Quҧn trӏ vӕn lưu đӝng trong doanh nghiӋp vӯa và nhӓ

Mӝt trong nhӳng nguyên nhân chính dүn đӃn sӵ thҩt bҥi cӫa các doanh nghiӋp nhӓ và vӯa (SME) là do
năng lӵc quҧn trӏ tài chính hҥn chӃ, đһc biӋt trong viӋc hoҥch đӏnh nguӗn tài trӧ dài hҥn và quҧn trӏ vӕn
lưu đӝng, thӇ hiӋn qua tình trҥng thiӃu vӕn, mҩt tính thanh khoҧn. Trong khuôn khә bài viӃt này, tác giҧ
muӕn đӅ cұp tӟi mӝt sӕ điӅu mà các nhà quҧn lý SME cҫn lưu tâm trong quҧn trӏ vӕn lưu đӝng.

Kehoach1.jpgVӕn lưu đӝng là mӝt chӍ sӕ liên quan đӃn lưӧng tiӅn mӝt doanh nghiӋp cҫn đӇ duy trì hoҥt
đӝng sҧn xuҩt, kinh doanh thưӡng xuyên (đưӧc tính bҵng cách lҩy tәng tài sҧn ngҳn hҥn trӯ đi tәng nӧ
ngҳn hҥn). Các nhà phân tích thưӡng lҩy chӍ sӕ này làm căn cӭ đӇ đo lưӡng hiӋu quҧ hoҥt đӝng cũng như
tiӅm lӵc tài chính ngҳn hҥn cӫa doanh nghiӋp.

1. Quҧn lý nӧ phҧi thu

NhiӅu SME không đҫu tư đҫy đӫ nguӗn lӵc cũng như chính sách trong viӋc theo dõi và thӵc hiӋn viӋc thu
nӧ, mһc dù khoҧn này chiӃm phҫn không nhӓ trong tәng vӕn lưu đӝng. Thӡi gian thu hӗi nӧ càng ngҳn thì
doanh nghiӋp càng có nhiӅu tiӅn đӇ quay vòng vӕn. ĐӇ rút ngҳn thӡi gian trung bình tӯ khi bán hàng đӃn
khi thu đưӧc nӧ tӯ khách hàng, nhà quҧn lý SME nên đưa ra mӝt giҧi pháp toàn diӋn tӯ chính sách, hӋ
thӕng, con ngưӡi, công cө hӛ trӧ đӃn kӻ năng, quy trình thu nӧ.

Chính sách

Quy đӏnh vӅ điӅu kiӋn khách hàng đӫ tiêu chuҭn đưӧc nӧ, hҥn mӭc nӧ sau khi đã kiӇm tra các thang bұc
đánh giá cho tӯng tiêu chí cө thӇ vӅ khҧ năng thanh toán, doanh thu dӵ kiӃn, lӏch sӱ thanh toán, cơ sӣ vұt
chҩt... cӫa tӯng khách hàng.

Quy đӏnh vӅ ngưӡi phê chuҭn cho các hҥn mӭc nӧ khác nhau trong nӝi bӝ doanh nghiӋp, tӯ Tәng giám
đӕc, giám đӕc bán hàng, trưӣng phòng, đӃn nhân viên bán hàng. Thưӣng hӧp lý cho nhӳng nhân viên thu
nӧ đҥt đưӧc chӍ tiêu đӅ ra đӇ đӝng viên, khuyӃn khích nhân viên làm viӋc. Các chính sách này là nӅn tҧng,
là tài liӋu hưӟng dүn cho cҧ hӋ thӕng và là mӝt kênh thông tin hiӋu quҧ liên kӃt các phòng, ban trong
doanh nghiӋp trong quá trình phӕi kӃt hӧp đӇ quҧn lý công nӧ.
Con ngưӡi

Doanh nghiӋp nên có mӝt bӝ phұn chuyên trách vӅ quҧn lý thu nӧ và theo dõi công nӧ, chia theo ngành
nghӅ kinh doanh cӫa khách hàng, vӏ trí đӏa lý hoһc giá trӏ công nӧ. Nhӳng nhân viên này đưӧc đào tҥo vӅ
kӻ năng giao tiӃp qua điӋn thoҥi, khҧ năng thuyӃt phөc khách hàng thanh toán hoһc cam kӃt thanh toán,
cách xӱ lý các tình huӕng khó, sӱ dөng thành thҥo các phҫn mӅm hӛ trӧ...

Công cө

Doanh nghiӋp nên đҫu tư phҫn mӅm kӃ toán có phҫn hành (module) hӛ trӧ quҧn lý công nӧ. Nhӳng phҫn
mӅm ӭng dөng này có thӇ ra đưӧc các báo cáo tәng hӧp cũng báo cáo công nӧ chi đӃn khách hàng theo
các tiêu chí quҧn trӏ, giúp tiӃt kiӋm thӡi gian, nâng cao hiӋu quҧ công viӋc cӫa nhân viên thu nӧ.

Quy trình

* Trưӟc khi ký hӧp đӗng cho khách nӧ, nhân viên bán hàng nên trӵc tiӃp đӃn thăm trө sӣ công ty khách
hàng đӇ trao đәi, thu thұp thông tin, tiӃn hành đánh giá xem khách hàng có điӅu kiӋn đưӧc nӧ không. Sau
đó đӅ xuҩt hҥn mӭc tín dөng cho khách hàng.

* Khi ký hӧp đӗng phҧi qua sӵ kiӇm tra cӫa bӝ phұn quҧn lý công nӧ đӇ chҳc chҳn rҵng khách hàng
không có lӏch sӱ vӅ nӧ xҩu, nӧ khó đòi đã bӏ đóng hӧp đӗng. Mүu hӧp đӗng nên có đҫy đӫ các điӅu khoҧn
vӅ hҥn mӭc nӧ, thӡi hҥn thanh toán...

* Sau khi ký hӧp đӗng, doanh nghiӋp nên gӱi invoice (bҧn liӋt kê), hóa đơn cho khách đúng kǤ hҥn bҵng
chuyӇn phát nhanh, thư đҧm bҧo đӇ chҳc chҳn rҵng khách hàng nhұn đưӧc giҩy tӡ và trong thӡi gian ngҳn
nhҩt; liên lҥc vӟi khách hàng đӇ giҧi quyӃt vưӟng mҳc, đҭy nhanh tiӃn trình.

* Gӱi thư nhҳc nӧ lҫn 1, 2, 3 vӟi các mӕc thӡi gian cө thӇ cho khách hàng có tuәi nӧ cao hơn thӡi gian
cho phép; hҽn gһp và đӃn thăm khách hàng nӃu thҩy trao đәi qua điӋn thoҥi không hiӋu quҧ... NӃu khó thu
hӗi nӧ, có thӇ nhӡ công ty chuyên thu nӧ hoһc bán nӧ.

Lưu ý: Mӛi doanh nghiӋp có nhӳng đһc thù riêng vӅ lĩnh vӵc kinh doanh, cơ cҩu tài sҧn, vӕn lưu đӝng và
khoҧn mөc nӧ phҧi thu nhiӅu hay ít. Nhà quҧn lý cӫa tӯng doanh nghiӋp nên lӵa chӑn nhӳng phương thӭc
phù hӧp nhҩt cho doanh nghiӋp cӫa mình dӵa trên phương châm "lӧi ích và chi phí", nhiӅu khi phҧi đánh
đәi giӳa tính thanh khoҧn và lӧi nhuұn.
NӃu doanh nghiӋp gҳt gao trong viӋc thu nӧ, tính thanh khoҧn đưӧc cҧi thiӋn nhưng có rӫi ro là khách
hàng sӁ chuyӇn sang ký hӧp đӗng vӟi doanh nghiӋp khác có chính sách tín dөng thương mҥi mӅm dҿo
hơn.

Blue_Money.jpg2. Quҧn trӏ tiӅn mһt

TiӅn mһt kӃt nӕi tҩt cҧ các hoҥt đӝng liên quan đӃn tài chính cӫa doanh nghiӋp. Vì thӃ, nhà quҧn lý cҫn
phҧi tұp trung vào quҧn trӏ tiӅn mһt đӇ giҧm thiӇu rӫi ro vӅ khҧ năng thanh toán, tăng hiӋu quҧ sӱ dөng
tiӅn, đӗng thӡi ngăn ngӯa các hành vi gian lұn vӅ tài chính trong nӝi bӝ doanh nghiӋp hoһc cӫa bên thӭ
ba.

Quҧn trӏ tiӅn mһt là quá trình bao gӗm quҧn lý lưu lưӧng tiӅn mһt tҥi quӻ và tài khoҧn thanh toán ӣ ngân
hàng, kiӇm soát chi tiêu, dӵ báo nhu cҫu tiӅn mһt cӫa doanh nghiӋp, bù đҳp thâm hөt ngân sách, giҧi
quyӃt tình trҥng thӯa, thiӃu tiӅn mһt trong ngҳn hҥn cũng như dài hҥn.

Xác đӏnh và quҧn lý lưu lưӧng tiӅn mһt

Dӵ trӳ tiӅn mһt (tiӅn tҥi quӻ và tiӅn trên tài khoҧn thanh toán tҥi ngân hàng) là điӅu tҩt yӃu mà doanh
nghiӋp phҧi làm đӇ đҧm bҧo viӋc thӵc hiӋn các giao dӏch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ӭng nhu
cҫu vӅ phát triӇn kinh doanh trong tӯng giai đoҥn. Doanh nghiӋp giӳ quá nhiӅu tiӅn mһt so vӟi nhu cҫu sӁ
dүn đӃn viӋc ӭ đӑng vӕn, tăng rӫi ro vӅ tӹ giá (nӃu dӵ trӳ ngoҥi tӋ), tăng chi phí sӱ dөng vӕn (vì tiӅn mһt
tҥi quӻ không sinh lãi, tiӅn mһt tҥi tài khoҧn thanh toán ngân hàng thưӡng có lãi rҩt thҩp so vӟi chi phí lãi
vay cӫa doanh nghiӋp). Hơn nӳa, sӭc mua cӫa đӗng tiӅn có thӇ giҧm sút nhanh do lҥm phát.

NӃu doanh nghiӋp dӵ trӳ quá ít tiӅn mһt, không đӫ tiӅn đӇ thanh toán sӁ bӏ giҧm uy tín vӟi nhà cung cҩp,
ngân hàng và các bên liên quan. Doanh nghiӋp sӁ mҩt cơ hӝi hưӣng các khoҧn ưu đãi giành cho giao dӏch
thanh toán ngay bҵng tiӅn mһt, mҩt khҧ năng phҧn ӭng linh hoҥt vӟi các cơ hӝi đҫu tư phát sinh ngoài dӵ
kiӃn.

Lưӧng tiӅn mһt dӵ trӳ tӕi ưu cӫa doanh nghiӋp phҧi thӓa mãn đưӧc 3 nhu cҫu chính:
Chi cho các khoҧn phҧi trҧ phөc vө hoҥt đӝng sҧn xuҩt - kinh doanh hàng ngày cӫa doanh nghiӋp như:
Trҧ cho nhà cung cҩp hàng hóa hoһc dӏch vө, trҧ ngưӡi lao đӝng, trҧ thuӃ

Dӵ phòng cho các khoҧn chi ngoài kӃ hoҥch

Dӵ phòng cho các cơ hӝi phát sinh ngoài dӵ kiӃn khi thӏ trưӡng có sӵ thay đәi đӝt ngӝt.

Doanh nghiӋp có thӇ sӱ dөng phương pháp Baumol hoһc mô hình Miller Orr đӇ xác đӏnh mӭc dӵ trӳ tiӅn
mһt hӧp lý. Sau khi xác đӏnh đưӧc lưu lưӧng tiӅn mһt dӵ trӳ thưӡng xuyên, doanh nghiӋp nên áp dөng
nhӳng chính sách, quy trình sau đӇ giҧm thiӇu rӫi ro cũng như nhӳng thҩt thoát trong hoҥt đӝng.

* Sӕ lưӧng tiӅn mһt tҥi quӻ giӟi hҥn ӣ mӭc thҩp chӍ đӇ đáp ӭng nhӳng nhu cҫu thanh toán không thӇ chi
trҧ qua ngân hàng. Ưu tiên lӵa chӑn nhà cung cҩp có tài khoҧn ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có
tính minh bҥch cao, giҧm thiӇu rӫi ro gian lұn, đáp ӭng yêu cҫu pháp luұt liên quan. Theo Luұt thuӃ Giá
trӏ gia tăng (sӱa đәi), có hiӋu lӵc tӯ ngày 01/01/2009, tҩt cҧ các giao dӏch tӯ 20 triӋu đӗng trӣ lên nӃu
không có chӭng tӯ thanh toán qua ngân hàng sӁ không đưӧc khҩu trӯ thuӃ giá trӏ gia tăng đҫu vào.

* Xây dӵng quy trình thu chi tiӅn mһt, tiӅn gӱi ngân hàng, bao gӗm: danh sách các mүu bҧng biӇu, chӭng
tӯ (hӧp đӗng kinh tӃ, hóa đơn, phiӃu nhұp kho, biên bҧn giao nhұn...). Xác đӏnh quyӅn và hҥn mӭc phê
duyӋt cӫa các cҩp quҧn lý trên cơ sӣ quy mô cӫa tӯng doanh nghiӋp. Đưa ra quy tҳc rõ ràng vӅ trách
nhiӋm và quyӅn hҥn cӫa các bӝ phұn liên quan đӃn quá trình thanh toán đӇ viӋc thanh toán diӉn ra thuұn
lӧi và chính xác.

* Tuân thӫ nguyên tҳc bҩt kiêm nhiӋm, tách bҥch vai trò cӫa kӃ toán và thӫ quӻ. Có kӃ hoҥch kiӇm kê quӻ
thưӡng xuyên và đӝt xuҩt, đӕi chiӃu tiӅn mһt tӗn quӻ thӵc tӃ, sә quӻ vӟi sӕ liӋu kӃ toán . Đӕi vӟi tiӅn gӱi
ngân hàng, đӏnh kǤ đӕi chiӃu sӕ dư giӳa sә sách kӃ toán cӫa doanh nghiӋp và sӕ dư cӫa ngân hàng đӇ phát
hiӋn kӏp thӡi và xӱ lý các khoҧn chênh lӋch nӃu có.

Xây dӵng và phát triӇn các mô hình dӵ báo tiӅn mһt

Tính toán và xây dӵng các bҧng hoҥch đӏnh ngân sách giúp doanh nghiӋp ưӟc lưӧng đưӧc khoҧng đӏnh
mӭc ngân quӻ là công cө hӳu hiӋu trong viӋc dӵ báo thӡi điӇm thâm hөt ngân sách đӇ doanh nghiӋp
chuҭn bӏ nguӗn bù đҳp cho các khoҧn thiӃu hөt này.
Nhà quҧn lý phҧi dӵ đoán các nguӗn nhұp, xuҩt ngân quӻ theo đһc thù vӅ chu kǤ tính doanh, theo mùa vө,
theo kӃ hoҥch phát triӇn cӫa doanh nghiӋp trong tӯng thӡi kǤ. Ngoài ra, phương thӭc dӵ đoán đӏnh kǤ chi
tiӃt theo tuҫn, tháng, quý và tәng quát cho hàng năm cũng đưӧc sӱ dөng thưӡng xuyên.

Nguӗn nhұp ngân quӻ thưӡng bao gӗm các khoҧn thu đưӧc tӯ hoҥt đӝng sҧn - xuҩt, kinh doanh, tiӅn tӯ
các nguӗn đi vay, tăng vӕn, bán tài sҧn cӕ đӏnh không dùng đӃn...

Nguӗn xuҩt ngân quӻ bao gӗm các khoҧn chi cho hoҥt đӝng sҧn xuҩt - kinh doanh, trҧ nӧ vay, trҧ tiӅn
vay, trҧ cә tӭc, mua sҳm tài sҧn cӕ đӏnh, đóng thuӃ và các khoҧn phҧi trҧ khác.

Mһc dù doanh nghiӋp có thӇ đã áp dөng các phương pháp quҧn trӏ tiӅn mһt mӝt cách hiӋu quҧ, nhưng do
đһc thù vӅ mùa vө hoһc do nhӳng lý do khách quan ngoài tҫm kiӇm soát, doanh nghiӋp bӏ thiӃu hoһc thӯa
tiӅn mһt, nhà quҧn lý có thӇ áp dөng nhӳng biӋn pháp sau đӇ cҧi thiӋn tình hình:

Thӭ nhҩt, biӋn pháp cҫn làm khi thiӃu tiӅn mһt:

* Đҭy nhanh tiӃn trình thu nӧ.

* Giҧm sӕ lưӧng hàng tӗn kho.

* Giҧm tӕc đӝ thanh toán cho các nhà cung cҩp bҵng cách sӱ dөng hӕi phiӃu khi thanh toán hoһc thương
lưӧng lҥi thӡi hҥn thanh toán vӟi nhà cung cҩp.

* Bán các tài sҧn thӯa, không sӱ dөng.

* Hoãn thӡi gian mua sҳm tài sҧn cӕ đӏnh và hoҥch đӏnh lҥi các khoҧn đҫu tư.

* Giãn thӡi gian chi trҧ cә tӭc.

* Sӱ dөng dӏch vө thҩu chi cӫa ngân hàng hoһc vay ngҳn hҥn.

* Sӱ dөng biӋn pháp "bán và thuê lҥi" tài sҧn cӕ đӏnh.

Thӭ hai, biӋn pháp cҫn làm khi thӯa tiӅn mһt trong ngҳn hҥn:

* Thanh toán các khoҧn thҩu chi; sӱ dөng các khoҧn đҫu tư qua đêm cӫa ngân hàng.
* Sӱ dөng hӧp đӗng tiӅn gӱi có kǤ hҥn vӟi điӅu khoҧn rút gӕc linh hoҥt.

* Đҫu tư vào nhӳng sҧn phҭm tài chính có tính thanh khoҧn cao (trái phiӃu chính phӫ).

* Đҫu tư vào cә phiӃu quӻ ngҳn hҥn.

Thӭ ba, biӋn pháp cҫn làm khi thӯa tiӅn mһt trong dài hҥn:

* Đҫu tư vào các dӵ án mӟi.

* Tăng tӹ lӋ cә tӭc.

* Mua lҥi cә phiӃu.

* Thanh toán các khoҧn vay dài hҥn.

* Mua lҥi công ty khác