Versión: 01

MATRIZ DE DESPLIEGUE 2014/11/26

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RANGO DE ACEPTACIÓN
POLÍTICA DEL SIG NOMBRE DEL
MISION VISION OBJETIVO ESTRATEGICO PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR
CLASE FÓRMULA DE CÁLCULO GLOSARIO META RESULTADO RESPONSABLE PERIODICIDAD
(PERPECTIVA) SATISFACTORIO ACEPTABLE CRÍTICO

conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las
Normatividad archivística: se refiere a los
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la
Revisión concordancia Total de normatividad archivistica analizada X 100
normativa
EFICACIA Total de normatividad archivistica expedida
proyectos de normatividad o lineamientos 100% 100% >90% <=89% ; <=70% < 69% Director TRIMESTRAL
Regular los aspectos técnicos y legislativos que

En el 2019 El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado habrá logrado ampliar la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los archivos públicos y patrimoniales de la nación, asegurando el cumplimiento de las políticas
por sancionar en la Dirección
Desarrollo de la
"El Archivo General de la Nación, se compromete requiera la administración pública en materia de
a implementar, mantener y mejorar continuamente Política Archivistica gestión documental. Consejo Directivo: es la instancia
Formular y ejecutar políticas, Producción normativa EFICACIA Total de proyectos normativos a elaborar en el año X 100
Total de proyectos normativos analizados en Consejo Directivo donde se analizan los proyectos 100% 100% >90% 89% < X <=70% < 69% Director TRIMESTRAL
el Sistema Integrado de Gestión con criterios de normativos
planes, programas y proyectos
eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia," Orientar la actuación del AGN para el
con el fin de optimizar la
mediante El fortalecimiento del desempeño cumplimiento a la misión institucional, mediante la % Actividades Realizadas en el Periodo * 100 Indice de Cumplimiento Plan de
gestión institucional. 90% 92% >90% 89%< X <=70% < 69%
gubernamentales en el ámbito de archivos articulado al uso eficaz de medios tecnológicos y contribuyendo a los fines esenciales del Estado, a partir del uso masivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
IPAD EFICACIA Jefe Oficina Asesora TRIMESTRAL
institucional a través de la implementación de formulación de políticas, directrices y estrategias,
% Actividades Programadas para el Period Acción por Dependencia
de Planeación
procesos eficaces, eficientes, y efectivos; Gestión Estratégica promoviendo la transparencia y la relación con los
Indice de Cumplimiento Plan de
Clientes y la Ciudadanía, y determinando y % Realizado en el Periodo *100

suministrando los recursos necesarios para su

IPAI EFICACIA % Programado para el Periodo Acción por Inversión, 81 % / 4 20% 54% >20% 19%< X <=15% < 14%
Jefe Oficina Asesora
TRIMESTRAL
trimstres
de Planeación
operación y mejora.
Aplicar instrumentos para el Indice de evaluación del Lider proceso
Desarrollar e implementar políticas, planes y
IED EFICACIA FEDS+FEDA+FEDC*100 FPT
desempeño 100% 100% >90% 89% < X <=70% < 69% Gestión Humana
ANUAL
"vinculando personal competente y cumplimiento de las
competencias del personal del
Gestión humana programas referidos a la gestión del talento
comprometido"; humano al servicio de la Entidad Indice de Potenciación de Lider proceso
AGN. IPGF EFICACIA 3 √ (PP*PE*CR) *100% Género >50% 55% >50% N/A < 49% Gestión Humana
ANUAL

Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los

Adquirir para el Archivo General de la Nación, Coordinador Grupo
bienes y servicios para satisfacer las necesidades Indice de Cumplimiento Plan de
bienes, obras y servicios en la cantidad, calidad y Gestión de compras y % Realizado en el Periodo SEGÚN PAA V * 100 Compras, Gestión de
"con proveedores eficaces"; oportunidad requeridas para la eficacia, del AGN cumpliendo con la normatividad legal IPAC EFECTIVIDAD % Programado para el Periodo según PAA V PAA V: Plan anual de adquisiciones 25% 129% >23% 22% < X <=15% < 14% Compras y
TRIMESTRAL
eficiencia y efectividad de la gestión adquisiciones vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y aprobado para el trimestre en mención adquisisicones
institucional.
transparecnia.
Operaciones erradas: se refiere a la
OPERACIONES ERRADAS X 100 Lider proceso
Garantizar el correcto y
Confiabilidad del Registro EFICIENCIA TOTAL OPERACIONES REALIZADAS
digitación imprecisa de la <= 1 % 100% <1% 1,1%< X <= 1,5% >1,6% Gestión Financiera
TRIMESTRAL
Administrar y controlar los recursos financieros y información en las cuentas
adecuado funcionamiento de
todos los recursos conforme a
Gestión Financiera generar informacion confiable para la toma de Entregas fuera de tiempo: se refiere
decisiones y la sostenibilidad del AGN. TIEMPO DEFINIDO EN MEMORANDO X 100 a las entregas realizadas al margen Lider proceso
las prioridades institucionales. Oportunidad del registro EFECTIVIDAD TOTAL TIEMPO EJECUTADO del cronograma establecido en la <=2 % 100% <2% 2,1% X <= 2,5% >2,6% Gestión Financiera
TRIMESTRAL
circular

"gestionando eficientemente los recursos Lider Proceso

El 100 % se refiere al porcentaje programado para
financieros y tecnológicos". Control de Inventarios EFICIENCIA INVENTARIOS VERIFICADOS POR GRUPO
TOTAL GRUPOS
X 100
el periodo según cronograma anual 100% 90% >90% 89%< X <=70% < 69% Gestión de SEMESTRAL
Recursos Físicos
Asegurar una plataforma Gestionar los recursos fisicos mediante la
tecnológica que habilite de Gestión de recursos amdinistracion, mantenimiento y control de la Mantenimiento ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL PERIODO X 100 El 100 % se refiere al porcentaje programado para
Lider Proceso

manera efectiva la estrategia infraestructura y equiipos necesarios, para

EFICIENCIA ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PERIODO el periodo según cronograma anual 100% 100% >90% 89%< X <=70% < 69% Gestión de TRIMESTRAL
físicos efectivo Recursos Físicos
de la organización. garantizar la continuidad de las actividades
Lider Proceso
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Reporte de incidentes # INCIDENTES REPORTADOS EN EL PERIODO X 100

Incidentes informáticos: se refieren a situaciones

informáticos
EFICIENCIA # INCIDENTES PREVISTOS EN EL PERIODO
potenciales de accidentes en seguridad de la
información
>50% 100% >50% 49% < X < = 40% > 39% Gestión de TRIMESTRAL
Recursos Físicos

Este indicador consolida la medición de la

Promedio de Calificación en los Rangos de Excelente y/o Lider Proceso SistemaIntegrado
SATISFACCIÓN AL CLIENTE EFICIENCIA Bueno del Total de Encuestas Realizadas
persecpión del usuario ciudadano en la prestación
de todos los servicios del AGN SUIT
100% 97% >90% 89% < X < =70% < 69% de Gestión
Orientar y asistir la aplicación de lineamientos de TRIMESTRAL

las normas NTCGP1000 e ISO 14001, mediante un

Mejorar y hacer efectiva la Sistema Integrado de - Indice de Cumplimiento Plan
Lider Proceso SistemaIntegrado
enfoque basado en procesos en procura de cumplir IPGA EFECTIVIDAD Institucional de Gestión 100% 67% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x de Gestión
puesta en marcha, desarrollo e Gestión la oferta de valor y mejorar la prestación del
CAPACITACION + CONTRACTUAL + RESIDUOS
3
X 100
Ambiental TRIMESTRAL

implementación de los Servicio a las partes interesadas.

"La implementación del Modelo Integrado de Indice de Variación del Lider Proceso SistemaIntegrado

Planeación y Gestión"
procesos del Sistema Integrado IVCR EFECTIVIDAD  ∑ AGUA + ENERGIA + PAPEL X100 Consumo de RN del AGN <5% -7% x<=5% 5% < x <=20 % 20% < x de Gestión
TRIMESTRAL

de Gestión, de manera que se 3

asegure su funcionamiento en
Archivos organizados de Gestión * 100 Lider proceso Gestión
toda la entidad. Garantizar la disponibilidad y adecuación de los
ITRD EFECTIVIDAD Total de archivos de Gestión en el AGN Indice de Aplicación de TRD 100% 88% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Documental
TRIMESTRAL

Gestión Documental documentos mediante la gestión de los

documentos y archivos de la entidad Transferencias Primarias ejecutadas * 100 Indice de Eficiencia de Lider proceso Gestión
IETD EFICIENCIA Transferencias Primarias programadas Transferencias Documentales
100% 73% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Documental
ANUAL

Promedio de Calificación en los Rangos de Excelente y/o Satisfacción se refiere a la persepción Lide Proceso Administración
Manejar técnicamente los documentos SATISFACCIÓN AL CLIENTE CALIDAD Bueno del Total de Encuestas Realizadas que tiene el usuario/ciudadano del AGN 95% 96% 80%<X<95% 79% < X <=60% 59% < x Acervo Documental
TRIMESTRAL

Administración del considerados como Patrimonio documental en

Acervo Documental
cada una de las fases de su ciclo vital, para su
conservación y consulta de información. ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL PERIODO X 100 Indice de Cumplimiento Plan de Lide Proceso Administración
IPAD EFICACIA ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PERIODO
Acción por Dependencia
100% 85% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Acervo Documental
TRIMESTRAL

Promedio de Calificación en los Rangos de Excelente y/o Satisfacción se refiere a la persepción Lider proceso Gestión Sericios
SATISFACCIÓN AL CLIENTE CALIDAD Bueno del Total de Encuestas Realizadas que tiene el usuario/ciudadano del AGN 100% 90% 80%<X<95% 79% < X <=60% 59% < x Archivísticos
TRIMESTRAL
Desarrollar la gestión de los proyectos y prestar los
Gestión de Servicios
servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus
Archvísticos clientes. ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL PERIODO X 100 Indice de Cumplimiento Plan de Lider Proceso Gestión Servicios
IPAD EFICACIA 100% 97% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x TRIMESTRAL
Satisfacer las ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PERIODO
Acción por Dependencia Archivísticos

"La prestación oportuna de los trámites y necesidades de los

servicios archivísticos que ofrece la Entidad, ciudadanos, partes Planear y coordinar la función archivística en toda SATISFACCIÓN AL CLIENTE CALIDAD
Promedio de Calificación en los Rangos de Excelente y/o
Bueno del Total de Encuestas Realizadas
Satisfacción se refiere a la persepción
que tiene el usuario/ciudadano del AGN 95% 90% 80%<X<95% 79% < X <=60% 59% < x Líder proceso Sistema Nacional
Archivo
TRIMESTRAL

satisfaciendo los requisitos y necesidades de los interesadas y usuarios Sistema Nacional de la nación, salvaguardar el patrimonio documental
usuarios y partes interesadas." del Archivo General de Archivos del país y ponerlo al servicio del la comunidad en
todo el terriitorio nacional. ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL PERIODO X 100 Indice de Cumplimiento Plan de Lider Proceso Sistema Nacional
la Nación. IPAD EFICACIA ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PERIODO
Acción por Dependencia
100% 85% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Archivos
TRIMESTRAL

# total Entidades inspeccionadas por traslado de Coordinador Grupo

TRASLADO POR ENTES DE Hallazgo: incumplimiento a la
Verificar que las entidades públicas y privadas CONTROL
EFICACIA hallazgos archivísticos *100# total Entidades a
normatividad archividtica 100% 100% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Inspección y TRIMESTRAL
Inspección Control y inspeccionar por traslado de hallazgos archivísticos Vigilancia
sujetas a inspección, vigilancia y control, cumplan
Vigilancia con la Ley 594 de 2000 y su normatividad vigente.
# Entidades con PMA cumplido al 100% en la vigencia PMA: Plan de Mejoramientos Archivísticos de las Líder proceso Inspección
CUMPLIMIENTO AL PMA EFICIENCIA *100 *# Entidades con PMA por cumplir en la vigencia entidades del SNA 100% ANUAL 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x y Vigilancia
ANUAL

Asistir a la Dirección General y a las instituciones que conforman el Sistema Nacional

Tecnologías de la de Archivos, en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y
ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL PERIODO X 100 Indice de Cumplimiento Plan de
Información archivística y procedimientos en materia de gestión documental electrónica, preservación digital y
adopción de nuevas tecnologías que contribuyan a la modernización de los archivos
IPAD EFICACIA ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PERIODO Acción por Dependencia 100% 95% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Lider Proceso TIADE TRIMESTRAL

documento electrónico públicos

Propiciar que el Sistema de Control Interno, genere # Auditorias realizadas en el tiempo Líder proceso
"La identificación, análisis, evaluación, en el Archivo General de la Nación, la seguridad Eficacia de Auditorias de 2016: hace referencia al periodo
Establecer los lineamientos Evaluación, gestión
EFICACIA establecido / # Auditorias Programadas X
anterior el cual se evalua.
90% 100% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Evaluación, Seguimiento SEMESTRAL
tratamiento y establecimiento de acciones de razonable para el logro y cumplimiento de sus 100 y Control
para administrar el riesgo en el seguimiento y objetivos institucionales y que tenga la capacidad
mitigación para la administración de los riesgos Archivo General de la Nación Cumplimiento en la
# Informes elaborados y entregados al
2016: hace referencia al periodo
Líder proceso

que puedan afectar la gestión de la Entidad." control. de entregar información oportuna y relevante a los presentación de informes
EFICIENCIA usuario en el tiempo establecido / #
anterior el cual se evalua.
90% 100% 80%<X<100% 79% < X <=60% 59% < x Evaluación, Seguimiento SEMESTRAL
Informes Programados X 100 y Control
interesados.

PROCESO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CODIGO: SIG-F-07