COMPETENCIA FRANJA RA

25060102901 - Clasificar los documentos de archivo aplicando los

principios archivísticos, normas de seguridad y salud ocupacional,
I normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la
legislación vigente.

25060102902 -Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el

sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, y el
sistema de gestión de la calidad.

25060102903 - Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas

de retención y de valoración documental, los principios archivísticos, las
II normas técnicas y
la legislación vigente.

25060102904 - Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta

las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional,
Organizar archivos de para la posterior recuperación de la información.
gestión de acuerdo con
normatividad vigente y
políticas institucionales.
Organizar archivos de
gestión de acuerdo con
normatividad vigente y
políticas institucionales.

25060102905 Aplicar las Tablas de Retención Documental teniendo en

cuenta principios archivísticos, normas institucionales y la legislación
vigente.

25060102906 Preservar y conservar los documentos de archivo, de

acuerdo a la normatividad técnica legal vigente.

III
 TEMAS

Antecedentes históricos de los archivos.

Introducción a las ciencias auxiliares de la archivística: Concepto, Clases y usos.
Paleografía, Diplomática, Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología,
Onomástica, Metrología, Informática, Biblioteconomía.
Documento de archivo: Concepto, clases, características y tipología.
Archivo: Concepto, clases, características e importancia.
Archivos técnicos: Concepto, características, importancia.
Proceso administrativo: concepto y etapas (ciclo PHVA).
La Empresa: Estructura orgánico-funcional, concepto, clases, uso y aplicación.
Manual de Funciones: interpretación y aplicación.
Manual de Procesos y Procedimientos: interpretación y aplicación.
Unidades de Información: Concepto, clases y servicios. (Centros de Documentación,
Bibliotecas, Museos, Archivos).
Clasificación Documental: Concepto, Fundamentos y principios archivísticos, - Pasos metodológicos, Agrupaciones
documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie documental.
Cuadros de clasificación Documental. Concepto, elaboración, uso y aplicación.
Codificación de secciones documentales.
Archivo personal: Concepto Importancia
Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicación.
Programa de Gestión Documental: Concepto, Procesos

Ordenación Documental: Principios Archivísticos: Procedencia y Orden original

Expediente: Concepto
Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación
Alfabético: - Onomástico, Toponímico, Temático.
Numérico: Consecutivo u ordinal, Cronológico
Mixto
Archivar los documentos: Inspeccionar, Clasificar, Rotulación, Distribuir, Archivar
Procedimiento de foliación

Descripción Documental: Concepto, Objetivos, Nivel de descripción

Normatividad Vigente
Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas
Instrumentos de descripción
- Iinventario: Concepto, uso y aplicación
- Índices: Concepto, uso y aplicación
- Catalogo: Concepto, uso y aplicación
- Censo: Concepto, uso y aplicación
- Guía Concepto, uso y aplicación
Tablas de Retención Documental: concepto, normatividad, pasos metodológicos para la elaboración uso y aplicación.
Comité de Archivo. Concepto e importancia.
Preservación de documentos
Conservación de documentos.
Principales factores de deterioro en los bienes documentales: Ambientales, Bióticos, Desastres, Antropogénicos
Primeros auxilios
Depósitos de archivo: Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia,
Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas.
Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales
Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso.
Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación,
Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución,
Muebles, Gran formato, Verticales, Otros formatos
Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos
Especificaciones técnicas de las unidades de conservación: Cajas, y Carpetas
Seguridad de la información: Normas de seguridad, Programa de protección
Transferencias documentales: Concepto, clases y normas.
Procedimiento para las transferencias: Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo
Preparación de los documentos de archivo: Limpieza, eliminación de material metálico,
identificación de material afectado por deterioro, revisión y foliación, ealmacenamiento,
amarre y embalaje.
 NORMATIVIDAD Y
ENTREGABLES MATERIAL DE CONSULTA

Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
Código único disciplinario
Organigramas codificados Código de ética del
Cuadro de clasificación archivísta
documental Acuerdo 05 de 2013
Organizar archivo personal en Acuerdo 027 de 2006
fisico y digital. Acuerdo 04 de 2013
Elaboración esquema de un Cartilla de clasificación
programa de gestión documental documental, Archivo
para una empresa. General de Nación.
Decreto 1080 de mayo 26
de
2015
Manual implementación de
un programa de gestión
documental.

Ley 594 de 2000

Archivo didáctico e índices
Expedientes con los diferentes
sistemas de ordenación.
Expediente organizado, foliado y
rotulado.
Descripción basada en la ISAD (G)
Acuerdo 05 de 2013
Cartilla de sistemas de
ordenación, Archivo General
de la Nación
Acuerdo 027 de 2006
Acuerdo 042 de 2002
articulo 4

Tabla de Retención Documental
preliminar
Documenos a los que se le han
aplicado primeros axilios
Acta de transferencias
documentales
Inventario de las transferencias
primerias.
Acuerdo 05 de 2013
Acuerdo 07 de 1994
Normas internacionales de
descripción documental.
Acuerdo 038 de 2002
Acuerdo 042 de 2002
Decreto 2609 de 2012
Ley 594 de 2000
Acuerdo 04 de 2013
Circular 05 de 2012
Circular 03 de 2015
Minimanual de Tablas de
retecnicón documental
Decreto 2609 de 2012
Decreto 2578 de 2012
Acuerdo 049 de 2000
Acuerdo 050 de 2000
Acuerdo 07 de 2014
Acuerdo 08 de 2014
Resolución 8934 DE 2000
Sistema Integrado de
Conservación
 COMPETENCIA FRANJA RA

25060102801 - Programar las transferencias documentales de la

Organización, aplicando la tecnología disponible, la normatividad
vigente, las técnicas de comunicación y el trabajo en equipo.

Organizar el archivo
central de acuerdo con
normatividad I
vigente y políticas
institucionales
25060102802 - Recibir y cotejar los documentos de archivos
transferidos o por transferir, teniendo en cuenta las tablas de retención,
tablas de valoración documental, el cronograma, el inventario
documental, las normas técnicas, la normatividad de la organización y
la legislación vigente.
25060102803 - Realizar la ubicación topográfica de los documentos
transferidos, de acuerdo con las normas establecidas.
 TEMAS
Tablas de Retención Documental: Concepto, uso y aplicación.
Comité de Archivo (Comité Intitucional de Gestión y desempeño): Identificación y funciones
Normas y legislación vigente para la aplicación en el proceso de transferenciasdocumentales.
Transferencias Documentales:
- Concepto
- Principios y normas archivísticas relacionados con el proceso de transferenciasdocumentales.
- Fases del Archivo: Gestión, central e histórico
- Clases de transferencias: Primarias y Secundarias
- Condiciones básicas para el procedimiento de transferencias documentales
- Plan Operativo: Concepto, Políticas institucionales
- Función administrativa de planeación y control. Programación

Procedimiento para las transferencias documentales

- Cronograma. Concepto y elaboración
- Procedimiento
- Actas de entrega y recibo.
- Espacio para la recepción de transferencias documentales. Requisitos
Manual de Gestión Documental
Preparación física de llos documentos de archivo
- Limpieza de los documentos de archivo y Eliminación de material metálico
- Identificación del material afectado por biodeterioro: Revisión y aislamiento
- Unidades de conservación, almacenamiento y realmacenamiento: Cajas, carpetas, amarre y embalaje.
Organización de documentos por transferir
Organización de documentos transferidos
- Tecnologías disponibles para las transferencias: Identificación y aplicación.
- Fases del Archivo
- Ubicación topográfica
- Actualización de inventario documental
Concepto y aplicación de verificación
- Diferencias y aplicación en las acciones de Revisión y verificación
- La verificación de inventarios
Normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes.
Normas, técnicas archivísticas y legislación vigente sobre ubicación, conservación y
almacenamiento de documentos en diferentes soportes.
Medios de envío de documentos en diferentes soportes y sus características
- Tipos documentales
- Soportes documentales
Programa de Transferencias Documentales
- Concepto
- Metodología para la elaboración del programa
- Procedimientos para la transferencia de archivos, teniendo en cuenta las normas
técnicas, las Tablas de Retención Documental, las tablas de valoración documental, las
políticas institucionales y la legislación vigente.
- Partes que conforman el programa
- Políticas archivísticas
- Políticas institucionales
Depósitos de archivo

- Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso

- Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.
- Cajas, y Carpetas

Seguridad de la información
Normas de seguridad industrial y salud ocupacional: Conceptos, usos y aplicación.
- Equipos y elementos de protección personal
- Equipos y elementos archivísticos
- Riesgos ocupacionales
 NORMATIVIDAD Y
MATERIAL DE
ENTREGABLES CONSULTA

Ley 594 de 2000

Decreto 1080 de
2015
Minimanual de TRD
Cronograma de Transferencias y Transferencias
Acuerdo 049 de
2000
Acuerdo 050 de
2000
Acuerdo 07 de 2014

Ley 594 de 2000

Decreto 1080 de
2015
Minimanual de TRD
Listas de chequeo
y Transferencias
Acta de entrega Acuerdo 049 de
Inventario documental 2000
Acuerdo 050 de
2000
Acuerdo 07 de 2014
 Ley 594 de 2000
Decreto 1080 de
2015
Minimanual de TRD
Inventario documental con y Transferencias
signatura topográfica Acuerdo 049 de
2000
Acuerdo 050 de
2000
Acuerdo 07 de 2014
 COMPETENCIA FRANJA

Organizar los fondos acumulados de acuerdo

con la I
normatividad vigente y las políticas
institucionales.
 RA

25060103001 - Recopilar la información requerida para

planear de la organización del fondo acumulado, de acuerdo
con las normas establecidas y las politicas documentales de la
organización.

25060103002 - Elaborar cuadros de clasificación documental

teniendo en cuenta las diferentes estructuras organico-
funcionales, aplicando los principios archivísticos, normas de
seguridad industrial y salud ocupacional, normas y técnicas de
preservación y conservación documental, y la legislación
vigente.
25060103003 - Archivar los documentos teniendo en cuenta
las tablas de valoración documental, los principios
archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

25060103004 -Elaborar instrumentos de descripción

documental, teniendo en cuenta las normas técnicas, la
tecnología disponible y la política institucional, para la
posterior recuperación de la información.
 TEMAS ENTREGABLES
Fondos acumulados: concepto, marco teórico, normatividad, organización
Plan archivístico integral: concepto, elaboración y aplicación.
Diagnóstico integral de archivo: concepto y pautas para su elaboración
- Infraestructura física del archivo.
- Características de la Documentación.
- Estado físico y nivel de la organización de la documentación.
- Estado de los depósitos y muebles de archivo.
Proceso de reconstrucción de la historia institucional: concepto, elaboración y
aplicación.
- Compilación de información institucional.
- Actos administrativos e historia de la Organización.
- Marco teórico y normatividad
- Manuales de funciones
- Manuales de procesos y procedimientos.
- Manuales de gestión documental
- Estructura orgánico-funcional
Organigramas
Diagnóstico Fondo acumulado
Plan de Trabajo Archivistico

Valoración documental: concepto y clasificación.

Tablas de valoración documental
- Definición
- Normatividad
- Formato
- Interpretación y aplicación
Cuadro de clasificación documental.
- Definición Inventarios Documentales
- Normatividad Cuadros de Clasificación
- Formato Documental
- Elaboración, interpretación y aplicación
- Metodología
 Directrices para la disposición final de los documentos.
- Conservación total: Concepto, procedimiento, normas, políticas institucionales y
aplicación de tecnología de conservación.
- Eliminación: Concepto, procedimiento, actas, normas, políticas institucionales y Tablas de Valoración
aplicación de tecnología para eliminación. Documental preliminares
- Selección: Concepto, metodología, procedimiento, normas, políticas institucionales
y aplicación de tecnología.
- Microfilmación: Concepto y procedimiento.
- Digitalización: Concepto y procedimiento.

Inventarios Documentales
 Instrumentos de descripción
- Inventarios
- Índices
 NORMATIVIDAD Y MATERIAL DE
CONSULTA

Acuerdo 02 de 2004
Ley 594 de 2000
Decreto 1080 de 2015
Minimanual de Organización Fondos
Acumulados
Diagnóstico integral de archivos

Acuerdo 02 de 2004
Ley 594 de 2000
Decreto 1080 de 2015
Minimanual de Organización Fondos
Acumulados
Diagnóstico integral de archivos
 COMPETENCIA
Controlar los documentos de
archivo de acuerdo con
la normatividad vigente y con
las necesidades
institucionales.
FRANJA RA
Aplicar los procedimientos, tendientes al
control de los documentos de archivo,
teniendo en cuenta las normas técnicas,
de seguridad y salud ocupacional, las
institucionales, las de gestión de la calidad
y la legislación vigente.
I
Aplicar controles sobre la utilización de
tecnologías para la seguridad y
conservación de los documentos de
acuerdo con las normas de la Organización
y la legislación vigente.
Verificar los sistemas y procedimientos
archvísticos de acuerdo con las normas
establecidas y la legislación vigente.
Evaluar la gestión documental de acuerdo
con los resultados
estadísticos y la normatividad vigente.
Presentar los resultados de la verificación
de los procesos de gestión documental de
acuerdo con las normas técnicas y los
lineamientos del sistema de gestión de la
calidad.
 TEMAS ENTREGABLES
Control de la gestión documental:
- Concepto e instrumentos de control
- Clases y características del control
- Instrumentos y herramientas de la función de control
- Normatividad vigente
Control de ingreso y salida de documentos
- Concepto, Formatos y Diligenciamiento
- Técnicas para identificar la autenticidad de: Documentos y
Firmas
Procedimiento de verificación de la información.
Planeación contingencial
- Definición
- Planes alternos
- Importancia para la conservación documental
- Normatividad
Sistema de Gestión de la Calidad:
- Concepto, Fundamentos, Conformidades, No Listas de chequeo y verificación
conformidades
- Procedimientos documentados, Control de documentos,
- Control de registros de calidad
- Control de productos no conformes.
- Acciones preventivas
- Acciones correctivas

Auditorías:
- Concepto
- Objetivos
- Ámbito
- Normatividad
- Planeación de auditorías
- Evidencias y Tipos de evidencias Programa de auditorias
- Indicadores enfocado a la gestión
- Informes documental
- Perfil del auditor

Indicadores de Gestión
- Concepto, Clases, Función
- Procedimiento para la formulación de indicadores de
gestión y Cobertura Indicadores de Gestión

Reportes Estadísticos de la Gestión Documental

- Concepto e importancia
- Procedimiento
- Tipos
- Formatos Reportes estadísticos
- Resultados
- Interpretación
- Conservación
- Cobertura
 Informe resultados de
Metodología para la interpretación de resultados del análisis auditorias
de la información
- Procesos de mejora continua
- Contrastación de los gráficos, razones y proporciones.
 NORMATIVIDAD Y MATERIAL DE CONSULTA

Norma ISO 30300:2011

ISO 30301:2011
ISO 15489
Moreq
Normatividad técnica relacionada con calidad y
gestión documental

Norma ISO 30300:2011

ISO 30301:2011
ISO 15489
Moreq
Normatividad técnica relacionada con calidad y
gestión documental