1 Hal Dep Ix 1

Pelaksanaan Inventarisasi Barang ..........
167
(Basariyatul Khusnah)
PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK/KEKAYAAN NEGARA

DI KANTOR KOMISI PEMILIHAN UMUM (KPU) KABUPATEN KULON PROGO
THE IMPLEMENTATION OF PROPERTY/WEALTH OF STATE INVENTORY

AT THE GENERAL ELECTION COMMISSION OFFICE IN DISTRICT KULON PROGO
Basariyatul khusnah, Purwanto

Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta,
khusna.basa@gmail.com, purwanto@uny.ac.id
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di
Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Kulon Progo. Penelitian ini merupakan penelitian
deskriptif kualitatif. Subjek penelitian ini terdiri dari 4 orang yaitu Sekretaris KPU, Kasubbag Keuangan,
Umum, dan Logistik, Operator SIMAK BMN (Sistem Informasi & Manajemen Akuntansi Barang Milik
Negara) dan Operator SAKPA (Sistem Akuntansi Pengguna Anggaran). Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang diperoleh dianalisis secara deskriptif
kualitatif. Pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa: 1) pelaksanaan pencatatan barang milik/kekayaan negara sudah dilakukan, akan tetapi
pelaksanaannya masih terkendala pada saat input ke dalam aplikasi SIMAK BMN. 2) Informasi pencatatan
barang milik/kekayaan negara tidak lengkap. 3) Kantor KPU Kabupaten Kulon Progo sudah menggunakan
kartu stock barang akan tetapi pencatatan keluar masuk barang yang dilakukan kurang tertib. 4) Tidak semua
barang di Kantor KPU terdapat label nomor kode barang inventaris. 5) Setiap ruangan di Kantor KPU tidak
terdapat rekap daftar barang ruang. 6) Pegawai hanya membuat kartu inventaris barang untuk tanah, gedung
dan bangunan, sedangkan peralatan dan mesin belum dibuatkan kartu inventaris barang. 7) Pelaksanaan
pelaporan sudah dilakukan, pelaksanaan dilakukan setiap triwulan dan tahunan. 8) Pelaksanaan pelaporan
terkendala pada saat mengirim data barang milik/kekayaan negara karena pengiriman yang dilakukan pada
akhir batas waktu yang sudah ditetapkan.
Kata kunci: pelaksanaan, inventarisasi barang
Abstract
This research is aimed to reveal the implementation of property/wealth of state inventory at the
General Election Commission office (KPU) in district Kulon Progo. This research was a descriptive
qualitative research. The subjects of this research were four people i.e. the Secretary of the Commission, the
Subsection Head of Finance, General Affairs, and Logistics, a SIMAK BMN operator (Information Systems
and State Properties Management) and a SAKPA operator (Accounting System of Budget Executors). The
data collection techniques were using observation, interviews, and documentation. The collected data were
analyzed descriptive qualitatively. Triangulation by sources and methods were used to validate the data. The
results of the research show that: 1) the property/wealth of state recording is already implemented, but the
implementation is still experiencing a problem i.e. inputting data on the SIMAK BMN application; 2) the
information on property/wealth of state recording is incomplete; 3) the General Election Commission office
in Kulon Progo has been using a property stock card, but the incoming/outgoing properties recording is still
less orderly; 4) not all properties at the KPU office is labeled with an inventory item code number; 5) every
room at the KPU office is not provided with a recap of a property list; 6) the employees only create
properties inventory cards for land, buildings and constructions while for equipment and machinery, they
have not created one; 7) the reporting has been done well, and it is done quarterly and annually; and 8) the
problem of the reporting is in the property/wealth of state data transmission because the transmission is
done at the already set final deadline.
Keywords: implementation, properties inventory

168
Pendahuluan Pelaksanaan inventarisasi berperan penting

Organisasi merupakan suatu wadah kerja dalam kegiatan suatu instansi. Pelaksanaan
sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai inventarisasi diperlukan untuk mencatat barang
tujuan yang telah ditetapkan. Keberhasilan milik/kekayaan negara yang sudah dibeli,
pencapaian tujuan organisasi dipengaruhi oleh diterima, dibagikan, dan dipakai seluruh pegawai
beberapa komponen yaitu manusia (man), instansi, baik barang bersifat tetap maupun
metode (method), mesin (machine), bahan barang bergerak. Pelaksanaan inventarisasi
(materials), pasar (market) dan modal (money). barang milik/kekayaan negara dilakukan untuk
Masing-masing komponen tersebut saling menyediakan berbagai informasi berkaitan
berkontribusi terhadap tujuan yang sudah dengan keberadaan barang. Pelaksanaan
ditetapkan dalam suatu organisasi. inventarisasi juga sebagai instrumen pengambilan
Setiap organisasi yang menginginkan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan
tujuannya tercapai dengan baik dituntut untuk manajemen barang, seperti pengadaan, distribusi,
dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara ataupun pengahapusan barang. Menurut Ibrahim
efektif dan efisien. Efektif yang dimaksud apabila Bafadal (2004, p.56) bahwa, “terciptanya tertib
sasaran yang dicapai sesuai dengan administrasi barang, pengehematan keuangan,
kebijaksanaan, rencana dan program yang telah mempermudah dalam pemeliharaan dan
ditentukan, sedangkan efisien jika segala sarana pengawasan, menyediakan data dan informasi
dan prasarana yang diperlukan bagi tercapainya untuk perencanaan pengadaan perlengkapan
tujuan relatif lebih kecil dibanding dengan kebutuhan”.
besarnya hasil yang dicapai. Suatu organisasi Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU)
yang melaksanakan tugasnya secara efektif dan merupakan organisasi pemerintah yang dalam
efisien, maka aktivitas di dalam organisasi dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya
menghasilkan perbandingan terbaik antara usaha memerlukan barang inventaris milik/kekayaan
yang dilakukan dengan hasil yang dicapai. negara untuk kelancaran tugas dan pencapaian
Suatu organisasi dalam melakukan tujuan. Keberadaan barang milik/kekayaan
aktivitasnya tidak lepas dari sarana dan negara memerlukan proses pencatatan,
prasarana. Sarana dan prasarana adalah semua pengkodean dan pelaporan barang untuk
fasilitas yang diperlukan dalam proses mengetahui jumlah barang, penambahan barang
pencapaian tujuan organisasi, baik yang barang yang ada maupun untuk mengetahui laporan
bersifat tetap maupun barang bersifat bergerak. mutasi atau penghapusan barang. Inventarisasi
Sarana dan prasarana tersebut merupakan barang harus dilaksanakan dengan baik agar
kebutuhan utama operasional yang dimanfaatkan dapat dimanfaatkan secara maksimal. Prosedur
dalam upaya mendukung pelaksanaan kegiatan pelaksanaan inventarisasi berdasarkan Tim
untuk mencapai tujuan. Menurut Rusdian Rasih Modul Program Percepatan Akuntabilitas
Hendrato (2005, p. 2) bahwa, “Barang tidak Keuangan Pemerintah Kementrian Keuangan
bergerak seperti tanah, bangunan dll, Barang Republik Indonesia,
bergerak seperti kendaraan, peralatan besar, http://direktori.kemenag.go.id (3 April 2016)
peralatan laboratorium, peralatan kantor dll, sebagai berikut:
Barang persediaan dalam gudang & tempat 1. Membukukan data transaksi barang milik
penyimpanan lainnya”. negara dokumen sumber.
Sarana prasarana merupakan barang yang 2. Membuat dan atau memutakhirkan kartu
perlu dipantau dan dilakukan pengawasan atau inventaris barang, rekap daftar barang ruang,
pengendalian barang dengan cara melakukan dan daftar inventaris lainnya.
inventarisasi. Menurut Peraturan Menteri Dalam 3. Membuat laporan barang pada akhir semester.
Negeri Nomor 54 Tahun 2010 4. Meminta pengesahan penanggung jawab unit
http://www.peraturan.go.id/perpres/nomor-54- akuntansi pengguna barang atas laporan
tahun-201011e44c4f2ea83490a2c03132313932 barang.
39.html (26 Januari 2017) tentang Pedoman 5. Menyampaikan data transaksi barang milik
Teknis Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah negara ke unit akuntansi keuangan selambat-
dapat dipahami bahwa inventarisasi adalah lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya untuk
kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, penyusunan neraca tingkat unit kuasa
dan pelaporan hasil pendataan barang. Sesuai pengguna anggaran.
peraturan tersebut maka perlu adanya 6. Menyampaikan laporan barang persediaan
pelaksanaan inventarisasi yang baik dan benar. untuk dibukukan pada akhir semester.
169
7. Menyampaikan laporan barang milik negara, pelaksanaan pelaporan dilakukan per-semester

arsip data komputer dan catatan ringkas sehingga, pegawai kesulitan untuk mengecek
barang milik negara ke unit akuntansi kembali semua barang dan mencocokkan antara
pembantu pengguna barang wilayah/unit seluruh barang di Kantor KPU dengan daftar
akuntansi pembantu pengguna barang eselon- barang milik/kekayaan negara. Menurut Rusdian
1, selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari Rasih Hendrato (2005, p. 1) bahwa, “tujuan
setelah berakhirnya suatu semester. inventarisasi merupakan kesempurnaan
8. Untuk unit akuntansi kuasa pengguna barang pengurusan & pengawasan tata usaha keuangan
mengirimkan laporan barang milik negara, negara, serta tercapainya pengawasan yang
arsip data komputer dan catatan ringkas efektif terhadap keuangan/kekayaan negara”.
barang milik negara ke unit akuntansi Setiap ruangan di Kantor KPU tidak
pembantu pengguna barang eselon-1 pada terdapat rekap daftar barang ruangan yaitu pada
kementerian negara/lembaga yang aula, KPU komisioner, mushola, media center,
mengalokasikan dana tugas pembantuan. sekretariat, sekretariat 1 dan sekretariat 2.
9. Mengarsipkan laporan barang milik negara Beberapa barang di ruangan seperti kursi, meja,
secara tertib. almari, komputer jika tidak ada rekap daftar
barang ruangan maka kursi, meja dan barang-
Berdasarkan hasil observasi di Kantor barang lainnya dapat dipindahkan dari ruangan
Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten satu ke ruangan yang lain tanpa adanya
Kulonprogo pada tanggal 31 Maret 2016, pencatatan pengurangan maupun penambahan
Pelaksanaan inventarisasi barang belum inventaris barang. Rekap daftar barang ruangan
sepenuhnya dilakukan. Pelaksanaan inventarisasi sebagai bukti keadaan barang, jika daftar tersebut
barang bertahap mulai dari pegawai pengadaan tidak ada kemungkinan kehilangan barang dalam
barang menyalurkan barang-barang pada bagian ruangan akan sangat mudah. Menurut Rusdian
yang membutuhkan barang. Kemudian barang Rasih Hendrato (2005, p. 4) bahwa, “pencatatan
tidak dilakukan pengawasan menggunakan kartu- atas barang inventaris di ruangan, hasil
kartu barang, namun langsung difungsikan. pencatatan diketik ke dalam rekap daftar barang
Barang yang sudah dibeli kemudian di input ruangan, ditandatangani oleh pemakai barang,
dalam aplikasi SIMAK BMN (Sistem Informasi asli ditempel pada masing-masing ruang, lembar
& Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara) kedua merupakan bahan pembukuan”.
untuk mendapatkan kodefikasi barang. Menurut Adanya rekap daftar barang ruangan dapat
Ibrahim Bafadal (2004, p.55) bahwa, memudahkan dalam pengecekan kondisi barang.
“Inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan Suatu rangkaian kegiatan pencatatan dan
daftar barang milik negara secara sistematis, pengecekan fisik atas barang, yang dimaksudkan
tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan- untuk mendapatkan tingkat keyakinan yang
ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku”. memadai atas barang-barang yang ada dalam
Barang inventaris milik/kekayaan negara ruangan. Rekap daftar barang ruangan dalam
di Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU) perkembangannya sangat diperlukan bagi suatu
Kabupaten Kulon Progo yang mencakup kursi, instansi untuk mengetahui jumlah dan kondisi
meja, almari, TV, AC tidak terdapat label kode barang yang riil pada saat itu. Perlu diketahui
barang inventaris. Bahkan 3 kursi besi metal dan bahwa menginventarisasi barang diperlukan
2 almari terdapat dua label kode barang ketelitian dan informasi pencatatan barang harus
inventaris dengan kode yang berbeda. Label kode lengkap, supaya apabila suatu waktu ada barang
barang inventaris berguna untuk mengetahui yang hilang mudah diketahui dengan melihat
jumlah barang dan memberikan kepastian barang informasi pada rekap daftar barang ruangan.
yang ada disetiap lingkungan suatu organisasi. Menurut RM Sadewo (1997, p.771) bahwa,
Menurut Tagore (1983, p. 71) bahwa, “Kode “Selain ada kegiatan pembukuan pada buku
yang diberikan sebagai pengganti nama atau inventaris, ada kegiatan untuk mencatat semua
uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau barang yang ada pada setiap ruang kerja aula,
jenis barang haruslah bersifat memantu atau sidang belajar, studio dan lain-lain. Pencatatan
memudahkan penglihatan dan ingatan orang tersebut dilakukan pada rekap daftar barang
dalam mendapatkan kembali barang yang ruang dibuat dalam dua rangkap satu bahan
diinginkan”. pembukuan satu lagi untuk digantung pada ruang
Pelaksanaan pengontrolan barang yang bersangkutan”.
milik/kekayaan negara dilakukan pada saat Pengawasan terhadap barang yang ada di
malaksanakan pelaporan barang. Sedangkan dalam gudang persediaan kurang diperhatikan.
170
Barang dalam kondisi baik dijadikan dalam satu Subjek penelitian ini berjumlah 4 orang yang
ruangan dengan barang rusak dan dibiarkan terdiri dari 1 Sekretaris KPU, 1 Kasubbag
berdebu. Barang persediaan tersebut diantaranya Keuangan, Umum dan Logistik, 1 Operator
bilik suara, almari, dan kertas-kertas, akan tetapi SIMAK BMN dan 1 Operator SAKPA.
barang persediaan tersebut dicampur dengan
barang rusak seperti kipas angin, meja, dan Teknik Pengumpulan data
kertas-kertas yang tidak terpakai. Barang Teknik pengumpulan data yang digunakan
persediaan yang ada di gudang persediaan tidak dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi
diberikan label kode barang inventaris, hal ini dan dokumentasi.
menyebabkan keselamatan barang tidak terjamin.
Menurut Lukas dan Rumsari (2009, p.70) bahwa, Instrumen Penelitian
“Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu Penelitian ini menggunakan instrumen
barang, Kartu barang disimpan dalam kotak atau penelitian dengan berbantukan pedoman
file khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai wawancara, pedoman observasi dan pedoman
dengan nama barang, Setiap ada perubahan dokumentasi.
jumlah logistik, baik karena adanya masukan
barang maupun pengeluaran barang harus Teknik Analisi Data
secepatnya dicatat, Setirang harus dapat Teknik analisis data yang digunakan dalam
menunjukkan persediaan barang saat itu”. penelitian ini yaitu: 1) reduksi data, 2) penyajian
Berdasarkan uraian permasalahan di atas, data, dan 3) menarik kesimpulan.
setiap organisasi perlu memperhatikan
pelaksanaan inventarisasi barang yang baik dan HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
benar untuk mencegah timbulnya pemborosan Hasil Penelitian
barang milik/kekayaan negara. Berdasarkan data yang diperoleh maka dapat
diuraikan hasil penelitian sebagai berikut.
Metode Penelitian 1. Deskripsi Tempat Penelitian
Kantor Komisi Pemilihan Umum
Desain Penelitian (KPU) Kabupaten Kulon Progo yang
Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif beralamat di Jalan Wakhid Hasyim,
kualitatif yang bertujuan untuk mengetahui Bendungan, Wates, Kulon Progo merupakan
pelaksanaan inventarisasi barang milik/kekayaan penyelenggara pemilu di tingkat Kabupaten
negara di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kulon Progo. KPU selanjutnya terbentuk pada
(KPU) Kabupaten Kulon Progo yang dikelola tahun 2011 pada era pemerintahan Presiden
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. KH Abdurrahman Wakhid dengan Keppres
Nomor 10 Tahun 2001. Komisi Pemilihan
Tempat dan Waktu Penelitian Umum sebagai penyelenggara Pemilihan
Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Komisi Umum yang memiliki integritas, profesional,
Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Kulon mandiri, transparan dan akuntabel, demi
Progo yang beralamat di Jalan Wakhid Hasyim, terciptanya demokrasi Indonesia yang
Bendungan, Wates, Kulon Progo. Penelitian ini berkualitas berdasarkan Pancasila dan UUD
dilaksanakan pada bulan Juli 2016 sampai 1945 dalam wadah Negara Kesatuan Republik
dengan Agustus 2016. Indonesia. Sakah satu misi Kantor Komisi
Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Kulon
Subjek Penelitan Progo adalah meningkatkan kesadaran politik
Subjek penelitan diperoleh dari pihak-pihak rakyat untuk berpartisipasi aktif dalam
yang ditunjuk untuk memberikan informasi Pemilihan Umum demi terwujudnya cita-cita
mengenai keadaan yang sebenarnya dari obyek masyarakat Indonesia yang demokratis.
yang akan diteliti, sehingga data yang dihasilkan Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU)
akurat. Subyek penelitian yang dipilih Kabupaten Kulon Progo memiliki prasarana
menggunakan teknik purposive sampling, dimana kantor dengan perincian dapat dijelaskan pada
subjek penelitian yang dipilih berdasarkan tabel 1 berikut:
kriteria dan pertimbangan bahwa subjek tersebut
berkaitan langsung dengan pelaksana
inventarisasi barang sehingga diharapkan dapat
memberi informasi selengkap-lengkapnya
mengenai pelaksanaan inventarisasi barang.
171
uraian barang masuk dan keluar, jumlah

saldo, dan harga beli. Pelaksanaan
Tabel 1. Prasarana Kantor KPU pencatatan barang mengalami kesulitan
Kabupaten Kulon Progo pada saat pegawai menyesuaikan barang
No. Prasarana yang Rekap daftar dengan data dalam aplikasi.
dimiliki barang ruang
Ada Tidak b. Pencatatan Kartu Stock Barang
1 Aula - V Pencatatan barang milik/kekayaan
2 Gudang - V negara berkelanjutan. Barang yang
3 KPU komisioner - V termasuk barang bergerak dan tidak
4 Media Center - V bergerak di catat menggunakan aplikasi
5 Mushola - V SIMAK BMN sehingga mendapatkan label
6 Ruang Sekretariat - V kode barang inventaris. Kemudian barang
7 Ruang Sekretaris 1 - V yang bersifat habis pakai dicatat kedalam
8 Ruang Sekretaris 2 - V aplikasi persediaan. Menindaklanjuti
barang persediaan, pengeluaran ataupun
pemasukan perlu dibuatkan kartu stock
Tabel prasarana tersebut menjelaskan
Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU) barang untuk memantau saldo barang.
Pencatatan kartu ini setiap satu jenis
Kabupaten Kulon Progo memiliki beberapa
barang dibuatkan satu kartu. Pencatatan
ruang yakni aula, gudang, KPU komisioner,
media center, mushola, ruang sekretariat, dilakukan supaya barang mudah dipantau
saldonya. Setiap ada pemasukan barang
ruang sekretaris 1, dan ruang sekretaris 2.
Masing-masing ruang tersebut tidak terdapat disertai bukti pemasukan barang yang
rekap daftar barang ruang. berupa kuitansi, nota, surat pengantar
barang, tanda terima, ataupun berita acara
2. Deskripsi Data Penelitian penyerahan atau serah terima barang.
Sementara untuk pengeluaran barang, juga
Tahapan pelaksanaan inventarisasi
barang milik/kekayaan negara di Kantor disertai bukti pengeluaran barang yang
Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten dapat berupa surat penyerahan barang atau
Kulon Progo. bon gudang. Selain itu setiap terjadi
a. Pencatatan Barang Milik/Kekayaan Negara pengeluaran barang dicatat tanggal
pengeluaran, jumlah barang yang
Inventarisasi merupakan pencatatan
atas barang milik pemerintah. Sehingga dikeluarkan, dan penggunaan barang, serta
perlu dijaga, dirawat dan terus jumlah sisa barang.
memanfaatkan dengan sebaik-baiknya Pencatatan menggunakan kartu stock
untuk kepentingan instansi. Pencatatan barang dilakukan setiap hari jika ada
barang milik/kekayaan negara di Kantor pengeluaran barang sebagai bentuk
KPU sudah dilakukan, informasi dalam manualnya, kaemudian muncul kondisi
pencatatan mengenai identitas barang barang. Stok pertama kali berapa, ditengah-
sudah memberikan keterangan yang jelas. tengah kegiatan ada tambahan barang, atau
Pencatatan barang milik/kekayaan negara misal saldonya berkurang, semua itu ada
menggunakan aplikasi SIMAK BMN catatannya disini. Sehingga bisa
untuk barang inventaris, kemudian disesuaikan antara pencatatan yang manual
dan sistem. Pencatatan itu pun ada yang
pencatatan barang habis pakai atau barang
non inventaris menggunakan aplikasi secara global dan ada yang secara uraian,
akan tetapi pencatatan tidak sepenuhnya
persediaan. Pencatatan yang dilakukan
dilakukan karena jika pegawai mengambil
sudah memberikan informasi secara
lengkap yakni pencatatan gedung dan satu kertas HVS pegawai tidak melakukan
bangunan informasinya mencakup luas, pencatatan. Hal ini akan mempengaruhi
type, tahun, IMB, letak, pengguna. keterangan pencatatan jumlah saldo yang
Pencatatan peralatan kantor informasinya sebenarnya. Kemudian dari hasil seluruh
mencakup kode, nama, no.aset, tanggal pencatatan manual pegawai melakukan
perolehan, asal, rupiah aset. Berbeda rekonsiliasi setiap bulannya.
dengan keterangan yang ada di barang
habis pakai. Informasi yang ada di dalam c. Label kode barang inventaris
pencatatan barang habis pakai ada tanggal,
172
Label kode barang inventaris bangunan. Kantor KPU belum membuat

bertujuan untuk mengamankan dan kartu inventaris barang untuk peralatan dan
memberikan kejelasan status kepemilikan mesin. Kartu inventaris barang dimaksud
dan status penggunaan barang pada sebagai alat control perkembangan barang,
masing-masing pengguna. Semua barang baik mengalami penurunan maupun
inventaris tidak terdapat label kode barang penambahan luas tanah ataupun gedung
inventaris. Barang yang tidak terdapat dan bangunan. Pembuatannya dengan
label kode barang inventaris maka pegawai mengisi identitas barang di dalam kolom
mencetak ulang label tersebut kemudian yang sudah disediakan. Informasi dalam
menempelkan label kode barang pencatatan kartu inventaris barang
inventarisnya, kecuali terhadap AC karena mencakup nama barang, kode barang, luas,
AC terletak di atas. Tidak terdapatnya tahun pengadaan, letak/alamat, status
label kode barang inventaris tersebut tanah, penggunaan, asal usul, harga,
disebabkan barang yang sudah di input ke keterangan.
dalam aplikasi selanjutnya barang
langsung difungsikan pada bagian yang f. Pelaporan Barang Milik/Kekayaan Negara
membutuhkan. Barang inventaris mudah di Pelaporan merupakan catatan yang
cari keberadaannya. Tahapan untuk memberikan informasi tentang kegiatan
menindaklanjuti keberadaan barang yang tertentu dan hasilnya disampaikan pada
tidak sesuai dengan data pada daftar pihak yang berwenang atau berkaitan
barang inventaris maka pegawai nanti dengan kegiatan tertentu. Pelaksanaan
mengecek kembali setiap ruangan, pelaporan di Kantor KPU Kabupaten
kemudian mendata barang satu persatu. Kulon Progo dilakukan oleh pegawai
Barang yang sudah ditemukan kemudian operator. Ada dua laporan yang dilakukan
dikembalikan ketempat semula. oleh operator yaitu pelaporan barang
inventaris dan pelaporan barang non
d. Pembuatan Rekap Daftar Barang Ruang inventaris. Pelaksanaan pelaporan barang
Rekap daftar barang ruang merupakan inventaris dilakukan setiap semesteran dan
selembar kartu hasil cetakan data barang tahunan sedangkan barang non inventaris
milik/kekayaan negara yang ditempelkan dilakukan pada bulanan, semesteran, dan
kedalam masing-masing ruang. Pembuatan tahunan. Pelaksanaan pelaporan setiap
rekap daftar barang ruang menggunakan bulan dengan mengirim data dalam
aplikasi SIMAK BMN dalam aplikasi aplikasi persediaan kedalam aplikasi
tersebut pegawai memilih opsi referensi SIMAK BMN hal ini untuk mendapatkan
kemudian mengisi daftar barang ruang, dan informasi transaksi keluar masuknya
yang terakhir meghasilkan rekap daftar barang setiap bulannya. Pelaporan barang
barang ruang. Hasil dari pengisian pada non inventaris dilakukan setiap bulan
aplikasi SIMAK BMN akan menghasilkan untuk melakukan rekonsiliasi perbulan.
rekap daftar barang ruang untuk diletakkan Kemudian setelah periode semesteran
di setiap ruangan. Kantor KPU Kabupaten seluruh barang milik/kekayaan negara
Kulon Progo tidak menempelkan rekap digabungkan dan dilaporkan oleh operator.
daftar barang ruang yang sudah dicetak Hasil laporan dibuat rangkap dua, satu
karena sering terjadi pemindahan barang. sebagai bahan laporan dan satunya sebagai
meskipun tidak dilakukan pencetakan dan arsip KPU.
penempelan, lembar rekap daftar barang
ruang tetap disertakan dalam lampiran Pembahasan Hasil Penelitian
laporan barang milik negara. Inventarisasi sebagai suatu bentuk kegiatan
pencatatan atas barang milik negara harus
e. Pembuatan Kartu Inventaris Barang dilakukan dengan sebaik-baiknya. Inventarisasi
Kartu inventaris barang yang memuat merupakan bentuk pertanggungjawaban instansi
data barang milik/kekayaan negara yang atas jalannya kegiatan manajerial. Sementara itu,
digunakan untuk mengontrol barang penanganan inventarisasi barang di Kantor
milik/kekayaan negara berupa tanah, Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten
gedung dan bangunan. Kantor KPU Kulon Progo pada dasarnya berbasiskan sistem.
Kabupaten Kulon Progo hanya membuat Sistem yang dikenal dengan SIMAK BMN dan
kartu inventaris barang tanah dan
173
aplikasi persediaan merupakan sistem yang Pencatatan barang non inventaris

diotonomikan oleh pemerintah. menggunakan kartu stock barang untuk
Sistem tersebut akan membantu pelaksanaan mengetahui keluar masuknya barang.
inventarisasi barang mulai dari tahapan mencatat Pencatatan tersebut sebagai pemantauan
barang milik/kekayaan negara, mencetak dan terhadap barang. Setiap satu jenis barang
menempelkan kode barang inventaris, mencatat dibuatkan satu kartu barang kemudian kartu
kartu stock barang, membuat rekap daftar barang stock barang disimpan dalam kotak atau file
ruang, membuat kartu inventaris barang, khusus, dan diurutkan sesuai dengan nama
melaporkan barang milik/kekayaan negara. barang.
Tahapan pelaksanaan inventarisasi barang Berdasarkan hasil penelitian di Kantor
milik/kekayaan negara di Kantor Komisi KPU Kabupaten Kulon Progo keluar
Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Kulon masuknya barang habis pakai dilakukan
Progo. pencatatan dengan menggunakan kartu stock
1. Pencatatan Barang Milik/Kekayaan Negara barang. Pencatatan kartu ini setiap satu jenis
Barang inventaris merupakan semua barang dibuatkan satu kartu. Pencatatan
barang yang dapat digunakan secara terus dilakukan supaya barang mudah dipantau
menerus dalam waktu yang relatif lama. saldonya. Setiap ada pemasukan barang
Sedangkan barang non inventaris merupakan disertai bukti pemasukan barang yang berupa
semua barang yang statusnya tidak jelas. kuitansi, nota, surat pengantar barang, tanda
Barang inventaris maupun barang non terima, ataupun berita acara penyerahan atau
inventaris keduanya harus dicatat sebagai serah terima barang. Sementara untuk
barang milik/kekayaan negara. pengeluaran barang, juga disertai bukti
Kantor KPU melaksanakan pencatatan pengeluaran barang yang dapat berupa surat
barang milik/kekayaan negara menggunakan penyerahan barang atau bon gudang. Selain
sistem. Sistem yang digunakan pencatatan itu setiap terjadi pengeluaran barang dicatat
barang milik/kekayaan negara menggunakan tanggal pengeluaran, jumlah barang yang
SIMAK BMN untuk barang inventaris yang dikeluarkan, dan penggunaan barang, serta
mencakup barang bergerak dan barang tidak jumlah sisa barang.
bergerak, kemudian pencatatan barang habis Pencatatan menggunakan kartu stock
pakai atau barang non inventaris barang sebagai pencatatan manualnya,
menggunakan aplikasi persediaan yang kemudian setelah satu bulan berakhir maka
mencakup seluruh barang persediaan. pencatatan kembali dilakukan menggunakan
Informasi di dalam SIMAK BMN maupun aplikasi persediaan. Hasil penelitian juga
aplikasi persediaan sudah memberikan menunjukkan bahwa pencatatan
informasi secara lengkap yakni pencatatan menggunakan kartu stock barang dilakukan
gedung dan bangunan informasinya mencakup setiap hari jika ada pengeluaran barang
luas, type, tahun, IMB, letak, pengguna. sebagai bentuk manualnya, akan tetapi
Pencatatan peralatan kantor informasinya pencatatan tidak sepenuhnya dilakukan karena
mencakup kode, nama, no.aset, tanggal jika pegawai mengambil satu kertas HVS
perolehan, asal, rupiah aset. Sedangkan pegawai tidak melakukan pencatatan. Hal ini
informasi yang ada di dalam pencatatan akan mempengaruhi keterangan pencatatan
barang habis pakai mencakup tanggal, uraian jumlah dengan jumlah saldo yang sebenarnya.
barang masuk dan keluar, jumlah saldo, dan Kemudian dari hasil seluruh pencatatan
harga beli. manual pegawai melakukan rekonsiliasi setiap
Meskipun sistem sudah menyediakan bulannya.
informasi yang lengkap, namun pegawai tidak
mencatat informasi secara keseluruhan. 3. Pencetakan dan Penempelan Nomor Kode
Kolom dibiarkan kosong tanpa ada keterangan Inventaris Barang
yang menjelaskan mengenai barang. Kode barang pada setiap barang
Berdasarkan hasil penelitian hal tersebut inventaris milik/kekayaan negara yang
dikarenakan pegawai kesulitan menyesuaikan menyatakan kode lokasi dan kode barang.
data barang dengan sistem, karena sistem Tujuan pemberian kodefikasi adalah untuk
bersifat kaku. mengamankan dan memberikan kejelasan
status kepemilikan dan status penggunaan
2. Pencatatan Kartu Stock Barang barang pada masing-masing pengguna. Tiap-
tiap jenis barang harus memiliki label kode
174
barang inventaris untuk mempermudah dalam dipindah, sehingga pegawai akan sering
pengenalan pencatatan barang, dan mencetak rekap daftar barang ruang.
pengendalian barang. Kode barang adalah Adanya rekap daftar barang ruangan
sebuah tanda yang menunjukkan pemilikan dapat memudahkan dalam pengecekan kondisi
barang. barang. Suatu rangkaian kegiatan pencatatan
Pegawai Kantor Komisi Pemilihan dan pengecekan fisik atas barang, untuk
Umum (KPU) Kabupaten Kulon Progo, tidak mendapatkan tingkat keyakinan yang
memberikan label kode barang inventaris memadai atas barang-barang yang ada dalam
pada semua barang inventaris. Kemudian, satu ruangan. Rekap daftar barang ruangan dalam
kursi terdapat dua bahkan lebih label kode perkembangannya sangat diperlukan bagi
barang inventaris dengan kode yang berbeda. suatu instansi untuk mengetahui jumlah dan
Pada dasarnya kenyataan ini belum sesuai kondisi barang yang riil pada saat itu. Perlu
dengan teori karena, seharusnya satu barang diketahui bahwa menginventarisasi barang
inventaris harus terdapat satu label kode diperlukan ketelitian dan informasi
barang inventaris. Kode yang diberikan didalamnya harus lengkap, supaya apabila
sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap suatu waktu ada barang yang hilang mudah
golongan, kelompok dan atau jenis barang diketahui dengan melihat informasi pada
haruslah bersifat memantu atau memudahkan rekap daftar barang ruangan.
penglihatan dan ingatan orang dalam
mendapatkan kembali barang yang 5. Pembuatan Kartu Inventaris Barang
diinginkan. Pembuatan kartu inventaris barang yang
Label kode barang inventais ini bertujuan dilakukan oleh setiap unit pengguna barang
untuk mengamankan dan memberikan merupakan suatu kewajiban, karena kartu
kejelasan atas barang. Apabila label tersebut inventaris barang sangat bermanfaat sekali
terdapat dua sekaligus ditempat yang sama dalam memonitor terhadap tanah, bangunan
maka akan mempersulit pengenalan maupun gedung, alat angkutan atau terhadap barang-
pengamanan terhadap barang. Dengan barang yang dimaksud.
demikian pada saat pemberian barang Berdasarkan hasil penelitian di Kantor
pegawai perlu mengecek kembali barang yang Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten
terdapat label ataupun barang yang belum Kulon Progo hanya membuat kartu inventaris
terdapat label. Apabila barang sudah terdapat barang tanah dan gedung bangunan. Kantor
label kode barang inventaris maka pegawai KPU belum membuat kartu inventaris barang
tidak perlu memberikan label kode barang untuk peralatan dan mesin. Hasil penelitian
untuk kedua kalinya. Label kode barang yang juga menunjukkan kartu inventaris barang
sudah tertera pada suatu barang merupakan terdapat satu jenis barang. Hal ini dikarenakan
kondisi awal pendaftaran penomoran barang. supaya barang tersebut dapat di kontrol
Meskipun hanya sebuah label kertas, hal ini perkembangannya, baik mengalami
sangat membantu pengenalan pencatatan penurunan maupun penambahan luas tanah
barang dan pengendalian, untuk itu perlu ataupun gedung dan bangunan. Pembuatannya
ditanggapi dengan serius. dengan mengisi identitas barang didalam
kolom yang sudah disediakan.
4. Pembuatan Rekap Daftar Barang Ruang Informasi didalam kolom-kolom
Rekap daftar barang ruang menggunakan pencatatan tanah, dan gedung bangunan
sistem kartu barang. Rekap daftar barang mencakup nama barang, kode barang, luas,
ruang diletakkan disetiap ruangan. Kartu tahun pengadaan, letak atau alamat, status
barang ditujukan untuk kepentingan tanah, penggunaan, asal usul, harga,
pemantauan atas keamanan dan keselamatan keterangan. Meskipun informasi sudah
barang, biaya operasional barang, dan kondisi lengkap tetapi pegawai tidak melengkapi
barang. pencatatan keterangannya. Keterangan yang
Berdasarkan hasil penelitian di Kantor tidak dilengkapi mengenai tanah mencakup
Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten reg, luas, hak, tanggal sertifikat, nomor
Kulon Progo, semua ruangan tidak terdapat sertifikat, dan keterangan penjelas. Begitu
rekap daftar barang ruang. Rekap daftar juga dengan gedung dan bangunan informasi
barang ruang sengaja tidak diletakkan dalam didalamnya tidak dilengkapi yang mencakup
setiap ruang karena barang inventaris sering nomor dokumen gedung, luas, status tanah,
nomor kode tanah, keterangan penjelas.
175
Pencetatan yang kurang jelas tersebut 4. Tidak semua barang di Kantor KPU
mengakibatkan kurangnya pengontrolan terdapat label nomor kode barang
perkembangan, baik mengalami penurunan inventaris.
maupun penambahan luas tanah ataupun 5. Setiap ruangan di Kantor KPU tidak
gedung dan bangunan. terdapat rekap daftar barang ruang.
6. Pegawai hanya membuat kartu inventaris
6. Pelaporan Barang Milik/Kekayaan Negara barang untuk tanah, gedung dan
Pelaksanaan pelaporan merupakan akhir bangunan, sedangkan peralatan dan
dari pelaksanaan inventarisasi. Pelaksanaan mesin belum dibuatkan kartu inventaris
pelaporan inventarisasi dilakukan terus- barang.
menerus dan inventarisasi tahunan. 7. Pelaksanaan pelaporan sudah dilakukan
Inventarisasi terus-menerus adalah dengan baik. Pelaksanaan pelaporan
inventarisasi, dimana bagian persediaan barang inventaris dilakukan setiap
diperiksa pada waktu-waktu tertentu, sehingga triwulan dan tahunan, Sedangkan
selama satu tahun persediaan telah diperiksa. pelaksanaan pelaporan barang non
Setiap perbedaan yang diketemukan harus inventaris di lakukan pada setiap
dilaporkan. Sedangkan inventarisasi tahunan bulanan, triwulan dan tahunan. Setiap
adalah inventarisasi, dimana semua barang melaksanakan pelaporan, pegawai
yang dimiliki pada akhir tahun anggaran membuat rangkap 2. Satu dikirim sebagai
dihitung, didaftar, dan dinilai. laporan dan satunya sebagai arsip KPU.
Berdasarkan hasil penelitian di Kantor 8. Pelaksanaan pelaporan terkendala pada
KPU Kapaten Kulon Progo dapat disimpulkan saat mengirim data barang
bahwa pelaksanaan pelaporan barang milik/kekayaan negara karena
inventaris dilakukan setiap semesteran dan pengiriman yang dilakukan pada akhir
tahunan sedangkan barang non inventaris batas waktu yang sudah ditetapkan.
dilakukan pada bulanan, semesteran, dan Secara keseluruhan pelaksanaan
tahunan. Pelaksanaan pelaporan sudah inventarisasi barang milik/kekayaan negara di
dilakukan dengan baik, hanya saja terkendala Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU)
pada saat pengiriman. Pengiriman dilakukan Kabupaten Kulon Progo belum sepenuhnya
secara online dengan waktu yang sudah dilakukan. Pelaksanaan baru bertahap mulai dari
ditentukan oleh pemerintah. Biasanya mencatat seluruh barang milik/kekayaan negara,
pelaksanaan pelaporan yang dilakukan di mencetak dan menempelkan label kode barang
akhir batas waktu secara bersamaan. inventaris, mencatat menggunakan kartu stock
Pelaksanaan pelaporan dilakukan pada waktu barang, membuat kartu inventaris barang tanah
bersamaan ini menjadi terkendala pada dan gedung, kemudian melaporkan barang
jaringan. milik/kekayaan negara. Pelaksanaan pencatatan
juga masih terkendala pada saat input data dan
pencatatan masih tidak lengkap. Kemudian tidak
Kesimpulan semua barang terdapat label kode barang
Berdasarkan hasil penelitian dan inventaris, selain itu ada sebuah barang terdapat
pembahasan mengenai pelaksanaan inventarisasi dua label kode barang inventaris dengan kode
barang milik/kekayaan negara di Kantor Komisi yang berbeda. Selanjutnya setiap ruangan juga
Pemilihan Umum Kabupaten Kulon Progo tidak terdapat rekap daftar barang ruang.
(KPU) dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Pelaksanaan inventarisasi yang terakhir juga
1. Pelaksanaan pencatatan barang masih terkendala pada saat pelaporan karena
milik/kekayaan negara sudah dilakukan, pelaksanaan pelaporan dengan cara mengirim
akan tetapi pelaksanaannya masih data secara online.
terkendala pada saat input ke dalam
aplikasi SIMAK BMN. Saran
2. Informasi pencatatan barang Berdasarkan kesimpulan yang telah
milik/kekayaan negara tidak lengkap. dijelaskan sebelumnya maka saran yang diajukan
3. Kantor KPU Kabupaten Kulon Progo pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
sudah menggunakan kartu stock barang 1. Pihak Kantor Komisi Pemilihan Umum
akan tetapi pencatatan keluar masuk (KPU) Kabupaten Kulon Progo perlu
barang yang dilakukan kurang tertib. melaksanakan inventarisasi barang
milik/kekayaan negara secara
176
menyeluruh yang mencakup pencatatan Daftar Pustaka

barang milik negara, pencatatan kartu
stock barang, pencetakan dan Bafadal, Ibrahim. (2004). Manajemen
penempelan label kode barang inventaris, Perlengkapan Sekolah. Jakarta: Bumi
pembuatan rekap daftar barang ruang, Aksara
pembuatan kartu inventaris barang, Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto.
pelaporan barang milik negara. (2009). Manajemen Logistik
2. Pihak Kantor Komisi Pemilihan Umum Pedoman Praktis Bagi Sekretaris dan Staf
(KPU) Kabupaten Kulon Progo perlu Administrasi. Jakarta: Grasindo.
menambah tenaga kerja khususnya PERMENDAGRI Nomor 54 Tahun 2010 diakses
bidang logistik supaya barang dari http://www.peraturan.go.id/perpres/
milik/kekayaan negara dapat dijaga nomor-54-tahun201011e44c4f2ea83490a2
kualitasnya. c03132313932 39.html, Pada tanggal 26
3. Pegawai inventarisasi di Kantor Komisi Januari 2017. Jam 15.45 WIB.
Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Rasih Hendrato, Rusdian. (2005). Pelaksanaan
Kulon Progo perlu mengikuti diklat Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan
khusus inventarisasi barang Negara. Surakarta: UNS.
milik/kekayaan negara agar pekerjaan Sadewo, RM. (1997). Pembinaan Administrasi
yang menjadi tanggung jawab petugas Barang Milik/kekayaan Negara. Panca
tersebut dapat diselesaikan dengan baik Usaha: Pusdiklat Anggaran.
dan benar. Tagore. (1983). Petunjuk Pelaksanaan
4. Pegawai inventarisasi perlu menyiapkan Inventarisasi. Jakarta: Departemen
dan menyelesaikan laporan barang Pendidikan dan Kebudayaan.
milik/kekayaan negara sebelum batas Tim Modul Program Percepatan Akuntabilitas
waktu habis yaitu pada tanggal 15 per Keuangan Pemerintah
akhir periode pelaporan. Supaya Kementerian Keuangan Republik
pengiriman tidak terhambat dan Indonesia. Modul Sistem Informasi dan
terlambat dikarenakan pelaksanaan Manajemen Akuntansi Barang Milik
pengiriman laporan yang dilakukan Negara (SIMAK-BMN). Diakses dari
secara bersamaan. http://direktori.kemenag.go.id. Pada
tanggal 3 April 2016. Jam 11.45 WIB.
Profil Singkat
Saya Basariyatul Khusnah, lahir pada

tanggal 10 Juni 1994 di Kulon Progo,
Yogyakarta. Saya mahasiswa Pendidikan
Administrasi Perkantoran angkatan 2012.
Drs. Purwanto, M.M., M.Pd. adalah dosen
pembimbing skripsi saya. Jenjang pendidikan
belian yaitu S1 bidang Pend. Administrasi di
IKIP Yogyakarta tahun lulus 1982 serta S2
Manajemen di IPWI Jakarta tahun lulus 1996 dan
S2 PTK di Universitas Negeri Yogyakarta tahun
lulus 2010.

1 Hal Dep Ix 1

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

1 Hal Dep Ix 1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Pelaksanaan Inventarisasi Barang ..........

PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK/KEKAYAAN NEGARA

THE IMPLEMENTATION OF PROPERTY/WEALTH OF STATE INVENTORY

Basariyatul khusnah, Purwanto

Kata kunci: pelaksanaan, inventarisasi barang

Keywords: implementation, properties inventory

Pendahuluan Pelaksanaan inventarisasi berperan penting

7. Menyampaikan laporan barang milik negara, pelaksanaan pelaporan dilakukan per-semester

uraian barang masuk dan keluar, jumlah

Label kode barang inventaris bangunan. Kantor KPU belum membuat

aplikasi persediaan merupakan sistem yang Pencatatan barang non inventaris

menyeluruh yang mencakup pencatatan Daftar Pustaka

Saya Basariyatul Khusnah, lahir pada

You might also like