PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

PSM-2

Tanggal dibuat : 21/06/2011

Revisi : 02
Tanggal revisi : 28/11/2013
Dipersiapkan oleh : Pengendali Dokumen
Disahkan oleh : Wakil Manajemen
 Dokumen :
o:I r:f,'?,1:{tti,
v{ REPUBLTK tNDoNEstA
No.
Tanggal :
Dibuat
PSM-2
2110612011
BALAI BESAR TEKSTIL Revisi : 02
Jl. Jenderal A. Yani No. 390 Bandung 40272 Tanggal Revisi : 2811112013
Telp: (022) 720621 4n 2A6215, Fax: (0221 727 1288 Halaman : ldari 4
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN REKANNAN

Disahkan oleh: Dipersiapkan oleh:

\\w
--J-}l
\Iv--\
t -r
\
Wakil Manajemen Pengendali Dokumen
 No. Dokumen : PSM-2
Tanggal Dibuat : 21/06/2011
BALAI BESAR TEKSTIL Revisi : 02
Jl. Jenderal A. Yani No. 390 Bandung 40272 Tanggal Revisi : 28/11/2013
Telp: (022) 7206214/7206215, Fax: (022) 7271288 Halaman : 2 dari 4
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN REKAMAN

1. TUJUAN
Memberikan panduan operasional pengendalian rekaman mutu serta
penanggung jawabnya masing-masing.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini menguraikan tentang rekaman mutu, penyimpanan serta
pemeliharaannya. Prosedur ini berlaku untuk semua jenis rekaman mutu yang
terkait dengan kegiatan pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan
teknis.

3. ACUAN
3.1 SNI ISO 9001:2008 klausul 4.2.4 Pengendalian Rekaman
3.2 PDM-4 Sistem Manajemen Mutu

4. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

4.1 Manajer Puncak
- Bertanggung jawab terhadap keefektifan pengendalian rekaman mutu.
- Berwenang mendelegasikan seluruh kegiatan pengendalian rekaman
mutu kepada wakil manajemen.

4.2 Wakil Manajemen

- Bertanggung jawab atas pengawasan pengendalian rekaman mutu.
- Berwenang mengesahkan formulir rekaman mutu yang dipakai dalam
aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan jasa teknis seksi konsultansi
dan pelatihan teknis.

4.3 Personel Pengguna Form

- Bertanggung jawab mengidentifikasi kebutuhan formulir rekaman mutu
dalam lingkup kerjanya yang terkait pelayanan jasa teknis seksi
konsultansi dan pelatihan teknis.
- Bertanggung jawab membuat usulan formulir rekaman mutu untuk
disahkan oleh wakil manajemen.
- Bertanggung jawab memelihara rekaman mutu yang menjadi tanggung
jawabnya.
 No. Dokumen : PSM-2
Tanggal Dibuat : 21/06/2011
BALAI BESAR TEKSTIL Revisi : 02
Jl. Jenderal A. Yani No. 390 Bandung 40272 Tanggal Revisi : 28/11/2013
Telp: (022) 7206214/7206215, Fax: (022) 7271288 Halaman : 3 dari 4
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN REKAMAN

4.4 Pengendali Dokumen (PD)

- Bertanggung jawab untuk membuat master formulir rekaman mutu yang
telah disahkan dan mendistribusikannya kepada personel terkait.
- Bertanggung jawab untuk memelihara master formulir rekaman mutu.
- Memastikan bahwa formulir rekaman mutu yang digunakan merupakan
edisi terkini.

5. DEFINISI
5.1 Wakil Manajemen (WM): Personel yang ditunjuk oleh Manajer Puncak
sebagai wakilnya dalam mengelola sistem manajemen mutu.
5.2 Pengendali Dokumen (PD): Personel yang ditunjuk oleh WM untuk
melaksanakan pengendalian dokumen mutu.
5.3 Rekaman Mutu: Dokumen yang memberikan bukti objektif dari aktivitas yang
dilaksanakan, yang mencakup seluruh kegiatan sistem manajemen mutu
pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan teknis.

6. RINCIAN PROSEDUR
6.1 Identifikasi
Personel yang terkait dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu
pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan teknis melakukan
identifikasi dan membuat usulan formulir rekaman mutu kepada WM. Usulan
tersebut diajukan melalui Surat Permohonan Usulan/Revisi
Dokumen/Formulir (Fr.PD.03).

6.2 Penetapan dan Distribusi

Usulan formulir rekaman mutu disahkan oleh WM, kemudian PD membuat
master formulir rekaman mutu dan mendistribusikannya kepada personel
terkait.

6.3 Pemeliharaan
6.3.1. Master formulir dipelihara oleh PD.
6.3.2. Setiap personel terkait bertanggung jawab terhadap pemeliharaan
rekaman mutu yang menjadi tanggung jawabnya.
6.3.3. Masing-masing rekaman mutu disimpan dalam kurun waktu tertentu
sesuai dengan kebutuhan, yang direkam dalam Daftar Rekaman Mutu
(Fr.PD.02).
 No. Dokumen : PSM-2
Tanggal Dibuat : 21/06/2011
BALAI BESAR TEKSTIL Revisi : 02
Jl. Jenderal A. Yani No. 390 Bandung 40272 Tanggal Revisi : 28/11/2013
Telp: (022) 7206214/7206215, Fax: (022) 7271288 Halaman : 4 dari 4
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN REKAMAN

6.4 Revisi Formulir

6.4.1. Pengajuan revisi dapat dilakukan oleh setiap personel pengguna
formulir rekaman mutu atau dapat pula merupakan hasil rapat tinjauan
manajemen.
6.4.2. Revisi diajukan dengan menggunakan Surat Permohonan
Usulan/Revisi Dokumen/Formulir (Fr.PD.03).
6.4.3. Perubahan yang terjadi dicatat dalam Formulir Riwayat Perubahan
Dokumen/Formulir (Fr.PD.01)
6.4.4. Formulir rekaman mutu yang baru pertama kali diterbitkan diberi
penomoran sesuai dengan ketentuan pada PSM-1 butir 6.2.2 bagian
d. Bila terjadi revisi, maka di belakang nomor formulir ditambahkan
tanda ”/” diikuti nomor revisi. Untuk revisi selanjutnya, nomor revisi
naik satu hitungan.
Contoh:
- Nama Formulir: Daftar Rekaman Mutu
- Nomor Formulir: Fr.PD.02
- Nomor formulir setelah revisi : Fr.PD.02/1
6.4.5. Formulir yang sudah tidak berlaku, ditarik dan dimusnahkan oleh PD.
6.4.6. Master formulir yang kadaluarsa tetap disimpan dan diberi identifikasi
”DOKUMEN KADALUARSA”.

6.5 Pemusnahan Rekaman Mutu

Pemusnahan rekaman mutu dilakukan sesuai dengan masa simpan yang
sudah ditentukan. Pemusnahan rekaman mutu tersebut dicatat dalam Berita
Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (Fr.PD.04).

7. DOKUMEN TERKAIT
7.1 PSM-1 : Prosedur Pengendalian Dokumen
7.2 Fr.PD.01 : Formulir Riwayat Perubahan Dokumen/Formulir
7.3 Fr.PD.02 : Formulir Daftar Rekaman Mutu
7.4 Fr.PD.03 : Surat Permohonan Usulan/Revisi Dokumen/Formulir
7.5 Fr.PD.04 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman