Macro que inserte una tabla con datos.
Grabe una Macro que abra un archivo existente.
Grabe una Macro que abra un nuevo archivo.
Grabe una Macro que inserte un logotipo.
Grabe una Macro que ordene alfabéticamente una lista de nombres.
Grabe una Macro que imprima un formulario.
Nota: Recuerde que en la versión 2007 se debe guardar como un archivo de MS Excel
habilitado para macros, es decir con la extensión .xlsm; caso contrario no guarda el código de
las macros.
120
15.3. Codigos de una macro de excel
Para observar los códigos de una macro debemos seguir los pasos:
1. En primer lugar seleccione la celda B5 antes de empezar la grabación de la Macro, se
visualiza:
2. Presione el bóton Grabar Grabar del grupo Código, MS Excel muestra el cuadro de
Dialogo Grabar Macro
Presione el Botón
3. Ingrese un nombre de la macro por ejemplo saludo

4. En la opción Método Abreviado escriba la letra s, por lo tanto la macro se llamara con
Control + s
5. En Guardar macro en: Seleccione en el lugar en donde desea guardar la macro, por
ejemplo Este libro.
6. En Descripción puede agregar una descripción de lo que hace la macro, este punto es
opcional. Solo le sirve para que usted recuerde acerca de lo que hace la macro, pues
este código no es interpretado por el compilador.
121
7. Presione el botón Aceptar. Excel inicia la grabación del la Macro
8. Trasládese a la celda A1 y escriba Hola amiguitos, después presione Enter para aceptar
el valor en la celda.
9. Pare la grabación de la macro presionando el botón Detener

Grabación del grupo Código.
Excel ha grabado los pasos y ha generado un código.
10. Para visualizar el código generado, presione la tecla Alt + la tecla de función F11(Alt +
F11), o de un clic derecho en la hoja de cálculo:
11. Seleccione la opción Ver código. También puede acceder al grupo Código, al dar clic en
la opción Visual Basic
12. Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Se visualiza:
122
13. Active los siguientes cuadros o ventanas:
 De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos
 De clic en el Menú Ver y elija la opción Ventana Propiedades
14. Del cuadro Proyecto de doble clic en Módulos o simplemente presione el signo de + que
aparece en la opción Módulos.
Se activara debajo de Módulos la Opción Modulo1.
15. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el código de la macro
que grabamos de la siguiente forma:
Sub saludo()
'' saludo Macro
' Mi primera macro
' Autor: Patricia Acosta
' Acceso directo: CTRL+s
'Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola amiguitos"
End Sub
16. Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuación se da una
explicación de lo que ha hecho Excel:
 Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la macro saludo
 Todo lo que aparece con un apóstrofe ´ indica que no se tomara en cuenta que es
solo texto o comentarios y ese texto aparece en color verde.
 Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue
trasladarnos a la celda A1. La orden Range nos permite trasladarnos a una celda.
 ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola amiguitos" Esto indica que se escribirá en la celda
en que se encuentra el valor de texto Hola amiguitos. Todo lo que aparece entre
comillas siempre será un valor de texto. La orden
 ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa. Para
comprender alteraremos el código dentro del editor de Visual Basic.
Sub saludo()
' saludo Macro
' Mi primera macro
' Acceso directo: CTRL+s Range("A1").Select
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Bienvenidos al curso de Excel" End Sub
123
17. Al alterar el código y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + s hará lo
siguiente:
En A1 escribirá Hola amiguitos
En B1 escribirá Bienvenidos al curso de Excel
Al alterar el código y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + s hará
En A1 escribirá Hola amiguitos
En B1 escribirá Bienvenidos al seminario de Excel.
Se visualiza:
Sub saludos()
' saludo Macro
' Mi primera macro
' Acceso directo: CTRL+s
'
Range("A1").Select
'
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Bienvenidos al seminario de Excel"
End
End Sub
Al alterar el código y cuando regrese a Excel y ejecute
la macro con Control + s hará: En A1 escribirá Hola
amiguitos. En B1 escribirá Bienvenidos al seminario de
Excel.
Para salir del editor de clic en el Menú Archivo y elija la opción Cerrar y volver a Microsoft
Excel.
Si no desea salir por completo de clic en el botón Microsoft Excel que se encuentra
activado en:
124
Cuando deseé volver al editor de clic en: la pestaña Programador
De clic en el icono del grupo Código
Practica II
Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observe el Código.
Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre y observe el Código.
Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y cambie el tamaño de la letra a 20
puntos y observa el Código.
15.4. Códigos más comunes
Trasladarse a una Celda

Range("A1").Select
Escribir en una Celda
Activecell.FormulaR1C1="Paty Acosta"
Letra Negrita
Selection.Font.Bold = True
Letra Cursiva
Selection.Font.Italic = True
Letra Subrayada
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Centrar Texto
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
End With
Alinear a la izquierda
With Selection
125
.HorizontalAlignment = xlLeft
End With
Alinear a la Derecha
With Selection
.HorizontalAlignment = xlRight
End With
Tipo de Letra(Fuente)
With Selection .Font
.Name = "AGaramond"
End With
Tamaño de Letra(Tamaño de Fuente)
With Selection.Font
.Size = 15
End With
Copiar
Selection.Copy
Pegar
ActiveSheet.Paste
Cortar
Selection.Cut
Ordenar Ascendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
Orden Descendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
Buscar
Cells.Find(What:="Paty Acosta", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _
:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _
False).Activate
Insertar Fila
Selection.EntireRow.Insert
Eliminar Fila
Selection.EntireRow.Delete
126
Insertar Columna
Selection.EntireColumn.Insert
Eliminar Columna
Selection.EntireColumn.Delete
Abrir un Libro
Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\miarchivo.xls"
Grabar un Libro
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\tauro.xls", FileFormat _
:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _
False, CreateBackup:=False
127

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1. Trabajar con estilos

Un estilo es un grupo de atributos de formato que puede aplicarse de

La plantilla normal lleva asociados una serie de estilos que puedes

1.1. Aplicar un estilo de carácter o de párrafo.

1.2. Crear un estilo de carácter

La creación de un estilo de carácter se hace desde Formato/estilo. Aunque el punto de partida

En el desplegable basado en, elegiremos un formato concreto, si deseamos que conserve

1.3. Crear un nuevo estilo de párrafo

Simplemente, habrá que señalarlo, entrar en Formato/Estilo, seleccionar nuevo, ponerle

1.4. Modificar estilos

Un estilo de párrafo o de carácter puede modificarse consiguiendo que esa modificación se

1.5. Uso del área de estilo

1.6. Organizar estilos

Desde este mismo lugar o utilizando el botón configurar página de la barra de

Mediante el botón de Insertar Autotexto, podemos añadir a

5.1. ¿Qué es un salto de página?

5.2. ¿Cómo insertar un salto de página?

Para insertar un salto de página tenemos dos formas:

5.4. ¿Cómo insertar un salto de sección?

Para insertar un salto de sección:

5.5. Tipo de formato que se puede cambiar insertando un salto de sección

Se pueden cambiar los formatos siguientes en secciones concretas:

5.6. Tipos de salto de sección

Ilustración 6 . Página par e impar

5.7 Eliminar salto de sección

Seleccione el salto de sección que desee eliminar.

5.8. Diferencia entre salto de página y salto de sección

6.1. Crear un autotexto

Para crear un autotexto actuar como sigue:

Dentro de la ficha Insertar, elegir la opción elementos rápidos .

En el cuadro de texto Nombre, teclear el nombre para el nuevo elemento de autotexto o

6.2. Insertar un autotexto

Para insertar un elemento de autotexto actuar como sigue:

6.3. Elementos rápidos

En este caso se nos abrirá una ventana como la siguiente:

6.4. Eliminar un autotexto

6.5. Modificar un elemento de autotexto

7.1. Crear automáticamente una tabla de contenido

Actualizar la tabla de contenido

Haga clic en Quitar tabla de contenido.

7.2. Referencias bibliograficas

Una bibliografía es una lista de fuentes de información consultadas o citadas durante la

Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento.

Siga uno de estos procedimientos:

Buscar una fuente de información

Modificar un marcador de posición de cita.

Crear una bibliografía

Haga clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento.

7.3. Notas al pie y notas al final

Cambiar el formato de los números de las notas al pie o notas al final

Mantener activado el control de cambios

Desactivar Control de cambios

Quitar marcas de revisión

Word acepta el cambio o lo elimina y, a continuación, pasa al siguiente cambio.

9.1. ¿Qué es un formulario?

9.2. ¿Cómo crear un formulario?

• Tamaño máximo sirve

9.4. Ventana de configuración de un campo tipo casilla de verificación

9.5. Ventana de configuración de un campo tipo lista desplegable

9.6. Trabajar con formularios

A continuación, te damos unas recomendaciones para trabajar con formularios

La combinación de correspondencia supone obtener información en un documento