ARCHIVÍSTICA

ARCHIVOS NOBILIARIOS.

Un archivo nobiliario es el resultado de la acumulación por escrito de las actividades de una

familia que pertenezca a la nobleza, pero solamente de las familias que posean un título nobiliario.
Los diferenciamos de los archivos familiares, puesto que la nobleza tiene una importancia
histórica en ciertas etapas históricas. Asimismo, puede alcanzar la jurisdicción de ciertos señoríos
y genera documentación particular, además recibe documentación específica (privilegios, títulos,
probanzas de nobleza…)
Contenido de los archivos:

• Documentos recibidos.
o Expedidos por cancillería regia
o Expedidos por instancias judiciales
o Expedidos por instituciones religiosas
o Expedidos por escribanos públicos

• Documentos producidos:
o Administración de señoríos jurisdiccionales:
▪ Mercedes concedidas a vasallos
▪ Ordenanzas de gobierno
▪ Nombramientos de oficiales/expediente de obras públicas
▪ Libros de mayordomía/inventarios
▪ Expedientes de administración de justicia
o Administración del patrimonio familiar:
▪ Libros de contabilidad/inventarios
▪ Gestión de personal
▪ Gestión de obras pías
▪ Gestión de archivos
En España, la tradicional política de matrimonios ventajosos a lo largo del tiempo ha propiciado
que unas pocas casas nobiliarias hayan incorporado a otras secundarias junto con sus archivos.
Por ejemplo, la casa ducal de Medinaceli ha incorporado:

• Condado de Medinaceli /ducado.

• Condado de puerto de Santa María
• Marquesado de Cogolludo
• Marquesado de Alcalá de Alameda
• Ducado de Alcalá de los Gazules
• Ducado de Denia-Lerma
• Ducado de Segorbe-Cardona
Por el contrario, existen algunos archivos nobiliarios de familias pequeñas que apenas pueden
ofrecer servicios de archivo y que probablemente se vayan progresivamente incorporando al
archivo histórico de la nobleza o a otros archivos.
El archivo histórico nacional fue adquiriendo mediante compra, donación o depósitos diversos
fondos nobiliarios.

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El archivo histórico de la nobleza custodia 270 fondos de archivos de casas nobles de diversa
importancia, volumen, tipología documental y ámbito geográfico.
Los fondos más importantes son: el de los duques de Ousna, duques de Frías, duques de Fernan
Núñez, duques de Baena, duques de Parcent, condes de Luque, condes de Bornos y los marqueses
de Mendigorria.
Algunos de estos están digitalizados y disponibilizados en pares en su totalidad y otros
parcialmente.
El archivo histórico de Viana esta situado en el palacio de Viana en Córdoba.
Formaba parte de la familia, pero en 1980 fue vendido junto con el palacio a la caja provincial de
ahorros de Córdoba.
Actualmente es propiedad de CajaSur.
Abierto al público desde 2010.
Conserva los fondos del marquesado de Viana y de otros 16 títulos nobiliarios incorporados a la
casa (300000 documentos).
El archivo histórico de caja España esta situado en León, pertenece a caja España. Conserva los
fondos del condado de Luna que fueron comprados a los herederos que vivían en Francia y
fueron localizados por el catedrático César Álvarez.
También conserva fondos de la Real Sociedad Económica de amigos del país, el fondo de Antonio
Gaudí.
Un archivo familiar es el resultado de la acumulación por escrito de la actividad de una familia,
por definición engolaba también a los archivos nobiliarios.
Un archivo personal es el resultado de la acumulación por escrito de las actividades de una
persona física, de un individuo.
Son los archivos menos estudiados y en ocasiones contiene datos esenciales para comprender la
historia, sobre todo contemporánea.
Este tipo de archivos contienen los siguientes tipos de documentos:

• Documentos:
o Económicos
o Personales
o Oficios y cargos
o Judiciales.
• Memorias
• Escritos: notas, informes, conferencias…
• Obras literarias o artísticas
• Correspondencia
• fotografías
Los fondos familiares/personales de carácter histórico generalmente están conservados bien en
fundaciones o en otros archivos para garantizar su conservación y accesibilidad.
El archivo histórico nacional tiene una sección denominada erróneamente “archivos privados” en
la que se conservan algunos fondos personales y familiares:

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• Antonio Cánovas del Castillo.

• Emilio Castelar Ripoll.
• Antonio Pérez.
• Jacinto Benavente.
• Joaquín Baldomero Fernández Espartero.
• Margarita Nelken Mansberger.
• Niceto Alcalá-Zamora Torres.
Otro ejemplo es el de la familia Botín, una saga de banqueros que detenta la presidencia del banco
Santander desde 1909. El archivo está en el archivo histórico provincial de Cantabria y consta de
58 unidades de entre 1499 y 1919.
Uno personal es por ejemplo el archivo de Juan Negrín que pertenece a una fundación con su
nombre, fueron trasladados de París a Gran Canario en 2008 y son accesibles en un archivo
gestionado por el cabildo insular.
Un fondo personal polémico es el de Francisco Franco, propiedad de la familia y gestionado por
su fundación. Consta de 27490 documentos, algunos registrados por el gobierno, pero existen
sospechas de la desaparición de material.
Ningún gobierno ha reclamado sus fondos, el gobierno de Aznar les concedió una subvención de
150000 para realizar tareas de digitalización, la copia que llegó al centro documental de memoria
histórica de Salamanca es una versión parcial, ya que faltan 133 documentos sobre el inventario
original.
no existe precedente de expropiación forzosa.
El archivo de Salazar, dictador portugués si se encuentra en el archivo nacional da torre do tombo
de Lisboa.
Los archivos de personas jurídicas
Las diversas personas jurídicas que se constituyen dentro de los márgenes de la legislación pueden
conformar diversos archivos, que son conjuntos orgánicos de documentación generado en el
ejercicio de sus funciones.
Por personas jurídicas entendemos: empresas (sociedades anónimas, limitadas, cooperativas),
partidos políticos, sindicatos, fundaciones y asociaciones.
El primer archivo de una empresa que se conserva es el fondo Datini.
Conserva los documentos generados por su actividad de 1335 a 1410.
En su mayor parte correspondencia, libros contables y documentación notarial.
Actualmente se encuentra en el archivo de estado de Prato en Italia. Cualquiera puede acceder ya
que están digitalizados.
En España contamos con un archivo similar, el de Simón Ruiz 1525-1597.
Se conservó a través de una cofradía, se encuentra en la sede de la fundación museo de las ferias
de Medina del campo.
Se compone de 447 unidades:

• 266 cajas de correspondencia.

• 169 libros de cuentas.

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• 12 cajas de letras de cambio.

• 20 pergaminos.
• 150 cajas de documentación de hospitales donde ejercía obras pías.
Un ejemplo de archivo de empresa el es archivo histórico del banco Santander, se constituyó en
2008 por un convenio entre el banco y la universidad de Cantabria para que gestiona la fundación
para el estudio y la investigación del sector financiero.
Esta situado en solares, Cantabria y cuenta con 17000 documentos, el más antiguo de 1565.
El primer archivo histórico de un banco es el de BBVA, también existe el del banco Sabadell.
Tenemos archivos de partidos políticos, el partido socialista obrero español, sus fondos se
encuentran en la fundación Pablo Iglesias de Madrid. Otro ejemplo es el partido comunista de
España, sus fondos se encuentran en la biblioteca histórica de la universidad complutense de
Madrid.
Los partidos de derecha no cuentan con una longevidad suficiente para crear fondos históricos.
Otro ejemplo son los sindicatos, archivo de la unión general de trabajadores, sus fondos se
encuentran divididos en secciones provinciales y federaciones, todos ellos se conservan en la
fundación Largo Caballero. Lo mismo sucederá con Comisiones Obreras.

TEMA 4. LA GESTIÓN DOCUEMENTAL.

Papel del archivero: conservación, archivar
La archivística europea en la que existen fondos muy antiguos y un cuerpo de historiadores
nacionales muy potente es el adalid de los que denominamos archivística conservadora.
El británico Jenkinson consideró que la labor del archivero era la de mero conservador de
documentos.
La archivística de países sin documentación muy remota como EE. UU., Canadá o Polonia, se
inclina por la vertiente que denominamos archivística innovadora.
El americano Schellenberg defendió que el archivero debe ser un gestor de documentos que debía
implicarse desde su producción a la transferencia, valoración y clasificación.
La teorización de la archivística innovadora comenzó en EE. UU. a comienzos del siglo XX.
En 1935 se crearon tablas de conservación para valorar el expurgo de diversos documentos.
En 1948 se fundó en National archives and récords services en la que se plantea como reducir
costes, estudiar la elaboración de formularios, implantar nuevas técnicas.
En 1950 aparecieron los 10 primeros archivos intermedios para abarcar todo el país, en los que
los archiveros cumplían esas funciones de gestor de documentos.
El XII congreso archivístico de Canadá del 92 se insistió en que el archivero debe evitar que los
archivos de gestión e intermedios sean dominados por gerentes sin sensibilidad hacia la potencial
historicidad del documento.
La participación de un archivero en los archivos de oficina es fundamental para evitar pérdidas
de recursos.

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• En oficinas de seguros sin gestión archivística, los restantes empelados invierten 5-10%
del tiempo a buscar documentos.
• Un fondo de pensiones francés calculo que la búsqueda de un expediente mal ordenado
costaba unos 200 euros y que el 1,5% de los expedientes eran irrecuperables.
En la actualidad nadie discute el triunfo de la archivística innovadora en la que el archivero tiene
un papel en la gestión documental con tareas como:

• Diseño racional de los documentos.

• Manejo de transferencias documentales entre archivos.
• Valoración de los documentos y expurgos.
• Clasificación, ordenación e instalación de los fondos.
• Descripción de los fondos archivísticos.
El ciclo vital de los documentos.
Según el diccionario de terminología archivística, un documento de archivo es la combinación de
un soporte físico y la información registrada en él, puede ser utilizada como prueba jurídica o
para consulta.
Posee los siguientes elementos diferenciadores:

• Carácter seriado. Se producen individualmente, pero acaban formando parte de

expedientes y series.
• La génesis: se producen dentro del proceso natural de actividad, producto y reflejo de las
tareas del productor.
• Exclusividad, no se suele encontrar en otro lugar esa información con la misma extensión
e intensidad.
• Interrelación. Funciona dentro de una arquitectura.
El documento pasa a través de su vida por el archivo de gestión – archivo central – archivo
histórico.
En los dos primeros el documento estará en su vida primaria con valor jurídico o administrativo.
En la primera será cuando tenga un interés vital, tramitándose, en el central o intermedio, es
cuando dejan de tramitarse.
El documento de archivo nace para ser utilizado como prueba jurídica o para usos administrativos,
estos valores primarios varían dependiendo del motivo del documento de archivo.
En la gestión archivística actual se considera que el documento o expediente tiene dos fases dentro
de la existencia del valor primario.

• Fase activa, tramitación.

• Fase semiactiva. Conclusión del expediente que mantiene su valor primario, pero no es
utilizado con tanta frecuencia.
Con el paso del tiempo algunos documentos adquieren un valor histórico ya que son de enorme
utilidad para la construcción del discurso historiográfico, es cuando consideramos que tienen un
valor secundario o permanente.
Generalmente cuando termina el valor primario, pero no tiene por qué.

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EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.
El expediente de archivo es un conjunto ordenado de documentos que sirve de antecedente y
fundamento a la resolución administrativa.
Se formarán mediante la agregación ordenada de cuentas documentos, pruebas, dictámenes,
informes, acuerdos, notificaciones sean necesarios para tomar una resolución que también será
agregada.

• Originales (emitidos y recibidos).

• Copias (referencia).
• Documentos marginales (para tramitación).
No lo elabora el archivero sino el servicio correspondiente, a medida que se desarrollan los
trámites encaminados a resolver ese asunto desde su apertura hasta su cierre.
El expediente se tramita de acuerdo a la ley 29/2015 de procedimiento administrativo en el que
se establecen tres momentos:

• Iniciación. Antecedentes de hecho o de derecho de la apertura del expediente, puede ser

de oficio en el ejercicio de las funciones de una organización o a requerimiento de una
parte por solicitud de una persona interesada.
• Procedimiento. El expediente se impulsa de oficio en todos sus trámites. La persona
interesada puede añadir documentos hasta la llegada de la finalización.
• Finalización. Existen cuatro medios para poner fin a un procedimiento.
o Resolución. Decisión motivada.
o Desistimiento. Renuncia del interesado.
o Renuncia. Renuncia tras la resolución.
o Caducidad o incumplimiento de plazos.
Ejemplo: profesor.
Iniciación: convocatoria plazas, petición al rector, resolución de convocatoria, establecimiento
del tribunal y convocatoria del concurso público.
Procedimiento: solicitud de interesados, lista provisional, alegación des de interesados y lista
definitiva.
Resolución. Acta de comisión, renuncia del interesado y reclamaciones.
Los documentos que conforman un expediente se conservan en una carpetilla o guardaexterior de
cartón PH neutro para mejor conservación y poder escribir informaciones básicas para ahorrar
tiempo:

• Nombre
• Fecha inicio-finalización
• Resumen del asunto.
• Número de documento.
• Dígitos de cuadro clasificación.
• Signatura de instalación.
Idealmente todo expediente debe contener dos hojas con dos elementos que lo estructuran.
Una hoja extracto o resumen. Síntesis del contenido y del asunto de referencia.

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Una segunda hoja con una relación de contenido, índice de documentos con una breve
descripción, data y número de orden, facilita el conocimiento de la tramitación seguida y la
localización de documentos sustanciales.
La ley 39/2015 establece que los expedientes de la administración pública tendrán formato
electrónicos.
El índice de documentos autenticado por firma que garantiza la integridad e inmutabilidad del
expediente, asimismo permite recuperar sus documentos.
Elimina la necesidad de copias, un documentos puede pertenecer a dos expedientes.
El expediente de un alumno es una unidad creada en la secretaria de la facultad de letras de la
universidad de Murcia y puede contener los siguientes documentos:

• Documentos sobre. Solicitud de ingreso.

• Fotocopias de documentos como DNI… y fotografías.
• Matrícula y pago de tasas.
• Gestión de becas universitarias.
• Discapacidades.
• Incidencias.
• Actas de notas de las asignaturas.
• Tramitación del título universitario.
También para gestión del profesor: guías docentes, firmas, mensajes privados, calificaciones,
llamamientos, prácticas y trabajos e incidencias.
¿Qué es un archivo de gestión?
El archivo de gestión o de oficina es el que recoge expedientes administrativos en pleno proceso
de tramitación.
Está situado en la misma oficina en la que se tramita la gestión.
Puede custodiar expedientes recientemente cerrados, pero se tiende a reducir los plazos para
trasladarlos al archivo intermedio.
El archivero tiene un papel fundamental en la gestión de los archivos de oficina, a pesar de que
necesita la colaboración de todos los responsables de la generación de la documentación, puesto
que su papel es una intervención indirecta.
El archivero solamente tendrá control efectivo sobre ella tras su traslado al archivo intermedio.
Para que la colaboración se lleve a buen puerto:

• Hacer conocer a todos los integrantes de la oficina la determinación de solucionar el

problema de la gestión documental.
• Designar una responsabilidad de alto nivel encargado de llevará cabo al tarea, el cual
tendrá capacidad de decisión para resolver las cuestiones planteadas por el archivero.
• Sensibilizar al personal sobre las necesidades de la operación y el papel que deberán
desempeñar.
Se les hará ver que:

• Conservarán plena disponibilidad de los documentos.

• Nada concerniente a estos se hará sin su conocimiento.

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• El éxito de la operación depende de su colaboración.

• El esfuerzo se verá recompensado con un acceso más rápido y seguro.
• Mejorarán las condiciones de trabajo al liberar espacio con un desalojo más regular.
El archivero tiene que recopilar y analizar información sobre la entidad y las necesidades
documentales para tomar decisiones acertadas en elaboración de documentos y clasificación, y
organización de traslados.
Contribuir en al organización del archivo, elaborar un cuadro de clasificación general de los
fondos que refleje las funciones de la entidad, elegir la ordenación de los expedientes y aconsejar
sobre la instalación.
Acordar una terminología común para los libros, expedientes y series generados por la oficina
que comparten las mismas características.

• Acordar un diseño eficiente de los expedientes.

• Evitar multiplicidad de documentos.
• Evitar documentos sueltos.
• No extraer originales.
• Controlar los préstamos de documentos.
• Conservar el orden cronológico.
• Grapar cada oficio con su respuesta.
• Agrupar el documento principal con los que le acompañan.
• Organizar la identificación de los expedientes.
Hay que elaborar una lista de expurgo. EN EL ARCHIVO DE OFICINA.
El archivero puede dar a conocer aquellos documentos que serán expurgados antes de enviarlo al
intermedio, de esta forma no se hará de manera arbitraria ni de síndrome de Diógenes.
Organización de las remesas. El archivero establece unas pautas sobre los plazos en los que al
documentación es susceptible de remitirse al archivo intermedio.
La formación de las remesas ha de hacerse a través de unas hojas impresas cuya normalización
es competencia del archivero.

TEMA 5. EL ARCHIVO INTERMEDIO Y EL

ARCHIVO HISTÓRICO.
El archivo intermedio es aquel en el que se envían los expedientes conclusos que mantienen su
valor jurídico conclusos que mantienen su valor jurídico, pero apenas tienen valor administrativo.
Su objetivo es meramente económico, liberan a las administraciones de los documentos que no
son necesarios para su trabajo diario y al mismo tiempo evitan colapsar los archivos históricos
con un gran monto de documentación no accesible que pude ser objeto de destrucción.
En ellos se desarrollan las primeras labores archivísticas, valorización y expurgo de la
documentación.
El objetivo es almacenar mucha documentación al menor coste posible.
Los archivos se construyen en la periferia de las grandes ciudades donde el suelo es más barato,
aunque siempre en lugares bien conectados.
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Los depósitos son austeros, aprovechan al máximo el espacio y con un muelle de acceso a cubierto
para recibir remesas de documentos.
Representan un ahorro del 50% respecto al almacenamiento en archivo de oficina.
En los archivos intermedios se produce la primera intervención directa de los archiveros.

• Recepción de documentación
• Instalación con criterios economicistas
• Revisar la clasificación otorgada por la oficina
• Realizar la descripción
• Proporcionar la información a los organismos interesados sobre la localización y
contenido de la documentación.
• Organizar el expurgo de la documentación que no tendrá carácter histórico al finalizar su
valor primario.
• Remitir la documentación histórica al archivo histórico.
ORÍGENES.
El archivo intermedio es el más reciente de la historia y está estrechamente ligado al crecimiento
de la burocratización a lo largo del siglo XX.
Aunque existen precedentes, los archivos intermedios nacen en EEUU durante la II Guerra
Mundial de 10 a 15 centros que cubren todo el país.
Otros estados los crearon en fechas cercanas.

• Canadá
• Reino Unido.
• Alemania
• Francia
• España (1972)
El primer antecedente de archivo intermedio en España es el archivo general central de 1858 y
destruido por un incendio en 1939.
Fue remplazado por el archivo general de la administración, también ubicado en Alcalá de
Henares, que entró en funcionamiento en 1972.
En 1970 se creó el depósito regional de Cervera para los fondos catalanes.
En al actualidad casi todas las autonomías cuentan con uno e incluso municipios como Barcelona.
Es el archivo más grande de España y el tercero del mundo. Es un búnker de 9 plantas con 28 km
cuadrados de depósito.
Ahora contiene 170 km lineales de cajas. Solamente una mínima parte está digitalizada y un 22%
inventariada.
Fondos desde 1299 hasta 2003.
Tiene cierto carácter histórico ante imposibilidad de transferir al AHN.
Fondos y documentos interesantes del archivo.

• Poder judicial.
o Ámbito nacional. (Audiencia nacional, Tribunal supremo)

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o Ámbito provincial y local (Juzgados de Madrid)

o Jurisdicciones especiales. (Monedas, contrabando, militar)
• Poder ejecutivo.
o Administración central. (Ministerios, Servicio exterior)
o Administración periférica. (Delegaciones provinciales)
o Administración española en Africa.
o Sociedades estatales. (CEPSA, CAMPSA)
o Movimiento nacional / Sindicatos únicos.
• Fondos privados – Fondos fotográficos.

¿Qué es un archivo histórico?

Todo aquel al que se envían todos los documentos que revisten de valor histórico (sin valor
primario teóricamente).
Es el destino final de la documentación, la cual si es valorada como sujeta a historicidad, se
conservará allí permanentemente.
Su misión principal es servir a la investigación.
Los primeros fueron creados en los siglos XVIII-XIX al coincidir tres fenómenos:

• Crisis del antiguo régimen y cambio de legalidad.

o Muchos documentos pierden su valor primario.
o Desaparecen instituciones por desamortización o ruina.
• Apertura de los archivos al ciudadano.
o No es un arsenal de autoridad sino para la administración del estado.
• Preocupación creciente por la Historia.
o Construcción de las historias nacionales.
El primer archivo histórico como tal es el Archivo General de Indias, creado en 1785 para
centralizar toda la documentación ultramarina del imperio español. Su objetivo principal era dar
respuesta a la leyenda negra creada por potencias enemigas como Inglaterra, Francia u Holanda.
En otras ocasiones nacen para recoger grandes montos de documentación de instituciones
desamortizadas. Es el caso de los archivos nacionales de Francia o el Archivo Histórico Nacional
de España de 1866. En Latinoamérica se crean archivos nacionales para recoger documentación
de la administración colonial.
El archivo tiene las siguientes funciones:

• Recepción de documentación y valoración para expurgo.

• Conservación y restauración de fondos históricos.
• Elaboración de instrumentos de descripción.
• Ofrecer accesibilidad a los potenciales usuarios.
o Servicio a la investigación.
o Servicio administrativo.
• Difusión cultural.
o Exposiciones.
• Función educativa.
o Visitas guiadas.
El emplazamiento ideal es una cuestión delicada.

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Debe situarse lo más cerca posible de sus potenciales usuarios o debe evitarse vecindades
peligrosas. Alejado de objetivos militares o nudos ferroviarios, de terrenos húmeros ni tierras
deslizantes, evitar contaminación atmosférica y acústica.
Pero hay que considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo.
La situación más factible es un emplazamiento suburbano o el desdoblamiento entre un centro
destinado a la atención al público y varios almacenes con la documentación menos consultada.
Lo ideal es la construcción de edificios modernos específicamente concebidos como archivo.
Incluso los archivos construidos como tales hace más de medio siglo tiene hábitos deplorables,
estancias de altos techos, grandes ventanales vidriados y oficinas exiguas.
Pero lo habitual es que se trate de aprovechar edificios de carácter histórico como palacios,
iglesias o conventos, y habilitarlos para fines culturales.
Zonas:

• Administración.
• Depósitos.
• Locales de recepción de documentos.
• Locales de limpieza, desinsectación y desinfección.
• Locales de clasificación.
• Taller de restauración.
• Taller de reprografía.
Los depósitos.
Constituyen el corazón del archivo, su finalidad es proporcionar el mejor almacenamiento posible
con una buena accesibilidad.
Ocupan en torno al 60% del recinto y por seguridad, cada sala no puede medir más de 250 metros
cuadrados y su altura no podrá ser inferior a 2,5 metros de altura para evitar grandes masas de
aire que faciliten combustión e incluso tienen puertas cortafuego.
Pueden tener almacenamiento en estanterías compactas, móviles.
Los muros, suelos y techos tienen que ser ignífugos y con aislamiento térmico e higrométrico.
Las ventanas solo ocupan un 10% orientadas a donde menor sea la insolación y la incidencia de
vientos portadores de humedad o contaminación.
Área pública:

• Recepción (información, taquillas).

• Sala de consulta.
• Sala de lectura.
• Sala de lectura de microfilm, material informático…
• Sala de exposiciones.
• Sala de conferencias.
Las salas de lectura:
Son un lugar de trabajo, deben ser tranquilas, bien iluminadas y agradables. Los puestos pueden
ser mesas corridas o pupitres individuales.

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Es preferible que sean un espacio diáfano para permitir un mayor control y evitar robos.
Su acceso será directo desde el área de información sin necesidad de acceder a zonas restringidas,
pero los depósitos estarán cerca para reducir al mínimo los desplazamientos y los tiempos de
entrega de documentación.
Junto a la sala de lectura se ubicará la sala de consulta en la que se ubican los instrumentos de
descripción, el servicio de perdidos y la biblioteca auxiliar.
Usuarios:
Investigadores científico. Público habitual con capacidad suficiente para moverse entre la
información, necesitan instalaciones adecuadas y buenos instrumentos de descripción.
Aficionados. Usuarios en crecimiento cuyas preferencias se centran en la genealogía y la historia
local, precisan de una excesiva atención por su desconocimiento en técnicas de investigación.
Estudiantes. Potenciales usuarios como investigadores o aficionados a los que se va dirigida la
función educativa.
Ciudadanos. Buscan información de carácter administrativo relacionadas con necesidades
inmediatas, constituyen el grueso de las consultas, también pueden ser objeto de la acción cultural
de los archivos.
Accesibilidad:
El derecho a la accesibilidad de la documentación pública se plantea en el art. 105 de la
Constitución.
Desarrollada en la ley de patrimonio histórico español y por la ley de régimen jurídico de las
administraciones públicas y del procedimiento administrativo.
Limitaciones potenciales:

• La ley de secretos oficiales.

• La ley de derecho al honor y a la intimidad.
• Ley de protección de datos de carácter personal.
Las exposiciones:
Tiene como objeto a todo tipo de público, especialmente aquel que no se acercaría al archivo.
Un aspecto fundamental es la adecuada elección de un tema que motive a los ciudadanos a visitar
un archivo, este puede ser un acontecimiento a conmemorar, un tema e actualidad o un tema
imperecedero.
También se puede aprovechar un acontecimiento especial de un archivo como cambio de sede o
ingreso de fondos relevantes.
Combinan documentos con buena cartelera, montajes audiovisuales e interactivos y objetos
relacionados con el tema a ambientar.
Pueden acompañarse de publicaciones como carteles y catálogos, folletos…
Pretender fomentar el respeto al patrimonio y el sentido crítico y de análisis. Deben acercar el
archivo a todos los públicos.

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LA CLASIFICACIÓN.
Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados
o clases que vienen dados por los propios creadores en su origen, de acuerdo con el principio de
procedencia y orden original.
La clasificación es un instrumento teórico que nos elimina las barreras de la ordenación e
instalación (procesos físicos).
La clasificación puede incluso unir los fondos de una institución que han sido divididos en dos
archivos diferentes, por ejemplo, los fondos de la catedral de Oviedo se reparten entre el Archivo
capitular de Oviedo y el Archivo Histórico Nacional.
Schellenberg estable tres tipos de clasificación:
Funcional: agrupa la documentación de acuerdo con las funciones de la entidad que genera el
fondo de archivo, cada función representa una serie, y estas pueden ser reunidas bajo clases más
amplias de funciones que representen una misma acción administrativa y establecerse divisiones
jerárquicas entre ellas:

• Ventajas: estabilidad con el paso del tiempo, muy flexible, objetividad.

• Desventajas: dificultad de elaboración.
Orgánica: trata de reproducir los cuadros de gestión y de gobierno de una institución. Su
problemática está en la repetición en los niveles inferiores y en la inestabilidad, puesto que pocas
organizaciones mantienen su organización primigenia.

• Ventajas: fácil de elaborar, sencillez de aplicación, objetividad.

• Desventajas: poco flexible, ruptura de continuidad, dificultad de uso en organizaciones
complejas.
Temática: resultado del análisis del contenido de los documentos, de los asuntos o materias sobre
los que versan. Es una clasificación subjetiva y donde se solapan temas.
Pero existe otra derivada de las dos anteriores.
Orgánica-funcional: en este caso las divisiones son definidas por las funciones, pero están irán
agrupadas dependiendo del órgano que las ejerce y produce los documentos de tales funciones.
Combina las ventajas de ambos, pero sigue teniendo los problemas de la orgánica, puesto que
pocas organizaciones mantienen su organización primigenia y las funciones pueden ser ejercidas
por dos órganos diferentes a lo largo de su historia.
La elección del sistema de clasificación más apropiado debe ajustarse a varias exigencias del
trabajo archivístico.
Debe ser lo más estable posible, que perdure a lo largo del tiempo.
Debe ser objetivo, no depender de la percepción personal del archivero.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos del
proceso administrativo del cual son resultados.
Los manuales señalan que la clasificación funcional es la más transparente y cumple los tres
criterios y que aún no siendo perfecta, ofrece riesgos mínimo de confusión, de interferencias y
asegura continuidad.

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El resultado de la clasificación es un instrumento denominado cuadro de clasificación.

Para Roborge es una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y actividad es de una
organización, un sistema que organiza intelectualmente la información y permite situar todos los
documentos en cualquier punto del cuadro.
Tiene que ser una estructura jerárquica representada a la inversa, de lo general a lo concreto.
Diferenciada por dígitos que nos llevan a secciones que dependen del criterio elegido y
subsecciones según las necesidades, pero que acaben llegando a las series homólogas ya sus
documentos. Es importante no descenderá subdivisiones excesivas.
Antonio Heredia habla de una especie de árbol que va desde el fondo pasando por secciones y
subsecciones hasta llegar a la serie, el expediente y los documentos.
Existen cuatro principios que inspiran un cuadro de clasificación:
Delimitación: deben caber todos los documentos generados por esa institución y los limites debe
ser los del fondo y quedan fuera aquellos de procedencia ajena que comparten instalaciones por
una donación, legado o deposito, los cuales tendrán su propio cuadro de clasificación.
Unidad: un cuadro único para todo el archivo.
Estabilidad: tienen que ser perdurables en el tiempo, por ello tiene que basarse en la clasificación
funcional.
Simplificación: utilizar las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia es fundamental e
ineludible.
Algunos autores han propuesto un sistema de clasificación universal, que puede ser utilizador por
cualquier archivo similar a la normalización utilizada en las bibliotecas.
Pero los procedimientos archivísticos no son normalizables, cada institución tiene sus propias
funciones- complejidad.
Si bien es cierto que determinadas categorías de archivo que por sus características uniformes son
susceptible a la normalización en un grado muy alto.

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

El elemento básico es el cuadro de clasificación “Estructura jerárquica y lógica que refleja las
funciones de una organización" Debe elaborarse desde el conocimiento del contenido del archivo
El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con
base en atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos.
La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y
subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado
inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo
de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por
la persona física o moral que creó los documentos.

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Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con
un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los
cambios estructurales de la entidad generadora.
El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.
Cuadro de clasificación. Plan director establecido para la clasificación del conjunto de los
documentos conservados en un archivo por secciones y series.
En 1964 el archivero norteamericano O. W. Holmes estableció 6 niveles de clasificación:

• Archivo
• Fondo
• Subfondo
• Serie
• Expediente
• Documento
Pero cada "cuadro" se realiza para un fondo concreto. Si un archivo tiene varios fondos, se hacen
sendos cuadros para cada uno.
A partir de aquí: sección, subsección, serie.
FONDO. Es el conjunto documental precedente de una institución o persona, conservado en el
archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad
que la institución realiza. Es una unidad de tamaño útil. Puede existir un subfondo en caso de que
haya absorbido a otro fondo.
SECCIÓN. Es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de
procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de
la institución u organismo (subsecciones y áreas). Puede reflejar sus funciones, órganos o división
temática para estas subsecciones.
SERIE. Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad
administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
Facilitan la gestión y forman parte de las secciones o subsecciones.
En los archivos singulares (con un solo sujeto productor) archivo y fondo son idénticos.
Pero muchos archivos se componen de diferentes fondos archivísticos (absorción de fondos de
otros productores)
6 a 8 preguntas extensas
Principios generales para la organización de archivos. (SALE FIJO)
El fin fundamental de la organización archivística es arreglar los archivos de acuerdo con criterios
objetivos.
2 principios fundamentales:
• El principio de procedencia.
• El principio de orden natural
El principio de procedencia fue enunciado por el archivo francés Natalis de Wally en la circular
de 24 de abril de 1841 que daba a conocer la noción de fondo de archivo.

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 ARCHIVÍSTICA

Se considera que la archivística científica nace desde el mismo momento que se formuló - toda
clasificación gira en torno a esta noción.
Según el principio de procedencia todo documento debe estar situado en el fondo documental del
que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo,
y en este la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes.
Esto significa que idealmente toda la documentación generada por una institución debe
concentrarse en un mismo archivo.
De este modo podemos conservar cada fondo de acuerdo con la institución que originalmente lo
generó.
El principio de procedencia fue un avance considerable pero no bastante, porque no hacia
referencia al orden interno de los documentos dentro del fondo.
H.Von Seybel, director de los archivos del estado de Prusia, enuncio un nuevo principio en unos
reglamentos publicados en 1881 el de orden natural.
Según el principio de orden natural todos los documentos que forman parte de un fondo deben
conservarse en el orden otorgado por su entidad de origen, es decir, clasificado de acuerdo a las
acciones desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras.
El objetivo era eliminar todo atisbo de reordenación de fondos por parte de los archiveros
siguiendo criterios como asuntos o materias.
Sin embargo, en archivos que han ido alterando este orden natural a lo largo de su historia, es casi
imposible reconstruir ese orden natural.

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