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ADMINISTRACION DE
OPERACIONES II
P R E S E N T A:
Maestro:
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning. En pocas palabras, definimos un
ERP como una solución que integra todos los procesos que utilizas en tu empresa.
El software ERP utiliza una base de datos centralizada para almacenar información de
todos los departamentos y ejecuta software integrado, de modo que todos tienen
acceso a lo que necesitan, independientemente de la función empresarial que tengan
asignada.
Lo que hace que el ERP sea tan complejo es que la forma de utilizarlo en la empresa
A, no será igual al uso que le dan en la empresa B. Cada implementación está
altamente adaptada a las necesidades del negocio, por lo que existen amplias
variaciones de un sector a otro y de una empresa a otra.
Con cualquier ERP puedes optar por integrar alguno o todos los módulos que
enumeramos a continuación, en función de tus necesidades. Estos son algunos de
los ejemplos de uso de un ERP en función del departamento en el que se utilice:
Ventas y Marketing: Estos módulos gestionan los flujos de trabajo de ventas, que van
desde consultas y presupuestos hasta pedidos y facturación. Con implementaciones
más avanzadas, también es posible realizar un seguimiento de los envíos.
Fabricación: También conocido como Producción o Ingeniería, este módulo tiene como
objetivo hacer más eficiente la fabricación. Incluye planificación y pronóstico de venta
de productos, monitorización diaria de la producción, etc. Está integrado con el módulo
de inventario.
Gestión financiera: Este módulo administra el capital, permitiéndote una visión más
clara del dinero que entra y sale de la empresa. Cubre transacciones contables
estándar, incluyendo gastos, balance, gestión de impuestos, conciliación bancaria, etc.
También puede generar informes financieros para cualquier departamento.
Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Tiene como objetivo mejorar el
servicio al cliente y el ARPU. Gestiona clientes potenciales, las incidencias y las
oportunidades de los clientes. Dentro del ERP, trabaja estrechamente con el módulo
de ventas para acelerar las conversiones.
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Informes automatizados: Este módulo trabaja junto a otros para facilitar la elaboración
de informes en todos los departamentos. El personal ya no tendrá que dedicar tiempo
a extraer informes de cada sistema.
Gestión de proyectos: Este módulo vincula las actividades del proyecto con las
finanzas de la empresa para facilitar la presentación de informes sobre el éxito o el
fracaso del proyecto.
Seguimiento del cumplimiento: Controla que tu empresa cumpla con las regulaciones
de la industria. Cubre todo lo relacionado con la legislación local, las medidas de
seguridad y los requisitos de documentación.
Optimización de TI: Este módulo trabaja para optimizar la estructura de TI, para
mantener los sistemas funcionando sin problemas.
Gestión de activos: Tiene como objetivo administrar los activos físicos, tales como el
inmueble, equipo de fabricación, etc.
Hay una gran variedad de sistemas ERP. Por eso es importante tener en cuenta las
necesidades y objetivos de la empresa a la hora de comprar un ERP.
Si eres un fabricante que necesitas integrar todos los procesos de fabricación, cuenta
con un ERP. Te permitirá eliminar las discrepancias de datos y reducir los costes de
licencias de software asociados al uso de sistemas separados para cada función.
En este caso, es preferible empezar con una herramienta de planificación de
necesidades materiales o MRP, un software ERP diseñado para resolver los
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Tienes una empresa y quieres empezar con un solo módulo del ERP, por ejemplo el
CRM. A medida que la empresa crezca podrás agregar funcionalidades adicionales.
En esta situación, es importante considerar que algunos de sistemas son más fáciles
de escalar que otros. Por lo tanto, es esencial elegir una solución que sea flexible y
escalable, de modo que aunque no adquieras todas las funciones en el momento,
tengas la libertad de añadirlas cuando las necesites.
Una empresa de un sector especializado que quiere un ERP a medida
Si operas en una industria especializada como la de alimentación y bebidas, sin duda
estás buscando un ERP que se adapte a tus necesidades específicas. Al elegir un
ERP especializado ahorrarás tiempo a la hora de adaptar el nuevo sistema a tu
entorno.
Como pequeña empresa que quiere mejorar los procesos del negocio y eliminar las
inconsistencias de datos asociadas al uso de múltiples sistemas, el ERP parece ser
una solución lógica. Pero, cuando se consideran los costes de implementarlo se
dispara demasiado el gasto.
Aquí es donde entran en juego las soluciones ERP en la nube. En lugar de invertir en
hardware y software instalado en local, las pymes pueden pagar una cuota mensual
por el acceso al ERP que necesitan, sin tener que preocuparse por el mantenimiento.
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Ejemplo: las plantillas, cuero, cordones, etc., son partes de demanda dependiente,
basadas en la demanda de zapatos (demanda independiente).
En este contexto, una empresa que vende un producto final (con demanda
independiente) está interesada en qué, cuánto y cuándo ordenar de las distintas
partes y piezas que permiten la producción de dicho producto final. Esta Planeación
de Requerimientos de Materiales es crítica dado que permitirá alcanzar las metas de
producción en tiempo y cantidad de lo planificado previamente en un plan maestro de
producción.
Por otra parte la estructura del producto o Bill of Materials (BOM) detalla cuántas
partes y piezas se necesitan para obtener una unidad de producto final y cómo dicho
producto se compone. Generalmente se utiliza una representación gráfica para
el BOM como la de la siguiente imagen:
Por ejemplo, para cada unidad de X (producto final con demanda independiente) se
necesitan 2 unidades de la pieza A (producto con demanda dependiente).
Análogamente, por cada unidad de la pieza A se necesitan 3 unidades de la pieza C.
Finalmente necesitamos el Registro del Inventario (Inventory Record File o IRF) (tanto
para productos con demanda dependiente e independiente) que contiene la
información del inventario disponible y el tiempo de espera (o lead time) asociado a
cada producto.
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Posteriormente, por cada unidad del Producto X necesitamos 2 unidades del Producto
A. Esto determina la necesidad bruta del Producto A en 120 unidades en la semana 8.
Por otro lado, los recursos de mano de obra, que influencian de manera importante la
capacidad, son un poco más flexibles, por cuanto podemos conseguir en determinado
momento más mano de obra o utilizarla por períodos que pueden ser por horas, días
o semanas. Otro aspecto que ayuda es la utilización de personal temporal o en
outsourcing cuando se necesite.
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Reportes de capacidad
Deben existir reportes gráficos para analizar la carga de trabajo en cada recurso. El
planificador debe usarlos como una herramienta en la evaluación de capacidad. Si la
falta de capacidad no es detectada con suficiente tiempo, puede traer consecuencias
funestas para la supervivencia de las compañías. Es muy útil tener reportes gráficos
de la capacidad para detectar el momento en que se necesiten aumentos y cuándo
debe emprenderse un proyecto de aumento, que generalmente toma varios meses. La
utilidad de este reporte es mostrar cuándo debemos dar inicio a un proyecto de
ampliación de la capacidad.
Cálculo de la capacidad
Otra manera de hacer este cálculo de productividad es determinando qué factores son
los que impiden que una máquina alcance el 100% de productividad. Una vez que se
determinan estos factores, se establecerá para cada uno, cuál fue su cumplimiento de
un 100% que se pudo realizar. Por último, la multiplicación de estos factores que
afectan la productividad es igual a la productividad total de la máquina, el recurso o el
sistema.
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Largo plazo: para aquellos recursos que requieren más de un año para ser adquiridos
y puestos en marcha. Generalmente son bienes de capital que los fabricantes no
mantienen en inventarios y son fabricados contra pedido, con tiempos de entrega de
más de 12 meses, incluyendo el transporte. Los edificios, instalaciones productivas,
también son recursos que deben planearse a largo plazo. Un aspecto común de estos
recursos es que su ampliación consume grandes cantidades de inversión y tiempo, por
lo que se hace necesario involucrar la alta gerencia en la toma de este tipo de
decisiones.
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El nivel de capacidad es una decisión estratégica para las compañías, porque tiene
incidencia en aspectos como la capacidad de respuesta o servicio al cliente y en los
costos de producción y en el nivel de agotados por niveles inadecuados de inventarios.
El rol del administrador de la capacidad debe ser una función estratégica dentro de las
compañías, pues están en juego la competitividad, productividad y permanencia activa
de la empresa en el mercado. En general, utilizaciones de capacidad cercanas al 100%
significan baja productividad, procesamiento de lotes pequeños, cambios frecuentes
en las máquinas, altos costos por pérdida de clientes y necesidad de incrementar la
capacidad. Una decisión estratégica puede ser expansionista con el ánimo de
mantenerse delante de la demanda, tener economías de escala, bajo riesgo de pérdida
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del mercado, pero puede ser peligrosa, pues está sometida a altos riesgos financieros
debidos a la incertidumbre de tener un mercado siempre en crecimiento.
Por último, recordemos que los objetivos de la programación de producción son
minimizar los costos de producción, minimizar los tiempos muertos causados por
secuencias inadecuadas de los procesos, maximizar las líneas de producción,
minimizar el promedio de demoras, minimizar el número de trabajos retrasados en
producción, proporcionar un programa realista que responda al mercado y, para lograr
estos objetivos en línea, es indispensable tener una capacidad en equilibrio.
Fuentes bibliográficas
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