Código:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PRO-SIG-001

Versión:
1.0

PROCEDIMIENTO CREACIÓN, Fecha:

ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA 20/03/2019
Página:
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1 de 2

Objetivo: Proporcionar las instrucciones para la creación, actualización y control de la

información documentada acorde a los requisitos del Sistema Integrado De Gestión de la
empresa xxxx.

Alcance: El procedimiento inicia con identificar la necesidad y termina con el control de

cambios. Aplicado para toda la información documentada del Sistema Integrado de Gestión
de la empresa xxxxx.

Vocabulario:
Actividad: conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras
actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están redactadas en
forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente para que quien desarrolla el
procedimiento entienda qué debe hacer.
Alcance: define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica un
documento.
Almacenamiento: poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al mínimo el riesgo
de deterioro, daño o pérdida, además registrar información en la memoria de un ordenador.
Aprobación: acción mediante la cual una persona cuyo cargo está autorizado, evalúa que el
contenido de un documento cumple, para alcanzar los objetivos propuestos.
Cambio de fondo: modificaciones realizadas al documento que afectan las condiciones y
lineamientos establecidos en la versión vigente.
Cambio de forma: modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar su
presentación o corregir errores de puntuación u ortografía.
Código: conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en
forma particular; para su identificación según tipo de documento, proceso que pertenece y el
consecutivo correspondiente.
Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través
del tiempo y se evidencia en el número de la versión que se establece desde la elaboración
inicial del documento. Su control se realizará en el Inventario Maestro de Documentos.
Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los
interesados para su aplicación.
Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.
Información documentada: información y su medio de soporte. El medio de soporte puede
ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una
combinación de éstos. Los documentos pueden ser (procedimientos, instructivos, formatos,
planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros).
Inventario Maestro de Documentos: relación de documentos internos y externos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa, los cuales se encuentran asociados a los
procesos definidos en el documento.
Procedimiento: descripción de la manera específica de efectuar una actividad o un proceso.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.
Reglamento: documento en que se establecen un conjunto de reglas y normas establecidas
por la organización para su funcionamiento.
Responsable: persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad.
Retención: es el tiempo de archivo de los registros tanto en el archivo activo como en el
inactivo.
Revisión: cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial
(o cuando sea necesario).
Versión: señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento.

Actividad Detalle Responsable Evidencia

Determinar la necesidad
para crear, actualizar y Formato de solicitud
Identificar control de la información HSEQ
1 documentada del SIG. Líder Proceso

Pre- aprobación de la
2 Pre-Aprobar necesidad para crear, Alta Gerencia
actualizar y control de la
información documentada.

Proyectar o modificar la HSEQ Documento

3 Elaborar información documentada elaborado
del SIG, de forma clara y
sencilla.

Verificar que la información

documentada cumpla con
los requisitos del SIG, la HSEQ
4 norma y la política de la Documento revisado
Revisar y organización. y aprobado
Aprobar Aceptación de la Alta Gerencia
información documentada.
Si no se aprueba el
documento se regresa para
su modificación.
 Publicar la información
documentada.
Distribuir la información HSEQ
documentada. Lista de asistencia
5 Socializar la nueva versión
de la información
Divulgar documentada, haciendo Jefe Proceso
énfasis en los cambios
realizados a la misma.

Retirar información
documentada obsoleta,
copias no controladas.
Archivar electrónicamente
la información
documentada.
Destruir la información
documentada física, si HSEQ
existe nueva versión. Matriz “Inventario
Mantener la información Alta Gerencia Maestro de
6 Administrar documentada digitalmente Documentos”
para acceder a esta por Líder Proceso
personal idóneo para su
manejo.
La información
documentada de origen
externo será anexada en la
Matriz Inventario maestro
de Documentos.

Establecer una Matriz

“Inventario Maestro de Matriz “Inventario
Documentos” de la Maestro de
información documentada HSEQ Documentos”
7 Control del SIG.
Cambios Registrar la información
documentada de origen
interno y externo en la
Matriz “Inventario Maestro
de Documentos”.

Elaboró: Revisó: Aprobó: