ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la
documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma
autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación
unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su
cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario

documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con
instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de
gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de

la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información

 2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad ya que

la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos
de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental –
TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de

versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin
embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora
realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.).
Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
  Cambio en el nombre de un cargo.

Desarrollo punto 1:
 1. INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de

investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de
Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted
mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y
disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre
la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales)
y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al
respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros
impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que
se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por
otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados
de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del

Identifica necesidad de documento y enviar por
creación o mejora de
documento correo a la Directora del
1 Departamento de
Líder del proceso
Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para
su respectiva revisión.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Las correcciones de
ortografía y sintaxis se
hacen de manera directa
Revisa la adecuación de la
documentación
en la documentación en
los casos donde la mejora
sea evidente. Sin
embargo, en los casos
problemáticos para la
interpretación del sentido
el corrector enviará
2 Corrector de
sugerencias y comentarios
Estilo
al líder del proceso para
que intervenga en el texto
antes de su envío como
versión final al Sistema de
Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el
corrector hará llegar al
líder del proceso la
documentación revisada.
En caso de requerir
SI
ajustes en partes
La Modifica y envía
nuevamente al
problemáticas para la
documentaci
ón requiere corrector interpretación el líder del
ajustes? proceso hará las
3 Líder del proceso modificaciones en las
NO
partes indicadas por el
corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de
estilo.
Enviar por correo al
Coordinador de Salud,
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Seguridad e Higiene en el
mejora o anulación de Solicitud de trabajo con copia a la
documento creación, mejora
o anulación de
Profesional de Apoyo del
documentos SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con el documento
sometido a consideración
1
(Resultado de la revisión
del corrector de estilo)
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la

Revisa solicitud y verifica Apoyo SG-QHSE necesidad de crear, modificar o
5 necesidad
anular el documento.
Auxiliar del
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación,

NO Informa al se registra y el proceso termina
Coordinador del
Aprobada líder del
la proceso Área de Salud,
Solicitud? Seguridad e Higiene
Cuando se considere necesario
en el Trabajo
SI 3 define la intervención de un
experto a fin de retroalimentar
6 el documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta

al Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.

Se diligencia la Parte 2 del

Registra aprobación en la
Solicitud de creación, registro Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de Mejora o Anulación de
Documentos
Documento F-SO-OH-12,
7
Auxiliar del marcando la casilla de
SG-QHSE aprobado, diligenciando la
fecha de implementación del
cambio.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Para el caso de creación

Codifica y/o actualiza la Apoyo SG-QHSE de documentos se realiza
8 versión la respectiva codificación y
Auxiliar del para mejora se actualiza la
SG-QHSE versión.

Al editar los documentos se

deben registrar las firmas de
Emite y Aprueba
Documento Coordinador del elaboró, revisó y aprobó, si
Área de Salud, aplica. El coordinador del Área
Seguridad e Higiene de Salud Ocupacional informa
en el Trabajo al líder sobre la aprobación del
9 documento.
Profesional de Una vez firmados los
Apoyo SG-QHSE documentos se identifican con
Copia No Controlada, se graban
Auxiliar SG- en PDF (No Aplica para
QHSE formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.

Se publican los nuevos

Retira de Intranet los documentos en la intranet
documentos obsoletos

Profesional de Al documento físico se le coloca

10
Apoyo SG-QHSE el sello de original, se archiva en
la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

Profesional de
Apoyo SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro
11 Control de Documentos Control de Control de Documentos F-
Documentos Auxiliar del
SO-OH-013
F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

2
Coordinador del
Área de Salud, Se comunica al líder que
12 Socializa con el líder del
Seguridad e Higiene el documento se
en el Trabajo
encuentra liberado y se
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud autoriza su uso.

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
Líder del proceso participantes del proceso.
3
13
Socializa el contenido de
FIN
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Los líderes de proceso con

controlar Coordinador de
apoyo del coordinador del Área
Gestion en Salud,
de salud, seguridad e Higiene en
Seguridad e Higiene
el trabajo identifican los
2 en el Trabajo
registros incorporados en el
sistema de gestión en salud,
seguridad e Higiene en el
Líderes de procesos
trabajo

Enviar por correo al

NO Coordinador de Gestion en
Hay solicitud
o 1 Salud, Seguridad e Higiene en el
necesidades
de registros
Trabajo con copia a la
SI Profesional de Apoyo del SG-
3 Líderes de procesos
QHSE el formato Solicitud de
Creación, Mejora o Anulación
de Documento F-SO-OH-
12 junto con el documento
sometido a consideración

Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y evaluar la
necesidades de registros Gestion en Salud,
4 necesidad de crear, modificar o
Seguridad e Higiene
anular el documento.
en el Trabajo

Si es una solicitud de anulación,

NO
se registra y el proceso termina.
Informa al
Aprobación de solicitud líder del
o necesidad de proceso Coordinador de Cuando se considere necesario
registros Gestion en Salud, define la intervención de un
5
Seguridad e Higiene experto a fin de retroalimentar
SI
en el Trabajo el documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta

al Consejo Directivo para que
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

autorice la creación, mejora o

anulación.

El Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene en el
Se autoriza y controla los
registros
Coordinador de Trabajo actualiza los registros
Gestion en Salud, que se generaron cambios y
6
Seguridad e Higiene controla los cambios o nuevos
en el Trabajo documentos relacionados con la
estructura de los documentos
del SG-QHSE

Establecer criterios de
control de registros El Coordinador de Gestion en
Coordinador de
Salud, Seguridad e Higiene en el
Gestion en Salud,
7 Trabajo establece criterios de
Seguridad e Higiene
control sobre los registros del
en el Trabajo
SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos Actualizar Listado Maestro
8 Coordinador de Control de Documentos F-SO-
Gestion en Salud, OH-013
Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Se comunica al líder que
Libera Documento
Coordinador de el documento se
9 Gestion en Salud, encuentra liberado y se
Seguridad e Higiene autoriza su uso.
1 en el Trabajo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
Líder del proceso participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion Intranet /Proceso Gestión en

CREACIÓN, MEJORA O en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el
F-SO-OH-012
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del
DOCUMENTOS Líder del Proceso Sistema

LISTADO MAESTRO Coordinador de Gestion Intranet / Proceso Gestión en

F-SO-OH-013 CONTROL DE en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el
DOCUMENTOS Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del
 Profesional de Apoyo Sistema

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso
tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades,
Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada,
indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para
ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de
la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la
Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en
términos de precisión o claridad en su redacción.

Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso que dice:
Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso AA2 e Informe AA2. Por
favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la plataforma.