Ensayo “Importancia de los Archivos”

Presentado Por:
Albimar Montero Torregroza

Presentado A:
Marlon Jose Cárdenas Castellanos

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Curso
Administración Documental en el Entorno Laboral
(1874715)

Abril 16 de 2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La utilización de los archivos data desde tiempos muy antiguos, remontándose al

origen de la escritura, es de anotar que el surgimiento documental tuvo gran influencia
de antiguas culturas como lo fueron la egipcia, China e India quienes representaban en
los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina, así mismo las civilizaciones
de Roma y Grecia, las cuales colocaban por escrito testamentos y otros documentos, en
vestigios en madera y mármol, de igual forma los arcadios, sumerios y babilonios quienes
tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en
tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.

Hay indicios que sugieren que entre los siglos XII y XIII se da el inicio a la
documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV son descubiertos archivos
bastante estructurados que cumplen con algunas de las exigencias que rigen en la
actualidad.

Entre los siglos XVII y XVIII se dio el hallazgo de una investigación más detallada
acerca de los archivos, en referencia a su importancia y diferenciación de su carácter
general y administrativo. Al inicio de la Revolución francesa en el siglo XIX, es cuando
se empieza a hacer conciencia de lo funcional de los archivos y la importancia de
concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de educarse
como archivista.

La importancia de los archivos resulta de vital importancia tanto para las personas
en general como para las empresas, lo que lleva a concluir de manera puntual “es el
análisis de la historia para proyectar el futuro”.

Las pequeñas, medianas y grandes empresas necesitan estar actualizados de

manera documental, en tal sentido, es de merecer cultivar documentos a partir de
archivos que proporcionen conocimiento conllevando de manera recíproca a que se
conviertan en una memoria física que en ningún momento fallará.
 Nuestra sociedad en la actualidad está basada en elementos archivísticos que se
fundamentan tanto en lo físico como también en lo digital, ya que muchas empresas
tienen la conciencia de no usar el papel, propendiendo por un bienestar ambiental, más
sin embargo, no es posible desligar el documento físico como soporte de muchas
operaciones administrativas como lo digital, lo que repercute en considerar ciertas
características que son importantes de los archivos a partir de:

 Prontitud de la información.
 Transparencia de la información
 Accesibilidad a quien necesite la información
 Resguardo y preservación de la información
 Motivar la investigación científica

También es de rescatar que dicha importancia radican en la fiabilidad de la

información lo que garantiza transparencia en las actuaciones administrativas lo que
contribuye en resguardar la memoria individual y colectiva, como también disponer del
libre acceso a la información pre-protegiendo los derechos de autor.

La cualificación de quien ejerce la actividad de manejador documental de la

información compromete una profesionalización en dicha actividad garantizando un
ordenamiento lógico y cronológico de la información lo que garantiza una gestión eficaz,
responsable y transparente.

Todos los entes territoriales tanto públicos como privados generan información
documental lo que redunda en un valor agregado a cada institución a partir de
documentos que puedan contribuir con responsabilidad al desarrollo institucional con
autenticidad, seguridad y propiedad institucional como intelectual, haciendo un uso
responsable de los recursos que proporcionen dicha información.
 Referencias Bibliográficas

Ferreira A, C. M. (s.f.). Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización

Documental. Recuperado el 16 de Abril de 2019, de
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/C
ontenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html