William Fernando León

Experto en Contenido

Albenis Cortés
Asesora Pedagógica

Edwin Javier Gómez B.

Diseñador Gráfico

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Académico de MondragonUnibertsitatea (MU).
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4: Elaboración de documentos

Programa Académico
TECNICO PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Asignatura
DOCUMENTACIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Metodología Activa Duración

Estudio de Casos 4 horas

Introducción

Vivimos en una época, donde aparte de los activos tradicionales tenemos un gran
activo invisible: La Información. Aunque poco lo parezca, la información es el
corazón de la mayoría de las empresas (por no decir todas) y está muy poco
valorada por muchas. Se le otorga un valor importante a la información cuando
carecemos de ésta repentinamente, pero en el transcurso del día no nos damos
cuenta de lo importante que son sus tres factores: Disponible, Confidencial
e Íntegra.
Todas las empresas trabajan con información tanto sea en los procedimientos que
realizan, en los sistemas contables y de resultados. Siempre hay algo de
información y esto se debe a una sencilla razón: la información es poder.

Hay casos que todos hemos vivido en cualquier trabajo y que probablemente nos
resulte familiar y es que “las cosas se hacen como el jefe dice porque es el que
sabe” y lo cierto es que puede que el jefe se equivoque en los procedimientos a la
hora de realizar una acción, puede que el jefe no se encuentre disponible o que esté
de vacaciones o en el caso más crítico, éste se haya marchado a otra organización.
Cosas que pasan. Los empleados deben tener acceso a un soporte

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intelectual que les diga cómo se deben hacer las cosas, que resultados
se esperan y un sin fin de información que en repetidas ocasiones
“siempre se consultan al jefe”.

Al finalizar esta actividad estará en capacidad de…

Identificar los flujos de información y de documentación en el área de
su desempeño siguiendo los protocolos establecidos.
Actividad
DOCUMENTOS HABITUALES

Usted es Claudia Enciso técnica en Gestión Empresarial, recientemente ingresó a

laborar desempeñando el cargo de Técnica de Seguridad y Defensa en la Caja
de Retiro de los Fuerzas Armadas (CAREFA), en la oficina asesora de
planeación, desde esta dependencia se maneja toda la parte estratégica de la
entidad (pública del orden nacional), entre sus funciones principales se encuentra
la de manejar la documentación que ingresa o se produce en la oficina, como
son:

• Informes financieros del hotel Tequendara y del Club de Los Militares

ambos, propiedad de CAREFA.
• Requerimientos del ministerio de defensa nacional y de una agremiación
denominada Grupo de Empresas del Sector Defensa (GSED), al cual está
adscrita la Caja.
Así mismo, se reciben memorandos con requerimientos de asesoría que envían
otras dependencias:
• Circulares remitidas por el director para toda la entidad.
• Resoluciones.
• Actas de concejos directivos.
• Correos electrónicos de otras entidades solicitado información variada.
• Informes de auditorías.
• Reporte de indicadores de gestión.
• Informes de labores.

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 • Solicitudes de estadísticas por cuenta del Departamento Administrativo de
Medios Estadísticos (DAME).
• Invitaciones a participar en eventos del propio sector.
• Avances del Plan de Acción Anual (PAA) y además.
• Solicitudes de conceptos técnicos por parte de los profesionales adscritos a
esta oficina.
Así mismo se generan documentos como:
• Memorandos.
• Circulares.
• Informes.
• Correos electrónicos.
• Actas de reuniones.
• Conceptos financieros, entre otros.

Tomando como referencia La Guía Técnica Colombiana GTC 185 presente en un

informe escrito las siguientes tareas:
(CE: Identifica los tipos de información y comunicación que se producen en una
organización y que se manejan bajo la gestión documental)

1. En la parte inicial el procedimiento de documentación solicita el formato

DOC.CC.01, relacione los documentos que frecuentemente se manejan en
la oficina para que posteriormente sean archivados correctamente.
Consulte acerca de la utilidad (uso) de cada documento. Para el
almacenamiento correspondiente proponga nombres para las carpetas en las
cuales se deben archivar los documentos.

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 Nombre del Utilidad Producido o Almacenamiento
documento recibido (P/R)

DOC.CC.01

(CE: Elabora documentos ajustados a los parámetros y normas necesarias para

responder a las necesidades de comunicación de las organizaciones)
2. Como se hace necesario foliar l o s documentos relacionados en la tabla 1,
su superior solicita presentar en forma escrita los principales términos
utilizados en la foliación de documentos, tomando como referencia la
información suministrada en la página 34 de la Guía de implementación
pgd.
3. Con base en la Guía Técnica Colombiana (GTC) 185 se requiere elaborar:
a. Un memorando, que le envía el Líder de la oficina asesora de
planeación al Líder financiero con el fin de informarle que en su
proceso no se están llevando a cabo los reportes periódicos de los
indicadores de gestión establecidos y que por lo tanto (muy
diplomáticamente) se le solicita tomar las acciones pertinentes para
subsanar esta incómoda situación. (proponer código, nombres,
transcriptor, fecha y ciudad).
b. Redactar el acta de la Junta directiva del video
http://www.youtube.com/watch?v=BkZjahvwIbk&feature=related
(proponer, lo que no se evidencie en el video pero que debe
contener el acta).
c. Un informe (resumen ejecutivo) en el cual se informe el desarrollo de
la junta directiva de
http://www.youtube.com/watch?v=BkZjahvwIbk&feature=related con
todas las características.
d. Redactar un correo electrónico a la líder de talento humano (con
todas sus características) en el cual le solicita aclarar cuales

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 documentos debe adjuntar para afiliar a sus padres (mayores de 60
años) al subsidio familiar.
(CE: Reconoce la importancia de los diferentes momentos del ciclo vital de los
documentos)
4. Con el fin de concientizar a la organización se requiere elaborar una
diapositiva (que posteriormente se va socializar por la intranet de la entidad)
la cual sirva para concientizar a las personas sobre las etapas del ciclo de
vida de los documentos.(ver el artículo Planeamiento de la documentación)

Referentes conceptuales

UNIDAD 3. DOCUMENTOS

3.1 Aspectos generales para las comunicaciones

3.2 Tipos de documentos de acuerdo a la Guía Técnica Colombiana GTC 185
3.2.1 Cartas
3.2.2 Memorandos
3.2.3 Circulares
3.2.4 Actas
3.2.5 Informes
3.2.6 Certificados y constancias
3.2.7 Hojas de vida corporativas
3.2.8 Mensajes electrónicos
3.2.9 Diligenciamiento de sobres
3.2.10 Soportes almacenamiento y conservación
3.3 Ciclo Vital de los documentos

Tareas Responsables Tiempos

Leer y analizar el caso propuesto Estudiante ½ hora
Responder las preguntas del tutor Estudiante 3 ½ horas

Espacios de Socialización

Foro de discusión, pregunta:

¿Cuáles de los flujos de información y documentación ( producción o ingreso)
considera que son los más importantes en un área de desempeño?

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Evaluación
Instrumento de evaluación: Listas de Chequeo de producto

Evidencia Criterios de evaluación Ponderación

Identifica los tipos de información y

comunicación que se producen en una
organización y que se manejan bajo la gestión
documental.

Informe Elabora documentos ajustados a los

escrito parámetros y normas necesarias para
responder a las necesidades de
comunicación de las organizaciones.

Reconoce la importancia de los diferentes

momentos del ciclo vital de los documentos.

1. Recursos necesarios para la actividad

Recursos Computador
Técnicos
Ambiente de Plataforma Virtual
Aprendizaje
Referentes Instituto Colombiano de Normas Técnicas y certificación. Guía
Bibliográficos técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional.
Manual de archivística primera fase: Guía para la
implementación de un programa de gestión documental.
Bogotá DC. Archivo general de la nación. Material Compilado
por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística.
SENA, Regional Antioquia. 2003 3

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Enlaces Web • Junta directiva, 24 de febrero de 2011 de La Agencia
Vasca de Innovación. Recuperado el 04 Junio 2012,
de
http://www.youtube.com/watch?v=BkZjahvwIbk&feat
ure=related
Documentos Comerciales. Recuperado el 04 de
junio de 2012 de
http://www.slideshare.net/mareme/documentos-
comerciales-5169032

Rol dentro de la Funciones

actividad
Del estudiante • Leer el caso del tema.
• Dar la solución del caso a partir de las preguntas propuestas.
• Participar en el foro.

Del docente • Realizar acompañamiento del proceso.

• Asesorar en el desarrollo de los diferentes temas.
• Retroalimentar constantemente de acuerdo a los aportes
realizados.

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