Administración Documental

En el Entorno Laboral

Informe Administración Documental

(De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz
debe entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto.)

Recepción o radicación, registro y distribución de documentos

Un buen sistema de gestión documental debe asegurar el correcto manejo de la documentación
que circula en la organización (pública o privada). Para ello se dan un proceso que garantiza que
esto fluya de manera natural.

Estamos refiriéndonos al proceso de recepción o radicación, registro y distribución de los

documentos, entendiendo que:

La recepción o radicación: “Radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora del recibo o del envío”.

La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el documento que indica que es de

propiedad de la organización. Este sello se denomina radicador, puede ser aplicado de forma
manual, mecánica o sistematizada. En él se indica el número según orden de recepción, la fecha y
quién lo recibió; además, le permite al remitente estar pendiente de la respuesta y en qué serie se
encuentra archivado.

El Acurdo 060 establece en su ARTÍCULO QUINTO: “Procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales,
velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la
numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno,
utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados ”

Registro: Consiste en la anotación de los datos más significativos del documento en un formato
de registro, para su control y trámite dentro de la organización. La Unidad de correspondencia
registra la comunicación oficial con los siguientes datos: nombre de la persona o entidad remitente
o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación y nombre
del funcionario responsable del trámite. Muchas empresas privadas utilizan esta misma
metodología de registro de comunicación oficial para todas sus comunicaciones

Distribución: Es la entrega de la documentación a las unidades correspondiente, el cual es

ejecutado por un mensajero o patinador, generalmente en el recorrido se realiza en horas fijas,
dando así inicio al control y seguimiento de las comunicaciones, el cual consiste en vigilar que las
comunicaciones oficiales continúen con su procedimiento normal sin demora ni extravió, en toda
la secuencia del trámite.

Estos tres procesos son soportados por planillas, formatos y controles manuales o automatizados
que permiten certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios asignados
para estas funciones.

Es importante recalcar que el proceso en si no funciona, si este no cuenta con la participación de

personal entrenado para estas funciones, y se asegure del cumplimiento legal y normas técnicas
que rigen la materia en gestión documental

Material consultado:

Guía de Aprendizaje 3 SENA Administración de Comunicaciones Oficiales

Guía Técnica Colombiana GTC 185

Archivo General de la Nación, Acuerdo 060