MAPA DE RIESGOS

MISIÓN: Ejercer desde el punto de vista técnico y administrativo el control, inspección y vigilancia sobre el servicio público de vigilancia y seguridad privada en Colombia, contribuyendo a garantizar la confianza pública, la seguridad ciudadana, la armonía social y la convivencia, desarrollando mecanismos que promuevan la calidad, transparencia, responsabilidad, respeto y compromiso para el cumplimiento de los fines del Estado

2. ANÁLISIS, CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

PROCESO 1. IDENTIFICACIÓN 3, VALORACIÓN DEL RIESGO 4. MANEJO 5. MONITOREO, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO

RIESGO INHERENTE TRATAMIENTO Y OPCIONES DE MANEJO DEL RIESGO EVALUACIÓN OFICINA CONTROL INTERNO
CONTROLES RIESGO RESIDUAL
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN Período de Ejecución de las acciones
AGENTE
LIDER DE PROCESO CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
MACROPROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO RIESGO No. GENERADOR CAUSA RIESGO CONSECUENCIAS

Probabilidad

Probabilidad
(Cargo) (TIPO) Tratamiento del Fecha del Registro y evidencia del

Impacto

Impacto
RIESGO Naturaleza del Frecuencia del Acciones asociadas al control Fecha inicio Fecha terminación Responsable (Cargo y Dependencia) Registro / Indicador Acciones ejecutadas Fecha Evaluación
Nivel de Riesgo Controles Nivel de Riesgo riesgo seguimiento Seguimiento
control Control DD/MM/AA DD/MM/AA

Falta de compromiso por parte de No se pueda fomentar la cultura Política de Calidad cuando se requiera Revisar y actualizar la Política de Calidad de la entidad 01/11/2017 30/05/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Política de Calidad
la alta dirección, de los líderes de del sistema de gestión de calidad que responda al propósito y al contexto de la Planeación actualizada
los procesos y de los gestores de SUPERVIGILANCIA que incluya el compromiso de
calidad con la implementación y mejora continua del SGC.
sostenibilidad del sistema de
calidad. Actualizar el Manual del Sistema de Gestión de 01/11/2017 30/05/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Manual del sistema de
Calidad Planeación Gestión de Calidad

Manual del Sistema de Gestión de Calidad. cuando se requiera Adelantar jornadas de sensibilización con servidores y 01/11/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Formato registrado en el SGC
contratistas sobre temas de Gestión de Calidad. Planeación

Solicitar a Gestión Humana la inclusión de Jornadas 01/11/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Memorando enviado a l Grupo
de capacitación sobre temas del Sistema de Gestión Planeación de recursos humanos
de Calidad - SGS solicitando capacitaciones
sobre el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión.
No poder identificar las acciones Sensibilización y capacitación en el Sistema de Solicitar a recursos humanos y contratos que 10/10/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Memorando enviado a las
Desconocimiento de la de mejora para el sistema Gestión de Calidad. incluyan una actividad en sus procedimientos que Planeación áreas solicitando que incluyan
normatividad del sistema de garanticen la inducción y reinducción al personal que una actividad en sus
gestión de calidad. ingrese a la entidad. procedimientos que
Direccionar las diversas actividades de seguimiento,
garanticen la inducción y
Actualizar el Manual de Planes Institucionales, el 01/11/2017 28/02/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Manual de Planes
medición, análisis y mejora continua del Sistema de Fallas en la sostenibilidad y Reducir el riesgo, Manual de Indicadores incluyendo los criterios para Planeación Institucionales actualizado.
Estratégico Gestión de Calidad Coordinador de Gestión de Calidad Gestión de Calidad de la SUPERVIGILANCIA 1 Personas mejoras en el Sistema de Gestión Operativo 5. Casi seguro 4. Mayor EXTREMA preventivo 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o la formulación, modificación, seguimiento y Manual de indicadores
promoviendo una cultura organizacional de de Calidad Transferir evaluación de los Planes y de los Indicadores y el actualizado
mejoramiento continuo de la calidad. Trimestral procedimiento de indicadores de gestión Procedimiento de indicadores
Seguimiento y evaluación al desarrollo e Trimestral Realizar la socialización de los cambios incorporados 28/02/2018 9/03/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Evidencias de la socialización
implementación del Sistema de Gestión de en los manuales. Planeación
Calidad - SGC

Crear el formato para realizar el seguimiento y 21/09/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Lista de asistencia
evaluación de la eficacia del Sistema de Gestión de Planeación
Calidad - SGS.

Incumplimiento de los requisitos Auditorías al sistema de Gestión de Calidad. Anual Socializar el formato 21/09/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e
No realizar seguimiento adecuado del sistema de gestión de calidad Planeación
al sistema de gestión de calidad.
Socialización del formato
aprobado
Actualizar el procedimiento de auditorías internas de Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Procedimiento de auditorias
calidad y el de Acciones Preventivas y Correctiva. Planeación internas y acciones
1/11/2017 30/12/2017 preventivas y correctivas
actualizado y socializado

Revisar y hacer seguimiento periódico a los planes de 1/01/2017 30/02/2018 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno y Memorando de seguimiento a
mejoramiento que se formulen con base en los Oficina Asesora de Planeación los planes de mejoramiento
resultados de la auditoría.

La información reportada por lo Pérdida de credibilidad Información validada por el líder del Mensual Crear un Formato de seguimiento a la 01/11/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Formato registrado en el SGC
procesos no es confiable ni institucional de las partes de proceso. gestión el cual este validado y firmado por Planeación
validada por los líderes. interés el líder del proceso.

Incumplimiento en los términos de

La información se reporta de
forma extemporánea.
Uso inadecuado de la información
Personas de seguimiento para la toma de
2 decisiones.
Pocedimiento
Cambios en la información
estratégica del Sector Vigilancia.
Falta de consolidación del tablero
de indicadores
Orientar estratégicamente a la SuperVigilancia a
través del la formulación, coordinación, seguimiento
y evaluación de políticas, objetivos, estrategias,
Estratégico Planeación Jefe Oficina Asesora de planeación indicadores, planes, programas y proyectos
institucionales, con el propósito de lograr el
cumplimiento de la misión, visión, objetivos
institucionales y de calidad. Retrasos en la ejecución de los
Planes y programas.
Planes institucionales mal
formulados y desarticulados entre
sí.
Alta rotación de la alta Gerencia
que no permite continuidad en los
lineamientos estratégicos de la
entidad.
3 Estrategico
Falta de controles sobre la
ejecución que permitan tomar
acciones oportunas para el logro
de las metas y objetivos de los
Falta de seguimiento al Plan Anual
de Adquisiciones.
Falta de oportunidad con la
entrega de la información para
publicar.
Página web obsoleta.
Faltan directrices para el manejo
de las comunicaciones en la
4 entidad.
No disponer de información
confiable y oportuna sobre la
gestión de la entidad y del Sector
Vigilancia para la toma de
decisiones
Bajo nivel de cumplimiento de las Retrasos en las metas y
metas, planes, programas y
proyectos de la entidad.
Publicar información errónea,
incompleta y/o desactualizada en
los diferentes canales de
comunicación.
respuesta a solicitudes de Generación de alarmas para el Mensual Configurar la periodicidad de las alarmas 01/11/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Modulo de alarmas en
información. cumplimiento de las tareas en la suite visión empresarial. Planeación funcionamiento en la Suite
Visión Empresarial
Decisiones erróneas por falta de
información
Informes de Seguimiento periódicos Trimestral Elaborar un informe periódico de 01/11/2017 30/12/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Informe de seguimiento a los
presentados al Comité Institucional seguimiento a la ejecución de Planes, Planeación planes
Sanciones disciplinarias
de Desarrollo Administrativo. programas y proyectos para presentarlo al
Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo.
Sistemsa de medición de Cuando se requiera Crear los indicadores del Balanced 01/11/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Tablero de Indicadores
indicadores . Reducir el riesgo, Scoredcard, desde las perspectivas: Planeación Balance Scorecard
Estratégico 5. Casi seguro 4. Mayor EXTREMA Preventivo 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o financiera, clientes, procesos internos y
Transferir formación y crecimiento.
Modificar el procedimiento de formulación, Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Procedimiento e formulación,
seguimiento y evaluación de la Planeación Planeación seguimiento y evaluación de
estratégica incluyendo la construcción de la Planeación estratégica
los indicadores del Balance Scordcare actualizado.
2/01/2018 28/02/2018
Responsables de la medición del indicador
Reportar seguimiento mensual al tablero Seguimiento mensual al
de indicadores tablero de indicadores
Equipo de trabajo Oficina Asesora d e
Planeación
2/01/2018 30/12/2018
Consolidar y presentar información Jefe Oficina Asesora de Planeación. Presentaciones de
estratégica del Sector Vigilancia al Comité información estratégica del
Institucional de Desarrollo Administrativo. Sector Vigilancia al Comité
Institucional de Desarrollo
2/01/2018 30/12/2018 Administrativo.
Procedimiento formulación, Preventivo Mensual Actualizar el procedimiento "Formulación, Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Procedimiento actualizado en
compromisos institucionales. seguimiento y evaluación planeación seguimiento y evaluación d de la Planeación el SGC
estratégica Planeación Estratégica incluyendo tiempos 1/11/2017 30/12/2017
de ejecución de las actividades y puntos de
control.
Seguimiento al avance de los planes, Preventivo Mensual Realizar reuniones con los gestores de 02/10/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Lista de asistencia
indicadores y proyectos calidad para verificar avance de los planes, Planeación
indicadores, proyectos..
Desgaste administrativo y
reprocesos.
Inducción y capacitación Preventivo Mensual Crear el formato para realizar el 01/11/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Formato registrado en el SGC
seguimiento y evaluación integrado y Planeación
agregado de los planes institucionales.
Reducir el riesgo,
Falta de compromiso institucional 3. Posible 4. Mayor 4. Probable 3. Moderado
Estratégico EXTREMA ALTA Evitar, Compartir o
Plan Anual de Adquisiciones Preventivo Mensual Transferir Realizar inducción sobre la planeación 02/10/2017 31/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Lista de asistencia
estratégica y operativa de la entidad a Planeación
nuevos líderes de los procesos
Demandas por no cumplir con los
tiempos establecidos
Modificar el procedimiento del Plan Anual Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Procedimiento de plan anual
de Adquisiciones. Planeación de adquisiciones actualizado
1/11/2017 30/12/2017 y socializado
Ausencia de una visión estratégica
unificada.
Hacer seguimiento mensual al Plan Anual 30/12/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Actas de seguimiento al plan
de Adquisiciones Planeación anual de adquisiciones
1/11/2017
Perdida de credibilidad en la
entidad.
Afectación de la imágen Preventivo Cuando se requiera Levantamiento de información para determinar 10/10/2017 30/12/2017 Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones Documento que contenga el listado y
institucional. Matriz de seguimiento a la publicación de la temas que deben ser publicados en sitio WEB. descripción de los documentos que
información. se deben publicar en la página WEB.
Se incurre en el incumplimiento de Trimestral Diseñar Matriz de seguimiento a la publicación de la 01/11/2017 30/12/2017 Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones Matriz de información Ley 1712 de
la ley de transparencia - Ley 1712 información que se debe publicar, responsable de 2014 y Decretos reglamentarios.
de 2014 y decretos suministrarla y periodicidad de la publicación.
reglamentarios.
Seguimiento
Perdida de credibilidad Procedimiento "Administración y actualización Cuando se requiera Hacer seguimiento a la Matriz de seguimiento a la Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones Matriz con seguimiento publicación
de la Página WEB" Reducir el riesgo, publicación de la información. información Ley 1712 de 2014 y
Imagen 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o Decretos reglamentarios.
Transferir
1/12/2017 30/12/2018
Página WEB Cuando se requiera Actualizar el procedimiento de "administración y Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones Procedimiento actualizado y
actualización de la página web, incorporando aprobado en el Sistema de Calidad.
controles y tiempos de ejecución de las actividades.

2/01/2018 28/02/2018
Falta de verificacion de la calidad y Mantener la información actualizada en la Página 01/10/2017 30/12/2018 Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones Página Web actualizada.
veracidad de la informacion para Web d ela entidad, dando cumpliemiento a las
publicar, por parte de las areas especificaciones técnicas de Gobierno en Linea y
responsables de la entrega de normatividad vigente.
información para publicar en la
Falta Plan Estratégico y Política de Plan Estratégico y Política de Comunicaciones. Cuando se requiera Elaborar y aprobar Plan Estrategico de 01/11/2017 30/12/2017 Plan Estratégico de Comunicaciones
Comunicaciones Trabajo desarticulado Comunicaciones. aprobado.

No informar los temas que deben

ser de público conocimiento Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones
Cronograma de publicación de información de Cuando se requiera Levantamiento de información para determinar 02/01/2018 28/02/2018 Cronograma de publicaciones de
la Gestión de la Entidad en cumplimiento de temas que deben ser publicados en sitio WEB y información de la gestión de la
su misión. elaboración del crononograma anual de entidad.
Atender las solicitudes de comunicación de los
publicaciones.
diferentes procesos en lo relacionado con la Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones
divulgación oportuna de todas las actividades, Incumplimiento de la Misión Seguimiento al cronograma de publicaciones Trimestral Seguimiento a la ejecución del cronograma de 02/02/2018 31/12/2018 Seguimiento al cronograma de la
proyectos y gestiones que impacten a los públicos publicaciones publicaciones.
Estratégico Comunicaciones Asesor de Comunicaciones internos y externos, así como coadyuvar en el
mantenimiento de una adecuada comunicación
organizacional que facilite no sólo el desarrollo de los Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones
procesos, sino también las relaciones No informan sobre las actividades Espacios de participación ciudadana Cuando se requiera Enviar Alertas de vencimiento de temas a publicar 01/12/2017 30/12/2018 Correos electrónicos generando las
interpersonales. desarrolladas en cada Asumir el riesgo, aletas de vencimiento.
5 dependencia. Operativo 3. Posible 3. Moderado ALTA Preventivo 2. Improbable 3. Moderado MODERADA
Reducir el riesgo
Asesora de Comunicaciones
Procedimientos Cuando se requiera Fortalecer los espacios de participación ciudadana 02/02/2018 31/12/2018 Registro de participación en
espeacios.

Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones

Usuarios desinformados Analizar la información de los foros y socializarlo con 02/02/2018 31/12/2018 Dcumento con conclusiones del
la dependencia responsable del tema. espacio de participación.

Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones

Actualizar los procedimientos "Comunicación 02/01/2018 28/02/2018 Procedimientos actualizados y
Externa" y "Posicionamiento de la imagen aprobados por el sistema de Calidad.
institucional"

Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones

Información equivocada Preventivo semanal Elaborar y socializar Plan Estrategico de 10/01/2018 30/01/2018 Listas de asistencia Jornadas de
Ocultar información pública de Comunicaciones socialización Plan de
Afectación al Afectación al
interes para favorecer a terceros Comunicaciones
SectorSector
Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones

Cuadro comparativo de actas del comité de

Asumir el riesgo,
6 De corrupcion 2. Improbable 4. Mayor ALTA blindados y otros trámites, con actos 1. Rara vez 5. Catastrófico MODERADA
Reducir el riesgo
administrativos para ser notificados.

No publicar la información de
interes general oportunamente
6 De corrupcion
Ocultar información
Mal uso en el manejo de
información de carácter
reservado.
Utilización indebida de la
7 Persona
información para favorecimiento
de terceros.
No ejecutar las estrategias, planes Incumplimiento del convenio de Incumplimiento de la misionalidad
y estudios previos, tendientes
a lograr la oportuna renovación
del convenio.
8 Institucional
Falta de capacitación sobre
Contribuir a la seguridad ciudadana mediante la
JEFE GRUPO GESTION articulación y corresponsabilidad entre la seguridad normatividad vigente de Vigilancia política de convivencia y seguridad Que la Supervigilancia no tenga el
ESTRATEGICO GESTION INTERINSTITUCIONAL
INTERINSTITUCIONAL privada y la pública, que permita afianzar la confianza y Seguridad Privada.
cuidadana en el sector.
Error en digitación
Persona
Fallas de conectividad entre los
sistemas de información
9 autorizados para la consulta de
registros judiciales.
Tecnologia
Falta de capacitación al personal
destinado a cumplir las funciones
de consulta de antecedentes
Proceso
Deficiencias en la comunicación
interna.
Entidad
Falta de capacitación del personal.
Personal
Presentación de información
errónea a la entidad por parte del
10
vigilado en el momento de la
radicación.
Grupos de Interes
Fallas en el sistema relacionadas
con el cargue de información
incompleta o categorizada como
subsanación.
Tecnologico
Deficiencias en la comunicación
interna.
Proceso
Estructuración de los procesos sin
especificar tiempos para trámites.
Comités aumentan los tiempos.
Proceso
Inexistencia de fechas mínimas
establecidas para dar respuesta a
la expedición de los trámites.
Proceso
Retrasos en la asignación, revisión
y firma de los actos
11
administrativos debido a fallos en
el sistema de información.
Personal
Proceso Falta de información actualizada
sobre los procedimientos y
tiempos de los trámites que se
adelantan en la entidad.
Tecnologico Falta Unificación Base de Datos.
Presentación de información falsa
o adulterada a la entidad por
Satisfacer las necesidades de la ciudadanía y los parte del vigilado en el momento
usuarios relativas a los servicios de vigilancia y de la radicación, o incluso omisión
Superintendente Delegado para la Proceso de la misma.
Misional Permisos de Estado seguridad privada, para garantizar que los
Operación
prestadores de servicios tengan la capacidad e
idoneidad, ética y técnica suficiente.
12 Omisión de reporte de datos.
personal
Falta de personal capacitado para
la estructuración de información.
Proceso
Falta de integración de la
información entre dependencias.
Procesos
Desconocimiento del ciudadano
de los trámites de licencias de
funcionamiento, credenciales y
permisos.
Procesos
Inexistencia de fechas mínimas
establecidas para dar respuesta a
la expedición de licencias,
credenciales, permisos y/o
Legislacion autorizaciones o fechas muy
Alta exposición del sector al
trafico de influencias por el tipo de
servicios y personas que trabajan
en el sector.
Proceso
La discrecionalidad en la
expedición de la licencia,
13 credencial o permiso, deja
ambigüedad sobre a quién se le
Proceso expide la licencia, credencial o
Reparto direccionado para la
realización del trámite.
procesos
Alta rotación del personal en
procesos críticos de la entidad
(persona temporal, cargos de libre
nombramiento y remoción) que
Estrategico conllevan a cambios en el
Incumplimiento por parte de la
Superintendencia de las Fechas
Establecidas para la expedición de
las licencias, credenciales y
legal permisos.
Suministrar información
privilegiada a terceros interesados
en el proceso contractual.
Proceso
Selección de contratista para que
presenten propuestas sin el
cumplimiento de los principios de
selección objetiva con un interés
Proceso particular.
14
Sustracción o modificación
intencional de información de las
ofertas presentadas por los
Proceso proponentes.
Selección de contratista sin el
cumplimiento de los requisitos.
Proceso
El numero de funcionarios no es
suficiente para atender los
15
expedientes en estado de
represamiento
Expediente fuera de los términos
16 por diferentes áreas /poco lapso
de tiempo
No existe criterios de designación
Proceso
de los expedientes
No existe seguimiento a los
15 Proceso
expedientes próximos a caducar
Proceso Alto volumen de expedientes
Ocultar información pública de
interes para favorecer a terceros
Filtración de información
reservada,
modificación u omisión de la
misma.
cooperación suscrito entre LA
Policía Nacional y la al no poder llevar acabo algunos
SUPERVIGILANCIA, para la puesta
en marcha de iniciativas y
estrategias que contribuyan a la
ciudadana.
decisiones que contribuya a la
Falencia en el suministro de
información de antecedentes
judiciales
Los trámites resueltos pueden
presentar errores.
Resolver fuera de término los
trámites radicados en la entidad. calidad.
Publicar información inexacta a la
ciudadanía servicios vigentes
Recibir o solicitar cualquier dadiva
o beneficio a nombre
propio o de terceros por la
expedición o negación de
licencias de funcionamiento,
credenciales y permisos a
personas naturales y jurídicas.
Recibir o solicitar cualquier dadiva
o beneficio a nombre
propio o de terceros por la
realización de contratos de
seguridad y esquemas de
protección (personal, carros
blindados, etc.)
Caducidad de la facultad
sancionatoria
Demandas administrativas
Tutelas por no resolver peticiones
Afectación de la seguridad
ciudadana.
Afectación de la imagen
institucional.
Incumplimiento de los procesos de
la entidad.
de la entidad
procesos y
procedimientos.
asesoramiento oportuno y
confiable para la toma de
Demora en el cumplimiento de los
trámites de la Entidad.
Afectación a la imagen de la
entidad.
Aumento de las quejas
relacionadas con los trámites
Interposición de recursos
Reprocesos internos y productos
no conformes
Aumento de los derechos de
petición relacionadas con los
trámites.
Pérdida de confianza de la
entidad, por parte de la
ciudadanía, por la prestación del
servicio con baja calidad.
Hallazgos de entidades de control
y perdida de certificaciones de
Contratación de servicios de
vigilancia no autorizados por la
entidad.
Incremento en las quejas y
denuncias por parte de la
ciudadanía a los servicios de
vigilancia.
Aumento de la carga de trabajo
para el grupo de inspecciones.
Hallazgos de entidades de control
y perdida de certificaciones de
calidad.
Favorecimiento de intereses
particulares.
Pérdida de confianza de la
entidad, por parte de la
ciudadanía, por la prestación del
servicio con baja calidad
Apertura de procesos
disciplinarios a los funcionarios
involucrados.
Autorizar servicios de vigilancia sin
la debida justificación.
Hallazgos de entidades de control
y perdida de certificaciones de
calidad.
Apertura de procesos
disciplinarios a los funcionarios
involucrados
Favorecimiento de intereses
particulares.
Autorizar servicios de vigilancia sin
la debida justificación
Continuidad de irregularidades en
la prestación del servicio por parte
de los vigilados.
Bajo recaudo de recursos por
sanciones.
Procesos disciplinarios
Perdida de imagen institucional
Daño material por perjuicios .
Cuadro comparativo de actas del comité de
2. Improbable 4. Mayor ALTA blindados y otros trámites, con actos
administrativos para ser notificados.
Verificación y cotejo por parte del Jefe del
Grupo de Gestión Interinstitucional de la
De corrupción 1. Rara vez 5. Catastrófico ALTA
información allegada por DIJIN y la
suministrada a la dependencia solicitante.
Reunión de los supervisores del convenio de
cooperación interinstitucional para la revisión
de los cumplimientos pactados.
Estratégico 2. Improbable 4. Mayor ALTA
informe de seguimiento de los compromisos y
actividades pactadas en el convenio
Registros y soporte de la información,
consultada en sistemas de información.
Existen niveles de autorización para la
consulta y suministro de información judicial
Cumplimiento 1. Rara vez 3. Moderado MODERADA con personal capacitado para desarrollar las
actividades encomendada
Se encuentra documentado e implementado
el procedimiento de consulta de
antecedentes.
Unificación, actualización y seguimiento Base
de datos para la consulta de información
relacionada con los trámites.
Capacitaciones sobre la entidad, la utilización
de los sistemas, y el proceso de resolución de
Operativo 5. Casi seguro 4. Mayor EXTREMA
trámites durante los procesos de inducción y
reinducción.
Evaluaciones de rendimiento tanto de
profesionales como directivos con el fin de
evaluar su competencia en el manejo de
información y revisión de actos
administrativos.
Actualización de procedimientos asociados a
los trámites, incluyendo controles y los
tiempos para adelantar los trámites.
Inclusión de tiempos límites en las bases de
datos de trámites.
Articulación con procesos, con el fin de que la
información necesaria para adelantar los
trámites esté actualizada y disponible (Paz y
salvos de contribución y multas y sanciones)
Aplicación y evaluación de alarmas tempranas
y medición del indicador de cumplimiento de
Operativo 5. Casi seguro 3. Moderado EXTREMA
los plazos establecidos.
Realizar reportes del cumplimiento de los
tiempos con el fin de tomar decisiones sobre
las mejoras
Revisión, ajuste y actualización de la
información publicada referente a los trámites
(Requisitos, tiempo, documentación )en los
diferentes canales de información.
Actualización de la base de datos de
información de Servicios Vigentes.
Procedimiento de Servicios vigentes
Operativo 5. Casi seguro 3. Moderado EXTREMA
Asignación de responsable para Servicios
Vigentes.
Seguimiento a los trámites que se están
adelantando por una persona diferente a la
que ejecuta el proceso
Control de Indicadores de tiempo de
resolución de trámites
Planes de acción para mejorar el proceso y
cumplir con los términos establecidos.
De corrupción 3. Posible 5. Catastrófico EXTREMA
Procedimientos para resolución de trámites
claros y con tiempos establecidos
Procedimientos para resolución de trámites
claros y con tiempos establecidos
De corrupción 3. Posible 5. Catastrófico
EXTREMA
Información al público para conocer el estado
de su trámite.
Plan de redistribución de cargas para el
recurso personal que se tiene para esta
coordinación.
Seguimiento a través del sistema Esigna para
Preventivo
fecha de alarma de tiempos.
Establecer criterios de designación
Seguimiento a la Base de datos de los
Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA
expedientes en curso.
Seguimiento a la notificación de la sanción.
Preventivo semanal
Recoger la información de los comités y de la oficina 01/11/2017 30/12/2018 Actas de entrega de las información
de notificaciones para publicar. a publicar.
Asumir el riesgo,
1. Rara vez 5. Catastrófico MODERADA
Reducir el riesgo
Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones
Informar a través de la Web de los actos 01/11/2017 30/12/2018 Link páginas web con publicación.
administrativos que se deben notificar
Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones
preventivo Diario 1. Actualizar el procedimiento de consulta de 09/10/2017 30/12/2017 Procedimiento aprobado por el SGC
antecedentes juridiciales con puntos de control,
responsables y tiempos.
Reducir el riesgo,
Oficial de Enlace y Asesor SuperVigilancia
1. Rara vez 4. Mayor ALTA Evitar, Compartir o
2. Crear una carpeta de archivo digital con las 09/10/2017 30/12/2018 Carpeta digital actualizada con
Transferir
respuestas "originales" suministradas por parte de la antecedentes judiciales expedidos.
DIJIN y mantenerla actualizada con los soportes de la
consulta de antecedentes judiciales con accesos al
responsable de consulta de antecedes judiciales. Oficial de Enlace y Asesor SuperVigilancia
preventivo Trimestral Renovar el convenio de cooperación 09/10/2017 30/11/2017 Acta de reunión de las partes
interinstitucional entre la Policía Nacional y la intervinientes.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada
Reducir el riesgo,
Oficial de Enlace y Asesor SuperVigilancia
1. Rara vez 4. Mayor ALTA Evitar, Compartir o
preventivo Trimestral Realizar informe trimestral de las actividades 09/10/2017 09/10/2019 informes trimestrales
Transferir
desarrolladas dentro del convenio.
Oficial de Enlace y Asesor SuperVigilancia
preventivo Diario Dejar registros de la consulta y respuestas de las 01/11/2017 30/12/2018 Archivo Excel
anotaciones judiciales
Oficial de Enlace y Asesor SuperVigilancia
preventivo Semanal Comunicados oficiales que permitan mantener y 01/11/2017 30/12/2018 Sistema de gestión documental
mejorar el intercambio de información y conectividad
1. Rara vez 2. Menor BAJA Asumir el riesgo con entidades y/o instituciones
Oficial de Enlace y Asesor SuperVigilancia
preventivo Trimestral Generar estadísticas de la información 01/11/2017 30/12/2018 Archivo Excel
administrativa de carácter judicial.
Oficial de Enlace y Asesor SuperVigilancia
Semanal Memorando dirigido a la oficina de
Requerir a la oficina de sistemas la unificación de las
Delegado para la Operación y Jefe de Oficina de informática y sistemas, solicitando el
bases de datos y la información de tramites y
1/10/2017 30/10/2017 informática y sistemas apoyo cumplimiento de la acción
servicios de la entidad.
asociada al control
Informe de seguimiento de la
Hacer seguimiento y control a la unificación de bases 1/112017 30/12/2017 Coordinadores Delegada para la operación Bases de datos de trámites unificada
Trimestral
Asumir el riesgo,
Preventivo 3. Posible 2. Menor MODERADA Mantener actualizadas la base de datos de trámites Base de datos de trámites
Reducir el riesgo 1/112017 30/12/2017 Coordinadores Delegada para la operación
adelantados en la Delegada para la Operación actualizada
Trimestral Solcitar a Talento Humano incluir en los programas 01/10/2017 30/12/2018 Memorando dirigido a los grupos de
de inducción y reinducción indicando los trámites y Coordinador del grupo de Taleneto Humano recursos humanos y contratos así
servicios de la entidad y el sistema de información de Delegado para la Operación como a la oficina de informática y
trámites. Coordinadores de Operación sistemas, solicitando el apoyo
Realizar capacitaciones sobre las funciones Oficina de informática y sistemas cumplimiento de la acción asociada
Definir criterios de evaluación Memorando dirigido a los grupos de
Realizar las evaluaciones de rendimiento Recursos Humanos y contratos recursos humanos y contratos así
Tomar decisiones de acuerdo a los resultados que no 1/10/2017 30/1272018 Supervisores de contrato y Jefes de área como a la oficina de informática y
satisfacen las expectativas Alta dirección (Comité directivo) sistemas, solicitando el apoyo
cumplimiento de la acción asociada
Preventivo Cuando se requiera Modificar los procedimientos incluyendo puntos de Procedimientos modificados, donde
control y tiempos por actividades y en las actividades se especifican los responsables, los
Personal de la Delegada para la Operación con el apoyo
de asignación de tramite ajustarlas de tal forma que 1/10/2017 30/12/2017 puntos de control y los tiempos por
de la Oficina de Planeación.
sea asignado directamente al coordinador. actividad.
Preventivo Cuando se requiera Incluir en las bases de datos de trámites los tiempos Memorando dirigido a la oficina de
establecidos por actividad, para controlar el tiempo informática y sistemas.
Personal de la Delegada para la Operación y Oficina de
de ejecución del trámite. 2/01/2017 28/02/2018
informática y Sistemas.
Bases de datos modificadas
incluyendo términos para ejecución
Preventivo Cuando se requiera Solicitar al área financiera la disponibilidad de Memorando al Grupo Financiero
información financiera de los vigilados para adelantar solicitando la disponibilidad de la
los trámites correspondientes. 1/10/2017 30/12/2017 Delegado para la Operación información.
Preventivo Semanal Ajustar el gestor documental para que muestre las Memorando dirigido a la oficina de
Asumir el riesgo, alarmas y realice los reportes de tiempos de informática y sistemas, solicitando
3. Posible 2. Menor MODERADA Oficina de informática y sistemas
Reducir el riesgo respuesta. 1/10/2017 30/12/2018 el apoyo cumplimiento de la acción
Delegada para la operación
Medir el indicador de cumplimiento de tiempos de asociada al control
respuesta en el trámite. Informe de seguimiento de la
Correctivo Semanal Realizar reportes de cumplimiento de tiempos Memorando dirigido a la oficina de
basados en el gestor documental y las bases de datos informática y sistemas, solicitando
Oficina de informática y sistemas
Revisar los reportes de cumplimiento y tomar 1/10/2017 30/12/2018 el apoyo cumplimiento de la acción
Delegada para la operación
acciones asociada al control
Informe de seguimiento de la
Preventivo Mensual Actualizar la información sobre trámites de la entidad Memorando dirigido a la oficina de
siguiendo los lineamientos de Gobierno en Línea. comunicaciones solicitando el apoyo
Personal de la Delegada para la Operación en
1/10/2017 15/12/2017 cumplimiento de la acción asociada
coordinación con Oficina de Comunicaciones.
al control.
Mantener actualizada la publicación de la
información de trámites en al Pagina web de la
Personal de la Delegada para la Operación en Trámites actualizados y publicados
entidad de acuerdo con el procedimiento de 1/11/2017 30/12/2018
coordinación con Oficina de Comunicaciones. en la página WEB.
publicación en la página web.
Preventivo Semanal Realizar la depuración de la base de datos de servicios Memorando dirigido a la oficina de
vigentes informática y sistemas, solicitando el
Personal de la Delegada para la Operación con el apoyo
Unificar y migrar la información de las bases de datos 1/10/2017 15/12/2017 apoyo cumplimiento de la acción
de Comunicaciones.
existentes de servicios vigentes. asociada al control.
Hacer seguimiento y control a la unificación de bases.
Publicar la información actualizada de servicios
vigentes en la página web de la entidad. Delegada para la Operación Bases de datos de Servicios vigentes
2/01/2017 30/12/2018 actualizada y publicada en la página
Oficna de Comunicaciones web.
Preventivo Cuando se requiera Modificar el procedimiento de servicios vigentes para
Asumir el riesgo, designar los responsables y agregar una actividad
3. Posible 2. Menor MODERADA Gestor de Calidad y Coordinadores de la Delegada para la Procedimiento de servicios vigentes
Reducir el riesgo relacionada con la recopilación de información de 1/11/2018 15/12/2017
Operación. modificado
servicios vigentes.
Designar un responsable para servicios vigentes.
Memorando asignando responsable
1/10/2017 15/12/2017 Delegado para la Operación de la publicación y actualización de
Preventivo Cuando se requiera servicios vigentes.
Preventivo Semanal Elaborar propuesta de conformación de un área o
grupo externo a la delegada que realice seguimiento Presentar propuesta al despacho del Superitendente del
a los trámites de la Delegada para la operación, desde 2/01/2018 30/12/2018 área o grupo externo a la delegada que realice el
su radiación hasta su notificación. seguimiento a los trámites.
Detectivo Semanal Incluir en las bases de datos de trámites los tiempos 1/11/2017 30/12/2018 Bases de datos del estado de
establecidos por actividad, para controlar el tiempo trámites con tiempos de ejecución.
de ejecución del trámite.
Personal de la Delegada para la Operación.
Verificar y controlar el cumplimiento de los términos 1/11/2017 30/12/2018 Acta de control de los tiempos de
de los trámites y el orden de resolución del trámite de ejecución.
acuerdo con la radicación.
Personal de la Delegada para la Operación.
Correctivo Cuando se requiera Analizar e investigar oportunamente los casos en que 1/11/2017 30/12/2018 Informes de seguimiento con análisis
Reducir el riesgo, los trámites se adelantan o se retrasan de casos que se adelantan o
2. Improbable 5. Catastrófico EXTREMA Evitar, Compartir o significativamente con respecto a los términos para retrasan.
Transferir su ejecución.
Personal de la Delegada para la Operación.
Elaborar planes de acción para mejorar el proceso y 1/11/2017 30/12/2018 Planes de mejora control de tiempos
cumplir con los tiempos.
Personal de la Delegada para la Operación.
Preventivo Cuando se requiera Actualizar los procedimientos de trámites y servicios
de la entidad incluyendo los puntos de control y los
tiempos para su ejecución.
Procedimientos modificados, donde
Personal de la Delegada para la Operación con el apoyo se especifican los responsables, los
1/10/2017 30/12/2017
de la Oficina de Planeación. puntos de control y los tiempos por
actividad.
Cuando se requiera Actualizar los procedimientos de trámites y servicios Procedimientos modificados, donde
de la entidad incluyendo los puntos de control y los se especifican los responsables, los
tiempos para su ejecución. puntos de control y los tiempos por
actividad.
Personal de la Delegada para la Operación con el apoyo
1/10/2017 30/12/2017
de la Oficina de Planeación.
Reducir el riesgo,
Preventivo 2. Improbable 4. Mayor
ALTA Evitar, Compartir o
Diario Transferir Brindar información al público sobre el estado de su 2/01/2018 30/12/2018 Verificación de la consulta del estado
trámite. del trámite por parte de los usuarios.
Personal de la Delegada para la Operación.
Oficina de Sistemas e informática
Personal de la Coordinación de atención al usuario.
Preventivo
Hacer un estudio de tiempos del procedimiento para
establecer las necesidades del recurso suficiente para COORDINADOR GRUPO SANCIONES/DELEGADO PARA EL Documento de análisis del estudio de
Preventivo Semanal 30/09/2017 30/12/2017
llevar a cabo eficiente y eficazmente el CONTROL - Profesional de Apoyo para el seguimiento tiempos
procedimiento.
Plantear a través de un comité sobre el Acta de comité de Aprobación para
Diario 30/10/2017 30/12/2017 DELEGADO PARA EL CONTROL
requerimiento en el sistema una alerta de tiempos. el requerimiento
Elaborar la plantilla de Criterios para la asignación del DELEGADO PARA EL CONTROL/COORDINADOR GRUPO Plantilla de Criterios para
Preventivo Cuando se requiera 15/10/2017 30/12/2017
expediente. SANCIONES designación de expediente
Reducir el riesgo, Mantener actualizada la base de datos de
COORDINADOR GRUPO SANCIONES/ Profesional de Base de datos de expedientes
Preventivo Semanal 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Evitar, Compartir o seguimiento a expedientes. 15/10/2017 30/12/2017
Apoyo para el seguimiento actualizada.
Transferir
COORDINADOR GRUPO SANCIONES/ Profesional de Base de datos de expedientes
Preventivo Diario Realizar seguimiento a la notificación de la sanción. 15/10/2017 30/12/2017 Apoyo para el seguimiento /Técnico de planta de esa actualizada./ con la fecha de la
coordinación/ Área de Notificaciones notificación
 Reducir el riesgo,
Caducidad de la facultad
15 Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Evitar, Compartir o
sancionatoria
Transferir

Hallazgos producto de auditorias

Bases de datos de expedientes en Plan de Descongestión de expedientes Elaborar un plan de descongestión de expedientes
Personal internas y externas Correctivo Cuando se requiera 15/10/2017 30/12/2017 COORDINADOR GRUPO SANCIONES Plan de descongestión formulado.
curso desactualizada vigencias anteriores anteriores.

Elaborar una plantilla de seguimiento que indique

Plantilla - Jornadas de capacitación
Seguimiento al envío de notificaciones - fechas y nombres de las notificaciones. Adicional
Indebida notificación del acto COORDINADOR GRUPO SANCIONES/DELEGADO PARA EL adelantadas.
Personal fortalecimiento equipo de trabajo grupo Preventivo Trimestral Capacitar al personal de los equipos de trabajo en la 22/10/2017 30/12/2017
administrativo sancionatorio, CONTROL - Profesional de Apoyo para el seguimiento
Sanciones actualización de normas, en procedimientos para
aplicación de sanciones y en el manejo interno de la
Actualizar el "Manual de Inspecciones" estableciendo
los criterios para adelantar vistas efectivas de
DELEGADO PARA EL CONTROL/ COORDINADOR GRUPO
inspección y vigilancia y establecer los tiempos de 30/09/2017 30/12/2017 Manual de Inspecciones Ajustado
INSPECCIÓNES
demora para cada una de las actividades y los puntos
Irregularidades en la prestación de de control y para la presentación de los informes,
los servicios de vigilancia y
Falta de estrategias para mitigar
seguridad privada
las irregularidades en la prestación Actualizar los procedimientos de inspección y
Personal Fortalecer el proceso de Visitas de inspección. Preventivo Mensual 30/09/2017 30/12/2017 Procedimiento de Inspecciones
de los servicios de vigilancia y vigilancia.
seguridad privada

Capacitaciones de fortalecimiento en cuanto a visitas

e inspecciones con el fin apoyar a la mitigación de
1/12/2017 30/12/2018 Asistencias de Capacitaciones
irregularidades en la prestación de los servicios de
vigilancia y seguridad privada.

Baja Cobertura en la Inspección y Asumir el riesgo, Plan de redistribución de personal para atender las Plan de redistribución de personal /
16 Perdida de imagen institucional Operativo 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Redistribución del personal de Inspecciones Preventivo Mensual 3. Posible 2. Menor MODERADA 25/09/2017 30/12/2017 COORDINADOR GRUPO INSPECCIÓNES
Vigilancia a los prestadores Reducir el riesgo visitas. para ejecutar las visitas
Falta de personal y suficiencia de
Personal recursos para cumplir con las
visitas de inspección Contratación de servicios no
autorizados por la entidad
Plan de visitas de inspección Preventivo Cuando se requiera Elaborar Plan Anual de visitas de inspección 30/09/2017 30/12/2017 COORDINADOR GRUPO INSPECCIÓNES Plan Anual de Visitas

Personal insuficiente para realizar Falta de sanción a la prestación

Establecer los criterios para practicar una Construir los criterios según históricos basado en COORDINADOR GRUPO INSPECCIÓNES / equipo de Documento de los criterios
Proceso las respectivas visitas de irregular d ellos servicios de Correctivo Mensual 30/09/2017 30/12/2017
visitas inspectiva. datos reales. trabajo establecidos- Cronograma de visita
inspección. vigilancia y seguridad privada.

Realización de visitas sin una Check List de la documentación e información Hacer la Planeación de la visita y corroborar lo que se COORDINADOR GRUPO SANCIONES/DELEGADO PARA EL Documento de planeación de una
Proceso Preventivo Mensual 30/01/1900 30/12/2017
adecuada planeación que se requiere para realizar una visita necesita mediante un Check list CONTROL - Profesional de Apoyo para el seguimiento visita / Check List

Irregularidades en la prestación de
los servicios de vigilancia y
seguridad privada Elaborar el estudio del promedio de PQR
El numero de funcionarios no es
Plan de Distribución para la eficiencia en la atendido/hora profesional . COORDINADOR GRUPO QUEJAS/DELEGADO PARA EL
Personal suficiente para atender la Preventivo Mensual 30/09/2017 30/12/2017 Análisis de Tiempos y Cargas
contestación de PQR. CONTROL -Aux. Apoyo para el seguimiento de quejas
respuesta a las quejas
Procesos disciplinarios
Ejercer el control inspección y vigilancia sobre la
industria y los servicios de vigilancia y seguridad
privada en Colombia, promoviendo la contratación
de servicios legales y lucha contra la ilegalidad de
No dar respuesta dentro de los Reducir el riesgo,
acuerdo con la normatividad vigente.Ejercer el Perdida de imagen institucional
Delegada para el Control Delegado para el control Delegado para el control 17 términos legales a las quejas Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 4. Mayor EXTREMA Evitar, Compartir o
control inspeccion y vigilancia sobre la industria y los
interpuestas por los ciudadanos. Transferir
servicios de vigilancia y seguridad privada en
Asignación de las quejas en un Seguimiento estadísticos de las fechas en que
colombia,promoviendo la contratación de servicios Proceso Preventivo Semanal Comité Inertno de Segumiento y control. 1/12/2017 30/12/2018 Actas de comité de seguimiento
término próximo a vencerse se asignan los PQR.
legales y lucha contra la ilegalidad de acuerdo con la
normatividad vigente.
Hallazgos producto de auditorias
internas y externas

Seguimiento al motivo de radicación de PQR, Proponer un comité de mejoramiento para socializar

Reunión para proponer la
Proceso Alto volumen de quejas Acciones de tutela para identificar la falencia operativa al interior Preventivo Semanal la falencia operativa y de esta manera darle mejora 1/12/2017 30/12/2018
construcción de un comité
de la empresa. continua.

Inexistencia o inadecuada
metodología para la selección de 1. Cumplimiento en Visitas Check Lista acompañado
COORDINADOR GRUPO QUEJAS/DELEGADO PARA EL
Proceso las visitas de Cumplir los criterios de Visitas Preventivo Cuando se requiera de instructivo de visitas 25/09/2017 30/12/2017 Check list
CONTROL
inspección durante el año.
Procesos disciplinarios

Personal insuficiente para realizar

Documento de la Línea o
Personal las respectivas visitas de Recibir o solicitar cualquier dadiva Preventivo Cuando se requiera Estudio de Tiempos para la línea 25/09/2017 30/12/2017
presentación
inspección. o beneficio a nombre
1. Rara vez 5. Catastrófico Proyección de Línea de tiempo. 1. Rara vez 4. Mayor
18 propio o de terceros por la De corrupción MODERADA BAJA Asumir el riesgo
Asignación a funcionarios a otras
omisión de visitas de
visitas o inspecciones para desviar
inspección a los vigilados. Perdida de imagen institucional
Proceso u omitir Preventivo Semanal
la visita a un vigilado
en particular. Proyección de Visitas
Elaborar un Cronograma- estimado 1/12/2017 30/12/2018 Cronograma
Hacer casos omiso de
visita o inspecciones por quejas
Personal recurrentes Hallazgos producto de auditorias Correctivo Cuando se requiera
reportadas sobre un internas y externas
vigilado en particular Reestructuración de Visitas
Ausencia del
registro en la base
Implementación de la plantilla para Elaboración de plantilla para seguimiento y análisis de Coordinador del Grupo de Quejas /Delegado para el Plantilla para seguimiento y análisis
Proceso de datos para el Mensual 15/09/2017 30/12/2017
seguimiento y análisis de casos. casos Control de casos
seguimiento y Procesos disciplinarios
análisis de los casos
Archivar casos
soportando un Seguimiento a través de acta de cierre de Coordinador del Grupo de Quejas /Delegado para el Plantilla de actas de cierre del
Personal Elaboración acta de cierre de proceso 1/12/2017 30/12/2018
inadecuado Recibir o solicitar cualquier dadiva proceso Control proceso
sustento o beneficio a nombre
Preventivo
propio o de terceros para que se
Extraviar, modificar o omitan las multas, Perdida de imagen institucional Asumir el riesgo,
19 sustraer información medidas cautelares y sanciones a De corrupción 4. Probable 4. Mayor ALTA Suscripción de acuerdo de confidencialidad Cuando se requiera 2. Improbable 4. Mayor MODERADA Coordinador del Grupo de Quejas /Delegado para el
Personal Elaborar acuerdo de confidencialidad 1/12/2017 30/12/2018 Acuerdo de Confidencialidad
relevante para el entre las partes pertinentes Reducir el riesgo Control
las personas naturales y
caso. jurídicas que realizan actividades
Suministrar de seguridad y
información vigilancia privada.
Comunicado a personal que custodia la información Coordinador del Grupo de Quejas /Delegado para el
Personal confidencial del Canalizar la información a personal autorizado 1/12/2017 30/12/2018 Comunicado
referente a los lineamientos para acceder a la Control
expediente para
orientar al vigilado Hallazgos producto de auditorias información por parte de personal no autorizado.
internas y externas
Sustentar una
Estandarizar proceso segunda revisión de la Elaborar una Plantilla para estandar una segunda Coordinador del Grupo de Quejas /Delegado para el
legal sanción menor de Correctivo Cuando se requiera 1/12/2017 30/12/2018 Plantilla de segunda revisión.
sustentación fallada revisión Control
acuerdo a la falta.

Coordinador del Grupo de Inspecciones /Delegado para el

Ausencia o Demoras en la Elaboración del plan del Gestión del tiempo y su
Personal Preventivo Semanal 30/09/2017 30/12/2017 Control Plan de Gestión
proyección de los informes. socialización ante el personal involucrado en el
Procesos disciplinarios Plan de gestión del tiempo
proceso.

El informe de visita no coincide Implementar comité de vigilancia y control Creación del comité de vigilancia y control como ente Coordinador del Grupo de Inspecciones /Delegado para el
Personal con los resultados en el acta de desde la visita a campo al adecuado cierre del Preventivo Cuando se requiera regulador, autónomo y de observación al debido 1/12/2017 30/12/2018 Control Comité de vigilancia
visita o programa de trabajo. proceso proceso
Recibir o solicitar cualquier dadiva
o beneficio a nombre
Omitir los estudios de propio o de terceros por omisión Reducir el riesgo,
Planeación de la visita tema a tratar y Coordinador del Grupo de Inspecciones /Delegado para el
20 fondo o hoja de trabajo en los informes de De corrupción 3. Posible 5. Catastrófico EXTREMA 2. Improbable 5. Catastrófico ALTA Evitar, Compartir o Elaborar un esquema de como va ser la visita, y que
Proceso acompañmiento por parte del equipo de Preventivo Cuando se requiera 1/12/2017 30/12/2018 Control Check list de visita
que debe realizarse a la visitas de inspección de los Transferir documentación se debe solicitar.
Perdida de imagen institucional comité de vigilancia que se pretende crear.
información suministrada. incumplimientos o hallazgos
observados.
Archivar informes o Coordinador del Grupo de Inspecciones /Delegado para el
Carta de aprobación sobre el expdiente a Elaborar las cartas de aprobación sobre el expediente Carta de aprobación cierre del
Personal cambiar resultados Preventivo Cuando se requiera 1/12/2017 30/12/2018 Control
archivar a archivar expediente.
sin justificación

Alertas y hacer seguimiento a las empresas Estructurar un proyecto tecnológico para la vigilancia Proyecto estructurado.
por los medios tecnológicos. y el control. Delegado para el Control y Coordinadores del Área en
Falta de tecnología adecuada para
tecnologico Hallazgos producto de auditorias internas y externas Preventivo Cuando se requiera 1/12/2017 30/12/2018 coordinación con la Oficina de Sistemas e Informática Base de datos actualizada.
ejercer la vigilancia y el control
Actualizar las las Bases de Datos de las Actualizar las bases de datos de las personas
personas Jurídicas. jurídicas. Actas o convenios de acuerdo con la

Realizar seguimiento al cumplimiento del

Procesos 30/10/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica Informe de gestión
procedimiento de "Cobro coactivo y persuasivo"
Seguimiento al procedimiento y registro en la
Ausencia de controles o su Preventivo Mensual
base de datos de cobro persuasivo - coactivo.
deficiente aplicación.
Afectación presupuestal por Mantener actualizada la base de datos de cobro
Legislacion menores ingresos por prescripción 30/10/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica Base de datos actualizada
Indebida observancia de la persuasivo y coactivo, excluyendo los de díficil cobro.
de la deuda.
normatividad aplicable al caso
Detrimento patrimonial de la SVSP
Acción, omisión o retardo en la Reducir el riesgo,
21 expedición de actos Prescripción de la cartera Operativo 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 4. Mayor EXTREMA Evitar, Compartir o Diseñar una mejora a la estrategia de cobro coactivo Nueva versión del procedimiento de
Procesos 30/10/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
Sanciones a la Institución cobro coactivo
administrativos Transferir
Implementar una mejora a la actual
Correctivo Cuando se requiera
Mora en definición de los recursos estrategia de cobro coactivo
Pérdida de fuerza ejecutoria del
por la vía gubernativa
título ejecutivo. 31/12/2018
Personal Aplicar la estrategia de cobro coactivo. 2/01/2018 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica Informe de gestión
Inactividad en la gestión de cobro

Jornadas de capactiación a los

Fortalecimiento de las competencias del Capacitar el personal de cobro coactivo en temas integrantes del equipo de trabajo.
Preventivo Quincenal 7/10/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
equipo de trabajo específicos para su desempeño.
Modelo de operación Listados de Asistencia.

Falta de control y seguimiento a la Semáforos y alertas en el sistema de la fecha Solicitar a la oficina de Informática y sistemas, la
Menú de opciones y reportes en la
Procesos gestión jurídica, vencimiento de maxima de respuesta, y reporte de alertas de Preventivo Diario programación de estas alertas y semáforos para el 30/10/2017 30/11/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
plataforma.
los términos judiciales. vencimientos de las PQRSD. tratamioento de las PQRSD

Recibir Acciones de Tutelas.

Desconocimiento de la Procedimiento de asignación correcta y
Correlacionar estre procedimiento con atención al
Personal normatividad PQRSD sin respuesta, o no se oportuna en el sistema junto con el Preventivo Diario 15/10/2017 15/10/2018 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica Reporte de verificación diaria
usuario
resuelvan de fondo o se Acciones Disciplinarias contra los responsable asignado. Reducir el riesgo,
22 respondan de manera intervinientes. Operativo 4. probable 4. Mayor EXTREMA 4. Probable 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
No hay unificación de
extemporánea. Transferir
criterios en torno a los
Divulgar periódicamente en el sitio Web de la
Procesos diferentes temas Preventivo Mensual Revisión y actualización períodica en el sitio Web. 30/10/2017 30/10/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica Sitio Web
Pérdida de imagen institucional, SVSP las preguntas y respuestas frecuentes.
consultados en las áreas
credibilidad y confianza pública
misionales.

Revisión de doctrina institucional, Revisar la complitud y pertinencia de los Vo.bo. y firma del profesional
Procesos Alto volumen de PQRSD. normatividad legal y que la respuesta resuelva Preventivo Semanal considerandos y que los resuelve responsan a una 23/11/2017 23/10/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica verificador del proyectos de
de fondo la PQRSD. decisión de fondo de las PQRSD. respuesta.

Falta de continuidad e idoneidad

del personal que proyecta los Incluir en el cronograma de capacitación del Oficina
Asesorar a las diferentes dependencias de la SVSP Cronograma de Capacitación de la
Personal actos administrativos. asesora Jurídica, los módulos permanentes de 21/11/2017 2/01/2018 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
estableciendo lineamientos de interpretaciòn Realizar capacitación adecuada por parte de la OAJ
Genera reprocesos mejoramiento de competencias específicas
juridica, orientando la gestión y todas aquellas Deficiencia en la calidad y administrativos al interior de la OAJ como programa de Vinculación de
PROCESO DE APOYO GESTION JURIDICA Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Correctivo Cuando se requiera
actuaciones administrativas en defensa de los oportunidad de la información entidad. personal nuevo
intereses de la Entidad y sus Usuarios, ademas de requerida para resolver los Informe de rpesentación de
Expedir actos administrativos con Procurar la continuidad del personal asignado para la
ejercer una adecuada y permanente representación Procesos trámites correspondientes. 10/10/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica necesidades de recursos Humano
errores de tipo formal y /o atención de recursos.
en los procesos judiciales inherentes al desarrollo de especializado
la misión de la SVSP. sustancial y fuera de términos.
23 Ausencia de lineamientos o Demandas ante el contencioso Operativo 5. casi seguro 3. Moderado EXTREMA 4. Posible 3. Moderado ALTA
direccionamiento jurídico para administrativo.
Elaborar instructivo para optimizar la revisión Reducir el riesgo, Instructivo o guia para la
resolver los recursos
Legislacion de los actos administrativos antes de su Preventivo Diario Evitar, Compartir o Identificar y socializar los errores más comunes en la 30/10/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica optimización del procedimiento
Transferir proyección de actos administrativos
expedición y verificación de requisitos Recursos
Incumplimiento de los tiempos Aumento en el volumen de
establecidos en los trámites (corrección,aclaración)
procedimientos Realizar reuniones periódicas para la identificación
Implementación de lineamientos jurídicos y de lineamientos jurídicos y Solicitar al comité Actas de las reuniones y planillas de
Procesos Preventivo Quincenales 20/11/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
Deficiencia en la elaboración, doctrina jurídica interna interinstitucional convocatoria a la alta dirección asistencia a las mismas
revisión de los actos para la implementación de lineamientos.

Ejercer actividades de supervisión permanente

Expedición de actos Solicitar a informática y sistemas la implementación
del acto Administrativo e Implementación de Menú de opciones y reportes en la
Personal administrativos por fuera de los Preventivo Semanal de alertas y semáforos, para facilitar el seguimiento y 30/10/2017 30/11/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
alertas en el sistema para evitar vencimientos plataforma.
términos establecidos por la ley revisión de fundamento a las decisiones.
de los términos
Recibir dádivas o beneficios a Procesos disciplinarios en contra
nombre propio o favor de terceros de la Entidad
por acción, omisión o retardo en la
expedición de actos
Reducir el riesgo,
administrativos o para que se
24 Corrupción 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
omitan las multas, medidas
Transferir
cautelares y sanciones a las
personas naturales y jurídicas que
realizan actividades de seguridad y Sanciones y trámites judiciales en
vigilancia privada. contra de la entidad
 la misión de la SVSP.
Represamiento de trámites
administrativos de vigencias
anteriores
Procesos
24
Incumplimiento de los tiempos
establecidos en el procedimientos cautelares y sanciones a las
Atención de recursos
Personal
Manipulación de
información de los
expedientes de los
procesos administrativos y
Personal contenciosos de la Oficina
Indebida notificación y ausencia
de motivación en los actos
Personal
administrativos expedidos por la
entidad.
Ausencia de los documentos que
25 Procesos soportan el poder para actuar
dentro del proceso.
No dar cumplimiento a lo
establecido en el art. 175 del
CPACA
Legislacion
Adecuación de estudios previos en
Profesionales del
favor de un posible oferente
grupo de
26 contratos -
procesos
solicitantes Filtrar información conveniente a
los posibles oferentes
Falta de planeación en los
Profesionales del
procesos solicitantes
grupo de
27 contratos -
procesos
Inexactitud
solicitantes
estudios previos superficiales.
Cordinador de Contratos
No realizar seguimientos
periódicos a las obligaciones del
contratista.
No tomar acciones
oportunamente para lograr el
Supervisores de
28 cumplimiento del objeto
contrato
contractual.
Falta de capacitación a los
supervisores en lo que concierne
al manual de supervisión
Grupo de No realizar la revisión de los
29
contratos expedientes contractuales
Adquisición, suministro, administración, y control
de los recursos físicos y de consumo necesarios para Emision tardia de las facturas por
Apoyo Adquisicion de Bienes y Servicios apoyar los procesos de funcionamiento y logística de parte de las empresas prestadoras
la Superintendencia dando cumplimiento de los del servicio.
principios eficiencia , eficacia y efectividad
No remitir las facturas a tiempo
por parte del Grupo Recursos
30 Personas Fisicos y Adquisiciones para su
pago oportuno.
No realizar los mantenimiento
necesarios que garanticen el
normal funcionamiento de la
entidad.
No realizar una adecuado Plan
Anual Compras.
Cordinador de Fisicos 31 Personas Incumplimiento del plan anual de
compras
Falta de recursos para la ejecución
de los procesos contractuales que
atiendan las necesidades de la
entidad, por políticas de
austeridad.
Inseguridad en el entorno
Reporte inoportuno de los
sinisestros en la Entidad.
Variacion de personal en
responsables de medidas de
32 Personas
seguridad en la Entidad
Hurto de bienes
Dificultades para gestionar
adecuadamente los inventarios de
bienes
Daño en los medios
tecnológicos y sistema del
Gestor Documental.
Direccionamiento erróneo de
los oficios, trámites y PQRSD,
y desconocimiento de los
procesos al recibir el radicado.
Los datos del destinatario son
Gestor incorrectos y/o incompletos.
Documental, y
33 Ausencia de controles y falta
Auxiliares de
de verificación de los tiempos
Archivo.
máximos para cumplir con la
entrega de los tramites y
PQRSD.
Ausencia de recurso humano
capacitado.
Errores del procedimiento de
Correspondencia recibida
Desconocimiento de Tablas de
Retención.
Desactualización de las Tablas
de Retención Documental.
Desconocimiento y uso
inadecuado de procedimientos,
formatos para la transferencia
documental.
Falta del Programa de Gestión
Documental.
Gestor
Documental y Desconocimiento del Manual
34
Auxiliares de de Archivo y correspondencia.
Archivo
Préstamo de documentos sin
Desarrollar actividades administrativas y
controles.
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
Coordinador Grupo de Gestión organización de la documentación producida y
Proceso de apoyo Proceso Gestión Documental Perdida de expedientes por
Documental recibida por la entidad, desde su origen hasta su
tercerizados.
destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
No contar con Backus de la
Personas a información.
35 cargo del
proceso Deterioro biológico en los
expedientes.
Falta de controles en el
momento de desvinculación de
personas.
Falta de controles de
seguridad para el acceso a la
información.
Desconocimiento de las
políticas de manejo de
información.
Actos mal intencionados de
terceros.
Auxiliares de
Archivo, Acceso no autorizado a
36
contratistas, información.
funcionarios de
la Entidad Aceptación de dádivas de
terceros
Recibir dádivas o beneficios a
nombre propio o favor de terceros
por acción, omisión o retardo en la
expedición de actos
administrativos o para que se
omitan las multas, medidas
personas naturales y jurídicas que
realizan actividades de seguridad y
vigilancia privada.
Decisiones Judiciales de cierre
proferidas en contra de la SVSP
Llevar a cabo un proceso de
selección sin equidad entre los
oferentes
Que no se adquiera o contrate el
bien o servicio de acuerdo a las
características requeridas ni en los
tiempos requeridos.
Incumplimiento del objeto
contractual y/o de las
obligaciones del contrato.
Inconsistencias y omisiones en la
documentación e información de
los expedientes contractuales de
la entidad.
Deterioro e inadecuado
funcionamiento de los bienes y
servicios para la operación de la
entidad.
Dificultades para atender
oportunamente y de manera
adecuada las
necesidades de bienes y servicios
para el correcto funcionamiento
de la entidad.
Pérdida de Bienes
Acciones judiciales en contra
Demoras o incumplimiento en la de la entidad.
entrega de documentos,
Reprocesos y pérdidas
trámites y PQRSD.
económicas por devolución de
la transferencia.
Errores en la clasificación de
documentos y en la
conformación de expedientes y
series documentales para la
correspondiente transferencia
documental al archivo central.
Perdida de Tramites,
documentos y PQRSD Físicos
o virtuales.
Mala imagen Institucional en
Uso indebido de la Información temas de Corrupción
confidencial para favorecer a
un tercero
Procesos disciplinarios en contra
de la Entidad
Reducir el riesgo,
Plan de choque - desatraso de las vigencias Distribuir cargas de trabajo y optimizar el recurso Acta de reunión y dsitrubución de
Corrupción 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Correctivo Semanal 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o 15/11/2017 30/11/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
2015 y 2016 humano existente. cargas
Transferir
Sanciones y trámites judiciales en
contra de la entidad
Informe del supervisor de esta
Ejercer seguimiento y verificación en las Con base en las alertas del sistema, hacer actividad.
fechas de entrega, de quienes intervienen en Preventivo Semanal verificación de las fechas de entrega de los actos 30/11/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
los actos administrativos. administrativos.
Detrimento económico para la
Entidad. Realizar seguimiento y análisis a los procesos
mediante el aplicativo Ekogui, para los
Preventivo Mensual Elaborar Informes de segimiento 30/10/2017 31/12/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica Informe EKogui
procesos que se adelantan en la Jurisdicción
Deterioro de la imagen Contencioso Administrativa
institucional por falta de seguridad
jurídica. Reducir el riesgo,
Revisar Carpetas existentes de los demás Procesos terminados
Operativo 4. Probable 3. Moderado ALTA Preventivo Semestral 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o Reportar los resultados de la revisión 30/10/2017 30/10/2018 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
procesos que se adelanten en Defensa Judicial Favorablemente para la SVSP
Transferir
Inicio de procesos de
responsabilidad fiscal y
disciplinarios.
Preventivo Mensual Monitorear el avance y nivel de cumplimiento 30/10/2017 30/10/2018 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica Tutelas atendidas en el término legal
Verificar periódicamente el cumplimiento de
Desacatos y acciones de repetición términos de las acciones de tutela
Especificar en el procedimiento la revisión por parte
Revisión de estudios previos Preventivo Diario 15/10/2017 15/12/2018 Coordinador del grupo de contratos Procedimientos ajustados
del grupo de contratos de los estudios previos
Asumir el riesgo,
Contratación Viciada De corrupción 3. Posible 4. Mayor EXTREMA 2. Improbable 4. Mayor MODERADA
Reducir el riesgo
Realizar charlas de sensibilización a los encargados de
Charlas de sensibilización Preventivo Trimestral realizar estudios previos y a los profesionales sobre la 15/10/2017 15/12/2018 Coordinador del grupo de contratos Procedimientos ajustados
importancia de llevar procesos transparentes
Hacer seguimiento mensual a la ejecución de los
Seguimiento al plan anual de adquisiciones Preventivo Mensual 15/10/2017 15/12/2018 Grupo de Contratos Informe de Seguimiento
tiempos previstos en el Plan Anual de Adquisiciones.
Incumplimiento en la satisfacción Reducir el riesgo,
de la necesidad y perdida de Cumplimiento 3. Posible 4. Mayor EXTREMA 2. Improbable 4. Mayor ALTA Evitar, Compartir o
recursos Transferir
Comunicar mensualmente a los responsables las
Memorando a las áreas
Preventivo Mensual demoras presentadas en el Plan Anual de 15/10/2017 15/12/2018 Grupo de Contratos
Control tiempos de ejecución proceso comunicando los retrasos.
Adquisiciones.
contractual.
Crear un formato de plan de trabajo cronograma de
Plan de trabajo/ cronograma de actividades Preventivo Trimestral 15/10/2017 15/12/2017 Grupo de Contratos Formato aprobado
actividades como lo exige el manual de contratación
Reducir el riesgo,
Perdida de recursos Cumplimiento 3. Posible 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Transferir
Realizar capacitación a los supervisores en tema de
Listado de asistencia memorias de
Capacitación a supervisores de contratos Preventivo Trimestral seguimiento a los contratos, acciones a tomar en 15/10/2017 30/12/2018 Grupo de Contratos
capacitación
caso de incumplimiento.
Reducir el riesgo, Modificar el procedimiento estableciendo puntos de
Información incompleta o errada Operativo 3. Posible 4. Mayor EXTREMA Establecer puntos de control Correctivo Semanal 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o control para revisión y escaneo de los expedientes 15/10/2017 15/12/2017 Coordinador del grupo de contratos Procedimientos ajustados
Transferir contractuales una vez se legalice el contrato.
Elaborar un formato de control de pagos de facturas
de servicios.
Seguimiento al pago de facturas preventivo Cuando se requiera 16/10/2017 23/10/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
Interrupcion en los servicios, pago Formato de control aprobado en el
Elaborar el Plan de mantenimiento preventivo y
de intereses y reconexiones.
Reducir el riesgo, correctivo de los bienes muebles e inmuebles.
Plan de mantenimiento preventivo y Plan de mantenimiento preventivo y
Operativo 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Preventivo Cuando se requiera 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o 24/10/2017 27/10/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
Interrupción en la operación de la correctivo de los bienes muebles e inmuebles. correctivo
Transferir
entidad por fallas en el
funcionamiento de los equipos.
Hacer seguimiento al Plan de mantenimiento Hacer seguimiento al Plan de mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes muebles preventivo y correctivo de los bienes muebles e Seguimiento al Plan de
e inmuebles. Preventivo Trimestral inmuebles. 02/01/2018 30/12/2018 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones. mantenimiento Preventivo y
correctivo.
Los funcionarios al no tener los Modificar el Procedimiento Plan Anual de
Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
elementos no podrían desarrollar Adquisiciones incluyendo un control de revisión
Procedimiento de Plan Anual de Procedimiento Plan Anual de
sus funciones y se presentaría un Preventivo Cuando se requiera previa de las necesidades de bienes, obras y servicios 02/01/2018 28/02/2018
Adquisiciones. Jefe de Oficina Asesora de Planeación Adquisiciones ajustado.
atraso en las respuestas al vigilado para compra o para contratación que administre la
Insatisfacción del usuario Coordinación de Recursos Físicos y Adquisiciones.
Desgaste operacional Hacer seguimiento trimestral a la ejecución del Plan Documento de seguimiento
No poder realizar las Anual de Adquisiciones de adquisición de bienes, trimestral a la ejecución de
Operativo 3. Posible 3. Moderado ALTA 1. Rara vez 1. Insignificante BAJA Asumir el riesgo
Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones. Preventivo Trimestral obras y servicios administre la Coordinación de 02/01/2018 30/12/2018 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones. cpompras y contratos del Plan Anual
contrataciones requeridas para
brindar la atención y apoyo tanto Recursos Físicos y Adquisiciones. de Adqusiciones de bienes y servicios
usuarios internos como externos. administrados por la Coordianación
Verificar y solicitar los recursos necesarios para la
No se pueden prestar los servicios
compra y contratación de bienes y servicios de la
requeridos. Inclusión de recursos necesarios en el Plan Cuadro de verificación de solicitud
Preventivo Cuando se requiera entidad. 24/10/2017 27/10/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
Anual de Adquisiciones de recursos.
Adquirir Póliza de Seguros para vehículos y todo
Riesgo daños materiales.
Pólizas de seguro contra robo o pérdida de
Preventivo Cuando se requiera 01/10/2017 30/11/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones. Contrato de seguros
bienes y servicios.
Utilización de recursos para Actualizar el Manual de Administración de Bienes y
reponer el bien perdido. Reducir el riesgo, Servicios
Manual de administración de bienes y Manual de Administración de Bienes
No se puedan realizar las Financiero 3. Posible 4. Mayor EXTREMA Preventivo Cuando se requiera 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o 02/10/2017 01/12/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
servicios y Servicios
operaciones normales por falta de Transferir
elementos.
Actualizar el inventario de bienes
Inventario de bienes Preventivo Semestral 02/01/2018 30/12/2018 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones. Inventario de bienes actualizado.
Operación y funcionamiento adecuado del Solicitar a la Oficina de Informática y Sistemas Coordinador de oficina de Informática y Sistemas. Memorando solicitando los
Insatisfacción del usuario Gestor Documental los ajustes necesarios al Gestor Documental Coordinador de Gestión documental y ajustes al Gestor Documental.
Preventivo Cuando se requiera para su correcto funcionamiento y revisar su 01/11/2017 30/12/2017 correspondencia
Mala imagen institucional. implementación. Coordinador del Proyecto tercerizado. Lista de verificación de los
ajustes realizados.
Plan de contingencia Elaborar y desarrollar un plan de contingencia Coordinador de oficina de Informática y Sistemas.
Sanciones disciplinarias, que incluya las medidas para gestionar la Coordinador de Gestión documental y
penales y fiscales. Correctivo Cuando se requiera correspondencia cuando se presentan fallas en 02/01/2018 28/92/2018 correspondencia Plan de contingencia
el gestor documental. Coordinador del Proyecto tercerizado.
Capacitación a los funcionarios y/o Realizar capacitaciones semestrales a 01/10/2017 01/10//2018 Registro de asistencia a la
colaboradores en el proceso de gestión Reducir el riesgo, funcionarios y contratistas del proceso gestión capacitación cada vez que se
4. Mayor 3. Posible 3. Moderado Coordinador de Gestión documental , Coordinador
Operativo 5. Casi seguro EXTREMA documental. Preventivo Semestral ALTA Evitar, Compartir o documental . requiera.
del Proyecto Tercerizado
Transferir
Manual de Archivo y correspondencia y Actualizar el Manual de Archivo y
Perdida de la trazabilidad de los los procedimientos asociados. correspondencia y los procedimientos del Manual de Archivo y
Preventivo Coordinador de Gestión documental , Coordinador
tramites, documentos y Cuando se requiera proceso. 01/10/2017 30/06/2018 correspondencia actualizado.
del Proyecto Tercerizado
PQRSD. Procedimientos actualizados.
Capacitación a los funcionarios y/o Realizar dos capacitaciones a funcionarios y 01/06/2018 30/11//2018 Registro de asistencia a la
colaboradores sobre el Manual de Archivo contratistas del proceso de gestión documental capacitación cada vez que se
Preventivo Coordinador de Gestión documental , Coordinador
y Correspondencia Semestral con el Manual, el Programa de Gestión requiera.
del Proyecto Tercerizado
Documental y los procedimientos actualizados.
Sanciones disciplinarias, Actualización y socialización de las Tablas Convalidar con el Archivo General de la Nación
penales y fiscales. de Retención Documental las tablas de retención documental. Tablas de Retención
01/07/2017 01/08/2018 Coordinador de Gestión documental convalidadas con el Archivo
Perdida de la memoria General de la Nación.
institucional.
Aprobar las tablas de retención documental en el
Pérdida de memoria y de Sistema de Calidad. Coordinador de Gestión documental
información del proceso. Preventivo Cuando se requiera 02/08/2018 30/12/2018 Tablas de Retención aprobadas.
Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad
Reprocesos y pérdidas
económicas. Socializar con cada una de las dependencias las
tablas de retención documental.
Listados de asistencia tablas de
Incumplimiento de los tiempos 02/08/2018 30/12/2018 Coordinador de Gestión documental
Retención Documental
de retención. Reducir el riesgo,
4. Probable 4. Mayor 3. Posible 3. Moderado
Operativo EXTREMA ALTA Evitar, Compartir o
Manual de Archivo y Correspondencia y Actualizar el Manual de Archivo y
Transferir Manual de Archivo y
Programa de Gestión Documental Correspondencia y el Programa de Gestión
Coordinador de Gestión documental , Coordinador correspondencia actualizado.
Preventivo Cuando se requiera documental. 01/10/2017 30/06/2018
del Proyecto Tercerizado Programa de Gestión Documental
actualizado.
Inducción, reinducción y capacitación en Realizar dos capacitaciones a funcionarios y 01/06/2018 30/11//2018 Registro de asistencia a la
gestión documental y en la Ley General contratistas del proceso de gestión documental capacitación cada vez que se
Coordinador de Gestión documental , Coordinador
de Archivo. Preventivo Cuando se requiera con el Manual, el Programa de Gestión requiera.
del Proyecto Tercerizado
Documental y manejo de las tablas de retención
documental y en la ley general de archivo.
Formato Único de Inventario Documental - Verificar el correcto diligenciamiento del Formato
FUID para transferencias documentales. Único de Inventario Documental - FUID para
Preventivo Cuando se requiera transferencias documentales.
Cuando se requiera 01/01/2017 30/11/2018 Planillas diligenciadas
Planillas de préstamo y devolución de
Realizar seguimiento de las Planillas y Auxiliares de Archivo y Coordinador proyecto
expedientes actualizadas. Preventivo
Extravío de la información devoluciones de expedientes. tercerizados.
dentro de la entidad.
Cuando se requiera 01/01/2017 30/11/2018
Sanciones disciplinarias,
penales y fiscales. Actas de seguimiento del inventario Seguimiento de inventarios vs expedientes
Preventivo Coordinador de Gestión documental Actas
documental. físicos.
Reducir el riesgo,
Acciones judiciales en contra 4. Probable 4. Mayor 3. Moderado
Operativo EXTREMA 3. Posible ALTA Evitar, Compartir o
de la entidad. Mensual 01/01/2017 30/11/2018
Transferir
Conservar de manera adecuada los Backus
Perdida de Memoria Backus periódico. Preventivo Coordinador de Gestión documental Backus
Institucional. recibidos.
Perdida definitiva de la Cuando se requiera 01/01/2017 30/11/2018
Solicitar a la Oficina de Recursos Humanos y
información.
Auditorias del Sistema de Archivo recursos físicos auditorias semestrales de las Coordinador de Gestión documental y Oficina de Informes de Auditoria por parte
Preventivo
condiciones físicas del archivo central. Recursos Humanos y recursos físicos de seguridad y salud en el trabajo
Uso inadecuado de Asignación de roles adecuados para 01/01/2017 30/11/2018
información confidencial. cada uno de los Funcionarios y/o
Contratistas Solicitud de seguimiento de dichos roles y Tickes
Incumplimiento en la reserva de caducidad de acuerdo a la terminación de
la información y la seguridad en contratos. Coordinador y/o jefe de cada uno de los Proceso
cuanto al tratamiento que se le Reconocer las políticas existentes en la 01/02/2018 30/03/2018 Política de Seguridad de la
dará a las bases de datos entidad y crear Política de seguridad de la Información.
Oficina Asesora de Planeación y Grupo de Gestión
físicas y digitales a los información. Elaborar Política de Seguridad de la Información.
Documental.
vigilados.
Controlar los roles asignados a Realizar auditorias periódicas de los roles 01/01/2018 30/11/2018 Auditorias realizadas
funcionario o contratista. asignados a Funcionarios y Contratistas.
2. Improbable 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Asumir el riesgo,
De corrupción EXTREMA Preventivo Cuando se requiera MODERADA Grupo de Gestión Informática y Sistemas
Reducir el riesgo
Solicitar los permisos para el acceso a la 01/01/2017 30/11/2018 Planillas diligenciadas
información de una área a otra.
Revisión por parte del funcionario o contratista Coordinador de Gestión documental , Coordinador
de archivo si el documento solicitado es del Proyecto Tercerizado
confidencial (archivo central)
 Desconocimiento de las
políticas de manejo de
información.
Actos mal intencionados de
terceros.
Auxiliares de
Archivo, Acceso no autorizado a
36
contratistas, información.
funcionarios de
la Entidad Aceptación de dádivas de
terceros
Extravío deliberado de los
documentos para el
favorecimiento de terceros.
Obtención de un beneficio
particular.
Auxiliares de
Archivo,
37 contratistas,
funcionarios de Presiones de superiores
la Entidad jerárquicamente.
Falta de ética del funcionario y
contratistas.
Manejo inadecuado de los
procesos de pago.
No documentar los
movimientos .
Personas
partícipes del
Aprobación de pagos sin previa
proceso. Registro erróneo de los
38 revisión.
diferentes hechos económicos
Sistema de
información SIIF Desconocimiento de las
normas y procedimientos.
Desconocimiento en la
operatividad del sistema
Integrado de información
Falta de voluntad o recursos del
supervisado.
Gestión deficiente en el
proceso de cobro.
Falta de comunicación e
información del recaudo de la
Personas cuota de contribución
39 partícipes del
proceso.
Ejecutar y controlar con efectividad, los recursos
financieros apropiados a la entidad para el
cumplimiento de la misión institucional, asi como
el adecuado seguimiento al recaudo de los
Proceso de Apoyo Recursos Financieros Asesor de Recursos Financieros
recursos financieros de acuerdo a la
normatividad vigente, con el propósito de
garantizar la calidad, confiabilidad y oportunidad
de la información financiera. Deficiente revision por parte de
los encargados .
No se tiene establecido en el
Personas
procedimiento los documentos
40 partícipes del
requeridos
proceso.
Desconocimiento de las
normas y procedimientos
Personas
41 partícipes del
No contar con los soportes
proceso.
para la constitución del rezago
de manera oportuna
Deficiencia de un diagnóstico real
y objetivo por parte de las áreas
de las necesidades de
capacitación.
Incumplimiento de la norma por
parte del servidor acerca de la
capacitación que va a desarrollar.
Falta de compromiso con la
Personas asistencia y aplicación del
42
conocimiento de las
capacitaciones establecidas
dentro del Plan de Capacitación
Desarrollo limitado de
capacitaciones que impide el
mejoramiento de las
competencias del personal.
Falta de planeación en las
actividades a desarrollar y falta de
socialización antes de aprobarlo.
Inasistencia de los servidores a las
actividades de bienestar
programadas.
43 Plan de Bienestar
Inasistencia de los servidores a las
actividades de bienestar
programadas.
Insuficiente asignación de los
recursos para las actividades del
plan de Bienestar.
No reporte de novedades de las
diferentes situaciones
administrativa por parte de los
funcionarios responsables.
Demoras en el trámite de los actos
administrativos sobre situaciones
administrativas del personal.
Servidores de la
44
entidad No reportar las incapacidades y las
ausencias no justificadas
Falta de archivadores o un espacio
de archivo con las medidas de
seguridad requerida.
Uso inadecuado del espacio de
archivo.
Transferencias equivocadas de
documentos(traspapelar).
Archivo Historias
45
Laborales Falta de digitalización de las
historias laborales.
Gestionar el ingreso y retiro de los servidores
públicos de la Supervigilancia, impulsar planes de
bienestar, programas de capacitación y de seguridad
y salud en el trabajo para fortalecer el desarrollo Errores en la cadena de custodia
Asesor del Grupo de Recursos integral del Talento Humano, rodeados de un de las historias laborales.
De apoyo Recursos Humanos
Humanos ambiente agradable, para estimular la competencia
laboral y el profesionalismo. Así mismo realizar
liquidación para el pago de los salarios y viáticos con
sus novedades para alcanzar los objetivos
institucionales.
Falta de articulación con la Oficina
Asesora de Planeación en la
aplicación de la "Guía
metodológica para la Gestión del
Rendimiento de los
Gerentes Públicos - Acuerdos de
Gestión.
46 Personas
Falta de un instrumento de
evaluación que permita valorar los
resultados del desempeño de los
empleados.
Insuficiencia de Personal de Planta
para el cumplimiento de la misión
institucional.
47 Personal
Mala imagen Institucional en
Uso indebido de la Información temas de Corrupción
confidencial para favorecer a
un tercero
Alteración o manipulación de
documentos para favorecer a
un tercero.
Incumplimiento en la meta de
recaudo de la cuota de
contribución para la vigencia
Realización de pagos no
autorizados o incumpliendo con
Pagos sin los debidos soportes
los requisitos para realizar el
No constitución del rezago
presupuestal
Baja efectividad del Plan de
capacitación en la mejora de las
competencias para el trabajo.
Bajo nivel de satisfacción de los
funcionarios con las actividades
programadas del plan de
Bienestar.
No generar las novedades de
nomina en los tiempos
establecidos.
Perdida y/o alteración de
información de las historias
laborales
Debilidades en el Sistema de
Evaluación del Desempeño
Planta de personal insuficiente
para cumplir con la misión y las
responsabilidades asignadas a la
entidad.
la información y la seguridad en
cuanto al tratamiento que se le
dará a las bases de datos
físicas y digitales a los
vigilados.
2. Improbable 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Asumir el riesgo,
De corrupción EXTREMA Preventivo Cuando se requiera MODERADA
Reducir el riesgo
01/01/2017 01/01/2018 Planillas diligenciadas
Plantillas de Préstamo Coordinador de Gestión documental , Coordinador
Evitar entregar documentación sin un del Proyecto Tercerizado
debido proceso de registro.
Sanciones disciplinarias,
penales y fiscales
Mala imagen institucional. Asignación de responsabilidad de quien
Revisiones por parte de los diferentes niveles
emite y de quien consolida la información
jerárquicos dentro de la Entidad.
en cada uno de los Procesos.
Acciones judiciales en contra
de la entidad. Procedimientos de cada uno de
los procesos actualizados ,listas
1. Rara vez 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Asumir el riesgo, Jefes y Coordinadores de Cada uno de los
De corrupción ALTA Preventivo Cuando se requiera MODERADA 01/01/2017 30/11/2018 de asistencia a capacitaciones y
Reducir el riesgo Procesos, Oficina asesora de Planeación
soportes de las Campañas
realizadas.
Violación de la información
Socialización del Código de Ética de la Capacitaciones y campañas de Socialización del
Entidad a todos los grupos de interés Código de Ética de la Entidad.
Faltas graves en el código de
Ética de la entidad.
Actualizar los procedimientos: contable, Pago a Procedimientos del Proceso de
proveedores, Tesorería, pago de nómina y Recursos Financieros
Estados financieros errados Actualización de procedimientos. Preventivo Cuando se requiera cuentas por pagar, estableciendo puntos de 01/11/2017 30/12/2017 actualizados.
control y tiempos de ejecución de cada actividad.
Falta de oportunidad en la Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
presentación de los Estados Realizar capacitaciones en los temas contables Listas de asistencia a las
Financieros. y financieros al personal del área. capacitaciones
1. Rara vez 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Asumir el riesgo,
Financiero ALTA Capacitación Preventivo Trimestral MODERADA 02/01/2018 30/12/2018
Reducir el riesgo
Sanciones para la entidad
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
Realizar seguimiento a la expedición de Informes de seguimiento a los
Certificados de Disponibilidad Presupuestal y CDP, RP y Registros Contrables.
Seguimiento y control Preventivo Cuando se requiera Compromisos Presupuestales y a los registros 01/11/2017 30/12/2018
contables.
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
Publicar por algún medio la obligación de los Publicación información de
supervisados de pagar la contribución contribuyentes.
15/10/2017 30/12/2018
Estrategia de cobro persuasivo d ela Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
contribución para pago oportuno. Iniciar con la revisión de pagos y gestión de Oficio a los vigilados que se
cobro una vez se ha terminado el plazo para el encuentran en mora con el pabo
Preventivo Semestral cumplimiento de la obligación anual. 15/10/2017 15/12/2017 de la contribución.
Imposibilidad de contratar y
ejecutar lo requerido por la
2. Improbable 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
entidad para su normal Cumplimiento ALTA BAJA Asumir el riesgo
funcionamiento por falta de Mantener actualizadas las bases de datos de Base de datos de cobro y pago
recursos cobro y pago de la contribución. de la contribución actualizadas.
01/11/2017 30/12/2018
Revisión de pagos y gestión de cobro una
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
vez se haya vencido el plazo de pago
oportuno Suministrar la información actualizda de gestión Memorando con la información de
del cobro al área de cobro coactivo de la Oficina cobro y pago d ela contribución a
Correctivo Mensual Asesora Jurídica. 15/10/2017 15/12/2017 la Oficina Asesora Jurídica.
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
Procedimiento modificado
Reducir el riesgo,
Puntos de control en la revisión de Modificar el procedimiento estableciendo puntos Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
Financiero 3. Posible 3. Moderado ALTA Preventivo Diario 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o 15/10/2017 30/03/2018
documentos requisito. de control en la revisión de requisitos mínimo
Transferir
mismo
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
Lineamientos para la constitución
del rezago presupuestal.
Establecer lineamientos para la constitución del
01/11/2017 30/11/2017
rezago presupuestal
Coordinador del Grupo de Recursos Financieros
Demandas para entidad. Circular con cronograma de
cierre presupuestal.
Expedir y comunicar circular con cronograma de
Pago de sanciones, multas e 01/11/2017 30/11/2017
Seguimiento y control a la programación y cierre presupuestal.
intereses.
constitución del rezago presupuestal Coordinador del Grupo de Recursos Financieros
Financiero 2. Improbable 3. Moderado MODERADA Preventivo Trimestral 1. Rara vez 3. Moderado BAJA Asumir el riesgo
Memorando solicitando
Disminución del presupuesto de Solicitar por escrito a los supervisores llevar el
información a los supervisores.
la siguiente vigencia por control de pagos de los contratos e informar al
01/11/2017 30/11/2017
afectación del rezago área financiera la necesidad de constituir el
presupuestal rezago presupuestal Coordinador del Grupo de Recursos Financieros
Control sobre el rezago
presupuestal
Establecer un control presupuetal sobre la
01/11/2017 30/11/2017
constitución del rezago presupuestal
Coordinador del Grupo de Recursos Financieros
Actualizar del procedimiento de Plan capacitación 01/10/2017 31/03/2018 Procedimiento de Capacitación
Procedimiento de Capacitación incluyendo los puntos de control, las sanciones actualizado y aprobado en el Sistema
Baja calidad de los productos y/o
pecuniarias por no tomar la capacitación de carácter Grupo de Recursos Humanos de Calidad.
servicios de los servidores.
obligatorio y la evaluación d e impacto de las
Preventivo Cuando se requiera capacitaciones.
Socializar del procedimiento actualizado. 01/10/2017 31/03/2018 Correo electrónico donde se de a
Incumplimiento de objetivos y
conocer el procedimiento
metas
Grupo de Recursos Humanos actualizado a todos los servidores.
institucionales.
Seguimiento y evaluación al plan de Elaborar informe de seguimiento al Plan de 01/1|0/2017 30/12/2018 Informe de ejecución al Plan de
Represamiento de trámites por
capacitación. Asumir el riesgo, Capacitación y presentarlo al Comité Institucional de Capacitación.
falta de conocimiento. Operativo 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 2. Menor MODERADA
Reducir el riesgo Desarrollo administrativo. Grupo de Recursos Humanos
Preventivo Trimestral
Elaborar planes de mejoramiento con base a los 01/1|0/2017 30/12/2018 Plan de mejoramiento Plan de
Detrimento patrimonial resultados de las evaluaciones de impacto del Plan de capacitación.
Capacitaciones. Grupo de Recursos Humanos
Fomentar las capacitación en el sitio para Hacer acuerdos con las entidades que brindan las 01/10/2017 30/12/2018 Listado de asistencia a las Sesiones
evitar desplazamientos. capacitaciones para que puedan desplazarse a las de capacitación que evidencien el
No cumplimiento del Plan de
Preventivo Cuando se requiera instalaciones de la entidad. Grupo de Recursos Humanos lugar donde se efectúan las
capacitación trazado.
capacitaciones.
Desmotivación laboral Encuesta de Satisfacción Plan de Bienestar Ajuste de la encuesta de satisfacción de actividades 01/10/2017 31/12/2017 Envío de la encuesta actualizada a
Social. del Plan de Bienestar. los servidores por medio de la
Grupo de Recursos Humanos herramienta de google encuestas
enviada por correo electrónico
Preventivo Trimestral institucional
No cumplimiento de las Elaborar plan de mejoramiento con base a los 02/012/2018 28/02/2018 Plan de mejoramiento Plan de
actividades propuestas dentro del resultados de la encuesta de satisfacción del Plan de Bienestar.
Plan de Bienestar. Bienestar. Grupo de Recursos Humanos
Asumir el riesgo,
Operativo 4.Probable 3.Moderado ALTA 3.Posible 2. Menor MODERADA
Reducción de las actividades de Seguimiento al Plan de Bienestar Reducir el riesgo Actualizar el procedimiento de Plan de Bienestar 01/10/2017 31/03/2018 Correo electrónico donde se de a
bienestar incluyendo puntos de control. conocer el procedimiento
Preventivo Trimestral Grupo de Recursos Humanos actualizado a todos los servidores.
Revisión del procedimiento de Bienestar Socializar del procedimiento actualizado. 01/10/2017 31/03/2018 Procedimiento de Bienestar
actualizado y aprobado en el Sistema
Preventivo Trimestral Grupo de Recursos Humanos de Calidad.
Instructivo para Situaciones Administrativas Revisar y actualizar el Instructivo para Situaciones 1/11/2017 31/03/2018 Instructivo de situaciones
Cobro de la UGPP
Administrativas y establecer puntos de control y administrativas actualizado y
términos para el reporte de novedades al área de Grupo de Recursos Humanos aprobado en el Sistema de Calidad.
Talento Humano.
Preventivo Mensual
Información errónea suministrada Elaborar Circular comunicando los términos 1/11/2017 31/03/2018 Circular comunicando los términos
por parte del área a los entes establecidos para reportar las novedades al área de sobre reporte de novedades.
control. Talento Humano y consecuencias sobre su Grupo de Recursos Humanos
Reducir el riesgo, incumplimiento.
Financiero 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Procedimiento Liquidación de Nómina Actualizar del procedimiento de Liquidación de 1/11/2017 31/03/2018 Procedimiento de Liquidación de
Transferir
nomina incluyendo los puntos de control. nomina actualizado y aprobado en el
Preventivo Grupo de Recursos Humanos Sistema de Calidad.
No liquidación de la nomina del
mes correspondiente a la
generación de la situación Registro y análisis de ausentismo laboral Registrar y analizar la información del ausentismo del 1/11/2017 30/12/2018 Memorando enviado a los jefes o
administrativa. personal a cargo. coordinadores de área informando la
Preventivo Grupo de Recursos Humanos importancia del reporte del
ausentismo de su personal y su
deber como jefe de área.
Peticiones, quejas, reclamos y Archivadores o lugar de archivo con acceso Presentar el requerimiento de adecuación del espacio 01/10/2017 31/12/2017 Memorando con el requerimiento de
derechos por parte de los únicamente del personal del área de archivo al grupo de recursos físicos. solicitud al área de recursos físicos
afectados. Preventivo Semanal Grupo de Recursos Humanos
Base de datos de las historias laborales Actualizar la Base de datos de historias laborales con 01/10/2017 31/12/2017 Base actualizada en el sistema de red
Falta a la reserva y pérdida de la
actualizada. servidores activos y retirados verificada frente al compartida del área.
información.
Preventivo Cuando se requiera archivo físico de las mismas. Grupo de Recursos Humanos
Digitalización Historias Laborales Digitalizar el 100% de las historias laborales. 02/01/2018 30/06/2018
Preventivo Trimestral Grupo de Recursos Humanos Archivo digital historias laborales.
Operativo 2. Improbable 3. Moderado MODERADA 1. Rara vez 2. Menor BAJA Asumir el riesgo
Seguimiento continuo a la documentación de Actualizar y revisar el check list de los documentos de 01/10/2017 30/12/2018 Formato creado por el área y
la historia laboral que se genera de cada cada carpeta. aprobado por calidad.
servidor Preventivo Semanal Grupo de Recursos Humanos
Sanciones disciplinarias
Creación del proceso de Gestión de Talento Solicitar la creación del proceso de Talento Humano 01/10/2017 14/12/2017 Memorando de solicitud creación del
Humano en la plataforma ESIGNA. en el Gestor Documental ESIGNA. proceso de Talento Humano en
Preventivo Cuando se requiera Grupo de Recursos Humanos Esigna.
Actualizar la información contenida en el Crear y diligenciar el formato de préstamo de 01/10/2017 31/12/2017 Formato de préstamo de historias
SIGEP. Capacitar al personal en la documentación. laborales.
actualización del SIGEP. Preventivo Cuando se requiera Grupo de Recursos Humanos
Acuerdos de Gestión Elaborar el procedimiento de Acuerdos de Gestión en 01/10/2017 31/03/2018 Procedimiento Acuerdos de Gestión.
coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Bajo nivel de compromiso de los Oficina Asesora de Planeación
servidores públicos con el Grupo de Recursos Humanos
cumplimiento de objetivos y
Preventivo Cuando se requiera
metas institucionales. Verificar la formulación y seguimiento a los Acuerdos 01/10/2017 31/03/2018 Check list de los Acuerdos de Gestión
de Gestión de los Gerentes públicos de la con seguimiento.
Superintendencia. Grupo de Recursos Humanos
Asumir el riesgo,
Cumplimiento 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 2. Menor MODERADA
Sistema de Evaluación del Desempeño Reducir el riesgo Adoptar el Sistema de Evaluación del Desempeño 01/11/2017 30/12/2017 Acto Administrativo de aprobación
Laboral. Laboral para los funcionarios de la Supervigilancia, del la Evaluación del Desempeño
Ausencia de planes de como herramienta de gestión del talento Humano. Grupo de Recursos Humanos Laboral para los funcionarios de la
Supervigilancia, adoptado.
mejoramiento individual de los
servidores que afectan el Preventivo Cuando se requiera
Adelantar el proceso de evaluación del desempeño al 02/01/2018 30/12/2018 Evaluaciones de Desempeño
desempeño tanto del servidor
personal de la SUPERVIGILANCIA. realizadas .
como del área a la que pertenece.
Grupo de Recursos Humanos
Contratación de un alto número Aprobar el rediseño de la Planta de Personal Elaborar memorando al Ministerio de Defensa 01/11/2017 30/12/2017 Memorando al Ministerio solicitando
de personas para las áreas solicitando la aprobación de la planta de personal. la aprobación de la Planta de
misionales y funcionales de la Grupo de Recursos Humanos Personal.
entidad que genera interrupciones
en los proceso por la alta rotación Preventivo Cuando se requiera
Asumir el riesgo,
Estratégico 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 2. Menor MODERADA
Reducir el riesgo
 Aprobar el rediseño de la Planta de Personal

Preventivo Cuando se requiera

Manual de funciones Planta de personal insuficiente 2. Adelantar los trámites necesarios para la 01/11/2017 30/12/2017 Documentos de los trámites
desactualizado. para cumplir con la misión y las Incumplimiento de los objetivos y Asumir el riesgo, ampliación de la planta de personal. adelantados ante las instancias
47 Personal metas institucionales. Estratégico 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 2. Menor MODERADA Grupo de Recursos Humanos competentes para la ampliación de
responsabilidades asignadas a la Reducir el riesgo
entidad. la planta de personal.

Manual de Funciones actualizado Preventivo Cuando se requiera 1. Actualizar el manual de funciones de los empleos 02/01/2018 30/06/2018 Documento Manual de funciones
Funcionarios sin las competencias que conforman la planta de personal de la actualizado.
adecuadas para su cargo. SUPERVIGILANCIA. Grupo de Recursos Humanos

Personas Incumplimiento de las Evaluar los estándares mínimos del sistema de Documento de evaluación de los
disposiciones legales frente al gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo estándares mínimos
Recursos Personal insuficiente para el diseño, implementación y 1/06/2017 Grupo de Recursos Humanos
diseño, elaboración y ejecución ejecución del SG-SST.
30/12/2018
del SG-SST.
Plan de Mejora del Sistema de
Evaluación Inicial de los estándares mínimos Gestión de Seguridad y salud en el
del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en Preventivo Cuando se requiera Elaborar el Plan de Mejora conforme a la Evaluación
1/09/2017 31/12/2017 Grupo de Recursos Humanos Trabajo.
el Trabajo Inicial de los Estándares Mínimos

Incumplimiento con las Seguimiento trimestral al Plan de

Cambios en la normatividad
Recursos insuficientes para el
Diseño, la implementación y
48 Ejecución del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
actividades programadas en el Hacer seguimiento trimestral a la ejecución del Plan Mejora del Sistema de Gestión de
Plan Anual del SG-SST y las de mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y 2/01/2018 31/12/2018 Grupo de Recursos Humanos Seguridad y salud en el trabajo.
contempladas en el Plan de salud en el Trabajo.
Mejora
Plan Anual de Gestión del Sistema de Plan Anual del Sistema de Gestión
Seguridad y Salud. del Sistema de Seguridad y Salud.
Elaborar el Plan Anual del Sistema de Gestión del
1/11/2017 30/12/2017 Grupo de Recursos Humanos
Sistema de Seguridad y Salud
Incumplimiento en la
Preventivo Trimestral
implementación y ejecución del Seguimiento al Plan Anual del
Sistema de Gestión de Seguridad y Sistema de Gestión del Sistema de
Asumir el riesgo, Hacer seguimiento trimestral al Plan Anual del
Salud en el Trabajo por falta de Operativo 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 2. Menor MODERADA 2/01/2018 31/12/2018 Grupo de Recursos Humanos Seguridad y Salud.
Reducir el riesgo Sistema de Gestión del Sistema de Seguridad y Salud.
continuidad en las tareas a
realizar.
Gestión de recursos necesarios para el
correcto funcionamiento del Sistema de
Solicitar los recursos necesarios para incluirlos en el Memorando y formato diligenciado
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 1/09/2017 22/09/2017 Grupo de Recursos Humanos
Plan Anual de Adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones

Sanciones monetarias por

incumplimiento de la disposiciones Modificar el Manual de Funciones para incluir las Solicitud modificación Manual de
legales en materia de seguridad y 1/09/2017 31/12/2018 Grupo de Recursos Humanos
funciones y el perfil de acuerdo con la normativa Funciones
salud en el trabajo.
Preventivo Trimestral

Manual de Seguridad y Salud en el

Elaborar el Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo 1/09/2017 30/10/2017 Grupo de Recursos Humanos
Trabajo

Documentación del Sistema de

Elaborar procedimientos, instructivos, Boletines,
Gestión Seguridad y Salud en el
formatos del Sistema de Gestión Seguridad y Salud 1/09/2017 30/03/2018 Grupo de Recursos Humanos
Trabajo debidamente aprobado por
en el Trabajo
Calidad
Base de datos Contratos de
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Falta de supervisión a los Seguimiento a las clausulas establecidas Tecnología
Elaborar Informes de Supervisión de los
Personal contratos de tecnología por en los contratos de Tecnología de la Preventivo Mensual 1/10/2017 31/12/2018
contratos de Tecnologías de la Información Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
exceso de carga laboral Entidad Informes Mensuales de
Información
Supervisión de los Contratos de
Cronograma de Mantenimientos
Falta de mantenimiento a las Ejecutar el cronograma de mantenimiento de los Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Mantenimiento a los equipos y
Tecnologia herramientas tecnológicas Preventivo Trimestral equipos y herramientas tecnológicas de la 1/10/2017 31/12/2018 Soportes de la ejecución de los
herramientas tecnológicas de la Entidad
actuales que cuenta la entidad Entidad Profesional de Defensa 08 - Líder de Infraestructura Mantenimientos según
cronograma establecido
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Fallas y retrasos en la Reporte trimestral en la SUITE
Falta de Planeación o Articulación y Seguimiento del Plan de
operación de los procesos de Realizar seguimiento al Plan de Acción / VISION del Plan de Acción /
Proceso articulación de los sistemas de Acción / Operativo de la Oficina de Preventivo Trimestral 1/10/2017 31/12/2018 Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
la entidad asociados a la Operativo de la Oficina Informática y Sistemas Operativo de la Oficina
información Sistemas. Información
plataforma tecnológica. Informática y Sistemas
Falta de identificación, revisión
Sanciones por entes de control Jefe de la Oficina Informática y Sistemas Estudios de Mercado y Estudios
y validación de la normatividad Realizar con el apoyo de la Oficina Jurídica, los
Correcta elaboración de estudios de Previos de cada contrato de
Legal aplicable y las necesidad de Preventivo Trimestral estudios de mercado y estudios previos para los 1/10/2017 31/12/2018
Incumplimiento a la mercado y estudios previos Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de tecnología celebrado por la
operación de la entidad para la contratos de Tecnología de la Entidad
normatividad aplicable de Información Entidad
adquisición de equipos o
Tecnologías de la Información - Oficio de requerimiento del
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Falta de continuidad del No disponibilidad y/o fallas en TI Solicitud y/o revisión del cumplimiento de Reducir el riesgo, Realizar reuniones de seguimiento de la Oficina personal cuando aplique
49 Personal personal de la Oficina los servicios y en la plataforma Tecnológico 4. Probable 4. Mayor EXTREMA las funciones y/o obligaciones del personal Preventivo Mensual 2. Improbable 4. Mayor ALTA Evitar, Compartir o de Informática y Sistemas y realizar solicitudes 1/10/2017 31/12/2018
de Tecnologías de la Fallas y demoras en la Transferir Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
Informática y Sistemas de la Oficina Informática y Sistemas de necesidad del personal cuando aplique Actas mensuales de seguimiento
información ofrecidos en la prestación del servicio interno y Información
de la Oficina Informática y
entidad. externo Realizar seguimiento a la implementación de los
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas Matriz de seguimiento trimestral
Falta de desarrollo de Seguimiento a la implementación del Plan Proyectos de Tecnología de la Información
Deterioro en la imagen del Plan Estratégico de
Tecnologia proyectos de integración de las Estratégico de Tecnologías de la Preventivo Trimestral establecidos en el Plan Estratégico de 1/10/2017 31/12/2018
institucional Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de Tecnologías de la Información y
plataformas tecnológicas Información y Comunicaciones - PETIC Tecnologías de la Información y
Información Comunicaciones - PETIC
Comunicaciones - PETIC
Incumplimiento en los términos Lista de asistencia,
Falta de socialización y Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
de ley a respuesta de PQRS Capacitaciones o socializaciones internas Realizar capacitaciones o socializaciones a los presentaciones o registros
capacitación de cambios
Proceso (ESTA SE REEMPLAZA POR y externas relacionadas con cambios Preventivo Trimestral grupos internos y externos de interés 1/10/2017 31/12/2018 fotográficos de la capacitación o
tecnológicos a los grupos Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
LA PRIMERA) tecnológicos de la Entidad relacionados con cambios tecnológicos. socialización trimestral a los
internos y externos de interés Información
grupos internos y/o externos
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Reporte mensual en la SUITE
Debilidades en el soporte Seguimiento a los Acuerdos de Niveles de Medir de acuerdo ala periodicidad establecida el
Tecnologia Preventivo Mensual 1/10/2017 31/12/2018 VISION de la medición del
técnico Servicio de la Entidad Indicador de Niveles de Acuerdos de Servicio Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
Indicador de ANS
Información
Omitir políticas, normas y Seguimiento a la aplicación de la Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Matriz de seguimiento de la
lineamientos internos y normatividad aplicable de las Tecnologías
Realizar seguimiento a la normatividad aplicable normatividad aplicable (Matriz
Legal externos aplicables a de la Información - TI. Preventivo Trimestral 1/10/2017 31/12/2018 Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
de las Tecnologías de la Información - TI GEL, Ley de Transparencia y
Tecnologías de la Información - Información
demás que sean aplicables)
TI Revisión y actualización del normograma
Preventivo Trimestral
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Matriz de Seguimiento de
Actualizar la Matriz de Seguimiento de Políticas
1/10/2017 31/12/2018 Políticas de Seguridad de la
Seguimiento a implementación de las de Seguridad de la Información Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
Falta de implementación y Información
Políticas de Seguridad de la Información. Información
seguimiento a las políticas de
seguridad de la información Realizar seguimiento al cronograma / matriz de Evidencias de actividades
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Fallas de disponibilidad en los las Políticas de Seguridad de la Información desarrolladas para cada tipo de
sistemas de información (Políticas de Seguridad Física, Políticas de 1/10/2017 31/12/2018 políticas según el cronograma
Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
Reducir el riesgo, Acceso a la Red, Políticas de Seguridad Lógica y Información
establecido (Políticas de
Tecnologia Pérdida o alteración de la
50 Sanciones por entes de control Operativo 3. Posible 4. Mayor EXTREMA 2. Improbable 4. Mayor ALTA Evitar, Compartir o Políticas de Equipo Cliente). Seguridad Física, Políticas de
información de la Entidad Preventivo Trimestral
Debilidades en el cumplimiento Transferir Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Deterioro de la imagen Realizar la revisión de la aplicabilidad de la Acta trimestral en donde se
de los controles establecidos Revisión de la documentación aplicable al
institucional documentación del proceso, publicada en la 1/10/2017 31/12/2018 evidencia la revisión de la
en los procedimientos y/o proceso Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
SUITE VISION documentación del proceso
manuales del proceso Información
Proceso
Preventivo Trimestral
Fallas en la Infraestructura Verificar los mantenimiento efectuados al Ejecutar el cronograma de mantenimiento de los Jefe de la Oficina Informática y Sistemas Soportes de la ejecución de los
Tecnológica - Centro de centro de computo y demás herramientas equipos y herramientas tecnológicas de la 1/10/2017 31/12/2018 Mantenimientos según
Computo tecnológicas Entidad Profesional de Defensa 08 - Líder de Infraestructura cronograma establecido
Tecnologia
Planear, organizar, dirigir y controlar las
actividades que permiten el desarrollo, Legal Preventivo Trimestral
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Jefe de la Oficina Informática y mantenimiento y funcinamiento de las Verificar información que debe estar actualizada
Apoyo Gestión Informática y Sistemas 1/10/2017 31/12/2018 Check list
Sistemas herramientas y servicios TIC de la SVSP, con el en los sistemas de información Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
fin de asegurar que estos mantengan optimos Información
Información desactualizada e El riego inherente queda en una zona de
niveles de disponibilidad.
inoportuna de la Entidad riesgo extrema (16)
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Consolidar Bases de datos actualizadas para
usos de las partes interesadas internas y 1/10/2017 31/12/2018 Bases de datos actualizadas
Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
externas
Información
Legal Preventivo Trimestral
Matriz de Ley de Transparencia
Actualizar la Matriz de Ley de Transparencia 1/10/2017 31/12/2017 Jefe Oficina de Planeación
actualizada

Realizar el seguimiento de la Matriz de Ley de Matriz de Ley de Transparencia

1/10/2017 31/12/2018 Jefe Oficina de Planeación
Transparencia actualizada
Incumplimiento a la Ley de Verificación del cumplimiento de los
Trasparencia requisitos de ley de transparencia
Publicación de la información en
la pagina web de la Entidad según
Publicar la información de Ley de Transparencia 1/10/2017 31/12/2018 Jefe Oficina de Comunicaciones
lo establecido en la Matriz de Ley
de Transparencia actualizada

Baja calidad de la prestación Correo electrónico enviado a la

del servicio Jefe de la Oficina de
Definir los lineamientos técnicos para publicar la
1/10/2017 31/12/2017 Jefe de la Oficina Informática y Sistemas Comunicaciones con los
información
No disponer de la información Inconformidad de los usuarios Reducir el riesgo, lineamientos para publicar la
51 confiable y oportuna que sea internos y externos Operativo 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o información
Legal de carácter público Preventivo Trimestral Transferir
Deterioro en la imagen Jefe de la Oficina de Planeación
Matriz Gobierno en Línea GEL
institucional Actualizar la Matriz de Gobierno en Línea GEL 1/10/2017 31/12/2017
actualizada
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Sanciones por entes de control

Realizar el seguimiento de la Matriz de Gobierno Matriz de Gobierno en Línea GEL

1/10/2017 31/12/2018 Jefe de la Oficina de Planeación
en Línea GEL actualizada
Incumplimiento a la Verificación del cumplimiento de los
normatividad de Gobierno en requisitos de la normatividad de Gobierno
Línea GEL en Línea GEL
Publicación de la Matriz de
Publicar la Matriz de Gobierno en Línea GEL 1/10/2017 31/12/2018 Jefe de la Oficina de Comunicaciones Gobierno en Línea GEL en la
pagina web de la Entidad

Correo electrónico enviado a la

Definir los lineamientos técnicos para publicar la Jefe de la Oficina de
información de la Matriz de Gobierno en Línea 1/10/2017 31/12/2017 Jefe de la Oficina Informática y Sistemas Comunicaciones con los
GEL lineamientos para publicar la
Matriz de Gobierno en Línea GEL
Legal Preventivo Trimestral
Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Realizar proceso de contratación para la
Contrato e informes de
actualización de la Pagina web en cumplimiento a 1/10/2017 31/12/2017
Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de supervisión del contrato
Debilidades en el cumplimiento los requisitos de Gobierno en Línea GEL
Verificación del cumplimiento de la Información
de la normatividad aplicable en
normatividad aplicable pagina web
la pagina web Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Realizar evaluación de la pagina web de la
Resultados de la Evaluación de la
entidad en cumplimiento a los requisitos de 1/10/2017 31/12/2017
Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de Página web de la Entidad
Gobierno en Línea GEL
Información
Proceso Preventivo Trimestral Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Realizar revisión y validación de los roles Base de datos con roles
Falta de controles en los roles Seguimiento a los roles establecido para
establecidos para cada usuario de acuerdo a 1/10/2017 31/12/2018 Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de actualizados para los usuarios de
de usuarios Ocultar información cada usuario
Sanciones por entes de control Reducir el riesgo, sus funciones o responsabilidades Información la Entidad
considerada pública para 1. Rara vez 4. Mayor
52 De corrupción 2. Improbable 4. Mayor ALTA ALTA Evitar, Compartir o
Proceso Omitir políticas, normas y favorecer a un tercero
Deterioro en la imagen Preventivo Trimestral Transferir Realizar trimestralmente una campaña de Jefe de la Oficina Informática y Sistemas
Socialización de campañas sobre
lineamientos internos y (información no actualizada) institucional socialización internas, relacionadas con
políticas, normas, lineamientos, internos y Soporte de la divulgación interna
externos aplicables a políticas, normas, lineamientos internos y 1/10/2017 31/12/2018 Profesional de Defensa 08 - Líder de Sistemas de
externos aplicables a Tecnologías de la de la campaña
Tecnologías de la Información - externos aplicables a Tecnologías de la Información
Información - TI
TI Información - TI
El Flujo de información es Trazabilidad en el Sistema de información en Diario Activar la fecha de finalización y alertas de las PQRSD 1/10/2017 15/11/2017 Trazabilidad en el módulo
inadecuado y no existe registro de el Gestor Documental. en el Gestor Documental.
Coordinador del Área de Atención al Usuario
la trazabilidad de la misma en el
Jefe Oficina de Sistemas
sistema de información eSigna.

Activar el rol en el gestor documental al Coordinador 1/11/2017 15/10/2017 Acta

de Atención al Usuario,
Coordinador del Área de Atención al Usuario
Jefe Oficina de Sistemas

Tecnologico Insatisfacción Usuarios

Solicitar Ajustar el módulo de PQRSD en la 15/10/2017 31/10/2017 Acta con los compromisos
plataforma eSigna, de modo que el usuario pueda establecidos
3. Coordinador del Área de Atención al Usuario-
registrar únicamente PQRSD y que se genere la
Jefe Oficina de Sistemas.
trazabilidad y se efectúen los controles.

Reglamento interno de Derecho de Petición Cuando se requiera Actualizar la resolución que reglamenta el Derecho de 15/10/2017 30/11/2017 Resolución Reglamento Interno
Petición. Coordinador y Gestor de Calidad del Área de Atención al modificada.
Usuario.
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

Reducir el riesgo,
Vencimiento de los términos
53 Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Preventivo 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
legales en la atención de PQRSD
Transferir

El flujo de información se ve
afectado por la falta de
comunicación e interacción entre
los funcionarios y colaboradores
responsables de dar respuesta a
las PQRSD de la Entidad.
53 Proceso
Error en el direccionamiento de las
PQRSD por falta de capacitación
Personal
Errores en la tipificación de la
PQRSD.
Personal
Demora en la elaboración de las
respuestas por parte de las áreas
Proceso competentes.
Inadecuada formulación de los
procesos en cuanto al flujo,
Proceso competencias y responsabilidades.
El Flujo de información es
inadecuado y no existe registro de
la trazabilidad de la misma.
Proceso
54
Carencia del enfoque transversal
de los procedimientos.
Proceso
Deficiencia en el seguimiento en el
proceso de notificaciones.
Personal
Ausencia del registro en la base de Recibir o solicitar cualquier dadiva
datos para el seguimiento y
Personal análisis de los casos.
Dar fe de la legalidad de los servicios de vigilancia y Demoras u omisión en el
seguridad privada que se hallen constituidos y en direccionamiento a las áreas
funcionamiento en todo el territorio Nacional de correspondientes para su gestión.
acuerdo a lo establecido en la normatividad legal
aplicable, avocar el conocimiento, desarrollo y Personal
Apoyo Secretaria General Secretario General
ejecución de las acciones de control interno Direccionar la PQRSD a una
disciplinario; así como brindar información respecto dependencia que no corresponde
del estado actual de las peticiones, quejas, reclamos 55 para demorar el tramite.
y trámites que se eleven a nivel nacional ante la
Entidad. Personal
Ausencia de respuesta o demoras
por parte de las áreas encargadas.
Personal
Tratamiento inadecuado por parte
de las áreas competentes a la
PQRSD.
Proceso
Falta de personal
Personal
Personal Pendientes para evaluar 81 quejas
del año 2016
56
Agilización de trámites por tráfico
de influencias.
Personal
Vencimiento de términos de
indagación preliminar sin decretar
y aplicar las pruebas adecuadas.
57
Proceso
Pendientes para evaluar 81 quejas
del año 2016.
Personal
Violación al debido proceso
58
Proceso
Demora en la entrega de
información probatoria por parte
de las diferentes dependencias de
la entidad. El artículo 14 de la Ley
Personal No. 1437 de 2011 modificado por
Violación al debido proceso por
descuido de quienes realizan el
proceso de notificación.
Personal
59
Falta de Trazabilidad con la
empresa 472, pues se presenta
demora en la entrega de las
planillas, la cual se efectúa
Proceso mensualmente lo que no le
Manejo indebido de expedientes.
Personal
Falta de custodia por los
operadores disciplinarios o
60 funcionarios que entran en
contacto con el expediente.
Personal
Pérdida de los cuadernos copias
de expedientes que no son
recibidos por archivo central por
tema de costos de custodia. Para
Personal el proceso disciplinario es
Debilidades en la planeación de la
auditoría, preauditoría.
Proceso
Falta de integridad, objetividad,
confidencialidad y competencia
Personal del auditor, conforme al estatuto
del auditor y código de ética.
Procedimientos desactualizados.
Proceso
Falta de un adecuado seguimiento
de las auditorías a realizan.
Proceso
61
Desconocimiento de los temas a
Personal evaluar.
Falta de veracidad y entrega de
información incompleta a la
Personal auditoría para su verificación.
Limitación en el tiempo y recursos
(Humano, tecnológico y
Recursos financiero) para adelantar las
auditorías.
Ausencia de personal para dar
cumplimiento al objetivo y realizar
Personal los seguimientos y auditorias.
Falta de compromiso por parte de
los líderes de los procesos con la
Personal preparación y entrega de la
información.
Evaluar en forma independiente y objetiva el Sistema Ausencia de Planes Operativos
de Control Interno, promoviendo la cultura de Anuales por dependencia.
Evaluación Control Interno Jefe de Control Interno Proceso
autoevaluación y la mejora continua en los procesos
de la SuperVigilancia.
62
Vencimiento de los términos
legales en la atención de PQRSD
Vencimiento de términos para
notificaciones y permitir la
indebida notificación
o beneficio a nombre propio o de
terceros por omitir la gestión a las
denuncias, peticiones, quejas y
reclamos realizados sobre la
prestación de los servicios por
parte de los vigilados.
Prescripción de la acción
disciplinaria.
Agilización, demora u omisiones
en la expedición de las decisiones
o acciones arbitrarias en el
proceso disciplinario con el fin de
favorecer a terceros con intereses
particulares.
Vencimiento de términos durante
el proceso disciplinario
Indebida notificación
Pérdida o destrucción de los
expedientes disciplinarios
archivados que pueden servir
como insumo para una eventual
demanda judicial y/o violación de
la reserva legal
Inadecuada evaluación de la
gestión institucional y del Sistema
de Control Interno en las
evaluaciones y seguimientos que
tiene a cargo la Oficina de Control
Interno.
No presentar o rendir fuera de los
términos legales, respuestas a
requerimientos o informes a la
Oficina de Control Interno y a
Organismos externos.
Deterioro de la imagen y
credibilidad institucional.
Cumplimiento
Aumento de las quejas y derechos
de petición
Sanciones disciplinarias
Se puede presentar la interrupción
de otros procesos al interior de la
entidad
Se pueden presentar quejas y/o
reclamos por parte de los usuarios
internos y/o externos
Se puede perder credibilidad o
imagen
Se pueden generar sanciones de
tipo disciplinario
De corrupción
Hallazgos de Auditorías.
Pérdida de imagen
Sanciones legales
Demandas en contra de la Entidad
Investigación disciplinaria Pérdida
de recursos
Terminación del procedimiento y
el archivo definitivo del expediente
Cumplimiento
por ocurrencia de la prescripción
de la acción disciplinaria.
Corrupción. Ley No. 599 de 2000,
De corrupción
Ley No. 1474 de 2011.
Demandas en contra de la entidad
por violación al debido proceso, lo
que puede conllevar al pago de
indemnizaciones. Imposibilidad de
dar el impulso a los procesos por
falta de pruebas.
Demandas en contra de la entidad
por violación al debido proceso, lo
que puede conllevar al pago de
indemnizaciones
Demandas en contra de la entidad
por violación al debido proceso, lo
que puede conllevar al pago de
indemnizaciones
Pérdida de credibilidad en el
Proceso de Control Interno.
Auditorías sin aporte al
mejoramiento continuo de los
procesos
No logro de objetivos de la
evaluación de gestión
independiente.
Que los hallazgos no cuenten con
evidencias documentales
suficientes que las soporten.
Incumplimiento del Programa de
Auditoría.
Afectación en el cumplimiento de
los objetivos estratégicos de la
entidad.
Sanciones de tipo disciplinarios,
civiles, administrativos, fiscales,
entre otros
Cumplimiento
Reglamento interno de Derecho de Petición Cuando se requiera
Acompañar a las áreas involucradas en la verificación 15/08/2017 31/12/2018 registro de control de asistencia
de las respuestas de PQRSD
Gestor de calidad
Solicitar el recurso humano que realice el 15/10/2017 30/10/2017 memorando
seguimiento diario al direccionamiento de las PQRSD
para generar las alarmas respectivas a los tiempos Coordinador del Área de Atención al Usuario
Reducir el riesgo, que tiene cada área y/o dependencia para responder
4. Probable 4. Mayor EXTREMA Preventivo 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o o devolverla en caso de que no sea de su
Seguimiento a las PQRSD que se direccionan a Mensual LLevar un control diario sobre las PQRSD que entran 30/10/2017 permanente mientras la Base de datos en excel
Transferir
las áreas y/o dependencias responsables de para direccionar, con el fin de que se haga dentro de plataforma realiza la
dar respuestas a las mismas, de igual manera los tiempos estipulados en la Norma y que se asignen trazabilidad .
este seguimiento debe realizarse a las PQRSD con exactitud al área correspondiente. Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
de competencia del área de atención al Administrador de PQRSD
usuario. 4. Solicitar al área de planeación, incluir dentro de los 20/10/2017 30/11/2017 memorando
compromisos y metas de los acuerdos de gestión,
relacionados con la resolución de las PQRSD, los Coordinador del Área de Atención al Usuario
términos de respuesta en los procesos y áreas
obligados a firma.
Seguimiento del Comité Institucional de Presentar informe mensual ante el Comité de
Desarrollo Administrativo. Desarrollo Administrativo para que tome las medidas
disciplinarias a que hubiese lugar en el caso de que se Coordinador del Área de Atención al Usuario
presenten vencimientos.
Mensual 30/10/2017 30/12/2018
Capacitación interna y externa sobre los Capacitar al administrador de PQRSD en la Norma 30/10/2017 15/12/2017 Control de asistencia
trámites y servicios que presta la entidad. que establece los términos en los tiempos de Nota: esta capacitación presentación de la capacitación
respuesta (CEPACA), y en el Decreto 1755 de 2015 debe hacerse de manera
para su direccionamiento. inmediata, cuando haya Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Semestral cambio de Oficina Jurídica
Buzón de preguntas frecuentes Cuando se requiera Capacitar semestralmente a los usuarios externos 02/02/2018 30/12/2018 Control de asistencia
sobre los trámites y servicios que presta la entidad. presentación de la capacitación
Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Delegadas para el Control y para la Operación y Oficina
Asesora Jurídica.
Actualizar el link de preguntas frecuentes sobre 01/11/2017 30/12/2018 Link de preguntas frecuentes
trámites y servicios actualziado.
Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Delegadas para el Control y para la Operación, Oficina
Asesora Jurídica y Oficina Asesora de Planeación
Operativo Preventivo Cuando se requiera Actualizar el Procedimiento de Notificaciones. 15/10/2017 30/03/2018 Procedimiento de Notificaciones
Coordinador del Área de Atención al Usuario. actualizado.
Oficina Asesora de planeación
Jefe Oficina de Sistemas
Procedimiento "Notificación y comunicación
de actos administrativos" Socializar el procedimiento de notificaciones. 15/11/2017 30/03/2018 Control de asistencia
presentación de la capacitación
Coordinador del Área de Atención al Usuario
Campañas de la socialización
Oficina de Comunicaciones
Reducir el riesgo,
4. Probable 4. Mayor 3. Posible 3. Moderado
EXTREMA ALTA Evitar, Compartir o Realizar las parametrizaciones, ajustes e
Buzón de preguntas frecuentes Preventivo Semestral Transferir 30/10/2017 30/06/2018 Ajustes en la plataforma del
implementaciones que requiere el módulo de Coordinador del Área de Atención al Usuario. procedimiento de notificaciones
notificaciones, para que todas las tareas y soportes Oficina Asesora de planeación
queden registrados en el sistema eSigna. Jefe Oficina de Sistemas
Llevar un control diario de los actos administrativos 02/02/2018 permanente mientras la
para notificar, con las salidas de las citaciones y plataforma realiza los Base de datos en excel
notificaciones de los mismos. ajustes al procedimiento Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
de notificaciones Jefe Oficina de Sistemas
Trazabilidad en el Sistema de información en Preventivo Diario Trazabilidad en el tratamiento de las PQRSD 15/10/2017 30/06/2018 Trazabilidad en el tratamiento de las
el Gestor Documental PQRSD en la plataforma eSigna.
Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
Jefe Oficina de Sistemas
Generar alertas de vencimiento y enviarlas a las áreas 30/03/2017 permanente mientras la Correos electrónicos de alertas
y/o dependencias a cargo de su resolución, antes del plataforma realiza la
vencimiento. trazabilidad . Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
Jefe Oficina de Sistemas
Protocolo Único de Atención al Usuario y Preventivo Cuando se requiera Aprobar el Protocolo Único de Atención al Usuario. Documento de Protocolo Único de
Carta de Trato Digno. Atención al Usuario.
Asumir el riesgo,
3. Posible 4. Mayor EXTREMA 2. Improbable 4. Mayor MODERADA Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Reducir el riesgo
1/11/2017 30/11/2017 Jefe Oficina Asesora de Planeación
Socializar interna y externamente el Protocolo Único Listados de asistencia a las jornadas
de Atención al Usuario y la Carta de Trato Digno. de socialización.
Coordinadora del Área de Atención al Usuario
2/01/2018 30/06/2018 Coordinador de la Oficina de Comunicaciones.
Pactos de Transparencia Preventivo Cuando se requiera Solicitar a la Secretaría de Transparencia
acompañamiento en la suscripción de Pactos
empresariales de Transparencia y Anticorrupción.
Coordinadora del Área de Atención al Usuario
1/12/2017 30/12/2017 Coordinador de la Oficina de Comunicaciones. Memorando
Resolver en primera instancia los procesos Preventivo Mensual Realizar autoevaluación trimestral para determinar el 20/10/207 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Actas de reuniones de auto
disciplinarios en un tiempo menor a tres años, estado de los proocesos y detectar de forma evaluación trimestrales
dando aplicación al indicador de gestión. anticipada procesos en riesgo de prescripción.
Sensiblización y capacitación Preventivo Semestral Socializar unos tips dirigidos a los funcionarios de la 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Tips socializados
Reducir el riesgo, SuperVigilancia en cuanto a los temas relativos a la
4. Probable 3. Moderado ALTA 4. Probable 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o prescripción de la acción disciplinaria.
Transferir
Dictar capacitación a los funcionarios sobre 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Correos electrónicos enviados a
normatividad del Estatuto Anticorrupción contenido comunicaciones con los tips
en la Ley No. 1474 de 2011.
Procedimiento proceso disciplinario ordinario Diario Actualizar el procedimiento disciplinario ordinario 01/11/2017 30/03/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Procedimiento disciplinario
con controles. incluyendo puntos de control y términos de ejecución actualizado.
Preventivo de las actividades del procedimiento.
Controles a las actuaciones disciplinarias Preventivo Diario Mantener actualizada la base de datos del proceso 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Base de datos del proceso
disciplinario. disciplinario actualizado.
Reducir el riesgo,
4. Probable 5. Catastrófico EXTREMA 3. Posible 4. Mayor ALTA Evitar, Compartir o
Uso de la planilla de entrega de de las diferentes 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Planilla de entrega de
Transferir
comunicaciones que se envían tanto a funcionarios comunicaciones a correspondencia.
como ex funcionarios públicos, ya sea mediante
memorandos u oficios.
Plan de contingencia Correctivo Cuando se requiera Diseñar y someter a aprobación del Comité 01/11/2017 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Plan de contingencia diseñado y
Institucional de Desarrollo Administrativo un Plan de presentado al Comité Institucional
Contingencia para evacuar los expedientes atrasados. de Desarrollo Administrativo.
Elaborar tablero de control con alertas tempranas 20/10/2017 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Tablero de control con alertas
para aviso de los términos del proceso disciplinario. tempranas aviso de términos.
Matriz de informe de procesos disciplinarios
en curso Hacer control y medición permanente de los 02/01/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Control y seguimiento al tablero de
Asumir el riesgo, indicadores del tablero de control control.
Operativo 3. Posible 2. Menor MODERADA Preventivo Diario 3. Posible 2. Menor MODERADA
Reducir el riesgo
Redacción de una cartilla dirigida a los funcionarios 20/10/2017 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Cartilla sobre proceso disciplinario.
de la SuperVigilancia, explicando el paso a paso del
proceso disciplinario junto con sus términos en
Control a la entrega de correspondencia y a primera y segunda instancia.
los términos del proceso disciplinario.
Elaborar tablero de control con alertas tempranas 20/10/2017 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Tablero de control con alertas
para aviso de los términos de notificación. tempranas aviso de términos de
notificación.
Matriz de informe de procesos disciplinarios Asumir el riesgo,
Operativo 3. Posible 2. Menor MODERADA Preventivo Diario 3. Posible 2. Menor MODERADA
en curso Reducir el riesgo Hacer control y medición permanente de los 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Seguimiento al tablero de control
indicadores del tablero de control con alertas tempranas aviso de
términos de notificación.
Solicitar espacio fisico con control de acceso para la 20 de octubre de 2017 31 de diciembre de Grupo de Control Interno Disciplinario Memorando solicitando el espacio
custodia de los expedientes, que sea exclusivo de 2017 físico para la custodia de los
Control Interno Disciplinario sin compartirlo con expedientes disciplinarios.
ninguna otra dependencia de la entidad.
Elaborar el inventario de expedientes disciplinarios. 01/11/2018 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Inventario de expedientes
Asumir el riesgo, disciplinarios.
Operativo 3. Posible 2. Menor MODERADA Control de los expedientes disciplinarios. Preventivo Diario 3. Posible 2. Menor MODERADA
Reducir el riesgo
Diseñar una lista de chequeo del contenido de los 01/11/2018 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Lista de chequeo contenido
expedientes disciplinarios. expedientes disciplinarios.
Estatuto de Auditoría Interna, Código de Ética Preventivo Cuando se requiera Elaborar el Estatuto de Auditoría Interna, el Código 15/10/2017 29/12/2017 Jefe Oficina de Control Interno y funcionarios de la Documentos de Estatuto de
del auditor y procedimientos asociados. de Ética del Auditor y actualizar los procedimientos Oficina de Control Interno Auditoría y Código de Ética
asociados.
Presentar al Comité Institucional de Coordinación de 02/01/2018 28/02/2018 Jefe de Control Interno Estatuto de Auditoría Interna y
Control Interno para aprobación el Estatuto de Código de Ética aprobados.
Auditoría Interna y socializarlo una vez esté
aprobado.
Desarrollar talleres sobre la apropiación de valores y 2/01/2018 30/12/2018 Funcionario de la Oficina de control interno designado o Registro Asistencia a los talleres "
principios definidos en el Código de Ética de Control contratista
Interno.
Actualizar los procedimientos relacionados con el 15/10/2017 30/03/2018 Contratista de Control Interno. Procedimientos del proceso de
proceso Auditor estableciendo los puntos de control Evaluación, Control y Mejora
y los tiempos de ejecución de cada actividad. actualizados y aprobados por el SGC
Reducir el riesgo,
Estratégico 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Programa Anual de Auditorías internas Preventivo Cuando se requiera Elaborar el Programa Anual de Auditoría para la 02/01/2018 28/02/208 Equipo de la Oficina de Control Interno Programa Anual de Auditoría
Transferir
aprobado. vigencia, basado en la priorización de los temas aprobado por el Comité Institucional
críticos según la gestión de riesgos de la entidad y de Coordinación de Control Interno
someterlo a aprobación del Comité Institucional de
Coordinación de Control Interno.
Seguimiento a la ejecución del Programa Preventivo Semestral Seguimiento semestral a la ejecución del Programa 02/01/2018 30/12/2018 Jefe de Control Interno Presentación del seguimiento al
Anual de Auditoría. de Auditoría interna en el Comité Institucional de Programa Anual de Auditoría al
Coordinación de Control Interno Comité Institucional de Coordinación
de Control Interno
Sensibilización a los lideres del proceso sobre Preventivo Semestral Realizar jornadas de sensibilización sobre la 2/01/2018 30/12/2018 Jefe de Control Interno Listados de Asistencia a la Jornada
la importancia del proceso auditor. importancia del proceso auditor, enfatizando la de Sensibilización del proceso
responsabilidad sobre la calidad y veracidad de la auditor.
información.
Aseguramiento de recursos para llevar a cabo Preventivo Cuando se requiera Planificar y asignar los recursos humanos y 01/10/2017 31/12/2018 Jefe de Control Interno Plan de adquisiciones presentado a
la auditoría tecnológicos necesarios para adelantar la auditoría. la Oficina de Planeación para
garantizar los recursos que permitan
cumplir con el Programa Anual de
Publicar y socializar el Cronograma de Informes y Auditoría y las actividades de la
Seguimiento Cronograma de informes y Preventivo Mensual 02/01/2018 31/01/2018 Jefe de Control Interno Memorando remitiendo el
actividades de la Oficina de Control Interno.
actividades de la Oficina de control interno, cronograma de informes de
acorde a la normatividad vigente. actividades de la Oficina de Control
Interno.
01/10/2017 30/12/2017 Jefe de Control Interno Memorando solicitando la
Solicitar a la Oficina de Planeación la construcción de construcción de los planes
planes operativos anuales por dependencia para la operativos anuales por dependencia
Reducir el riesgo, vigencia 2018. a la Oficina de Planeación.
4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Transferir

Evaluar en forma independiente y objetiva el Sistema
de Control Interno, promoviendo la cultura de
Evaluación Control Interno Jefe de Control Interno
autoevaluación y la mejora continua en los procesos
de la SuperVigilancia.
62
Falta de seguimiento al
cronograma de informe y
Proceso Programa Anual de Auditoría de la
Oficina de Control Interno.
Falta de verificación de la
información reportada por los
Personal responsables.
Deficiente calidad en los informes
de auditoría.
Proceso
Retrasos en la comunicación y
divulgación del informe de
Comunicación auditoría a los líderes del proceso
evaluado.
63
Falta de claridad en el
planteamiento de los hallazgos y/o
Procesos en la formulación de acciones
efectivas en los planes de
mejoramiento por parte de los
Falta de acompañamiento y
asesoría a los responsables en la
Personal formulación de las acciones de
mejora.
Falta de compromiso de los líderes
de los procesos y del personal de
Personal la entidad en la ejecución de las
acciones de autocontrol y
mejoramiento continuo.
Alta rotación de personal
64 Personal
No conocer la identificación de
controles y la importancia de su
Proceso manejo
Fecha de actualización: 30/10/2017
Elaboró /cargo: Oficina Asesora de Planeacion y Control Interno
Firma del líder del Proceso:
Sistema Gestión de la Calidad
Código: FOR-GC-121-014
Fecha aprobación: 21/11/2017
Versión: 04
No presentar o rendir fuera de los
términos legales, respuestas a
requerimientos o informes a la
Oficina de Control Interno y a
Organismos externos.
No establecer las acciones
efectivas para eliminar las causas
de los hallazgos.
Omitir la realización de las
acciones de autocontrol y
autoevaluación por parte de los
líderes de los procesos y del
personal de la entidad.
Incumplimiento al Programa Anual
de Auditoria de la Oficina de
Control Interno.
No generar un mejoramiento
continuo y generar riesgos en la
sostenibilidad del MECI
Incumplimiento de los Planes y
Programas de la entidad por falta
de controles.
Seguimiento Cronograma de informes y Preventivo Mensual
actividades de la Oficina de control interno,
acorde a la normatividad vigente.
Reducir el riesgo,
Cumplimiento 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Transferir 30/11/2017 30/12/2017 Jefe de Control Interno Seguimiento el cronograma de
Realizar seguimiento al cumplimiento del informes de actividades de la Oficina
Cronograma de informes y actividades de la Oficina de Control Interno.
de Control Interno.
Generar alarmas y comunicar a los líderes de los 30/11/2017 30/12/2017 Jefe de Control Interno Memorandos o email requiriendo a
procesos que tengan compromiso con la entrega de las áreas la entrega de información
información próxima a vencerse. necesaria para la atención de
requerimientos de información
interna y externa, cuando sea
Informe de Auditoría con hallazgos claros para Preventivo Cuando se requiera Elaborar Informes de Auditoria claros, y con un plazo 01/11/2017 30/12/2018 Auditor de la Oficina de Control Interno Memorando remitiendo el informe
una adecuada formulación del plan de para la formulación del Plan de Mejoramiento. de auditoría y estableciendo el Plazo
mejoramiento. para la formulación del Plan de
Mejoramiento.
Acompañamiento a los líderes de los procesos Preventivo Cuando se requiera Capacitar semestralmente a los líderes de los 2/01/2018 31/12/2018 Jefe de Control Interno o funcionario designado Listados de Asistencia a la Jornada
en la formulación de los Planes de procesos en la formulación de acciones preventivas y de Sensibilización del proceso
mejoramiento. correctivas que orienten a la mejora continua. auditor.
Reducir el riesgo,
Operativo 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Transferir Verificar eficacia de las acciones establecidas, en el 30/11/2017 30/12/2017 Auditor de la Oficina de Control Interno Retroalimentación al Plan de
plan de mejoramiento de las auditorías del proceso. mejoramiento presentado por los
auditados.
Verificar y hacer seguimiento a la ejecución de los 30/11/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno responsable Realizar seguimiento al plan de
planes de mejoramiento derivados de la auditoría. de la auditoría mejoramiento interno institucional
Preventivo Semestral Solicitar al área de Talento Humano incluir dentro del 01/10/2017 30/12/2017 Jefe de la Oficina de Control Interno Memorando solicitando a Talento
programa de capacitaciones, formaciones dirigidas al Humano incluir en el Plan de
fomento de la cultura de autocontrol. Capacitación formaciones dirigidas al
fomento de la cultura de
autocontrol.
Verificar el cumplimiento de las capacitaciones que se 02/01/2018 30/12/2018 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno Seguimiento a las capacitaciones
Reducir el riesgo, programen y evaluar la eficacia de las mismas. impartidas sobre autocontrol.
Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Fortalecimiento de la Cultura de Autocontrol 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Transferir
Realizar campaña de la cultura del control y verificar 01/11/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno Medios de divulgación de la
mediante encuestas su implementación a los líderes Campaña.
de procesos.
Encuesta sobre apropiación de la
Campaña.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Calle 24ª No. 59 – 42 Torre 4 Piso 3 Centro Empresarial Sarmiento Angulo
PBX: (571) 3078038 Línea Gratuita Nacional: 01 8000 119703
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