Islamic Relief Worldwide | Albania Office 

ISLAMIC RELEIF ALBANIA 
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT 
EMPLOYEE JOB DESCRIPTION 
 
Job Title:  Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL) Officer  
Department:  MEAL 
Location:  Tirane, Albania 
Supervisor:  MEAL Coordinator 
Reference:   IRAL\MEAL\01\ALB 
 
JOB SUMMARY 

Under  the  direct  supervision  of  the  MEAL  coordinator,  the  MEAL  officer  will  be  responsible  for 
implementing  and  coordinating  all  monitoring  activities,  this  include,  implementation  of  the  collection, 
analysis,  and  reporting  of  data  as  required  for  fulfilling  donor  and  management  requirements. 
Implementing MEAL tools; implementing data collection activities, managing technological hardware and 
software used for data collection; training field staff; and preparing reports, data, feedback, Learning and 
complaint mechanism for IR projects in Albania. To ensure that existing systems are used properly and also 
proactively  contribute  to  improve  and  enhance these systems when gaps or weaknesses  are  identified. 
Development and maintenance of systems for the information management of all projects implemented 
by IR in Albania. To act as the focal point in the office for archives, record keeping and to support the office 
director implement and maintain policy compliance by coordinating the completion of key record keeping 
tasks. The MEAL Officer will also work closely with MEAL coordinator, MEAL team, Program team and IR 
partners to identify monitoring and reporting needs. The MEAL Officer will be based in Tirana/Albania 

 Office, with frequent travel to the projects sites in other sub offices. 

  
RESPONSIBILITIES:   

Collection, Review and Analysis of Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning Data: 

1‐ Initiate and coordinate planning activities: 
• Assist in the development of MEAL System for IR Albania 
2‐ Monitor and evaluate project implementation: 
• Assist to design and develop a Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning approach. 
• Contribute in development of program/project log frames theories of change and any other 
accountability frameworks and formats demanded by the donors and ensure commitments to 
donors and other stakeholders are aligned with organizations internal MEAL systems. 
• Actively developing and maintaining KOBO software and tools to support case management 
activities. 
• Development and maintenance of Access and Excel databases that allow program implementers 
to readily access information required to implement programs efficiently and effectively 
• Develop tools and manage data using KOBO to support monitoring and implementation of 
programs. 
• Support the integration of automated and instant data analysis through, Power BI and/or other 
equivalent software. 
• Keeping track of the monitoring, information management and assessment needs of Albania 
programs, ensuring data collected is comprehensive and relevant 
• Ensuring cleaning and analysis of all data received regarding Albania programs, continuously 
strengthening an understanding of the Programme use of data 
• Proactively develop technological solutions to data management problems or opportunities 
• Train data collection teams on technical and conceptual issues to ensure the data collected is 
done in the correct way, of high quality and representative of what it was intended to measure. 

IR Albania HR Department      
Islamic Relief Worldwide | Albania Office 

• Review of monthly, progress reports, quarterly, annual reports, and other reporting 
requirements. 
• Assuring the compilation/documentation of program related information, processes, lessons 
learned, and success stories of the project. 
• Develop periodic assessment and reporting templates and guidelines 
3‐ Assist in implementation of new sectoral interventions: 
• Advice on needs assessments for new situations as required. 
• Assist in project baseline studies as requested by the operation coordinator and help in reviewing 
draft reports submitted by program team. 
• Provide technical assistance in project planning, assisting programs in translating operational plan 
into actions, defining work priorities and performance through participatory mentoring and 
onsite visits as needed and requested by projects coordinator. 
4‐ Accountability and Learning: 
• Promote principles of accountability to beneficiaries among IR staff. 
• Ensure that activities are carried out to raise awareness of prevention of sexual exploitation and 
abuse and handling of serious complaints in line with IRW accountability and complaint 
framework.  
• Assist to reinforce internal learning and reflection by supporting project staff to fill out learning 
log and regular discussions of monitoring data and reflections/learning exercises with Program 
and partner staff. 
• Participate in design and implementation of studies, assessments and learning, in coordination 
with MEAL coordinator and Program staff. 

5. Archives & Records Management (ARM) 

• To support the office director, develop plans to ensure that policy compliance targets are met 
within the agreed timeframe. To identify and document office record keeping and set up an 
appropriate dedicated record storage area(s) and to receive and provide dedicated training 
• Transfer of files to country office, identified retained closed files, archived, stored, control access 
to the storage area establish file access log and regularly inspect the conditions of the dedicated 
record storage area) 
• To co‐ordinate the destruction of closed files. To identify all closed files that need be kept 
permanently as IR archives, to co‐ordinate the identification of IR publications created 
• Scanning of all project related records and project file close checklist that are required to be 
scanned and to send the scanned images HQ within agreed timeframes, missing records log) 
• To maintain all record keeping registers, forms and logs required under the records management 
policy as office records. 
• To maintain a stock of records management stationary as per office requirements, for example, 
archive boxes. 

Others duties: 

• Participate in core management team activities 
• Represent the office in coordination meetings and any other meetings as requested 
• Providing regular feedback to the Meal coordinator. 
• Assist in the documentation of the project meetings/workshops. 
• Support in the development of promotional materials, project stories quarterly reports. 

Language Skills 

Fluency in English is required both written and oral.  

IR Albania HR Department      
 Islamic Relief Worldwide | Albania Office 

Qualifications and Experience 
1. University education with a focus on IT, statistics or related field,  
2. Ability to use MS Office programs, specifically Excel and Access, 
3. Experience  in  using  SPSS,  KOBO  as  well  as  programming  languages  (SQL,  JavaScript  etc)  is  highly 
advantageous, 
4. At least 2 to 3 Years Previous experience in a humanitarian organization, with strong practical 
understanding of Programme implementation or Monitoring and Evaluation and Accountability and 
Learning, 
5. Work experience in food security, livelihood, health & nutrition, WASH, education, community driven 
development projects and recovery programs, 
6. Demonstrated experience in developing assessment tools (e.g. questionnaire, focus group discussions), 
7. Strong understanding of the Logical Framework Analysis (LFA) as well as capacity to develop and analyze 
problem and make strategic decision, 
8. Strong ability to work with team and work independently and meet tight deadlines, 
9. Strong interpersonal and communication skills, teamwork, flexibility, innovation and leadership, skills, 
10. Previous experience in this area will be an asset . 

General Skills 
1‐ Resourcefulness and confidentiality  
2‐ Excellent good proposal and report writing skills  
3‐ Exceptional communication skills  
4‐ Excellent training / facilitation and capacity building skills . 
5‐ Excellent negotiation and problem solving skills. 
6‐ Good team management skills  
7‐ Good planning and analytical capacities  
8‐ Good Research skills  
9‐ Ability to work under pressure and extreme time constraints . 
10‐ Excellent communication and supervisory skills. 

Must be Albanian National 
HOW TO APPLY: 
 If you are reliable, service minded, discreet, and dedicated and a highly motivated professional, with a 
strong  commitment  to  IRW’s  values  and  beliefs,  please  apply  by  your  CV  in  English 
to info@islamicrelief.al on or before the closing date. 
Application procedure:
 Interested applicants that possess the personal specifications mentioned above may apply before 22th 
March 2019 at 5:00 pm.  
 Please send your application before the deadline, as any incomplete or late application will be refused. 
 Please  rename  the  application  file  before  sending  it  with  your  name  and  the  position  that  you  are 
applying for. 
For example: (Name SURNAME ‐ MEAL Officer.docx) 
 Submitting this application does not represent any responsibility on the organization of any kind, and 
the organization  has the right to set standards  as it deems appropriate  for the job according to the 
information available about all applicants, and to select candidates who will attend a job interview from 
among the applicants in accordance with those standards. 
 If you have any query regarding the application, please send it to info@islamicrelief.al
 

IR Albania HR Department