8_FM_DOCUMENTE_SPECIFICE_ACTIVITĂŢII_DE_

SECRETARIAT

Obiective:
 Prezentarea importanţei departamentului;
 Cunoaşterea activităţii din cadrul departamentului;
 Corelarea activităţii cu documentele specifice departamentului.

Competenţe vizate:

Elevul/ Comuni- Comuni- Bază în Compe- Compe- Compe- Compe- Compe-

eleva care în care în matema- tenţe TIC tenţe de tenţe tenţe tenţe de
poate limba limba tică, ştiinţe, învăţare civile şi antrepre- exprimare
maternă străină tehnologie sociale noriale culturală
x x x x x x

Posibilităţi de utilizare:
Antrenarea în activitatea din interiorul departamentelor;
Cunoaşterea aprofundată a atribuţiilor din firma de exerciţiu;
Evaluarea şi îmbunătăţirea comunicării din firma de exerciţiu.

Mod de organizare a activităţilor:

În grup, pe departamente

Resurse materiale:
Flipchart, marker, lipici, post-it-uri

Durată:
 Pregătire: 10 minute;
 Realizare: aprox. 20 minute;
 Evaluare şi feed-back: 20 minute.

Desfăşurare:
 Pregătire:
 Se prezintă angajaţilor din firma de exerciţiu atribuţiile specifice conform fişei postului.

 Realizare:
 Angajaţii din firma de exerciţiu trebuie să stabilească activităţile postului şi să identifice
documentele necesare în vederea realizării în bune condiţii a activităţilor precizate.

8_FM_Documente_specifice_activităţii_de_secretariat Pagina1 din 2

 Evaluare şi feed-back:
 În plen
 Se utilizează fişe de evaluare pe grupe

Alternative de lucru:
 Se poate lucra şi individual, soluţiile vor fi prezentate pe flipchart . Se va acorda feedback
reciproc în cadrul angajaţilor din acelaşi departament.

Recomandări :
 Foarte utilă în abordarea unor aspecte diverse legate de organizarea activităţii de
secretariat.
 Ajută angajaţii din firma de exerciţiu la:
- Finalizarea sarcinilor;
- Concentrarea pe obiective;
- Însuşirea tuturor sarcinilor pe care le au de realizat;
- Elaborarea documentelor folosite în activitatea curentă a firmei de exerciţiu.

Soluţie- model:
Departamentul Secretariat - Administrativ

Activităţi Documente specifice

1. Înregistrare şi urmărire intrări-ieşiri
 Registru de corespondenţă
corespondenţă
2. Înregistrare cereri ofertă timisă/primită  Registru cereri trimise/primite

3. Confirmare comenzi trimise/primite  Registru confirmare comenzi trimise/primite

4. Primire extras de cont ROCT  Dosar extras de cont încasări/plăţi

5. Transmitere/primire chestionare  Dosar chestionare

6. Evidenţa adrese e-mail, nr. telefon clienţi  Repertoar telefon, mapă cărţi de vizită
7. Programare şedinţe, întâlniri, lansări,
 Agenda zilei, proces verbal, invitaţii
vizite agenţi economici
8. Coordonare aprovizionare consumabile  Referat de necesitate /departament
(colectare necesar, centralizare, emitere
comenzi, distribuţie)

8_FM_Documente_specifice_activităţii_de_secretariat Pagina2 din 2