MANUEL ALVAREZ

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE OA 2

1- Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de

la información documentada montar los procedimientos operativos?
Rta: Lo primero que haría, sería el diseño del procedimiento de control de la información.
Ya que este permitirá llevar un mejor control, aplicación y monitoreo de los procedimiento
de las actividades.

2- Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.
Rta: El procedimiento de control de la información pertenecería al proceso estratégico.
Dado que es un procesos estratégico para asegurar la calidad en todas las operaciones de
la compañía.

3- Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambio

Rta: Para crear o actualizar un documento en la empresa confesiones S.A se deberá seguir
los siguientes pasos:

 La persona que creará o actualizará un documento deberá solicitar o descargar de la gestión

documental de la empresa confesiones S.A la plantilla del tipo de documento a crear o la
versión del último documento que se pretende actualizar.
Esta solicitud debe quedar con evidencias para hacer seguimiento a la documentación y
estar autorizada por los líderes de áreas o coordinadores si la persona está por debajo de
los niveles jerárquicos de la compañía.
El formato de solicitud de creación o actualización de documentos debe incluir lo siguiente:
- Fecha de solicitud de la creación o actualización
- Nombre y cargo de la persona que realizara la creación o actualización del documento
- Nombre y cargo de la persona que autoriza la creación o actualización del documento
- Tipo de documento a crear o actualizar
- Áreas donde será utilizado dicho documento
- Tipo de actualización que se hará al documento (redacción o cambio en
procedimientos). Para el caso que sea creación este ítem no aplica
- Nombre y cargo de la persona que recibe la solicitud
 Una vez este radicada la solicitud, la persona podrá empezar a hacer la creación o
actualización del documento. Al documento la persona debe atribuirle un nombre al
documento que relacione al tipo de documento.
MANUEL ALVAREZ

Cuando la persona tenga el borrador del documento listo deberá enviarla al líder del área o
al coordinador o persona a cargo para su revisión.
 Ya revisado el borrador del documento por parte del líder del área o coordinador, estos
deberán hacer llegar el borrador al área de gestión documental para que se asigne un código
de archivo si es nuevo el documento, una versión o nueva versión, una fecha de creación,
nombre y cargo de la persona quien crea o actualiza el documento, nombre y cargo quien
aprueba el documento.
El responsable del área de gestión documental deberá regresar el documento listo junto
con un formato de socialización, el cual consiste en divulgar el nuevo documento o
actualización a las personas que tienen contacto directo y manejo de dicho documento.
 Una vez este socializado el documento, este formato se envía al líder del área de gestión
documental para que pueda subir el documento final al sistema de gestión de la calidad y
pueda ser consultado por cualquiera persona de la compañía. A este documento se asigna
la fecha de emisión y se hace la divulgación a toda la compañía.
 Para finalizar el encargado del área de gestión documental deberá documentar y cerrar la
solicitud de creación o actualización del archivo. En el cual debe incluir:
- Fecha de recepción del borrador
- Fecha de entrega del formato de socialización
- Fecha de socialización del documento
- Fecha de emisión y divulgación.