2/14/2019 Arkiv – Wikipedia

Arkiv
For arkivering på Wikipedia, se Wikipedia:Arkivering.

Ordet arkiv har flere betydninger. (1) Dokumenter mottatt eller skapt
av en virksomhet som en del av virksomhetens virkeområde (også kalt
enkeltarkiv). (2) Et oppbevaringssted for enkeltarkiv, det vil si lokalet
eller bygningen. (3) Arkivtjenesten i en virksomhet, dvs. den enheten
som utfører arkivoppgaver. (4) En arkivinstitusjon eller et annet
samlingssted for flere enkeltarkiver (også kalt arkivdepot).

Ordet arkiv stammer fra gresk ἀρχεῖον (archeíon) viste til bygningen
hvor styresmaktene oppbevarte dokumenter. (Sammenlign med
ordene an-arki og mon-arki.)
Arkivmateriale
Skillet mellom arkiv, bibliotek og samling (dokumentsamling) kan
kort forklares ved at et arkiv består av brev eller dokumenter som er
blitt til som ledd i en bedrifts eller et (offentlig) organs virksomhet. Arkivdokumentene er ofte samlet innenfor en sak
og er i liten grad mangfoldiggjort (består ofte av unike dokumenter, men rundskriv og andre mangfoldiggjorte
dokumenter kan også inngå i et arkiv). Et bibliotek består av en samling av mangfoldiggjorte dokumenter (bøker,
tidsskrifter). En samling kan ofte bestå av unike dokumenter, men disse er da samlet ut fra et annet perspektiv enn å
dokumentere en prosess eller en saksbehandling. Eksempelvis vil en samling av brev fra en (kjent) person over mange
år normalt ikke kalles et arkiv dersom de er samlet inn i ettertid. Både privatpersoner, bedrifter og offentlige organer
har arkiver i varierende grad. Men det er bare offentlige organer som er pålagt å ha arkiv etter bestemte regler for å
dokumentere sin virksomhet. Reglene om dette er samlet i arkivloven[1] og arkivforskriften.[2]

Årlig arrangeres arkivdagen for å gi folk innblikk i hva som finnes i arkiver og vekke interesse for arkivene som
samfunnets minne.

Innhold
Arkiv og arkivserier
Arkivnøkkel
Arkivskaping
Metadata
Arkivdepot
Elektroniske arkiver
Forholdet til offentlighetsloven
Arkivplan
Referanser
Kilder
Eksterne lenker

https://no.wikipedia.org/wiki/Arkiv 1/4
2/14/2019 Arkiv – Wikipedia

Arkiv og arkivserier
Arkivet i et offentlig organ (f. eks. en kommune) består av en rekke
arkivserier av forskjellig type. De vanligste er:

Journaler. I arkivsammenheng er dette en betegnelse på

oversikt, liste eller register over saksdokumenter. I tidligere tider
har journalen vært ført kronologisk i en protokoll eller (etter at
saksbegrepet ble innført) på ulike typer kartotekkort. Fra 1990-
tallet er journalene vanligvis ført på data i et elektronisk
saksbehandlingssystem. Slike systemer har i stor grad forenklet
søkemulighetene på saker og dokumenter. Det er lovbestemte
minimumskrav til hvilke opplysninger som skal journalføres (navn
på avsender/mottaker, dato, saksbehandler, arkivkode osv.).
Saksarkiver. Selve saksdokumentene i den generelle
saksbehandlingen. Inngående og utgående brev, notater, kart,
tabeller og andre typer vedlegg. Tradisjonelt har dette vært en Kartotek
samling av papirdokumenter organisert på forskjellig vis
oppgjennom tidene (kronologisk eller samlet i saksmapper). I
nyere tid er dokumentbegrepet utvidet til å omfatte andre typer av
informasjonsbærere enn bare papir, og de siste årene har mange gått over til å lagre saksarkiver bare elektronisk
ved f. eks. å skanne inngående brev og lagre dem som PDF- eller TIFF-filer. Siden 1930-årene har saksarkiver
vært organisert etter en arkivnøkkel, det vil si en bokstav- eller tallkode (arkivkode) som angir hva saken dreier
seg om.
Objektarkiver og spesialarkiver. På samme måte som saksarkiver er dette saksdokumenter. Men de er samlet og
organisert ikke etter sitt innhold, men etter hvem eller hvilket objekt de omhandler. Eksempelvis inneholder et
byggesaksarkiv en rekke byggesaker som ikke er sortert etter type sak, men etter adresse. Et kommunalt
byggesaksarkiv inneholder gjerne en arkivmappe for hver eiendom sortert på gårds- og bruksnummer i
kommunen. Et personalarkiv inneholder gjerne vitnemål, ansettelsesbrev, permisjonssøknader osv. som ikke er
sortert etter type dokument, men etter personens navn eller fødselsnummer. Slike objektarkiver holdes gjerne
atskilt fra saksarkivet.
Møtebøker. Inneholder saklister, møtereferater og vedtak fra faste og midlertidige organer. De er ført kronologisk.
Eldre møtebøker er ført for hånd i innbundne protokoller, senere er de gjerne ført med skrivemaskin eller på data.
Som regel er de da satt i ringperm, heftet eller innbundet i ettertid.
Kopibøker. Kronologisk samling av kopier av utgående brev. Med innføring av elektroniske systemer har disse
arkivseriene mistet mye av sin betydning.
Lyd, bilde, gjenstander. Et arkiv kan omfatte mye mer enn bare papirdokumenter. Lyd- og videoopptak fra radio-
og TV-stasjoner skal også arkiveres som ledd i å dokumentere stasjonens virksomhet.
Et offentlig organ – eksempelvis en kommune – kan ofte ha et arkiv som består av 30-50 arkivserier i aktiv bruk.

Arkivnøkkel
Fra gammelt av har arkivdokumenter vært arkivert kronologisk, det
vil si i den tidsriktige rekkefølge de kommer inn til arkivskaperen.
Utover på 1900-tallet økte mengden av dokumenter og det oppsto et
behov for å kunne ha en sammenheng mellom dokumenter som
omhandlet samme sak. Dermed oppsto saksbegrepet. Men dette rev
på en måte grunnen vekk under det kronologiske prinsippet, og man
måtte finne en annen måte å sortere på.

På 1930-tallet tok man i bruk den første arkivnøkkelen – Roalds Arkivhyller med arkivalier
arkivsystem – oppkalt etter presten Karl Roald fra Stranda som
presenterte sitt arkivsystem i 1935. Prinsippet bygger på at man
samler saker etter sitt innhold. Roalds arkivsystem ble for kommunenes del videreutviklet med Norges
Herredsforbunds arkivnøkkel på 1950-tallet som er omarbeidet og revidert en rekke ganger av Norske Kommuners
Sentralforbund (NKS) og fra ca. 1990 Kommunenes Sentralforbund (KS), nå kalt K-koder. Staten benytter tilsvarende
en felles arkivnøkkel for statsforvaltningen.

https://no.wikipedia.org/wiki/Arkiv 2/4
2/14/2019 Arkiv – Wikipedia

Arkivskaping
I hovedsak vil arkiver ha en aktiv fase hvor arkiver skapes og er i daglig bruk. Deretter går de over i en inaktiv fase til
s.k. bortsettingsarkiv og arkivdepot hvor det ikke lenger skal legges til nye dokumenter, men hvor det skal være mulig
å finne tilbake til tidligere saker og saksbehandling. Et viktig prinsipp i arkivarbeidet er at et avsluttet arkiv skal
bevares i den orden det er skapt. Det skal ikke suppleres i ettertid, og den opprinnelige ordningsrekkefølgen skal
bevares. Dette grunnfestede prinsippet kalles proveniensprinsippet. Det snakkes om en indre og en ytre proveniens. Å
bevare den indre proveniens vil si å bevare ordningsrekkefølgen og den indre orden i arkivet. Å bevare den ytre
proveniens vil si å beholde arkivet som en selvstendig enhet som ikke skal blandes sammen med eller sorteres inn i et
annet arkiv.

Metadata
Når et arkiv settes bort som avsluttet, må det alltid være tydelig merket med hvem som har skapt arkivet
(arkivskapende organ), i hvilken tidsperiode det er blitt til, og øvrige opplysninger om hva slags arkiv det er. En
dokumentsamling – arkiv – uten nøyaktige opplysninger om dette er av liten verdi. For eksempel vil et godt bevart
kommunestyrevedtak om en bestemt sak være forholdsvis verdiløs dersom det ikke framgår hvilken kommune det er
vedtatt i, eller når vedtaket er gjort. Data som beskriver dokumentene kalles metadata. For de enkelte saksdokumenter
vil det blant annet bevares opplysninger om dato for mottak/utsendelse, brevets påførte dato, navn og adresse på
avsender/mottaker, saksbehandler, avdeling osv.

Arkivdepot
Forskriftene til Arkivloven som ble satt i verk fra 1999 pålegger alle
offentlige organ å ha en ordning med arkivdepot, det vil si en
oppbevaringsordning for eldre og avsluttede arkiver. For statsetatene
har riksarkivet og statsarkivene denne oppgaven, mens kommunene
kan opprette egne ordninger. De fleste kommunene i Norge er
tilsluttet et Interkommunalt arkiv (IKA-er) som finnes i de fleste
fylker eller regioner, men enkelte kommuner (Oslo, Bergen,
Trondheim bl.a.) har egne byarkiv.

Elektroniske arkiver
Utviklingen av datamaskiner og digital lagring av opplysninger har i
stor grad revolusjonert arkivarbeidet fra 1990-tallet. Elektroniske
journaler har vært i bruk siden slutten av 1980-tallet, og en del
standardiserte saksbehandlingtyper har også blitt arkivert elektronisk
Et fjernarkiv
i ulike typer databaser siden da. Fra 1990-tallet har det blitt utviklet
bedre systematikk rundt elektronisk lagring også av saksarkiver. Dette
baseres i stor grad på skanning av papirbaserte brev, konvertering til egnet og godkjent filformat (for eksempel TIFF
eller JPG-format) og lagring av skannede dokumenter, konverterte HTML-dokumenter, e-poster og brev skrevet i
tekstbehandlingssystem (Word) i samme database og med elektronisk kobling til den elektroniske journalen.
Regelverket rundt elektronisk arkiv er i stadig utvikling. Prisippet er godkjent i arkivverkets tekniske kravspesifikasjon
Noark 5 (http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5) (Norsk Arkivsystem, versjon
5), som er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal
kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter
som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet
inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i
tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv. Noark 5 er

https://no.wikipedia.org/wiki/Arkiv 3/4
2/14/2019 Arkiv – Wikipedia

den siste utgaven av Noark-standarden, og ble publisert sommeren 2008. Fra og med 15. mars 2013 er Noark 5
versjon 3.1 gjeldende versjon. For tiden gjelder at alle arkivverdige dokumenter skal lagres som PDF/A. Dette formatet
skal alle som selger Noarkløsninger tilby.

Forholdet til offentlighetsloven

Offentlighetsloven i Norge har bestemmelser om at alle saksdokumenter i den offentlige forvaltningen i
utgangspunktet skal være offentlige og kunne leses av alle (med endel unntak, bl.a. for personlige, taushetsbelagte
opplysninger). Dette setter store krav til arkivene i offentlige organer slik at offentligheten kan ha innsyn i
dokumentene og kunne finne fram på en enkel måte.

Arkivplan
Alle offentlige organer skal beskrive sine arkiver og sitt arkivarbeid i en arkivplan. Dette er bestemt i Arkivforskriften.
Arkivplanen skal vise

hva arkivet omfatter, det vil si hva slags arkivmateriale som inngår i arkivet
hvordan arkivmaterialet er organisert, det vil si hvordan det er ordnet eller strukturert, og hvordan og hvor det er
oppstilt
hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, det vil si en oversikt over gjeldende lover , forskrifter,
vedtak, instrukser og rutinebeskrivelser
hvilke planer som gjelder for arkivarbeidet, det vil si planlagte aktiviteter på kort og lang sikt
Hensikten med å ha en arkivplan er at den skal gi en oversikt over hva organet har av arkivmateriale og på hvilken
måte det er organisert slik at ettertiden kan finne fram i det som ellers ville være en utligjengelig samling av
dokumenter.

Referanser
1. ^ «arkivloven (Lov om arkiv 1992-12-04-126)».
2. ^ «arkivforskriften».

Kilder
Marthinsen, Jørgen H., Arkivdanning, Oslo 1996, ISBN 82-03-16660-1
Amblie, Svein, Elektronisk dokumentbehandling, Oslo 2001, ISBN 82-446-0622-3
Thorsen, Alf m.fl., Moderne arkiv, Oslo 1996, ISBN 82-446-0162-0

Eksterne lenker
(en) Kategori:Archives – bilder, video eller lyd på Wikimedia Commons
(en) Archive – galleri av bilder, video eller lyd på Wikimedia Commons
Utdanning.no sin yrkesbeskrivelse av arkivar (http://utdanning.no/yrker/beskrivelse/arkivar)
Arkivverket i Norge (http://www.arkivverket.no)

Hentet fra «https://no.wikipedia.org/w/index.php?title=Arkiv&oldid=17758032»

Denne siden ble sist redigert 3. sep. 2017 kl. 03:25.

Innholdet er tilgjengelig under Creative Commons-lisensen Navngivelse-Del på samme vilkår, men ytterligere
betingelser kan gjelde. Se bruksvilkårene for detaljer.

https://no.wikipedia.org/wiki/Arkiv 4/4