1.

0 OBJETIVO

Establecer un manual estándar para el control y manejo de expedientes de baja y

resguardo en archivo muerto.

2.0 ALCANCE

Aplica y es de conocimiento general para el coordinador en planta, asistentes de RH de

reclutamiento, Gerente de RH, .

3.0 POLITICAS
Es responsabilidad del supervisor de operaciones informar al coordinador y/o asistente
de RH, la forma en que deberá resguardarse la información en bodega.

El resguardo de los expedientes en archivo muerto debe ser de 6 años.

4.0 PROCEDIMIENTO

1.- Una vez que el personal es dado de baja, el expediente se retira del archivero del personal
activo y el coordinador y/o asistente de RH verifica que contenga los formatos firmados de
carta de renuncia y/o finiquito según aplique.

2.- El coordinador y/o asistente de RH, relaciona los expediente de baja en un formato Excel
y es guardado en un archivo en su computadora, asignándole el número de caja a la que
corresponda, a su vez esa hoja se imprime y se coloca en la tapa de la caja de archivo
muerto.

3.- El coordinador envía la caja con expedientes al supervisor de operaciones para que este
verifique la información de archivo.

4. El supervisor de operaciones revisa que los expedientes contengan su contrato firmado,

renuncia y/o formato de finiquito firmado según aplique.

5.-En caso de que encuentre expedientes sin contrato de trabajo, deberá enviar un correo al
coordinador de planta informando el número y nombre de empleado, para que refuerce con
los asistentes de RH, la importancia de tener toda la documentación archivada para evitar
cuestiones legales.

6.-solicita a un chofer dar entrada a la caja de expedientes en la bodega de operaciones

(archivo muerto).

7.- El chofer por su parte debe colocar la caja en el espacio asignado para cada empresa.

8.-Consulta de expediente de baja en archivo muerto.

En caso de ser necesario consultar algún expediente ya ingresado a archivo muerto, el
coordinador deberá proporcionar al supervisor de operaciones el número de caja en la que
se encuentra (esto basado en el control de la hoja en Excel que se captura desde planta).