Código: PR-SIG-01

Fecha vigencia: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

03/02/2015 DOCUMENTOS Y REGISTROS
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE

0 Creación del documento 03/02/15 Coordinador SSTA

 Código: PR-SIG-01
Fecha vigencia: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
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1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento que permita estandarizar la elaboración de documentos que requiera
la empresa así como también los pasos para su control, modificación, distribución y remoción a fin
de orientar la preservación de los documentos del sistema y de la información.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externos con los que la empresa
tiene relación e involucra la elaboración, control, modificación, divulgación, distribución y
eliminación de los mismos.

3. RESPONSABLES

3.1 Representante SSTA. Deberá controlar los documentos elaborados y realizarles el respectivo
seguimiento.

3.2 Todas las áreas de la empresa deberán elaborar y proponer los documentos que requieran de
acuerdo a los lineamientos de este procedimiento.

4. DEFINICIONES
Documentos: Se define como un escrito o cualquier otra cosa que prueba o acredita algo, se
clasifican en:

 Manuales: Son documentos que sirven para definir la forma de realizar un proceso,
pueden ser globales o específicos.

 Instructivos: Describe en forma detallada uno de los pasos o actividades del

procedimiento, dando una instrucción.

 Registros: Formato elaborado que contiene información, sirve de evidencia de la ejecución

de una actividad.

 Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Documento controlado: Todo documento perteneciente al sistema de gestión de la empresa que

se encuentre identificado y distribuido como se describe en el presente procedimiento.

Documento no controlado: Todo documento del sistema de gestión impreso diferente al original
que puede circular libremente (sin restricciones).

Documento obsoleto: Todo documento perteneciente al Sistema de Gestión de la organización

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Fecha vigencia: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
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que se mantenga a fin de la preservación del conocimiento o requerimientos legales pero que
haya sido objeto de actualizaciones o modificaciones y/o haya perdido vigencia.

Documentos internos: Son los documentos diseñados y elaborados por la empresa con el fin de
administrar la información, estos documentos están susceptibles a sufrir cambios de acuerdo a la
necesidad.

Documentos externos: Son todos aquellos documentos provenientes de otras entidades los cuales
tienen relación con el sistema o la organización no fueron elaborados por las empresas, dichos
documentos deberán ser inmodificables pero tenidos en cuenta en el sistema de gestión.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 CLASIFICACIÓN: Los documentos del sistema se encuentran clasificados en

 PG: Programas
 PR: Procedimientos
 FR: Formatos
 MA: Matrices
 IN: Instructivos
 MN: Manuales
 PL: Política
 DA: Documentos de apoyo (hojas de seguridad, fichas de emergencia, folletos, volantes,
presupuestos y seguimientos a indicadores)

5.2. ENCABEZADO: el encabezado se hará de la siguiente manera:

Código LOGO
Fecha vigencia TITULO DEL DOCUMENTO
Versión

El encabezado se aplica para documentos y formatos.

Logotipo: Ubicado al lado izquierdo de la margen superior. En la mitad del documento el símbolo
de la empresa en imagen de agua.

Título: Se describe el nombre del documento.

 Código: PR-SIG-01
Fecha vigencia: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
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Versión: 0
Versión: Se registra el número de la versión del documento que se está realizando, por ejemplo si
se elabora por primera vez la versión es la No. 0 pero si hay algún cambio al documento pasará ser
la versión No 1, 2, 3, 4... Según la cantidad de veces que ha sido modificado el documento.

Fecha de vigencia: En esta casilla se registra la fecha de la última modificación del documento.

Código: El código se llevará de la siguiente manera:

1. Se define el tipo de documento de acuerdo a la clasificación descrita en el numeral 5.1
2. SIG: Sistema de gestión Seguridad, salud en el trabajo y ambiente (SSTA) – Va igual en
todos los documentos.
3. Consecutivo del documento: 01, 02, 03.

Ejemplo: PR-SIG-01

5.3 CONTENIDO DEL DOCUMENTO

Para facilitar la elaboración, consulta y comprensión del contenido de los documentos se deben
tener en cuenta los aspectos de esta sección.

5.3.1 Estructura
 Fuente. Estándar calibre con un tamaño de 11 puntos a lo largo de todo el documento.
 Color. Títulos en negrilla y la letra siempre es de color negro.
 Margen. Superior, inferior, derecha e izquierda a 2,5 cm
 Interlineado. Interlineado sencillo de 1,15 puntos y 2 espacios entre títulos.
 Títulos. Van en mayúscula sostenida y negrilla, y los subtítulos en las primeras letras de la
palabra en mayúscula y en negrilla.
 Viñetas. Las viñetas utilizadas tendrán el presente diseño

5.3.2 Aspectos que se deben tener en cuenta para la redacción

 El lenguaje utilizado debe ser claro, sencillo y concreto.
 Utilizar la tercera persona en tiempo presente en modo indicativo, evitando el uso de
expresiones en futuro o en forma condicional. Ejemplo: se define, se establece, se hace.
 Utilizar siempre el mismo término para un concepto, para evitar confusiones y lograr
uniformidad.

5.3.3 Contenido gráfico y textual de los procedimientos

OBJETIVO: Describe lo que se quiere lograr a través de la elaboración, difusión e implementación

del documento.
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Fecha vigencia: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
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ALCANCE: Describe a que y a quienes afecta el documento.


RESPONSABLES: Determina sobre que áreas o cargos recae las responsabilidades de elaborar,
implementar y hacer seguimiento del documento.
DEFINICIONES: Los términos cuyo significado puede resultar desconocido o poco claro a quienes
manejan el procedimiento o que están incluidos dentro de éste.

CONSIDERACIONES GENERALES: Son condiciones generales e importantes que se deben tener en

cuenta en el desarrollo del proceso.

PROCEDIMIENTO: Es la parte fundamental del procedimiento, en ella se describe todos y cada uno
de los pasos del procedimiento. Cada actividad indica el, los responsables de realizarlo y la
evidencia de su realización (formato o Instrucción).

5.3.4 Tabla guía para elaboración de documentos

Doc.
Procedimient Instruct Format Matri Program Polític de
ITEM Manual
o ivo o z a a apoy
o
LOGO SI SI SI SI SI SI SI SI
PORTADA SI NO NO NO NO SI NO LIBRE
ENCABEZADO SI SI SI SI SI SI SI SI
OBJETIVO SI SI SI NO NO SI NO LIBRE
ALCANCE SI SI SI NO NO SI NO LIBRE
DEFINICIONES SI SI LIBRE NO NO LIBRE NO LIBRE
RECURSOS LIBRE SI NO NO NO SI NO LIBRE
PROCEDIMIENT
NO SI NO NO NO NO NO NO
O
HOJA CONTROL
SI SI NO NO NO SI SI NO
DE CAMBIOS
APROBACIÓN SI SI NO NO NO NO SI NO
CÓDIGO SI SI SI SI SI SI SI SI
ANEXOS LIBRE LIBRE LIBRE LIBRE LIBRE LIBRE LIBRE LIBRE

Convenciones de la tabla:

SI: Uso obligatorio


NO: Uso no obligatorio

LIBRE: Diseño libre para cuerpo y contenido
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5.4 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Cuando se realice un cambio a un documento éste se debe registrar en la hoja de control de
cambios del mismo al igual que el encabezado se actualiza con el número y la fecha de la versión
correspondiente, una vez aprobadas las modificaciones se debe garantizar la recolección de las
versiones anteriores y la divulgación e implementación de los documentos con su última revisión.

Esta hoja se ubica al principio del documento y conserva evidencia de la naturaleza de los cambios
efectuados al mismo, donde se especifica la versión en la que queda, la naturaleza del cambio y la
fecha así:

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE

5.4 CONTROL DE APROBACIÓN

El documento al final deberá tener la siguiente información que indique su revisión y aprobación
de documentos.

REVISO: REPRESENTANTE DIRECCCION APROBO: GERENTE

Nombre : Nombre :

 Revisado por: Nombre o firma de la persona que garantiza que lo que se establece en el
documento es lo que se hace o se puede seguir haciendo.

 Aprobado por: Nombre o firma de la persona que garantiza que lo que se estableció en el
documento esta de acuerdo con las políticas de la organización y a sus objetivos.

5.5 MARCACIÓN O NOMBRE DEL DOCUMENTO

Todo documento de en Excel y Word debe manejarse su nombre de la siguiente manera, el
nombre del archivo debe ser siempre en mayúscula y el código se ubica al final que lo reconoce
dentro del SIG.
DOCUMENTO: PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO PR-SIG-00
FORMATO: FORMATO DE ACTA DE REUNIÓN FR-SIG-01
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5.5 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Todo documento del sistema de gestión deberá incluirse en el archivo “Listado maestro de
documentos internos FR –SIG- 06” a fin de tener identificado su código, versión vigente, ubicación
y naturaleza si es externo o interno. El tiempo para actualizar el listado maestro de documentos no
deberá ser superior a 8 días.

5.6 DOCUMENTO EXTERNOS

Son definidos documentos externos aquellos suministrados por los clientes, normatividad
aplicable a contratación con entidades públicas o privadas y normas aplicadas al sistema de
gestión.

Los documentos externos se deberán identificar en el archivo “Listado maestro de documentos

externos FR –SIG- 05” y solo se modificarán por los clientes o entidades que los emitieron, sin
embargo el Representante del sistema de gestión debe revisar y actualizar las versiones de estos
documentos en cualquier momento que se requiera o existan nuevos aplicables que sean
necesarios incluir en el sistema de gestión al igual que los cambios en la normatividad legal y del
sistema de gestión que afecte el sistema para finalmente actualizar el listado maestro. El tiempo
para actualizar el archivo no deberá ser superior a 8 días.

5.7 DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y CONTROL DE COPIAS

Para la entrega de la información o distribución de la misma se deberá tener en cuenta el
documento “Listado maestro de documentos internos FR –SIG- 06” en el cual se describen los
documentos que se van a entregar a las personas que la requieren y los responsables de su uso,
dichos documentos y demás impresos tendrán el carácter de COPIA CONTROLADA, descrita en el
fondo del documento como marca de agua en mayúsculas, o al final de la página el mismo texto al
igual que las entregadas en medio magnético CD, USB y vía correo electrónico a personal interno y
externo, esta información será entregada en formato PDF no modificable. Obedece a documentos
controlados solo los procedimientos, programas, documentos de apoyo y matrices.

5.8 MANEJO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

En caso de actualización de algún documento se recoge la copia obsoleta, se destruye o elimina y
se hace entrega de una nueva versión. De los originales obsoletos solo se conservará la última
versión en la carpeta magnética de documentos obsoletos, al documento obsoleto en magnético
se le coloca una leyenda de color rojo diga DOCUMENTO OBSOLETO, en marga de agua.
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5.8. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para salvaguardar la información se deberá realizar un Back up de manera mensual el cual estará a
cargo del Representante del sistema de gestión, las copias podrán ser almacenadas e algunas de
las siguientes opciones: memorias USB, CDS u otros discos duros a su cargo.

Adicionalmente la empresa cuenta con un sistema de protección de la información con copias en

un disco duro a cargo del gerente como persona encargada de su protección.

6. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
PHVA
La necesidad de elaborar un
documento se puede originar por
un nuevo proceso, reuniones,
revisiones por la dirección,
auditorías, sugerencias y demás.
Cualquier persona de la Todo el personal,
PLANEAR
organización identifica la necesidad líder del proceso y
Solicitud del N.A
de crear, modificar o anular un coordinador del
documento
documento y contacta al sistema
responsable del proceso y al
coordinador del sistema, quienes
analizan el requerimiento, luego
estos informan al solicitante si es o
no conveniente su solicitud.
La persona que realizó el
requerimiento y fue autorizado
HACER Documento en
elabora el documento bajo la Partes interesadas
Elaboración del borrador o a
revisión del superior inmediato y jefes
documento prueba
quien aprobará el borrador acorde
a la necesidad.
El borrador deberá ser remitido al Documento
coordinador del sistema que se controlado.
encargará de asignar el cambio de
HACER Coordinador del
versión y se actualiza el “Listado “Listado maestro
Inclusión al sistema
maestro de documentos internos de documentos
sistema
FR –SIG- 06” si pertenece a la internos FR –SIG-
empresa sino al “Listado maestro 06”
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
PHVA
de documentos externos FR –SIG-
05” un lapso no superior a 8 días. “Listado maestro
de documentos
externos FR –
SIG- 05”
Una vez controlado el documento
VERIFICAR
se analizará el tipo de copia a Coordinador del
Distribución del
generar (controlada o no) y se sistema y partes N.A
documento y
enviará vía correo electrónico a las interesadas
control de copias
partes interesadas para su manejo.

Una vez aprobada la modificación y

entregado el borrador al
coordinador éste procede a Documento
controlar el documento cambiando controlado.
VERIFICAR
la versión para incluirlo en el
Coordinador del
sistema e informar a las partes Listado maestro
Modificación del sistema
interesadas de la ubicación final del de documentos
documento
mismo. externos FR –
SIG- 05
Posteriormente se actualiza el
listado maestro de documentos.

Se registra el cambio realizado en el

documento “Listado maestro de “Listado maestro
ACTUAR
documentos internos FR –SIG- 06” Coordinador del de documentos
Registro del
y en la tabla de control de cambio sistema internos FR –SIG-
cambio
ubicada en la primera de los 06”
documentos que aplique.

Una vez modificado un documento

VERIFICAR se recogerá y destruirá las copias Carpeta
Coordinador del
Control de obsoletas y se almacenará el documentos
sistema
obsoletos original en la carpeta de obsoletos
documentos obsoletos.
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
PHVA
Se deberá verificar que el manejo
de los documentos se esté Auditorías,
REVISIÓN
realizando conforme al inspecciones
Seguimiento a Coordinador del
procedimiento. Listado Maestro
los documentos sistema
Cuando no se cumplen los De Registros FR-
y registros
controles establecidos se reporta SIG-07
para su intervención.

7. PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

ACTIVIDAD/
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
PVHA
Se deberá definir el tipo registro a
generar para demostrar la eficacia del
sistema y preservar su disponibilidad en
el tiempo. Los registros deberán estar
identificados en el documento “Listado
maestro de registros FR-SIG-07” donde “Listado
PLANEAR Coordinador del
se controla la identificación, maestro de
Generación de los sistema y partes
almacenamiento, recuperación, registros
registros interesadas
clasificación (físico o digital), tiempo de FR-SIG-07”
retención y la disposición final de
registros.

Se deberá garantizar la legibilidad de

los registros.
El responsable del registro define la
metodología más adecuada para su
VERIFICAR
clasificación usualmente se encuentran
Clasificación de Partes interesadas N.A
ubicados en Folders o carpetas
registros
etiquetados de acuerdo a la
información que contienen.
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ACTIVIDAD/
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
PVHA
Se deberá garantizar que el lugar de
almacenamiento de los registros sea
seguro, libre de humedad que los
deteriore, manteniéndolos en buen
estado y conservación. Para garantizar
una adecuada protección se guardan en
un archivador de fácil acceso con uso
ACTUAR
restringido, de acuerdo con la Partes interesadas N.A
Almacenamiento
necesidad del usuario.

Los registros digitales se conservan en

las carpetas definidas en cada
procedimiento o instructivo, los
registros hacen parte de las copias de
seguridad.
Todos los registros generados por el
Sistema de Gestión son clasificados
VERIFICAR según su identificación y codificación, y Registro
Partes interesadas
Recuperación ubicados en sitios accesibles al personal requerido
que los requiera, permitiendo su fácil y
oportuna recuperación.
De acuerdo al tipo de registro se tiene
establecido el tiempo de retención en
el “Listado maestro de registros FR-SIG-
07”
VERIFICAR “Listado
De acuerdo al Decreto 1443 de 2014 en
Coordinador del maestro de
su Artículo 13 (20 años perfiles
Tiempo de sistema registros
epidemiológicos, exámenes de ingreso,
retención FR-SIG-07”
periódico y retiro, exámenes
paraclínicos, mediciones higiénicas,
registros de capacitación y
entrenamiento, suministro de EPP.
“Listado
La disposición final de los registros está
ACTUAR Coordinador del maestro de
contemplada el “Listado maestro de
Disposición final sistema registros
registros FR-SIG-07”.
FR-SIG-07”
ACTUAR El responsables del Sistema y de los Coordinador del
N.A
Revisión respectivos registros depuran una (1) sistema
 Código: PR-SIG-01
Fecha vigencia: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
03/02/2015 DOCUMENTOS Y REGISTROS
Versión: 0
ACTIVIDAD/
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
PVHA
vez al año los registros del sistema, para
dar disposición final a aquellos que
hayan cumplido su tiempo de
retención.

8. FORMATOS
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS FR –SIG- 06
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS FR –SIG- 05
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS FR-SIG-07

REVISO: REPRESENTANTE DIRECCCION APROBO: GERENTE

Nombre : Patricia Zuluaga Nombre : Juan Carlos Zapata

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