Plan de Conversión de Datos GL 1.4

PLAN DE CONVERSION DE DATOS DE CONTABILIDAD
FINANCIERA
CONTROL DE VERSIONES
Revisado /
Fecha Vers. Estado Realizado Descripción
Actualizado
12/07/2017 1.0.0 Draft Jesús Camero Construcción de documento
Javier
Tomaselli / Complementación técnica y revisión.
24/07/2017 1.1.0 Controlado Oscar Cardozo
Dayanette Primera versión del documento.
Fernández
28/07/2017 1.2.0 Entregado Jesús Camero Laura Salinas Segunda versión del documento
25/08/2017 1.3.0 Entregado Jesús Camero Laura Salinas Tercera versión del documento
Oscar
Cardozo /
03/10/2017 1.4.0 Modificado Jesús Camero Cuarta versión del documento
Dayanette
Fernández
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO ............................................ 3

2. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ................................................... 3
3. INVENTARIO DEL PLAN DE CONVERSION............................... 3
3.1. Datos que requieren conversión .......................................................................................... 3
4. FUENTE DE INFORMACION ACTUAL........................................ 4

4.1. Sistemas de información involucrados ................................................................................. 4
4.1.1. SICO: Sistema Financiero ................................................................................................ 4
4.2. Disponibilidad de la información ........................................................................................... 4
5. OBJETOS A MIGRAR ................................................................. 4

5.1. Plan de cuentas .................................................................................................................... 4
5.2. Balance ................................................................................................................................. 6
5.3. Estado de resultado .............................................................................................................. 7
5.4. Partidas abiertas de balance ................................................................................................ 8
6. ESTRATEGIA DE DEPURACION DE DATOS ........................... 10

6.1. Descripción de la estrategia ............................................................................................... 10
6.1.1. Dominio de los datos ...................................................................................................... 10
6.1.1.1. Proporcionados por SAP ................................................................................................ 10
6.1.1.2. Proporcionados por el usuario (USR) ............................................................................. 10
6.1.2. Utilización de los datos ................................................................................................... 10
6.1.2.1. Identificada (IDN) ............................................................................................................ 10
6.1.2.2. No identificada (NOI) ...................................................................................................... 10
6.1.2.3. Específicos de IPS (IPS) ................................................................................................. 10
Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 1 | 35
INFOCENTER
6.2. Estrategia de Depuración ................................................................................................... 11
6.2.1. Plan de cuentas .............................................................................................................. 11
6.2.2. Balance ........................................................................................................................... 14
6.2.3. Estado de resultado ........................................................................................................ 16
6.2.4. Partidas abiertas de balance .......................................................................................... 18
7. CARGA DE DATOS ................................................................... 20

7.1. Criterios generales ............................................................................................................. 20
7.1.1. Plan de entrega de datos ................................................................................................ 20
7.1.2. Plantilla de carga ............................................................................................................ 20
7.1.3. Procedimientos de aseguramiento de los datos propiedad del IPS ............................... 20
7.1.4. Procedimientos de disponibilidad de los datos propiedad del IPS ................................. 21
7.1.5. Procedimiento de evaluación de la calidad de los datos disponibilizados por el IPS .... 21
7.1.6. Evaluación del resultado de la migración ....................................................................... 21
7.1.7. Seguridad de la Información migrada ............................................................................. 21
7.2. Carga de datos por objeto SAP .......................................................................................... 22
7.2.1. Plan de cuentas .............................................................................................................. 22
7.2.1.1. Procedimiento de carga .................................................................................................. 22
7.2.1.2. Plantilla de carga ............................................................................................................ 22
7.2.1.3. Evaluación de datos a migrar ......................................................................................... 24
7.2.1.4. Evaluación del resultado de la migración ....................................................................... 24
7.2.2. Balance ........................................................................................................................... 25
7.2.3. Estado de resultado ........................................................................................................ 28
7.2.4. Partidas abiertas de balance .......................................................................................... 31
8. AJUSTES AL OBJETOS DE MIGRACIÓN ................................ 34

9. DEPENDENCIAS CON OTRAS CARGAS ................................. 34
10. PUNTOS DE ATENCIÓN......................................................... 34
11. APROBACIÓN .......................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

INFOCENTER
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto Tipo de Proyecto
Sistema de Administración Financiera para el IPS Implementación
Cliente Proyecto Inicio/Fin
Instituto de Previsión Social (IPS) 24.05.2017 / 31.05.2018
Patrocinador Director de proyecto Gerente de Proyecto
Benigno López Edsel Daniel González Maria Epifania Gonzalez
Gerente de Cuenta Proveedor Gerente de Programa Consultora Gerente de Proyecto Consultora
Pablo Braunbeck Fredy Agüero Dayanette Fernández

Nombre Consultora PMO
Infocenter S.A. Vicente Ferrer
2. OBJETIVO DEL DOCUMENTO
El propósito de este documento es desarrollar los diseños, planes y procedimientos para soportar la migración de
datos heredados durante la implementación del sistema.
Las tareas a realizar bajo responsabilidad de personal técnico de IPS para la extracción de datos disponibles en
los sistemas actuales de IPS, depuración, enriquecimiento, conversión, entrega y resguardo de la información; se
detallarán en un plan de trabajo subsidiario bajo responsabilidad de IPS que cubra las actividades mencionadas,
al cual se le dará control y seguimiento por parte del equipo asignado al proyecto.
Será responsabilidad del Oferente:

 La definición de los requerimientos de información adicionales para la nueva solución y el diseño, coordinación
y seguimiento de los procesos de captura (campañas) necesarias.
 El diseño de los procesos de carga.
 El desarrollo de los programas necesarios (cuando sea necesario) y ejecución de los mismos, forma parte de
la etapa de realización.
 El seguimiento del proceso global de generación de las bases de datos.
3. INVENTARIO DEL PLAN DE CONVERSION
3.1. Datos que requieren conversión
Datos
Key Nombre SAP Nombre IPS Volúmen de información

GL001 Plan de cuentas Plan de cuentas 1250 cuentas
GL002 Balance Balance 500 cuentas con saldos
GL003 Estado de resultado Estado de resultado 200 cuentas con saldos
GL004 Partidas abiertas de balance Cuentas Conciliables 200 cuentas con partidas abiertas

INFOCENTER
4. FUENTE DE INFORMACION ACTUAL
4.1. Sistemas de información involucrados
4.1.1. SICO: Sistema Financiero
Es el sistema contable de IPS donde se gestiona los estados financieros para el ente gubernamental.
Se tomó como base para la definición del plan de cuentas aplicable a SAP, pero, luego de analizar las cuentas,
su nomenclatura y necesidades de depuración, se procedió a definir un nuevo plan de cuentas a cargar, y por
tanto, solo se tomará la descripción de las cuentas en SICO.
La información deberá completarse manualmente.
4.2. Disponibilidad de la información
El personal de IPS que participa del proceso de carga inicial tiene acceso a los sistemas involucrados. No se
detectaron problemas de autorizaciones para la extracción de la información.
Será necesario depurar y enriquecer la información extraída, además de convertir los valores del sistema
involucrado a los valores utilizados por el sistema SAP; tal como se menciona más adelante en este documento.
5. OBJETOS A MIGRAR
Se detallan a continuación los objetos de SAP S/4HANA comprendidos en el alcance de la implementación, que
serán migrados mediantes procedimientos de carga inicial.
5.1. Plan de cuentas
El plan de cuentas es el dato maestro más importante para la sociedad FI, utilizado para actualizar la contabilidad
en forma estándar con un concepto unificado. Con un patrón único para todos los registros contables que sean
realizados. Soportar las necesidades independientes de cada uno de los segmentos y de reportes para el IPS, así
como los requisitos legales/fiscales del país. Se gestiona con un código numérico de 10 caracteres para cada
cuenta contable, siendo la transacción asociada FS00.
En ese sentido, la siguiente información es necesaria para la creación de una nueva entrada en el sistema:
Información a recibir en SAP

Campo Obligatorio Tipo Longitud Decimales
Cuenta de Mayor Sí Numérico 10
Sociedad Sí Alfanumérico 4
Clase de Cuenta Mayor Sí Alfanumérico 4
Grupo de Cuentas Sí Alfanumérico 4
Texto breve Sí Alfanumérico 20
Texto Explicativo Sí Alfanumérico 50
Datos de Control
Moneda de la Cuenta Sí Texto 3
Saldos en moneda local No Texto 1

INFOCENTER
Categoría Fiscal No Alfanumérico 2
Indicador de Permitida No Texto 1
contabilidad sin IVA
Cuenta asociada No Alfanumérico 1
Gestión de partidas No Texto 1
abiertas
Clave de clasificación No Numérico 3
Entrada/Banco/Inter.
Grupo Status campo Si Alfanumérico 4
Sólo contab. automática No Texto 1
Campos Especiales: Estos
campos se diligenciaran si y
solo si las cuentas
corresponden a cuentas del
activo relacionadas con
bancos o cajas:
Nivel de Tesorería No Alfanumérico 2
Relevante para movimiento No Texto 1
de caja
Banco Propio No Alfanumérico 5
ID de Cuenta No Alfanumérico 5
Posición Presupuestal No Alfanumérico 18
Costos
Clases ce costos No Numérico 2

INFOCENTER
5.2. Balance
Para realizar el traslado de los saldos de cuentas de balance al nuevo sistema integrado SAP se requiere realizar
una revisión y depuración de cada saldo de cuenta. Esto con el fin de poder realizar una limpieza de las cuentas
y que se carguen saldos verdaderamente existentes. De igual forma se debe poder separar los saldos de cada
cuenta por cada uno de los segmentos en los que esta agrupado los saldos (Administración, Salud y Jubilación),
segmentos definidos en el documento de Modelo de Datos y Mapa de Procesos a Implementar. La sumatoria de
los saldos por cuenta y segmento debe ser el saldo de las cuentas de balance de IPS. Para poder llegar a dichos
saldos por segmentos los asientos contables que se realicen deben llevar de forma obligatoria el campo centro
de beneficio, definido para cada segmento. En ese sentido, la siguiente información es necesaria para la creación
de una nueva entrada en el sistema:

Cabecera del Documento
Fecha documento Sí Fecha 8
Clase Doc. Sí Alfanumérico 2
Fecha contab. Sí Fecha 8
Período Sí Numérico 2
Moneda/T/C Sí Alfabético 3
Referencia No Alfanumérico 16
Txt.cab.doc. No Alfanumérico 25
Posición del Documento
ClvCT Sí Alfanumérico 2
Cuenta Sí Alfanumérico 10
Importe Sí Numérico 13 2
Centro de Costo No Alfanumérico 10
Centro de Beneficio No Alfanumérico 7
Fecha valor No Fecha 8
Asignación No Alfanumérico 18
Texto No Alfanumérico 50

INFOCENTER
5.3. Estado de resultado
Para realizar el traslado de los saldos de cuentas de resultado al nuevo sistema integrado SAP se requiere
realizar una revisión y depuración de cada saldo de cuenta. Esto con el fin de poder realizar una limpieza de las
cuentas y que se carguen saldos verdaderamente existentes. De igual forma se debe poder separar los saldos
de cada cuenta por cada uno de los centros de costos donde se causó el gasto. Centros de costos definidos en
el documento de Modelo de Datos y Mapa de Procesos a Implementar. La sumatoria de los saldos por cuenta y
centro de costos debe ser el saldo de las cuentas de resultado de IPS. Para poder llegar a dichos saldos por
centros de costos los asientos contables que se realicen deben llevar de forma obligatoria el campo centro de
centro de costo, definido para cada área de la organización. En ese sentido, la siguiente información es necesaria
para la creación de una nueva entrada en el sistema:


INFOCENTER
5.4. Partidas abiertas de balance
Con relación a las cuentas de balance de partidas abiertas (*). Para realizar el traslado de las partidas abiertas
de cuentas de balance al nuevo sistema integrado SAP se requiere realizar una revisión y depuración de cada
una de las partidas. Esto con el fin de poder realizar una limpieza de las cuentas y que se carguen solo las
partidas abiertas verdaderamente existentes. De igual forma se debe poder separar las partidas abiertas de cada
cuenta por cada uno de los segmentos en los que esta agrupado (Administración, Salud y Jubilación), segmentos
definidos en el documento de Modelo de Datos y Mapa de Procesos a Implementar. La sumatoria de las partidas
abiertas por cuenta y segmento debe ser el saldo de las cuentas de balance de IPS. Para poder llegar a dichos
saldos por segmentos los asientos contables que se realicen deben llevar de forma obligatoria el campo centro
de beneficio, definido para cada segmento. En ese sentido, la siguiente información es necesaria para la creación
de una nueva entrada en el sistema:


INFOCENTER
*(Partidas Abiertas=Las partidas abiertas son transacciones incompletas, como facturas que no se han pagado.
Para que una transacción se considere finalizada, se debe compensar. Una transacción se compensará cuando
se efectúe una contabilización de compensación para una partida o grupo de partidas de forma que el saldo que
resulte de las partidas sea cero.)

INFOCENTER
6. ESTRATEGIA DE DEPURACION DE DATOS
6.1. Descripción de la estrategia
En esta sección, se describe la forma en la que los datos requeridos por SAP van a ser obtenidos a partir de los
sistemas fuente actuales.
6.1.1. Dominio de los datos
Podemos clasificar estos datos según su dominio, el cual identifica quien proporciona la información para cada
uno de ellos.
6.1.1.1. Proporcionados por SAP

Son valores cargados previamente en el sistema; ya sea por las configuraciones realizadas por el equipo de
consultoría (Entidad CP, por ejemplo) o por cargas previas de otros maestros de datos (Acreedor, por ejemplo).
Estos datos al pertenecer al dominio SAP se validan internamente antes de ser procesados.
6.1.1.2. Proporcionados por el usuario (USR)
Son valores que pertenecen al dominio del usuario responsable. Por lo tanto, las verificaciones funcionales de
coherencia de los datos ingresados son de responsabilidad total del usuario. Es decir, el sistema no realiza
ninguna verificación de la idoneidad de los datos limitándose solamente a la verificación del formato (numérico,
fecha, etc.).
En el caso de la definición de maestros de datos (fondo, área funcional, etc.), es necesario definir primero la
estructura informativa que estos datos deben considerar. Para el resto de datos se debe evaluar qué información
relevante del negocio se debe trasladar.
6.1.2. Utilización de los datos
Considerando la disponibilidad informativa de los datos fuente y destino, podemos clasificar los datos según su
utilización.
6.1.2.1. Identificada (IDN)
Son valores para los cuales se puede identificar el destino en SAP de la información a ser migrada de IPS. Por
ejemplo, el fondo SAP equivale al Tipo de programa IPS.
6.1.2.2. No identificada (NOI)
Son valores para los cuales aún no se ha podido identificar su utilización al 100%. Por ejemplo, El texto de
cabecera de presupuesto aún está pendiente definir qué información debe guardar.
6.1.2.3. Específicos de IPS (IPS)
Son valores propios del negocio IPS que requieren ser almacenados en SAP para su gestión posterior y para los
cuales aún no se ha podido identificar un campo destino adecuado.

INFOCENTER
6.2. Estrategia de Depuración
6.2.1. Plan de cuentas
Actualmente IPS utiliza el plan de cuentas que le genera el sistema SICO del Ministerio de Hacienda. Dicho plan
de cuentas fue revisado con la Dirección de Contabilidad y Presupuesto y el Consultor SAP de FIGL. De esta
revisión, se procedió a definir el nuevo plan de cuentas de IPS para ser utilizado en SAP. Por lo que la depuración
de las cuentas contables a utilizar ya se realizó, el siguiente paso será revisar las características y campos
requeridos para cada cuenta dependiendo del grupo al cual pertenezca. Por lo consiguiente el llenado de esta
plantilla se hace primordial para el buen funcionamiento de las cuentas contables.
Clase de cuenta es concepto contable por el cual podremos agrupara y realizar validaciones. Las clases son
o Activo.
o Pasivo.
o Patrimonio neto.
o Ingresos.
o Egresos de gestión.
o Cuentas de orden.
Los grupos de cuentas son excluyentes y definen rangos de cuentas también excluyentes (no se solapan).
Hay conjuntos de grupo de cuentas para cada clase de cuentas. Por lo que podrá controlarse que el número de
cuenta sea válido para el grupo de cuenta correspondiente.
El trabajo de llenado de los campos de usuario los realizara el usuario líderes de contabilidad general
acorde con la información requerida por cada una de las cuentas contables que se están definiendo
partiendo desde el documento de modelo de datos y mapa de procesos de contabilidad general.

Campo Dominio Utilización Descripción
Cuenta de Mayor SAP IDN Código de la cuenta contable, a ser creada y el cual
depende del grupo al cual pertenezca. Variable
obligatorio.
Sociedad SAP IDN Sociedad financiera al cual pertenezca la cuenta
contable. Valor Fijo, IPS1
Clase de Cuenta Mayor SAP IDN Clasificación referente al tipo de cuenta a utilizar, ya sea
de balance o de estado de resultado. Obligatorio y
variable.
Grupo de Cuentas SAP IDN Campo que determina el rango en el cual será creada la
cuenta. Los grupos de cuentas son una característica de
clasificación para registros maestros de Libro mayor.
El grupo de cuentas ayuda en la visualización en
pantalla y en la numeración de cuenta.
Variable, obligatorio.
Texto breve USR IDN Texto abreviado que identifique la cuenta. Variable,
obligatorio.
Texto Explicativo USR IDN Texto largo que identifique la cuenta. Variable,
obligatorio.
Datos de Control
Moneda de la Cuenta SAP IDN En la cual se realizaran los registros en la cuenta. Por lo
general la moneda será el Guaraní (PYG), salvo para
aquellas cuentas como por ejemplo las cuentas
bancarias, inversiones, etc. que sean manejadas en
Dólares USD, Euros EUR o Cualquier otra moneda.
Variable, código SAP, obligatorio.

INFOCENTER
Saldos en moneda local USR IDN Este flag se debe activar de forma obligatoria, para que
los estados financieros se reflejen en la moneda local de
cada sociedad. Valor X o blanco
Categoría Fiscal USR IDN Este campo indica si la cuenta requiere de cálculo de
Impuesta de Valor Agregado, ya sea soportado para
cuentas de gastos o costos o repercutido para cuentas
de ingresos. Variable, con valores: *, <, >, opcional.
Indicador de Permitida USR IDN Indicador para aquellas cuentas que se puedan imputar
contabilidad sin IVA sin hacer referencia del IVA. Valor X o blanco.
Cuenta asociada USR IDN Este campo se utiliza para identificar y manejar las
cuentas auxiliares que se controlan a nivel de tercero, es
decir las cuentas de acreedores, de activos fijos y
cuentas contractuales (cuentas por cobrar). Estas
cuentas garantizan una integración en tiempo real de las
cuentas de contabilidad auxiliar en el libro mayor.
Variables, valores D, K, A, opcional.
Gestión de partidas USR IDN Este flag se activa para las cuentas en las cuales se
abiertas: quiere tener un control o identificación de que los
registros en dichas cuentas serán compensados
posteriormente. Valor X o blanco.
Visualización de partidas USR IDN Activando este campo se permite visualizar los registros
individuales contables individuales (partidas individuales) de la
cuenta. Valox X fijo
Clave de clasificación SAP IDN Este campo permite que cuando se visualicen las
partidas de una cuenta estas se encuentren ordenadas
por un campo estándar específico. Fijo.
Grupo Status campo SAP IDN El status campo de cuentas de mayor se refiere a los
campos de los maestros que se pueden definir como
obligatorios, opcionales, visibles o que no requieren que
se visualicen por lo tanto se suprimen. Valor SAP,
obligatorio.
Sólo contab. automática USR IDN Campo que se utiliza para aquellas cuentas que
provienen de cuentas asociadas o de cuentas de
imputación automática y que no permiten registros
manuales. Valor X o blanco.
Campos Especiales:
Estos campos se
diligenciaran si y solo si
las cuentas
corresponden a cuentas
del activo relacionadas
con bancos o cajas:
Nivel de Tesorería SAP IDN Se activa este campo solo y exclusivamente para efecto
de Previsión de tesorería, en lo referente a posición de
los bancos en Gestión de Caja (CM). Código SAP,
opcional.
Relevante para USR IDN Este indicador señala que en la cuenta de mayor en
movimiento de caja cuestión se contabilizan movimientos de caja. Valor X o
blanco.
Banco Propio SAP IDN Código de los bancos con los que la entidad tiene sus
productos. Variable, código de banco SAP, obligatorios
para las cuentas de balance de bancos (por el rango de
número)
INFOCENTER
ID de Cuenta SAP IDN Código de las cuentas bancarias propias de la entidad.
Obligatorios para las cuentas de balance de bancos (por
el rango de numero).
Costos
Clases ce costos SAP IDN Código que define la clase de costo a la cual pertenece
la cuenta, es un campo obligatorio para las cuentas
contables de gastos, costos e ingresos. Obligatorio para
las cuentas de estado de resultado.

INFOCENTER
6.2.2. Balance
Se realizará depuración de cuentas a migrar antes del proceso de carga.

La información a migrar que es relevante para IPS es:
 Código de cuenta contable.
 Moneda.
 Saldo.
 Centro de Beneficio por Segmento al cual corresponda.
Se debe separar el saldo de cada cuenta por programa (segmento) e imputarle el centro de beneficio
correspondiente.

Cabecera del
Documento
Fecha documento USR IDN Fecha con la cual se identificara el registro contable,
esta fecha será igual a la fecha de carga inicial.
Clase Doc. SAP IDN Las clases de documentos controlan la cabecera de
documento y se utiliza para diferenciar las distintas
operaciones contables. Tipo de documento que se
utilizara ara las cargas iniciales, Valor Fijo ¨CI¨
Sociedad SAP IDN Sociedad en la que se registran los documentos
contables. Valor Fijo ¨IPS1¨
Fecha contab. USR IDN Fecha en la que se registrara contablemente las
partidas.
Período USR IDN Periodo contable en el cual se imputen las partidas
Moneda/T/C SAP IDN Moneda de registro de las partidas contables
Referencia USR IDN Campo que sirve para identificar los registros, para el
balance es opcional
Txt.cab.doc. USR IDN Campo que sirve para describir los registros, para el
balance es opcional
ClvCT SAP IDN Ayuda a definir si la cuenta es por él debe= 40 o por el
haber=50, Obligatorio.
Cuenta SAP IDN Código contable al cual se registran los saldos.,
Obligatorio y de SAP
Importe USR IDN Valor numérico del total de las partidas contables,
Obligatorio
Centro de Costo SAP IDN Este campo no se utilizara para las cuentas de
Balance
Centro de Beneficio SAP IDN Campo llenado obligatorio y que dependerá del
segmento al cual corresponde la carga del saldo.
Fecha valor USR IDN Fecha opcional, el cual es igual a la fecha contable
Asignación USR IDN Campo que se utiliza para una referencia del saldo a
registrar.
Texto USR IDN Campo explicativo de la posición del documento
Obligatorio

INFOCENTER
Balance
registrar.

INFOCENTER
6.2.3. Estado de resultado
Se realizará depuración de cuentas a migrar antes del proceso de carga.

 Moneda.
 Saldo.
 Centro de Costo para cuentas de gastos y Centro de Beneficios para cuentas de ingresos.
Se debe separar el saldo de cada cuenta por dependencia e imputarle el centro de costo correspondiente.

Cabecera del
Documento
partidas.
balance es opcional
balance es opcional
Obligatorio
Centro de Costo SAP IDN Campo que debe ser llenado donde cada cuenta de
egreso debe llevar el centro de costo al cual se le
carga por lo que la composición del saldo de una
cuenta puede estar compuesta con más de un registro
contable dependiendo de los centros de costos
imputados. Campo Obligatorio
Centro de Beneficio SAP IDN Este campo se utilizara solo para las cuentas de
ingresos y el cual el centro de beneficio será acorde
con el tipo de ingreso.
registrar.

INFOCENTER
Obligatorio
Centro de Costo SAP IDN Campo que debe ser llenado donde cada cuenta de
egreso debe llevar el centro de costo al cual se le
carga por lo que la composición del saldo de una
cuenta puede estar compuesta con más de un registro
contable dependiendo de los centros de costos
imputados. Campo Obligatorio
Centro de Beneficio SAP IDN Este campo se utilizara solo para las cuentas de
ingresos y el cual el centro de beneficio será acorde
con el tipo de ingreso.
registrar.

INFOCENTER
6.2.4. Partidas abiertas de balance
Se realizará depuración de partidas abiertas del balance a migrar antes del proceso de carga.
 Importe individual.
 Centro de Beneficio por por partida individual, dependiendo del segmento al cual corresponda.
 Fecha de documento.
 Número del documento.

Cabecera del
Documento
partidas.
balance es opcional
balance es opcional
Obligatorio
Balance
registrar.
Obligatorio

INFOCENTER
Balance
registrar.

INFOCENTER
7. CARGA DE DATOS
7.1. Criterios generales
La carga de datos se realizará de forma estandarizada, según la herramienta disponible en SAP más apropiada
para cada objeto de migración.
Se describe a continuación los criterios generales que aplican a todos los objetos, y más adelante, las
consideraciones particulares de cada uno.
7.1.1. Plan de entrega de datos
La información para la carga inicial deberá estar disponible antes del comienzo de la etapa de Pruebas
Integrales, respetando las dependencias que se detallan más adelante en el documento.
7.1.2. Plantilla de carga
Para procedimiento manual o mediante programa de carga, la información deberá ser entregada en plantillas
Excel con el formato que se detalla para cada uno de los objetos de migración.
Para la carga mediante la herramienta SAP Migration Cockpit, la información deberá ser entregada en archivos
XML (Extensible Markup Language), con el mismo diseño y formato que las plantillas predefinidas por SAP para
cada objeto, las cuales serán provistas por el equipo técnico de INFOCENTER.
7.1.3. Procedimientos de aseguramiento de los datos propiedad del IPS
Durante todo el proceso de carga inicial, las plantillas Excel serán manipuladas por el personal funcional
responsable de IPS, quien asigna clave de acceso para la apertura de los archivos, conocida exclusivamente por
cada persona responsable del dato a registrar.
Las plantillas serán almacenadas en el SharePoint del IPS cuyo acceso será restringido (mediante la definición
de perfiles), permitiendo la modificación solo a las personas responsables de las cargas, según lo determinado
por la gerencia de tecnología de IPS.
Las plantillas serán almacenadas en SharePoint directamente por personal de IPS que se encargue de las tareas
de conversión, evitando el envío por mail y exposición indebida de la información que contengan.
La herramienta SharePoint registra en un log los datos de la persona que carga o modifica la información, fecha y
hora, dando cumplimiento de esa forma a los controles de auditoria pertinentes.
Para el proceso de carga, los archivos serán transferidos de SharePoint a las carpetas en el servidor de
aplicación del sistema SAP, desde donde serán procesadas por las herramientas o programas de carga, sin
manipulación por parte de los consultores funcionales, tal como se menciona en el entregable 3 (Modelo de
Datos – Enfoque de Migración de Datos Maestros).

INFOCENTER
7.1.4. Procedimientos de disponibilidad de los datos propiedad del IPS
SharePonit permite a personal de IPS y del proyecto debidamente autorizado, acceder en todo momento a la
información relacionada a la carga inicial.
Por otro lado, se informará las fechas planificadas para la entrega de los datos (tanto para las pruebas como para
la entrada en productivo), de forma tal que el equipo de proyecto pueda disponer de la información requerida
oportunamente.
7.1.5. Procedimiento de evaluación de la calidad de los datos disponibilizados

por el IPS
Se detallan por objeto los controles para evaluar de forma previa la calidad de la información recibida por IPS.
Para la carga mediante la herramienta SAP Migration Cockpit, se procederá a verificar la información mediante la
funcionalidad de Test, la cual simula la carga, sin realizar el registro de la información en SAP. Esta herramienta
se describe con más detalles en el entregable 3 (Modelo de Datos – Enfoque de Migración de Datos Maestros).
Para la carga mediante programa, más adelante en el documento se indicarán los controles que se realizarán
sobre el contenido de la planilla Excel. En todos los casos, el programa informará los errores de forma tal que
sean identificables y corregibles. Si la función estándar de SAP a utilizar dispone de la modalidad de test, el
programa dispondrá de un parámetro, permitiendo la simulación de la carga antes de realizar la misma.
En los casos de carga mediante programa donde no es posible simular la misma, las funciones estándar a utilizar
realizan los mismos controles que si la información se ingresa manualmente, asegurando la validez y
consistencia del dato.
7.1.6. Evaluación del resultado de la migración
Para cada objeto a migrar se detallan los procedimientos para medir el resultado de la migración, los cuales son
adicionales a las validaciones que realiza SAP en el registro de la información.
7.1.7. Seguridad de la Información migrada
La información migrada en SAP será accesible según las autorizaciones que se definirán como parte del proyecto,
mediante roles y perfiles que serán asignados a los usuarios del sistema.
La definición de roles y perfiles se realizará teniendo en cuenta la segregación de funciones y buenas prácticas,
las cuales estarán en el Plan de Roles, Perfiles y Autorizaciones.

INFOCENTER
7.2. Carga de datos por objeto SAP
7.2.1. Plan de cuentas
7.2.1.1. Procedimiento de carga
En la herramienta SAP Migration Cockpit no se tiene predefinido este objeto para la migración. Por tal motivo, se debe desarrollar un LSMW para
la carga que pueda crear los datos maestros utilizando como base la transacción estándar FS00 de SAP.
Los siguientes datos deben formar parte del programa ya sea como parámetros de selección, variables o constantes predefinidas
Campo Obligatorio Tipo Longitud Observaciones

Sociedad Sí Alfanumérico 4 Parámetro de selección
7.2.1.2. Plantilla de carga
La plantilla de datos debe contener la siguiente estructura
Sistema Origen SAP S/4HANA

Nombre Tipo Largo Dec Comentarios Hoja Grupo Descripción Importancia Tipo Largo Dec Comentarios
Cuenta de Mayor Text 10 Valor Variable
Sociedad Text 4 Valor Fijo,
IPS1
Clase de Cuenta Text 4
Mayor
Grupo de Cuentas Text 4
Texto breve Text 20
Texto Explicativo Text 50
Datos de Control Text
Moneda de la Cuenta Text 3
Saldos en moneda Text 1
local
Categoría Fiscal Text 2
Indicador de Text 1
Permitida
contabilidad sin IVA
INFOCENTER
Cuenta asociada Text 1
Gestión de partidas Text 1
abiertas:
Visualización de Text 1
partidas individuales
Clave de clasificación Text 3
Grupo Status campo Text 4
Sólo contab. Text 1
automática
Campos Especiales:
Estos campos se
diligenciaran si y solo
si las cuentas
corresponden a
cuentas del activo
relacionadas con
bancos o cajas:
Nivel de Tesorería Text 2
Relevante para Text 1
movimiento de caja
Banco Propio Text 5
ID de Cuenta Text 5
Costos
Clases ce costos Text 2

INFOCENTER
7.2.1.3. Evaluación de datos a migrar
La calidad de la información proporcionada en las plantillas de carga se validará de la siguiente manera:

 Revisión con el usuario clave.
 Validar un 20 % de los ítems que cada Cuenta Contable este completado según definiciones en conjunto e incluidos en el documento
de Mapa de Procesos y las características de cada campo acorde a la plantilla de carga.
 Cantidad de Cuentas Contables en la plantilla de carga acorde con los definidos.
7.2.1.4. Evaluación del resultado de la migración
Adicionalmente a las validaciones estándar de SAP, se validará el proceso de migración según los siguientes criterios:
 Validar a través de la tabla SKA1 y SKB1 de la cantidad de Cuentas Contables cargados.
 Indicar controles aleatorios, 20% a controlar, forma de control. Visualizando los campos cargados y validándolos con la plantilla de carga.
 Entrar a visualizar las Cuentas Contables Creadas en la transacción FS00 - Central.

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7.2.2. Balance
Se utilizará la herramienta Migration Cockpit, que tiene predefinido el objeto de migración GL Account Open Items (Partidas Abiertas de
Contabilidad), cuya plantilla de carga es SIF_GL_OPEN_ITEM.
La plantilla de datos debe contener la siguiente estructura:
Sistema Origen (no hay) SAP S/4HANA

GL Open Items
Key Company Code mandatory Text 4 Valor fijo
for sheet
Número Convertir GL Account mandatory Text 10 Variable, cuenta de
de Cuenta cuenta for sheet balance
SICO a
cuenta SAP
Reference mandatory Text 16 Variable, GLnnn donde
Document Number for sheet nnn identifica al archivo
de carga
Dates Document Date* Date Valor fijo
Posting Date* Date Valor fijo
Texts Header Text Text 25 Valor fijo: Carga Inicial
de Balance al mm/aaaa
Item Text Text 50 Valor fijo: Carga Inicial
de Balance al mm/aaaa
Offsetting G/L Text 10 Variable, cuenta de
Account* saldos iniciales
Importe Amounts Amount in Number 13 2 Importe en Guaraníes
Document
Currency*
Amount in Local Number 13 2 Importe en Guaraníes
Currency*

INFOCENTER
Amount in Second Number 13 2 Blanco
Local Currency
Amount in Third Number 13 2 Blanco
Local Currency
Currencies Document Text 2 Valor fijo, Guaraníes
Currency* (PYG).
Local Currency* Text 3 Valor fijo, Guaraníes
(PYG)
Second Local Text 3 Blanco
Currency
Third Local Text 3 Blanco
Currency
Tax Code Text 2 Blanco
Tax Jurisdiction Text 15 Blanco
Value Date Date Blanco
Cost Center Text 10 Blanco
Programa Convertir Profit Center Text 7 Variable, centro de
Programa beneficio SAP
en Centro
de
beneficio.
Company ID of Text 6 Blanco
Trading Partner
Segment for Text 10 Blanco
Segmental
Reporting
WBS Element Text 24 Blanco
Assignment Text 18 Blanco
Number


INFOCENTER
 Validar un 20 % de los ítems que cada Cuenta Contable y su saldo este completado según definiciones en conjunto e incluidos en
la plantilla de carga.
 Solicitar saldo de las cuentas en el sistema SICO y validar que esté acorde con la plantilla de carga.
 Validar a través de la tabla ACDOCA de la cantidad de Cuentas Contables cargados.
 Visualizar reporte de balance en SAP y cotejar con saldos de SICO.

INFOCENTER
7.2.3. Estado de resultado

Nombre Tipo Largo Dec Comentarios Hoja Grupo Descripción Importancia Tipo Largo Dec Conversión
GL Open Items
for sheet
Numero de Convertir GL Account mandatory Text 10 Variable, cuenta de
Cuenta cuenta SICO for sheet balance
a cuenta SAP
Reference Document mandatory Text 16 Variable, GLnnn
Number for sheet donde nnn
identifica al archivo
de carga
Dates Document Date* Date Valor fijo
Texts Header Text Text 25 Valor fijo: Carga
Inicial de GyP al
mm/aaaa
Item Text Text 50 Valor fijo: Carga
Inicial de GyP al
mm/aaaa
Importe Amounts Amount in Document Number 13 2 Importe en
Currency* Guaraníes

INFOCENTER
Amount in Local Number 13 2 Importe en
Currency* Guaraníes
Amount in Second Number 13 2 Blanco
Local Currency
Local Currency
Currencies Document Currency* Text 80 Valor fijo,
Guaraníes (PYG).
Local Currency* Text 80 Valor fijo,
Guaraníes (PYG)
Currency
Third Local Currency Text 80 Blanco
Value Date Date Blanco
Cost Center Text 80 Variable, centro de
costo SAP
Dependencia Convertir Profit Center Text 80 Blanco
Dependencia
en Centro de
costo.
Trading Partner
Segmental Reporting
Assignment Number Text 18 Blanco

INFOCENTER

 Validar un 20 % de los ítems que cada Cuenta de resultado y sus saldos este completado según definiciones en conjunto e incluidos
en la plantilla de carga.
 Solicitar saldo de las cuentas en el sistema SICO y validar que esté acorde con la plantilla de carga.
 Validar a través de la tabla ACDOCA, la cantidad de Cuentas Contables y sus saldos sumados por CeCos cargadas.
 Visualizar reporte de estado de resultados en SAP y cotejar con saldos de SICO.

INFOCENTER
7.2.4. Partidas abiertas de balance

GL Open Items
for sheet
Numero de Convertir cuenta GL Account mandatory Text 10 Variable, cuenta de
Cuente SICO a cuenta SAP for sheet balance
documento Reference mandatory Text 16 Variable, número de
Document for sheet documento
Number
Fecha Dates Document Date* Date Variable, fecha del
documento documento
Texts Header Text Text 25 Valor fijo: Carga Inicial
PA de Balance al
mm/aaaa
Item Text Text 50 Valor fijo: Carga Inicial
de Partidas Abiertas de
Balance al mm/aaaa
Importe Amounts Amount in Number 13 2 Importe en Guaraníes
Document
Currency*
Amount in Local Number 13 2 Importe en Guaraníes
Currency*
INFOCENTER
Amount in Number 13 2 Blanco
Second Local
Currency
Local Currency
Currencies Document Text 80 Valor fijo, Guaraníes
Currency* (PYG).
Local Currency* Text 80 Valor fijo, Guaraníes
(PYG)
Currency
Third Local Text 80 Blanco
Currency
Value Date Date Variable, fecha del
documento
Cost Center Text 80 Blanco
Programa Convertir Programa Profit Center Text 80 Variable, centro de
en Centro de beneficio SAP
beneficio.
Trading Partner
Segmental
Reporting
Assignment Text 18 Variable, GLnnn donde
Number nnn identifica al
archivo de carga

INFOCENTER

 Validar un 20 % de los ítems que cada Cuenta Contable y sus partidas abiertas este completado según definiciones en conjunto e
incluidos en la plantilla de carga.
 Solicitar detalle de las partidas abiertas de las cuentas en el sistema SICO y validar que esté acorde con la plantilla de carga.
 Validar a través de la tabla ACDOCA de la cantidad de partidas abiertas cargadas.
 Visualizar reporte de balance de las cuentas con partidas abiertas en SAP y cotejar con saldos de SICO.

INFOCENTER
8. AJUSTES AL OBJETOS DE MIGRACIÓN
No es necesario realizar ajuste alguno.
9. DEPENDENCIAS CON OTRAS CARGAS
 Primero se deben cargar la sociedad y segmentos.

 Segundo se debe carga el plan de cuentas.
 Tercero se debe cargar el balance.
 Cuarto se carga el estado de resultado.
 Por último se cargan las partidas abiertas de balance.
10. PUNTOS DE ATENCIÓN
Es necesario asignar un responsable para poder realizar la tarea de recopilación de información. Esta tarea debe
ser supervisada y apoyada por los usuarios líderes.
Es necesario especificar claramente que información adicional de IPS va a ser migrada a SAP considerando el
impacto no solo en GL sino en otros módulos que toman información de esta. (Por ejemplo partidas por centro
de costos y/o centros de beneficios).
Los avances en la recopilación deben ser reportados semanalmente para poder levantar issues que puedan
presentarse en el camino.

INFOCENTER
11. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Nombre Título Acción Fecha Firma
Jesús Camero / Consultor SAP Elaborar
Oscar Cardozo Infocenter
Ana Carolina García Líder Funcional Aprobar

Financiero IPS
Hugo Diarte Líder Técnico IPS Aprobar
Maria Epifania González Gerente de Proyecto IPS Aprobar

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Plan de Conversión de Datos GL 1.4

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PLAN DE CONVERSION DE DATOS DE CONTABILIDAD

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO ............................................ 3

4. FUENTE DE INFORMACION ACTUAL........................................ 4

5. OBJETOS A MIGRAR ................................................................. 4

6. ESTRATEGIA DE DEPURACION DE DATOS ........................... 10

7. CARGA DE DATOS ................................................................... 20

8. AJUSTES AL OBJETOS DE MIGRACIÓN ................................ 34

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 2 | 35

Pablo Braunbeck Fredy Agüero Dayanette Fernández

2. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Será responsabilidad del Oferente:

3. INVENTARIO DEL PLAN DE CONVERSION

3.1. Datos que requieren conversión

Key Nombre SAP Nombre IPS Volúmen de información

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 3 | 35

4.1. Sistemas de información involucrados

4.1.1. SICO: Sistema Financiero

4.2. Disponibilidad de la información

5.1. Plan de cuentas

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 4 | 35

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 5 | 35

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 6 | 35

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 7 | 35

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 8 | 35

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 9 | 35

6.1. Descripción de la estrategia

6.1.1. Dominio de los datos

6.1.1.1. Proporcionados por SAP

6.1.1.2. Proporcionados por el usuario (USR)

6.1.2. Utilización de los datos

6.1.2.1. Identificada (IDN)

6.1.2.2. No identificada (NOI)

6.1.2.3. Específicos de IPS (IPS)

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 10 | 35

6.2.1. Plan de cuentas

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 11 | 35

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 13 | 35

Se realizará depuración de cuentas a migrar antes del proceso de carga.

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 14 | 35

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 15 | 35

Se realizará depuración de cuentas a migrar antes del proceso de carga.

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 16 | 35

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 17 | 35

Información a recibir en SAP

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 18 | 35

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 19 | 35

7.1. Criterios generales

7.1.1. Plan de entrega de datos

7.1.2. Plantilla de carga

7.1.3. Procedimientos de aseguramiento de los datos propiedad del IPS

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 20 | 35

7.1.5. Procedimiento de evaluación de la calidad de los datos disponibilizados

7.1.6. Evaluación del resultado de la migración

7.1.7. Seguridad de la Información migrada

Material Confidencial propiedad de IPS elaborado por Página 21 | 35