23/4/2019 Las Microformas y su finalidad – ABOGADOS EN LIMA

Las Microformas y su finalidad

Henry Su@rez Marquin@. en Derecho y Tecnología 23 junio, 201623 junio, 2016 Cita
MICROFORMAS

Definición. De conformidad con lo establecido por el Artículo 1° de la Ley 26612, define a la

microforma como Imagen reducida, condensada o compactada o digitalizada de un documento que
se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idoneo, que le sirve de soporte material
portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee
alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imágen se conserve y pueda ser vista y
leida con equipos visores o metodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas,
esencialmente iguales al documento original. Estan incluidos al concepto de Microforma tanto los
documentos producidos por procedimientos informáticos, telemáticos, en computadoras o medios
similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan
los requisitos, establecidos en la presente ley.

Cabe señalar que el numeral 4.19 de la Norma Tecnica Peruana (NTP) 392.030-2-2015, da una
definicion mucha mas simple respecto a la microforma al decir: “un término genérico para cualquier
medio que contiene imágenes”.

La Norma Técnica antes mencionada resulta ser la ultima version, ya que la anterior data del año
2005, y la misma tiene por objeto, establecer los requisitos que debe cumplir las organizaciones que
administran sistemas de producción y almacenamiento de microformas en medios de archivo
electrónico, segun corresponda. Ahora bien, es importante señalar que para que las microformas
tengan valor legal, es necesario la presencia de los depositarios de la fe pública (Fedatarios
Informáticos), toda vez que el Decreto Legislativo 681, ley que regula el uso de tecnológias avanzadas
en materia de archivos de documentos e información, tanto respecto a la elaborada de forma
convencional, cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras, en su Artículo
7°, establece de forma expresa que, los procesos de microgabación, se deben efectuar bajo la dirección
y responsabilidad de uno de los depositarios de la fe pública (Fedatario Informático), referidos en el
Artículo 3° del Decreto Legislativo antes mencionado.

Si bien es cierto la NTP 392.030-2-2015, referida lineas arriba es escueta en cuanto a la participación
del Fedatario Informático, ya que solo es citado en los numerales 6.13.1 literal f) y numeral 6.17, esto
no resta la importancia de su participación y mucho menos relativiza sus funciones dentro de una
Linea de Produccion de Micrformas, ya que conforme se ha dicho en los procesos de micrograbacion
el Art. 7° del Decreto Leg, 681, establece que estará bajo la direccion y supervisión de dicho
depositario de la fe pública, máxime si los medios portadores físicos donde se graban las
microformas, deberán ser rotulados y en tal proceso consignarse el nombre, registro de idoneidad
técnica y demas datos del Fedatario Informático, es decir, adecuar su participacion en la producción
de microfromas, conforme a lo dispuesto por las dispociones legales y reglamentarias vigente y
aplicable a la fecha.

Finalidad de las Microformas. Al respecto es importante señalar que el Articulo 8° del Dec. Leg. 681,
establece que, “Los medios portadores de las microfomas con arreglo a lo dispuesto en esta Ley,
sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos
legales.”; Asimismo el Artículo 5° del dipositivo legal en mencion, establece cuales son las garantias

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que deben poseer las microformas producias mediante los procedimientos técnicos empleados bajo
esta norma legal y la NTP antes referida, incidiendo que deben poseer cualidades de durabilidad,
inalterabilidad y fijeza, superiores o al menos similares a los documentos originales.

En conclsion la finalidad de las microformas que se produzcan dentro de una Linea de Producción de
Microformas, vienen constituirse en documentos originales con valor legal, pudiendo ser utilizados
para auditorias tributarias, en procedimientos administrativos y Procesos Judiciales, lo cual
redundará en favor de las organizaciones públicas y privadas, ya que podran ahorrar en alquiler o
compra de locales y ambientes costosos, para ser utilizados como archivo o almacen de documentos
físicos, asimismo se ahorrará el uso de papel, beneficiando al medio ambiente al reducirse la tala de
arboles, contribuirá al desarrollo del gobierno electrónico, lo que coadyuvará que las instituciones
públicas puedan interconectarse y ahorrar tiempos en los plazos, lo que ayudara a generar una mejor
calidad de vida al administrado.

No quiero terminar sin mencionar que una herramienta necesaria e importante para garantizar la
seguridad e inalterabilidad de las microformas lo viene a constituir la Firma Digital, la cual tratare en
un artículo en los próximos días.

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Henry Su@rez Marquin@. Abogado - Fedatario Informático, Especialista en Derecho Civil y comercial, Post
Grado en Derecho Digital y Nuevas Tecnologías.

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