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Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos La técnica para leer este capitulo es asegurarse de ‘mantener la mente abierta y buscar brechas especificas, en tu conocimiento, Encontraris varias cosas pequefias, que pueden irse sumando en el examen y pueden alterar tu comprensin de temas més complejos. No memorices sélo los conceptos de est capitulo; en lugar de esto, utiliza est libro para que te ayude a entenderlos ya ser tun mejor director de proyectos. Definicion de un Proyecto pignas- (Todas las referencias a nfimeros de piginas son para la Guia del PMBOK", Quinta Edici6n) ‘Conocer Ia verdadera definicién de lo que es un proyecto hha ayudado a muchos de los que realizan el examen a responder bien hasta cuatro preguntas. Leela definicién Y luego le el resto de esta seccidn. Muchas personas se refieren a su trabajo como un proyecto cuando no lo es en realidad Un proyecto: #” Esuna tarea temporal que tiene un principio y un final * Crea un producto, servicio o resultado tinico Sicrees que en el examen se te preguntaré “SQué es tun proyecto?" la respuesta es no, Pero si describira situaciones, y parte de tu andlisis de esas situaciones tendré que incluir la pregunta, “jacaso esto consttuye la descripcién de un proyecto?” Entonces, gqué es un proyecto? Situ jefe entrara a tu EXAMEN RAPIDO ‘+ Factores ambientaes de la empresa — Sistema de informacién pra la dreccién de proyectos (PMS) * Aativos de los procesos dela organizaoién ~ Procesns, procedimientos ¥ poiticas = Base de conacimiento corporatva ~ Informacisn histérica = Lecciones aprendlidas + Restrcciones del proyecto + Defincién de un prayecto Estructura dela organizacion = Maticial » Fuerte » Débil » Equiorada = Funcional = Orientada a proyectos ~ Expecidor del proyecto ~ Coordinador del proyecto ~ Organizacién basada en proyectos ~ derarquia de la organizacion Ciclo de vida del proyecto = Presictvo — thoremental = Ieratvo = Adaptable Datos sobre el desempetio dl trabaio,informacién e informes Interesado Gestion de los interesados Trabajo operatvo Direocién de proyectos Oficina de direciéin de proyectos (PMO) = De apoyo = De contol = De direccion ‘© Direcci6n de programas ‘© Gestidn del portaalio Direccin de proyectos crganizacional (OPM) © 0PM3 ‘© Matrcial alustado oficina el dia de hoy y te dijera: “El sistema esta descompuesto, ;Puedes investigar qué le pasa y arreglarlo?” {Seria esto un proyecto? Estis continuando con la lectura antes de haber pensado en detalle en la pregunta? De ser as, por favor léela otra ver y piensa tu respuesta. Se trata de un concepto importante tanto para el examen como para el ‘mundo real. (© 2013 ANC Publications, nc « 952.846.4484 « infotrmeproject. com # wunumeproect com 21 Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos 0 o s 22 De os miles de alumnos. los que RMC les ha dado clases. muy pocos llegaron @ nuestas clases entendiendo que primero debes toma lo que tees dado y organizar el trabajo para convertitlo en proyectos adecuados. El proceso de planifcacién del proyecto producina cronogramas y presupuestos. :Puedes calendarizar la tarea de “arreglarlo” sino sabes cul ese problema? Claro que no. Asi que hay al menos dos proyectos en la stuacién anterior. Recuerda que, como director de proyectos, debes presentar un plan para a direceién del proyecto que pueda ser acordado, que la gente considere realisa y, lo més importante, que pueda validar tu reputacion, Sin contar los cambios aprobados, si el ditector del proyecto no logra completa el proyecto en el plazo y de acuerdo con el presupuesto establecido (ademas de cumplir con otros objetivos), quizés deberia elegir otra profesidn. El director de proyectos debe aceptar la responsabilidad de que el proyecto tenga éxito. ‘Realmente te encuentras trabajando en proyectos? Para el examen, asegtirate de que las iniciativas en las {que ests pensando sean realmente proyectos. Necesitas imaginar una inciativa que te requiera utilizar ‘muchas de las herramientas dela direccién de proyectos. Si trabajas en una mesa de ayuda y alguien te contacta acerca de un problema que tiene, tal vex puedas utilizar una EDI, gpero necesitas un diagrama de red? ZY planes de gestidn para alcance, tiempo y costo? Probablemente no, Algunas actividades simplemente son parte de las operaciones normales de la compafia, en lugar de un proyecto. 1 proyecto que sea nuevo para tu organizacién (uno que jamés se haya llevado a cabo), que utilice recursos de muchos paises, que tenga un equipo de mas de 200 personas, que dure mas de un aio, Y que tenga un presupuesto superior a US $10 millones. Fag] Deeriss pensar en un proyecto grande cuando contests ls preguntas del examen. Piensa en un F TH win Independientemente de sino te dedicas a proyectos de esta naturaleza: necesitards contestar las preguntas del examen como si asi lo fuera. Existe una gran diferencia entre trabajar en un proyecto grande y uno ppequetio. Por ejemplo, en un proyecto pequemo, caminas hasta la persone con la que necesitas hablar cuando tienes una polémica que necesitas resolver. En un proyecto grande, tal ez tengas que pasar semanas planeando Jas comunicaciones, Cuando surge una polémica tienes que investigar quiénes estan involucrados, dénde se encuentran y averiguar su método preferido de comunicacién y sus datos de contacto, para posteriormente comunicarte con ellos através de esta via. Si tomas en cuenta este enfoque de proyecto grande mientras lees «ext libro, veris que los diferentes elementos que se describen a continuacién sobre lo que forma parte de la direcciin de proyectos tienen sentido, son necesarios y agregan valor. Y silos conceptos tienen sentido para ti, no tienes que memorizarlos,;puedes usar la lgica para responder las preguntas del examen! INALTA estin siendo revisadas y aprobadas formalmente a nivel gerencial en tu organizacién después de tuna comparacién con todos los proyectos propuestos. Los proyectos no se escogen de manera arbitrariao informal. (Ver las discusiones sobre Caso de Negocio y Seleccién del Proyecto en el capitulo Gestion de a Integracién.) Qperaciones VS PrOe Cts ii 2 La mayoria del trabajo que se leva a cabo dentro de las organizaciones puede describirse ya sea como ‘operative o como trabajo de proyecto. El trabajo operativo es aquel que se realiza de forma constante para sostener el negocio y los sistemas de la organizacién, mientras que el trabajo de proyecto finaliza cuando se cerra el proyecto. Es importante que puedas distinguir entre ambos para el examen. Es posible que veas instancias en las que el verdadero problema del asunto es que alguien esté intentando dirigir el trabajo constante (operativo), por ejemplo la manufactura, como si fuera tn proyecto, GEYER O:ra cose a tener en cuenta para el examen es que debes asumir que las propuestas del proyecto Si bien son dos dreas de trabajo distnta,estinestrechamente conectadas. Cuando se termina un proyecto, el producto se entrega al rea de operaciones, lo cual podria requerir la capacitacion de los empleados, © ajustes alos procesos operatives para aquellos que utilizar el producto o servicio del proyecto. Por ejemplo, cuando se completa el proyecto interno de una compaia de seguros de desarrllar un nuevo sistema de seguimiento de casos los empleados deberin aprender a utilizar el sistema y ajustar sus procesos para incorporarlo en su trabajo diario, ‘© 2013 AMC Publications, ne» 952.846.4484 « info@meproject.com « wansmeprojct.com vos Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos YY esta relacin se da en ambos sentidos. Mientras que el producto completo de un proyecto podria generar ‘un cambio en las operaciones, la necesidad de cambiar 0 mejorar el trabsjo operativo podria der lugar a la iniciacin de un proyecto. Por ejemplo, la necesidad de desarrollar el nuevo sistema de seguimiento de «casos puede haber surgido como resultado de problemas que ocurrieron en las operaciones de negocio de la organizaciGn, También a modo de ejemplo, imagina que el sistema de seguimiento de casos seha {mplementado en el érea de operaciones y que los usuarios han comenzado a trabajar con dicho sistema, ppeto se han identificado algunos errores. El arreglo de estos errores probablemente se abordaria como el {trabajo operativo de mantener los sistemas del negocio, y no como un nuevo proyecto. Sin embargo, sila ‘organizacién decide que deben agregarse nuevas caracteristicas o funciones al sistema de seguimiento de «casos una ver. que ya estéen funcionamiento, esto podria generar un nuevo proyecto. eQué es la Direccion de Proyectos? ricias ‘Muchas personas creen que los directores de proyectos sélo necesitan saber cmo dirigira las personas, ‘© peor, que simplemente basta con comprar algiin software para poder ser un director de proyectos. La profesiin de diteccién de proyectos esté creciendo con rapidez. Fs tanto ciencia como arte y sigue un proceso sistemiético. El PMI divide la direccién de proyectos en grupos de procesos y dreas de conocimiento. Los grupos de procesos siguen el proceso de alto nivel de direccién de proyectos: inicacién, planificacién, cjecucion, seguimiento y control, y cierre. Las éreas de conocimiento son: gestin de la integracién, alcance, tiempo, cost, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones einteresados. Ademis, 1 PMI también da un enfoque independiente alos conceptos del marco de referencia para la direccién de proyectos y alos procesos de direccién de proyectos. _Sabes qué es la dreccién de proyectos? Lo mas seguro es que haya algunos aspectos lave dela diteccién de proyectos que no conozeas. Incluso las personas con diplomas avanzados en materia de direccién de proyectos a veces reprueban este examen. La respuesta ala pregunta “;Qué es la direccién de proyectos?” se describe alo largo de este libro, Puede involucrartérminos y procesos técnicos, pero también involucra roles y responsabilidades, asi como niveles de autoridad, La aplicacién de las précticas, las herramientas y técnicas,y el conocimiento y ls habilidades de la direccién de proyectos ayuda a incrementar las probablidades de éxito del proyecto. Conforme leas este libro, es posible que encuentres que la direccién de proyectos implica més de lo que pensabas. Un programa es un grupo de proyectos relacionados. Al agrupar los proyectos relacionados en un programa, ‘una organizacion puede coordinar la direccién de esos proyectos. Elenfoque del programa se centra en las Interdependencias entre los proyectos y puede ayudar a lograr una disminucion del riesgo, economias de escala, yuna direccién mejorada, Ademis del trabajo necesario para completar cada proyecto individual, el programa también incluye esfuerzos como la coordinacién del director del programa y atras actividades de gestién. Por Jo que cuando descubres que tienes mis de un proyecto, site resulta ttl, puedes gestionar todos los proyectos como un programa, Sin embargo, esto debe hacerse tinicamente cuando el enfoque del programa result valioso. Programa c amet L ‘Otros trabajos || Proyecto || Proyecto || Proyecto relacionados Figura 2,1: Direceibn de Programas (©2013 AG Publications, lc» 952.846, 4484 «iflrmcarjeccom # mn.eproect.com 23

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