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archivística

Técnica de conservación y catalogación de archivos.


Técnicas estandarizadas para administrar documentos en una
organización o entidad
El concepto de archivística o gestión documental se utiliza en
nuestra lengua para denominar a las técnicas estandarizadas que se
emplean a instancias de la administración de los documentos que
pertenecen a una organización o entidad, una empresa o una biblioteca,
para citar unos ejemplos corrientes.

la archivística, se ocupará de: generar y de establecer una serie de normas y


de prácticas que permitan la identificación de los documentos que se van
archivando, la recuperación de información de los mismos, el tiempo que
deberán permanecer archivados en el caso de aquellos que puedan ser
eliminados pasado algún tiempo y por el contrario deberá garantizar
la conservación para siempre de aquellos documentos que disponen de gran
valía.
Ley 594 del 2000 ley general de archivos será obligatoria para la
entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retención documental
https://www.r2docuo.com/es/las-tablas-retencion-documental

¿Qué es un cuadro de clasificación documental?


Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación
Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida
por la SDH y en el que se registran las series y subseries documentales con su
respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o
dependencias.

El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un


documento en el que se encuentren plasmados las normas vigentes y los procedimientos
que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y
la correspondencia.
PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Correspondencia Interna

 Memorandos.
 Oficios.
 Identificación de la dependencia productora
 Asignación y utilización de siglas
 Servicio interno de mensajería
 Estructura del sistema de archivo
 Clasificación de los documentos en el archivo
 Ordenación de los documentos en las Series Documentales
El Manual de Archivo y Correspondencia, contiene los principios básicos establecidos en la Ley
594 de 2000, por lo que se hace necesario velar por el estricto cumplimiento de las normas y
procedimientos contemplados en él y por su actualización permanente, respecto a los cambios y
nuevas decisiones en materia de archivo y correspondencia, con el fin de que el manual no pierda
vigencia.
Es el proceso de comunicación entre los departamentos o dependencias de una empresa o
entidad, que generan los distintos tipos de documentos o serie documentales, son comunicaciones
internas como externas

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD


Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia
en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con
ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Nota: En este momento las TRD se encuentran en proceso de convalidación

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR GESTIÓN DOCUMENTAL


En cumplimiento del artículo 8 del Decreto 2609 y reglamentado en el Decreto Nacional 1080 de
2015, se establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de
los instrumentos archivísticos, dentro de los cuales se encuentra el Plan Institucional de Archivos -
PINAR, el cual “permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la
función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades” (AGN,
2014), describiendo las actividades y acciones en materia de gestión documental que adelantará la
Entidad.
Bajo este contexto, la Función Pública prevé desarrollar durante el 2019 las acciones a corto plazo
del Plan Institucional de Archivos – PINAR, como el instrumento de planeación para la labor
archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del
Proceso de Gestión Documental, en cuya implementación se contemplan las actividades en temas
archivísticos de orden normativo, administrativo, técnico, económico y tecnológico, propendiendo
la generación de cambios que contribuyan a la eficacia y eficiencia de la Entidad frente a los planes,
programas y proyectos que en materia archivística que esta formule. El seguimiento y control al
desarrollo de las actividades definidas en el PINAR estará bajo la responsabilidad de la Secretaria
General – Coordinación Grupo de Gestión Documental

¿Qué son los instrumentos archivísticos?


Los Instrumentos Archivísticos son herramientas con propósitos
específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación
de la gestión documental y la función archivística.
El Decreto 2609 de 2012, en el articulo 8 establece como instrumentos archivísticos:
 Cuadro de Clasificación Documental – CCD
 Tabla de Retención Documental – TRD
 Programa de Gestión Documental – PGD
 Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
 Inventario Documental
 Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
 Bancos terminológicos
 Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades
administrativas de la entidad
 Tablas de Control de Acceso

1. ¿Qué es ofimática?
La ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para
optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una
oficina. La palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina e
informática.

Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular


información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a
una red de internet. La estructura ofimática suele estar constituida por las
computadoras y sus periféricos.

Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas


puede realizarse con las herramientas de la ofimática de forma mucho mejor, más
simple y rápida.

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70 con la


masificación y modernización de los productos de oficina, fue un cambio positivo e
importante, como por ejemplo el salto de las máquinas de escribir a las
computadoras de escritorio o la invención de la fotocopiadora. Actualmente el
principal proveedor de suites ofimáticas es Microsoft Office, aunque es pagado, y
dentro de los proveedores libres está OpenOffice.

Algunos procedimientos y herramientas


ofimáticas son:
 Procesador de textos

El procesador de texto es un tipo de programa o aplicación informática cuya función


principal es la de crear o modificar documentos de texto, escritos en computadora.
En un procesador de texto se puede trabajar con distintos tipos de letra (fuentes)
así como tamaños, colores, formatos de texto, efectos, insertar imágenes, tablas,
etcétera.

Se llama base de datos, o también banco de datos, a un conjunto de


información perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo
sistemático para su posterior recuperación, análisis y/o transmisión. Existen
actualmente muchas formas de bases de datos, que van desde una biblioteca
hasta los vastos conjuntos de datos de usuarios de una empresa de
telecomunicaciones.

Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la


información, es decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para poder
acudir a ella posteriormente.

Base de datos

 Utilidades (por ejemplo calculadoras)


 Paquetes informáticos tales como Microsoft Office
 Programas de correo electrónico

Veremos algunas herramientas y sus


características:
 Word: Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a
cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas,
como páginas web.
 Excel: Su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear
archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta,
elaborar estadísticas y demás.
 Access: Es una herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se puede
controlar un inventario, llevar un registro de libros y otras acciones
similares.
 Power Point: Es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal
para acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y
demás.
 Outlook: Sirve para administrar el correo electrónico. Incluye además la
posibilidad de llevar control de una agenda con calendario. Tiene también
recordatorios.
 La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y
creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
 Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad
de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los
fondos documentales.

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